10 Dicas para Lançamento de Notas Fiscais

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Dicas para a correta escrituração fiscal de uma nota fiscal, evitando penalidades para empresas através do preparo do operador do sistema de lançamentos.

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10 Dicas para Lançamento de Notas Fiscais

  1. 1. LANÇAMENTO DE NOTAS. O intuito deste pequeno manual é a padronização dos lançamentos fiscais em nosso sistema e mostrar a importância do lançador. Um trabalho só é bem sucedido se executado por pessoas que saibam da sua grande importância no processo. O Lançador. É a pessoa que tem a capacidade de análise do processo de entradas e emissão de notas fiscais. É um filtro para evitar erros, falhas, autuações e multas. Sua importância é grande devido sua responsabilidade. O Cenário Nos últimos anos a Receita Federal e os Estados da União fortaleceram a fiscalização sobre as empresas a fim de evitar a sonegação e também para aumentar a arrecadação. Foram lançados vários programas para escrituração fiscal eletrônica, que permitem ao governo, em tempo real, ter acesso as informações fiscais das empresas, como os SPEDs, a Nota Fiscal Eletrônica, o E-SOCIAL, entre outros. A Receita Federal possui uma plataforma virtual por onde passam todas as informações das notas fiscais, no momento da emissão e também na hora que a nota é escriturada pelo LANÇADOR. Caso exista alguma divergência, o sistema tributário nacional irá apontar as inconsistências e serão tomadas medidas para correção e punição às empresas envolvidas (Autuações, Multas, Processos). Objetivo Nosso principal objetivo é instruir para evitar perdas financeiras e de credibilidade da nossa empresa. Tornar o processo confiável, rápido e eficaz visando melhoria contínua e integração entre os setores. Bons lançamentos! Antônio Júnior.
  2. 2. 10 DICAS PARA LANÇAR UMA NOTA NO SISTEMA. 1 – Não Lance uma nota fiscal eletrônica manualmente. Atualmente nosso sistema está integrado com a Receita Federal, por este motivo, na hora do lançamento, caso a nota não conste em nosso banco de dados, pode ser um indício de alguma irregularidade com a nota do fornecedor. Se lançarmos uma nota fiscal que não estiver validada pela Receita e importada por nosso sistema, colocamos em risco de multas e autuações a empresa. 2 – Certifique-se que todas as Alíquotas e Impostos retidos estejam iguais no sistema e na nota. Este é o principal motivo de autuações por parte da Receita. A nota deve ser lançada com as mesmas alíquotas e valores constantes no documento fiscal, caso o sistema esteja divergente o departamento fiscal deverá ser notificado imediatamente para proceder as parametrizações necessárias. 3 – Lance sempre os mesmos produtos destacados nas notas obedecendo sempre as descrições É importantíssimo que o lançamento de produto esteja correto, assim o estoque não ficará errado. Um produto trocado causa problemas nos setores de Estoque, Compras, Vendas, Fiscal, Contábil e Financeiro. Exemplo: se ao invés de Laranja for lançado Banana, o custo ficará diferente, o setor de compras vai deixar de comprar Bananas, pois o estoque estará alto e comprará ainda mais laranjas porque o estoque estará baixo, como o produto é perecível o mesmo poderá estragar, trazendo prejuízo para a empresa. 4 – Use sempre as mesmas Unidades de Medida destacadas. É obrigatório que as unidades de medidas lançadas no sistema estejam iguais aos da nota fiscal, caso tenha que ter ajustes, estes deverão ser feitos internamente pelos setores responsáveis. Lembre-se que a escrituração em nosso sistema deve ser um espelho fiel do documento fiscal. Se a Unidade e Medida for CX, deve-se lançar CX. Se PC deve ser lançado PC e assim por diante. 5 – Confira as mercadorias recebidas com as destacadas na nota no exato momento do recebimento. A conferência da nota deve ser feita no momento da entrega da mercadoria, e em caso de divergência contate imediatamente o fornecedor para que proceda a troca da nota, assim evitaremos problemas com quantidades diferentes e validade dos produtos. 6 – Ao receber uma nota lance-a no sistema imediatamente. O prazo de validade de uma nota fiscal eletrônica é de 24 horas. Quando lançamos uma nota imediatamente o estoque fica correto, os impostos são recolhidos em tempo hábil e o setor
  3. 3. financeiro tem condições de programar os pagamentos evitando atrasos, multas e protestos de títulos. Também melhora nosso relacionamento com os fornecedores em futuras compras. 7- Ao efetuar uma devolução com nota, certifique que os impostos estão iguais ao da nota fiscal de origem. É exigência da Receita Federal que ao efetuarmos uma operação de devolução de produtos a operação fiscal seja igual ao da nota fiscal de origem, mesmo que esta tributação esteja incorreta. Em casos em que nosso sistema não tenha os parâmetros necessários a nota fiscal deverá ser rejeitada com os motivos descritos no verso. 8 – Ao receber uma nota sempre confira os dados cadastrais do destinatário. Fazendo isto teremos a certeza que a nota fiscal realmente é para nossa empresa. Embora seja algo muito simples, este erro é muito comum. 9- Não aceite notas fiscais ilegíveis ou rasuradas. Uma nota ilegível ou rasurada pode ser considerada pela Receita como uma fraude, em casos assim, a empresa recebedora da mercadoria estará sujeita a mesma punição que a empresa infratora, já que será considerada cúmplice por causa da omissão. 10 – Confira se CFOP está de acordo com o CST. O CST deve sempre corresponder ao CFOP conforme quadro abaixo com as principais operações destacadas nas notas: CST CFOP ALÍQUOTA ICMS 000 - 040 - 041 5101, 5102, 5949 7% - 12% e 18% 010 - 070 5401, 5403 7% - 12% e 18% 060 5405 7% - 12% e 18% DADOS RELEVANTES DAS NOTAS FISCAIS Número da Nota Fiscal O número da nota fiscal é tão importante como a placa de carro, pois este número é o registro numérico da operação comercial ou não comercial que envolva ao menos uma pessoa jurídica.
  4. 4. A numeração deve ser escriturada de forma fiel e deve constar no corpo da nota fiscal de forma legível, sem rasuras e em local destacado. Número de Série É o controle do seqüencial numérico da nota fiscal, deve ser escriturado conforme é apresentado. Chave de Acesso É uma seqüência numérica de 44 dígitos que codifica várias informações cadastrais e fiscais contidas no documento. Protocolo de Autorização É uma autenticação da Receita Estadual para garantir a legalidade e também o padrão de uma nota fiscal eletrônica. Esta autenticação não é uma conferência ou garantia que a nota esteja correta, mas um registro da operação fiscal. Natureza de Operação A Natureza da Operação (NOP) e o Código Fiscal de Operações e Prestação (CFOP) é a finalidade comercial ou não comercial entre a empresa remetente e seus destinatários. Sempre devem corresponder entre si (NOP x CFOP) conforme a tabela disponibilizada pela Secretaria de Receita Fazendária Estadual. Data de Emissão e Data de Saída
  5. 5. Servem para determinar o início e o fim dos prazos comerciais previstos na legislação, como: Garantias, Validades, Cancelamentos, ECT. Unidades de Medida Estão no corpo da nota fiscal e devem ser escriturados conforme consta no documento sem que haja alteração, assim como os campos de valores e quantidades. Frete, Desconto e Outras Despesas Acessórias Devem ser informados nos campos designados e também compõem a base de cálculo do ICMS. Dados adicionais É o campo que constam informações legais da operação e outras informações gerais.
  6. 6. PRINCIPAIS OPERAÇÕES DE CLASSIFICAÇÃO As operações fiscais determinam os impostos conforme o destino que a mercadoria irá receber pelo seu comprador. Consumo São materiais que não estão envolvidos com o nosso produto final, mas são fundamentais para o funcionamento da empresa, exemplo: Materiais de escritório, produtos de limpeza, materiais para manutenção, utensílios de cozinha, entre outros. Ativo Imobilizado São Máquinas e equipamentos que a empresa adquire com a finalidade de manter sua operação em funcionamento, Exemplo: Veículos, máquinas impressoras, equipamentos eletrônicos, entre outras. Matéria Prima São produtos que a empresa utiliza para produção do seu produto final. Mercadoria para Revenda São mercadorias cuja finalidade é sua revenda ao consumidor final sem a alteração de sua característica ou preparação. PRINCIPAIS IMPOSTOS DESTACADOS EM NOTA FISCAL ICMS ICMS é a sigla de Imposto sobre Operações relativas à Circulação de Mercadorias e prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação, e é um imposto estadual, e cada estado possui uma tabela de alíquotas própria. O ICMS está presente na Constituição Federal de 1988, e somente os governos dos estados podem instituí-lo ou alterá-lo. O objetivo do ICMS é apenas fiscal, e o principal fato gerador é a circulação de mercadoria, até mesmo as que iniciam no exterior. O ICMS incide sobre diversos tipos de serviços, como telecomunicação, transporte intermunicipal e interestadual, importação e prestação de alguns serviços, e etc.
  7. 7. Todas as etapas de circulação de mercadorias e em toda prestação de serviço estão sujeitas ao ICMS, devendo haver emissão da nota fiscal. Em alguns estados, o ICMS é a maior fonte de recursos financeiros. (Fonte: http://www.significados.com.br/icms/) Na nota fiscal o ICMS é apresentado com Base de Cálculo, Alíquota e CST (Código da Situação Tributária) O CST indica como o ICMS deverá ser cobrado ou pago conforme a tabela abaixo: Para fins de lançamento sempre temos que observar se os valores e alíquotas estão corretos para garantir as informações e evitar multas. Exemplo: Valor do produto: 180,00 x Alíquota: 18% = Valor a pagar: 32,40. IPI O imposto incide sobre produtos industrializados, nacionais e estrangeiros, obedecidas as especificações constantes da Tabela de Incidência do Imposto sobre Produtos Industrializados– TIPI (Lei n° 4.502, de 30 novembro de 1964, art. 1°, e Decreto-lei n° 34, de 18 de novembro de 1996, art. 1°). O campo de incidência do IPI abrange todos os produtos com alíquota, ainda que zero, relacionados na TIPI, excluídos aqueles a que corresponde a notação "NT" (não tributado). Produto industrializado é o resultante de qualquer operação que modifique a natureza, o funcionamento, o acabamento, a apresentação ou a finalidade do produto, ou o aperfeiçoe para consumo, sendo irrelevantes, para caracterizar a operação como industrialização, o
  8. 8. processo utilizado para obtenção do produto e a localização e condições das instalações ou equipamentos empregados, tais como: a) transformação - operação exercida sobre a matéria-prima ou produto intermediário, que resulta na obtenção de espécie nova; b) beneficiamento – operação que modifica, aperfeiçoa ou, de qualquer forma, altera o funcionamento, a utilização, o acabamento ou a aparência do produto; c) montagem – operação que consiste na reunião de produtos, peças ou partes e da qual resulta novo produto ou unidade autônoma, ainda que sob a mesma classificação fiscal; d) acondicionamento ou recondicionamento – operação que altera a apresentação do produto, pela colocação da embalagem, ainda que em substituição da original, salvo quando a embalagem colocada se destine apenas ao transporte da mercadoria; e) renovação ou recondicionamento – operação exercida sobre produto usado ou parte remanescente do produto deteriorado ou inutilizado, que renova ou restaura o produto para utilização. Nas operações de notas fiscais, normalmente, o IPI é destacado seu valor e alíquota, sendo a sua base sempre igual ao valor total de cada produto. Deve ser escriturado fielmente sem erros na composição de seus valores. ICMS ST Normalmente constante nas notas de compra o ICMS ST é uma antecipação do ICMS cobrado do consumidor final. Sabemos que o ICMS é o imposto sobre a circulação de mercadorias, ou seja, é cobrado todas as vezes que exista circulação (troca de propriedade). Com a intenção de fiscalizar ainda mais as operações com direito a crédito de imposto os governos antecipam a cobrança do consumidor final para evitar prejuízos com impostos não recolhidos. O ICMS ST deve ser escriturado e conferido com a nota fiscal, pois assim o seu emitente fica responsável pela cobrança e repasse ao fisco.
  9. 9. CARTA DE CORREÇÃO – (CC-e) É permitida a utilização de CC-e para regularização de erro ocorrido na emissão de documento fiscal, desde que o erro NÃO esteja relacionado com: I – as variáveis que determinam o valor do imposto tais como: base de cálculo, alíquota, diferença de preço, quantidade, valor da operação ou da prestação. II – a correção de dados cadastrais que implique mudanças do remetente ou do destinatário; III – a data de emissão ou de saída da mercadoria. NOSSO CONTATO antonio.tributario@gmail.com, telefone (11) 97344-9835

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