anthesis Outlook-Add-In Detail-Presentation

1. anthesis Outlook Add-In
für SAP Business ByDesign
Ettlingen 29.07.2015

2.  Automatische Zuordnung von E-Mails in SAP Business ByDesign
an:
• Kunden, Kontakte, Opportunities, Leads, Angeboten, Kundenaufträgen,
Projekten, Kundenrechnungen, Kampagnen
 Synchronisation von Kunden und Ansprechpartnern
 Benutzerdefinierte Regeln für die Zuordnung in SAP Business
ByDesign
 Synchronisation von Terminen und Aufgaben zwischen Microsoft
Outlook und SAP Business ByDesign
 Upload-Queue für spezifischen Upload
 Offline Verfügbarkeit
Anforderungen an das anthesis Outlook Add-In

3. Bisheriger Mail-Upload (Standard SAP-Add-In)
1.
2.
3.
4. 5. 6.

4.  Outlook Add-In immer wieder und muss neu installiert werden
 Die Kundensuche dauert bis zu 10 Sekunden
 Zum Hochladen einer einzigen E-Mail ca. 8 Klicks über 3 Dialoge
notwendig
 Eine Zuordnung kann nur mit bestehender Internetverbindung
erfolgen
 Der Upload ist oftmals unzuverlässig
Bemängelung der Kunden

5.  Komfortable Einbindung von E-Mails, Terminen und Aufgaben
 Konsistente Abbildung in Microsoft Outlook und SAP Business
ByDesign
 Geringerer Arbeitsaufwand, sowie Minimierung der Fehlerquellen
durch automatische Synchronisation von Informationen
Ihre Vorteile mit unserer Lösung

6.  E-Mail Verknüpfungen werden intelligent mithilfe der E-Mail
Domain und des E-Mail-Namen ermittelt und vorgeschlagen:
Umsetzung anthesis – die Verknüpfung

7.  Der Benutzer entscheidet sich für einen Vorschlag
 Vorschlag wird lokal gesichert (Outlook Datenbank)
 Bei erhalt einer weiteren E-Mail vom selben Empfänger kann eine
Zuordnung zu dem korrekten SAP Business ByDesign
Stammdatensatz automatisch erfolgen
Umsetzung anthesis – manuelle dauerhafte Verknüpfung

8.  Die Zuordnung erfolgt über ein klassisches Dropdown-Feld
Umsetzung anthesis – die Zuordnung

9. Umsetzung anthesis - Icons
E-Mails befinden sich in der
Queue und warten darauf,
hochgeladen zu werden
E-Mails wurden erfolgreich
hochgeladen

10. Umsetzung anthesis – die Regeln
 Benutzerdefinierte Einstellungen für Regeln können jederzeit und
völlig unkompliziert vorgenommen werden

11.  Uploads werden in einer Queue gesammelt und können je nach
Wunsch in Stapelverarbeitung hochgeladen werden
Umsetzung anthesis – die Queue
E-Mails nach Firmen sortiert
E-Mails können selektiv
hochgeladen werden
Aktionsfelder

12. Umsetzung anthesis – Offline-Verfügbarkeit
Zuordnung möglich
Ja Nein
Zuordnung festlegen?
 Eingang einer neuen E-Mail
 Abgleich mit der lokalen
Outlook-Datenbank
 Ablage in lokalen Queue

13.  Übersichtliche SideBar in Ihrem
Outlook mit allen relevanten
Informationen der selektierten
Mails auf einen Blick
 Daten werden direkt und ohne
weitere Verzögerung aus Ihrem
SAP Business ByDesign
geladen
Umsetzung anthesis - SideBar

14.  Automatische Zuordnungen erfolgen anhand eines eigenen
Regelwerks:
Umsetzung anthesis – die Rule-Eingine
Durch Anpassungen der
Regeln, können E-Mails vom
selben Kontakt an
unterschiedliche Belege oder
Stammdatensätze angefügt
werden.

15.  Die Umsetzung erfolgt für aktuelle Outlook Versionen
• Ab Version 2008
• C# Programmierung
• Local Outlook DB´s
 Schnittstelle zu SAP erfolgt über Standard- und individuell
entwickelte WebServices (via SAP Cloud Application Studio)
Technische Umsetzung

16. Roadmap ‘anthesis Outlook-Add-In‘ 2015
Q1 (Jan – Mar 2015):
• Conception Phase
• Requirements-Engineering
• Development Start
Q2 (Apr – Jun 2015):
• Development Mail Synchronization
• Development Mail Rule Engine
• Development Service Integration
Q3 (Jul – Sep 2015):
• Pilot Project Start (Service Integration)
• Bug Fixing (Service Integration)
• Development Start Task Synchronization
• Development Start Calendar Synchronization
• Development Start Contact Synchronization
• Pilot Project Start (Mail Synchronization)
Q4 (Oct – Dec 2015):
• Bug Fixing (Mail Synchronization)
• Pilot Project Start (complete functionality)
• Customer Feedback collection

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