Tarea 3 trabajos colaborativos

1. Espacios y Herramientas para el Trabajo
Colaborativo
Tarea 3
Programa Oficial de Máster y Doctorado en Tecnología Educativa: e-learning y
gestión del conocimiento
Asignatura: Espacios y Herramientas para el
Trabajo Colaborativo
TAREA 3
ANÁLISIS DE LA HERRAMIENTA TELEMÁTICA
REDMINE PARA PROCESOS DE
COLABORACIÓN
Alumno:
Francisco Javier Ramón Cano
(jramon@um.es)
Profesoras:
Dra. M.ª Paz Prendes
(pazprend@um.es)
Dra. Isabel Gutiérrez
(isabelgp@um.es)
(Evaluación Extraordinaria)
“En esta tarea se va a realizar un análisis de herramientas telemáticas. Se selecciona
una herramienta de las propuestas en la asignatura que bajo vuestro criterio sea la
más operativa para la puesta en marcha de procesos de colaboración. En este análisis
deberéis incluir: Qué permite la herramienta, el tipo de acceso, las limitaciones,
algunos ejemplos que muestren experiencias de colaboración desarrollados con ella y
una herramienta alternativa para paliar las limitaciones detectadas en la misma.”
Página 1

2. Espacios y Herramientas para el Trabajo
Colaborativo
Tarea 3
1. Selección de la herramienta telemática para procesos de
colaboración. ¿Qué permite la herramienta?.
Para llevar a cabo actividades internas de trabajo colaborativo de tipo técnico
entre distintos departamentos de una empresa privada o pública que no están
físicamente unidos, resulta de utilidad la aplicación Redmine que además es
de software libre.
Redmine es una aplicación web desarrollada bajo el framework Ruby on Rails
(RoR). Se trata de una herramienta multi-plataforma, de código abierto (open
source) bajo licencia GPL, destacando en su lista de funcionalidades:
• Soporte multiproyectos.
• Gestión de incidencias/tickets de soporte.
• Ficheros compartidos.
• Áreas de documentación (wiki) y foros.
• Permite autentificación con LDAP/Active Directory.
• Registro de tiempo.
• Multilenguage.
• Integración con las principales herramientas SCM
(SVN,CVS,Mercurial,Git).
• Licencia GPL v2.
2. Ejemplo que muestra experiencia real de colaboración desarrollado
con Redmine. Tipo de acceso.
Redmine es una herramienta de gestión de proyectos basada en software libre
y que, por ejemplo, el Servicio de Gestión Informática de la Consejería de
Educación, Cultura y Universidades utiliza para su trabajo interno.
Página 2

3. Espacios y Herramientas para el Trabajo
Colaborativo
Tarea 3
Según los datos que se reflejan en la eduwiki alojada en murciaeduca.es, la
metodología de gestión de proyectos que se emplea, en este caso en concreto,
es la PMBok, 4ª edición.
El proyecto que se crea en Redmine es un esfuerzo temporal que permite crear
un producto, servicio o resultado único. Es diferente de los servicios o de las
operaciones, donde el esfuerzo es permanente. Un proyecto se divide en fases,
donde en cada una de ellas si tiene un control adicional para poder ser
gestionado eficazmente. Todo proyecto se realiza siguiendo cinco grupos de
procesos:
1. Inicio
2. Planificación
3. Ejecución
4. Seguimiento y Control
5. Cierre.
Cada proceso se subdivide en procesos.
Para acceder a redmine solamente hay que entrar en la página
redmine.carm.es y validarse, desde ese momento el gestor del proyecto puede
incluirlo en el mismo.
Figura 1. Pantalla de acceso a Redmine. (Fuente: Elaboración Propia)
Página 3

4. Espacios y Herramientas para el Trabajo
Colaborativo
Tarea 3
En la siguiente pantalla es la de inicio en la que se tiene los proyectos cargados
de la aplicación redmine, en cada uno de los mismos se asigna a los usuarios
de forma que estos pueden realizar tareas sobre los mismos.
Figura 2. Pantalla de inicio de Redmine (Fuente: Elaboración Propia)
Se observa un cuadrado con los últimos proyectos que se han creado y en la
parte superior derecha se tiene un desplegable con los proyectos que se
puedan relacionar. Por ejemplo, a la hora de cargar un proyecto ya es posible
la realización de una Tarea, un Defecto Incidencia, una Mejora, una Nueva
necesidad o un Cambio en el menú situado a la izquierda de Peticiones, en el
menú central de miembros aparecen quienes están dados de alta en el
proyecto con sus respectivas asignaciones, jefe de proyecto, técnico, usuario
principal…
Página 4

5. Espacios y Herramientas para el Trabajo
Colaborativo
Tarea 3
Figura 3. Pantalla vistazo de Redmine (Fuente: Elaboración Propia)
Las pestañas de la parte superior nos indican las acciones que se pueden
llevar a cabo:
- Actividad: Relativa a la actividad del proyecto.
-Peticiones: En este apartado se listan todas las peticiones que son asociadas
a dicho proyecto, están clasificadas en: abierta, cerrada y en proceso
dependiendo del grado de actuación sobre la misma.
- Nueva petición: En este apartado se pueden crear nuevas peticiones
relacionadas con el proyecto:
Página 5

6. Espacios y Herramientas para el Trabajo
Colaborativo
Tarea 3
Figura 3. Pantalla Nueva Petición de Redmine (Fuente: Elaboración Propia)
Cuando se configura una nueva petición tiene una serie de menús que deben
rellenarse según corresponda:
 Tipo: Aquí se debe indicar si es una tarea, defecto o
incidencia
 Tema: Nombre de la tarea
 Tarea padre: Si procede de otra ya peticionada
 Descripción: Aquí se realiza un pequeño resumen acerca
de lo que se pretende solicitar.
 Estado: Nueva si es de nueva creación, en curso si se está
realizando.
 Asignado a: Aquí tienes la posibilidad de asignar la tarea a
un miembro en concreto del proyecto.
 Fecha de inicio-fin, tiempo estimado y % realizado son
datos que se rellenan por quien realiza la tarea.
 Ficheros: Para adjuntar algún documento que refuerza la
petición de la tareas
Página 6

7. Espacios y Herramientas para el Trabajo
Colaborativo
Tarea 3
 Y más abajo (aunque se ha cortado en la imagen por
privacidad) aparecen los Seguidores: que son las personas
que van a ser informadas por vía e-mail de cada uno de los
movimientos que se vayan realizando sobre la tarea.
- Gantt: Es una pantalla que te muestra el diagrama de Gantt de las tareas que
se han planificado.
- Calendario: Muestra un calendario con las actividades
- Documentos: Para subir documentos relacionados con la convocatoria.
- Configuración: Para establecer determinados aspectos de las peticiones
realizadas..
Limitaciones detectadas en la aplicación
a) Con redmine no se permite crear tareas recurrentes, es decir, acciones
independientes que tienes que repetir cada cierto tiempo. Automatizar al
máximo este volumen de tareas recurrentes conlleva, un ahorro muy
importante de tiempo en la fases de recopilar, procesar y organizar, ya que sólo
deberás hacer dichas acciones la primera vez, pudiendo en sucesivas
ocasiones pasar directamente a evaluar y hacer. Las tareas recurrentes
pueden ser de dos tipos: fijas o dinámicas.
- Una tarea recurrente fija es la que se repite periódicamente en una
fecha independientemente de cuando la hiciste la última vez. Por
ejemplo, se ha de actualizar el año de la convocatoria (2013 a 2014) de
los procesos que se tengan en marcha.
- Una tarea recurrente dinámica es la que se repite periódicamente un
tiempo después de que la hiciste la última vez. Por ejemplo, es
necesario realizar una copia de la “base de datos” de prueba a real cada
viernes de la semana a las 20:00 horas.
Página 7

8. Espacios y Herramientas para el Trabajo
Colaborativo
Tarea 3
b) Asimismo, la interfaz gráfica no es su “punto fuerte”, la apariencia inicial de
redmine no atrae al usuario.
Más que plantear una herramienta alternativa, se propone para suplir algunas
de sus carencias los propios Plugins que están diseñados para Redmine, que
normalmente viene instalado en formato básico y que es necesaria su
instalación para su mejora. Destacar, en este sentido, los 5 plugins gratuitos
que recomienda Luis Blasco en su página web referenciada en la bibliografía,
que se exponen a continuación:
1. Issue Checklist: creación de listas tipo “to do”
A veces, cuando estamos tratando con pequeñas tareas propias, en lugar de
crear varias tareas con sus subtareas, podemos utilizar el concepto de
“checklist”, de forma que creamos una tarea que incluya una lista, que
podemos ir chequeando conforme la vamos realizando. Es como aplicar el
concepto de listas “to do” a Redmine.
> Ir al plugin Redmine Checklist
Página 8

9. Espacios y Herramientas para el Trabajo
Colaborativo
Tarea 3
2. People: directorio de usuario
Permite “humanizar” Redmine, permitiendo a los usuarios subir sus fotos de
perfil e indicando algún dato personal como el cumpleaños. También extiende
el perfil de los usuarios mediante la inclusión de ficheros descargables y un log
de actividad de cada usuario en la intranet.
> Ir al plugin Redmine People
3. Q&A: foros y votaciones
Aunque Redmine integra foros en sus funcionalidades básicas, este plugin le
da una vuelta de tuerca para acercarlo más al concepto de Base de
Conocimientos (Knowledge Base) de una organización. Combina los foros, las
FAQS y las votaciones (aunque se trata de votaciones simples), de forma que
facilita la localización de de determinada información.
> Ir al plugin Redmine Q&A
Página 9

10. Espacios y Herramientas para el Trabajo
Colaborativo
Tarea 3
4. Banner: avisos generales
Se pueden publicar avisos para todos los usuarios mediante un banner que
aparece, en la cabecera o en el pie de página, a usuarios registrados o
anónimos, según se configure.
5. CK editor: para dar formato avanzado a los textos
En los campos de texto libre, Redmine no dispone de un editor nativo
WYSIWYG, esto es un editor de textos tipo Word. El CK editor es un plugin que
nos permite dar un formato a un texto prácticamente como el mismo Word.
Además, facilita la subida de imágenes, ficheros, etc.. A cambio de este
aumento en la potencia de formateo de textos en Redmine, nos podemos
encontrar con que en alguna vista de Redmine el texto formateado no se vea
correctamente porque aparezcan símbolos extraños, que no son más que el
código html de los textos formateados.
> Ir al plugin CK editor para Redmine
Página 10

11. Espacios y Herramientas para el Trabajo
Colaborativo
Tarea 3
BIBLIOGRAFÍA
El presente documento y el desarrollo del mismo se han basado en información
obtenida de:
1. Página oficial de Redmine: http://www.Redmine.org/
2. Instalación Redmine: http://www.Redmine.org/wiki/Redmine/RedmineInstall
3. Instalación de plugins en Redmine: http://www.Redmine.org/wiki/Redmine/Plugins
4. Wikipedia: http://es.wikipedia.org/
5. Eduwiki: http://eduwiki.murciaeduca.es/wiki/index.php/Redmine
6. Plugins recomendados: http://www.luisblasco.com/5-plugins-gratuitos-instalar-en-
redmine/
Página 11