คู่มือการใช้งานระบบคลังยาสำหรับโปรแกรม JHCIS

1. คูมือการใชงานระบบคลังยาใน
เขาสูโปรแกรม JHCIS ดวย User ที่ชื่อ Drug_Store_Admin เทานั้นจึงจะทํารายการนี้ได
1

2. เริ่มตนใชงาน
ในการเขาใชงานคลังแรกโปรแกรมจะทําการตรวจสอบกอนวามีโครงสรางขอมูลสําหรับระบบคลังยา
ในแลวหรือไมถาไมมีจะแสดงหนาจอเพื่อใหทําการปรับปรุงโครงสราง
1. การบันทึกขอมูลการรับยา-เวชภัณฑ
เมื่อปรับปรุงโครงสรางเสร็จ คลิกที่เมนู รับยา-เวชภัณฑฯ
เพื่อนํายาเขาสูคลังยา
โดยในครั้งแรกโปรแกรมจะนํารายการยาที่มีอยูในตารางรหัส
ยาที่ไดระบุวามีใชในสถานบริการขึ้นมาใหทั้งหมด หลังจากนั้นเราจะ
ตองมากําหนดวันหมดอายุและจํานวนลงไป
2

3. ภาพ 1.1 การรับยา-เวชภัณฑ
วันหมดอายุ คาเริ่มตนจะเปนวันปจจุบัน นับเพิ่ม 5 ป จะตองแกไขตามวันหมดอายุของยา-เวชภัณฑ
นั้น ๆ มิฉะนั้นจะมีผลกระทบกับรายงานฯ กรณีที่เปนเวชภัณฑที่ไมมีวันหมดอายุ ใหใชคาตั้งตนที่โปรแกรมกําหนด
ให (วันปจจุบัน นับเพิ่ม 5 ป)
จํานวนรับ คาเริ่มตนเปน 1 ใหแกไขใหเทากับจํานวนในคลังยา
หนวยบรรจุ เปนหนวยที่ใชรับเขามาในคลังยา เชน ขวด, กระปอง, กลอง, หรือ แผง เปนตน
ราคาตอหนวย หมายถึง ราคาตอ 1 หนวยบรรจุ
จํานวนหนวยนับ (ใน 1 หนวยบรรจุ) หมายถึง หนวยยอยที่จะนับในคลังยานอก เชน
Paracetamol 1 กระปอง จํานวนหนวยนับ เทากับ 1000
Vaccine DT 1 ขวด จํานวนหนวยนับ เทากับ 10 เปนตน
หนวยนับ (ทีใชในคลังยานอก) หมายถึง หนวยนับที่เปนหนวยยอยในคลังยานอก โปรแกรมจะนําคาจาก
ตารางรหัสมาแสดงเปนคาตั้งตนให เชน
Paracetamol หนวยนับ เทากับ เม็ด
Vaccine DT หนวยนับ เทากับ โดส เปนตน
หากยา-เวชภัณฑตัวไหนที่ไมมีอยูในคลังยา คลิกที่ปุม ลบ
3

4. ***จําเปนจะตองมีการคียขอมูลใหครบถวน มิฉะนั้นโปรแกรมจะไมทําการบันทึกขอมูลให และจะไม
สามารถเริ่มตนการใชระบบคลังยาฯได
เมื่อกรอกขอมูลครบถวนแลวคลิกปุม บันทึก ระบบจะทําการตรวจสอบจํานวนยาที่มีในรายการยา
ทั้งหมด(ตารางรหัสที่ระบุวามีใชในสถานบริการ)
กับจํานวนรายการยาที่มีการระบุรายละเอียด
หากรายการใดไมตองการบันทึกใหคลิกที่ปุมลบ
ณ รายการที่ไมตองการ
2. การบันทึกขอมูลการเบิกยา-เวชภัณฑ
ภาพ 2.1 การเบิกยา-เวชภัณฑ
คลิกที่เมนู เบิกยา-เวชภัณฑ คลิกเพิ่มขอมูลการเบิกยา ยืนยันการเพิ่มขอมูลฯ
ระบุวันเดือนปท่เบิก ถาไมระบุจํากําหนดใหเปนวันปจจุบัน
ี
เลือกประเภทการเบิก
เลือกยา-เวชภัณฑที่ตองการเบิก โดยโปรแกรมจะแสดงเฉพาะยาที่มีคงเหลืออยูในคลังยา พรอมแสดง
ขอมูลวันหมดอายุ Lot No จํานวนคงคลัง หนวยบรรจุ จํานวนนับใน 1 หนวยบรรจุ ราคาตอหนวยบรรจุ หนวยนับ
ซึ่งเปนขอมูลที่ไดทําการบันทึกในหนารับยา-เวชภัณฑ การระบุจํานวนจายจะตองระบุไมมากกวาที่มีอยูใน
คลังยา และตองไมเทากับ 0
4

5. การเบิก หากประเภทการเบิกเปน เขาคลังยานอก จะไมสามารถเบิกยาที่รหัสซ้ํากันได หากตองการ
เบิกยารหัสเดียวกันจะใชใบเบิกคนละใบ (เหมือนระบบคลังยานอก)
3. ใบคุมคลัง (Stock Card)
ภาพ 3.1 ใบคุมคลัง (Stock Card)
คลิกที่เมนู เลือก ใบคุมคลัง
เลือกชวงเวลาที่ตองการประมวลผล
เลือกประเภทยา-เวชภัณฑ
เลือกรายการยา
คลิกประมวลผล
หากตองการสั่งพิมพออกทางเครื่องพิมพ คลิกที่ปุม พิมพ
ภาพ 3.2 การสั่งพิมพใบคุมคลัง
5

6. 4. รายการยา-เวชภัณฑที่ตองการจัดซื้อ(เบิก)
ภาพ 4.1 รายการยา-เวชภัณฑที่ตองจัดซื้อ(เบิก)
คลิกที่เมนู รายการยา-เวชภัณฑที่ตองการจัดซื้อ(เบิก)
เลือกเดือนและปที่ตองการประมวลผล
ระบุจํานวนเดือนที่ตองการใหคานวณปริมาณยา-เวชภัณฑยอนหลัง และปริมาณเดือนที่ตองการ
ํ
คํานวณเพื่อใชในการจัดซื้อ คลิกประมวลผล
หลักการคํานวณ
- อัตราการใช คิดจากคาเฉลี่ยของการเบิกยอนหลังตามจํานวนเดือนที่ระบุ
- ปริมาณต่ําสุด คิดจากปริมาณการเบิกเปนรายเดือน ในเดือนที่มียอดการเบิกต่ําสุด จากจํานวน
เดือนที่ระบุ
- ปริมาณจัดซื้อ คิดจาก (อัตราการใช X )-ปริมาณคงคลัง
หากตองการจัดซื้อเพิ่ม สามารถแกไขตัวเลขได
การสั่งพิมพสามารถสั่งพิมพได 3 รูปแบบ
- ใบเบิกเวชภัณฑ
- สงออกเปน text file (.txt) หรือ excel file (.xls)
6

7. ภาพ 4.2 พิมพใบคุมคลัง
การสงออกเปนไฟลเมื่อทําการสงเบิกเมื่อไดยา-เวชภัณฑกลับมาสามารถนําไฟลนี้ไปนําเขาที่เมนู รับยา-
เวชภัณฑได (เวอรชั่นถัดไป)
การนําเขาขอมูลการรับ (เวอรช่นถัดไป)
ั
จะรับไดจาก Access ไฟล .mdb , text ไฟล .txt และ MS excel ไฟล .xls
ใชในกรณีรับยาจาก cup หรือ โรงพยาบาลแมขาย หรือหนวยงานที่ใชรหัสยาตัวเดียวกัน หากใชรหัสยา
ไมเหมือนกันจะทําใหเกิดขอผิดพลาดในการประมวลผลขอมูลได
เมื่อคลิกที่ปุมนําเขา โปรแกรมจะนําขอมูลขึ้นมาแสดง เพื่อใหตรวจสอบความถูกตองของขอมูล เมื่อ
ตรวจสอบและแกไขเรียบรอยแลวใหกดปุมบันทึก
7

8. 5. ใบเบิกวัคซีน แบบ ว.3/1
ภาพ 5.1 ใบเบิกวัคซีน
คลิกที่เมนู ใบเบิกวัคซีนฯ
พิมพ เลขที่หนังสือราชการ
ระบุวันที่เบิก
พิมพ เรียน หัวหนาหนวยงานที่ขอเบิก
พิมพชื่อ, ตําแหนง ผูอนุมัติ และผูขอเบิก
หลักการคํานวณ
- กลุมเปาหมาย คํานวณจากจํานวนผูนัดรับบริการซีนวัคซีนในเดือนที่ขอเบิก
- จํานวนวัคซีนที่ตองใช เปาหมายหารหนวยบรรจุ (ที่บันทึกไวในหนารับยา-เวชภัณฑ ที่เลขที่ใบรับ =1)
- จํานวนวัคซีนที่ขอเบิก = จํานวนวัคซีนที่ตองใช – ยอดคงเหลือยกมา
- จํานวนวัคซีนที่เปดใช = จํานวนวัคซีนที่เบิกในเดือนกอนหนา
- อัตราสูญเสีย
8

9. ภาพ 5.2 แบบฟอรมใบเบิกวัคซีน
การกําหนดรหัสวัคซีนสําหรับใชในระบบคลังยา
ใหกําหนดตามแบบรหัสที่ไดกําหนดไวสําหรับใชในโปรแกรม JHCIS
กรณีวัคซีนที่มีเข็มที่กากับไวดวยใหเพิ่มรหัสเพิ่มโดยไมตองมีเลขกํากับ เชน DT, DTP, HBV, OPV, TT,
ํ
RB และ DHB
9

10. ภาพผนวก 1 : การกําหนดรหัสวัคซีน
10

11. การเชื่อมโยงระบบคลังยาในเขากับระบบคลังยาเดิม
เมื่อเริ่มใชระบบคลังยาใน ระบบคลังยาที่มีอยูเดิมในโปรแกรม JHCIS จะถูกปรับเปนระบบคลังยา
นอกใหโดยอัตโนมัติ
ในกรณีที่ไดระบุยอดคงเหลือสําหรับการเริ่มใชระบบคลังยาฯ ไวเปนยอดคงเหลือสําหรับคลังยานอก
อยูแลวสามารถเริ่มตนการใชระบบคลังยาฯไดเลยทั้งสองระบบ แตถายอดคงเหลือที่ระบุไวเปนยอดคงเหลือที่มี
อยูทั้งหมดในสถานบริการ ผูใชจําเปนจะตองกําหนดคาในเมนู กําหนดยอดคงเหลือสําหรับเริ่มใชระบบคลังยา
ฯ ใหม โดยระบุยอดคงเหลือเฉพาะของคลังยานอกเทานั้น
ภาพ 6.1 ระบบคลังยนอก
ภาพ 6.2 การกําหนดยอดคงเหลือฯ
11