Organización de Eventos

1. ORGANIZACIÓN DE EVENTOS

2. Actualmente existen diversos tipos de eventos que
permiten mostrar a la sociedad los diferentes productos,
tecnicas o servicios que una empresa, grupo social o
educativo ofrecen.
Todos estos eventos deben ser considerados como
ocasiones irrepetibles y
trascendentales para que la organización se presente ante
la sociedad con la importancia que merecen, y el nivel
deseado.

3. A lo largo del tiempo los eventos han tomado
gran importancia en empresas e instituciones y
se han ido diferenciando unos de otros por su
naturaleza y según el objetivo que estos
persiguen; sin embargo a nivel general la
organización puede diferir muy poco entre un
tipo de evento a otro

4. • https://www.youtube.com/watch?v=Q7NTy2fX0vU&index=
2&list=PL7DH6d9hkzDQ4ErpcZh9Y8cAM4q4rdnAV
• https://www.youtube.com/watch?v=aDIvcgHBuIg
• http://www.turismo.gob.ec/ecuador-se-fortalece-como-
destino-de-turismo-de-reuniones/
• http://www.quito-turismo.gob.ec/noticias/actualidad-
2015/690-quito-se-posiciona-como-sede-de-eventos-mice-
en-2016-y-2017
• http://www.iccaworld.com/dbs/latinamerica/dyncat.cfm?c
atid=3948
• http://www.iccaworld.com/evps/evresults.cfm?visitortypei
d=52
La industria de reuniones

5. Por
tamaño
pequeño
Mediano
Grande
Mega evento
Por zona
de locación
y alcance
Local o
municipal
Provincial
Regional
Nacional
internacional
Por
finalidad
Recreativo
Capacitación
Corporativo
Informativo
Por acceso
Público
Privado
Por valor
de ingreso
Gratuito
Arancelado
Clasificación de eventos

6. Por su
complejidad
simple
complejo
Por el espacio
utilizado
abierto
Cerrado
Mixto
Por su
financiamiento
Financiado por
terceros
Autogestión
Por su
presencia en el
mercado
Nuevo
En crecimiento
Institucionalizado
Por el interés
que despierta
Social
Comercial
Cultural
Turístico
Religioso
Deportivo…
Clasificación de eventos

7. • Por tamaño
Se refiere al tamaño del evento de acuerdo al número de
participantes y los recursos utilizados.
• Por zona de locación y alcance
De acuerdo a la ubicación y el alcance del evento a nivel
geográfico
• Por finalidad
De acuerdo al objetivo del evento: diversión, información,
capacitación.
Clasificación de eventos

8. • Por acceso:
Acceso publico sin restricción o privado y depende de la
temática y lugar a desarrollarse
• Por valor de ingreso
Pago por el ingreso o gratuito.
• Por su complejidad
Depende de la cantidad y tipo de tareas a desarrollar, así
como el número de responsables en cada área.
Clasificación de eventos

9. • Por el espacio utilizado
En ambientes cerrados como salones, o abiertos
como plazas ( trenes, aviones, vagones,
puentes, entre otros)
• Por su financiamiento
Cuando es financiado por terceros como el
cliente y autogestionado cuando el
organizador debe buscar patrocinio
Clasificación de eventos

10. • Por su presencia en el mercado
Un evento que está posicionado o es de reciente
aparición.
• Por el interés que despierta
Clasificación más utilizada, de acuerdo al interés:
sociales, empresariales, culturales, religiosos,
deportivos.
Anexo1. Listado de eventos de acuerdo al interés por áreas (Lebrero, 81)
Clasificación de eventos

11. • A continuación revisamos algunos tipos de
eventos por áreas:
• Sociales
• Empresariales
• Culturales
• Políticos
• Deportivos
• Educación
Por la naturaleza del evento

12. Eventos según su naturaleza
- Educativo o de aprendizaje: Dentro de este grupo
encontramos todo lo relacionado a: congresos, cursos,
simposios, seminarios, mesas redondas, talleres, foros,
conferencias, exposiciones, convenciones, etc.
- Social: Donde intervienen todas las festividades en
general
Matrimonios, bautizos, funerales, quince años, festejos a
los empleados, reconocimientos, etc.

13. Deportivo: Todo lo relacionado a campeonatos,
juegos, olimpiadas, etc.
Cultural: Festivales, concursos, exposiciones o
encuentros.
Informativo: Reuniones, ruedas de prensa, etc.

14. EVENTOS DE CARÁCTER
EDUCATIVO O DE APRENDIZAJE

16. • Podemos definirlo como una reunión periódica
en la que gran número de personas
pertenecientes a grupos científicos, culturales o
religiosos se reúnen para debatir asuntos
previamente establecidos.
• Un congreso está enfocado a la generación de
conocimiento, compartir nuevas técnicas y
generación de negocios.
• Tiene un carácter nacional, regional e
internacional
CONGRESO

17. • La duración de un congreso puede ser de tres
a siete días, dependiendo de la amplitud del
programa.
• Al tratarse de congresos internacionales, es
recomendable realizarlos cada dos años;
mientras que los nacionales o regionales
pueden ser anuales.
CONGRESO

19. Según el autor Alvin Tofler, existen tres
razones por las cuales las persona asisten a
congresos:
• Para obtener información formal de los Expositores
invitados.
• Para encontrarse con colegas e intercambiar puntos de
vista y establecer contactos más permanentes.
• Por recreación, para cambiar de rutina y por los
usuales programas sociales que todos los eventos
normalmente incluyen.
CONGRESO

20. • Los temas mas comunes dentro de los
congresos son:
– Oficiales
– Públicos
– Universitarios
– Sectoriales
– Médicos
– Comerciales
CONGRESO

21. Congreso
• La difusión que se le de al congreso permitirá
contar con más o menos asistentes, es por eso
que se recomienda el uso de boletines de
prensa para los diferentes medios de
comunicación, redes sociales y afiches
promocionales

23. CONGRESO
• Luego de finalizado el congreso es necesario
trabajar en las Memorias del mismo, por lo
cual es necesario llevar un registro detallado
del evento, grabaciones, respaldo escrito de
las conferencias, para luego editar las
memorias y hacer llegar a los asistentes y
dejar constancia para los próximos eventos.

24. SEMINARIO

25. Es de tipo docente y su objetivo principal es dar
a los asistentes un nivel de investigación o
estudio intensivo, sobre un tema de trabajo
correctamente, planificado y a su vez reflexionar
sobre los diferentes temas y lograr una
conclusión.
SEMINARIOS

27. SEMINARIOS
Todas las personas que asistan a este tipo de
encuentro, deberán tener intereses comunes
con relación al tema y un nivel de conocimientos
similar entre ellos.

28. • Se considera Seminario
– Que tenga un duración mínima de ocho horas
– Participación de uno o varios conferencistas
– Un número importantes de asistentes
– En la mayoría de seminarios existe una cuota de
inscripción.
– La temática deberá ser relevante para el grupo de
asistentes
SEMINARIOS

29. • Previo a la finalización del mismo, es
importante realizar un resumen y evaluación
sobre el trabajo realizado para de esa forma
responder a inquietudes que los asistentes
puedan tener.
SEMINARIOS

30. SEMINARIOS
Para desarrollar el tema se necesitará realizar
una investigación en diferentes fuentes que
permita obtener información nueva para
quienes asistan, y así obtener resultados
positivos y constructivos para ellos

32. CONVENCIONES
Son reuniones formales, con carácter de asamblea,
generalmente quienes asisten son personas que
pertenecen a un grupo social, político, económico o
empresarial.
Este tipo de eventos proporcionan información sobre una
situación particular, intercambiar ideas, dar a conocer
nuevos sistemas o métodos de trabajo, hacer pubico
algun proceso, método o sistema productivo innovador,
ofrecer un nuevo producto al mercado o solucionar
problemas específicos.

34. CONVENCIONES
• La duración de este tipo de evento oscila entre
dos o tres días, dependiendo del objetivo que
se quiera alcanzar.

36. TALLERES

37. TALLERES
Un taller es una actividad puntual y limitada en el
tiempo sobre un tema concreto.
Son reuniones formativas de trabajo práctico o
manual, que combina técnicas didácticas que
propician el conocimiento a través de la acción.
En un taller todos los asistentes actúan con la guía
de un instructor o facilitador, que se encarga de
dirigirlos y darles información.

38. TALLERES
Implica trabajo en equipo y generación de
propuestas o productos.
Es recomendable trabajar en talleres con un
grupo de personas no mayor a 25, y de esa
forma alcanzar el objetivo planteado

39. • TALLERES
• WORKSHOP
• TRAINING
• CURSOS INTERACTIVOS

41. OTROS EVENTOS EDUCATIVOS-
CIENTIFICOS
• Cursos
• Jornadas
• Socialización

42. PLANIFICACION DE EVENTOS

43. QUÉ Se quiere hacer Naturaleza del proyecto
PORQUÉ Se quiere hacer Origen y fundamentación
PARA QUÉ Se quiere hacer Objetivos, propósitos
CUÁNTO Metas
DÓNDE Localizacion física (ubicación en el
espacio)
CÓMO Se va a hacer Actividades , tareas , metodología
CUÁNDO Se va a hacer Calendarización o cronograma
A QUIÉNES Va dirigido Destinatarios o beneficiarios
QUIÉNES Lo van a hacer Recursos humanos
CON QUÉ Se va hacer
Se va a costear
Recursos materiales
Recursos financieros
Responder a preguntas

44. ESQUEMA DE PLANIFICACION
1. REALIZACIÓN DEL CRONOGRAMA
2. SELEECION DE LA CIUDAD SEDE
3. RESERVA DEL EVENTO
4. PROPUESTA
5. PRESUPUESTO
6. CONTRATO
7. CRONOGRAMA DE TRABAJO DE COMISIONES
8. PLANIMETRIA
9. DETALLES DEL EVENTO EJECUCIÓN REFERENTE A CADA ACTIVIDAD-
ANTES-DURANTE Y DESPUES DEL EVENTO.
10. REPORTE DE CONSUMOS
11. ALTERNATIVAS DE ACCION EN CASO DE CONTINGENCIAS Y SOLUCIONES
12. EVALUACION DE SATISFACCION

45. Primera reunión. Check list

46. Cronogramas previos al evento
1 año antes (congresos o seminarios internacionales)
• Deteminar el alcance del evento
• Designar las comisiones y sus funciones
• Proyectar un presupuesto
• Determinar lugar sede y lugares alternativos o de
contingencia
• Determinar el tema del evento
• Realizar lista de temas a tratar
• Realizar una lista de posibles conferencistas y expositores
• Determinar una lista de actividades sociales
• Realizar una lista de posible pretours y postours

47. • Tener el primer contacto con los
conferencistas para comprometer su
participación.
• Determinar lista previa de contactos para
difusión del evento.
• Determinar fechas de reuniones posteriores
• Determinar responsabilidades y tareas
inmediatas, prioritarias y urgentes

48. • Llenar un Check list, con actividades y
responsabilidades.
• La información solicitada dependerá del tipo
de evento, social, empresarial o cultural.

49. Segunda Reunión. Propuesta
10 meses antes

50. • Seguimiento a los datos de cada comisión
• Se presentará una propuesta que refleje las
necesidades
• Algunas alternativas
• Estimado del costo del evento, ya que para definir un
presupuesto definitivo es necesario concretar los
servicios.
• La propuesta puede presentarse en formato impreso,
digital
• El cliente puede solicitar consultar otras personas y
postergar la decisión para una siguiente reunión.

51. • Se determinará los conferencistas en firme y sus
requerimientos
• Se conocerá las alternativas de los recintos sedes
• Se verificará la lista de actividades sociales a
realizar
• Busqueda y definición de auspiciantes y
patrocinadores.
• Se planificará los detalles de reuniones
posteriores
• Se empezará a trabajar en el cronograma del
evento

52. Seis meses antes
• Reunión clave para determinar detalles del
evento en la parte académica
• Realizar un seguimiento a las
responsabilidades de cada comité
• Revisión de presupuestos y cotizaciones
• Revisión de actividades sociales
• Revisión de hoteles para conferencistas e
invitados especiales.

53. • Realización de afiches y material promocional
• Envios de material promocional a nivel
internaiconal
• Iniciar las inscripciones al evento
• Determinar precios por fechas de inscripcion
• Determinar lista de hoteles para alojamiento
de los participantes, con condiciones y precios

54. 5- 3 meses previos al evento
• Estos meses se hará reuniones mensuales
generales de seguimiento y decisión de detalles,
tales como equipamiento, decoración, cocteles,
auspiciantes y patrocinadores
• Cada comité deberá tener las reuniones que sean
necesarias
• Pagos a proveedores
• Pagos de anticipos a hoteles, salones de eventos,
etc.
• Revisión de presupuestos, ingresos y gastos

55. Dos meses previos al evento
• Determinar cada uno de los detalles:
- Transporte entre sedes, subsedes, y eventos
sociales
- Ajustar el listado de invitados
- Solicitar a los conferencistas un resumen de su
ponencia
- Revisión de pagos, cobros, presupuesto, etc.

56. Desde dos meses antes hasta una
semana previa al evento
• Reunión con los diversos comites
• Revisión exhaustiva de detalles
• Seguimiento de temas económicos
• Revisión de contingentes
• Revisión del plan en caso de cualquier
eventualidad con conferencistas, o asistentes
• Revisión de permisos en caso de ser necesario

57. • Revisión final de inscripciones
• Revisión de los lugares sedes
• Confirmación de mesas directivas,
moderadores
• Recordar tiempos para exposiciones, tiempos
de recesos, etc.
• Revisión de determinación de actividades para
acompañantes.
• Revisión y definición de equipamiento

58. • Tener listo material para entrega a asistentes
• Presentes para conferencistas
• Formato de certificados de participación
• Certificados de Conferencistas
• Verificar si se tiene la hoja de vida de cada
conferencista
• Verificación de necesidades especiales de
conferencistas e invitados especiales
• Revisión con la agencia de viajes o aerolinea
sobre itinerarios de vuelos, traslados, etc.

59. SEMANA PREVIA AL EVENTO
• Renión con los diversos comités
• Revisión final de cifras del presupuesto, de los gastos e
ingresos
• Visita a los lugares sedes, revisión de salones, baños,
electricidad, etc.
• Prueba de equipos de sonido, amplificacion
• Revisión de la iluminación
• Verificación de espacios internos y de acceso
• Visita a las salas alternas de reuniones para ruedas de
prensa, entrevistas, etc.
• Sala pequeña para descanso o espera de conferencistas
o reuniones privadas

60. • Ubicación de pancartas, banners de los
auspiciantes y patrocinadores del evento.
• Revisión de la decoración dia y hora de
ubicación de la misma.
• Revisión de las carpetas, folletería
• Pins de identificación
• Revisión de las habitaciones para los
conferencias e invitados
• Revisión y definición de número de
participantes en cocteles,
• Revisión de menús, coffe breaks, bebidas, etc.

61. Día previo al evento
• Recepción de los conferencitas, traslados a los
hoteles
• Comité de recepción deberá tener listos
presentes y detalles
• Revisión final de ingresos y gastos
• Revisión final de inscritos
• Revisión de contingentes en caso de haberlos
• Ajustar lista para alimentación en caso de ser
necesario

62. • Revisar que el material este ubicado en los
salón del evento
• Revisión de los identificadores
• Tener lista matrices de inscripción e
identificadores en blanco, para los asistentes
de último momento.
• Preveer computadora e impresora en los
locales de eventos para cualquier necesidad

63. PRESENTACIÓN DE LA CANDIDATURA
• Los Congresos, generalmente se llevan a cabo
anualmente. Durante la sesión del último día
del Congreso, se reúne el Comité y se analizan
las diversas candidaturas para la realización
del próximo Congreso, para el año siguiente.

64. • Las Asociaciones interesadas presentan su
candidatura, para la Sede, acompañando la
documentación correspondiente con detalles
del próximo Congreso, las posibles fechas, y
las ventajas de la ciudad Sede.
• Los miembros del Comité, analizarán y
decidirán cual ciudad es la designada para la
próxima edición.

65. • La Candidatura se presente en un documento formal,
que también deberá ser defendido oralmente, en el
que se fundamentará la candidatura con el respaldo
de una asociación o gremio
• La ciudad candidata deberá cumplir con todas las
exigencias y estar en capacidad de responder a las
necesidades del congreso
• Se recomienda acompañar con una exposición
digital, de tal manera de hacer mas atractiva la
presentación, sin perder la formalidad del caso.

66. • En algunas ocasiones, las próximas Sedes
están preestablecidas por un orden inicial, es
decir la Sede de un Congreso puede ir rotando
de acuerdo a la organización previa de cada
Organización.
• Los requisitos de la ciudad sede siguen siendo
los mismos.

67. • El destino donde se llevará a cabo el Evento,
deberá contar con una serie de requisitos para
ser apta para la candidatura de la Sede, y que
estará en condiciones de solventar las
necesidades de los asistentes al evento. En la
actualidad con el mundo globalizado se han
facilitado las comunicaciones, sin embargo las
exigencias son mucho mayores también.

68. • Los elementos prioritarios que se consideran
para elegir un destino son:
• Facilidad de acceso vía aérea Este elemento es
esencial, en el turismo de negocios, los
eventos duran aproximadamente 4 días, lo
que implica que el tiempo debe ser
optimizado y por tanto la facilidad de acceso
vía aérea, es un factor determinante.

69. • Además la ciudad Sede deberá estar servida
por diversos horarios y líneas aéreas que
permitan la movilización. De preferencia
ciudades que tengan aeropuertos
internacionales, que permitan una
conectividad rápida.

70. • Factibilidad de acceso vía terrestre este es
otro aspecto a tomarse en cuenta, ya que si
bien la mayor parte de asistentes a un
congreso se movilizan vía aérea, también
habrá casos que por situaciones económicas o
de otros intereses, prefieran hacerlo vía
terrestre, en tal caso las vías de comunicación
deben estar en buen estado para facilitar esta
movilización.

71. • Capacidad de Alojamiento El número de
plazas para alojamiento es importante tener
en cuenta para saber exactamente la
capacidad de convocatoria del congreso.
• Lugares de restauración hace referencia a los
diferentes establecimientos donde se
proveerán los alimentos a los asistentes, es
importante saber si la ciudad sede tiene
capacidad de brindar servicio de alimentación
a grandes grupos.

72. • Facilidades para la operación es decir que
facilidades presenta el destino y sus
alternativas para realizar el evento, en relación
a factores de equipamiento y tecnología para
llevar adelante un evento.
• Seguridad Ciudadana

73. • Infraestructura para reuniones, es decir las
salas de reuniones o juntas, número de salas
su capacidad, que cuente con tecnología
moderna, equipos para traducción simultanea
y proyecciones, comodidad.

74. Entre los elementos Complementarios en la elección de
una ciudad sede están:
• Calidad de servicios en la ciudad
• Imagen pública de la ciudad y país
• Nivel de precios
• Atracciones turísticas reconocidas
• Facilidades lingüísticas
• Tipo de cambio
• Ubicación geográfica
• Impacto informativo

75. CLASIFICACIÓN POR COMITES
• Para que un evento tenga éxito, dependerá de
que esten cubiertos y planificados los
diferentes aspectos del mismo, por lo tanto el
trabajo en equipo y la división de funciones es
de primordial importancia.

76. COMITÉ ORGANIZADOR
• No existen normas en las que se indiqué el
número de miembros de este comité,
• Será el encargado de coordinar el trabajo de
los diversos comités o secretarías.
• El Comité Organizador estará conformado por
el Presidente de la Sociedad o Gremio que
organiza el evento, el vicepresidente, el
tesorero y el representante de la empresa o
grupo operador del evento.

77. • Este Comité coordinará y supervisará el
trabajo de los Comités especializados que
pueden ser:

78. • Finanzas
• Programa
• Alojamiento
• Recepción y hospitalidad
• Actividades Sociales
• Publicidad y Relaciones Públicas
• Decoración
• Registro
• Transporte
• Exposiciones
• Personal
• Comité de Honor

79. • Es responsabilidad del Comité Organizador, el
declarar los objetivos del Evento, el tipo de
evento a realizarse, donde se llevará a cabo,
proponer las fechas, determinar los
conferencistas y contactar con los mismos y
hacer una previsión del número de asistentes.

80. Objetivos del Evento
• Una vez determinada la decisión de realizar un
evento, se debe poner en claro que objetivos
desde el punto de vista científico se persiguen,
de estos objetivos se determinarán los temas
de las conferencias y los conferencistas que
participarán en el mismo.

81. • De los objetivos también se desprenderá el
tipo de conferencias o talleres a llevarse a
cabo.
• No se puede perder de vista también el
objetivo económico, es decir, las ventajas que
del evento se quiere lograr.

82. Participantes
• El Comité Organizador, deberá hacer una
previsión del número de participantes espera
que asista al evento, a que mercado se dirigirá
la promoción y publicidad, si se permitirá la
asistencia de estudiantes o profesionales en
otras ramas, etc

83. • De esta decisión dependerá todos los otros
aspectos relacionados a la logística del evento,
así como la profundidad de temas a tratarse.
• En relación a la participación de los
conferencistas, es importante tener los
nombres y temas antes de iniciar la publicidad
y dar a conocer a los medios, pues del
renombre y reconocimiento de los
conferencistas dependerá el interés que
pongan los posibles asistentes.

84. COMITES ADICIONALES

85. • El Comité de Honor
Al organizar un evento mayor que puede ser
un congreso o una conveción, en
recomendable tener un Comité de Honor, en
el que se incluirán profesionales reconocidos
dell medio, relacionados al tema del congreso.

86. • Este comité de honor se encargará sobretodo
de los aspectos relacionados a dar realce al
evento con su presencia y su aporte científico
o social.

87. • El comité de honor participa también en la
elección de trabajos libres que se presentarán
durante el evento, así como en la calificación
de invitados especiales.
• En ocasiones también será el nexo con los
conferencistas invitados.

88. DIVISIÓN DE FUNCIONES
Como se había indacado anteriormente, el trabajar en
equipo es básico para que un evento de cualquier
naturaleza sea un éxito
Es necesario que las tareas sean divididas en diversas
secretarías o comités de acción, cuyo trabajo deberá
estar coordinado con cada una de los otros comités
Entre las secretarías o comités que podemos encontrar
están:

89. COMITÉ O SECRETARÍA DE FINANZAS
• maneja todo lo relativo a la situación
económica del evento, por tanto el Tesorero
de la Asociación organizadora deberá formar
parte de este comité
• Entre los aspectos económicos que este
comité deberá controlar están:

90. Comité de Finanzas:
Ingresos
• Cuotas de inscripción de socios y no socios
• Contribución de miembros de la Asociación
• Otras contribuciones (auspicios y patrocinios)
• Financiamiento
• Renta o alquiler de espacios para exhibición
• Anuncios
• Varios

91. Comité de Finanzas
Egresos
• Promoción y Relaciones Públicas
• Timbres y envíos de correspondencia
• Alquiler de Salones y sitios de reunión
• Material impreso
• Decoración
• Huéspedes y oradores invitados
• Personal adicional
• Transportación aérea de conferencistas
• Transportación terrestre local
• Actividades sociales
• Renta de equipos
• Anuncios
• Varios (regalos, recuerdos, etc)

92. COMITÉ O SECRETARÍA DE PROGRAMA
• El programa hace referencia a todas las
actividades que se llevarán a cabo durante la
convención o congreso, aquí se debe tomar en
cuenta toda la actividad Científica y también la
Actividad Social, que es parte inherente al
evento. Este comité deberá estar en contacto
con los otros comités incluyendo el de festejos
y actividades sociales.

93. Comité de Programa
Entre las actividades de este comité constan:
• Elaborar el programa completo de actividades del
evento, incluidas las actividades paralelas y
actividades sociales. SE debe tomar en cuenta los
tiempos utilizados tanto para conferencias como
para otras actividades como visitas, paseos,
compras, cocteles, etc.
• Imprimir y llevar detalle del programa
• Designar, en coordinación con el comité de Honor y
el Comité Organizador, a los moderadores o
presidentes de los debates o conferencias.

94. d. Informar a cada Moderador o Presidente
sobre la hora y el orden del programa
e. Realizar los contactos e invitaciones a los
expositores con suficiente tiempo.
f. Obtener datos bibliográficos de los
conferencistas, para su respectiva
presentación. En este punto también se
deberá tener en cuenta preferencias
alimenticias de los conferencistas.

95. g. Informar a los oradores o conferencistas del
tiempo que disponen para sus charlas
h. Nombrar a las personas encargadas de asistir
a los oradores, presentarles a los
organizadores, y estar pendientes de los
mismos (protocolo)
i. Estar pendiente de los equipos que necesitará
cada orador, como pizarra, papelógrafo,
puntero laser, etc.
j. Anticipar posibles cambios en el programa y
dar solución en caso de imprevistos.

96. COMITÉ DE PUBLICIDAD
• Este comité tiene la responsabilidad de
promover el evento, despertar el interés de
asistencia, y la difusión del mismo en los
diversos medios informativos, tanto en el
lugar sede como en los medios regionales o
internacionales donde se necesite que los
posibles asistentes se enteren.

97. • Se deberá trabajar con las organizaciones de
otras ciudades y países para dar a conocer la
información necesaria.
• Entre las actividades que debe verificar están:

98. • Informar a la prensa, por medio de boletines
o ruedas de prensa sobre la realización del
evento
• Tener por escrito todos los detalles del
evento, esto coordinará con el Comité de
Programación.
• Proporcionar a los periodistas copias de los
discursos

99. • Organizar entrevistas con los miembros del
Comité de Honor, y Comité Organizador,
previo al evento.
• Organizar y coordinar entrevistas con los
expositores o conferencistas invitados.
• Visitar a los directivos de los diversos medios
de información.
• Invitar a la prensa al evento y a las
actividades sociales, de manera que este
cubierto el evento por medios informativos.

100. • Establecer una oficina de prensa en un lugar
adecuado, puede ser en un salón pequeño alterno
durante el evento o en la sede de la Asociación
previo al mismo.
• Revisar las campañas publicitarias
• Contratar la presencia de un fotógrafo oficial que
cubrirá el evento
• Coordinar todo para la venta de las fotografías del
eventos
• Llevar control del tipo de noticias que salen sobre
el evento, tanto en la ciudad como en el exterior o
en la región.

101. COMITÉ DE ALOJAMIENTO
• Este comité tiene la responsabilidad de
asegurar el alojamiento para los huéspedes y
que las habitaciones satisfagan sus
necesidades.
• Este trabajo se debe hacer en coordinación
permanente con los gerentes y jefes de
reservas, de los hoteles seleccionados.

102. Entre los aspectos más importantes constan
• Tener información completa y amplia de los hoteles
seleccionados, incluido sus tarifas especiales
conseguidas para el evento. Estos datos se pondrán
en el material publicitario que se enviará a los
posibles participantes de otras ciudades o países.
• Tener bloqueadas habitaciones de emergencia para
participantes de última hora. Aquí se deberá tener
en cuenta si existieran gastos por anulaciones.

103. • Tener un registro que se deberá también entregar al
hotel, con fechas de ingreso y salida de cada
huésped, tipo de habitaciones
• Algo importantísimo se informará de quien pagará la
cuenta, en caso de los conferencistas e invitados
especiales por lo general lo hace los organizadores.
• El resto de participantes pagan directamente o sus
empresas las cuentas. Esto deberá estar muy bien
definido. Así como los servicios adicionales como
alimentación, llamadas, etc.

104. COMITÉ DE RECEPCION Y HOSPITALIDAD
Este Comité o Secretaría, es el anfitrión de los
participantes y conferencistas. Tiene la
responsabilidad de dar la bienvenida a los
visitantes, a los miembros de la prensa y
participantes en general. Se encarga
sobretodo de:

105. • Recibir a los visitantes, en el aeropuerto
• Informar y asistir a los invitados especiales y
a los conferencistas sobre sus taréas
• Entregar a los Invitados Especiales y
conferencistas, entradas o invitaciones a
cenas, almuerzos o algún espectáculo
previsto.
• Invitar a las autoridades de la ciudad y del
Gobierno al evento y a las actividades
paralelas y sociales.

106. • Estar pendiente de los acompañantes de los
conferencistas e invitados especiales, de manera
que se sientan acogidos y se prevean actividades
para ellos.
• Indicar la ubicación en las mesas directivas y
ubicación de autoridades.
• Disponer de un escritorio para dar información y
asistencia a quienes requieran.
• Deberá también tener el programa y cronograma
completo del evento.

107. COMITÉ DE FESTEJOS, ACTIVIDADES SOCIALES Y
PARALELAS
• Las funciones y responsabilidades de este
comité son de gran importancia en el éxito del
evento, tienen a su cargo las actividades
turísticas, sociales y recreativas del grupo y de
sus acompañantes.
• También estará a cargo de coordinar las
comidas, banquetes, coffe breaks, cenas,
cocteles, etc. :

108. Entre las actividades que debe tener a cargo esta
• Diversiones especiales incluidas en el programa,
por ejemplo Cóctel de Bienvenida o Inauguración,
comidas especiales, Cenas de Clausura, Baile en
caso de haberlo.
• Todos los aspectos de los eventos sociales, como
música y orquesta
• Arreglo de mesas para banquetes, color de
mantelería, cristalería, etc.
• Escoger los lugares para los eventos sociales
tomando en cuenta la participación.

109. • Número de lugares en la mesa de honor
• Horas exactas de inicio y servicio de los
banquetes y comidas
• Programas y menús impresos de cada
comida
• Bebidas incluidas

110. • Boletos de admisión para los banquetes y
demás eventos que se requieran
• Coordinar las visitas a la ciudad, actividades
para acompañantes, listado de hoteles y
donde estan alojados los huéspedes.
• Coordinar los pre y post tours.

111. COMITÉ DE REGISTRO
• Este comité se encarga de la facilidades para
incripciones y registros de participantes. Es
responsable de dar información oportuna a
los otros comités o secretarías, sobre número
de participantes inscritos.

112. • Estará en constante contacto con los otros
comités, en especial con el de Finanzas, pues
muchos asistentes pagarán el momento de su
inscripción ya el día de inicio del evento.
Además deberá coordinar:

113. • Formularios de Registros, y gafetes de
identificación
• Máquinas de escribir y computadores para
elaborarar los boletines y hojas de control
• Escritorios, mesas, sillas.
• Facilidades para cambio de moneda o
información sobre este aspecto.

114. • Personal adicional de apoyo
• Procedimiento de registro para dignatarios,
delegados e invitados especiales
• Existencia adecuada de formularios de
inscripción, material impreso de programa
del evento, materiales de escritorio,
papelera, carpetas, etc.

115. • Alojamiento para registros de última hora.
• Material informativo y turístico de la ciudad,
no olvidar los planos y mapas
• Linea telefónica, fax y correo electrónico.
• Lista de participantes, ponentes e invitados
para la prensa e información internacional
• Facilidades para uso de equipos de
fotocopiadora

116. COMITÉ DE TRANSPORTE
• Este comité también deberá estar en contacto
con los otros comités, en especial con el de
Registro, Recepción y Hospitalidad y el de
Eventos Sociales.

117. • Se encarga de transportación de participantes,
conferencistas, invitados especiales y también
traslado de materiales y equipos necesarios.
• Entre sus funciones constan:

118. • Coordinar y contratar las unidades de
transporte necesarias, dependiendo de la
actividad y el número de plazas de cada
unidad.
• Informar a cerca de los viajes realizados
antes, durante y después de la convención.
• Tener material informativo para viajes post
tours.
• Tener disponible los horarios y recorridos de
cada unidad de transporte

119. • Coordinar y reservar los espacios aéreos de
conferencistas.
• Dar facilidades para reconfirmar espacios
aéreos de participantes.
• Se deberá tener los teléfonos celulares de
los choferes de las unidades.
• Coordinar la limpieza y buen estado de los
vehículos utilizados.

120. COMITÉ DE EXPOSICIONES
• Este Comité funciona o se forma para las
Exposiciones de Negocios, Exposiciones de Consumo,
y para cuando en los Congresos y Convenciones
existe un lugar para feria o exposiciones paralelas.
• Realiza todos los trámites para contar con el espacio
necesario para las exhibiciones y que el mismo
cuente con las facilidades que se requieren como
tomas de electricidad, acceso a Internet, entre otros.

121. • Se encarga de hacer los trámites de
arrendamiento del local y preparar el material
informativo necesario. Este Comité deberá
tener en cuenta lo siguiente:
• Prepara material promocional para la venta de
los espacios para stands en la feria.
• Envía información a los posibles expositores

122. • Verifica que el local elegido tenga servicios
como contactos electrónicos, abastecimiento
de agua potable, líneas telefónicas.
• Deberá contactar con carpinteros,
electricistas, técnicos electrónicos, pintores,
entre otros que serán necesario en el
establecimiento de los stands de exhibición.
• Verifica la capacidad de carga del lugar,
materiales del piso y elementos de
ventilación.

123. • Maneja cronogramas para montaje y
desmontaje de stands
• Contacta con empresas de decoración
• Revisa los estados de alquiler de los stands.

124. COMITÉ DE SERVICIOS GENERALES
La responsabilidad de este comité es efectuar
los trámites necesarios para contar con los
servicios que se requieran para el desarrollo
del evento, como:
• Fechas y horarios de cada reunión
• Salones reservados para el uso, revisar su
limpieza y decoración
• Número de asientos para cada evento

125. • Coordinar aspectos de decoración de salón,
pasillos y limpieza e implementación en los
baños
• Ubicación y decoración en los banquetes.
• Sistemas de sonido, amplificación, equipos
de apoyo, pizarras, borradores, marcadores
líquidos, etc.

126. • Funcionamiento adecuado de los aparatos
• Disponibilidad de plataformas, podiums,
tablones, etc.
• Retiro del material y equipos utilizados luego
de terminado el evento.
• Llevar un detalle del desarrollo del evento y
de las actividades paralelas.
• Grabación de discursos y fotografías del
evento.

127. COMITÉ DE ORNATO Y ROTULACIÓN
• Este comité o secretaría elabora letreros para
el evento, invitaciones para actividades
paralelas y sociales, supervisa y coordina la
decoración y ornato
• Se encarga de:

128. • Decoración del salón principal para reuniones
• Decoración en los banquetes y eventos sociales
• Flores en las habitaciones de los huéspedes
• Cortesías menús impresos y tarjetas de asignación
de lugares de ubicación.
• Obtención de espacio para almacenamiento de
materiales y decoraciones.
• Colocación de letreros para distinguir salas de
juntas o mesas de negociación.

129. Elección del
Recinto Sede

130. • La elección del lugar de reunión es
importante, teniendo en cuenta varios
factores como:
- Tamaño del sitio, localización y facilidad de
llegada el mismo
- Instalaciones para la realización de actividades
complementarias al congreso (como
realización de exposiciones paralelas, servicios
de traducción, medios técnicos, salas, etc.),.

131. • Es importante que el lugar donde se realiza el
congreso, es decir la sede misma del evento,
sea afín y acorde al mismo.
• Para elegir el sito para el desarrollo del
evento, es necesario prever cuantas personas
participarán en el mismo, y así elegir un lugar
adecuado para el numero de asistentes.

132. • En muchas ocasiones se utilizan hoteles de
categorías 5* y 4* con capacidad suficiente en
sus salones y también en el servicio de
alimentación.
• Adicionalmente resulta más cómodo alojar a
los conferencistas y participantes en la misma
sede, así se evita brindar traslados
adicionales.

133. - Tamaño de acuerdo al evento y las actividades
- Promedio 2 m. cuadrados por persona
- Espacio para recepción
- Espacios para cocina, baños, vesturarios,
guardarropas, entre otros, de acuerdo al
número de asistentes.
- Infraestructura y asistencia técnica

134. - Rampas y facilidades para discapacitados
- Estacionamiento propio o cercano
- Ubicación respecto a: alojamiento, otras
sedes.
- Espacio interno y externo para la toma de
fotografías y filmación
- Señalética adecuada
- Toma corrientes- adaptadores

135. • Iluminación y sonido
Listado de necesidades técnicas para el evento
Realizar una visita al lugar del evento junto al
proveedor para revisar los espacios para el
equipo y sus limitaciones
Verificar la capacidad eléctrica
Número dé técnicos y horas de trabajo
Transporte de equipos
Considerar tiempo para el montaje y
desmontaje

136. Ambientación (estructuras y escenografía,
mobiliario, decoración)
Revisar que cubre el ambientador su trabajo y
los objetos para la decoración ( mesas,
paredes, etc.)
Si realizan bocetos en base a solicitud
El ambientador trabaja solo o con personal
adicional
Se encarga del montaje y desmontaje

137. Transporte
Transporte adecuado al evento en óptimo
funcionamiento.
Capacidad
Unidades de reemplazo
Calefacción y aire acondicionado
Choferes capacitados y con permisos
Selección de proveedores

138. Transporte
Las unidades pueden ser decoradas
Valor por hora, kilometraje o por el tiempo total
del evento
Personal uniformado adecuadamente
Selección de proveedores

139. • Espectáculos
Requerimientos de espacio, mobiliario (tarimas,
pistas, desniveles)
Artistas y asistentes
Ambientación específica para el show
Tiempo promedio de desarrollo del espectáculo
Selección de proveedores

140. • Espectáculos
La empresa cuenta con equipos de iluminación y sonido,
vestuario, maquilladores, asistentes y transporte
propio o debe tercerizarse.
Requerimientos para los camerinos
Tipos de micrófonos ( ambientales, direccionales,
inalámbricos)
Bailarines: condiciones del lugar, espacio
Selección de proveedores

141. • Espectáculos
Músicos: lugares para los equipos,
requerimientos de sonido, iluminación
acústica
Magos: Necesidades especiales, detrás del
escenario, efectos especiales, telones, etc.)
Selección de proveedores

142. • Personal para la recepción
Personal amable y cordial
Bilingüe
Cuentan con uniformes o se debe suministrar
Hombres, mujeres, raza de acuerdo al evento
Se puede modificar su imagen (body painting)
Selección de proveedores

143. • Personal para la recepción
Tiempo para el ensayo, valor incluido o aparte
Movilización hasta el lugar del evento
Seguro de accidente en el trabajo
Si hay personal adicional por ausencias.
Tiempo mínimo de anticipación para la contratación
Selección de proveedores

144. Mobiliario e instalaciones
El momento de elegir un lugar para las
reuniones se deben tomar en cuenta muchos
detalles, como por ejemplo:
• Realizar un contrato por escrito con el hotel o
centro de convenciones, para el uso de sus
instalaciones, en las fechas y horas previstas,
para lo cual se recomienda hacer abono por
parte del valor y así asegurar su ocupación

145. • Si existe una tarima donde colocar la mesa
directiva en caso de ser necesario
• También la disponibilidad de un atril.
• Comodidad de los asientos, de tal manera
permita que los asistentes permanezcan
algunas horas sentados.

146. • Se debe evitar elementos que interrumpan la
visión de los conferencistas, como columnas o
paneles.
• Disposición de baños suficientes y bien
equipados.
• Iluminación suficiente y buena acústica.

147. • Siempre se recomienda disponer de otra sala
en la que podamos recibir a los ponentes o
efectuar algún tipo de preparación de sus
conferencias.
• Por otra parte también puede ser necesario
contar con una segunda sala anexa para
ruedas de prensa, presentaciones o donde se
servirá un coffee break o cócktel.

148. Entre los equipamientos constan:
• La disponibilidad de micrófonos
• Equipos audiovisuales como infocus;
retroproyector; televisión; DVD; VHS; y
computadores:
Acceso a Internet; servicio telefónico y fax

149. Accesos y complementos:
Debemos contar con un salón o recinto de
congresos que sea céntrico o de fácil acceso
Que disponga de estacionamiento propio o
cercano.

150. • Servicios que presta (bar o cafetería, sala o
auditorio, patio, etc.)
• Ventilación, iluminación, ambientación y
decoración, limpieza
• Escaleras habilitadas
• Ascensores en funcionamiento
• Costo- beneficios

151. FECHAS Y DURACIÓN DEL EVENTO
• Por lo general se debe planificar un congreso
con la suficiente antelación como para poder
prever todos los detalles
• Donde y cuando conviene celebrarlo, además
de preparar todo el material (Cronograma de
actividades, planilla de inscripciones, etc.)
para mandar a los posibles asistentes con la
mayor antelación posible

152. • A la hora de escoger la fecha, sería interesante
no ceñirse a una sola sino jugar con dos o tres
posibilidades, previendo que los ponentes no
siempre están disponibles.
• Sin embargo, una vez definida esta se debe
mantener, pues por lo general los ponentes y
algunos participantes tienen el tiempo muy
ajustado y no pueden quedar a la expectativa
de la fecha.

153. • La selección de la fecha para la realización del evento
es de enorme importancia, pues nos permite
planificar con tiempo y calma para de esa forma
tener todos los aspectos listos. Además nos permite
evitar coincidir con otros eventos que puedan darse
en la misma, los que no solo pueden coincidir en la
fecha sino en su importancia.
• Adicionalmente se debe prever en lo posible
situaciones climáticas, para así contar con las
precauciones necesarias

154. • Se seleccionará la fecha con un tiempo
prudencial, lo que nos permitirá tener en
cuenta los horarios y frecuencia de los
transportes aéreos.
• Además se puede analizar sobre el día que
mayor concurrencia tendrá.
• Si se trata de un evento en el que la gran
mayoría de asistentes serán estudiantes o
docentes, la fecha para realizarse deberá ser al
final del trimestre o dentro del período de
estudios.

155. • Se recomienda no coincidir con feriados
internacionales, o nacionales, pues eso genera
que los asitentes y conferencistas en muchas
ocasiones tengan planeada otra actividad, y
puede influir en la decisión del viaje, no se
recomienda en feriados como Carnaval,
Semana Santa, Navidad o Fin de Año.
• Cuando hay festividades locales, en ocasiones
estas se convierten en un atractivo adicional.

156. • Cuando el evento coincide con una festividad
hay que tener mucho cuidado con las plazas
de alojamiento y el funcionamiento de los
servicios complementarios.

157. • Adicionalmente se debe tener en cuenta la
Temporalidad, pues en temporadas altas la
ocupación hotelera es mayor y por ende los
precios también, lo que puede dificultar el
momento de ubicar a los visitantes en los
hoteles.
• Por otro lado, en temporada baja se puede
llegar a mejores acuerdos con los prestadores
de servicio a fin de conseguir las tarifas mas
convenientes.

158. CONTRATO

159. DETALLES DEL EVENTO
• Depende del tipo de evento que se realice

160. Detalles del evento
• Se describe todas las actividades a desarrollar
antes, durante y después del evento
• Se relaciona con el cronograma de trabajo.
• Descripción de puestos y funciones

161. CRONOGRAMA

162. PLANIMETRIA

163. REPORTE DE CONSUMO

164. EVALUACION DE SATISFACCION