1. OUTILS DE GESTION DE PROJETS :
Outils basiques d’organisation
Mise à jour du 11 septembre 2012
Rémi Bachelet
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2. Comment utiliser ce cours :
1. Mettre les diapos en format plein écran en cliquant sur
2. Faire défiler l’animation en cliquant sur les diapositives
(attention : cliquer sur une image ou un lien ouvre la page web correspondante)
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3. Objectifs
Au terme de cette micro-formation, vous devez maitriser les
bases des outils de projet permettant :
1. De fixer des objectifs :
- Mettre en œuvre le PDCA
- Négocier les objectifs grâce au triangle qualité/coûts/délais
2. De bien organiser les réunions en mettant en œuvre :
- Ordre du jour, compte-rendu
- Check-list d’évaluation de l’efficacité d’une réunion
3. De démarrer un projet en gérant une Todo list
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4. Chapitre 1/4
Fixer et négocier les
objectifs d’un projet
1. Acteurs du projet
- Client, Consultants, équipe : qui fait quoi
2. Cycle d’action
- Le PDCA
- Le triangle qualité-coûts-délais …
- … et la négociation des objectifs
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5. Qui négocie les objectifs : les acteurs d’un
projet
Ceux qui.. Sont les…
Demandent, payent, utilisent … Client, maitre d’ouvrage,
ou décident d’arrêter le projet commanditaire, bailleur ..
Chef de projet, maitre d’œuvre, ,
Pilotent le projet directeur de projet, coordonnateur de
projet
Réalisent le projet Equipe-projet (acteurs projet à plein
temps, mais aussi acteurs métiers « fonctionnels »,
prestataires externes, Consultants )
Sans en faire formellement partie, Parrains, personnes et organisations impactées =
soutiennent (ou s’opposent) au projet
Parties prenantes (stakeholders)
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6. Cycle d’action : le PDCA
Version française :
• Préparer
• Dérouler
• Contrôler
• Ancrer
Le PDCA peut aussi être un tableau qui donne en ligne
les résultats attendus en colonne les actions à engager , la
preuve qu'elles ont été faites et que les actions ont bien
produit l'effet souhaité. Voir le chapitre sur la todo list
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7. Le triangle Qualité – Coût - Délai
Budget = synthèse
de toutes les
ressources utilisées :
salaires, achats,
machines,
prototypage,
prestations
externes…
Temps = un projet est limité
dans le temps : pénalités de
retard, date de fin
imposée…
Qualité = spécifications techniques : plus
de fonctions, de fiabilité, d’ergonomie…
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8. En pratique…
…ou si on veut être
plus exigeant sur le
livrable…
L'amélioration d’une …alors il faudra
composante… accepter d’attendre et
Par exemple finir de payer plus cher.
plus vite
…est possible, mais Un projet peut se
avec une détérioration représenter comme un point
des deux autres. dans ce repère…
Ici pour gagner du
temps on dégrade les
coûts et la qualité
0%
100%
Les axes sont gradués de 0 à 100%…
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Image Source8

9. Chapitre 2/4
Organiser des réunions
efficaces
1. Organiser des réunions efficaces
- Participants
- Rôles à tenir
2. Les objectifs
– Comment les définir ?
– Quatre types de réunions
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10. Des réunions utiles ?
Une réunion coûte cher  coût = salaire horaires X nombre de participants + ..
En France, on a souvent la réunionite…
1. La réunion va t-elle se dérouler ?
– Fixer une date ni trop tôt ni trop tard. Idéalement proposer 4 créneaux trois semaines
avant la date prévue. p.e avec Doodle
2. ….avec les bons participants ?
– Les personnes présentes sont-elles les bonnes ? Ex « assommer » un hiérarchique en
transformant une réunion d’avancement en réunion technique, faire une réunion sans
savoir précisément ce que l’on attend des participants, vouloir entériner une décision …
sans le décideur.
3. Pourquoi investit-on du temps ?
– Préparer la réunion : 1h de réunion = jusqu’à 4h de préparation (tous les participants à
la réunion ont une tâche de préparation et on doit leur avoir rappelé laquelle).
– Avant de commencer : balayer les objectifs de la réunion : ordre du jour + tour de
table des sujets + rappel de la préparation effectuée
4. Deux rôles à tenir
– L’animateur est le garant de l’efficacité / temps et de l’ordre du jour
– Le secrétaire rédige et envoie le compte-rendu
5. Qu’est-ce qui a été décidé ? Concrètement ?
– Un compte-rendu doit déboucher sur des objectifs d’action précis
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11. Qu’est-ce qu’un bon objectif ?
On n’impose pas un objectif à quelqu’un,
CAMERA on le discute (ou idéalement c’est la
personne ou le groupe qui propose
– Cadré (spécifique, précis, défini) l’objectif qu’elle souhaite atteindre).
– Approuvé, consensuel
Pas « diminuer l’absentéisme »
– Mesurable, critère de validation donné
mais « réduire l’absentéisme de
– Échéance précise dans le temps, daté 15% ».
– Réaliste, faisable.. Ne demandez pas
« d’être moins fermé » mais proposez « prendre la
– .. mais Ambitieux responsabilité de tel travail collectif ou d’animer
tel type de réunion »
Trop facile, un objectif n’est pas stimulant.
En anglais SMART
Trop difficile, risque de se décourager.
– Stretching,
– Measurable,
– Agreed-upon,
– Realistic,
– Time-Framed
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12. 4 types de réunions (1/2)
1. Réunion technique
– Participants : membre(s) de l’équipe concernés, spécialistes du
domaine, client…
– But : approfondir des points précis
– Séquences : ordre du jour, traitement point par point, objectifs
– Durée : peut prendre du temps !
2. Réunion de chantier
– Participants : Avec les encadrants, le comité de pilotage
– But : présenter l'avancement
– Séquences : ordre du jour, présentation, questions, (délibération), bilan
– Durée : jamais plus d’une heure
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13. 4 types de réunions (2/2)
2 objectifs
Contrôle : Le travail étant réparti au sein de différents pôles,
3. Réunion interne chacun présente ses avancées au groupe et valide ses
objectifs de la semaine.
– Participants : toute l’équipe-projet cas de blocage, la réunion permet d'exprimer le
Entraide : En
– But : suivre l’avancementproblème et l'ensemble du groupe cherche à résoudre la
situation.
– Séquences : ordre du jour, traitement point par point, objectifs
4. Stand-up meeting 2 fois par semaine - le lundi et le jeudi, les 7 membres du
groupe projet se rencontrent à la pause de 10h pour discuter
– Participants : membresde leur avancement et de leurs blocages
disponibles
– But : faire un point rapide
– Séquences : tour de table, traitement point par point, objectifs
– Durée : très courte !
Toutes les réunions sont suivies d'un compte-rendu pour
formaliser ce qu’il y a à faire
– plus ou moins développé (stand-up meeting = « CR light »)
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14. Chapitre 3/4
Le compte rendu
1. Contenu
– Informations, décisions, actions
2. Conseils
– Modèles de comptes rendus
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15. Le compte-
rendu
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16. Modèles de compte-rendu
• Disponible dans les Fiches pratiques de gestion de projet
• En mind map au format Freemind, en flash, sur Mindmeister
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17. Le compte-rendu : Les « plus »
• La cohérence : Le modèle de CR est standard
• Les objectifs sont détaillés (Todo list chap. suivant) :
• Responsable / Livrable concret et précis / Date de fin / charge de travail…
• Le suivi : Commencer par balayer la todo list en cours
• La simplicité : Si les CR sont courts, plutôt que de multiplier les fichiers
morcelés, les enchainer sur le même document partagé (facilite aussi le suivi).
• La rapidité d’action : Le compte-rendu est envoyé aux participants et aux
absents sous 48h.
– L’approbation est demandée.. par défaut (si nécessaire, merci de bien vouloir
amender avant le XX/XX)
• Enfin, pour améliorer vos propres réunions, vous pouvez utiliser :
– Check-list : efficacité d'une réunion-projet
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18. Chapitre 4/4
Gérer la phase de
démarrage
1. La todo list
– Quand et pourquoi l’utiliser
– Son contenu
2. Exemple de liste prête à l’emploi
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19. La phase de démarrage d’un projet
• Pas encore d’organisation en place
– Besoin : en plus du compte rendu, il faut définir le travail à faire entre
les réunions
• La todo list
– « liste des choses à faire » un moyen simple et efficace de
• répartir le travail entre les personnes de l’équipe
• définir en quoi il consiste (charge, livrable)
• suivre la réalisation
– À la base, c’est simplement des objectifs CAMERA
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20. Comment gérer une todo list
• Pour :
– une personne seule : gestionnaire de tâches de Gmail, Google agenda
– une équipe, voir le modèle page suivante …
• Ce tableau d’objectifs d’un projet précise :
1. La tâche (éventuellement sous-tâche / tâche principale)
2. Sa priorité / son importance
3. Un responsable (ce n’est pas forcément lui qui réalise la tâche tout seul, mais il coordonne
et assume en cas de retard)
4. Sa date de fin / la charge de travail et les moyens à prévoir
5. Le critère de validation de chaque tâche (=le livrable)
+ D’autres informations, par exemple
• Retard ou non, % d’avancement,
• Date d’actualisation du suivi de la tâche
• Quelle est la personne qui valide le livrable (différente du resp. de l’action)
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21. Todo List prête à l’emploi
(Fiches pratiques de gestion de projet)
L’utilisation de google docs par exemple, permet :
– De demander la mise à jour par chacun outils/envoyer un email aux
collaborateurs
– De suivre les mises à jour outils/règles de notification
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22. Questions ?
• Passez le test "Qu'avez-vous retenu du cours Outils de gestion
de projet ?
– Sur ce cours et également la formation suivante « Outils avancés
d’organisation »
– Voir http://gestiondeprojet.pm
• Disponibles : Fiches pratiques de gestion de projet
• Modèle de compte-rendu de réunion
• Exemple de Todo List
• Check-list : efficacité d'une réunion
• Tableau de Gestion des risques d'un projet
• Plan de valorisation de projet
• Cahier des charges et diagramme d’analyse fonctionnelle
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23. Rémi BACHELET
Enseignant-chercheur,
Ecole Centrale de Lille
Mon CV est disponible http://rb.ec-lille.fr
Mes principaux cours à Centrale
Gestion de projet, sociologie des organisations, recueil, analyse et traitement de données,
prévention du plagiat, module de marchés financiers, cours de qualité et méthodes de
résolution de problèmes, établir des cartes conceptuelles, utiliser Wikipédia et CentraleWiki,
formation au coaching pédagogique et à l'encadrement
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24. Mes autres cours :
• en vidéo /diapositives animées / pdf :
– Comment animer un Brainstorming, analyse stratégique des projets, les bases d’organisation de
projet, planification de projet, Fondamentaux de la gestion de projet, Evaluation de projet et étude
d’impact, gestion des risques, mind mapping et cartes conceptuelles, évaluer la valeur actuelle nette
d’un investissement ou d’un projet.
• 18 cours de gestion de projet
– ..depuis les bases de l’animation d’équipe comme le brainstorming jusqu’aux outils de
planification et aux méthodes d’évaluation et de gestion des risques.
http://gestiondeprojet.pm
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