Excel avancado

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Curso de Excel avançado para concursos públicos, prof Ari Clayton Soares Formiga

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Excel avancado

  1. 1. ariclayton@gmail.com http://www.ariclayton.blogspot.com.br
  2. 2. Disciplinas: Informática ee GGeessttããoo eemm TTII PPrrooff.. AArrii CCllaayyttoonn SSooaarreess FFoorrmmiiggaa aarriiccllaayyttoonn@@ggmmaaiill..ccoomm wwwwww..aarriiccllaayyttoonn..bbllooggssppoott..ccoomm..bbrr wwwwww..ccoobbiittbbrraassiill..ccoomm..bbrr hhttttpp::////wwwwww..lliinnkkeeddiinn..ccoomm//ppuubb//aarrii--ccllaayyttoonn--ssooaarreess--ffoorrmmiiggaa//22aa//664466//555588 http://lattes.cnpq.br/2908704404958260 hhttttppss::////ttwwiitttteerr..ccoomm//ccllaayyttoonnffoorrmmiiggaa
  3. 3. “Para se chegar, onde quer que seja, não é preciso dominar a força; basta controlar a razão.” Amir Klink MOTIVAÇÃO
  4. 4. Função MOD Vamos ver agora mais duas dicas importantes nas operações com data e hora. A planilha que você é uma folha de pagamento com base em horas trabalhadas. Cada linha representa o cartão de ponto diário de um funcionário, com registros dos horários de entrada e saída, em dois turnos.
  5. 5. Função MOD
  6. 6. Função MOD As duas dicas estão no cálculo das horas trabalhadas em cada turno e na apuração do salário dia. Observe a primeira linha da coluna Total1. O trabalhador Marcos entrou às 20:00 horas e saiu às 03:00 da manhã. Mas se você fizer a subtração vai verificar que ele trabalhou - 17 horas.
  7. 7. Função MOD Para evitar esse disparate, usamos a função MOD, que fornece o número correto: 7 horas. As operações com horas se complicam quando a meia-noite (zero hora) está entre a hora inicial e a final. O que a função MOD faz, neste caso, é somar os intervalos antes e depois da meia-noite.
  8. 8. Função MOD No exemplo, Marcos trabalhou quatro horas no final de um dia e três horas no início do outro. Vamos agora ao outro truque nesta planilha. Veja a coluna Salário/Dia. Correspondem ao total de horas trabalhadas vezes o salário/hora. Portanto, na primeira linha K5 vezes C5.
  9. 9. Função MOD Mas isso está errado! Dá pouco mais de 5 reais e Marcos ganha 14 reais por hora. O problema aqui é mais uma vez, a natureza das horas, que são números cíclicos. Para obter o valor real é preciso multiplicar o total de horas por 24 e depois pelo salário/hora.
  10. 10. Função MOD Veja agora a função SE sendo utilizada para o cálculo do valor a ser paga analisando se o funcionário têm horas extras ou não.
  11. 11. Células com nome As células com nome podem ajudar muito na construção de planilhas complexas. Quando uma célula tem nome, em vez de usar referências como A4 e C5, você pode trabalhar com itens mais amigáveis como Taxa_de_Juros ou CustoTotal.
  12. 12. Células com nome O caso mais comum de nomeação de células é o seguinte. Se você tem colunas cujos cabeçalhos são meses, é possível obter o total adicionando os nomes. Exemplo: Janeiro, Fevereiro, Março. Mas para que isso funcione você precisa preparar o Excel.
  13. 13. Células com nome Acione Ferramentas, Opções e clique na orelha Cálculo. A opção Aceitar Rótulos em Fórmulas deve estar ligada. Dê OK e confirme a fórmula. Veja o resultado. Estenda a fórmula para o resto da coluna.
  14. 14. Células com nome
  15. 15. Células com nome
  16. 16. Células com nome
  17. 17. Células com nome Há outras formas de aproveitar esse recurso. Para obter o total do mês de janeiro, você pode escrever assim: =SOMA(Janeiro). Como você vê, Janeiro, nesse caso, representa toda a coluna de dados relativos a esse mês. As referências também funcionam no sentido horizontal.
  18. 18. Células com nome
  19. 19. Células com nome Use a fórmula =SOMA(Tecidos) para obter o total relativo ao produto Tecidos. Também é possível referir-se a uma célula pelo nome da coluna combinado com o da linha: Fevereiro Tecidos, Março Calçados. Essa referência pode entrar em operações.
  20. 20. Células com nome
  21. 21. Células com nome Quando você chama células pelo nome com base em cabeçalhos, está usando um recurso automático do Excel. Mas você pode dar o nome que quiser a uma ou mais células. Há pelo menos duas formas de fazer isso. Veja a primeira. Selecione a célula desejada.
  22. 22. Células com nome Observe que o nome da célula aparece no canto superior esquerdo da planilha. Clique nesse campo, digite Valor e acione Enter. A célula passa a se chamar Valor e você pode incluir esse nome em qualquer operação que envolva essa célula. Esse procedimento vale para uma célula ou uma região delas.
  23. 23. Células com nome Outra maneira de nomear um intervalo de células é selecioná-las e dar o comando Inserir, Nome, Definir. Na caixa Nomes na Pasta de Trabalho, digite o nome desejado. Atenção: o nome não pode ter espaços. Use algo como CustoTotal ou Custo_total ou ainda Custo.Total.
  24. 24. Células com nome Vale lembrar que os nomes podem ter até 255 caracteres. É proibido o uso de operadores como os sinais de mais ou de menos. Prefira nomes curtos, em vez de Banco_de_dados, BcoDados.
  25. 25. Células com nome Até o momento, atribuímos nomes a células ou grupos de células. Mas o recurso dos nomes também pode ser aplicado a um valor ou a uma fórmula. Admita, por exemplo, que você trabalha numa importadora e deseja criar uma tabela de preços indexada ao valor do dólar. É fácil.
  26. 26. Células com nome Primeiro, vamos criar a tabela pelo método mais simples. Numa coluna, a lista de produtos. Em outra, a lista de preços em dólar. Vamos criar também duas células isoladas. Uma para armazenar o valor atual do dólar e a outra para definir uma variável chamada FatorCustos.
  27. 27. Células com nome
  28. 28. Células com nome Esse FatorCustos é um nome arbitrário. Trata-se de um número definido por sua loja para calcular o preço dos produtos importados com base no dólar. Ele embute os impostos de importação, custos de armazenamento, custos financeiros, etc.
  29. 29. Células com nome Suponha que sua empresa definiu que o FatorCustos é igual a 1,9. Ou seja, o preço em reais equivale a esse fator multiplicado pela taxa de câmbio e pelo preço em dólares. Nesta fórmula, usamos o cifrão ($) para fazer referência aos endereços absolutos das células que contém o valor do dólar e do FatorCustos.
  30. 30. Células com nome A célula $E$2 indica a referência fixa à célula E2. Agora, vamos trabalhar com nomes. Acione Inserir, Nome, Definir. No campo superior, digite FatorCustos. Embaixo, escreva 1,9. Agora, em vez do valor armazenado numa célula, use na fórmula o nome FatorCustos.
  31. 31. Células com nome Apague a célula que armazena o valor FatorCustos. Se depois sua empresa redefinir o valor de FatorCustos, basta atualizar o valor dessa constante. Há uma vantagem nisso. Em vez de sair caçando numa planilha os itens que devem ser modificados, basta alterar as referências num único lugar.
  32. 32. Células com nome Mas há também um inconveniente. O nome da célula, do valor ou da fórmula pode parecer um mistério para quem não elaborou a planilha. A saída, nesses casos, é procurar na caixa Definir Nome.
  33. 33. Proteção de Planilhas Você pode evitar que suas planilhas sejam alteradas por intrusos ou simples distração do usuário. O Excel oferece meios de proteger uma ou algumas células. Só que esse tipo de proteção não é feito de forma direta. É o que vamos ver neste capítulo.
  34. 34. Proteção de Planilhas Admita que seu objetivo é montar uma planilha que tenha as fórmulas, mas permita que o usuário digite dados. Para isso, selecione toda a planilha clicando na célula de origem. Ou, no teclado, Ctrl+T. Agora, dê o comando Formatar > Células. Na nova tela, clique em proteção.
  35. 35. Proteção de Planilhas Ative a caixa Bloqueadas. Essa caixa, ligada, impede a digitação nas células selecionadas. Caso ela apareça na cor cinza, isso indica que algumas células já têm essa característica. Deixe inativa a outra opção, Ocultas, e dê OK.
  36. 36. Proteção de Planilhas Até aqui você definiu que toda a planilha está protegida. Agora, selecione somente as células que você deseja deixar livres. É o caso de células em que o usuário precisa digitar informações. Acione outra vez Formatar > Células, orelha Proteção. Desligue a caixa Bloqueadas e dê OK.
  37. 37. Proteção de Planilhas Se, além de evitar modificações, você quer esconder a própria fórmula dê o comando Editar > Ir Para e, na tela aberta, clique no botão Especial. Na janela Ir Para Especial, escolha a opção Fórmulas e deixe marcadas todas as caixas logo abaixo. Clique em OK.
  38. 38. Proteção de Planilhas O Excel, que antes mostrava toda a planilha, vai agora destacar somente as células que contêm fórmulas. Volte ao comando Formatar > Células, selecione a orelha Proteção e mantenha ligadas as caixas Bloqueadas e Ocultas.
  39. 39. Proteção de Planilhas Agora, as células destinadas à digitação estão livres, enquanto as que contêm fórmulas vão ficar travadas e sem condições de exibir sua lógica de cálculo. Dê o comando Ferramentas > Proteger planilha. Isso conclui a operação.
  40. 40. Proteção de Planilhas Agora, vamos fazer o teste. Você pode alterar os valores das células de digitação. No entanto, tente mudar um dos totais ou os títulos. O Excel não permite. Além disso, clique em qualquer célula dos totais: as fórmulas não são exibidas.
  41. 41. Proteção de Planilhas Para editar as fórmulas ou modificar a planilha, você precisa executar o comando Ferramentas > Proteger > Desproteger Planilha. Lembre-se: ao proteger a planilha você pode atribuir a ela uma senha. Mas não esqueça!
  42. 42. Proteção de Planilhas Observe também que a janela Proteger Planilha oferece itens específicos de proteção para formatação e exclusão de células, colunas, linhas e outros objetos. Até agora, falamos somente de proteções que evitam alteração do documento.
  43. 43. Proteção de Planilhas O Excel oferece outro tipo de proteção. É o que controla o acesso ao próprio arquivo. Ou seja, quando alguém tenta abrir o arquivo XLS, ele pede a senha de acesso. Para ligar esse tipo de proteção, acione Arquivo > Salvar Como.
  44. 44. Proteção de Planilhas Na janela Salvar Como, abra o menu Ferramentas e escolha Opções Gerais. A tela Opções de Salvamento permite definir duas senhas – uma de proteção e outra de gravação. Na primeira, você pode clicar no botão Avançada e escolher um tipo de criptografia para guardar a senha.
  45. 45. Proteção de Planilhas A senha de proteção protege a abertura do arquivo. Já a de gravação é pedida quando o usuário, autorizado a abrir o arquivo, tenta salvar modificações. Apesar da possibilidade de usar tantas senhas, tenha cuidado: só a utilize se for necessário.
  46. 46. Referências Bibliográficas: Para saber mais sobre este e outros conteúdos de Informática e Governança em TI para concursos públicos leia meu material. http://pt.wikipedia.org http://www.ariclayton.blogspot.com.br VASCONCELOS, Laércio. (http://www.laercio.com.br). TORRES, Gabriel. (http://www.gabrieltorres.com.br) Redes de Computadores - Andrew S. Tanenbaum - Editora Campus Redes de Computadores - L.F.G.Soares, G.Lemos, S.Colcher - Editora Campus Redes de Computadores - Lindeberg B. Sousa - Editora Erica http://www.williamdouglas.com.br/ http://www.ariclayton.blogspot.com.br
  47. 47. Foi um prazer INENARRÁVEL! O primeiro passo para conseguirmos o que queremos na vida é decidirmos o que queremos. (Ben Stein) http://www.ariclayton.blogspot.com.br

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