1. L'ICT PER LÀ tiKYTÒNE DELLE TH5BE5F
La collaborazione di Ibm all'Università di Bologna
La costruzione del modello
Partendo dalle esigenze di due comunità con interessi, necessità e patrimonio di informazioni da condividere
La collaborazione tra Ibm e Uni- le modalità di comunicazione
vità di fotocopia dei documenti Utilizzando come base il portale
complessa come l'Università di
versità di Bologna sul tema del adatte a trasmettere alle risorse
costituiva una perdita di tempo e dell'Università e la intranet del-
Bologna sono sicuramente signifi-
Knowledge Management si è svi- umane interessate le opportuni-
di risorse veramente notevole. l'Ateneo, sono stati definiti gli
cativiquot;.
luppata nell'arco del 2006, quan- tà insite nelle nuove modalità la-
Aver individuato una soluzione strumenti tecnologici adatti alle
La modalità di arricchimento di
do la Direzione Amministrativa vorative e nei nuovi strumenti
tecnologica che alloca in un pun- attività di document sharing, di
questo sistema di conoscenza ha
dell'Ateneo, responsabile dei pro- tecnologici, sostenendo la loro
to preciso i documenti necessari, collaborazione sia sincrona che
coinvolto in pieno le comunità de-
getti d'innovazione, ha dato avvio capacità di assimilazione di un si-
accessibili a tutti gli aventi diritto asincrona, di repository docu-
gli utenti, richiedendo loro di ali-
ad un progetto di Gestione della stema di gestione delle cono-
attraverso un portale, sempre nel- mentale. L'affiancamento di Ibm
mentare in prima persona la rac-
conoscenza, iniziato in ambiti scenze basato sulla condivisione
la versione più aggiornata, taglia all'Università di Bologna ha ri-
colta di documenti, leggi, studi
molto specifici, che potesse esse- delle informazioni attraverso un
tempi e sprechi di risorse ,che in guardato anche la fase di change
ecc, valorizzando il ruolo di
re in seguito replicabile sull'inte- portale intranet.
un'organizzazione ramificata e management, mettendo a punto
esperti dei diversi membri.
ra organizzazione.
Abbiamo riassunto insieme a Lau-
ra Massobrio, Responsabile di Ibm
per questo progetto, le tappe sa-
lienti della diffusione di questo • * • *
•
nuovo mododi intendere l'uso del- • . , • * • •
le informazioni nell'organizzazio- • • .
ne: quot;La Dottoressa Fabbro si era re-
sa conto che la maggior parte del-
le attività dì reperimento delle in-
formazioni venivano replicate, più
volte, nelle diverse diramazioni
della struttura e, allo stesso tem-
po, il naturale turnover presente
nell'Università causava un proces-
so di perdita di conoscenze eleva-
to. L'obiettivo primario è stato, al-
lora, quello di definire un modello
di gestione della conoscenza a
partire dalle esigenze di due co-
munità di utenti definite, con inte-
ressi, necessità ed un patrimonio di
informazioni simile da condivide-
Beyond thè Ordinary ^ ' f ^
re. I due gruppi sono stati indivi-
duati nei Dirigenti e nei Rup.
Ibm si è occupata di una disamina
dei bisogni in termini di conoscen-
za di questi due gruppi, di come la
tecnologia potesse divenire un
supporto utile ad aggregare e di-
stribuire questa informazione ren-
dendo più efficace il lavoro dei sin-
goli e dell'Ateneoquot;.
Uno degli obiettivi posti ad Ibm è
stato quello di formare un team
interno all'Università per la ge-
stione del sistema di Knowledge
management.
Questo pool, dopo l'apprendimen-
to delle metodologie adottate per
le prime due comunità, la creazio-
ne di un'ossatura principale, si è
occupato della estensione del si-
stema al resto dell'organizzazione.
Una delle peculiarità di questo
progetto di gestione della cono-
scenza è stata l'adozione di un
modello misto nella definizione,
nell'aggregazione e diramazione
del sistema informativo.
Al posto del classico approccio top
down è stata scelta una prassi di
sviluppo che, raccolti gli obiettivi
della Direzione Amministrativa, ha
poi lavorato in stretta collabora-
zione con gli utenti delle comuni-
tà, assumendone, in una logica
bottom up, le esigenze e le pro-
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re. quot;Uno degli elementi emersi du-
rante la fase di confronto con gli
utenti del sistema è stata la ne-
cessità di dematerializzare: l'atti-
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lnnov@zione.PA - 01 - 2009