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GUÍA DIDÁCTICA Y MÓDULO
MARIO DE JESÚS CADAVID FONNEGRA
FUNDACIÓN UNIVERSITARIA LUIS AMIGÓ
FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS
CON ÉNFASIS EN ECONOMÍA SOLIDARIA
Colombia, 2008
COMITÉ DIRECTIVO
Fray Marino Martínez Pérez
Rector
Hernán Ospina Atehortúa
Vicerrector Administrativo y Financiero
Director de Planeación
José Jaime Díaz Osorio
Vicerrector Académico
Francisco Javier Acosta Gómez
Secretario General
Contabilidad General
Mario de Jesús Cadavid Fonnegra
Decana Facultad de Ciancias Administrativas,
Económicas y Contables:
María Victoria Agudelo Vargas
Corrección de estilo:
SOMOS PROFESIONALES LTDA.
Diseño:
Colectivo Docente Facultad de Administración
Impresión:
Departamento de Publicaciones FUNLAM
www.funlam.edu.co
TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS
Medellín – Colombia
2008
Contabilidad General 2
CONTENIDO
PRIMERA PARTE: PROTOCOLO ACADÉMICO
PRESENTACIÓN 8
1. IDENTIFICACIÓN 10
Ficha técnica...............................................................................................................10
2. INTENCIONALIDADES FORMATIVAS 11
2.1. Objetivo general................................................................................................11
2.2. Objetivos específicos..........................................................................................11
3. UNIDADES TEMÁTICAS 13
UNIDAD 1.................................................................................................................13
UNIDAD 4.................................................................................................................14
UNIDAD 6.................................................................................................................14
4. METODOLOGÍA GENERAL 14
5. EVALUACIÓN INTEGRAL 17
5.1. Sistema de evaluación.........................................................................................17
5.2. Actividades de reconocimiento..........................................................................18
5.3. Actividades de profundización..........................................................................18
INTRODUCCIÓN 20
JUSTIFICACIÓN 22
1. INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD 24
1.1. Definición de contabilidad.................................................................................25
1.2. Objetivos de la contabilidad..............................................................................26
Contabilidad General 3
1.3. Clasificación de la contabilidad.........................................................................27
1.3.1. Según el origen del capital.............................................................................27
1.3.2. Según la clase de actividad............................................................................27
1.4. Cualidades de la información contable.............................................................28
1.5. Principios de contabilidad..................................................................................29
1.5.1. Entidad o ente económico ............................................................................29
1.5.2. Equidad..........................................................................................................29
1.5.3. Continuidad o negocio en marcha.................................................................29
1.5.4. Período contable............................................................................................30
1.5.5. Unidad de medida..........................................................................................30
1.5.6. Valuación o medición....................................................................................30
1.6. Clasificación de las empresas.............................................................................30
1.6.1. Según su actividad.........................................................................................31
1.6.2. Según su constitución legal...........................................................................32
1.7. La ecuación contable.........................................................................................36
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO PASIVO +
PATRIMONIO 37
1.8. Estados financieros............................................................................................38
1.8.1 Estados financieros de propósito general......................................................38
1.8.2. Estados financieros básicos..........................................................................39
1.8.3. Estados financieros consolidados.................................................................39
40
2. EL CICLO CONTABLE ESTADO DE RESULTADOS Y
BALANCE GENERAL 41
2.1. Estado de resultados...........................................................................................42
2.1.1. Estado de resultados acumulados..................................................................44
2.1.2. Estado de resultados para una empresa de servicios.....................................45
2.1.3. Estado de resultados para una empresa comercial.........................................48
2.2. El balance general...............................................................................................51
2.2.1. Clasificación de los activos...........................................................................52
2.2.2. Clasificación de los pasivos..........................................................................57
2.3. Clasificación del patrimonio..............................................................................60
Contabilidad General 4
2.3.1. El capital........................................................................................................61
2.3.2. Reservas ........................................................................................................61
2.3.3. Ganancias acumuladas ..................................................................................61
3. LA ECUACIÒN CONTABLE Y LA NATURALEZA DE LAS
CUENTAS 69
3.1. La ecuación contable..........................................................................................70
3.2. La cuenta............................................................................................................71
3.3. Naturaleza de los activos...................................................................................72
3.4. Naturaleza del pasivo y del patrimonio............................................................72
3.5. Naturaleza de los gastos.....................................................................................72
3.6. Naturaleza de los ingresos..................................................................................73
4. EL PROCESO DE REGISTRO DE LA INFORMACIÓN
CONTABLE 83
ESPECÍFICOS...........................................................................................................84
4.1. Efecto de los hechos económicos.......................................................................84
4.2. La partida doble.................................................................................................86
4.2.1. Registros simples...........................................................................................87
4.2.2. Registros compuestos....................................................................................87
4.3. Libros de contabilidad........................................................................................87
4.3.1. Importancia de los libros de contabilidad......................................................88
4.3.2. Libros obligatorios de contabilidad...............................................................89
ACTIVOS CORRIENTES PASIVOS CORRIENTES......................................100
No Corrientes Patrimonio ..................................................................................101
Total activos $123.232920 ....................................................................................101
Pasivo + Patrimonio $123.232.920.........................................................................101
Contabilidad General 5
5. TERMINACIÓN DEL CICLO CONTABLE. ASIENTOS DE
AJUSTES (CLASES Y APLICACIONES). ASIENTOS DE
CIERRE 105
5.1. Período contable y preparación de estados financieros................................106
5.2. Asociación de ingresos y gastos según el período contable...........................106
5.3. Diferencia entre contabilidad de causación y contabilidad de caja.............108
5.4. Asientos de ajuste.............................................................................................109
5.4.1. Objetivos de los asientos de ajustes.............................................................110
5.4.2. Clasificación de los ajustes..........................................................................111
5.5. Ajustes acumulados..........................................................................................112
5.5.1. Ajustes ingresos acumulados.......................................................................112
5.5.2. Ajustes por gastos acumulados....................................................................114
5.5.3. Efecto de los ajustes acumulados en los estados financieros......................117
5.6. Ajustes diferidos................................................................................................119
5.6.1. Ajustes por ingresos diferidos.....................................................................119
5.6.2. Ajustes por gastos pagados por anticipado o por gastos diferidos..............123
5.6.3. Efecto de los ajustes diferidos sobre los estados financieros ......................128
5.7. Ajustes por depreciación..................................................................................129
5.8. Ajustes por corrección de errores y omisiones...............................................132
5.9. Asientos de cierre..............................................................................................134
Dinámica para los asientos de cierre.....................................................................135
6. ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS Y ESTADOS
FINANCIEROS DE PROPÓSITO ESPECIAL 144
6.1. ¿Qué son los estados financieros?...................................................................145
6.2. Clasificación......................................................................................................145
Estados financieros de propósito general..............................................................145
ACTIVIDADES DE PROFUNDIZACIÓN 162
BIBLIOGRAFÍA FUNDAMENTAL 174
Contabilidad General 6
BIBLIOGRAFÍA RECOMENDADA 175
Contabilidad General 7
PRESENTACIÓN
Apreciado estudiante, bienvenido al programa de Administración de
Empresas con énfasis en Economía Solidaria de la Fundación Universitaria
Luis Amigó.
Este módulo ha sido escrito teniendo presente al estudiante que ingresa en
la metodología a distancia, la cual se constituye en uno de los nuevos retos y
alternativas para la formación de profesionales capaces de intervenir
problemáticas sociales contemporáneas, desde la aplicación de la ciencia y
la tecnología con criterios éticos y de calidad.
La educación a distancia responde a la necesidad de ofrecer un proceso de
formación que supere obstáculos representados en grandes distancias
geográficas y escasez de tiempo de personas deseosas de tener las
oportunidades de desarrollo humano que brinda la educación superior.
Contabilidad General 8
Dicha metodología exige a cada estudiante un esfuerzo investigativo,
creativo e innovador soportado por la voluntad del compromiso que demanda
nuestra sociedad.
Por esto, para el alcance de los objetivos en este proceso formativo, más que
construir un texto, se ha tratado de presentar un instrumento de
comunicación académica y dinámica entre la institución y el estudiante, en el
que se diferencian dos partes fundamentales: la guía de estudio y trabajo, el
módulo de aprendizaje. La guía considera las orientaciones sobre el
desarrollo del curso en cuanto define los elementos necesarios para la
interlocución entre estudiantes y asesor, describiendo en la metodología las
actividades a realizar para cada encuentro, bibliografía complementaria,
proceso de evaluación y compromisos adquiridos por el estudiante. El
módulo desarrolla el contenido conceptual básico que permite al estudiante
la comprensión de los problemas potenciales en el campo administrativo.
Seguros de que en dicho material se encuentran los referentes necesarios
para el desarrollo de un proceso académico con calidad, le deseamos éxitos
en este nuevo ciclo de su formación profesional.
Contabilidad General 9
1. IDENTIFICACIÓN
Ficha técnica
CURSO CONTABILIDAD FINANCIERA
AUTOR MARIO DE JESÚS CADAVID FONNEGRA
Contabilidad General 10
INSTITUCIÓN FUNDACIÓN UNIVERSITARIA LUIS AMIGÓ
UNIDAD ACADÉMICA FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN
PROGRAMA ADMINISTRACIÓN
PALABRAS CLAVE ECUACIÓN CONTABLE
ÁREA DE CONOCIMIENTO BÁSICA
CRÉDITOS TRES (3)
CIUDAD MEDELLÍN
FECHA AGOSTO DE 2004
ACTUALIZACIÓN
ADICIÓN DE TEMAS
APROBADA POR
2. INTENCIONALIDADES FORMATIVAS
2.1. Objetivo general
El estudiante estará en capacidad de desarrollar los procesos para la
generación de información financiera, además analizará e interpretará la
información contenida en los estados financieros de una empresa de
servicios y de una empresa comercial.
2.2. Objetivos específicos
Contabilidad General 11
 Reconocer la importancia de la contabilidad como un sistema básico
de información para las organizaciones.
 Conocer mediante las leyes y reglamentaciones los conceptos
contables y su aplicabilidad dentro de las organizaciones
 Diferenciar los entes económicos de acuerdo a su: Actividad, tamaño,
procedencia de su capital, dinero de los propietarios, constitución
legal.
 Conocer los procedimientos que se siguen dentro de un ciclo contable
con respecto al registro de la información contable
 Utilizar correctamente los procedimientos contables para la
elaboración del estado de resultados y del balance general.
 Conocer mediante el registro de las transacciones, el concepto de una
cuenta, su clasificación, su naturaleza y sus soportes.
 Desarrollar un modelo sistemático que incluya los procedimientos
normalmente utilizados en contabilidad para registrar los hechos
económicos.
 Presentar las actividades que tienen lugar al finalizar el período
contable en la organización, las cuales permiten determinar
razonablemente la utilidad del ejercicio y la situación financiera de la
organización: Asientos de ajuste y asientos de cierre.
Contabilidad General 12
 Definir y clasificar correctamente los ajustes a realizar dentro de un
proceso contable, así mismo aplicar correctamente los asientos de
cierre efectuados en toda organización.
 Comprender las principales clases de estados financieros y sus
elementos de acuerdo con las normas vigentes en Colombia (Decreto
2649 y 2650 de 1993)
3. UNIDADES TEMÁTICAS
UNIDAD 1
Introducción a la contabilidad
UNIDAD 2
El ciclo contable estado de resultados y balance general
Contabilidad General 13
UNIDAD 3
La ecuación contable y la naturaleza de las cuentas
UNIDAD 4
El proceso de registro de la información contable
UNIDAD 5
Terminación del ciclo contable. Asientos de ajustes (clases y
aplicaciones). Asientos de cierre
UNIDAD 6
Estados financieros básicos y estados financieros de propósito
especial
4. METODOLOGÍA GENERAL
Para garantizar el buen desarrollo del curso se establecerán los criterios
definidos en el Reglamento Estudiantil con relación a evaluación y
seguimiento del portafolio personal de desempeño, entre otros.
En los encuentros presenciales se hará claridad sobre aquellos conceptos
que han presentado alguna dificultad en los estudiantes; para ello se
utilizarán explicaciones precisas sobre el tema, ejemplos y aplicación de
éstos al área administrativa. Adicionalmente, se responderán inquietudes
Contabilidad General 14
sobre los ejercicios propuestos para ser desarrollados por los estudiantes en
el tiempo destinado al trabajo independiente.
Para cada tema tratado se presentará bibliografía básica, en la cual el
estudiante podrá ampliar y reforzar los conceptos compartidos en las
asesorías presenciales. El estudiante debe realizar las actividades de forma
consecuente con los encuentros presenciales, garantizando así el logro de
los objetivos propuestos en el curso. Estas actividades están distribuidas de
la siguiente manera:
Primer Encuentro: En éste se presenta el curso, se explica la metodología y
el sistema de evaluación cualitativa integral, cuyo instrumento es el Portafolio
Personal de Desempeño. Adicionalmente, se definen las fechas para los
demás encuentros presenciales y se asumen compromisos con las temáticas
de la primera y segunda unidad.
Segundo Encuentro: Para este espacio el estudiante debe haber
conceptualizado las unidades 1 y 2.
En la unidad 1, denominada “Introducción a la Contabilidad”, conceptos
básicos, se desarrolla entre las páginas 24 y 38 del módulo y los ejercicios
que permiten reforzar los conceptos se presentan en las actividades de
profundización en la página 160 del módulo. Este tema puede ser ampliado
en el capítulo 1 de la Contabilidad Sistema de Información para las
Organizaciones de Gonzalo Sinisterra.
La unidad dos comprende “El ciclo contable, el estado de
resultados y el balance general” la cual se describe entre las páginas 40 y
66 del módulo, y los ejercicios a desarrollar por parte del estudiante se
presentan en las actividades de profundización en las páginas 160 y 161. El
estudiante puede ampliar los conceptos en el libro Contabilidad Sistema de
Contabilidad General 15
Información para las Organizaciones de Gonzalo Sinisterra en el capitulo 3.
En este encuentro el alumno demostrará el logro de los objetivos propuestos
a través de una evaluación escrita y la sustentación de los ejercicios
propuestos para las unidades uno y dos. Además se compartirá el portafolio
personal de desempeño elaborado por el alumno.
Tercer Encuentro: Después de haber tenido dos encuentros presenciales,
en los cuales se sentaron las bases conceptuales del curso, el estudiante
debe aplicar estos conceptos a la Administración, esto es el manejo de “La
ecuación contable y la naturaleza de las cuentas” correspondiente a la
unidad número tres, está desarrollada entre las páginas 68 y 80 del módulo,
además deben realizar los ejercicios propuestos en las actividades de
finalización de la página 161del módulo. La ampliación de los conceptos
anteriores se puede realizar en el libro Contabilidad Sistema de Información
para Las Organizaciones en el capitulo 4. En este encuentro se realizará un
seguimiento a las actividades efectuadas por el estudiante en el portafolio, se
realizará una evaluación escrita para sustentar la unidad.
Cuarto Encuentro: En este encuentro el alumno debió apropiarse de todos
los conceptos correspondientes al “Registro de la ecuación contable”
correspondiente a la unidad 4, su definición, metodología, aplicación en los
libros de contabilidad; está unidad se encuentra entre las páginas 82 y 101
del módulo, la ampliación se puede realizarse en el capitulo 5 del libro de
contabilidad de Gonzalo Sinisterra.
Quinto Encuentro: A estas alturas del desarrollo del curso el alumno ya
debe tener claridad sobre la metodología y el desarrollo del curso dándole la
suficiente importancia a la unidad 5 correspondiente a la “Terminación del
ciclo contable con los asientos de ajustes y los asientos de cierre”,
Contabilidad General 16
recalcando sobre su importancia para la elaboración de los estados
financieros en las empresas, esta unidad se encuentra entre las páginas 103
y 140 del módulo. Adicionalmente, se asume como tarea para el estudio y la
realización de trabajo para la sexta unidad “Estados financieros básicos y
estados financieros de propósito especial”, dicha unidad se encuentra
entre las páginas 142 y 159, además, para la realización de los ejercicios
propuestos correspondientes a esta unidad se encuentran entre las páginas
162 y 163. El alumno sustentará en su portafolio personal de desempeño las
actividades y problemas propuestos en las páginas y del módulo.
Sexto Encuentro: En este último encuentro el alumno debe tener claridad
sobre las temáticas desarrolladas en el curso; sin embargo, se tendrá un
espacio para compartir inquietudes, sentimientos, esfuerzos, alcances y
logros adquiridos. Este proceso hará parte de la evaluación integral del
estudiante, acompañado de la entrega y sustentación del trabajo asignado en
el quinto encuentro sobre estados financieros. Pasados 8 días el estudiante
podrá conocer la certificación final del curso.
5. EVALUACIÓN INTEGRAL
5.1. Sistema de evaluación
Para la fundación Universitaria Luis Amigó la evaluación está definida como
“ Un proceso crítico, intencionado, y sistemático de recolección, análisis,
comprensión e interpretación de información que permita a los actores
educativos valorar el estado en que se encuentra la formación integral de los
estudiantes”, por lo cual, la evaluación se caracteriza por ser Pedagógica,
integral, continua, cooperativa, de perspectiva científica, y de carácter ético
Contabilidad General 17
El portafolio de desempeño es el instrumento de evaluación del estudiante;
en él se deben llevar el registro y compendio de las diferentes actividades
evaluativas y reflexión permanente que realiza cada estudiante sobre su
proceso de formación; tiene en cuenta las responsabilidades y compromisos
acordados entre docentes y estudiantes, los avances y dificultades
encontradas en el proceso, por cada estudiante, y las sugerencias de los
docentes y compañeros para la obtención de los logros propuestos.
La promoción y certificación, al finalizar el período académico se realizará
con base en el artículo 80 del Reglamento estudiantil.
5.2. Actividades de reconocimiento
Las actividades de reconocimiento están planteadas para que el estudiante
identifique los conceptos previos al desarrollo de la temática del módulo. Esto
permitirá que el estudiante comprenda en forma rápida los conocimientos
presentados en cada unidad.
5.3. Actividades de profundización
Contabilidad General 18
Las actividades de profundización permiten al estudiante reforzar los
conocimientos adquiridos en cada unidad. Estas actividades se presentan
en forma de talleres, los cuales requieren de soluciones puntuales para los
ejercicios planteados y de interpretaciones para los resultados obtenidos.
Contabilidad General 19
INTRODUCCIÓN
Desde el punto de vista histórico, el cálculo diferencial se desarrolló en
respuesta al problema de hallar la recta tangente a una curva arbitraria. Pero
muy pronto fue claro que, al resolver este problema, los matemáticos
dispondrían de un método para resolver muchos problemas prácticos
relacionados con la razón de cambio de una cantidad con respecto de otra.
La herramienta básica utilizada en el cálculo diferencial es la derivada de una
función. A su vez, el concepto de derivada se basa en una noción más
fundamental: la del límite de una función.
Contabilidad General 20
El módulo de cálculo diferencial se ha elaborado a partir de la compilación de
conceptos tratados por varios autores, entre ellos Arya y Lardner, S. T. Tan y
Haeussler y Paul. Está conformado por cuatro unidades temáticas, siendo
ellas: límites y continuidad, derivada de funciones reales, análisis marginal y,
por último, optimización y bosquejo de curvas.
En cada unidad se presentan las actividades de reconocimiento como un
conjunto de elementos previos que el estudiante debe manejar, con el objeto
de lograr un mayor entendimiento de los conceptos compartidos en dicha
unidad.
La temática tratada en cada unidad está desarrollada de forma didáctica y
secuencial, partiendo de la definición de los conceptos, presentando las
ecuaciones correspondientes, ejemplos y, finalmente, actividades de
profundización.
Al final, se presenta un estudio de caso, en el cual se ilustra, una de las
tantas maneras de la aplicación de matemáticas en la Administración;
además de algunas preguntas frecuentes, con su respectiva respuesta, que
se presentan al estudiar el cálculo diferencial.
Contabilidad General 21
JUSTIFICACIÓN
Cada vez cobra más importancia la necesidad de tomar decisiones
razonadas y creativas, tanto en las empresas como en la vida personal. Una
decisión acertada se fundamenta en la calidad y oportunidad de la
información que se emplee y del conocimiento que se disponga del objeto de
la decisión. Entre las fuentes de información de que se dispone en las
organizaciones, quizá la más importante, la constituye la contabilidad; y es
precisamente su objetivo el de proveer información útil y oportuna a los
responsables de la toma de decisiones. El propósito del presente módulo es
Contabilidad General 22
dotar a los alumnos de los conocimientos requeridos para un uso e
interpretación adecuados de la información contable. Se pondrá énfasis en la
importancia de relacionar la contabilidad con el entorno social y el mundo de
los negocios, además proporcionar el apoyo necesario y disponible para
estudiar y aprender la contabilidad.
Como en la vida diaria siempre tenemos contactos prácticos con la
contabilidad se pretende entonces que los alumnos basados en el
reconocimiento de todos y cada uno de los principios y normas contables
generalmente aceptados resuelvan en forma práctica las diferentes
situaciones contables que se puedan presentar en el desarrollo de su vida
profesional.
Contabilidad General 23
1. INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD
OBJETIVOS
GENERAL
Introducir un conjunto de conceptos,
definiciones, normas, características,
objetivos y terminología utilizados en el
lenguaje contable.
ESPECÍFICOS
Contabilidad General 24
1. Reconocer la importancia de la
contabilidad como un sistema básico de
información para las organizaciones.
2. Valorar los objetivos y la importancia
contable en la toma de decisiones.
3. Conocer los diferentes tipos de
organizaciones definidas según sus
características de orden legal.
4. Diferenciar las formas de organización
legal de los entes económicos, a partir de
sus actividades y características jurídico-
contables.
5. Conocer las normas básicas que regulan la
contabilidad en general.
1.1. Definición de contabilidad
Se define la contabilidad como el sistema de información cuyas funciones
son recolectar, clasificar, registrar, resumir, analizar y evaluar, en términos
monetarios, y de forma clara, completa y fidedigna, las operaciones y
transacciones de una empresa.
Contabilidad General 25
1.2. Objetivos de la contabilidad
El objetivo primordial de la contabilidad es proporcionar información
financiera, de la empresa u organización, a personas naturales y entidades
económicas interesadas en conocer los resultados operacionales y la
verdadera situación económica de la misma, con el fin de que puedan
tomarse decisiones.
La contabilidad suministra información de la empresa:
- A los administradores, como contribución a sus funciones de
planeación, control y toma de decisiones; de igual manera, ellos
mismos requieren información financiera confiable, comprensible,
objetiva, razonable y oportuna.
- A los accionistas o propietarios de la empresa, quienes requieren
información financiera con el fin de determinar el rendimiento de su
capital invertido y confiado a la administración.
- A los acreedores y entidades crediticias que solicitan a la organización
información financiera, con el fin de determinar su capacidad de pago
y decidir la autorización de un préstamo.
- A las entidades del sector público, quienes hacen uso de la
información suministrada por la contabilidad cuando tienen que
determinar el monto de los impuestos de renta y complementarios y
otros tributos a cargo de la empresa.
Contabilidad General 26
- A los empleados y organizaciones sindicales, quienes necesitan
información contable de la empresa, que les permita fundamentar sus
peticiones laborales y llegar así a acuerdos con sus empleadores.
1.3. Clasificación de la contabilidad
1.3.1. Según el origen del capital
La contabilidad puede ser:
- Privada o particular, si se ocupa del registro de transacciones y
preparación de estados financieros de empresas particulares.
- Oficial o gubernamental, si se ocupa del registro de información del
Estado en sus instituciones y diferentes organismos.
1.3.2. Según la clase de actividad
La contabilidad también puede clasificarse de acuerdo con la actividad
económica desarrollada por la empresa:
- Comercial, si se registran las operaciones de empresas o negocios
dedicados a la compra y venta de bienes o mercancías, sin ningún
proceso adicional de transformación de éstas.
Contabilidad General 27
- Industrial o de costos, si registra las operaciones de empresas
dedicadas a la fabricación o elaboración de productos mediante la
transformación de materias primas, permitiendo determinar los costos
unitarios de producción o de explotación.
- Servicios, si registra las operaciones de empresas dedicadas a la
venta y prestación de servicios, o a la venta de capacidad profesional.
1.4. Cualidades de la información contable
Para cumplir sus objetivos, la contabilidad debe reunir las siguientes
características básicas:
- Comprensibilidad: la información contable debe ser clara y fácil de
entender por sus usuarios internos y externos.
- Utilidad: la información debe ser relevante ante la necesidad de tomar
decisiones; confiable, libre de errores y de sesgos para que los
usuarios puedan ver en ella la imagen fiel de los hechos o
transacciones realizadas.
- Comparabilidad: la información debe prepararse y presentarse sobre
bases uniformes que permitan comparar los resultados a lo largo del
tiempo.
Contabilidad General 28
1.5. Principios de contabilidad
Son el conjunto de normas y postulados, conceptos y limitaciones que deben
tenerse en cuenta para efectuar los registros contables de todas las
actividades desarrolladas por las empresas o personas para que la
contabilidad cumpla sus fines u objetivos.
Los principios contables más importantes son:
1.5.1. Entidad o ente económico
Este principio establece que la actividad económica es realizada entidades
independientes, las cuales tienen personalidad jurídica propia y distinta de la
de sus dueños. Cada empresa es un sujeto individual, con independencia
absoluta de las personas dueñas de la misma.
1.5.2. Equidad
La contabilidad y la información contable deben basarse en la equidad; es
decir, el registro de los hechos económicos y la información sobre los
mismos han de fundarse en la igualdad y la justicia para todos los sectores,
sin favorecer a ninguno en particular.
1.5.3. Continuidad o negocio en marcha
Contabilidad General 29
Este principio supone que todo negocio opera sin interrupción desde su
inicio, salvo especificación en contrario, pensando que los dueños invierten
su capital con el convencimiento de que la empresa tendrá una vida lo
suficientemente larga, que les permita recuperar su inversión y generar
utilidades.
1.5.4. Período contable
Ante la necesidad de toma de decisiones, deben hacerse cortes
convencionales que permitan enfrentar los ingresos de un período con sus
costos y gastos correspondientes y el tiempo transcurrido entre la emisión de
una información y la otra. Por ejemplo, las empresas pueden tener cortes de
información mensual, bimestral, trimestral, semestral o anual.
1.5.5. Unidad de medida
Los recursos de la empresa y los hechos económicos deben manejarse con
la misma unidad de medida monetaria funcional. Se entiende como funcional
el signo monetario del medio económico en el cual la empresa recibe efectivo
y lo usa.
1.5.6. Valuación o medición
Los hechos económicos que el proceso contable cuantifica se registran al
costo; es decir, la adquisición de activos está conformada por su precio más
todos los costos y gastos ocurridos en su adquisición
1.6. Clasificación de las empresas
Contabilidad General 30
De acuerdo con el artículo 25 del Código de Comercio “por empresa se
entiende toda actividad económica organizada para la producción,
transformación, circulación, administración o custodia de bienes, o destinada
a la prestación de servicios”.
De acuerdo con la actividad económica que desarrollen, los entes
económicos se suelen clasificar de la siguiente manera:
1.6.1. Según su actividad
- Agropecuarias: aquellas que se dedican a actividades de agricultura
y ganadería. Pertenecen al sector primario de la economía; por
ejemplo: granjas agrícolas, porcinas, haciendas agrícolas.
- Mineras: empresas cuyo objetivo primordial es la explotación de los
recursos del subsuelo. Ejemplo: empresas petroleras, auríferas,
piedras preciosas y otros minerales.
- Industriales: aquellas empresas dedicadas a la compra de materias
primas para transformarlas en nuevos productos que más tarde serán
vendidos al consumidor final.
En este proceso de manufactura intervienen recursos humanos,
maquinarias y equipos. Estas empresas pertenecen al sector
secundario de la economía.
- Comerciales: se dedican a la compra y venta de productos, sin
transformar o cambiar las características iniciales del mismo. Por lo
Contabilidad General 31
general, este grupo de empresas o negocios compra directamente a
los productores o mayoristas con el fin de reducir sus costos de
operación; por ejemplo: empresas distribuidoras, almacenes de
cadena.
- Servicios: su actividad económica es vender servicios o capacidad
profesional, es decir productos intangibles; por ejemplo centros de
educación, agencias de viajes, equipos profesionales de fútbol,
bancos, centros hospitalarios.
1.6.2. Según su constitución legal
De acuerdo con la constitución legal de un ente económico o empresa, ésta
puede clasificarse en: empresa unipersonal y empresa multipersonal.
- Empresa unipersonal. Según la ley 222 de 1995, con la cual se
reformó el Código de Comercio, una persona natural o jurídica que
reúna las calidades requeridas para ejercer el comercio, podrá
destinar parte de sus activos para la realización de una o varias
actividades de carácter mercantil. La empresa unipersonal, una vez
Contabilidad General 32
inscrita en el registro mercantil, constituye una persona jurídica. La
responsabilidad del propietario está limitada al valor de los bienes
aportados, el respaldo de la empresa es el aporte del propietario; la
razón social debe estar seguida de la expresión “empresa
unipersonal” o de la sigla EU.
- Empresa multipersonal. Como su nombre lo indica, son empresas
que pertenecen a varios propietarios, razón por la cual recibe el
nombre de sociedades. Éstas se pueden clasificar en: sociedades por
cuotas o partes de interés y sociedades por acciones.
Las sociedades por cuotas son de tres tipos: colectivas, de
responsabilidad limitada y en comandita simple. Los principales aspectos
legales y contables que rigen cada una de estas sociedades son:
- Sociedad colectiva: es la sociedad formada por dos o más
personas llamadas socios colectivos, que administran la empresa ante
otras personas (terceros), en forma personal, ilimitada y
solidariamente, La razón social se forma de los apellidos de todos los
socios, o de algunos de ellos, con la agregación de las expresiones y
compañía, hermanos e hijos u otra análoga; cuando no incluye los
apellidos de todos los socios. Existe diferencia jurídica y contable
entre la sociedad y los propietarios.
Contabilidad General 33
- De responsabilidad limitada: esta sociedad debe tener por lo
menos dos socios capitalistas, y el número de socios no debe exceder
de veinticinco. En las empresas de responsabilidad limitada los socios
responden hasta por el monto de sus aportes. En los estatutos se
puede responden hasta por el monto de sus aportes; no obstante, en
los estatutos, pueden estipular, para todos o para algunos de ellos,
una mayor responsabilidad, expresándose su naturaleza, duración,
cuantía y modalidades. El capital social debe estar pagado en su
totalidad al constituirse la sociedad y debe dividirse en cuotas de igual
valor cada una.
La sociedad girará bajo una denominación o razón social y debe estar
seguida de la palabra “limitada” o de su abreviatura “Ltda.”, y en caso
de no aparecer, la responsabilidad de los socios se asimilará a los de
la colectiva. De sus utilidades anuales, la sociedad está obligada a
constituir una reserva legal del 10%, hasta completar el 50% de su
capital. La administración, al igual que en las colectivas, puede ser
ejercida por todos y cada uno de los socios, pero la junta de socios
podrá delegar la representación y la administración en un gerente.
- En comandita simple: para su constitución se requieren dos tipos
de socios: colectivos y comanditarios. Los colectivos, llamados
también gestores, comprometen solidaria e ilimitadamente su
responsabilidad por las operaciones de la sociedad. Los
comanditarios o capitalistas limitan su responsabilidad de acuerdo con
sus respectivos aportes. La constitución es idéntica a las sociedades
antes mencionadas. La razón social se forma con el nombre completo
o el apellido de uno o más socios gestores, y se agrega la expresión “y
compañía” o la abreviatura “& Cía.”, seguida de las letras “S en C”. La
Contabilidad General 34
administración de la sociedad corresponde a los socios gestores,
directamente o por delegación, pudiendo estos últimos delegarla en
los comanditarios mediante un poder. Las utilidades se distribuyen se
distribuyen entre los socios gestores y comanditarios tal como se
estipule en la escritura de constitución.
Las sociedades por acciones se subdividen e dos tipos: comanditas
por acciones y sociedad anónima.
- En comanditas por acciones: al igual que la sociedad en comandita
simple, ésta requiere dos tipos de socios: colectivos y comanditarios;
estos últimos con un mínimo de cinco accionistas. Los primeros
comprometen solidaria e ilimitadamente su responsabilidad por las
operaciones sociales, y los segundos limitan la responsabilidad a sus
aportes. La razón social se forma con el nombre completo o el apellido
de uno o más socios colectivos, agregando la expresión “y compañía”
o la abreviatura “& Cía.”, seguida de las palabras “Sociedad
Comanditaria por Acciones” o la abreviatura “SCA”, el capital social
debe estar representado en títulos de igual valor. Al constituirse la
sociedad se debe suscribir por lo menos el 50% de las acciones en
que se divide el capital autorizado, y pagar por lo menos la tercera
parte del valor de cada acción suscrita.
La sociedad debe apropiar un 10% de las utilidades líquidas de cada
ejercicio contable como reserva legal, hasta completar el 50% del
capital suscrito.
- Sociedad anónima: este tipo de sociedad, también conocida con el
nombre de Corporación, requiere para su constitución un mínimo de
Contabilidad General 35
cinco socios o accionistas. El capital de la sociedad se divide en
cuotas de igual valor que se representan en títulos negociables. La
responsabilidad de los socios se limita únicamente a sus respectivos
aportes de capital
La sociedad anónima tendrá una denominación que haga referencia a
las actividades de la empresa, seguida de las palabras “sociedad
anónima” o de las letras “S.A.”. Si en la razón social no se anuncian
las palabras anteriores, los administradores responden solidariamente
por las operaciones de la sociedad.
Al constituirse la sociedad se debe suscribir por lo menos el 50% de
las acciones en que se divide el capital autorizado y se debe pagar al
menos la tercera parte del valor de cada acción, la cual se considera
indivisible. Las acciones pueden ser al portador o nominativas, y
deben permanecer como nominativas hasta tanto se haya pagado su
totalidad. El plazo máximo para el pago del saldo pendiente es de un
año.
1.7. La ecuación contable
La contabilidad basa sus registros en una ecuación matemática que
representa la situación financiera de la empresa. En el lado izquierdo de la
ecuación figuran los recursos o propiedades que posee la empresa y en el
lado derecho, figuran las participaciones constituidas por los acreedores,
proveedores, gobierno, trabajadores y propietarios del negocio. Debe existir,
en consecuencia, un permanente equilibrio entre las propiedades y los
Contabilidad General 36
derechos de propietarios y de terceros. La ecuación contable se puede
expresar de la siguiente manera:
Esta expresión matemática conocida como ecuación contable, señala que
todos los bienes de propiedad de la empresa provienen de dos fuentes: Las
personas naturales o jurídicas que otorgan crédito al negocio, y los
propietarios que aportan capital. Los recursos o propiedades que tiene la
empresa para cumplir con sus operaciones o desarrollar su actividad
económica se denominan Activos. Sus obligaciones con terceras personas
(acreedores, proveedores, gobierno, empleados y trabajadores) se definen
como Pasivos, y el derecho de los propietarios en los activos se define como
Patrimonio.
Las definiciones anteriores se pueden expresar mediante la siguiente
ecuación:
O mediante el siguiente esquema:
Contabilidad General 37
PROPIEDADES = PARTICIPACIONES
Bienes poseídos Acreedores y propietarios
ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO
PASIVO +
ACTIVOS
PASIVOS
PATRIMONIO
1.8. Estados financieros
Los estados financieros son el conjunto de informes preparados en forma
resumida bajo la responsabilidad de los administradores de los negocios o
empresas, con el fin de darle a conocer a los usuarios la situación financiera
y los resultados operacionales de la empresa en un período determinado.
El decreto 2649 de 1993, en su artículo 20, teniendo en cuenta las
características de los usuarios a quienes van dirigidos, clasifica los estados
financieros de la siguiente manera: estados financieros de propósito general
y de propósito especial.
1.8.1 Estados financieros de propósito general
Son aquellos que se preparan al cierre de un período determinado, para
darle a conocer a usuarios indeterminados la situación financiera y la
capacidad de generación de fondos favorables por el ente económico. Estos
estados caracterizados por su claridad, neutralidad, concisión y fácil
consulta, son de dos tipos: estados financieros básicos y estados financieros
consolidados.
Contabilidad General 38
1.8.2. Estados financieros básicos
Se denominan estados financieros básicos a aquellos que obligatoriamente
debe preparar y presentar una empresa para el período contable anual. Son
estados financieros básicos los siguientes:
Balance general
Estado de resultados
Estado de cambios en el patrimonio
Estado de cambios en la situación financiera
Estado de flujo de efectivo
1.8.3. Estados financieros consolidados
Los estados financieros consolidados son aquellos que presentan la
situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el
patrimonio y los flujos de efectivo de un ente económico matriz y sus
subordinados, como si fuesen una sola empresa.
Contabilidad General 39
Contabilidad General 40
2. EL CICLO CONTABLE ESTADO DE RESULTADOS
Y BALANCE GENERAL
OBJETIVOS
GENERAL
Dar a conocer al estudiante los dos
principales estados financieros y sus
elementos de acuerdo con las normas
vigentes en Colombia.
ESPECÍFICOS
1. Presentar los elementos que conforman
los estados financieros.
2. Clasificar los estados financieros de
acuerdo con las características de los
usuarios a quienes se dirigen.
3. Comprender las normas básicas para la
preparación y elaboración de los estados
financieros.
4. Establecer modelos de presentación de los
estados financieros.
Contabilidad General 41
5. Resaltar la importancia de los estados
financieros como medio de presentar
información contable de un ente
económico para diferentes tipos de
usuarios.
2.1. Estado de resultados
Denominado anteriormente como estado de pérdidas y ganancias, el estado
de resultados es una de las herramientas financieras más importantes para
evaluar la gestión económica de una organización, así como una importante
guía en el proceso de toma de decisiones gerenciales.
El estado de resultados resume todas las transacciones correspondientes a
los ingresos generados por el ente económico, así como los costos y gastos
en que se ha incurrido a lo largo de un período contable. De la diferencia
entre los dos conceptos anteriores se obtiene la utilidad o pérdida lograda
por la empresa durante el período.
Para la elaboración de este estado de resultados, debe aplicarse el principio
de causación (cuando se incurran) para todos los costos y gastos, y los
ingresos deben reconocerse cuando se hayan realizado, a fin de obtener un
resultado justo.
El estado de resultados está conformado por un grupo de cuentas
denominadas nominales o transitorias porque solamente pertenecen al
período contable que se esté elaborando.
Contabilidad General 42
La presentación de las partidas o cuentas que constituyen el estado de
resultados se inicia con los ingresos operacionales provenientes de la venta
de bienes o servicios. A éstos se les debe deducir las devoluciones, rebajas
y descuentos concedidos, con el fin de obtener los ingresos netos del
período. Para calcular la utilidad generada por las operaciones del ente
económico, durante la vigencia fiscal, a los ingresos netos se les resta los
costos y gastos operacionales de administración y ventas. Si a la utilidad
operacional se le adicionan los ingresos no operacionales y se le deducen
los gastos no operacionales, se obtiene la utilidad antes del impuesto de
renta correspondiente. Finalmente, a partir de esta última utilidad debe
estimarse el impuesto de renta, con el fin de obtener la utilidad del ejercicio.
A continuación se describen los principales componentes del estado de
resultados:
- Ingresos operacionales. Corresponden a los ingresos generados por
la venta de bienes o servicios.
- Costos. Erogaciones o cargos asociados directamente con la
producción de bienes y servicios y de los cuales se generan ingresos.
- Gastos operacionales. Erogaciones o desembolsos de dinero
causados en las actividades de administración y comercialización de
la empresa.
- Ingresos no operacionales. Ingresos generados por actividades
diferentes del objeto social de la empresa.
Contabilidad General 43
- Gastos no operacionales. Erogaciones de dinero realizadas por la
empresa en actividades que no corresponden directamente al objeto
social.
- Costo de venta. Valor de adquisición o producción de los bienes
vendidos por la empresa.
- Gasto: Desembolso o erogación de dinero que es consumible durante
un período contable.
- Costo: Desembolso o erogación de dinero que es capitalizable, es
decir, regresa a la empresa cuando se efectúa la venta del producto.
Debido a algunas diferencias que se presentan en la estructura del estado de
resultados para empresas de servicios y vendedoras de productos tangibles,
a continuación se ilustrará sobre los estados de resultados, típicos para cada
una de las actividades económicas.
2.1.1. Estado de resultados acumulados
Denominado cuenta historia de la empresa, muestra las variaciones en
cuenta de las ganancias y pérdidas, período tras período, su valor final debe
ir al balance general en las cuentas del patrimonio. Este estado se compone
de la siguiente manera:
Saldo período anterior $ xxx
+ Utilidad neta período $ xxx
- Dividendos decretados $(xxx)
Contabilidad General 44
= Ganancias acumuladas $ xxx
2.1.2. Estado de resultados para una empresa de servicios
Ingresos operacionales (por venta de servicios) $ xxxx
- Gastos operacionales ($ xxx)
Nómina $ xxx
Servicios públicos $ xxx
Papelería $ xxx
Mantenimiento $ xxx
Seguros $ xxx
Arrendamientos $ xxx
Intereses $ xxx
Depreciaciones $ xxx
Publicidad $ xxx
= Utilidad operacional= Utilidad operacional $ xxxx$ xxxx
+ Otros ingresos no operacionales $ xxx
Intereses $ xxx
Arrendamientos $ xxx
Asesorías $ xxx
Capacitaciones $ xxx
Descuentos $ xxx
- Otros gastos no operacionales ($ xxx)
Contabilidad General 45
Intereses $ xxx
Arrendamientos $ xxx
Reparaciones $ xxx
=Utilidad antes de impuestos=Utilidad antes de impuestos $ xxxx$ xxxx
- % Estimado de impuestos ($ xxx)
= Utilidad neta período $ xxxx
Ejemplo práctico
Los siguientes datos fueron suministrados por el contador de Inmobiliaria
Servibuga y corresponden a las operaciones realizadas por el ente
económico durante diciembre de año 200X. Todos los valores están dados
en miles de pesos. Se pide elaborar el estado de resultados.
Ingresos por servicios $56.500
Ingresos por Intereses $2.435
Utilidad en venta de activos $1.250
Gasto servicios públicos $952
Gasto depreciación $1.360
Gasto impuesto predial $3.575
Gasto asesorías $2.125
Gasto Reparación $645
Gasto nómina $29.350
Gasto arrendamiento $3.070
Gasto reparación $300
Gasto mantenimiento $540
Gasto honorarios $1.750
Gasto seguros $665
Contabilidad General 46
Ingresos por asesoría $625
Gasto intereses $1.520
ESTADO DE RESULTADOS
INMOBILIARIA SERVIBUGA - DICIEMBRE DE 200X
Ingresos x servicios $56.500
- Gastos operacionales ($41.262)
Nómina $29.350
Arrendamiento $3.070
Servicios públicos $952
Mantenimiento $540
Depreciación $1.360
Honorarios $1.750
Impuesto predial $3.575
Seguros $665
= Utilidad operacional= Utilidad operacional $15.238$15.238
+ Otros ingresos no operacionales $4.310
Utilidad venta activos $1.250
Intereses $2.435
Asesorías $625
- Otros gastos no operacionales ($3.945)
Reparación $300
Asesorías $2.125
Contabilidad General 47
Intereses $1.520
= Utilidad antes de Impuestos= Utilidad antes de Impuestos $15.603$15.603
- % Estimado de impuestos (38.5%) ($6.007)
= Utilidad neta período $9.596
2.1.3. Estado de resultados para una empresa comercial
Ingresos operacionales (venta de mercancías) $ xxxx
- Devoluciones ($xxx)
- Descuentos ($xxx)
- Rebajas ($xxx)
= Ventas netas $ xxxx
- Costo mercancía vendida (C.M.V) ($xxx)
= Utilidad bruta en ventas= Utilidad bruta en ventas $ xxxx$ xxxx
- Gastos operacionales ($xxx)
Nómina $ xxx
Servicios públicos $ xxx
Mantenimiento $ xxx
Papelería $ xxx
Seguros $ xxx
Empaques $ xxx
Publicidad $ xxx
Seguros $ xxx
Arrendamientos $ xxx
Intereses $ xxx
Depreciaciones $ xxx
= Utilidad Operacional= Utilidad Operacional $ xxxx$ xxxx
+ Otros ingresos no operacionales $ xxx
Intereses $ xxx
Contabilidad General 48
Asesorías $ xxx
Capacitaciones $ xxx
- Otros gastos no operacionales ($xxx)
Intereses $ xxx
Arrendamientos $ xxx
Reparaciones $ xxx
= Utilidad antes de Impuestos= Utilidad antes de Impuestos $ xxxx$ xxxx
- % Estimado de Impuestos ($ xxx)
= Utilidad neta período $ xxxx
Ejemplo práctico
La presente información, suministrada por el contador de almacenes la
Victoria, corresponde a enero de 200X y sus valores están dados en miles de
pesos. Se pide elaborar el estado de resultados.
Costo mercancía vendida $46.800
Gasto servicios públicos $3.290
Ingresos por intereses $1.300
Ingresos por arrendamiento $2.600
Gasto publicidad $2.450
Gasto mantenimiento $1.200
Gasto depreciación $987
Descuentos $3.200
Ingresos por venta de mercancía $90.000
Gasto reparación $1.480
Gasto papelería $1.540
Gasto nómina $12.370
Gasto empaques $4.670
Gasto intereses $1.300
Contabilidad General 49
Gasto seguro $2.000
Devoluciones $2.600
ESTADO DE RESULTADOS
ALMACENES LA VICTORIA. ENERO DE 200X
Ingresos por venta de mercancía $90.000
- Devoluciones en ventas ($2.600)
- Descuentos en ventas ($3.200)
= Ventas netas $84.200
- Costo mercancía vendida ($46.800)
= Utilidad bruta en ventas= Utilidad bruta en ventas $37.400$37.400
- Gastos operacionales ($28.507)
Servicios públicos $3.290
Papelería $1.540
Gasto nómina $12.370
Publicidad $2.450
Empaques $4.670
Mantenimiento $1.200
Depreciación $987
Seguro $2.000
= Utilidad operacional= Utilidad operacional $8.893$8.893
+ Otros ingresos no operacionales $3.900
Contabilidad General 50
Intereses $1.300
Arrendamientos $2.600
- Otros gastos no operacionales ($2.780)
Reparación $1.480
Intereses $1.300
= Utilidad antes de impuestos= Utilidad antes de impuestos $10.013$10.013
- % Estimado de impuestos (38.5%) ($3.855)
= Utilidad neta período $6.158
2.2. El balance general
Estado financiero que presenta la situación financiera del ente económico a
una fecha determinada. Debe elaborarse por lo menos una vez al año, al
cierre de cada período contable, pero para usos administrativos y por
requerimientos legales se puede preparar para períodos más cortos:
mensual, trimestral o semestral.
El balance general cumple con dos propósitos fundamentales: ofrecer
información a usuarios externos del ente económico, quienes sin tener
acceso a sus registros contables se interesan en conocer su situación
financiera, y como fuente de información a gerentes y demás ejecutivos de la
organización para la toma de decisiones gerenciales.
El decreto 2649 de 1993, en su capítulo IV, reglamenta la presentación de
los estados financieros y define cada uno de los elementos que lo
constituyen. Para el balance general, este decreto establece como sus
elementos los siguientes:
Contabilidad General 51
a. Activo. Es la representación financiera de un recurso obtenido por el
ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya
utilización se espera fluyan beneficios futuros.
b. Pasivo. Es la representación financiera de una obligación presente del
ente económico, derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se
reconoce que en el futuro se deberán transferir recursos o proveer
servicios a otros entes.
c. Patrimonio. Es el valor residual de los activos del ente económico,
después de deducir todos sus pasivos.
El balance general debe presentarse, debidamente clasificado en parte
corriente y no corriente, dependiendo de la realización de los activos y
exigibilidad de los pasivos, conforme con las normas vigentes sobre
presentación y revelación de estados financieros.
2.2.1. Clasificación de los activos
Los activos de un ente económico se clasifican de la siguiente manera:
• Activos corrientes. Comprenden el disponible y todas aquellas
partidas o cuentas que se pueden realizar, vender o consumir en un
período de tiempo no mayor a un año. Los activos corrientes se
consignan en el balance general, por orden de liquidez, y las cuentas
que los componen son:
Contabilidad General 52
- Caja. Esta cuenta representa el dinero en efectivo o en cheques de
propiedad de la entidad, en moneda corriente o en moneda extranjera
disponible en forma inmediata; es la cuenta o partida más liquida de la
entidad, puesto que está representada por la moneda circulante o por
cheques aceptados como medio de intercambio en la compra – venta
de bienes o servicios.
- Bancos. Esta cuenta registra el valor de los depósitos, constituidos
por el ente económico, en moneda nacional y extranjera, en bancos
del país y del exterior. Para el caso de las cuentas bancarias poseídas
en el exterior, se debe efectuar la conversión a la tasa de cambio del
mercado al cierre del período.
- Cuentas por cobrar. Comprende el valor de las deudas a cargo de
terceros y a favor de la empresa, incluidas las comerciales y no
comerciales. Las cuentas por cobrar se pueden clasificar así: cuentas
por cobrar a clientes, cuentas por cobrar a empleados, cuentas por
cobrar a socios y accionistas, cuentas por cobrar a casa matriz,
cuentas por cobrar a vinculados económicos, aportes por cobrar,
anticipos y avances.
- Documentos por cobrar. Deudas a cargo de terceros y a favor de
la empresa que cuentan con el respaldo de un documento financiero,
por ejemplo, letras, pagarés, cheques posfechados, avales
financieros.
- Inversiones. Esta cuenta registra las inversiones de carácter
temporal o permanente que realiza la entidad, en acciones, cuotas o
partes, de interés social, títulos valores, papeles comerciales o
Contabilidad General 53
cualquier otro documento negociable, adquirido por el ente económico
con la finalidad de mantener una reserva secundaria de liquidez,
establecer relaciones económicas con otras entidades o para cumplir
con disposiciones legales o reglamentarias.
- Inventarios. Esta cuenta registra el valor de los bienes adquiridos
por el ente económico, para la venta, y que no sufren ningún proceso
de transformación o adición.
Según la actividad económica desarrollada por el ente económico, los
inventarios se dividen en: inventario de mercancías, de productos en
proceso, de materias primas, de productos terminados.
- Gastos pagados por anticipado o gastos prepagados. Son los
desembolsos de dinero que el ente económico realiza
anticipadamente para hacer uso de un bien o de un servicio en el
futuro; su amortización debe darse al final de cada período contable
mediante los asientos de ajuste, lo cual los convierte en gastos del
período respectivo.
- Cargos diferidos. Son los desembolsos de dinero que realiza la
empresa para efectuar gastos preoperacionales de los cuales se
espera rendimiento en el futuro.
• Activos no corrientes. Propiedad, planta y equipo. Están
constituidos por todos aquellos activos tangibles, adquiridos o
construidos por ente económico, o que se encuentren en proceso de
construcción, y tienen como objetivo utilizarse en forma permanente
Contabilidad General 54
para la producción de bienes y servicios o para arrendarlos o usarlos
en la administración. Estos activos no son adquiridos con el propósito
de venderlos en el curso normal de los negocios y, generalmente,
tienen una vida útil superior a un año. Las cuentas que componen los
activos no corrientes son las siguientes:
- Terrenos. Representa el valor de todos los terrenos que posee la
empresa; es un activo no depreciable, tiene vida útil ilimitada, y son
agotables cuando dentro de ellos se encuentran recursos naturales no
renovables.
- Edificios. Representan el valor de todos los bienes raíces que posee
la empresa. Es un bien depreciable, que posee una vida útil de 20
años.
- Maquinarias. Representan el valor de las maquinas utilizadas por la
empresa en la fabricación de bienes o servicios. Son activos
depreciables que poseen una vida útil de 10 años.
- Muebles y enseres. Activos depreciables que poseen una vida útil
de 10 años.
.
- Equipos de oficina. Activos depreciables que poseen una vida útil
de 10 años.
Contabilidad General 55
- Vehículos. Representan el valor de todo el equipo automotor que se
tenga en la empresa; es un activo depreciable que posee una vida útil
de 5 años.
- Equipos de cómputo. Activo depreciable que poseen una vida útil
de 5 años.
Todos los activos pertenecientes a propiedad, planta y equipos, con
excepción de los terrenos, deben ir acompañados de una cuenta que
se denomina depreciación acumulada.
Se denomina depreciación al desgaste o pérdida de valor que sufre
un activo como consecuencia del deterioro causado por la acción de
factores naturales, el uso, el abuso o por obsolescencia por los
avances tecnológicos, La depreciación se debe calcular para un
período anual y luego se busca el valor mensual. Aunque existen
varios métodos de depreciación, el más comercial y más usado es el
método de depreciación por línea recta que se calcula de la siguiente
manera:
Depreciación anual = Valor del activo + gastos adicionales
Vida útil
Depreciación mensual = Depreciación anual
12 meses
Contabilidad General 56
• Activos intangibles. Son aquellos que no tienen presencia física pero
producen una gran rentabilidad para la empresa. Dentro del grupo de
activos intangibles se tienen los siguientes: el crédito mercantil o good
will, las patentes, las marcas, los derechos de autor, el know how, las
franquicias y las concesiones.
2.2.2. Clasificación de los pasivos
Los pasivos de un ente económico se clasifican de la siguiente manera:
• Pasivos corrientes. Esta categoría incluye todas las obligaciones que
deben ser canceladas en un término de tiempo no mayor a un año.
Los pasivos corrientes se clasifican en el balance general de acuerdo
con su exigibilidad, y las cuentas que los componen son las
siguientes:
• Obligaciones bancarias u obligaciones financieras. Representan
todos los préstamos a corto plazo que las entidades obtienen de
bancos nacionales o extranjeros o de otras instituciones financieras.
• Proveedores. Se refieren a las obligaciones, a cargo del ente
económico, por concepto de la adquisición de bienes y/o servicios
para la fabricación o comercialización de los productos para la venta,
en desarrollo de las operaciones relacionadas directamente con el
objeto social.
Contabilidad General 57
• Cuentas por pagar. Comprenden las obligaciones contraídas por el
ente económico a favor de terceros diferentes a proveedores y
obligaciones financieras.
• Documentos por pagar. Su saldo representa el valor adeudado por
la empresa a una entidad bancaria o financiera que origina un
documento financiero que sirve de apoyo jurídico para el cobro futuro
de la obligación.
• Dividendos o participaciones por pagar. Representan las utilidades
que corresponden a los socios de la empresa. La asamblea general
de accionistas o junta de socios es el ente al que corresponde la
declaración de dividendos, con base en las utilidades obtenidas en el
período.
• Impuestos gravámenes y tasas por pagar. Esta cuenta corresponde
al valor de los gravámenes e impuestos de carácter general y
obligaciones a favor del Estado. Se calculan con base en liquidaciones
privadas del ente o empresa, de acuerdo con las bases impositivas
determinadas previamente por el Estado.
• Prestaciones sociales por pagar. Son los valores que la empresa
adeuda a todos aquellos trabajadores y empleados que no se
acogieron al régimen de la ley 50 de 1990. Las prestaciones sociales
Contabilidad General 58
son los beneficios que establece la ley, con el fin de mejorar el nivel
de vida de los trabajadores.
• Pasivos diferidos o ingresos recibidos por anticipado.
Representan los valores cobrados por anticipado que le exigen a la
empresa la prestación de un servicio o la entrega futura de mercancía.
Las obligaciones que generan los pasivos diferidos no se refieren a un
futuro pago de dinero sino a la venta posterior de bienes o servicios.
Pasivos estimados
Aquellos pasivos por obligaciones que se sabe que existen, pero cuyo valor
exacto sólo se determinará en el futuro, se conocen con el nombre de
pasivos estimados. El pasivo se crea por un valor estimado y cualquier
diferencia entre el pasivo estimado y el pasivo realmente pagado origina un
ajuste.
Pasivos largo plazo
Son las obligaciones contraídas por la empresa, con terceras personas, y
que se deben cancelar en un período de tiempo superior a un año. Las
cuentas que componen estos pasivos son las siguientes:
Contabilidad General 59
• Obligaciones bancarias a más de un año. Son obligaciones
contraídas por la empresa a largo plazo con entidades bancarias y
financieras. Por lo general se utilizan para capitalización, reposición de
maquinarias y construcciones.
• Documentos por pagar a más de un año. Deudas contraídas por la
empresa a largo plazo y que cuentan con el respaldo de un
documento financiero.
• Hipotecas por pagar. Deudas contraídas por la empresa las cuales
tienen como respaldo sus activos.
• Cesantías consolidadas. Dinero que la empresa adeuda a todos
aquellos trabajadores y empleados que no se acogieron al régimen de
la ley 50 de 1990; no se consigna en fondo alguno y es manejado por
le empresa.
2.3. Clasificación del patrimonio
El patrimonio es el valor neto de la participación de los propietarios o
accionistas en un ente económico. Agrupa el conjunto de cuentas que
representan el valor residual de comparar el activo menos los pasivos,
producto de los recursos netos del ente económico que han sido
suministrados por los propietarios de los mismos, ya sean directamente o
como consecuencia del giro ordinario de sus negocios.
Contabilidad General 60
Las cuentas que componen el patrimonio se pueden clasificar de la siguiente
manera:
2.3.1. El capital
El capital puede estar compuesto por los aportes sociales, en dinero o en
especie, hechos por los socios en una sociedad de personas en el momento
de constituirse el ente económico. También puede estar compuesto por el
valor de los derechos reales o personales, bienes muebles o inmuebles,
corporales o incorporales, apreciables en dinero, que la persona natural ha
destinado para el ejercicio de las actividades del ente económico.
Otro componente del capital puede ser el capital autorizado que es el valor
acordado por los accionistas y que debe constar en la escritura de
constitución o de reforma; al respecto se debe determinar el número, valor
nominal y otras características de las acciones.
2.3.2. Reservas
Representan una forma de apropiación de las utilidades de las empresas
para satisfacer requerimientos de diferente naturaleza y son tomadas de las
utilidades líquidas de ejercicios anteriores. Las normas vigentes contemplan
tres tipos de reservas: obligatorias, estatutarias y ocasionales.
2.3.3. Ganancias acumuladas
Contabilidad General 61
Su valor proviene del resultado final del estado de resultados. Este valor está
compuesto por las utilidades de períodos anteriores más la utilidad neta del
período actual.
ESQUEMA DE BALANCE GENERAL CLASIFICADO
Activos Corrientes Pasivos Corrientes
Caja $xxx Obligaciones bancarias $xxx
Bancos $xxx Proveedores $xxx
C x C $xxx C x P $xxx
D x C $xxx D x P $xxx
Inventarios $xxx Dividendos x pagar $xxx
Inversiones $xxx Impuestos x pagar $xxx
Gastos prepagados $xxx Prestac. sociales x pagar $xxx
Cargos diferidos $xxx Pasivos diferidos $xxx
Total activos ctes $xxx Total pasivos corrientes $xxx
No Corrientes Largo plazo
Inversiones perm. $xxx Obligaciones bancarias +1 $xxx
Contabilidad General 62
Propiedad-planta-equipo Documentos x pagar + 1 $xxx
Terrenos $xxx Hipotecas por pagar $xxx
Edificios $xxx Cesantías consolidadas $xxx
Deprec. acum, (xxx) $xxx Total pasivos largo plazo $xxx
Maquinarias $xxx Total pasivos $xxx
Deprec. Acum. (xxx) $xxx Patrimonio
Muebles y enseres $xxx Capital $xxx
Deprec. acum. (xxx) $xxx Reservas $xxx
Equipos de oficina $xxx Ganancia acumuladas $xxx
Deprec. acum. (xxx) $xxx Total patrimonio $xxx
Vehículos $xxx Pasivo + patrimonio $xxx
Deprec. acum. (xxx) $xxx
Equipo de cómputo $xxx
Deprec. acum. (xxx) $xxx
Total activos no ctes. $xxx
Activos intangibles $xxx
Total activos $xxx
Ejemplo práctico
Dadas las siguientes cuentas presentadas por la compañía de servicios “A
sus Órdenes” correspondientes a febrero, se pide clasificarlas y luego
realizar el balance general:
Cuentas cobrar $408.000
Cuentas x pagar $345.800
Cesantías x pagar $354.000
Ganan. acumuladas $529.500
Deprec. acum. equipo $322.500
Documentos x cobrar $462.000
Deprec. acum. edificio $345.000
Contabilidad General 63
Impuestos x pagar $4.200
D x P largo plazo $345.000
Edificios $570.000
Bancos $358.500
Capital $750.000
Terrenos $336.000
Equipo $525.000
Inventarios $390.000
Hipotecas x P $390.000
Seg. prepagado $336.500
BALANCE GENERAL
COMPAÑÍA A SUS ÓRDENES – FEBRERO DE 200X
Activos Corrientes Pasivos Corrientes
Bancos $358.500 Cuentas x pagar $345.800
Cuentas x cobrar $408.000 Impuestos X P $4.200
Documen. x cobrar $462.000 Cesantías x P $354.000
Inventarios $390.000 Total pasivo Cte. $704.000
Seg. prepagado $336.500 Largo plazo
Total activo Cte. $1.955.000 Documentos x P $345.000
No Corrientes Hipotecas x P $390.000
Terreno $336.000 Total largo plazo $735.000
Contabilidad General 64
Edificios $570.000 Total pasivos $1.439.000
Dep. acum. (345.000) $225.000 x Patrimonio
Equipo $525.000 Capital $750.000
Dep. acum. (322.500) $202.500 x Ganan acum. $529.500
Total activo No Cte. $763.500 Total patrimonio $1.279.500
Total Activos $2.718.500
Pasivo + Patrimonio $2.718.500
Ejemplo práctico
La compañía de Asesorías el Buen Cliente le presenta los siguientes datos
correspondientes a mayo de 200X, para preparar estado de resultados,
estado de resultados acumulados y balance general.
Caja $560 Gasto nómina $4.200
Inventario $3.815 Ingresos x asesorías $510
Gasto publicidad $310 Gasto reparaciones $520
Gasto interés $570 Gasto Intereses $480
Obligac. bancarias $4.600 Bancos $1.340
Reservas $1.675 Pasivos diferidos $2.400
Edificio $9.500 Cargos diferidos $978
Contabilidad General 65
Muebles y enseres $3.000 Gasto mantenimiento $200
Cuentas x pagar $2.500 Cuentas x cobrar $5.120
Dep. acum. edificio $3.400 Cesantías x pagar $5.700
Documentos x pagar $1.960 Capital $9.838
Vehículo $4.700 Dep. acum. vehículo $1.250
Dep. acum. M y E $870 Ganancia acumulada $860
Gasto servi. públicos $1.080 Gasto papelería $450
Ingresos x servicios $10.300 Inversiones $9.040
ESTADO DE RESULTADOS
ASESORÍAS EL BUEN CLIENTE – MAYO 200X
Ingresos x Servicios $10.300
- Gastos operacionales ($7.290)
Publicidad $310
Interés $1.050
Servipúblicos $1.080
Nómina $4.200
Mantenimiento $200
Papelería $450
= Ganancias operacionales= Ganancias operacionales $3.010$3.010
+ Otros Ingresos no operacionales $510
Contabilidad General 66
Asesorías $510
- Otros gastos no operacionales ($520)
Reparaciones $520
= Utilidad antes de Impuestos= Utilidad antes de Impuestos $3.000$3.000
- % Estimado de impuestos (38.5%) ($1.155)
= Utilidad neta período $1.845
ESTADO DE RESULTADOS ACUMULADOS
ASESORÍAS EL BUEN CLIENTE – MAYO 200X
Saldo período anterior $860
+ Utilidad neta período $1.845
- Dividendos declarados $ 0
= Ganancias acumuladas $2.705
BALANCE GENERAL
ASESORÍAS EL BUEN CLIENTE – MAYO 200X
Activos Corrientes Pasivos Corrientes
Caja $ 560 Obligaciones bancarias $4.600
Bancos $1.340 Cuentas x pagar $2.500
Cuentas x cobrar $5.120 Documento x pagar $1.960
Inversiones $9.040 Impuestos x pagar $1.155
Inventario $3.815 Cesantías x pagar $5.700
Cargos diferidos $978 Pasivo diferido $2.400
Total activos Ctes. $20.853 Total pasivos Ctes $18.315
No corrientes Largo plazo 0
Contabilidad General 67
Propiedad-planta-equipos Total pasivos $18.315
Edificios $9.500 Patrimonio
Dep. acum. ($3.400) $6.100 x Capital $9.838
Muebles y enseres $3.000 Reservas $1.675
Dep. acum. ($870) $2.130 x Ganancias acumuladas $2.705
Vehículo $4.700 Total patrimonio $14.218
Dep. acum. ($1.250) $3.450 x Pasivo +patrimonio $32.533
Total activo no Cte. $11.680
TOTAL ACTIVOS $32.533
Contabilidad General 68
3. LA ECUACIÒN CONTABLE Y LA NATURALEZA DE
LAS CUENTAS
OBJETIVOS
GENERAL
Dar a conocer a todos los estudiantes la
naturaleza de las cuentas que componen los
estados financieros de una empresa.
ESPECÍFICOS
Contabilidad General 69
1. Comprender y manejar la ecuación
contable.
2. Definir lo que es una cuenta.
3. Conocer las cuentas de naturaleza débito
del balance general.
4. Clasificar las cuentas del pasivo y del
patrimonio de acuerdo con su naturaleza.
5. Identificar los elementos débito y crédito
que componen los estados de resultados.
3.1. La ecuación contable
La ecuación contable es el argumento principal para que las empresas
puedan suministrar la información necesaria a todos sus usuarios tanto
internos como externos.
En la composición de la ecuación contable se encuentra que, en el lado
izquierdo, figuran todos los recursos y propiedades que posee la empresa
para el desarrollo de su objeto social y, en el lado derecho, la participación
de los proveedores, acreedores y los propietarios del negocio o empresa.
Contabilidad General 70
Debe existir un perfecto equilibrio entre las propiedades y los derechos de los
dueños y de terceros.
3.2. La cuenta
En su forma más sencilla, un hecho económico implica un cambio en la
ecuación contable, por aumentos o disminuciones en los renglones que
componen los estados financieros. El sistema de contabilidad exige la
utilización un registro separado para el activo inventario de mercancías, en el
que se muestren los aumentos en las mercancías por las compras y su
disminución como resultado de las ventas, y que al final del período señale la
existencia de mercancías que deben figurar en el balance general. Debe
emplearse registros similares para cada una de las partidas de los estados
financieros; el formato en el que registran los aumentos y disminuciones se
denomina Cuenta.
La cuenta puede representarse de múltiples formas; lo importante es que
permita efectuar las mediciones monetarias de los aumentos y
disminuciones, y que adicionalmente posibilite determinar con facilidad la
diferencia, es decir, el saldo. El conjunto de cuentas se llama libro mayor.
Para comprender los conceptos contables se suele partir de un sistema
contable manual. Esquemáticamente y para fines didácticos, una cuenta se
asemeja a una letra T y, por consiguiente, se denomina cuenta T.
Los componentes de la cuenta T son el nombre o título de la cuenta, el lado
izquierdo, el lado derecho y el saldo. El nombre corresponde a cualquiera de
las partidas que conforman los estados financieros (activos, pasivos,
patrimonio, ingresos y gastos). El título se anota encima de la línea
Contabilidad General 71
horizontal. El lado izquierdo se conoce como débito, cargo o debe; el lado
derecho se denomina crédito, haber o abono. A la diferencia entre ambos
lados (izquierdo y derecho) se le llama saldo.
A continuación se ilustra una cuenta T.
3.3. Naturaleza de los activos
Por su ubicación en el balance general, los activos son de naturaleza débito;
la dinámica dice que los activos aumentan en el lado débito y disminuyen en
el lado crédito.
3.4. Naturaleza del pasivo y del patrimonio
Por su ubicación en el balance general, los pasivos y el patrimonio son de
naturaleza crédito: la dinámica dice que los pasivos y el patrimonio aumentan
en el crédito y disminuyen en el débito.
3.5. Naturaleza de los gastos
Contabilidad General 72
ACTIVOS
Aumentan
+
Disminuyen
-
PASIVOS
Aumentan
+
Disminuyen
-
PATRIMONIO
Aumentan
+
Disminuyen
-
Los gastos en su naturaleza se asemejan a los activos, es decir, su dinámica
dice que aumentan en el débito y disminuyen en el crédito.
3.6. Naturaleza de los ingresos
Los ingresos en su naturaleza se asemejan a los pasivos y al patrimonio, es
decir, su dinámica dice que aumentan en el crédito y disminuyen en el débito.
Como el lado izquierdo de una cuenta se conoce como débito, cualquier
valor registrado en ese lado se denomina asiento o registro débito, y
puesto que el lado derecho se denomina crédito, cualquier cifra registrada allí
recibe el nombre de asiento o registro crédito.
La ecuación contable, ampliada en términos de la naturaleza de las cuentas,
se puede formular de la siguiente manera:
Contabilidad General 73
GASTOS
Aumentan
+
Disminuyen
-
INGRESOS
Aumentan
+
Disminuyen
-
Activos + Gastos = Pasivos + Patrimonio + Ingresos
La nueva ecuación así formulada recibe el nombre de balance de prueba, el
cual se puede definir como la operación contable que se debe realizar antes
de efectuar los estados financieros.
Ejemplo práctico
Para visualizar el aumento o disminución de las cuentas que componen el
balance general las cuales son de naturaleza débito y naturaleza crédito
realizará el siguiente ejercicio:
Transacción 1: Asesorías y consultorías recibe $4.000.000 en cheque como
aporte de capital de sus socios.
Las cuentas afectadas son: bancos y capital. El activo bancos aumenta en
$4.000.000. Un incremento en un activo es un débito y se registra como
asiento débito. La cuenta de capital hace parte del patrimonio y también
aumenta en $4.000.000. Un incremento en el patrimonio es un crédito y
origina un asiento crédito. El registro en la cuenta T, sería:
Contabilidad General 74
BANCOS
(1) 4.000.000 4.000.000 (1)
CAPITAL
Transacción 2: La empresa compra muebles y enseres en efectivo por valor
de $1.500.000 en mayo 10.
Las cuentas afectadas son: muebles y enseres y bancos; el activo disminuye
en $1.500.000, y una disminución en un activo genera un crédito y se registra
como asiento crédito. La cuenta muebles y enseres, que también pertenece
a los activos, aumenta en $1.500.000 originando un asiento débito. Las
cuentas T aparecerían así:
Transacción 3: La empresa obtuvo el día 14 de mayo un préstamo por
$8.000.000.
Las cuentas afectadas son: bancos y obligaciones bancarias. El aumento en
bancos origina un débito, y el aumento en el pasivo obligaciones bancarias
origina un crédito.
Contabilidad General 75
(2) 1.500.000
MUEBLES Y ENSERESBANCOS
(1) 4.000.000 1.500.000 (2)
8.000.000 (3)
OBLIGACIONES
BANCARIASBANCOS
(1) 4.000.000 1.500.000 (2)
(3) 8.000.000
Transacción 4: La empresa adquiere equipo de cómputo por $2.000.000 el
día 20 de mayo: paga la mitad en efectivo y el resto a 60 días.
Las cuentas afectadas son: equipo de cómputo y bancos y proveedores
nacionales. Equipo de cómputo se debita y bancos y proveedores nacionales
originan un crédito.
Registradas las cuatro transacciones anteriores, se observa que en cada
hecho económico intervienen, por lo menos, dos cuentas, y que el asiento en
el débito siempre es igual al del crédito. Este es el punto inicial del sistema
de contabilidad por partida doble, en el cual se basa el principio de la
ecuación contable. La diferencia de los totales permite determinar el saldo de
cada una de las cuentas. Si los débitos superan los créditos, el saldo será
débito, pero si los créditos exceden a los débitos, el saldo será débito.
En el ejemplo anterior el cálculo del saldo para las cuentas que tuvieron
algún movimiento será el siguiente:
Contabilidad General 76
1.000.000 (4)
PROVEEDORES
NACIONALESBANCOS
(1) 4.000.000 1.500.000 (2)
(3) 8.000.000 1.000.000 (4)
(4) 2.000.000
EQUIPO DE CÓMPUTO
1.500.000 (2)
1.000.000 (4)
BANCOS
(1) 4.000.000
(3) 8.000.000
12.000.000 2.500.000
9.500.000
4.000.000 (1)
CAPITAL
4.000.000
4.000.000
(2) 1.500.000
MUEBLES Y ENSERES
1.500.000
8.000.000 (3)
OBLIGACIONES BANCARIAS
8.000.000
1.000.000 (4)
PROVEEDORES NACIONALES
1.000.000
(4) 2.000.000
EQUIPO DE CÓMPUTO
2.000.000
Registradas las cuatro transacciones anteriores, se observa que en cada
hecho económico intervienen, por lo menos, dos cuentas, y que el asiento
débito siempre es igual al asiento crédito; éste es el punto inicial del sistema
por partida doble. El registro de las transacciones anteriores sólo ha afectado
cuentas del balance general, pero existen hechos económicos que
comprometen partidas del estado de resultados, y deben utilizarse cuentas
que proporcionen información útil relacionada con la medición de la utilidad
del ejercicio
Debe recordarse que los gastos causan un aumento en el lado débito como
los activos y los ingresos generan un aumento en el crédito como los pasivos
y el patrimonio.
Contabilidad General 77
La ecuación ampliada, en cuanto a la naturaleza de las cuentas, puede
formularse de la siguiente manera:
Esta ecuación así planteada se denomina balance de prueba, en donde la
suma de los saldos débito debe ser igual a la suma de los saldos crédito.
Transacción 5: La empresa vendió el 22 de mayo servicios a crédito por
$2.600.000. Las cuentas que se afectan son: cuentas por cobrar, que es un
activo y aumenta en el débito, e ingresos operacionales que se incrementa
en el lado crédito.
Contabilidad General 78
Activos + Gastos = Pasivos + Patrimonio + Ingresos
(5) 2.600.000
CUENTAS POR COBRAR
2.600.000 (5)
INGRESOS OPERACIONALES
Transacción 6: Se venden servicios de contado por valor de $1.300.000 en
mayo 26. Las cuentas que se afectan son: el activo bancos, el cual aumenta
en el débito, y la cuenta ingresos por servicios, que aumenta en el lado
crédito.
Transacción 7: la empresa registra el último día de mes los siguientes
gastos: nómina $960.000, servicios públicos $685.000 y papelería por
$315.000. Las cuentas afectadas son: los gastos, que aumentan en el lado
débito, y el activo bancos, que disminuye en el lado crédito
Contabilidad General 79
2.600.000 (5)
1.300.000 (6)
INGRESOS OPERACIONALES
3.900.000
1.500.000 (2)
1.000.000 (4)
BANCOS
(1) 4.000.000
(3) 8.000.000
13.300.000
1.960.000 (7)
8.840.000
(6) 1.300.000
4.460.000
GASTO NÓMINA
(7) 960.000
GASTO SERVICIOS PÚBLICOS
(7) 685.000
GASTO PAPELERÍA
(7) 315.000
Con los saldos de las cuentas que se afectaron con los aumentos y
disminuciones en el débito y en el crédito, se puede realizar un breve repaso
sobre los temas planteados en el capítulo anterior, tales como la elaboración
del estado de resultados, estado de resultados acumulados y balance
general, de la siguiente manera:
ESTADO DE RESULTADOS
ASESORÍAS Y CONSULTORÍAS – MAYO 200X
Ingresos por servicios $3.900.000
- Gastos operacionales ($1.960.000)
Nómina $960.000
Servicios públicos $685.000
Papelería $315.000
= Utilidad operacional= Utilidad operacional $1.940.000$1.940.000
+ Otros ingresos 0
- Otros gastos 0
= Utilidad antes de impuestos= Utilidad antes de impuestos $1.940.000$1.940.000
Contabilidad General 80
- % Estimado de impuestos (38.5%) ($746.900)
= Utilidad neta período $1.193.100
ESTADO DE RESULTADOS ACUMULADOS
ASESORÍAS Y CONSULTORÍAS – MAYO 200X
Saldo período anterior $ 0
+ Utilidad neta período $1.193.100
- Dividendos decretados $ 0
= Ganancias acumuladas= Ganancias acumuladas $1.193.100$1.193.100
Con el saldo de las cuentas que afectan el activo como bancos, cuentas por
cobrar, muebles y enseres y equipo de cómputo, cuyo resultado se
encuentra en el lado débito.
Además, del saldo de los pasivos obligaciones bancarias, proveedores
nacionales e impuestos por pagar acompañadas de las cuentas capitales y
ganancias acumuladas que tienen saldo crédito, se elaborará el balance
general de la siguiente manera:
BALANCE GENERAL
ASESORÍAS Y CONSULTORÍAS – MAYO 200X
ACTIVOS CORRIENTES PASIVOS CORRIENTES
Bancos $8.840.000 Obligaciones bancarias $8.000.000
Cuenta x cobrar $2.600.000 Proveedores nacionales $1.000.000
Total activos Ctes. $11.440.000 Impuestos x pagar $746.900
Contabilidad General 81
No corrientes Total pasivos Ctes. $9.746.900
Propiedad-planta y equipos Largo plazo 0
Muebles y enseres $1.500.000 Total pasivos $9.746.900
Equipo de cómputo $2.000.000 Patrimonio
Total activos no Cte. $3.500.000 Capital $4.000.000
Total activos $14.940.000 Ganancias acum. $1.193.100
Total patrimonio $5.193.100
Pasivo + Patrimonio $14.940.000
Contabilidad General 82
4. EL PROCESO DE REGISTRO DE LA INFORMACIÓN
CONTABLE
OBJETIVOS
GENERAL
Desarrollar un modelo sistemático que
incluya los procedimientos normalmente
aceptados y utilizados en contabilidad para
registrar los hechos económicos.
Contabilidad General 83
ESPECÍFICOS
1. Analizar el efecto de las transacciones comerciales
en la ecuación contable.
2. Describir el sistema de partida doble, base para la
elaboración periódica de los estados financieros.
3. Utilizar las reglas del débito y del crédito para el
registro de hechos económicos en los libros de
contabilidad.
4. Describir los libros de contabilidad y señalar la
relación entre éstos y sus respectivos elementos.
5. Registrar transacciones en los libros de
contabilidad.
6. Comprender la importancia del balance de prueba
como medio de verificación del sistema contable.
7. Utilizar los pasos del ciclo contable para la
preparación de estados financieros.
4.1. Efecto de los hechos económicos
Tal como se expresó en la unidad 1, uno de los objetivos básicos de la
contabilidad es proveer información financiera sobre un ente económico a las
personas encargadas de la administración de la empresa, para la planeación,
el control de las actividades y la toma de decisiones.
Contabilidad General 84
Con el objeto de suministrar información sobre el negocio, se hace necesario
estructurar un proceso sistemático de registro de la actividad económica de
la empresa por medio de procedimientos manuales, mecánicos o
electrónicos. La actividad económica de una organización se manifiesta en
acontecimientos comerciales denominados hechos económicos, tales como
compra de mercancía, pago de nómina, venta de servicios a crédito,
adquisición de un activo. Por hecho económico se entiende cualquier evento
que implique un intercambio financiero, susceptible de expresarse en
términos monetarios. La definición anterior sugiere que no todos los hechos
económicos de la empresa se puedan manifestar en términos de la moneda
funcional y, por tanto, no son registrables en los libros. Por ejemplo, no
serían registrables en los libros, el grado de escolaridad del personal de la
empresa, las relaciones interpersonales existentes en la organización o el
establecimiento de una cafetería en la empresa.
Los hechos económicos constituyen la fuente básica de la información que
presentan los estados financieros, razón por la cual para que una transacción
se considere hecho económico debe ser cuantificable y ejercer influencia
sobre los estados financieros
Cada hecho económico debe estar respaldado por un documento fuente,
base para el registro en libros y punto de partida del proceso contable. Las
facturas, los cheques, las consignaciones, los recibos de caja y los
comprobantes son algunos ejemplos de documentos fuente, los cuales
deben recopilarse para dar paso al registro descriptivo y cronológico de los
acontecimientos comerciales. Una vez registradas todas las transacciones y
Contabilidad General 85
terminado el periodo, la contabilidad resume la información y la presenta en
los estados financieros.
Las transacciones comerciales realizadas por la empresa afectan a uno o
varios elementos de la ecuación contable. Los efectos de las transacciones
comerciales en la ecuación contable pueden generalizarse en los siguientes
casos:
• Aumento en activo y disminución en activo. Ejemplo: la empresa
compra de contado un vehículo.
• Aumento en activo y aumento en pasivo. Ejemplo: la empresa
compra a crédito un equipo de cómputo.
• Aumento en activo y aumento del patrimonio. Ejemplo: el ingreso
de un nuevo socio a la empresa, con un aporte de capital en efectivo.
• Disminución en el activo y disminución en el pasivo. Ejemplo:
cancelación de una obligación bancaria.
• Disminución en el activo y disminución en el patrimonio. Ejemplo:
retiro de un socio con pago del aporte de capital en efectivo.
4.2. La partida doble
Todas las operaciones o transacciones contables se asemejan a una balanza
en que cada lado debe tener un valor igual para que haya equilibrio. Cada
operación debe tener como mínimo dos anotaciones: una en el lado
izquierdo y otra en el lado derecho de la balanza, por igual valor para que no
Contabilidad General 86
exista desequilibrio. Este hecho es conocido como el principio de la partida
doble.
Los asientos contables son los registros monetarios escritos de una
transacción u operación comercial realizada por el ente económico. Los
asientos o registros contables se pueden clasificar de dos formas:
4.2.1. Registros simples
Son aquellos en los cuales la columna del débito es afectada por un solo
registro, contra otro registro único en la columna del crédito. Es decir, se
afecta una sola cuenta en el débito y una en el crédito.
4.2.2. Registros compuestos
Son aquellos en los que la columna del débito y la del crédito son afectadas
por más de un registro monetario. Es decir, en una misma transacción se
afectan una o varias cuentas en el débito, y una o varias cuentas en el
crédito.
4.3. Libros de contabilidad
Las empresas o entes económicos, además de elaborar los documentos
soporte, de registrar esas transacciones en los libros auxiliares, tienen que
cumplir algunas formalidades o exigencias de tipo legal en cuanto a los libros
Contabilidad General 87
de contabilidad considerados oficiales. En Colombia, el Código del Comercio
establece, entre otras, las siguientes condiciones y requisitos legales:
a. Todos los comerciantes tienen obligación de llevar libros de
contabilidad y registrarlos en la Cámara de Comercio de su localidad o
domicilio.
b. Los libros de contabilidad que deben llevarse son: libro diario, libro
mayor y balances, libro de inventarios y balances.
c. Debe llevar (sin registro) los libros auxiliares que sean necesarios
para el correcto entendimiento de los libros principales.
d. Es obligatorio que, por lo menos una vez al año, se presente un
balance general que refleje la situación económica de la empresa.
e. Está prohibido borrar, tachar, en todo o en parte, los registros.
f. Igualmente, arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o
mutilarlas.
4.3.1. Importancia de los libros de contabilidad
Los libros de contabilidad les permiten a las empresas, además de cumplir
una obligación establecida por el Estado, llevar una información adecuada,
oportuna y precisa de todas las operaciones realizadas en el desarrollo de su
actividad económica, con el fin de conocer en cualquier momento su
Contabilidad General 88
situación financiera y los resultados de dichas operaciones para la toma de
decisiones por parte de los dueños o administradores.
Los libros de contabilidad y los documentos constituyen prueba de los
hechos mercantiles, tanto para terceros como para las entidades de
vigilancia y control del Estado.
4.3.2. Libros obligatorios de contabilidad
• Libro diario: en el cual la empresa registra en orden cronológico
todas y cada una de las transacciones que realiza; se conoce con el
nombre de libro tres columnas, un libro diario tiene el siguiente
formato:
Para el manejo de los ejercicios se utilizará el número del registro en cambio
de la fecha; el detalle será el registro contable pero con sangría, y utilizando
la regla del débito y del crédito.
Ejemplo:
Contabilidad General
Fecha Referencia Detalle Débito Crédito
xxx xxx xxx xxx
xxx xxx xxx xxx
89
La empresa compra de contado un vehículo por $25.000 el 13 de mayo de
200x.
• Libro mayor y balances: en éste se registra la información contable
proveniente del libro diario y se trasladan del libro diario la suma de
los débitos y la de los créditos a cada una de las cuentas que lo
componen. Teniendo en cuenta los saldos del balance anterior, se
procede a determinar los nuevos saldos de las cuentas que pasan
para el mes siguiente. Para este trabajo el libro diario estará
representado por la cuenta T.
Ejemplo:
Trasladar al mayor el registro de mayo 13 de 200x
Contabilidad General
Fecha Referencia Detalle Débito Crédito
13 DE MAYO
200X COMPRA VEHÍCULO $25.000
13 DE MAYO
200X COMPRA BANCOS $25.000
90
(1) 25.000
VEHÍCULO BANCOS
25.000 (1)
• Libros auxiliares: sirven para detallar en forma clara y precisa los
registros de las operaciones o transacciones desarrolladas por la
empresa. Facilitan el análisis y verificación de los movimientos en los
libros mayores.
Estos libros se deben llevar por cada una de las cuentas del balance, así
como para las cuentas del estado de resultados
Ejemplo práctico
La compañía de turismo “Buen Viaje” le presenta las siguientes
transacciones correspondientes a febrero del 200X para que usted realice:
registros en el libro diario, traslado al mayor (cuentas T), balance de prueba,
estado de resultados, balance general.
Contabilidad General 91
Febrero 1: La compañía empieza operaciones con los siguientes aportes de
capital: 85.000 acciones de la compañía X a $450; un vehículo por
$17.600.000; unas C x C por valor de $18.200.000 y un efectivo de
$24.500.000.
Febrero 3: Se paga el impuesto de Industria y Comercio por valor de
$654.320.
Febrero 5: Se prestan servicios a crédito por valor de $2.560.000.
Febrero 6: Se compra papelería por valor de $465.000.
Febrero 7: Se compran muebles y enseres por valor de $3.240.000; se paga
el 45% de contado y el resto a 60 días.
Febrero 9: Se prestan servicios de contado por valor de $1.760.000.
Febrero 11: La compañía vende 35.000 acciones a $450 cada una.
Febrero 12: Se realiza mantenimiento del vehículo por $320.000, a crédito.
Febrero 15: Se efectúan los siguientes pagos de contado: nómina
$1.259.460, asesorías $453.700.
Febrero 20: Se recibe préstamo bancario por valor de $23.000.000; por
papelería del préstamo se pagan $850.000.
Febrero 23: Se hacen efectivas C x C por valor de $9.500.000.
Contabilidad General 92
Febrero 25: Se prestan servicios por valor de $2.600.000. Le pagan el 40%
de contado y el resto a crédito.
Febrero 28: Se cancelan los siguientes gastos todos pagados de contado:
nómina $1.745.600, reparación $456.000, servicios públicos $760.000 y
asesorías por $375.000.
Solución
A. Libro diario
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
(1) Inversiones $38.250.000
Vehículo $17.600.000
C x C $18.200.000
Contabilidad General 93
Bancos $24.500.000
Capital $98.550.000
(2) Gasto impuesto.
Industria y Comercio $654.320
Bancos $654.320
(3) C x C $2.560.000
Ingresos x servicios $2.560.000
(4) Gasto papelería $465.000
Bancos $465.000
(5) Muebles y enseres $3.240.000
Bancos $1.458.000
Cuentas x pagar $1.782.000
(6) Bancos $1.760.000
Ingresos x servicios $1.760.000
(7) Bancos $15.750.000
Inversiones $15.750.000
(8) Gasto mantenimiento. $320.000
C x P $320.000
(9) Gasto nómina $1.259.460
Gasto asesorías $453.700
Bancos $1.713.160
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
(10) Bancos $23.000.000
Obligaciones bancarias $23.000.000
Gasto papelería
préstamo $850.000
Bancos $850.000
Contabilidad General 94
(11) Bancos $9.500.000
C x C $9.500.000
(12) Bancos $1.040.000
C x C $1.560.000
Ingresos x servicios $2.600.000
(13) Gasto nómina $1.745.600
Gasto reparación $456.000
Gasto servicios
públicos $760.000
Gasto asesorías $375.000
Bancos $3.336.600
B. Libro mayor (cuentas T)
Contabilidad General 95
BANCOS
(1) 24.500.000
(6) 1.760.000
(7) 15.750.000
(10) 23.000.000
(11) 9.500.000
(12) 1.040.000
75.550.000
67.072.920
654.320 (2)
465.000 (4)
1.458.000 (5)
850.000 (11)
1.713.160 (9)
3.336.600 (13)
8.477.080
15.750.000 (7)
CAPITAL
22.500.000
(1) 38.250.000
VEHÍCULO
(1) 17.600.000
CxC
(1) 18.200.000
(3) 2.560.000
(13) 1.560.000
22.320.000
12.820.000
9.500.000 (11)
9.500.000
CAPITAL
98.550.000 (1)
GASTO IMPUESTO I y C
(2) 654.320
Contabilidad General 96
GASTO PAPELERÍA
(4) 465.000
INGRESOS POR SERVICIOS
2.560.000 (3)
1.760.000 (6)
2.600.000 (12)
6.920.000
MUEBLES Y ENSERES
(3) 3.240.000
CUENTAS POR PAGAR
1.782.000 (3)
320.000 (8)
2.102.000
GASTO MANTENIMIENTO
(8) 320.000
GASTO NÓMINA
(9) 1.259.460
(13) 1.745.600
3.005.060
Contabilidad General 97
OBLIGACIONES BANCARIAS
23.000.000 (10)
GASTO ASESORÍAS
(9) 453.700
(13) 375.000
828.700
GASTO PAPELERÍA PRÉSTAMO
(10) 850.000
GASTO REPARACIÓN
(13) 456.000
GASTO SERVICIOS PÚBLICOS
(13) 760.000
BALANCE DE PRUEBA
DETALLE DÉBITO CRÉDITO
Bancos $67.072.920
Inversiones $22.500.000
Vehículos $17.600.000
Contabilidad General 98
C x C $12.820.000
Capital $98.550.000
Gasto Impuesto I y C $654.320
Gasto papelería $465.000
Ingresos x servicios $6.920.000
Muebles y enseres $3.240.000
C x P $2.102.000
Gasto mantenimiento $320.000
Gasto nómina $3.005.060
Gasto asesorías $828.700
Obligaciones bancarias $23.000.000
Papelería Préstamo $850.000
Gasto reparación $456.000
Gasto servicios públicos $760.000
Sumas igualesSumas iguales 130.572.000130.572.000 130.572.000130.572.000
ESTADO DE RESULTADOS
COMPAÑÍA BUEN VIAJE – FEBRERO 200X
Ingresos x servicios $6.920.000
- Gastos operacionales $(6.883.080)
Nómina 3.005.060
Contabilidad General 99
Industria y comercio 654.320
Papelería 465.000
Mantenimiento 320.000
Asesorías 828.700
Papelería préstamo 850.000
Serv. públicos 760.000
=Utilidad operacional=Utilidad operacional $36.920$36.920
+ Otros ingresos 0
-Otros gastos (reparación) $(456.000)
= Utilidad antes de impuestos= Utilidad antes de impuestos $(419.080$(419.080))
-% Estimado de impuestos 0
= Utilidad neta período $(419.080)
BALANCE GENERAL
COMPAÑÍA BUEN VIAJE – FEBRERO 200X
ACTIVOS CORRIENTES PASIVOS CORRIENTES
Contabilidad General 100
Bancos $67.072.920 Oblig. bcarias. $23.000.000
C x C $12.820.000 C x P $2.102.000
Inversiones $22.500.000 Total pasivo Cte. $25.102.000
Total activos Ctes.$102.392.920 Total pasivos $25.102.000
No Corrientes Patrimonio
Muebles y enseres $3.240.000 Capital $98.550.000
Vehículo $17.600.000 Ganan. acumu. ($419.080)
Total activos
no Ctes. $20.840.000 Total patrimonio $98.130.920
Total activos $123.232920
Pasivo + Patrimonio $123.232.920
Taller de aplicación
La compañía Servilujo comienza operaciones en marzo de 200X y presenta
las siguientes transacciones realizadas durante el mes.
Contabilidad General 101
Marzo 1: la compañía recibe como aportes de capital por parte de sus
socios un terreno por $85.000.000; muebles y enseres por $6.200.000; un
vehículo por $13.870.000 y en efectivo recibe $25.000.000.
Marzo 3: Se compra papelería por $3.250.000.
Marzo 4: Se prestan servicios a crédito por $1.200.000.
Marzo 5: Se paga impuesto mercantil por $765.000.
Marzo 8: Se adquiere Equipo de cómputo por $6.300.000, se paga el 45% de
contado y el resto a crédito.
Marzo 10: Le presta $9.600.000 a uno de sus socios para pagarlos en 15
días.
Marzo 12: Se compra póliza de seguro por $5.000.000.
Marzo 14: Se paga reparación del vehículo por $450.000.
Marzo 15: Se paga nómina por $875.000 y capacitación por $350.000.
Marzo 18: Se prestan servicios de contado por $1.780.000.
Marzo 20: La compañía obtiene un préstamo bancario por $25.000.000,
paga por papelería del préstamo $234.000 y por estudio del préstamo
$180.000.
Marzo 23: El socio paga la deuda más $125.000 por intereses.
Contabilidad General 102
Marzo 25: Se cancela la deuda adquirida el día 8.
Marzo 28: Se prestan servicios por valor de $2.600.000, el 60% se cobra de
contado y el resto a crédito.
Marzo 30: Se paga nómina por $978.000, servicios públicos por $564.000,
asesorías por $200.000.
Se pide realizar:
Registros contables (libro diario)
Cuentas T (libro mayor)
Balance de prueba
Estado de resultados
Balance general
Contabilidad General 103
Contabilidad General 104
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Contabilidad general
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  • 1. GUÍA DIDÁCTICA Y MÓDULO MARIO DE JESÚS CADAVID FONNEGRA FUNDACIÓN UNIVERSITARIA LUIS AMIGÓ FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS CON ÉNFASIS EN ECONOMÍA SOLIDARIA Colombia, 2008
  • 2. COMITÉ DIRECTIVO Fray Marino Martínez Pérez Rector Hernán Ospina Atehortúa Vicerrector Administrativo y Financiero Director de Planeación José Jaime Díaz Osorio Vicerrector Académico Francisco Javier Acosta Gómez Secretario General Contabilidad General Mario de Jesús Cadavid Fonnegra Decana Facultad de Ciancias Administrativas, Económicas y Contables: María Victoria Agudelo Vargas Corrección de estilo: SOMOS PROFESIONALES LTDA. Diseño: Colectivo Docente Facultad de Administración Impresión: Departamento de Publicaciones FUNLAM www.funlam.edu.co TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS Medellín – Colombia 2008 Contabilidad General 2
  • 3. CONTENIDO PRIMERA PARTE: PROTOCOLO ACADÉMICO PRESENTACIÓN 8 1. IDENTIFICACIÓN 10 Ficha técnica...............................................................................................................10 2. INTENCIONALIDADES FORMATIVAS 11 2.1. Objetivo general................................................................................................11 2.2. Objetivos específicos..........................................................................................11 3. UNIDADES TEMÁTICAS 13 UNIDAD 1.................................................................................................................13 UNIDAD 4.................................................................................................................14 UNIDAD 6.................................................................................................................14 4. METODOLOGÍA GENERAL 14 5. EVALUACIÓN INTEGRAL 17 5.1. Sistema de evaluación.........................................................................................17 5.2. Actividades de reconocimiento..........................................................................18 5.3. Actividades de profundización..........................................................................18 INTRODUCCIÓN 20 JUSTIFICACIÓN 22 1. INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD 24 1.1. Definición de contabilidad.................................................................................25 1.2. Objetivos de la contabilidad..............................................................................26 Contabilidad General 3
  • 4. 1.3. Clasificación de la contabilidad.........................................................................27 1.3.1. Según el origen del capital.............................................................................27 1.3.2. Según la clase de actividad............................................................................27 1.4. Cualidades de la información contable.............................................................28 1.5. Principios de contabilidad..................................................................................29 1.5.1. Entidad o ente económico ............................................................................29 1.5.2. Equidad..........................................................................................................29 1.5.3. Continuidad o negocio en marcha.................................................................29 1.5.4. Período contable............................................................................................30 1.5.5. Unidad de medida..........................................................................................30 1.5.6. Valuación o medición....................................................................................30 1.6. Clasificación de las empresas.............................................................................30 1.6.1. Según su actividad.........................................................................................31 1.6.2. Según su constitución legal...........................................................................32 1.7. La ecuación contable.........................................................................................36 ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO PASIVO + PATRIMONIO 37 1.8. Estados financieros............................................................................................38 1.8.1 Estados financieros de propósito general......................................................38 1.8.2. Estados financieros básicos..........................................................................39 1.8.3. Estados financieros consolidados.................................................................39 40 2. EL CICLO CONTABLE ESTADO DE RESULTADOS Y BALANCE GENERAL 41 2.1. Estado de resultados...........................................................................................42 2.1.1. Estado de resultados acumulados..................................................................44 2.1.2. Estado de resultados para una empresa de servicios.....................................45 2.1.3. Estado de resultados para una empresa comercial.........................................48 2.2. El balance general...............................................................................................51 2.2.1. Clasificación de los activos...........................................................................52 2.2.2. Clasificación de los pasivos..........................................................................57 2.3. Clasificación del patrimonio..............................................................................60 Contabilidad General 4
  • 5. 2.3.1. El capital........................................................................................................61 2.3.2. Reservas ........................................................................................................61 2.3.3. Ganancias acumuladas ..................................................................................61 3. LA ECUACIÒN CONTABLE Y LA NATURALEZA DE LAS CUENTAS 69 3.1. La ecuación contable..........................................................................................70 3.2. La cuenta............................................................................................................71 3.3. Naturaleza de los activos...................................................................................72 3.4. Naturaleza del pasivo y del patrimonio............................................................72 3.5. Naturaleza de los gastos.....................................................................................72 3.6. Naturaleza de los ingresos..................................................................................73 4. EL PROCESO DE REGISTRO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE 83 ESPECÍFICOS...........................................................................................................84 4.1. Efecto de los hechos económicos.......................................................................84 4.2. La partida doble.................................................................................................86 4.2.1. Registros simples...........................................................................................87 4.2.2. Registros compuestos....................................................................................87 4.3. Libros de contabilidad........................................................................................87 4.3.1. Importancia de los libros de contabilidad......................................................88 4.3.2. Libros obligatorios de contabilidad...............................................................89 ACTIVOS CORRIENTES PASIVOS CORRIENTES......................................100 No Corrientes Patrimonio ..................................................................................101 Total activos $123.232920 ....................................................................................101 Pasivo + Patrimonio $123.232.920.........................................................................101 Contabilidad General 5
  • 6. 5. TERMINACIÓN DEL CICLO CONTABLE. ASIENTOS DE AJUSTES (CLASES Y APLICACIONES). ASIENTOS DE CIERRE 105 5.1. Período contable y preparación de estados financieros................................106 5.2. Asociación de ingresos y gastos según el período contable...........................106 5.3. Diferencia entre contabilidad de causación y contabilidad de caja.............108 5.4. Asientos de ajuste.............................................................................................109 5.4.1. Objetivos de los asientos de ajustes.............................................................110 5.4.2. Clasificación de los ajustes..........................................................................111 5.5. Ajustes acumulados..........................................................................................112 5.5.1. Ajustes ingresos acumulados.......................................................................112 5.5.2. Ajustes por gastos acumulados....................................................................114 5.5.3. Efecto de los ajustes acumulados en los estados financieros......................117 5.6. Ajustes diferidos................................................................................................119 5.6.1. Ajustes por ingresos diferidos.....................................................................119 5.6.2. Ajustes por gastos pagados por anticipado o por gastos diferidos..............123 5.6.3. Efecto de los ajustes diferidos sobre los estados financieros ......................128 5.7. Ajustes por depreciación..................................................................................129 5.8. Ajustes por corrección de errores y omisiones...............................................132 5.9. Asientos de cierre..............................................................................................134 Dinámica para los asientos de cierre.....................................................................135 6. ESTADOS FINANCIEROS BÁSICOS Y ESTADOS FINANCIEROS DE PROPÓSITO ESPECIAL 144 6.1. ¿Qué son los estados financieros?...................................................................145 6.2. Clasificación......................................................................................................145 Estados financieros de propósito general..............................................................145 ACTIVIDADES DE PROFUNDIZACIÓN 162 BIBLIOGRAFÍA FUNDAMENTAL 174 Contabilidad General 6
  • 8. PRESENTACIÓN Apreciado estudiante, bienvenido al programa de Administración de Empresas con énfasis en Economía Solidaria de la Fundación Universitaria Luis Amigó. Este módulo ha sido escrito teniendo presente al estudiante que ingresa en la metodología a distancia, la cual se constituye en uno de los nuevos retos y alternativas para la formación de profesionales capaces de intervenir problemáticas sociales contemporáneas, desde la aplicación de la ciencia y la tecnología con criterios éticos y de calidad. La educación a distancia responde a la necesidad de ofrecer un proceso de formación que supere obstáculos representados en grandes distancias geográficas y escasez de tiempo de personas deseosas de tener las oportunidades de desarrollo humano que brinda la educación superior. Contabilidad General 8
  • 9. Dicha metodología exige a cada estudiante un esfuerzo investigativo, creativo e innovador soportado por la voluntad del compromiso que demanda nuestra sociedad. Por esto, para el alcance de los objetivos en este proceso formativo, más que construir un texto, se ha tratado de presentar un instrumento de comunicación académica y dinámica entre la institución y el estudiante, en el que se diferencian dos partes fundamentales: la guía de estudio y trabajo, el módulo de aprendizaje. La guía considera las orientaciones sobre el desarrollo del curso en cuanto define los elementos necesarios para la interlocución entre estudiantes y asesor, describiendo en la metodología las actividades a realizar para cada encuentro, bibliografía complementaria, proceso de evaluación y compromisos adquiridos por el estudiante. El módulo desarrolla el contenido conceptual básico que permite al estudiante la comprensión de los problemas potenciales en el campo administrativo. Seguros de que en dicho material se encuentran los referentes necesarios para el desarrollo de un proceso académico con calidad, le deseamos éxitos en este nuevo ciclo de su formación profesional. Contabilidad General 9
  • 10. 1. IDENTIFICACIÓN Ficha técnica CURSO CONTABILIDAD FINANCIERA AUTOR MARIO DE JESÚS CADAVID FONNEGRA Contabilidad General 10
  • 11. INSTITUCIÓN FUNDACIÓN UNIVERSITARIA LUIS AMIGÓ UNIDAD ACADÉMICA FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN PROGRAMA ADMINISTRACIÓN PALABRAS CLAVE ECUACIÓN CONTABLE ÁREA DE CONOCIMIENTO BÁSICA CRÉDITOS TRES (3) CIUDAD MEDELLÍN FECHA AGOSTO DE 2004 ACTUALIZACIÓN ADICIÓN DE TEMAS APROBADA POR 2. INTENCIONALIDADES FORMATIVAS 2.1. Objetivo general El estudiante estará en capacidad de desarrollar los procesos para la generación de información financiera, además analizará e interpretará la información contenida en los estados financieros de una empresa de servicios y de una empresa comercial. 2.2. Objetivos específicos Contabilidad General 11
  • 12.  Reconocer la importancia de la contabilidad como un sistema básico de información para las organizaciones.  Conocer mediante las leyes y reglamentaciones los conceptos contables y su aplicabilidad dentro de las organizaciones  Diferenciar los entes económicos de acuerdo a su: Actividad, tamaño, procedencia de su capital, dinero de los propietarios, constitución legal.  Conocer los procedimientos que se siguen dentro de un ciclo contable con respecto al registro de la información contable  Utilizar correctamente los procedimientos contables para la elaboración del estado de resultados y del balance general.  Conocer mediante el registro de las transacciones, el concepto de una cuenta, su clasificación, su naturaleza y sus soportes.  Desarrollar un modelo sistemático que incluya los procedimientos normalmente utilizados en contabilidad para registrar los hechos económicos.  Presentar las actividades que tienen lugar al finalizar el período contable en la organización, las cuales permiten determinar razonablemente la utilidad del ejercicio y la situación financiera de la organización: Asientos de ajuste y asientos de cierre. Contabilidad General 12
  • 13.  Definir y clasificar correctamente los ajustes a realizar dentro de un proceso contable, así mismo aplicar correctamente los asientos de cierre efectuados en toda organización.  Comprender las principales clases de estados financieros y sus elementos de acuerdo con las normas vigentes en Colombia (Decreto 2649 y 2650 de 1993) 3. UNIDADES TEMÁTICAS UNIDAD 1 Introducción a la contabilidad UNIDAD 2 El ciclo contable estado de resultados y balance general Contabilidad General 13
  • 14. UNIDAD 3 La ecuación contable y la naturaleza de las cuentas UNIDAD 4 El proceso de registro de la información contable UNIDAD 5 Terminación del ciclo contable. Asientos de ajustes (clases y aplicaciones). Asientos de cierre UNIDAD 6 Estados financieros básicos y estados financieros de propósito especial 4. METODOLOGÍA GENERAL Para garantizar el buen desarrollo del curso se establecerán los criterios definidos en el Reglamento Estudiantil con relación a evaluación y seguimiento del portafolio personal de desempeño, entre otros. En los encuentros presenciales se hará claridad sobre aquellos conceptos que han presentado alguna dificultad en los estudiantes; para ello se utilizarán explicaciones precisas sobre el tema, ejemplos y aplicación de éstos al área administrativa. Adicionalmente, se responderán inquietudes Contabilidad General 14
  • 15. sobre los ejercicios propuestos para ser desarrollados por los estudiantes en el tiempo destinado al trabajo independiente. Para cada tema tratado se presentará bibliografía básica, en la cual el estudiante podrá ampliar y reforzar los conceptos compartidos en las asesorías presenciales. El estudiante debe realizar las actividades de forma consecuente con los encuentros presenciales, garantizando así el logro de los objetivos propuestos en el curso. Estas actividades están distribuidas de la siguiente manera: Primer Encuentro: En éste se presenta el curso, se explica la metodología y el sistema de evaluación cualitativa integral, cuyo instrumento es el Portafolio Personal de Desempeño. Adicionalmente, se definen las fechas para los demás encuentros presenciales y se asumen compromisos con las temáticas de la primera y segunda unidad. Segundo Encuentro: Para este espacio el estudiante debe haber conceptualizado las unidades 1 y 2. En la unidad 1, denominada “Introducción a la Contabilidad”, conceptos básicos, se desarrolla entre las páginas 24 y 38 del módulo y los ejercicios que permiten reforzar los conceptos se presentan en las actividades de profundización en la página 160 del módulo. Este tema puede ser ampliado en el capítulo 1 de la Contabilidad Sistema de Información para las Organizaciones de Gonzalo Sinisterra. La unidad dos comprende “El ciclo contable, el estado de resultados y el balance general” la cual se describe entre las páginas 40 y 66 del módulo, y los ejercicios a desarrollar por parte del estudiante se presentan en las actividades de profundización en las páginas 160 y 161. El estudiante puede ampliar los conceptos en el libro Contabilidad Sistema de Contabilidad General 15
  • 16. Información para las Organizaciones de Gonzalo Sinisterra en el capitulo 3. En este encuentro el alumno demostrará el logro de los objetivos propuestos a través de una evaluación escrita y la sustentación de los ejercicios propuestos para las unidades uno y dos. Además se compartirá el portafolio personal de desempeño elaborado por el alumno. Tercer Encuentro: Después de haber tenido dos encuentros presenciales, en los cuales se sentaron las bases conceptuales del curso, el estudiante debe aplicar estos conceptos a la Administración, esto es el manejo de “La ecuación contable y la naturaleza de las cuentas” correspondiente a la unidad número tres, está desarrollada entre las páginas 68 y 80 del módulo, además deben realizar los ejercicios propuestos en las actividades de finalización de la página 161del módulo. La ampliación de los conceptos anteriores se puede realizar en el libro Contabilidad Sistema de Información para Las Organizaciones en el capitulo 4. En este encuentro se realizará un seguimiento a las actividades efectuadas por el estudiante en el portafolio, se realizará una evaluación escrita para sustentar la unidad. Cuarto Encuentro: En este encuentro el alumno debió apropiarse de todos los conceptos correspondientes al “Registro de la ecuación contable” correspondiente a la unidad 4, su definición, metodología, aplicación en los libros de contabilidad; está unidad se encuentra entre las páginas 82 y 101 del módulo, la ampliación se puede realizarse en el capitulo 5 del libro de contabilidad de Gonzalo Sinisterra. Quinto Encuentro: A estas alturas del desarrollo del curso el alumno ya debe tener claridad sobre la metodología y el desarrollo del curso dándole la suficiente importancia a la unidad 5 correspondiente a la “Terminación del ciclo contable con los asientos de ajustes y los asientos de cierre”, Contabilidad General 16
  • 17. recalcando sobre su importancia para la elaboración de los estados financieros en las empresas, esta unidad se encuentra entre las páginas 103 y 140 del módulo. Adicionalmente, se asume como tarea para el estudio y la realización de trabajo para la sexta unidad “Estados financieros básicos y estados financieros de propósito especial”, dicha unidad se encuentra entre las páginas 142 y 159, además, para la realización de los ejercicios propuestos correspondientes a esta unidad se encuentran entre las páginas 162 y 163. El alumno sustentará en su portafolio personal de desempeño las actividades y problemas propuestos en las páginas y del módulo. Sexto Encuentro: En este último encuentro el alumno debe tener claridad sobre las temáticas desarrolladas en el curso; sin embargo, se tendrá un espacio para compartir inquietudes, sentimientos, esfuerzos, alcances y logros adquiridos. Este proceso hará parte de la evaluación integral del estudiante, acompañado de la entrega y sustentación del trabajo asignado en el quinto encuentro sobre estados financieros. Pasados 8 días el estudiante podrá conocer la certificación final del curso. 5. EVALUACIÓN INTEGRAL 5.1. Sistema de evaluación Para la fundación Universitaria Luis Amigó la evaluación está definida como “ Un proceso crítico, intencionado, y sistemático de recolección, análisis, comprensión e interpretación de información que permita a los actores educativos valorar el estado en que se encuentra la formación integral de los estudiantes”, por lo cual, la evaluación se caracteriza por ser Pedagógica, integral, continua, cooperativa, de perspectiva científica, y de carácter ético Contabilidad General 17
  • 18. El portafolio de desempeño es el instrumento de evaluación del estudiante; en él se deben llevar el registro y compendio de las diferentes actividades evaluativas y reflexión permanente que realiza cada estudiante sobre su proceso de formación; tiene en cuenta las responsabilidades y compromisos acordados entre docentes y estudiantes, los avances y dificultades encontradas en el proceso, por cada estudiante, y las sugerencias de los docentes y compañeros para la obtención de los logros propuestos. La promoción y certificación, al finalizar el período académico se realizará con base en el artículo 80 del Reglamento estudiantil. 5.2. Actividades de reconocimiento Las actividades de reconocimiento están planteadas para que el estudiante identifique los conceptos previos al desarrollo de la temática del módulo. Esto permitirá que el estudiante comprenda en forma rápida los conocimientos presentados en cada unidad. 5.3. Actividades de profundización Contabilidad General 18
  • 19. Las actividades de profundización permiten al estudiante reforzar los conocimientos adquiridos en cada unidad. Estas actividades se presentan en forma de talleres, los cuales requieren de soluciones puntuales para los ejercicios planteados y de interpretaciones para los resultados obtenidos. Contabilidad General 19
  • 20. INTRODUCCIÓN Desde el punto de vista histórico, el cálculo diferencial se desarrolló en respuesta al problema de hallar la recta tangente a una curva arbitraria. Pero muy pronto fue claro que, al resolver este problema, los matemáticos dispondrían de un método para resolver muchos problemas prácticos relacionados con la razón de cambio de una cantidad con respecto de otra. La herramienta básica utilizada en el cálculo diferencial es la derivada de una función. A su vez, el concepto de derivada se basa en una noción más fundamental: la del límite de una función. Contabilidad General 20
  • 21. El módulo de cálculo diferencial se ha elaborado a partir de la compilación de conceptos tratados por varios autores, entre ellos Arya y Lardner, S. T. Tan y Haeussler y Paul. Está conformado por cuatro unidades temáticas, siendo ellas: límites y continuidad, derivada de funciones reales, análisis marginal y, por último, optimización y bosquejo de curvas. En cada unidad se presentan las actividades de reconocimiento como un conjunto de elementos previos que el estudiante debe manejar, con el objeto de lograr un mayor entendimiento de los conceptos compartidos en dicha unidad. La temática tratada en cada unidad está desarrollada de forma didáctica y secuencial, partiendo de la definición de los conceptos, presentando las ecuaciones correspondientes, ejemplos y, finalmente, actividades de profundización. Al final, se presenta un estudio de caso, en el cual se ilustra, una de las tantas maneras de la aplicación de matemáticas en la Administración; además de algunas preguntas frecuentes, con su respectiva respuesta, que se presentan al estudiar el cálculo diferencial. Contabilidad General 21
  • 22. JUSTIFICACIÓN Cada vez cobra más importancia la necesidad de tomar decisiones razonadas y creativas, tanto en las empresas como en la vida personal. Una decisión acertada se fundamenta en la calidad y oportunidad de la información que se emplee y del conocimiento que se disponga del objeto de la decisión. Entre las fuentes de información de que se dispone en las organizaciones, quizá la más importante, la constituye la contabilidad; y es precisamente su objetivo el de proveer información útil y oportuna a los responsables de la toma de decisiones. El propósito del presente módulo es Contabilidad General 22
  • 23. dotar a los alumnos de los conocimientos requeridos para un uso e interpretación adecuados de la información contable. Se pondrá énfasis en la importancia de relacionar la contabilidad con el entorno social y el mundo de los negocios, además proporcionar el apoyo necesario y disponible para estudiar y aprender la contabilidad. Como en la vida diaria siempre tenemos contactos prácticos con la contabilidad se pretende entonces que los alumnos basados en el reconocimiento de todos y cada uno de los principios y normas contables generalmente aceptados resuelvan en forma práctica las diferentes situaciones contables que se puedan presentar en el desarrollo de su vida profesional. Contabilidad General 23
  • 24. 1. INTRODUCCIÓN A LA CONTABILIDAD OBJETIVOS GENERAL Introducir un conjunto de conceptos, definiciones, normas, características, objetivos y terminología utilizados en el lenguaje contable. ESPECÍFICOS Contabilidad General 24
  • 25. 1. Reconocer la importancia de la contabilidad como un sistema básico de información para las organizaciones. 2. Valorar los objetivos y la importancia contable en la toma de decisiones. 3. Conocer los diferentes tipos de organizaciones definidas según sus características de orden legal. 4. Diferenciar las formas de organización legal de los entes económicos, a partir de sus actividades y características jurídico- contables. 5. Conocer las normas básicas que regulan la contabilidad en general. 1.1. Definición de contabilidad Se define la contabilidad como el sistema de información cuyas funciones son recolectar, clasificar, registrar, resumir, analizar y evaluar, en términos monetarios, y de forma clara, completa y fidedigna, las operaciones y transacciones de una empresa. Contabilidad General 25
  • 26. 1.2. Objetivos de la contabilidad El objetivo primordial de la contabilidad es proporcionar información financiera, de la empresa u organización, a personas naturales y entidades económicas interesadas en conocer los resultados operacionales y la verdadera situación económica de la misma, con el fin de que puedan tomarse decisiones. La contabilidad suministra información de la empresa: - A los administradores, como contribución a sus funciones de planeación, control y toma de decisiones; de igual manera, ellos mismos requieren información financiera confiable, comprensible, objetiva, razonable y oportuna. - A los accionistas o propietarios de la empresa, quienes requieren información financiera con el fin de determinar el rendimiento de su capital invertido y confiado a la administración. - A los acreedores y entidades crediticias que solicitan a la organización información financiera, con el fin de determinar su capacidad de pago y decidir la autorización de un préstamo. - A las entidades del sector público, quienes hacen uso de la información suministrada por la contabilidad cuando tienen que determinar el monto de los impuestos de renta y complementarios y otros tributos a cargo de la empresa. Contabilidad General 26
  • 27. - A los empleados y organizaciones sindicales, quienes necesitan información contable de la empresa, que les permita fundamentar sus peticiones laborales y llegar así a acuerdos con sus empleadores. 1.3. Clasificación de la contabilidad 1.3.1. Según el origen del capital La contabilidad puede ser: - Privada o particular, si se ocupa del registro de transacciones y preparación de estados financieros de empresas particulares. - Oficial o gubernamental, si se ocupa del registro de información del Estado en sus instituciones y diferentes organismos. 1.3.2. Según la clase de actividad La contabilidad también puede clasificarse de acuerdo con la actividad económica desarrollada por la empresa: - Comercial, si se registran las operaciones de empresas o negocios dedicados a la compra y venta de bienes o mercancías, sin ningún proceso adicional de transformación de éstas. Contabilidad General 27
  • 28. - Industrial o de costos, si registra las operaciones de empresas dedicadas a la fabricación o elaboración de productos mediante la transformación de materias primas, permitiendo determinar los costos unitarios de producción o de explotación. - Servicios, si registra las operaciones de empresas dedicadas a la venta y prestación de servicios, o a la venta de capacidad profesional. 1.4. Cualidades de la información contable Para cumplir sus objetivos, la contabilidad debe reunir las siguientes características básicas: - Comprensibilidad: la información contable debe ser clara y fácil de entender por sus usuarios internos y externos. - Utilidad: la información debe ser relevante ante la necesidad de tomar decisiones; confiable, libre de errores y de sesgos para que los usuarios puedan ver en ella la imagen fiel de los hechos o transacciones realizadas. - Comparabilidad: la información debe prepararse y presentarse sobre bases uniformes que permitan comparar los resultados a lo largo del tiempo. Contabilidad General 28
  • 29. 1.5. Principios de contabilidad Son el conjunto de normas y postulados, conceptos y limitaciones que deben tenerse en cuenta para efectuar los registros contables de todas las actividades desarrolladas por las empresas o personas para que la contabilidad cumpla sus fines u objetivos. Los principios contables más importantes son: 1.5.1. Entidad o ente económico Este principio establece que la actividad económica es realizada entidades independientes, las cuales tienen personalidad jurídica propia y distinta de la de sus dueños. Cada empresa es un sujeto individual, con independencia absoluta de las personas dueñas de la misma. 1.5.2. Equidad La contabilidad y la información contable deben basarse en la equidad; es decir, el registro de los hechos económicos y la información sobre los mismos han de fundarse en la igualdad y la justicia para todos los sectores, sin favorecer a ninguno en particular. 1.5.3. Continuidad o negocio en marcha Contabilidad General 29
  • 30. Este principio supone que todo negocio opera sin interrupción desde su inicio, salvo especificación en contrario, pensando que los dueños invierten su capital con el convencimiento de que la empresa tendrá una vida lo suficientemente larga, que les permita recuperar su inversión y generar utilidades. 1.5.4. Período contable Ante la necesidad de toma de decisiones, deben hacerse cortes convencionales que permitan enfrentar los ingresos de un período con sus costos y gastos correspondientes y el tiempo transcurrido entre la emisión de una información y la otra. Por ejemplo, las empresas pueden tener cortes de información mensual, bimestral, trimestral, semestral o anual. 1.5.5. Unidad de medida Los recursos de la empresa y los hechos económicos deben manejarse con la misma unidad de medida monetaria funcional. Se entiende como funcional el signo monetario del medio económico en el cual la empresa recibe efectivo y lo usa. 1.5.6. Valuación o medición Los hechos económicos que el proceso contable cuantifica se registran al costo; es decir, la adquisición de activos está conformada por su precio más todos los costos y gastos ocurridos en su adquisición 1.6. Clasificación de las empresas Contabilidad General 30
  • 31. De acuerdo con el artículo 25 del Código de Comercio “por empresa se entiende toda actividad económica organizada para la producción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes, o destinada a la prestación de servicios”. De acuerdo con la actividad económica que desarrollen, los entes económicos se suelen clasificar de la siguiente manera: 1.6.1. Según su actividad - Agropecuarias: aquellas que se dedican a actividades de agricultura y ganadería. Pertenecen al sector primario de la economía; por ejemplo: granjas agrícolas, porcinas, haciendas agrícolas. - Mineras: empresas cuyo objetivo primordial es la explotación de los recursos del subsuelo. Ejemplo: empresas petroleras, auríferas, piedras preciosas y otros minerales. - Industriales: aquellas empresas dedicadas a la compra de materias primas para transformarlas en nuevos productos que más tarde serán vendidos al consumidor final. En este proceso de manufactura intervienen recursos humanos, maquinarias y equipos. Estas empresas pertenecen al sector secundario de la economía. - Comerciales: se dedican a la compra y venta de productos, sin transformar o cambiar las características iniciales del mismo. Por lo Contabilidad General 31
  • 32. general, este grupo de empresas o negocios compra directamente a los productores o mayoristas con el fin de reducir sus costos de operación; por ejemplo: empresas distribuidoras, almacenes de cadena. - Servicios: su actividad económica es vender servicios o capacidad profesional, es decir productos intangibles; por ejemplo centros de educación, agencias de viajes, equipos profesionales de fútbol, bancos, centros hospitalarios. 1.6.2. Según su constitución legal De acuerdo con la constitución legal de un ente económico o empresa, ésta puede clasificarse en: empresa unipersonal y empresa multipersonal. - Empresa unipersonal. Según la ley 222 de 1995, con la cual se reformó el Código de Comercio, una persona natural o jurídica que reúna las calidades requeridas para ejercer el comercio, podrá destinar parte de sus activos para la realización de una o varias actividades de carácter mercantil. La empresa unipersonal, una vez Contabilidad General 32
  • 33. inscrita en el registro mercantil, constituye una persona jurídica. La responsabilidad del propietario está limitada al valor de los bienes aportados, el respaldo de la empresa es el aporte del propietario; la razón social debe estar seguida de la expresión “empresa unipersonal” o de la sigla EU. - Empresa multipersonal. Como su nombre lo indica, son empresas que pertenecen a varios propietarios, razón por la cual recibe el nombre de sociedades. Éstas se pueden clasificar en: sociedades por cuotas o partes de interés y sociedades por acciones. Las sociedades por cuotas son de tres tipos: colectivas, de responsabilidad limitada y en comandita simple. Los principales aspectos legales y contables que rigen cada una de estas sociedades son: - Sociedad colectiva: es la sociedad formada por dos o más personas llamadas socios colectivos, que administran la empresa ante otras personas (terceros), en forma personal, ilimitada y solidariamente, La razón social se forma de los apellidos de todos los socios, o de algunos de ellos, con la agregación de las expresiones y compañía, hermanos e hijos u otra análoga; cuando no incluye los apellidos de todos los socios. Existe diferencia jurídica y contable entre la sociedad y los propietarios. Contabilidad General 33
  • 34. - De responsabilidad limitada: esta sociedad debe tener por lo menos dos socios capitalistas, y el número de socios no debe exceder de veinticinco. En las empresas de responsabilidad limitada los socios responden hasta por el monto de sus aportes. En los estatutos se puede responden hasta por el monto de sus aportes; no obstante, en los estatutos, pueden estipular, para todos o para algunos de ellos, una mayor responsabilidad, expresándose su naturaleza, duración, cuantía y modalidades. El capital social debe estar pagado en su totalidad al constituirse la sociedad y debe dividirse en cuotas de igual valor cada una. La sociedad girará bajo una denominación o razón social y debe estar seguida de la palabra “limitada” o de su abreviatura “Ltda.”, y en caso de no aparecer, la responsabilidad de los socios se asimilará a los de la colectiva. De sus utilidades anuales, la sociedad está obligada a constituir una reserva legal del 10%, hasta completar el 50% de su capital. La administración, al igual que en las colectivas, puede ser ejercida por todos y cada uno de los socios, pero la junta de socios podrá delegar la representación y la administración en un gerente. - En comandita simple: para su constitución se requieren dos tipos de socios: colectivos y comanditarios. Los colectivos, llamados también gestores, comprometen solidaria e ilimitadamente su responsabilidad por las operaciones de la sociedad. Los comanditarios o capitalistas limitan su responsabilidad de acuerdo con sus respectivos aportes. La constitución es idéntica a las sociedades antes mencionadas. La razón social se forma con el nombre completo o el apellido de uno o más socios gestores, y se agrega la expresión “y compañía” o la abreviatura “& Cía.”, seguida de las letras “S en C”. La Contabilidad General 34
  • 35. administración de la sociedad corresponde a los socios gestores, directamente o por delegación, pudiendo estos últimos delegarla en los comanditarios mediante un poder. Las utilidades se distribuyen se distribuyen entre los socios gestores y comanditarios tal como se estipule en la escritura de constitución. Las sociedades por acciones se subdividen e dos tipos: comanditas por acciones y sociedad anónima. - En comanditas por acciones: al igual que la sociedad en comandita simple, ésta requiere dos tipos de socios: colectivos y comanditarios; estos últimos con un mínimo de cinco accionistas. Los primeros comprometen solidaria e ilimitadamente su responsabilidad por las operaciones sociales, y los segundos limitan la responsabilidad a sus aportes. La razón social se forma con el nombre completo o el apellido de uno o más socios colectivos, agregando la expresión “y compañía” o la abreviatura “& Cía.”, seguida de las palabras “Sociedad Comanditaria por Acciones” o la abreviatura “SCA”, el capital social debe estar representado en títulos de igual valor. Al constituirse la sociedad se debe suscribir por lo menos el 50% de las acciones en que se divide el capital autorizado, y pagar por lo menos la tercera parte del valor de cada acción suscrita. La sociedad debe apropiar un 10% de las utilidades líquidas de cada ejercicio contable como reserva legal, hasta completar el 50% del capital suscrito. - Sociedad anónima: este tipo de sociedad, también conocida con el nombre de Corporación, requiere para su constitución un mínimo de Contabilidad General 35
  • 36. cinco socios o accionistas. El capital de la sociedad se divide en cuotas de igual valor que se representan en títulos negociables. La responsabilidad de los socios se limita únicamente a sus respectivos aportes de capital La sociedad anónima tendrá una denominación que haga referencia a las actividades de la empresa, seguida de las palabras “sociedad anónima” o de las letras “S.A.”. Si en la razón social no se anuncian las palabras anteriores, los administradores responden solidariamente por las operaciones de la sociedad. Al constituirse la sociedad se debe suscribir por lo menos el 50% de las acciones en que se divide el capital autorizado y se debe pagar al menos la tercera parte del valor de cada acción, la cual se considera indivisible. Las acciones pueden ser al portador o nominativas, y deben permanecer como nominativas hasta tanto se haya pagado su totalidad. El plazo máximo para el pago del saldo pendiente es de un año. 1.7. La ecuación contable La contabilidad basa sus registros en una ecuación matemática que representa la situación financiera de la empresa. En el lado izquierdo de la ecuación figuran los recursos o propiedades que posee la empresa y en el lado derecho, figuran las participaciones constituidas por los acreedores, proveedores, gobierno, trabajadores y propietarios del negocio. Debe existir, en consecuencia, un permanente equilibrio entre las propiedades y los Contabilidad General 36
  • 37. derechos de propietarios y de terceros. La ecuación contable se puede expresar de la siguiente manera: Esta expresión matemática conocida como ecuación contable, señala que todos los bienes de propiedad de la empresa provienen de dos fuentes: Las personas naturales o jurídicas que otorgan crédito al negocio, y los propietarios que aportan capital. Los recursos o propiedades que tiene la empresa para cumplir con sus operaciones o desarrollar su actividad económica se denominan Activos. Sus obligaciones con terceras personas (acreedores, proveedores, gobierno, empleados y trabajadores) se definen como Pasivos, y el derecho de los propietarios en los activos se define como Patrimonio. Las definiciones anteriores se pueden expresar mediante la siguiente ecuación: O mediante el siguiente esquema: Contabilidad General 37 PROPIEDADES = PARTICIPACIONES Bienes poseídos Acreedores y propietarios ACTIVO = PASIVO + PATRIMONIO PASIVO +
  • 38. ACTIVOS PASIVOS PATRIMONIO 1.8. Estados financieros Los estados financieros son el conjunto de informes preparados en forma resumida bajo la responsabilidad de los administradores de los negocios o empresas, con el fin de darle a conocer a los usuarios la situación financiera y los resultados operacionales de la empresa en un período determinado. El decreto 2649 de 1993, en su artículo 20, teniendo en cuenta las características de los usuarios a quienes van dirigidos, clasifica los estados financieros de la siguiente manera: estados financieros de propósito general y de propósito especial. 1.8.1 Estados financieros de propósito general Son aquellos que se preparan al cierre de un período determinado, para darle a conocer a usuarios indeterminados la situación financiera y la capacidad de generación de fondos favorables por el ente económico. Estos estados caracterizados por su claridad, neutralidad, concisión y fácil consulta, son de dos tipos: estados financieros básicos y estados financieros consolidados. Contabilidad General 38
  • 39. 1.8.2. Estados financieros básicos Se denominan estados financieros básicos a aquellos que obligatoriamente debe preparar y presentar una empresa para el período contable anual. Son estados financieros básicos los siguientes: Balance general Estado de resultados Estado de cambios en el patrimonio Estado de cambios en la situación financiera Estado de flujo de efectivo 1.8.3. Estados financieros consolidados Los estados financieros consolidados son aquellos que presentan la situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio y los flujos de efectivo de un ente económico matriz y sus subordinados, como si fuesen una sola empresa. Contabilidad General 39
  • 41. 2. EL CICLO CONTABLE ESTADO DE RESULTADOS Y BALANCE GENERAL OBJETIVOS GENERAL Dar a conocer al estudiante los dos principales estados financieros y sus elementos de acuerdo con las normas vigentes en Colombia. ESPECÍFICOS 1. Presentar los elementos que conforman los estados financieros. 2. Clasificar los estados financieros de acuerdo con las características de los usuarios a quienes se dirigen. 3. Comprender las normas básicas para la preparación y elaboración de los estados financieros. 4. Establecer modelos de presentación de los estados financieros. Contabilidad General 41
  • 42. 5. Resaltar la importancia de los estados financieros como medio de presentar información contable de un ente económico para diferentes tipos de usuarios. 2.1. Estado de resultados Denominado anteriormente como estado de pérdidas y ganancias, el estado de resultados es una de las herramientas financieras más importantes para evaluar la gestión económica de una organización, así como una importante guía en el proceso de toma de decisiones gerenciales. El estado de resultados resume todas las transacciones correspondientes a los ingresos generados por el ente económico, así como los costos y gastos en que se ha incurrido a lo largo de un período contable. De la diferencia entre los dos conceptos anteriores se obtiene la utilidad o pérdida lograda por la empresa durante el período. Para la elaboración de este estado de resultados, debe aplicarse el principio de causación (cuando se incurran) para todos los costos y gastos, y los ingresos deben reconocerse cuando se hayan realizado, a fin de obtener un resultado justo. El estado de resultados está conformado por un grupo de cuentas denominadas nominales o transitorias porque solamente pertenecen al período contable que se esté elaborando. Contabilidad General 42
  • 43. La presentación de las partidas o cuentas que constituyen el estado de resultados se inicia con los ingresos operacionales provenientes de la venta de bienes o servicios. A éstos se les debe deducir las devoluciones, rebajas y descuentos concedidos, con el fin de obtener los ingresos netos del período. Para calcular la utilidad generada por las operaciones del ente económico, durante la vigencia fiscal, a los ingresos netos se les resta los costos y gastos operacionales de administración y ventas. Si a la utilidad operacional se le adicionan los ingresos no operacionales y se le deducen los gastos no operacionales, se obtiene la utilidad antes del impuesto de renta correspondiente. Finalmente, a partir de esta última utilidad debe estimarse el impuesto de renta, con el fin de obtener la utilidad del ejercicio. A continuación se describen los principales componentes del estado de resultados: - Ingresos operacionales. Corresponden a los ingresos generados por la venta de bienes o servicios. - Costos. Erogaciones o cargos asociados directamente con la producción de bienes y servicios y de los cuales se generan ingresos. - Gastos operacionales. Erogaciones o desembolsos de dinero causados en las actividades de administración y comercialización de la empresa. - Ingresos no operacionales. Ingresos generados por actividades diferentes del objeto social de la empresa. Contabilidad General 43
  • 44. - Gastos no operacionales. Erogaciones de dinero realizadas por la empresa en actividades que no corresponden directamente al objeto social. - Costo de venta. Valor de adquisición o producción de los bienes vendidos por la empresa. - Gasto: Desembolso o erogación de dinero que es consumible durante un período contable. - Costo: Desembolso o erogación de dinero que es capitalizable, es decir, regresa a la empresa cuando se efectúa la venta del producto. Debido a algunas diferencias que se presentan en la estructura del estado de resultados para empresas de servicios y vendedoras de productos tangibles, a continuación se ilustrará sobre los estados de resultados, típicos para cada una de las actividades económicas. 2.1.1. Estado de resultados acumulados Denominado cuenta historia de la empresa, muestra las variaciones en cuenta de las ganancias y pérdidas, período tras período, su valor final debe ir al balance general en las cuentas del patrimonio. Este estado se compone de la siguiente manera: Saldo período anterior $ xxx + Utilidad neta período $ xxx - Dividendos decretados $(xxx) Contabilidad General 44
  • 45. = Ganancias acumuladas $ xxx 2.1.2. Estado de resultados para una empresa de servicios Ingresos operacionales (por venta de servicios) $ xxxx - Gastos operacionales ($ xxx) Nómina $ xxx Servicios públicos $ xxx Papelería $ xxx Mantenimiento $ xxx Seguros $ xxx Arrendamientos $ xxx Intereses $ xxx Depreciaciones $ xxx Publicidad $ xxx = Utilidad operacional= Utilidad operacional $ xxxx$ xxxx + Otros ingresos no operacionales $ xxx Intereses $ xxx Arrendamientos $ xxx Asesorías $ xxx Capacitaciones $ xxx Descuentos $ xxx - Otros gastos no operacionales ($ xxx) Contabilidad General 45
  • 46. Intereses $ xxx Arrendamientos $ xxx Reparaciones $ xxx =Utilidad antes de impuestos=Utilidad antes de impuestos $ xxxx$ xxxx - % Estimado de impuestos ($ xxx) = Utilidad neta período $ xxxx Ejemplo práctico Los siguientes datos fueron suministrados por el contador de Inmobiliaria Servibuga y corresponden a las operaciones realizadas por el ente económico durante diciembre de año 200X. Todos los valores están dados en miles de pesos. Se pide elaborar el estado de resultados. Ingresos por servicios $56.500 Ingresos por Intereses $2.435 Utilidad en venta de activos $1.250 Gasto servicios públicos $952 Gasto depreciación $1.360 Gasto impuesto predial $3.575 Gasto asesorías $2.125 Gasto Reparación $645 Gasto nómina $29.350 Gasto arrendamiento $3.070 Gasto reparación $300 Gasto mantenimiento $540 Gasto honorarios $1.750 Gasto seguros $665 Contabilidad General 46
  • 47. Ingresos por asesoría $625 Gasto intereses $1.520 ESTADO DE RESULTADOS INMOBILIARIA SERVIBUGA - DICIEMBRE DE 200X Ingresos x servicios $56.500 - Gastos operacionales ($41.262) Nómina $29.350 Arrendamiento $3.070 Servicios públicos $952 Mantenimiento $540 Depreciación $1.360 Honorarios $1.750 Impuesto predial $3.575 Seguros $665 = Utilidad operacional= Utilidad operacional $15.238$15.238 + Otros ingresos no operacionales $4.310 Utilidad venta activos $1.250 Intereses $2.435 Asesorías $625 - Otros gastos no operacionales ($3.945) Reparación $300 Asesorías $2.125 Contabilidad General 47
  • 48. Intereses $1.520 = Utilidad antes de Impuestos= Utilidad antes de Impuestos $15.603$15.603 - % Estimado de impuestos (38.5%) ($6.007) = Utilidad neta período $9.596 2.1.3. Estado de resultados para una empresa comercial Ingresos operacionales (venta de mercancías) $ xxxx - Devoluciones ($xxx) - Descuentos ($xxx) - Rebajas ($xxx) = Ventas netas $ xxxx - Costo mercancía vendida (C.M.V) ($xxx) = Utilidad bruta en ventas= Utilidad bruta en ventas $ xxxx$ xxxx - Gastos operacionales ($xxx) Nómina $ xxx Servicios públicos $ xxx Mantenimiento $ xxx Papelería $ xxx Seguros $ xxx Empaques $ xxx Publicidad $ xxx Seguros $ xxx Arrendamientos $ xxx Intereses $ xxx Depreciaciones $ xxx = Utilidad Operacional= Utilidad Operacional $ xxxx$ xxxx + Otros ingresos no operacionales $ xxx Intereses $ xxx Contabilidad General 48
  • 49. Asesorías $ xxx Capacitaciones $ xxx - Otros gastos no operacionales ($xxx) Intereses $ xxx Arrendamientos $ xxx Reparaciones $ xxx = Utilidad antes de Impuestos= Utilidad antes de Impuestos $ xxxx$ xxxx - % Estimado de Impuestos ($ xxx) = Utilidad neta período $ xxxx Ejemplo práctico La presente información, suministrada por el contador de almacenes la Victoria, corresponde a enero de 200X y sus valores están dados en miles de pesos. Se pide elaborar el estado de resultados. Costo mercancía vendida $46.800 Gasto servicios públicos $3.290 Ingresos por intereses $1.300 Ingresos por arrendamiento $2.600 Gasto publicidad $2.450 Gasto mantenimiento $1.200 Gasto depreciación $987 Descuentos $3.200 Ingresos por venta de mercancía $90.000 Gasto reparación $1.480 Gasto papelería $1.540 Gasto nómina $12.370 Gasto empaques $4.670 Gasto intereses $1.300 Contabilidad General 49
  • 50. Gasto seguro $2.000 Devoluciones $2.600 ESTADO DE RESULTADOS ALMACENES LA VICTORIA. ENERO DE 200X Ingresos por venta de mercancía $90.000 - Devoluciones en ventas ($2.600) - Descuentos en ventas ($3.200) = Ventas netas $84.200 - Costo mercancía vendida ($46.800) = Utilidad bruta en ventas= Utilidad bruta en ventas $37.400$37.400 - Gastos operacionales ($28.507) Servicios públicos $3.290 Papelería $1.540 Gasto nómina $12.370 Publicidad $2.450 Empaques $4.670 Mantenimiento $1.200 Depreciación $987 Seguro $2.000 = Utilidad operacional= Utilidad operacional $8.893$8.893 + Otros ingresos no operacionales $3.900 Contabilidad General 50
  • 51. Intereses $1.300 Arrendamientos $2.600 - Otros gastos no operacionales ($2.780) Reparación $1.480 Intereses $1.300 = Utilidad antes de impuestos= Utilidad antes de impuestos $10.013$10.013 - % Estimado de impuestos (38.5%) ($3.855) = Utilidad neta período $6.158 2.2. El balance general Estado financiero que presenta la situación financiera del ente económico a una fecha determinada. Debe elaborarse por lo menos una vez al año, al cierre de cada período contable, pero para usos administrativos y por requerimientos legales se puede preparar para períodos más cortos: mensual, trimestral o semestral. El balance general cumple con dos propósitos fundamentales: ofrecer información a usuarios externos del ente económico, quienes sin tener acceso a sus registros contables se interesan en conocer su situación financiera, y como fuente de información a gerentes y demás ejecutivos de la organización para la toma de decisiones gerenciales. El decreto 2649 de 1993, en su capítulo IV, reglamenta la presentación de los estados financieros y define cada uno de los elementos que lo constituyen. Para el balance general, este decreto establece como sus elementos los siguientes: Contabilidad General 51
  • 52. a. Activo. Es la representación financiera de un recurso obtenido por el ente económico como resultado de eventos pasados, de cuya utilización se espera fluyan beneficios futuros. b. Pasivo. Es la representación financiera de una obligación presente del ente económico, derivada de eventos pasados, en virtud de la cual se reconoce que en el futuro se deberán transferir recursos o proveer servicios a otros entes. c. Patrimonio. Es el valor residual de los activos del ente económico, después de deducir todos sus pasivos. El balance general debe presentarse, debidamente clasificado en parte corriente y no corriente, dependiendo de la realización de los activos y exigibilidad de los pasivos, conforme con las normas vigentes sobre presentación y revelación de estados financieros. 2.2.1. Clasificación de los activos Los activos de un ente económico se clasifican de la siguiente manera: • Activos corrientes. Comprenden el disponible y todas aquellas partidas o cuentas que se pueden realizar, vender o consumir en un período de tiempo no mayor a un año. Los activos corrientes se consignan en el balance general, por orden de liquidez, y las cuentas que los componen son: Contabilidad General 52
  • 53. - Caja. Esta cuenta representa el dinero en efectivo o en cheques de propiedad de la entidad, en moneda corriente o en moneda extranjera disponible en forma inmediata; es la cuenta o partida más liquida de la entidad, puesto que está representada por la moneda circulante o por cheques aceptados como medio de intercambio en la compra – venta de bienes o servicios. - Bancos. Esta cuenta registra el valor de los depósitos, constituidos por el ente económico, en moneda nacional y extranjera, en bancos del país y del exterior. Para el caso de las cuentas bancarias poseídas en el exterior, se debe efectuar la conversión a la tasa de cambio del mercado al cierre del período. - Cuentas por cobrar. Comprende el valor de las deudas a cargo de terceros y a favor de la empresa, incluidas las comerciales y no comerciales. Las cuentas por cobrar se pueden clasificar así: cuentas por cobrar a clientes, cuentas por cobrar a empleados, cuentas por cobrar a socios y accionistas, cuentas por cobrar a casa matriz, cuentas por cobrar a vinculados económicos, aportes por cobrar, anticipos y avances. - Documentos por cobrar. Deudas a cargo de terceros y a favor de la empresa que cuentan con el respaldo de un documento financiero, por ejemplo, letras, pagarés, cheques posfechados, avales financieros. - Inversiones. Esta cuenta registra las inversiones de carácter temporal o permanente que realiza la entidad, en acciones, cuotas o partes, de interés social, títulos valores, papeles comerciales o Contabilidad General 53
  • 54. cualquier otro documento negociable, adquirido por el ente económico con la finalidad de mantener una reserva secundaria de liquidez, establecer relaciones económicas con otras entidades o para cumplir con disposiciones legales o reglamentarias. - Inventarios. Esta cuenta registra el valor de los bienes adquiridos por el ente económico, para la venta, y que no sufren ningún proceso de transformación o adición. Según la actividad económica desarrollada por el ente económico, los inventarios se dividen en: inventario de mercancías, de productos en proceso, de materias primas, de productos terminados. - Gastos pagados por anticipado o gastos prepagados. Son los desembolsos de dinero que el ente económico realiza anticipadamente para hacer uso de un bien o de un servicio en el futuro; su amortización debe darse al final de cada período contable mediante los asientos de ajuste, lo cual los convierte en gastos del período respectivo. - Cargos diferidos. Son los desembolsos de dinero que realiza la empresa para efectuar gastos preoperacionales de los cuales se espera rendimiento en el futuro. • Activos no corrientes. Propiedad, planta y equipo. Están constituidos por todos aquellos activos tangibles, adquiridos o construidos por ente económico, o que se encuentren en proceso de construcción, y tienen como objetivo utilizarse en forma permanente Contabilidad General 54
  • 55. para la producción de bienes y servicios o para arrendarlos o usarlos en la administración. Estos activos no son adquiridos con el propósito de venderlos en el curso normal de los negocios y, generalmente, tienen una vida útil superior a un año. Las cuentas que componen los activos no corrientes son las siguientes: - Terrenos. Representa el valor de todos los terrenos que posee la empresa; es un activo no depreciable, tiene vida útil ilimitada, y son agotables cuando dentro de ellos se encuentran recursos naturales no renovables. - Edificios. Representan el valor de todos los bienes raíces que posee la empresa. Es un bien depreciable, que posee una vida útil de 20 años. - Maquinarias. Representan el valor de las maquinas utilizadas por la empresa en la fabricación de bienes o servicios. Son activos depreciables que poseen una vida útil de 10 años. - Muebles y enseres. Activos depreciables que poseen una vida útil de 10 años. . - Equipos de oficina. Activos depreciables que poseen una vida útil de 10 años. Contabilidad General 55
  • 56. - Vehículos. Representan el valor de todo el equipo automotor que se tenga en la empresa; es un activo depreciable que posee una vida útil de 5 años. - Equipos de cómputo. Activo depreciable que poseen una vida útil de 5 años. Todos los activos pertenecientes a propiedad, planta y equipos, con excepción de los terrenos, deben ir acompañados de una cuenta que se denomina depreciación acumulada. Se denomina depreciación al desgaste o pérdida de valor que sufre un activo como consecuencia del deterioro causado por la acción de factores naturales, el uso, el abuso o por obsolescencia por los avances tecnológicos, La depreciación se debe calcular para un período anual y luego se busca el valor mensual. Aunque existen varios métodos de depreciación, el más comercial y más usado es el método de depreciación por línea recta que se calcula de la siguiente manera: Depreciación anual = Valor del activo + gastos adicionales Vida útil Depreciación mensual = Depreciación anual 12 meses Contabilidad General 56
  • 57. • Activos intangibles. Son aquellos que no tienen presencia física pero producen una gran rentabilidad para la empresa. Dentro del grupo de activos intangibles se tienen los siguientes: el crédito mercantil o good will, las patentes, las marcas, los derechos de autor, el know how, las franquicias y las concesiones. 2.2.2. Clasificación de los pasivos Los pasivos de un ente económico se clasifican de la siguiente manera: • Pasivos corrientes. Esta categoría incluye todas las obligaciones que deben ser canceladas en un término de tiempo no mayor a un año. Los pasivos corrientes se clasifican en el balance general de acuerdo con su exigibilidad, y las cuentas que los componen son las siguientes: • Obligaciones bancarias u obligaciones financieras. Representan todos los préstamos a corto plazo que las entidades obtienen de bancos nacionales o extranjeros o de otras instituciones financieras. • Proveedores. Se refieren a las obligaciones, a cargo del ente económico, por concepto de la adquisición de bienes y/o servicios para la fabricación o comercialización de los productos para la venta, en desarrollo de las operaciones relacionadas directamente con el objeto social. Contabilidad General 57
  • 58. • Cuentas por pagar. Comprenden las obligaciones contraídas por el ente económico a favor de terceros diferentes a proveedores y obligaciones financieras. • Documentos por pagar. Su saldo representa el valor adeudado por la empresa a una entidad bancaria o financiera que origina un documento financiero que sirve de apoyo jurídico para el cobro futuro de la obligación. • Dividendos o participaciones por pagar. Representan las utilidades que corresponden a los socios de la empresa. La asamblea general de accionistas o junta de socios es el ente al que corresponde la declaración de dividendos, con base en las utilidades obtenidas en el período. • Impuestos gravámenes y tasas por pagar. Esta cuenta corresponde al valor de los gravámenes e impuestos de carácter general y obligaciones a favor del Estado. Se calculan con base en liquidaciones privadas del ente o empresa, de acuerdo con las bases impositivas determinadas previamente por el Estado. • Prestaciones sociales por pagar. Son los valores que la empresa adeuda a todos aquellos trabajadores y empleados que no se acogieron al régimen de la ley 50 de 1990. Las prestaciones sociales Contabilidad General 58
  • 59. son los beneficios que establece la ley, con el fin de mejorar el nivel de vida de los trabajadores. • Pasivos diferidos o ingresos recibidos por anticipado. Representan los valores cobrados por anticipado que le exigen a la empresa la prestación de un servicio o la entrega futura de mercancía. Las obligaciones que generan los pasivos diferidos no se refieren a un futuro pago de dinero sino a la venta posterior de bienes o servicios. Pasivos estimados Aquellos pasivos por obligaciones que se sabe que existen, pero cuyo valor exacto sólo se determinará en el futuro, se conocen con el nombre de pasivos estimados. El pasivo se crea por un valor estimado y cualquier diferencia entre el pasivo estimado y el pasivo realmente pagado origina un ajuste. Pasivos largo plazo Son las obligaciones contraídas por la empresa, con terceras personas, y que se deben cancelar en un período de tiempo superior a un año. Las cuentas que componen estos pasivos son las siguientes: Contabilidad General 59
  • 60. • Obligaciones bancarias a más de un año. Son obligaciones contraídas por la empresa a largo plazo con entidades bancarias y financieras. Por lo general se utilizan para capitalización, reposición de maquinarias y construcciones. • Documentos por pagar a más de un año. Deudas contraídas por la empresa a largo plazo y que cuentan con el respaldo de un documento financiero. • Hipotecas por pagar. Deudas contraídas por la empresa las cuales tienen como respaldo sus activos. • Cesantías consolidadas. Dinero que la empresa adeuda a todos aquellos trabajadores y empleados que no se acogieron al régimen de la ley 50 de 1990; no se consigna en fondo alguno y es manejado por le empresa. 2.3. Clasificación del patrimonio El patrimonio es el valor neto de la participación de los propietarios o accionistas en un ente económico. Agrupa el conjunto de cuentas que representan el valor residual de comparar el activo menos los pasivos, producto de los recursos netos del ente económico que han sido suministrados por los propietarios de los mismos, ya sean directamente o como consecuencia del giro ordinario de sus negocios. Contabilidad General 60
  • 61. Las cuentas que componen el patrimonio se pueden clasificar de la siguiente manera: 2.3.1. El capital El capital puede estar compuesto por los aportes sociales, en dinero o en especie, hechos por los socios en una sociedad de personas en el momento de constituirse el ente económico. También puede estar compuesto por el valor de los derechos reales o personales, bienes muebles o inmuebles, corporales o incorporales, apreciables en dinero, que la persona natural ha destinado para el ejercicio de las actividades del ente económico. Otro componente del capital puede ser el capital autorizado que es el valor acordado por los accionistas y que debe constar en la escritura de constitución o de reforma; al respecto se debe determinar el número, valor nominal y otras características de las acciones. 2.3.2. Reservas Representan una forma de apropiación de las utilidades de las empresas para satisfacer requerimientos de diferente naturaleza y son tomadas de las utilidades líquidas de ejercicios anteriores. Las normas vigentes contemplan tres tipos de reservas: obligatorias, estatutarias y ocasionales. 2.3.3. Ganancias acumuladas Contabilidad General 61
  • 62. Su valor proviene del resultado final del estado de resultados. Este valor está compuesto por las utilidades de períodos anteriores más la utilidad neta del período actual. ESQUEMA DE BALANCE GENERAL CLASIFICADO Activos Corrientes Pasivos Corrientes Caja $xxx Obligaciones bancarias $xxx Bancos $xxx Proveedores $xxx C x C $xxx C x P $xxx D x C $xxx D x P $xxx Inventarios $xxx Dividendos x pagar $xxx Inversiones $xxx Impuestos x pagar $xxx Gastos prepagados $xxx Prestac. sociales x pagar $xxx Cargos diferidos $xxx Pasivos diferidos $xxx Total activos ctes $xxx Total pasivos corrientes $xxx No Corrientes Largo plazo Inversiones perm. $xxx Obligaciones bancarias +1 $xxx Contabilidad General 62
  • 63. Propiedad-planta-equipo Documentos x pagar + 1 $xxx Terrenos $xxx Hipotecas por pagar $xxx Edificios $xxx Cesantías consolidadas $xxx Deprec. acum, (xxx) $xxx Total pasivos largo plazo $xxx Maquinarias $xxx Total pasivos $xxx Deprec. Acum. (xxx) $xxx Patrimonio Muebles y enseres $xxx Capital $xxx Deprec. acum. (xxx) $xxx Reservas $xxx Equipos de oficina $xxx Ganancia acumuladas $xxx Deprec. acum. (xxx) $xxx Total patrimonio $xxx Vehículos $xxx Pasivo + patrimonio $xxx Deprec. acum. (xxx) $xxx Equipo de cómputo $xxx Deprec. acum. (xxx) $xxx Total activos no ctes. $xxx Activos intangibles $xxx Total activos $xxx Ejemplo práctico Dadas las siguientes cuentas presentadas por la compañía de servicios “A sus Órdenes” correspondientes a febrero, se pide clasificarlas y luego realizar el balance general: Cuentas cobrar $408.000 Cuentas x pagar $345.800 Cesantías x pagar $354.000 Ganan. acumuladas $529.500 Deprec. acum. equipo $322.500 Documentos x cobrar $462.000 Deprec. acum. edificio $345.000 Contabilidad General 63
  • 64. Impuestos x pagar $4.200 D x P largo plazo $345.000 Edificios $570.000 Bancos $358.500 Capital $750.000 Terrenos $336.000 Equipo $525.000 Inventarios $390.000 Hipotecas x P $390.000 Seg. prepagado $336.500 BALANCE GENERAL COMPAÑÍA A SUS ÓRDENES – FEBRERO DE 200X Activos Corrientes Pasivos Corrientes Bancos $358.500 Cuentas x pagar $345.800 Cuentas x cobrar $408.000 Impuestos X P $4.200 Documen. x cobrar $462.000 Cesantías x P $354.000 Inventarios $390.000 Total pasivo Cte. $704.000 Seg. prepagado $336.500 Largo plazo Total activo Cte. $1.955.000 Documentos x P $345.000 No Corrientes Hipotecas x P $390.000 Terreno $336.000 Total largo plazo $735.000 Contabilidad General 64
  • 65. Edificios $570.000 Total pasivos $1.439.000 Dep. acum. (345.000) $225.000 x Patrimonio Equipo $525.000 Capital $750.000 Dep. acum. (322.500) $202.500 x Ganan acum. $529.500 Total activo No Cte. $763.500 Total patrimonio $1.279.500 Total Activos $2.718.500 Pasivo + Patrimonio $2.718.500 Ejemplo práctico La compañía de Asesorías el Buen Cliente le presenta los siguientes datos correspondientes a mayo de 200X, para preparar estado de resultados, estado de resultados acumulados y balance general. Caja $560 Gasto nómina $4.200 Inventario $3.815 Ingresos x asesorías $510 Gasto publicidad $310 Gasto reparaciones $520 Gasto interés $570 Gasto Intereses $480 Obligac. bancarias $4.600 Bancos $1.340 Reservas $1.675 Pasivos diferidos $2.400 Edificio $9.500 Cargos diferidos $978 Contabilidad General 65
  • 66. Muebles y enseres $3.000 Gasto mantenimiento $200 Cuentas x pagar $2.500 Cuentas x cobrar $5.120 Dep. acum. edificio $3.400 Cesantías x pagar $5.700 Documentos x pagar $1.960 Capital $9.838 Vehículo $4.700 Dep. acum. vehículo $1.250 Dep. acum. M y E $870 Ganancia acumulada $860 Gasto servi. públicos $1.080 Gasto papelería $450 Ingresos x servicios $10.300 Inversiones $9.040 ESTADO DE RESULTADOS ASESORÍAS EL BUEN CLIENTE – MAYO 200X Ingresos x Servicios $10.300 - Gastos operacionales ($7.290) Publicidad $310 Interés $1.050 Servipúblicos $1.080 Nómina $4.200 Mantenimiento $200 Papelería $450 = Ganancias operacionales= Ganancias operacionales $3.010$3.010 + Otros Ingresos no operacionales $510 Contabilidad General 66
  • 67. Asesorías $510 - Otros gastos no operacionales ($520) Reparaciones $520 = Utilidad antes de Impuestos= Utilidad antes de Impuestos $3.000$3.000 - % Estimado de impuestos (38.5%) ($1.155) = Utilidad neta período $1.845 ESTADO DE RESULTADOS ACUMULADOS ASESORÍAS EL BUEN CLIENTE – MAYO 200X Saldo período anterior $860 + Utilidad neta período $1.845 - Dividendos declarados $ 0 = Ganancias acumuladas $2.705 BALANCE GENERAL ASESORÍAS EL BUEN CLIENTE – MAYO 200X Activos Corrientes Pasivos Corrientes Caja $ 560 Obligaciones bancarias $4.600 Bancos $1.340 Cuentas x pagar $2.500 Cuentas x cobrar $5.120 Documento x pagar $1.960 Inversiones $9.040 Impuestos x pagar $1.155 Inventario $3.815 Cesantías x pagar $5.700 Cargos diferidos $978 Pasivo diferido $2.400 Total activos Ctes. $20.853 Total pasivos Ctes $18.315 No corrientes Largo plazo 0 Contabilidad General 67
  • 68. Propiedad-planta-equipos Total pasivos $18.315 Edificios $9.500 Patrimonio Dep. acum. ($3.400) $6.100 x Capital $9.838 Muebles y enseres $3.000 Reservas $1.675 Dep. acum. ($870) $2.130 x Ganancias acumuladas $2.705 Vehículo $4.700 Total patrimonio $14.218 Dep. acum. ($1.250) $3.450 x Pasivo +patrimonio $32.533 Total activo no Cte. $11.680 TOTAL ACTIVOS $32.533 Contabilidad General 68
  • 69. 3. LA ECUACIÒN CONTABLE Y LA NATURALEZA DE LAS CUENTAS OBJETIVOS GENERAL Dar a conocer a todos los estudiantes la naturaleza de las cuentas que componen los estados financieros de una empresa. ESPECÍFICOS Contabilidad General 69
  • 70. 1. Comprender y manejar la ecuación contable. 2. Definir lo que es una cuenta. 3. Conocer las cuentas de naturaleza débito del balance general. 4. Clasificar las cuentas del pasivo y del patrimonio de acuerdo con su naturaleza. 5. Identificar los elementos débito y crédito que componen los estados de resultados. 3.1. La ecuación contable La ecuación contable es el argumento principal para que las empresas puedan suministrar la información necesaria a todos sus usuarios tanto internos como externos. En la composición de la ecuación contable se encuentra que, en el lado izquierdo, figuran todos los recursos y propiedades que posee la empresa para el desarrollo de su objeto social y, en el lado derecho, la participación de los proveedores, acreedores y los propietarios del negocio o empresa. Contabilidad General 70
  • 71. Debe existir un perfecto equilibrio entre las propiedades y los derechos de los dueños y de terceros. 3.2. La cuenta En su forma más sencilla, un hecho económico implica un cambio en la ecuación contable, por aumentos o disminuciones en los renglones que componen los estados financieros. El sistema de contabilidad exige la utilización un registro separado para el activo inventario de mercancías, en el que se muestren los aumentos en las mercancías por las compras y su disminución como resultado de las ventas, y que al final del período señale la existencia de mercancías que deben figurar en el balance general. Debe emplearse registros similares para cada una de las partidas de los estados financieros; el formato en el que registran los aumentos y disminuciones se denomina Cuenta. La cuenta puede representarse de múltiples formas; lo importante es que permita efectuar las mediciones monetarias de los aumentos y disminuciones, y que adicionalmente posibilite determinar con facilidad la diferencia, es decir, el saldo. El conjunto de cuentas se llama libro mayor. Para comprender los conceptos contables se suele partir de un sistema contable manual. Esquemáticamente y para fines didácticos, una cuenta se asemeja a una letra T y, por consiguiente, se denomina cuenta T. Los componentes de la cuenta T son el nombre o título de la cuenta, el lado izquierdo, el lado derecho y el saldo. El nombre corresponde a cualquiera de las partidas que conforman los estados financieros (activos, pasivos, patrimonio, ingresos y gastos). El título se anota encima de la línea Contabilidad General 71
  • 72. horizontal. El lado izquierdo se conoce como débito, cargo o debe; el lado derecho se denomina crédito, haber o abono. A la diferencia entre ambos lados (izquierdo y derecho) se le llama saldo. A continuación se ilustra una cuenta T. 3.3. Naturaleza de los activos Por su ubicación en el balance general, los activos son de naturaleza débito; la dinámica dice que los activos aumentan en el lado débito y disminuyen en el lado crédito. 3.4. Naturaleza del pasivo y del patrimonio Por su ubicación en el balance general, los pasivos y el patrimonio son de naturaleza crédito: la dinámica dice que los pasivos y el patrimonio aumentan en el crédito y disminuyen en el débito. 3.5. Naturaleza de los gastos Contabilidad General 72 ACTIVOS Aumentan + Disminuyen - PASIVOS Aumentan + Disminuyen - PATRIMONIO Aumentan + Disminuyen -
  • 73. Los gastos en su naturaleza se asemejan a los activos, es decir, su dinámica dice que aumentan en el débito y disminuyen en el crédito. 3.6. Naturaleza de los ingresos Los ingresos en su naturaleza se asemejan a los pasivos y al patrimonio, es decir, su dinámica dice que aumentan en el crédito y disminuyen en el débito. Como el lado izquierdo de una cuenta se conoce como débito, cualquier valor registrado en ese lado se denomina asiento o registro débito, y puesto que el lado derecho se denomina crédito, cualquier cifra registrada allí recibe el nombre de asiento o registro crédito. La ecuación contable, ampliada en términos de la naturaleza de las cuentas, se puede formular de la siguiente manera: Contabilidad General 73 GASTOS Aumentan + Disminuyen - INGRESOS Aumentan + Disminuyen - Activos + Gastos = Pasivos + Patrimonio + Ingresos
  • 74. La nueva ecuación así formulada recibe el nombre de balance de prueba, el cual se puede definir como la operación contable que se debe realizar antes de efectuar los estados financieros. Ejemplo práctico Para visualizar el aumento o disminución de las cuentas que componen el balance general las cuales son de naturaleza débito y naturaleza crédito realizará el siguiente ejercicio: Transacción 1: Asesorías y consultorías recibe $4.000.000 en cheque como aporte de capital de sus socios. Las cuentas afectadas son: bancos y capital. El activo bancos aumenta en $4.000.000. Un incremento en un activo es un débito y se registra como asiento débito. La cuenta de capital hace parte del patrimonio y también aumenta en $4.000.000. Un incremento en el patrimonio es un crédito y origina un asiento crédito. El registro en la cuenta T, sería: Contabilidad General 74 BANCOS (1) 4.000.000 4.000.000 (1) CAPITAL
  • 75. Transacción 2: La empresa compra muebles y enseres en efectivo por valor de $1.500.000 en mayo 10. Las cuentas afectadas son: muebles y enseres y bancos; el activo disminuye en $1.500.000, y una disminución en un activo genera un crédito y se registra como asiento crédito. La cuenta muebles y enseres, que también pertenece a los activos, aumenta en $1.500.000 originando un asiento débito. Las cuentas T aparecerían así: Transacción 3: La empresa obtuvo el día 14 de mayo un préstamo por $8.000.000. Las cuentas afectadas son: bancos y obligaciones bancarias. El aumento en bancos origina un débito, y el aumento en el pasivo obligaciones bancarias origina un crédito. Contabilidad General 75 (2) 1.500.000 MUEBLES Y ENSERESBANCOS (1) 4.000.000 1.500.000 (2) 8.000.000 (3) OBLIGACIONES BANCARIASBANCOS (1) 4.000.000 1.500.000 (2) (3) 8.000.000
  • 76. Transacción 4: La empresa adquiere equipo de cómputo por $2.000.000 el día 20 de mayo: paga la mitad en efectivo y el resto a 60 días. Las cuentas afectadas son: equipo de cómputo y bancos y proveedores nacionales. Equipo de cómputo se debita y bancos y proveedores nacionales originan un crédito. Registradas las cuatro transacciones anteriores, se observa que en cada hecho económico intervienen, por lo menos, dos cuentas, y que el asiento en el débito siempre es igual al del crédito. Este es el punto inicial del sistema de contabilidad por partida doble, en el cual se basa el principio de la ecuación contable. La diferencia de los totales permite determinar el saldo de cada una de las cuentas. Si los débitos superan los créditos, el saldo será débito, pero si los créditos exceden a los débitos, el saldo será débito. En el ejemplo anterior el cálculo del saldo para las cuentas que tuvieron algún movimiento será el siguiente: Contabilidad General 76 1.000.000 (4) PROVEEDORES NACIONALESBANCOS (1) 4.000.000 1.500.000 (2) (3) 8.000.000 1.000.000 (4) (4) 2.000.000 EQUIPO DE CÓMPUTO 1.500.000 (2) 1.000.000 (4) BANCOS (1) 4.000.000 (3) 8.000.000 12.000.000 2.500.000 9.500.000 4.000.000 (1) CAPITAL 4.000.000 4.000.000 (2) 1.500.000 MUEBLES Y ENSERES 1.500.000 8.000.000 (3) OBLIGACIONES BANCARIAS 8.000.000 1.000.000 (4) PROVEEDORES NACIONALES 1.000.000 (4) 2.000.000 EQUIPO DE CÓMPUTO 2.000.000
  • 77. Registradas las cuatro transacciones anteriores, se observa que en cada hecho económico intervienen, por lo menos, dos cuentas, y que el asiento débito siempre es igual al asiento crédito; éste es el punto inicial del sistema por partida doble. El registro de las transacciones anteriores sólo ha afectado cuentas del balance general, pero existen hechos económicos que comprometen partidas del estado de resultados, y deben utilizarse cuentas que proporcionen información útil relacionada con la medición de la utilidad del ejercicio Debe recordarse que los gastos causan un aumento en el lado débito como los activos y los ingresos generan un aumento en el crédito como los pasivos y el patrimonio. Contabilidad General 77
  • 78. La ecuación ampliada, en cuanto a la naturaleza de las cuentas, puede formularse de la siguiente manera: Esta ecuación así planteada se denomina balance de prueba, en donde la suma de los saldos débito debe ser igual a la suma de los saldos crédito. Transacción 5: La empresa vendió el 22 de mayo servicios a crédito por $2.600.000. Las cuentas que se afectan son: cuentas por cobrar, que es un activo y aumenta en el débito, e ingresos operacionales que se incrementa en el lado crédito. Contabilidad General 78 Activos + Gastos = Pasivos + Patrimonio + Ingresos (5) 2.600.000 CUENTAS POR COBRAR 2.600.000 (5) INGRESOS OPERACIONALES
  • 79. Transacción 6: Se venden servicios de contado por valor de $1.300.000 en mayo 26. Las cuentas que se afectan son: el activo bancos, el cual aumenta en el débito, y la cuenta ingresos por servicios, que aumenta en el lado crédito. Transacción 7: la empresa registra el último día de mes los siguientes gastos: nómina $960.000, servicios públicos $685.000 y papelería por $315.000. Las cuentas afectadas son: los gastos, que aumentan en el lado débito, y el activo bancos, que disminuye en el lado crédito Contabilidad General 79 2.600.000 (5) 1.300.000 (6) INGRESOS OPERACIONALES 3.900.000 1.500.000 (2) 1.000.000 (4) BANCOS (1) 4.000.000 (3) 8.000.000 13.300.000 1.960.000 (7) 8.840.000 (6) 1.300.000 4.460.000 GASTO NÓMINA (7) 960.000 GASTO SERVICIOS PÚBLICOS (7) 685.000 GASTO PAPELERÍA (7) 315.000
  • 80. Con los saldos de las cuentas que se afectaron con los aumentos y disminuciones en el débito y en el crédito, se puede realizar un breve repaso sobre los temas planteados en el capítulo anterior, tales como la elaboración del estado de resultados, estado de resultados acumulados y balance general, de la siguiente manera: ESTADO DE RESULTADOS ASESORÍAS Y CONSULTORÍAS – MAYO 200X Ingresos por servicios $3.900.000 - Gastos operacionales ($1.960.000) Nómina $960.000 Servicios públicos $685.000 Papelería $315.000 = Utilidad operacional= Utilidad operacional $1.940.000$1.940.000 + Otros ingresos 0 - Otros gastos 0 = Utilidad antes de impuestos= Utilidad antes de impuestos $1.940.000$1.940.000 Contabilidad General 80
  • 81. - % Estimado de impuestos (38.5%) ($746.900) = Utilidad neta período $1.193.100 ESTADO DE RESULTADOS ACUMULADOS ASESORÍAS Y CONSULTORÍAS – MAYO 200X Saldo período anterior $ 0 + Utilidad neta período $1.193.100 - Dividendos decretados $ 0 = Ganancias acumuladas= Ganancias acumuladas $1.193.100$1.193.100 Con el saldo de las cuentas que afectan el activo como bancos, cuentas por cobrar, muebles y enseres y equipo de cómputo, cuyo resultado se encuentra en el lado débito. Además, del saldo de los pasivos obligaciones bancarias, proveedores nacionales e impuestos por pagar acompañadas de las cuentas capitales y ganancias acumuladas que tienen saldo crédito, se elaborará el balance general de la siguiente manera: BALANCE GENERAL ASESORÍAS Y CONSULTORÍAS – MAYO 200X ACTIVOS CORRIENTES PASIVOS CORRIENTES Bancos $8.840.000 Obligaciones bancarias $8.000.000 Cuenta x cobrar $2.600.000 Proveedores nacionales $1.000.000 Total activos Ctes. $11.440.000 Impuestos x pagar $746.900 Contabilidad General 81
  • 82. No corrientes Total pasivos Ctes. $9.746.900 Propiedad-planta y equipos Largo plazo 0 Muebles y enseres $1.500.000 Total pasivos $9.746.900 Equipo de cómputo $2.000.000 Patrimonio Total activos no Cte. $3.500.000 Capital $4.000.000 Total activos $14.940.000 Ganancias acum. $1.193.100 Total patrimonio $5.193.100 Pasivo + Patrimonio $14.940.000 Contabilidad General 82
  • 83. 4. EL PROCESO DE REGISTRO DE LA INFORMACIÓN CONTABLE OBJETIVOS GENERAL Desarrollar un modelo sistemático que incluya los procedimientos normalmente aceptados y utilizados en contabilidad para registrar los hechos económicos. Contabilidad General 83
  • 84. ESPECÍFICOS 1. Analizar el efecto de las transacciones comerciales en la ecuación contable. 2. Describir el sistema de partida doble, base para la elaboración periódica de los estados financieros. 3. Utilizar las reglas del débito y del crédito para el registro de hechos económicos en los libros de contabilidad. 4. Describir los libros de contabilidad y señalar la relación entre éstos y sus respectivos elementos. 5. Registrar transacciones en los libros de contabilidad. 6. Comprender la importancia del balance de prueba como medio de verificación del sistema contable. 7. Utilizar los pasos del ciclo contable para la preparación de estados financieros. 4.1. Efecto de los hechos económicos Tal como se expresó en la unidad 1, uno de los objetivos básicos de la contabilidad es proveer información financiera sobre un ente económico a las personas encargadas de la administración de la empresa, para la planeación, el control de las actividades y la toma de decisiones. Contabilidad General 84
  • 85. Con el objeto de suministrar información sobre el negocio, se hace necesario estructurar un proceso sistemático de registro de la actividad económica de la empresa por medio de procedimientos manuales, mecánicos o electrónicos. La actividad económica de una organización se manifiesta en acontecimientos comerciales denominados hechos económicos, tales como compra de mercancía, pago de nómina, venta de servicios a crédito, adquisición de un activo. Por hecho económico se entiende cualquier evento que implique un intercambio financiero, susceptible de expresarse en términos monetarios. La definición anterior sugiere que no todos los hechos económicos de la empresa se puedan manifestar en términos de la moneda funcional y, por tanto, no son registrables en los libros. Por ejemplo, no serían registrables en los libros, el grado de escolaridad del personal de la empresa, las relaciones interpersonales existentes en la organización o el establecimiento de una cafetería en la empresa. Los hechos económicos constituyen la fuente básica de la información que presentan los estados financieros, razón por la cual para que una transacción se considere hecho económico debe ser cuantificable y ejercer influencia sobre los estados financieros Cada hecho económico debe estar respaldado por un documento fuente, base para el registro en libros y punto de partida del proceso contable. Las facturas, los cheques, las consignaciones, los recibos de caja y los comprobantes son algunos ejemplos de documentos fuente, los cuales deben recopilarse para dar paso al registro descriptivo y cronológico de los acontecimientos comerciales. Una vez registradas todas las transacciones y Contabilidad General 85
  • 86. terminado el periodo, la contabilidad resume la información y la presenta en los estados financieros. Las transacciones comerciales realizadas por la empresa afectan a uno o varios elementos de la ecuación contable. Los efectos de las transacciones comerciales en la ecuación contable pueden generalizarse en los siguientes casos: • Aumento en activo y disminución en activo. Ejemplo: la empresa compra de contado un vehículo. • Aumento en activo y aumento en pasivo. Ejemplo: la empresa compra a crédito un equipo de cómputo. • Aumento en activo y aumento del patrimonio. Ejemplo: el ingreso de un nuevo socio a la empresa, con un aporte de capital en efectivo. • Disminución en el activo y disminución en el pasivo. Ejemplo: cancelación de una obligación bancaria. • Disminución en el activo y disminución en el patrimonio. Ejemplo: retiro de un socio con pago del aporte de capital en efectivo. 4.2. La partida doble Todas las operaciones o transacciones contables se asemejan a una balanza en que cada lado debe tener un valor igual para que haya equilibrio. Cada operación debe tener como mínimo dos anotaciones: una en el lado izquierdo y otra en el lado derecho de la balanza, por igual valor para que no Contabilidad General 86
  • 87. exista desequilibrio. Este hecho es conocido como el principio de la partida doble. Los asientos contables son los registros monetarios escritos de una transacción u operación comercial realizada por el ente económico. Los asientos o registros contables se pueden clasificar de dos formas: 4.2.1. Registros simples Son aquellos en los cuales la columna del débito es afectada por un solo registro, contra otro registro único en la columna del crédito. Es decir, se afecta una sola cuenta en el débito y una en el crédito. 4.2.2. Registros compuestos Son aquellos en los que la columna del débito y la del crédito son afectadas por más de un registro monetario. Es decir, en una misma transacción se afectan una o varias cuentas en el débito, y una o varias cuentas en el crédito. 4.3. Libros de contabilidad Las empresas o entes económicos, además de elaborar los documentos soporte, de registrar esas transacciones en los libros auxiliares, tienen que cumplir algunas formalidades o exigencias de tipo legal en cuanto a los libros Contabilidad General 87
  • 88. de contabilidad considerados oficiales. En Colombia, el Código del Comercio establece, entre otras, las siguientes condiciones y requisitos legales: a. Todos los comerciantes tienen obligación de llevar libros de contabilidad y registrarlos en la Cámara de Comercio de su localidad o domicilio. b. Los libros de contabilidad que deben llevarse son: libro diario, libro mayor y balances, libro de inventarios y balances. c. Debe llevar (sin registro) los libros auxiliares que sean necesarios para el correcto entendimiento de los libros principales. d. Es obligatorio que, por lo menos una vez al año, se presente un balance general que refleje la situación económica de la empresa. e. Está prohibido borrar, tachar, en todo o en parte, los registros. f. Igualmente, arrancar hojas, alterar el orden de las mismas o mutilarlas. 4.3.1. Importancia de los libros de contabilidad Los libros de contabilidad les permiten a las empresas, además de cumplir una obligación establecida por el Estado, llevar una información adecuada, oportuna y precisa de todas las operaciones realizadas en el desarrollo de su actividad económica, con el fin de conocer en cualquier momento su Contabilidad General 88
  • 89. situación financiera y los resultados de dichas operaciones para la toma de decisiones por parte de los dueños o administradores. Los libros de contabilidad y los documentos constituyen prueba de los hechos mercantiles, tanto para terceros como para las entidades de vigilancia y control del Estado. 4.3.2. Libros obligatorios de contabilidad • Libro diario: en el cual la empresa registra en orden cronológico todas y cada una de las transacciones que realiza; se conoce con el nombre de libro tres columnas, un libro diario tiene el siguiente formato: Para el manejo de los ejercicios se utilizará el número del registro en cambio de la fecha; el detalle será el registro contable pero con sangría, y utilizando la regla del débito y del crédito. Ejemplo: Contabilidad General Fecha Referencia Detalle Débito Crédito xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx xxx 89
  • 90. La empresa compra de contado un vehículo por $25.000 el 13 de mayo de 200x. • Libro mayor y balances: en éste se registra la información contable proveniente del libro diario y se trasladan del libro diario la suma de los débitos y la de los créditos a cada una de las cuentas que lo componen. Teniendo en cuenta los saldos del balance anterior, se procede a determinar los nuevos saldos de las cuentas que pasan para el mes siguiente. Para este trabajo el libro diario estará representado por la cuenta T. Ejemplo: Trasladar al mayor el registro de mayo 13 de 200x Contabilidad General Fecha Referencia Detalle Débito Crédito 13 DE MAYO 200X COMPRA VEHÍCULO $25.000 13 DE MAYO 200X COMPRA BANCOS $25.000 90 (1) 25.000 VEHÍCULO BANCOS 25.000 (1)
  • 91. • Libros auxiliares: sirven para detallar en forma clara y precisa los registros de las operaciones o transacciones desarrolladas por la empresa. Facilitan el análisis y verificación de los movimientos en los libros mayores. Estos libros se deben llevar por cada una de las cuentas del balance, así como para las cuentas del estado de resultados Ejemplo práctico La compañía de turismo “Buen Viaje” le presenta las siguientes transacciones correspondientes a febrero del 200X para que usted realice: registros en el libro diario, traslado al mayor (cuentas T), balance de prueba, estado de resultados, balance general. Contabilidad General 91
  • 92. Febrero 1: La compañía empieza operaciones con los siguientes aportes de capital: 85.000 acciones de la compañía X a $450; un vehículo por $17.600.000; unas C x C por valor de $18.200.000 y un efectivo de $24.500.000. Febrero 3: Se paga el impuesto de Industria y Comercio por valor de $654.320. Febrero 5: Se prestan servicios a crédito por valor de $2.560.000. Febrero 6: Se compra papelería por valor de $465.000. Febrero 7: Se compran muebles y enseres por valor de $3.240.000; se paga el 45% de contado y el resto a 60 días. Febrero 9: Se prestan servicios de contado por valor de $1.760.000. Febrero 11: La compañía vende 35.000 acciones a $450 cada una. Febrero 12: Se realiza mantenimiento del vehículo por $320.000, a crédito. Febrero 15: Se efectúan los siguientes pagos de contado: nómina $1.259.460, asesorías $453.700. Febrero 20: Se recibe préstamo bancario por valor de $23.000.000; por papelería del préstamo se pagan $850.000. Febrero 23: Se hacen efectivas C x C por valor de $9.500.000. Contabilidad General 92
  • 93. Febrero 25: Se prestan servicios por valor de $2.600.000. Le pagan el 40% de contado y el resto a crédito. Febrero 28: Se cancelan los siguientes gastos todos pagados de contado: nómina $1.745.600, reparación $456.000, servicios públicos $760.000 y asesorías por $375.000. Solución A. Libro diario DETALLE DÉBITO CRÉDITO (1) Inversiones $38.250.000 Vehículo $17.600.000 C x C $18.200.000 Contabilidad General 93
  • 94. Bancos $24.500.000 Capital $98.550.000 (2) Gasto impuesto. Industria y Comercio $654.320 Bancos $654.320 (3) C x C $2.560.000 Ingresos x servicios $2.560.000 (4) Gasto papelería $465.000 Bancos $465.000 (5) Muebles y enseres $3.240.000 Bancos $1.458.000 Cuentas x pagar $1.782.000 (6) Bancos $1.760.000 Ingresos x servicios $1.760.000 (7) Bancos $15.750.000 Inversiones $15.750.000 (8) Gasto mantenimiento. $320.000 C x P $320.000 (9) Gasto nómina $1.259.460 Gasto asesorías $453.700 Bancos $1.713.160 DETALLE DÉBITO CRÉDITO (10) Bancos $23.000.000 Obligaciones bancarias $23.000.000 Gasto papelería préstamo $850.000 Bancos $850.000 Contabilidad General 94
  • 95. (11) Bancos $9.500.000 C x C $9.500.000 (12) Bancos $1.040.000 C x C $1.560.000 Ingresos x servicios $2.600.000 (13) Gasto nómina $1.745.600 Gasto reparación $456.000 Gasto servicios públicos $760.000 Gasto asesorías $375.000 Bancos $3.336.600 B. Libro mayor (cuentas T) Contabilidad General 95 BANCOS (1) 24.500.000 (6) 1.760.000 (7) 15.750.000 (10) 23.000.000 (11) 9.500.000 (12) 1.040.000 75.550.000 67.072.920 654.320 (2) 465.000 (4) 1.458.000 (5) 850.000 (11) 1.713.160 (9) 3.336.600 (13) 8.477.080 15.750.000 (7) CAPITAL 22.500.000 (1) 38.250.000 VEHÍCULO (1) 17.600.000 CxC (1) 18.200.000 (3) 2.560.000 (13) 1.560.000 22.320.000 12.820.000 9.500.000 (11) 9.500.000 CAPITAL 98.550.000 (1) GASTO IMPUESTO I y C (2) 654.320
  • 96. Contabilidad General 96 GASTO PAPELERÍA (4) 465.000 INGRESOS POR SERVICIOS 2.560.000 (3) 1.760.000 (6) 2.600.000 (12) 6.920.000 MUEBLES Y ENSERES (3) 3.240.000 CUENTAS POR PAGAR 1.782.000 (3) 320.000 (8) 2.102.000 GASTO MANTENIMIENTO (8) 320.000 GASTO NÓMINA (9) 1.259.460 (13) 1.745.600 3.005.060
  • 97. Contabilidad General 97 OBLIGACIONES BANCARIAS 23.000.000 (10) GASTO ASESORÍAS (9) 453.700 (13) 375.000 828.700 GASTO PAPELERÍA PRÉSTAMO (10) 850.000 GASTO REPARACIÓN (13) 456.000 GASTO SERVICIOS PÚBLICOS (13) 760.000
  • 98. BALANCE DE PRUEBA DETALLE DÉBITO CRÉDITO Bancos $67.072.920 Inversiones $22.500.000 Vehículos $17.600.000 Contabilidad General 98
  • 99. C x C $12.820.000 Capital $98.550.000 Gasto Impuesto I y C $654.320 Gasto papelería $465.000 Ingresos x servicios $6.920.000 Muebles y enseres $3.240.000 C x P $2.102.000 Gasto mantenimiento $320.000 Gasto nómina $3.005.060 Gasto asesorías $828.700 Obligaciones bancarias $23.000.000 Papelería Préstamo $850.000 Gasto reparación $456.000 Gasto servicios públicos $760.000 Sumas igualesSumas iguales 130.572.000130.572.000 130.572.000130.572.000 ESTADO DE RESULTADOS COMPAÑÍA BUEN VIAJE – FEBRERO 200X Ingresos x servicios $6.920.000 - Gastos operacionales $(6.883.080) Nómina 3.005.060 Contabilidad General 99
  • 100. Industria y comercio 654.320 Papelería 465.000 Mantenimiento 320.000 Asesorías 828.700 Papelería préstamo 850.000 Serv. públicos 760.000 =Utilidad operacional=Utilidad operacional $36.920$36.920 + Otros ingresos 0 -Otros gastos (reparación) $(456.000) = Utilidad antes de impuestos= Utilidad antes de impuestos $(419.080$(419.080)) -% Estimado de impuestos 0 = Utilidad neta período $(419.080) BALANCE GENERAL COMPAÑÍA BUEN VIAJE – FEBRERO 200X ACTIVOS CORRIENTES PASIVOS CORRIENTES Contabilidad General 100
  • 101. Bancos $67.072.920 Oblig. bcarias. $23.000.000 C x C $12.820.000 C x P $2.102.000 Inversiones $22.500.000 Total pasivo Cte. $25.102.000 Total activos Ctes.$102.392.920 Total pasivos $25.102.000 No Corrientes Patrimonio Muebles y enseres $3.240.000 Capital $98.550.000 Vehículo $17.600.000 Ganan. acumu. ($419.080) Total activos no Ctes. $20.840.000 Total patrimonio $98.130.920 Total activos $123.232920 Pasivo + Patrimonio $123.232.920 Taller de aplicación La compañía Servilujo comienza operaciones en marzo de 200X y presenta las siguientes transacciones realizadas durante el mes. Contabilidad General 101
  • 102. Marzo 1: la compañía recibe como aportes de capital por parte de sus socios un terreno por $85.000.000; muebles y enseres por $6.200.000; un vehículo por $13.870.000 y en efectivo recibe $25.000.000. Marzo 3: Se compra papelería por $3.250.000. Marzo 4: Se prestan servicios a crédito por $1.200.000. Marzo 5: Se paga impuesto mercantil por $765.000. Marzo 8: Se adquiere Equipo de cómputo por $6.300.000, se paga el 45% de contado y el resto a crédito. Marzo 10: Le presta $9.600.000 a uno de sus socios para pagarlos en 15 días. Marzo 12: Se compra póliza de seguro por $5.000.000. Marzo 14: Se paga reparación del vehículo por $450.000. Marzo 15: Se paga nómina por $875.000 y capacitación por $350.000. Marzo 18: Se prestan servicios de contado por $1.780.000. Marzo 20: La compañía obtiene un préstamo bancario por $25.000.000, paga por papelería del préstamo $234.000 y por estudio del préstamo $180.000. Marzo 23: El socio paga la deuda más $125.000 por intereses. Contabilidad General 102
  • 103. Marzo 25: Se cancela la deuda adquirida el día 8. Marzo 28: Se prestan servicios por valor de $2.600.000, el 60% se cobra de contado y el resto a crédito. Marzo 30: Se paga nómina por $978.000, servicios públicos por $564.000, asesorías por $200.000. Se pide realizar: Registros contables (libro diario) Cuentas T (libro mayor) Balance de prueba Estado de resultados Balance general Contabilidad General 103