1. LA CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
COMO PROCESO ARCHIVÍSTICO
Alfonso Díaz Rodríguez
Universidad de Salamanca (ESP) 2012

2. Importancia de la clasificación:
 Incidencia de la tecnología
 Transformación de la práctica de producción
 Cambio de soporte documental
 Requerimiento legal
 Integridad, autenticidad, confidencialidad, disponibilidad, tr
azabilidad, calidad, protección, recuperación y
conservación física y lógica de los documentos
.
Justificación de la investigación 2
La clasificación de documentos como proceso archivístico

3. Visión:
• Aparición del concepto de proceso
• Procesos archivístico
Justificación de la investigación 3
La clasificación de documentos como proceso archivístico

4. Consecuencia
• Posibilidad de abordar el estudio de la
clasificación a partir de la extrapolación del
modelo de gestión por procesos a la gestión de
documentos
Justificación de la investigación 4
La clasificación de documentos como proceso archivístico

5. 1. Identificar el proceso de clasificación
2. Formular un plan de clasificación adaptado a
las funciones de la organización
Objetivo general 5
La clasificación de documentos como proceso archivístico

6. 1. Identificación del proceso de clasificación:
• Ofrecer un panorama del actual estado de la
clasificación
• Definir conceptualmente qué entendemos por
clasificación
Objetivos específicos 6
La clasificación de documentos como proceso archivístico

7. 1. Identificación del proceso de clasificación:
• Identificar las entidades, agentes, y actividades
que intervienen en la clasificación
• Definir conceptualmente qué es un proceso
Objetivos específicos 7
La clasificación de documentos como proceso archivístico

8. 1. Identificar el proceso de clasificación
2. Formular un plan de clasificación adaptado a
las funciones de la organización
Objetivo general 8
La clasificación de documentos como proceso archivístico

9. 2. Formulación de un plan de clasificación :
• Identificar las funciones
• Identificar las normas técnicas y jurídicas
• Establecer las relaciones entre agentes, normas
y funciones
Objetivos específicos 9
La clasificación de documentos como proceso archivístico

10. ¿pueden las actividades de clasificación
identificadas ser modelizadas como un proceso?.
Hipótesis 10
La clasificación de documentos como proceso archivístico

11. Variables de análisis:
1) Definiciones de clasificación
2) Definiciones de proceso
3) Análisis de normas técnicas.
4) Análisis de la regulación jurídica.
5) Identificación de modelos procesos
Metodología 11
La clasificación de documentos como proceso archivístico

12. Fuentes de información (lengua española, e inglesa)
• Actas de congresos • Revistas de Archivística
• Diccionarios técnicos • Tesis doctorales
• Manuales Archivística
• Monografías
• Patentes 12
Metodología
• Repertorios de
La clasificación de documentos como proceso archivístico

13.  Marco teórico, conceptual y jurídico
 El proceso de clasificación: análisis funcional
 Cuadro de clasificación de fondo: formalización y
mantenimiento
Estrutura del trabajo 13
La clasificación de documentos como proceso archivístico

14.  La archivística como contexto
 La gestión de documentos
 La clasificación
 El concepto de proceso
 Regulación jurídica y producción de documentos
 Normas técnicas para la gestión de documentos
Marco teórico, conceptual y jurídico 14
La clasificación de documentos como proceso archivístico

15. Identificación de funciones
 Objetividad / Subjetividad
 Funciones atribuidas
 Normas para elaboración de presupuestos
 Presupuesto general
El proceso de clasificación: análisis funcional 15
La clasificación de documentos como proceso archivístico

16. Entidades del proceso de clasificación
Institución
Procedimientos
Cuadro de clasificación
Series de documentos
El proceso de clasificación: análisis funcional 16
La clasificación de documentos como proceso archivístico

17. El proceso de clasificación: análisis funcional
17
La clasificación de documentos como proceso archivístico

18. Ejemplo de definición de entidad
Nombre Órgano Productor
Descripción Entidad que representa a un órgano productor que en el
ejercicio de sus competencias genera unidades
documentales como resultado de uno o varios
procedimientos.
Datos Nombre Valores y descripción
Código de órgano Identificación unívoca del órgano
administrativo
Descripción Nombre descriptivo del Órgano.
Institución Institución Productora al que
productora pertenece
Archivo Receptor Archivo al que transfiere las unidades
documentales que produce.
Relaciones 1. Un órgano productor tramita cero o varios
procedimientos administrativos.
2. Un órgano productor da origen a una o varias series.
3. Un órgano productor produce una o varias unidades
documentales.
4. Un órgano productor pertenece a una institución
productora.
El proceso de clasificación: análisis funcional 18
La clasificación de documentos como proceso archivístico

19. El cuadro de clasificación: formalización y mantenimiento 19
La clasificación de documentos como proceso archivístico

20.  Agrupaciones documentales:
 Lógicas
 Fondo
 Función
 Subfunción
 Físicas
 Series
El cuadro de clasificación: formalización y mantenimiento 20
La clasificación de documentos como proceso archivístico

21. modelo de casos de uso.
elementos de información :
 descripción
 agentes
 Precondiciones
 Postcondiciones
 flujo de eventos.
El cuadro de clasificación: formalización y mantenimiento 21
La clasificación de documentos como proceso archivístico

22. CLASIFICAR DOCUMENTOS
DESCRIPCIÓN
El ingreso de documentos en los sistemas de gestión de documentos implica que estos se
han de posicionar en la agrupación de documentos correspondientes al cuadro de
clasificación de la organización.
ACTORES
 Unidades gestoras de la organización
 Usuarios de la organización con competencias atribuidas para la tramitación de
procedimientos administrativos.
 Usuarios de la organización con competencias atribuidas en cuanto a la administración
del catálogo de procedimientos
 Usuarios de la organización con competencias atribuidas en gestión de documentos.
El proceso de clasificación: análisis funcional 22
La clasificación de documentos como proceso archivístico

23. CLASIFICAR DOCUMENTOS
PRECONDICIONES
 Existe un nuevo procedimiento administrativo en estado vigente
 Existe un cuadro de clasificación de documentos de la organización.
POSTCONDICIONES
 Existe un procedimiento administrativo con el metadato correspondiente de
clasificación.
 Los documentos producidos por la ejecución de un determinado procedimiento
administrativo, nacen con el metadato de clasificación correspondiente.
El proceso de clasificación: análisis funcional 23
La clasificación de documentos como proceso archivístico

24. CLASIFICAR DOCUMENTOS
FLUJO DE EVENTOS (I)
 El gestor de catálogo de procedimiento hace propuesta de un nuevo procedimiento
administrativo
 El gestor de documentos analiza el procedimiento propuesto de acuerdo a:
 El marco regulador
 La función
 Las competencias
 Las actividades
 Los tipos documentales que genera el procedimiento
 La unidad administrativa gestora
El proceso de clasificación: análisis funcional 24
La clasificación de documentos como proceso archivístico

25. CLASIFICAR DOCUMENTOS
FLUJO DE EVENTOS (II)
 El gestor de documentos determina si existe en el cuadro de clasificación una agrupación documental del tipo
serie documental que se corresponda con el marco regulador, función, competencias, actividades, tipos
documentales, y unidad gestora del procedimiento administrativo identificado.
 Si no existe agrupación documental se procede de acuerdo al caso de uso de alta de serie documental.
Una vez dada de alta la serie se procede de igualmente a si esta ya hubiese existido.
 Si existe agrupación documental
 El gestor de documentos asigna al procedimiento administrativo el metadato de codificación que
corresponde a la serie documental de cuadro de clasificación que le corresponde
 El gestor de documentos actualiza los datos de control de gestión de la entidad serie documental
correspondiente para incluir:
 La codificación del procedimiento administrativo con el que se vincula la serie documental
 La unidad productora asociada al procedimiento
 El gestor de documentos actualiza los datos de descripción de la serie documental
El proceso de clasificación: análisis funcional 25
La clasificación de documentos como proceso archivístico

26. La definición más simple de proceso lo
define como un "conjunto organizado de
actividades que se llevan a cabo para
producir a un producto o servicio; tiene
un principio y fin delimitado, implica
recursos y da lugar a un resultado”.
Conclusiones 26
La clasificación de documentos como proceso archivístico

27.  La clasificación en su conjunto y desestructurada en
múltiples componentes, responde al planteamiento
de proceso, como ha quedado demostrado con el
análisis funcional llevado a cabo.
Conclusiones 27
La clasificación de documentos como proceso archivístico

28. El proceso de clasificación de documentos aportaría valor añadido
si:
a) estuviese normalizado
b) las operaciones respondiesen a criterios objetivos.
c) las agrupaciones documentales respondiesen a criterios
funcionales.
d) las agrupaciones documentales se denominasen a partir de una
fuente de información fiable
e) el proceso de creación y mantenimiento del cuadro de
clasificación estuviese documentado
Conclusiones 28
La clasificación de documentos como proceso archivístico

29. El trabajo aquí presentado se considera únicamente
un esbozo de lo que ha de ser una sistematización
con mayor nivel de detalle del proceso de
clasificación.
Desarrollo de investigación 29
La clasificación de documentos como proceso archivístico