Gerencia - Organizacion

1. REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
INSTITUTO UNIVERSITARIO POLITÉCNICO
“SANTIAGO MARIÑO”
EXTENCIÓN PUERTO ORDAZ
INGENIERIA INDUSTRIAL
Organización
Profesor: Autores:
Ing. Cádiz Alcides González Rubén
CI: 19.910.443
Ruiz Yusibell
CI: 20.703.920
Puerto Ordaz, Mayo 2013

2. ÍNDICE
pág.
Introducción………………………………………………………………………….…3
Perspectiva y concepto de organización en la administración……….…….…….4
La importancia de la autoridad…………………………………………...…………..5
Estructura organizativa y su interrelación……………………………..……………6
Ejemplo de una estructura organizativa………………………………………...…10
Conclusión…………………………………………………………………..………..14
Bibliografía………………………………………………………..…………..………15

3. INTRODUCCIÓN
Una organización es un sistema diseñado para alcanzar ciertas metas y
objetivos. Estos sistemas pueden, a su vez, estar conformados por otros
subsistemas relacionados que cumplen funciones específicas. En otras
palabras, una organización es un grupo social formado por personas, tareas y
administración, que interactúan en el marco de una estructura sistemática para
cumplir con sus objetivos.
Cabe destacar que una organización sólo puede existir cuando hay
personas que se comunican y están dispuestas a actuar en forma coordinada
para lograr su misión. Las organizaciones funcionan mediante normas que han
sido establecidas para el cumplimiento de los propósitos.
La organización es la segunda fase del proceso administrativo. A través
de ella el sistema establece la división del trabajo y la estructura necesaria para
su funcionamiento. Con sus principios y herramientas, se establecen los niveles
de autoridad y responsabilidad, se definen las funciones, los deberes y las
dependencias de las personas o grupos de personas. Fayol (1972), define la
organización diciendo que consiste en dotar al organismo de elementos
necesarios para su funcionamiento a través de operaciones típicas a saber, las
funciones técnicas, financieras, contables, comerciales, de seguridad y
administrativa.

4. ORGANIZACIÓN EN LA ADMINISTRACIÓN.
Concepto:
Es un conjunto de cargos cuyas reglas y normas de comportamiento,
deben sujetarse a todos sus miembros y así, valerse de este medio que
permite a una empresa alcanzar sus determinados objetivos.
La palabra organización tiene tres acepciones; la primera,
etimológicamente, proviene del griego organon que significa instrumento; otra
se refiere a la organización como una entidad o grupo social; y otra más que se
refiere a la organización como un proceso. Esta etapa del proceso
administrativo se basa en la obtención de eficiencia que solo es posible a
través del ordenamiento y coordinación racional de todos los recursos que
forman parte del grupo social.
Perspectiva:
 Crecimiento de las organizaciones: con éxito tienden al crecimiento y a
la ampliación de sus actividades, bien sea en términos de tamaño y
recursos, de la expansión de sus mercados o del volumen de sus
operaciones.
 Competencia más agresiva: a la par que aumentan los mercados y los
negocios, crecen también los riesgos en la actividad organizacional,
principalmente en la actividad empresarial.
 Sofisticación de la tecnología: con el progreso de las comunicaciones,
del computador y del transporte en Jet, las organizaciones y las
empresas se han internacionalizado sus operaciones y actividades.
 Tasas elevadas de inflación: los costos de energía, de materias primas,
de mano de obra, del dinero, se elevan continuamente.
 Internacionalización de los negocios: el esfuerzo para exportar y la
creación de nuevas subsidiarias en territorios extranjeros son un
fenómeno reciente, ocurrido después de las dos guerras mundiales.
 Protagonismo mayor de las organizaciones: a medida que crecen, las
organizaciones se vuelven más competitivas y más sofisticada.

5. IMPORTANCIA DE LA AUTORIDAD ADMINISTRATIVA EN LA
ORGANIZACIÓN PARA LA FIJACIÓN DE OBJETIVO A CORTO, MEDIANO
Y LARGO PLAZO.
La autoridad representa una estructura artificial del poder, la noción de
artificialidad es importante, ya que ordinariamente los grupos desarrollan
relaciones de poder, basadas en características tales como poder físico,
conocimiento y sabiduría, o algún otro medio de identificar las relaciones de
estatus y nivel o funciones.
La autoridad en toda organización es importante porque:
Pone en marcha todos los alineamientos establecidos durante todo el
proceso administrativo.
A través de ella se logran las formas de conducta más deseables en los
miembros de las estructuras organizacionales.
La autoridad eficientemente es determinante en la moral de los
empleados y, consecuentemente, en la productividad.
Su calidad se refleja en el logro de los objetivos, la implementación de
métodos de organización y en la eficacia de los sistemas de control.
Una persona con autoridad dentro de una organización debe tomar una
serie de decisiones que le permitan cumplir sus objetivos y definir el futuro de
una organización, ésta influye en la actividad o comportamiento de otro
individuo o de un grupo, pero se debe emplear sin excesos y atropellos contra
los subordinados.
Se es un buen dirigente, cuando las decisiones tomadas en cada caso,
son las mejores alternativas presentadas, para encontrar soluciones a los
problemas según su prioridad. Para lo cual se observa, analiza, compara y se
escoge la que dará los mejores resultados donde los objetivos según el tiempo
pueden ser:
 Corto plazo: son los objetivos que se van a realizar en menos un
periodo menor a un año, también son llamados los objetivos individuales
o los objetivos operacionales de la empresa ya que son los objetivos que
cada empleado quisiera alcanzar en su actividad dentro de la empresa.

6. Así, para que los objetivos a corto plazo puedan contribuir al logro de los
objetivos a plazos intermedios y largo, es necesario establecer un plan
para cumplir cada objetivo y para combinarlo dentro de un plan maestro
que deberá ser revisado en términos de lógica, consistencia y
practicabilidad.
 Mediano plazo: son los objetivos tácticos de la empresa y se basan en
función al objetivo general de la organización. También son llamados los
objetivos tácticos ya que son los objetivos formales de la empresa y se
fijan por áreas para ayudar a esta a lograr su propósito.
 Largo plazo: Están basados en las especificaciones de los objetivos,
son notablemente más especulativos para las años distantes que para el
futuro inmediato. Los objetivos de largo plazo son llamados también los
objetivos estratégicos de una empresa.
ESTRUCTURA ORGANIZATIVA Y SU INTERRELACIÓN
La estructura organizativa no es la organización, es solamente un
instrumento a través del cual la misma puede realizar sus objetivos. La
estructura no nace espontáneamente, sino que se crea por la dirección,
siguiendo un proceso lógico. Tal proceso lleva a definir las actividades a
desarrollar para lograr los objetivos, las personas que deben realizarlas, los
recursos y los medios a emplear, las relaciones entre las personas, puestos de
trabajo y unidades de la organización, los sistemas y los procedimientos para el
mejor desarrollo de las actividades y el mejor empleo de los recursos.
Dentro de este proceso, la primera fase consiste en subdividir en una
serie de tareas (conjunto de operaciones manuales y mentales desarrolladas
por una persona) todo el trabajo necesario para alcanzar los objetivos de la
empresa. Las tareas se agrupan luego en puestos de trabajo (conjunto de
tareas desarrolladas por una persona), y éstos a su vez en unidades. Por
último, para cada persona, puesto de trabajo y unidad, se piensan los lazos y
conexiones con las restantes partes de la estructura. El resultado de este
proceso es la estructura organizativa. La red de relaciones no se limita a las

7. que existan entre individuos y entre grupos, sino que comprende los
procedimientos, los sistemas, los flujos de trabajo y los procesos de decisión.
Pueden diferenciarse dos partes la estructura organizativa formal y la
informal.
La estructura organizativa formal es aquella que se basa en el conjunto
de relaciones explicitadas por la dirección, son relaciones deliberadas.
La estructura organizativa informal son el conjunto de relaciones que no
han sido definidas explícitamente y responden básicamente a las
necesidades que entran en contacto con el trabajo.
Para M.Mintzberg, la estructura se compone de cinco partes, unidas
entre sí mediante distintos flujos: de autoridad, de material de trabajo, de
información y de procesos de decisión. Estas redes o sistemas de
comunicación o de relaciones, integran tres aspectos estructurales, a saber:
a) Una estructura funcional o conjunto de tareas, actividades y procesos
diferenciados, para lograr los objetivos de la organizacional.
b) Una estructura de autoridad, que ordena un conjunto de niveles jerárquicos y
permite actuar a las personas bajo unos criterios de responsabilidad y de
control de sus tareas.
c) Una estructura de decisión, por la que cada miembro, según su función y
autoridad reconocida, y gracias a la información recibida, puede adoptar las
decisiones más adecuadas (racionales y eficientes).
La estructura organizativa se compone de centros y unidades
organizativas, que se diferencian según los papeles que desempeñan de la
manera siguiente:
1.-Unidades directivas jerárquicas: Centros de autoridad y responsabilidad
sobre los flujos de trabajo. Integran la alta dirección y la intermedia. Esta escala
jerárquica se compone de determinados niveles, que pueden dar lugar a
formas más o menos altas, conocidos como organización piramidal u horizontal
respectivamente, según se minimice el número de niveles jerárquicos de la
estructura organizativa.

8. 2.-Unidades de gestión funcional: Centros especializados en alguna función
empresarial (directiva o técnica), que apoyan a los flujos de trabajo. Integran la
tecnoestructura.
3.-Unidades de Apoyo: Centros con funciones de apoyo logístico
(mantenimiento, conservación y suministros) y de asesoramiento para que los
flujos de trabajo y los papeles de las otras unidades se desarrollen
eficientemente. Integran la estructura de apoyo.
4.-Unidades operativas: Centros de actividad económica de la empresa o en
donde se desarrollan las tareas o los flujos de trabajo (plantas, fabricas,
almacenes, puntos de venta, oficinas, etc.). Integran la base operativa.
Las unidades operativas, comprenden la base de operaciones de la
organización, es decir, donde se desarrollan las tareas y se ejecutan los
distintos flujos de trabajo. Son unidades de acción que concretan la actividad
económica del sistema técnico.
5.-Las relaciones organizativas:
a. Adaptación Mutua: Las tareas se coordinan mediante la simple comunicación
informal, tanto vertical como horizontal. En este caso, el control del trabajo
corre a cargo de los que lo realizan.
b. Supervisión Directa: Las tareas se coordinan a través de la jerarquía, al
responsabilizarse una persona del trabajo de los demás, dándoles
instrucciones y controlando sus acciones.
c. Normalización de las Tareas: Las operaciones se coordinan al especificarse
y programarse el proceso de acción en cada una de las fases. Por ejemplo, las
instrucciones de montaje de un mecanismo.
d. Normalización de las Habilidades: Las tareas se coordinan gracias a los
conocimientos y preparación requerida para realizar el trabajo, especificándose
el tipo de preparación necesaria.
e. Normalización de los Resultados: Las tareas se coordinan a partir de la
definición de lo que se quiere conseguir o de las características a lograr por el

9. trabajo. Por ejemplo, se pueden normalizar las dimensiones del producto o del
rendimiento a alcanzar.
Las relaciones que integran la red de comunicación que pone en
contacto las unidades y centros a través de un determinado sistema de flujos,
son las que permiten que la organización desarrolle sus flujos de trabajo o lleve
a cabo sus tareas u operaciones.
6.-Los flujos de trabajo:
Tradicionalmente, se ha descrito la organización de acuerdo con un
diagrama organizativo llamado organigrama. El mismo constituye una polémica
representación de la estructura, dado que, mientras la mayoría de
organizaciones siguen considerándolo indispensable, muchos teóricos
organizativos lo rechazan por juzgarlo una descripción incompleta de lo que
realmente sucede en la organización.
Aunque el organigrama no nos muestre las relaciones informales,
proporciona una fiel representación de la división del trabajo, permitiéndonos
ver en una rápida ojeada las posiciones existentes dentro de la organización
(niveles jerárquicos), como se agrupan estas en unidades (departamentos) y
como fluye entre ellas la autoridad formal (línea de mando o apoyo) con su
supervisión directa o indirecta.
 Flujos de trabajo de operaciones.
Es el que atraviesa la base o núcleo de operaciones y que aparece en
forma simplificada con flechas en la zona inferior del gráfico, las cuales
corresponden a las funciones de input, proceso y output de las operaciones de
transformación, tratándose de una organización industrial o de fabricación.
 Flujos de control regulados (Verticales)
Serán aquellos involucrados con la información y toma de decisiones, y que
regulan los flujos verticales que suben y bajan desde la base de operaciones,
atravesando la cadena de autoridad. Estos flujos verticales de control reglado
aparecen como vías que suben y bajan por la línea media. El flujo ascendente
es la información de “feed-back” o retroalimentación, respecto al trabajo de

10. operaciones, correspondiendo el descendente a las órdenes e instrucciones de
trabajo
 Flujos de información, apoyo o staff (Horizontales)
El tercer aspecto del sistema de control es el flujo de comunicación entre
línea y staff, algo que consiste en proporcionar la información y asesoramiento
del personal de apoyo a las decisiones de la línea de mando.
 Flujos de comunicación informales
Estos flujos suceden tanto en sentido vertical como horizontal, de muy
difícil representación, y que pueden concebirse como una serie de vías de
comunicación informales, conectadas por centros neurálgicos formados por
individuos situados en las encrucijadas entre distintas vías de información.
Estos individuos recopilan información de distintas vías y la transmiten
selectivamente a otras.
 Flujos de agrupaciones de trabajo.
Se basan en que, a menudo, la organización adopta la forma de un
conjunto de agrupaciones de trabajo de exclusivos círculos prácticamente
independientes, con individuos que intentan tomar decisiones adecuadas a su
particular nivel jerárquico.
7.-Los Flujos de Valor:
Otra perspectiva de composición de una estructura organizativa es
considerar los flujos de valor, partiendo de la idea de que los flujos crean valor
para el cliente. Los flujos de valor son un conjunto de actividades que de
manera agrupada crean valor a un cliente interno o externo de la empresa.
Ejemplo de una estructura organizativa
Organización de la empresa Multieletric Piar, C.A

11. Esta es una empresa dedicada a la venta de luminarias y también de
productos de ferretería para todo tipo de proyectos la cual se encuentra
organizada de la siguiente manera:
Esta organización está bien estructurada y permite un flujo de
información pero no permite un flujo de autoridad formal adecuado ya que no
se identifica quien depende de quién en el área de la administración, sin
embargo se podría mejorar dividiendo la administración en departamento de
finanzas y añadiendo un departamento de compras el cual es esencial para
toda empresa que aspire a la expansión y al correcto funcionamiento, tanto
logístico, como financiero y administrativo y así se podría permitir el correcto
flujo de autoridad y dependencia de cada departamento.
El departamento de administración y finanzas se encarga de la
planificación necesaria en materia de gestión y de la supervisión en lo que
concierne a presupuestos, finanzas, recaudación de contribuciones, gestión de
recursos humanos, tecnología de la información, adquisiciones y servicios
generales.
Presidencia
Vice-
Presidencia
Dep.
Administración
y Finanzas
Gerencia
Operativa
Dep. Ventas
Orden de
Venta
Facturación
Deposito
Recepción
Despacho

12. Organigrama Modificado:
Administración:
Es la ciencia social y técnica encargada de la planificación, organización,
dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales,
tecnológicos, del conocimiento, etc.) de una organización, con el fin de obtener
el máximo beneficio posible; este beneficio puede ser económico o social,
dependiendo de los fines perseguidos por la organización
Departamento de compras:
Es el encargado de realizar las adquisiciones necesarias en el momento
debido, con la cantidad y calidad requerida y a un precio adecuado. Este
departamento anteriormente estaba delegado a otros departamentos
principalmente al de producción debido a que no se le daba la importancia que
requiere el mismo; puesto que debe de proporcionar a cada departamento de
todo lo necesario para realizar las operaciones de la organización.
Presidencia
Vice-
Presidencia
Administración
Dep.
Compras
Dep.
Finanzas
Gerencia
Operativa
Dep. Ventas
Orden de
Venta
Facturación
Deposito
Recepción
Despacho

13. Toda empresa tiene un departamento de compras, en él recaen las
responsabilidades de adquirir los insumos (materia primas, partes,
herramientas, artículos de oficina y equipo) indispensable para la producción de
bienes y servicios, poniendo mucha atención para conseguirlos.
Departamento de Finanzas:
Implementa los procedimientos administrativos que permitan gestionar la
administración financiera del Servicio, fundamentalmente en los procesos
presupuestarios, de contabilidad y de administración de fondos, conjuntamente
con el soporte logístico y de infraestructura necesarios para el normal
desarrollo de las actividades de la Dirección.
Partes simbólicas de un organigrama
Nombre Simbología Significado
Rectángulos
Líneas continuas
Verticales
Líneas continuas
Horizontales
Líneas discontinuas
Horizontales
Departamentos o divisiones
de la organización que
varían en importancia de
acuerdo a su tamaño.
Líneas de mando de una
división superior a una
inferior.
Indican la unión entre
órganos de asesoría.
Significan coordinación unen
por los dos lados a dos
rectángulos que mantienen
relaciones de coordinación.

14. CONCLUSIÓN
El proceso de organizar busca establecer la estructura orgánica más
eficiente y eficaz, utilizando los principios científicos de la administración. Una
buena organización debe satisfacer, además, la necesidad objetiva de que
cada trabajador conozca y realice su función dentro del organismo con el
mínimo de esfuerzo, el menor costo y el máximo rendimiento.
La administración se plantea de una forma global, se basa en el
ambiente interno y en las situaciones externas de la empresa, por lo tanto, el
administrador debe desempeñar su liderazgo como estratega y como creador
de estructuras; tiene ante sí un gran número de posibilidades en el
establecimiento de objetivos, diseño de formas organizativas, formulación de
estrategias, entre otros. Se encuentra permanentemente en una encrucijada,
donde ha de asumir las responsabilidades de las decisiones que son de vital
importancia en el desarrollo de la organización. Elegir la dirección adecuada a
cada momento es la tarea primordial de este trabajo.
Decimos que la autoridad dentro de toda organización es un tipo
especial de poder. Su característica principal es que la autoridad, se encuentra
en el cargo, rol o función, y no en un individuo particular. En otras palabras, la
autoridad que concede la organización no es el poder o jerarquía de poder que
surge, en forma más o menos natural, del sistema, sino que es un poder
definido y diseñado operacional.

15. BIBLIOGRAFÍA
Castillo, L (1992). El PES. En síntesis. Revista de planificación estratégica.
Editorial fundación Altadir. Caracas.
Taylor, F y Fayol. (1972). Principios de la Administración Científica.
Paginas consultadas:
http://definicion.de/organizacion/
http://www.monografias.com/trabajos6/nuper/nuper.shtml