ALFSTORE > JIVE + ALFRESCO Réussir l'intégration de votre gestion documentaire au coeur de votre réseau social d'entreprise

1. Réussir l'intégration de votre gestion documentaire au
cœur de votre réseau social d'entreprise
29 Mars 2012

2. OBJECTIFS
RSE
? GED
+
2

3. AGENDA
§ Présentation d’Alfresco
§ Présentation d’Alfstore
§ Principes GED, RSE, RSE+GED
§ DÉMO intégration Jive+Alfresco
§ Témoignage Saint-Gobain
§ DÉMO Jive | Alfresco Toolkit
§ Synthèse
§ Questions
3

4. Sondage
? ?
RSE
+ GED
4

5. PRESENTATION
5

6. ALFSTORE
+
PARTENAIRE PARTENAIRE
6

7. ALFSTORE
Intégrateur Alfresco
7

8. ALFSTORE
Editeur de logiciels pour Alfresco
Widget
|
Portlet
|
Gadget
8

9. ALFSTORE
§ Principes
§ Rôle de la GED ?
§ Rôle du RSE ?
§ RSE = GED ?
9

10. RÔLES DE LA GED
§ Document Centric
Stockage gros volume de documents
§ Plan de classement
Arborescence, Catégories, Tags
§ Securité
Gestion FINE des permissions
§ Méta-données
Propriétés métiers (ex: code produit, réf. projet)
§ Workflow
§ Archivage
10

11. RÔLES DU RESEAU SOCIAL
§ User Centric
§ Profiles
Profiles riches
§ Communautés
Gestion de droits par communauté
§ Discussion
Démarrer une discussion, commentaires,
votes
§ Collaboration
Autour des contenus
11

12. LE MEILLEUR DES 2 MONDES
User Centric
Profiles
Communautés Document Centric
Discussion Plan de classement
Securité
Collaboration
Méta-données
Workflow
Archivage
Recherche
12

13. TYPOLOGIE DES DOCUMENTS
§ 2 types de documents
§ Documents
de
travail
§ Documents
de
référence
§ MaCère
première
§ Livrables
13

14. AVEC INTÉGRATION
EQUILIBRE
RSE
GED
14

15. SANS INTÉGRATION
CHAOS
duplication, obésité RSE
GED
RSE
15

16. CONCLUSIONS
§ 2 besoins forts : GED et RSE
§ GED et RSE : 2 rôles différents et complémentaires
§ L’entreprise va devoir faire cohabiter les 2 systèmes
§ Besoin d’intégration maîtrisée
§ Sinon risques : chaos, duplication, scalabilité RSE
16

17. RSE+GED : les bénéfices
§ Bénéfices de l’intégration ?
PRODUCTIVITÉ | ADOPTION | PERENNITÉ
§ 3 use-cases:
§ Use-case 1 : intégration simple (portail)
§ Use-case 2 : Socialize content
§ Use-case 3 : Collaboration
17

18. USE-CASE 1 : intégration simple
18

19. ARCHITECTURE
SSO
HTTP/REST
LDAP
19

20. ARCHITECTURE
Composant
:
WIDGET
20

21. DEMO
§ DEMO
§ Use-case 1 : intégration simple
§ Composant Alfstore : Jive Widget pour Alfresco
21

22. Un cas concret d’intégration entre Jive et Alfresco
+
22

23. Toolkit
§ Jive et Alfresco propose un toolkit commun
Jive
Toolkit
23

24. Toolkit
§ Quelle est l’approche ?
§ Cible
:
partage
de
fichiers
entre
les
2
systèmes.
§ Mais
les
besoins
et
les
use-­‐cases
d’intégraCon
sont
variés
et
diffèrent
selon
les
clients.
§ Approche
toolkit
(API)
:
boîte
à
ouCls.
§ Pour
perme_re
aux
intégrateurs
de
construire
des
scénarios
et
des
IHM
avancées.
24

25. Toolkit
§ Use-case 2 : socialize content
Un document Création d’un document Depuis Jive
Alfresco peut être Jive « virtuel » (proxy) discussion autour du
« socialisé » vers document
Jive
25

26. Toolkit
§ Use-case 2 : socialize content
§ DEMO
26

27. Toolkit
§ Use-case 3 :
Dépôt d’un document dans Alfresco depuis Jive
§ Jive est l’interface § Le document est § Jive conserve un
utilisée pour physiquement stocké pointeur vers le doc.
uploader le dans Alfresco Alfresco
document
27

28. Toolkit
§ Use-case 3 :
§ Dépôt d’un document dans Alfresco depuis Jive
§ DEMO
28

29. Toolkit
§ Toolkit : retour d’expérience
§ Ouvre
de
nouvelles
perspecCves
:
possibilités
d'intégraCon
avancées.
§ Version
1.0
:
maturaCon
du
toolkit
nécessaire.
§ Conseils:
§ Expérimenter
avant
de
déployer
§ Il
faut
rester
sur
des
scénarios
simples
(sinon
confusion
uClisateur)
§ 1
scénario
simple
:
socialize
content
(use-­‐case
2)
29

30. SYNTHÈSE
§ Synthèse
30

31. SYNTHÈSE
§ J’ai déjà un RSE…dois-je ajouter une GED ?
§ Réponse : OUI (si gros volumes de documents)
§ Pourquoi ?
§ Organiser vos documents (plan de classement)
§ Stocker/rechercher vos documents de référence
§ Eviter l’explosion du RSE (obésité)
31

32. SYNTHÈSE
RSE
+ GED ?
OUI
si gros volumes de documents
1- Organiser vos documents (plan de classement)
2- Stocker | Rechercher vos documents de référence
3- Eviter l’explosion du RSE (obésité)
32

33. SYNTHÈSE
§ J’ai déjà une GED…pourquoi aurais-je besoin d’un
RSE ?
§ Réponse : ceux sont des usages différents…
§ Pourquoi ?
§ Le RSE apporte une capacité collaborative > GED
33

34. SYNTHÈSE
GED + RSE ?
OUI
Des usages différents
Capacité collaborative supérieure à la GED
GED = documents
RSE = personnes
34

35. SYNTHÈSE
§ J’ai déjà une GED et un RSE…ai-je intérêt à
les intégrer ?
§ Réponse : OUI
§ Pourquoi ?
§ Productivité : faciliter l’accès à la GED
§ Eviter la duplication des doc. de référence
dans le RSE
§ Eviter l’explosion du RSE (obésité)
35

36. SYNTHÈSE
RSE
GED
?
OUI
Productivité : faciliter l’accès à la GED
Eviter la duplication des doc. de référence
dans le RSE
Eviter l’explosion du RSE (obésité) 36

37. SYNTHÈSE
GED =
OUI
Facilité d’intégration : open-source = ouverture
(WebService, SSO, etc)
Rapidité d’installation
Evolutivité (on peut commencer petit, puis grandir)
Rapport Qualité/Prix
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38. SYNTHÈSE
§ Jusqu’où aller dans l’intégration RSE+GED ?
§ L’intégration de 2 systèmes soulèvent
toujours des problématiques complexes
(LDAP, SSO, permissions, etc)
§ Conseil : approche pas à pas:
§ Commencer simple (use-case 1),
§ Attendre retour utilisateurs,
§ Améliorer si besoin.
38

39. ALFSTORE
+
PARTENAIRE PARTENAIRE
39

40. ALFSTORE
§ Nos composants pour l’intégration Alfresco
40

41. ALFSTORE
Editeur de logiciel
§ Support
(bugfix)
§ Maintenance
4.x 5.x
41

42. QUESTIONS
?
42

43. CONTACT
§ More info
§ info@alfstore.com
§ Sales contact
§ sales@alfstore.com
43