1. 03-23-05
„Im Einkauf wird das Geld verdient“
verdient“
Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling
Spend-
Michael Lauer Orpheus GmbH
Nordring 98a
90409 Nürnberg
Berlin, September 2009 www.orpheus-it.com
Konzerne und mittelständische Unternehmen in Deutschland und Europa
mittelstä
nutzen Methoden und Werkzeuge von Orpheus zum Management ihrer
Einkaufsdaten und zum Messen von Einsparungen
2005 2006 2007 2008/2009
Kunden
Große,
nachhaltige
Lösungen
für
Transparenz
Kunden
Savings-
Studien und
kleinere
Lösungen
Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 2

2. Eine wichtige Zielsetzung im Einkauf lautet:
„Generiere Cash-Flow-wirksame jährliche Einsparungen“ …
Cash- Flow- Einsparungen“
… von 3% – 10% des externen Einkaufsvolumens über folgende Hebel:
Bündelung
Ve Pro ibun
der chre
bes
rbe
eis r
Pr ste
sse ukt -
”
e
“B
run
d
g
Relevant für Strategic Nicht relevant für
g
Controlling-Lösung Sourcing Controlling-Lösung
Op rozes ame
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Int nale r
un
P ins
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E
er
me
-
tim
Ge
Lieferanten-
rationalisierung
Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 3
Strategisches Einkaufscontrolling stellt bestehende Organisationen vor
große Herausforderungen
groß
Management der CPO-Organisation
CPO
… … …
Anforderung von
Analysen bzw. Holding / Divisionen
Berichten
Kostenreduktion Optimierung des
Working Capital
Liefer- Keine
Bünde- Heterogene Hohe Hohe Anzahl Unter-
anten- einheitlichen
lung IT- geografische von schiedliche …
wechsel Waren-
Landschaft Verbreitung Einheiten Sprachen
Ver- gruppen
handlun-
Spend- gen Daten- Effizienz-
Trans-
parenz verluste verluste €
...
Business Unit 1 Business Unit 2 Business Unit 3 …
Com p. 1 Com p. 2 Com p. 3 Comp. 1 Com p. 2 … Com p. 1 … …
§ Mangel an Datentransparenz
§ Mangelnde Basis für auf Fakten
basierendes Management
Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 4

3. Durch mangelhafte Transparenz können Einsparpotenziale nicht
oder nur schwer gehoben werden.
werden.
Ausgehend von einem externen Beschaffungsvolumen einer Holding, …
60 % davon 50 %davon 80 %davon 12,5 %davon
3,0 %
24 %
100 % 30 % Einsparungen
abgedeckt durch
60 % durch durch Rahmen-
Rahmen-
bündel-
ndel- Strategischen Rahmen-
Rahmen- verträ
verträge
Externes Beschaffungsvolumen
barer Einkauf verträge
verträ
Anteil adressierbar
… sind mind. 3% Einsparungen durch Transparenz und
Bündelungen möglich. Weitere 7% lassen sich durch
Sourcing-Initiativen heben, die auf anderen Hebeln basieren*
Beispiel: Für eine Holding mit
einem externen
Beschaffungsvolumen von
ca. 100 Mio. € pro Jahr sind
Einsparungen von ca. 3 Mio.
€ pro Jahr durch
Transparenz möglich!
* Durchschnitt unserer Projekte
Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 5
Ein Einkaufscontrolling-System sollte die wichtigsten Bereiche des
strategischen Einkaufs unterstützen…
unterstü tzen…
Basisfragen Strategische Fragen
• Gibt es Preisreduktionen?
Lieferanten
• Was wurde gekauft?
Spend Cube
Trans- • Wer kauft? • Spend • Wie hoch sind Mengen-, Con-
parenz • Preise Rohmaterial- und andere Effekte? trolling
• Von wem? • Mengen
en
• Werden Zahlungsziele
o ri
• Für wie viel? ausgenutzt?
te g
• Was ist der Durchschnittspreis? • …
Ka
BUs, Companies
Kostenreduktion Optimierung
Einkaufscontrolling des
(Transparenz
& Working Capital
Savings tracking) (Zahlungs-
bedingungen)
Management der
CPO-Organisation
Corporate
Einkauf Controlling
Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 6

4. … und alle notwendigen Mittel in die Hand geben um Margen zu
optimieren und ein effizientes Controlling durchzuführen
durchzufü
Messung des Steuerung von
Transparenz der Datenintegrität u. Effizientes
reinen lokalen Einkaufs-
Einkaufsdaten -controlling Berichtswesen
Einkaufserfolgs prozessen
Holding Autom.
Upload &
Berichts-
BU1 BU2 BU3 erstellung
… … … …
• Berechnung von Ein- • Gemeinsame Daten- • Daten kommen direkt • Nahezu automatisches • Die Qualität des
sparungen gegen de- basis für das Unter- aus den Quell- Berichtswesen Systems misst die
finierte Baselines nehmen systemen • Einfache Möglichkeit Qualität der lokalen
• Trennung von • Daten sind nach • Berechnungen werden für Ad-hoc-Abfragen Daten
Mengen-, Roh- einem harmonisierten nur im System durch- • Weniger Aufwand für • System Audits
material- und Standard geführt die lokalen Einheiten • Kontrolle der Stamm-
Währungseffekten kategorisiert • Weniger Schnittstellen daten
• Zentrale Kontrolle
è Beeinflussbarer è Gemeinsame è Transparente è Effizienz è Prozess-
Erfolg Sprache Organisation potenziale
Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 7
Die für ein innovatives Berichtswesen benötigte Datenqualität wird erst
durch ein ausgereiftes Content Management ermöglicht
ermö
Back-End-Systeme
Lieferanten-
Konsolidierung
monatl. Daten- Checks auf
Upload
Extraktion Extraktion Plausibilität
Kategori-
sierung
§ Datenselektion § Prüfung von § Datenanreicherung
in den lokalen Key Perfor- e.g. D&B
Systemen mance Indi-
cators (KPI) § Lieferanten-
§ Datentrans- konsolidierung
formation § Manuelle
Überprüfung § Kategorisierungs-
der Extraktion methoden
§ Benutzung einer
Stichwortdatenbank
Content Management
Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 8

5. Um Einsparungen transparent messen zu können, muss eine passende
Methode für die Beschaffungskategorie ausgewählt werden
fü ausgewä
Wiederkehrender Spend Nicht-wiederkehrender Spend
Abweichung Einkaufspreis Index-basiert Warenkorb
€ € €
n tio
pola
extra
Zeit Zeit Zeit
Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 9
Die Spend-Flussrechnung ist ein m ögliches Hilfsmittel für ein innovatives
Messen von Einsparungen
Preis- Mengen- Struktur- Rohmaterial-
effekte effekte effekte … effekte
Messung
des
Einkaufs-
Eliminierung erfolgs
Definition von
von
Planwerten, bzw.
Währungs- Spend-Flussrechnung
Baselines
effekten Aufdeckung
von
Einspar-
potenzialen
Aufdeckung/
Alternative Einheitliche
Erklärung von
Vergleichs-/ Wertbasis für
Abweichungen u.
Planwerte den Konzern
Einzeleffekten
Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 10

6. Die Spend-Flussrechnung teilt die Abweichung im Beschaffungsvolumen in
Einzeleffekte auf
1
2
3
Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 11
Preis- und Mengeneffekte sind die zentralen Ergebnisse der
Spend-Flussrechnung
Spend-
Preis-
effekt
Price
Baseline
Gemischter
Effekt
Actual
Mengen-
effekt
Quantity
Baseline Actual
Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 12

7. Aus den Ergebnissen der Spend-Flussrechnung können direkt die
Einsparungen berechnet werden
Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 13
Die Netto-Einsparungen berechnen sich aus den preisrelevanten abzüglich
von sonstigen nicht-beeinflussbaren Effekten
nicht-
+
=
-
=
Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 14

8. Im Vergleich zur Baseline wurde weniger zu einem höheren Preis
beschafft
Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 15
Im Vergleich zur Baseline wurde mehr zu einem höheren Preis
beschafft
Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 16

9. Neue Materialien verursachen einen negativen Struktureffekt
Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 17
Eine mögliche Analysekette beginnt Top-Down bei den
Beschaffungsgruppen
Sehr gut: Die Einsparungen
steigen kontinuierlich
Die Situation verschlechtert
sich ab April
Keine Einsparungen! Im Gegenteil:
Signifikante Preissteigerungen
Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 18

10. Eine Analyse nach Gesellschaften zeigt wo die höchsten Preissteigerungen
stattgefunden haben
Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 19
Ursachen für fehlende Einsparungen finden sich bei den Materialien
Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 20

11. Für jedes einzelne Material hilft die Spend-Flußrechnung die negativen
Abweichungen besser zu verstehen und Ursachen zu finden
Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 21
Eine Analyse von Preisen und Mengen zeigt ein detailliertes Bild im
Jahresverlauf
Die Spend-Flussrechnung als Instrument zum Einkaufscontrolling 22

12. Ausblick: Klassische Spend-Management-Systeme werden zu Performance
Management-Systemen weiterentwickelt
Management-
Reporting
Initiative Tracker Savings Tracker
(ex ante) (ex post)
• Planung von Initiativen • Laufendes Nachhalten
und Nachhalten der der erzielten
Implementierungs- Closed Einsparungen
schritte Loop Spend • Input für das Budget
• Detailplanung auf Management
• Einfache und
Material-, Material- transparente Regeln für
gruppen- oder Gesell- Einsparungen und deren
schaftsebene Überprüfung
SpendCube + Content Management
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