Planejamento, Execução e Controle de Projetos: Aula 4

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Slides da 4ª aula da disciplina "Planejamento, Execução e Controle de Projetos", apresentada no MBA em Gestão de Projetos.

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Planejamento, Execução e Controle de Projetos: Aula 4

  1. 1. Planejamento, Execução e Controle de Projetos Alessandro Almeida www.alessandroalmeida.com 04/11/2014 MBA EM GESTÃO DE PROJETOS
  2. 2. Sobre a próxima aula Nossa próxima aula (11/11) será na Sala 3 (Bloco Verde)
  3. 3. PLANEJAMENTO Se preparando para que tudo dê certo...
  4. 4. Relembrando nosso Ciclo de Vida... Execução Monitoramento Encerramento Iniciação Planejamento
  5. 5. Relembrando nosso Ciclo de Vida... Execução Monitoramento Encerramento Iniciação Planejamento
  6. 6. Planejamento 1. Detalhar o mapeamento dos stakeholders do projeto 2. Detalhar o Escopo do projeto 3. Detalhar a EAP e o Cronograma 4. Criar o Plano de Comunicação 5. Criar o Plano de Recursos Humanos 6. Criar o Plano de Riscos 7. Validar e divulgar os planos do projeto Planejamento
  7. 7. Planejamento 1. Detalhar o mapeamento dos stakeholders do projeto 2. Detalhar o Escopo do projeto 3. Detalhar a EAP e o Cronograma 4. Criar o Plano de Comunicação 5. Criar o Plano de Recursos Humanos 6. Criar o Plano de Riscos 7. Validar e divulgar os planos do projeto Planejamento
  8. 8. Planejamento 1. Detalhar o mapeamento dos stakeholders do projeto 2. Detalhar o Escopo do projeto 3. Detalhar a EAP e o Cronograma 4. Criar o Plano de Comunicação 5. Criar o Plano de Recursos Humanos 6. Criar o Plano de Riscos 7. Validar e divulgar os planos do projeto Planejamento
  9. 9. 2. Detalhar o Escopo do projeto •Agora que o projeto começou para valer, é fundamental detalhar e formalizar tudo que faz parte dele (e o que não faz parte também!)
  10. 10. 2. Detalhar o Escopo do projeto •Escopo: Soma dos produtos, serviços e resultados a serem fornecidos na forma de projeto (PMBOK, 5ª Edição)
  11. 11. Escopo do Produto x Escopo do Projeto •Escopo do produto: As características e funções que descrevem um produto, serviço ou resultado –Fonte: PMBOK, 5ª edição •Escopo do projeto: O trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas –Fonte: PMBOK, 5ª edição
  12. 12. 2. Detalhar o Escopo do projeto •Escopo do projeto: •Escopo do produto: Documentação Gestão da Mudança Treinamento da Equipe Produto / Serviço Projeto Produto / Serviço Requisito A Requisito B Requisito C Requisito N Requisito Z
  13. 13. 2. Detalhar o Escopo do projeto •A Declaração de Escopo pode ser um documento bem detalhado...
  14. 14. 2. Detalhar o Escopo do projeto •A Declaração de Escopo pode ser um documento bem detalhado...
  15. 15. 2. Detalhar o Escopo do projeto •A Declaração de Escopo pode ser um documento bem detalhado...
  16. 16. 2. Detalhar o Escopo do projeto •A Declaração de Escopo pode ser um documento bem detalhado... –... mas o principal é definir tudo que está dentro do escopo e tudo que está fora do escopo •Sim!!!! –A Declaração de Escopo pode usar, como ponto de partida, o conteúdo do Termo de Abertura do Projeto
  17. 17. Por que complicar o que pode ser simples?
  18. 18. Planejamento 1. Detalhar o mapeamento dos stakeholders do projeto 2. Detalhar o Escopo do projeto 3. Detalhar a EAP e o Cronograma 4. Criar o Plano de Comunicação 5. Criar o Plano de Recursos Humanos 6. Criar o Plano de Riscos 7. Validar e divulgar os planos do projeto Planejamento
  19. 19. Planejamento 1. Detalhar o mapeamento dos stakeholders do projeto 2. Detalhar o Escopo do projeto 3. Detalhar a EAP e o Cronograma 4. Criar o Plano de Comunicação 5. Criar o Plano de Recursos Humanos 6. Criar o Plano de Riscos 7. Validar e divulgar os planos do projeto Planejamento
  20. 20. Planejamento 1. Detalhar o mapeamento dos stakeholders do projeto 2. Detalhar o Escopo do projeto 3. Detalhar a EAP e o Cronograma 4. Criar o Plano de Comunicação 5. Criar o Plano de Recursos Humanos 6. Criar o Plano de Riscos 7. Validar e divulgar os planos do projeto Planejamento
  21. 21. 3. Detalhar a EAP e o Cronograma •Considerando as informações da Declaração de Escopo, é hora de revisar a EAP e o Cronograma construídos na etapa de Iniciação. –Há entregas que eu não considerei na versão inicial da EAP? –Quais atividades preciso incluir no cronograma? –Quem serão os responsáveis pelas atividades?
  22. 22. 3. Detalhar a EAP e o Cronograma •Lembre-se! –A EAP e o Cronograma são muito úteis, pois permitem que você, Gerente de Projeto, tenha visibilidade sobre o que deve ser feito, quando será feito, quem fará e quanto vai custar
  23. 23. 3. Detalhar a EAP e o Cronograma •Lembre-se! –A EAP e o Cronograma são muito úteis, pois permitem que você, Gerente de Projeto, tenha visibilidade sobre o que deve ser feito, quando será feito, quem fará e quanto vai custar Avaliar o “quanto vai custar?” não faz parte do escopo da nossa disciplina
  24. 24. 3. Detalhar a EAP e o Cronograma •Exemplo de EAP: Projeto XPTO Documentação Descrição de Caso de Uso Regras de Negócio Requisitos Funcionais Requisitos Não Funcionais Diagrama de Caso de Uso Diagrama de Classes Testes Plano de Testes Script de Testes Evidências de Testes Levantamento de Dados Entrevistas com os Clientes Relatórios de Pesquisas Sistema Cadastros Usuário Paciente Funcionários Relatórios Controle de Acesso
  25. 25. 3. Detalhar a EAP e o Cronograma •Exemplo de Cronograma: SETEMBRO OUTUBRO NOVEMBRO DEZEMBRO 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 DOCUMENTAÇÃO RESPONSÁVEL DESCRIÇÃO DE CASO DE USO Mapear requisitos funcionais José Mapear requisitos não funcionais Maria Mapear regras de negócio Manoel Criar documento Cristina Inserir diagramas Francisca Validar com o cliente Joana DIAGRAMA DE CASO DE USO Identificar atores Roberto Definir casos de uso Mário Criar diagramas Pedro SISTEMA CADASTROS Usuário Codificar módulo João Realizar testes unitários Carlos Encaminhar módulo para o testador Tatiane
  26. 26. Detalhamento da EAP •A EAP apresenta uma visão detalhada do escopo do projeto... –Provavelmente, a sua Declaração de Escopo apresenta os níveis 1 e 2 da EAP
  27. 27. Detalhamento da EAP •A EAP apresenta uma visão detalhada do escopo do projeto... –Provavelmente, a sua Declaração de Escopo apresenta os níveis 1 e 2 da EAP Projeto XPTO Documentação Descrição de Caso de Uso Regras de Negócio Requisitos Funcionais Requisitos Não Funcionais Diagrama de Caso de Uso Diagrama de Classes Testes Plano de Testes Script de Testes Evidências de Testes Levantamento de Dados Entrevistas com os Clientes Relatórios de Pesquisas Sistema Cadastros Usuário Paciente Funcionários Relatórios Controle de Acesso Nível 1 Nível 2
  28. 28. Detalhamento da EAP Qual é o nível de detalhe ideal para a EAP?
  29. 29. Detalhamento da EAP •Quando o próximo nível de detalhe de um componente da EAP contemplar atividades, talvez seja o momento de parar o detalhamento... Projeto Sem Nome Documentação Descrição de Caso de Uso Regras de Negócio Requisitos Funcionais Requisitos Não Funcionais Fluxos principais, alternativos e de exceção
  30. 30. Detalhamento da EAP •Mas enquanto não for possível atribuir um item da EAP para um único responsável, talvez ainda seja possível incluir mais níveis... Projeto Sem Nome Documentação Descrição de Caso de Uso
  31. 31. Detalhamento da EAP •Mas enquanto não for possível atribuir um item da EAP para um único responsável, talvez ainda seja possível incluir mais níveis... Projeto Sem Nome Documentação Descrição de Caso de Uso Regras de Negócio Requisitos Funcionais Requisitos Não Funcionais Fluxos principais, alternativos e de exceção
  32. 32. Transição da EAP para o Cronograma •Após detalhar a EAP, as atividades para realizar cada entrega devem ser listadas no cronograma...
  33. 33. 3. Detalhar a EAP e o Cronograma •Exemplo de Cronograma: SETEMBRO OUTUBRO NOVEMBRO DEZEMBRO 1 2 3 4 1 2 3 4 5 1 2 3 4 1 2 3 4 DOCUMENTAÇÃO RESPONSÁVEL DESCRIÇÃO DE CASO DE USO Mapear requisitos funcionais José Mapear requisitos não funcionais Maria Mapear regras de negócio Manoel Criar documento Cristina Inserir diagramas Francisca Validar com o cliente Joana DIAGRAMA DE CASO DE USO Identificar atores Roberto Definir casos de uso Mário Criar diagramas Pedro SISTEMA CADASTROS Usuário Codificar módulo João Realizar testes unitários Carlos Encaminhar módulo para o testador Tatiane
  34. 34. Transição da EAP para o Cronograma •Neste momento, o Gerente de Projetos deve responder – pelo menos – duas perguntas: –Quanto tempo vai demorar? –Quem fará?
  35. 35. Transição da EAP para o Cronograma •Neste momento, o Gerente de Projetos deve responder – pelo menos – duas perguntas: –Quanto tempo vai demorar? –Quem fará? Como estimar corretamente? Gerente de Projeto que nunca consegue acertar uma estimativa...
  36. 36. Estimar a Duração das Atividades Um dos grandes dilemas da humanidade!
  37. 37. Estimar a Duração das Atividades Mas algumas técnicas podem ajudar...
  38. 38. Estimar a Duração das Atividades •Opinião Especializada... –Profissionais experientes naquela atividade podem ajudá-lo a definir quanto tempo é necessário para realizá-la
  39. 39. Estimar a Duração das Atividades •Estimativa Análoga... –Um projeto semelhante, realizado recentemente, pode servir de base para definir a duração das atividades
  40. 40. Estimar a Duração das Atividades •Estimativa Paramétrica... –Relação estatística entre dados históricos e outras variáveis para calcular a estimativa. –Exemplo... •Em um projeto de instalação de rede de computadores, sei que demoro 1 hora para instalar 15 metros de cabo, então posso afirmar que vou demorar 10 horas para instalar os 150 metros necessários para o projeto
  41. 41. Importante! •Será muito mais fácil realizar estimativas a partir dos níveis mais baixos da EAP... •Uma base histórica consistente pode ser útil para realizar as estimativas •Não ignore a opinião da equipe •Cuidado com a “gordura”! •Inclua um responsável para cada atividade
  42. 42. 3. Detalhar a EAP e o Cronograma Você também será avaliado pela coerência das suas estimativas! (dependendo da situação, entregar antes do prazo pode ser tão negativo quanto entregar depois do prazo)
  43. 43. A verdade sobre os cronogramas! Um cronograma (por mais detalhado que seja) não vai proteger o projeto de uma liderança frágil, comunicação inadequada ou metas imprecisas
  44. 44. Por que os cronogramas falham? •Podemos listar três motivos... 1.Um cronograma é um tiro no escuro 2.Um cronograma é uma probabilidade 3.Fazer estimativas é difícil
  45. 45. Aumentando a chance de sucesso... Dividir para conquistar!
  46. 46. Aumentando a chance de sucesso... •Sempre que possível, “quebre” o seu cronograma em pequenas entregas... –Já será possível coletar os feedbacks dos stakeholders –Potencializa a percepção de resultado –A equipe fica mais engajada –Você consegue perceber antes se o “gato subiu no telhado” (e resolver) •Será que funciona? –Compartilhando meu aprendizado...
  47. 47. Para saber mais...
  48. 48. Para saber mais...
  49. 49. Para saber mais...
  50. 50. Planejamento 1. Detalhar o mapeamento dos stakeholders do projeto 2. Detalhar o Escopo do projeto 3. Detalhar a EAP e o Cronograma 4. Criar o Plano de Comunicação 5. Criar o Plano de Recursos Humanos 6. Criar o Plano de Riscos 7. Validar e divulgar os planos do projeto Planejamento
  51. 51. Planejamento 1. Detalhar o mapeamento dos stakeholders do projeto 2. Detalhar o Escopo do projeto 3. Detalhar a EAP e o Cronograma 4. Criar o Plano de Comunicação 5. Criar o Plano de Recursos Humanos 6. Criar o Plano de Riscos 7. Validar e divulgar os planos do projeto Planejamento
  52. 52. Planejamento 1. Detalhar o mapeamento dos stakeholders do projeto 2. Detalhar o Escopo do projeto 3. Detalhar a EAP e o Cronograma 4. Criar o Plano de Comunicação 5. Criar o Plano de Recursos Humanos 6. Criar o Plano de Riscos 7. Validar e divulgar os planos do projeto Planejamento
  53. 53. 4. Criar o Plano de Comunicação •Agora que você já mapeou todas as partes interessadas, é hora de planejar a comunicação!
  54. 54. 4. Criar o Plano de Comunicação •Por que a comunicação é importante? –O Gerente do Projeto passa a maior parte do tempo comunicando-se com... •Equipe •Sponsor •Fornecedores •Demais stakeholders –...então é fundamental definir como e quando nos comunicaremos com os stakeholders do projeto
  55. 55. 4. Criar o Plano de Comunicação •Qual é o meu público-alvo? –Observar a lista de stakeholders! •O que é necessário comunicar? –Situação do projeto (prazo, custo, etc.)? –Novas entregas? –Cada público com o seu nível de informação! •Qual é a frequência? –Diário? Semanal? Quinzenal?
  56. 56. 4. Criar o Plano de Comunicação •Exemplos de ferramentas de comunicação... –Relatório de Status (apresentação ou detalhado) –Site do Projeto –Diário de Bordo –Apresentação Executiva –Situação Financeira do Projeto
  57. 57. Planejamento 1. Detalhar o mapeamento dos stakeholders do projeto 2. Detalhar o Escopo do projeto 3. Detalhar a EAP e o Cronograma 4. Criar o Plano de Comunicação 5. Criar o Plano de Recursos Humanos 6. Criar o Plano de Riscos 7. Validar e divulgar os planos do projeto Planejamento
  58. 58. Planejamento 1. Detalhar o mapeamento dos stakeholders do projeto 2. Detalhar o Escopo do projeto 3. Detalhar a EAP e o Cronograma 4. Criar o Plano de Comunicação 5. Criar o Plano de Recursos Humanos 6. Criar o Plano de Riscos 7. Validar e divulgar os planos do projeto Planejamento
  59. 59. Planejamento 1. Detalhar o mapeamento dos stakeholders do projeto 2. Detalhar o Escopo do projeto 3. Detalhar a EAP e o Cronograma 4. Criar o Plano de Comunicação 5. Criar o Plano de Recursos Humanos 6. Criar o Plano de Riscos 7. Validar e divulgar os planos do projeto Planejamento
  60. 60. 5. Criar o Plano de Recursos Humanos •Engloba (também, mas não somente) os seguintes tópicos... –Quem fará parte da equipe? –Como a equipe do projeto será estruturada? (organograma)
  61. 61. 5. Criar o Plano de Recursos Humanos •Engloba (também, mas não somente) os seguintes tópicos... –Quais são as habilidades e conhecimentos necessários para realizar o projeto? –Treinamentos serão necessários? –É necessário contratar alguém?
  62. 62. 5. Criar o Plano de Recursos Humanos •Engloba (também, mas não somente) os seguintes tópicos... –Quais são as habilidades e conhecimentos necessários para realizar o projeto? –Treinamentos serão necessários? –É necessário contratar alguém? Não deixe para pensar nos Recursos Humanos somente quando o projeto entrar na execução!
  63. 63. VAMOS PENSAR UM POUCO? Sabendo a hora de parar...
  64. 64. Sabendo a hora de parar... •Após a leitura do artigo, discutam os seguintes tópicos: –Como o planejamento pode ajudar a empresa a não ter que interromper um projeto? –Como o planejamento pode ajudar a empresa a identificar um projeto fracassado (aquele que já começa errado)? Qual deve ser a postura do gerente de projeto nesta situação? –O estudo de caso da DevOne, discutido na aula passada, apresenta um projeto com grandes chances de ser um fracasso. Considerando as orientações do artigo e os assuntos discutidos até o momento, qual seria a sua abordagem para gerenciar este projeto?
  65. 65. DÚVIDAS?
  66. 66. MUITO OBRIGADO! alessandro.almeida@uol.com.br www.alessandroalmeida.com/unifieo.htm www.slideshare.net/alessandroalmeida

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