Intervento di Giacomo Barbieri - Partner di Barbieri & Associati Dottori Commercialisti, Presidente di I.D.S.C. Srl e consulente di direzione - Bologna, 25/11/2013

1. Tecnologia per lo Studio
professionale
Giacomo Barbieri
Bologna 25 novembre 2013
INNOVAZIONE E TECNOLOGIA PER LO STUDIO
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2. Programmare gli investimenti
in IT per il 2014
Il sistema IT di uno studio deve garantire
affidabilità
prestazioni
attraverso la massima semplicità
•Quello che non c’è non si rompe e non va «sistemato»
•Quello che c’è deve servire a qualcosa
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3. Siamo in grado di
controllare la
tecnologia e le novità
che introduciamo o
rischiamo di esserne
ostaggio?
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4. Siamo soddisfatti di come stiamo
già gestendo le singole aree
applicative?
• Partenza obbligata sono le persone che
dovranno usare gli strumenti, altrimenti
potremmo arrivare ad una soluzione ideale
ma del tutto inapplicabile alla nostra realtà
• Di quali aspetti si lamentano?
 tenere traccia delle anomalie!
• Che cosa non sarebbero assolutamente in
grado di usare?
• Come valorizzare i giovani?
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5. Di cosa non si può fare a meno?
•
•
•
•
•
•
Flessibilità/versatilità/elasticità
Scalabilità
Sicurezza
Protezione
Manutenibilità
Semplicità
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6. Di quali applicazioni
ha bisogno uno Studio?
•
•
•
•
•
gestionale specifico da commercialista
produttività personale
collaborazione
archiviazione/classificazione/ricerca
banca dati
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7. Le scelte strategiche
Quale dei vari software «guida» la filiera?
(ovvero quale vogliamo che diventi il principale vincolo del progetto?)
A quale software affidiamo organizzazione del
lavoro, consuntivazione, fatturazione?
In quale modulo risiedono i dati critici per la
gestione dello studio? Anagrafiche, elenco
pratiche, modelli, archivi
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8. I buoni propositi
finite le dichiarazioni questa volta
cambiamo il software gestionale !
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9. «finite le dichiarazioni questa volta
cambiamo il software gestionale!»
costa
costa
troppo
troppo
Perché?
Perché?
gli
gli
aggiornamenti
aggiornamenti
tardano
tardano
l’assistenza
l’assistenza
fa acqua
fa acqua
non fa
non fa
quello che
quello che
ci serve
ci serve
È troppo
È troppo
complicato
complicato
È lento, è
È lento, è
vecchio
vecchio
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non
non
interagisce
interagisce
coi clienti
coi clienti
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non è
non è
nella
nella
nuvola
nuvola
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10. sarebbe il
31 dicembre e non
l’abbiamo ancora
cambiato…
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11. … e perché non l’abbiamo cambiato?
È già il
È già il
31???
31???
I miei
I miei
clienti non
clienti non
sono pronti
sono pronti
La nuvola
La nuvola
è un
è un
rischio
rischio
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I call center
I call center
sono tutti
sono tutti
uguali
uguali
E cosa state
E cosa state
aspettando,
aspettando,
di grazia?
di grazia?
Come
Come
mai?
mai?
E imparare
E imparare
tutto da
tutto da
capo? A che
capo? A che
pro?
pro?
Avevamo poi
Avevamo poi
deciso di
deciso di
cambiarlo?
cambiarlo?
Costano
Costano
troppo
troppo
Fanno le
Fanno le
stesse
stesse
cose
cose
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12. Il software gestionale
• Tutti i maggiori applicativi da commercialisti stanno
integrando funzionalità per il controllo di gestione, la
collaborazione, l’archiviazione, ma si tratta di soluzioni
paragonabili ai software specializzati?
• I limiti spesso imposti dalle soluzioni proprietarie
valgono la maggiore integrazione con il gestionale?
• Quali elementi soffrono di più questa scelta?
Agenda, contatti e collaborazione
• Come capire quando è ora di cambiare?
• Come gestire la transizione?
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13. La produttività personale
• Outlook: generazione di azioni partendo da un
messaggio, sincronizzazione tra dispositivi
differenti, PEC, integrazione con i social
network
• Word: stampa unione, indici/sommario,
revisioni
• Excel: tabelle/grafici pivot, logiche di controllo
dei dati, formattazione condizionale
• Access: analisi dati
• Powerpoint
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14. Strumenti per la
collaborazione
•
•
•
•
gestione agenda,
contatti,
scambio documenti,
condivisione processo di creazione documenti
nello studio, con i clienti, con altri professionisti,
con la p.a., da remoto
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15. Nuovi strumenti da valutare
•
•
•
•
•
•
•
www.wetransfer.com
www.dropbox.com
www.evernote.com
www.teamviewer.com
www.webex.com
www.ifttt.com
www.wappwolf.com
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16. Esempio di uso di Dropbox
Elaborazione di una stima aziendale da parte del
perito nominato
1.creo una nuova cartella specifica in Dropbox
2.condivido la cartella con il perito, che riceve un messaggio automatico
3.comincio a caricare i documenti richiesti
4.inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo traccia automatica
delle revisioni
5.ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei documenti viene
aggiornato o aggiunto
6.i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro ultima versione
sia nei rispettivi studi, sia presso l’azienda, sia da casa
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17. Esempio di uso di Dropbox
Elaborazione di una stima aziendale da parte del
perito nominato
1.creo una nuova cartella specifica in Dropbox
2.condivido la cartella con il perito, che riceve un messaggio automatico
3.comincio a caricare i documenti richiesti
4.inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo traccia automatica
delle revisioni
5.ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei documenti viene
aggiornato o aggiunto
6.i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro ultima versione
sia nei rispettivi studi, sia presso l’azienda, sia da casa
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18. Esempio di uso di Dropbox
Elaborazione di una stima aziendale da parte del
perito nominato
1.creo una nuova cartella specifica in Dropbox
2.condivido la cartella con il perito, che riceve un messaggio automatico
3.comincio a caricare i documenti richiesti
4.inizia la collaborazione sui documenti condivisi, tenendo traccia automatica
delle revisioni
5.ricevo notifiche automatiche ogni volta che uno dei documenti viene
aggiornato o aggiunto
6.i documenti sono sempre disponibili per entrambi nella loro ultima versione
sia nei rispettivi studi, sia presso l’azienda, sia da casa
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19. Archiviazione / ricerca
• Capitalizzare la conoscenza dello Studio
• Seguire il ciclo di vita di un documento
(workflow)
• Raccolta dati dagli altri software
• Pubblicazione di dati per gli altri software
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20. Banche dati
• Sono ancora strumenti attuali?
• Perché spendere in costosi abbonamenti se gli
utilizzatori preferiscono fare ricerche su
Google o wikipedia?
• Qual è il valore aggiunto? Lo stiamo realmente
usando?
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21. Architetture a confronto
Fisica / Virtuale / Cloud
Quale è più adatta al nostro scopo?
Stiamo già usando prodotti cloud?
Lo scenario BYOD (Bring Your Own Device) per
gestire gli end-point
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22. Una proposta concreta
Fisica / Virtuale / Cloud
costo fisso da ammortizzare
per gli end-point
(con ricorso al BYOD)
costo variabile
per l’infrastruttura IT
(server applicativi e desktop virtuali)
periferiche
(stampanti,
multifunzione, switch,
connettività, server,
storage di rete)
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23. Client Tipo
PROFESSIONISTA
mobilità
integrazione
ergonomia
archiviazione
sicurezza
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24. Client Tipo PROFESSIONISTA
mobilità
integrazione
ergonomia
archiviazione
sicurezza!
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25. Alcuni obiettivi spiccioli
validi per tutti
• Minimizzare la ripetizione dei dati
• Avere le informazioni che servono quando
servono
• Darsi delle regole di lavoro e condividerle
1) Condividere la rubrica telefonica (con sé stessi sui vari
dispositivi e con i colleghi)
2) Condividere l’agenda (dentro e fuori studio)
3) Condividere i modelli, le checklist e l’archivio documenti
modelli
4) Raccogliere dati gestionali (timesheet, kpi sulle pratiche)
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26. A cosa prestare attenzione
in un progetto Cloud?
• Complessità tecnica della soluzione / manutenibilità
• Business continuity: un’architettura cloud ha punti deboli diversi
(tipicamente la connettività…)
• Informativa adeguata al cliente per non incorrere in violazione del
segreto professionale, valorizzazione dei vantaggi
• Controlli sulla riservatezza più serrati
• Contratto con il fornitore (livelli di servizio, garanzie di riservatezza
e rispetto del segreto professionale, di protezione dei dati, di
collocazione dei dati, nomina a responsabile del trattamento,
obbligo di informativa sulle variazioni tecniche, modalità di uscita)
• Standardizzare i comportamenti!
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27. Riflessioni
• Oggi si può fare a meno dell’infrastruttura IT
come tradizionalmente intesa?
• Perché devo mantenere un server di posta
interno? Che vantaggio mi dà?
La versione online di Exchange costa
78€/anno per utente…
• Come fare la scelta del gestionale?
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28. In conclusione
conviene investire in
strumenti, in software o
in conoscenza?
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29. Grazie dell’attenzione
giacomo.barbieri@barbierieassociati.it
@dott_barbieri
Via Riva di Reno 65 - 40122 Bologna
www.barbieri.it
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30. Il segreto professionale
Dareste mai ad un passante una busta destinata
ad un cliente affinché la faccia giungere
dall’altra parte della città?
E se sapeste che anche nella fortunata ipotesi in
cui la busta arrivi a destinazione, ad ogni
passaggio di mano ne è stata fatta una copia
integrale?
Eppure lo stiamo facendo ogni giorno…
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