Formation à l'application QuestionPoint (OCLC) donnée dans le cadre de l'élargissement du service de renseignement en ligne ubib.fr

1. ubib.fr
Formation QuestionPoint
Poitiers – 9 décembre 2009

2. Formation QuestionPoint
Administrer
son pétale
2

3. Administrer son pétale
Mon Questionpoint
3

4. Formation QuestionPoint
Naviguer DANS QP
Naviguer HORS de QP
(blog, aides, tutoriels
presque tous en
anglais)
4

5. Formation QuestionPoint
Menu Mes questions :
Tableau de bord des questions
du bibliothécaire (Nouvelle, Actives)
Menu Listes de questions :
Tableau de bord des questions
du pétale (Nouvelle, Non assignée,
actives)
5

6. Formation QuestionPoint
Menu Liens rapides / Référence
- rechercher une question par n°
- Ouvrir la fenêtre de chat
- Voir le formulaire chat utilisateur
- Rechercher dans les questions
archivées
6

7. Formation QuestionPoint
Menu Liens rapides / Base de
connaissances (KB):
- rechercher une question dans la KB
- rechercher une question dans la KB
par la recherche avancée
7

8. Formation QuestionPoint
Menu Liens rapides / Profil:
- Afficher le profil du pétale
- Rapport et statistiques (lien brisé)
- Rechercher dans les profils des
membres QP
8

9. Formation QuestionPoint
Menu Liens rapides / Administration :
- accéder à la page Administration
du pétale
(accessible uniquement au
responsable de pétale)
9

10. Accès rapide aux différents
Formation QuestionPoint
menus de la partie gauche :
10

11. Formation QuestionPoint
Annonces pour les participants :
- du service QP : mise à jour, interruption
- du groupe d'établissement (=ubib.fr) :
fermeture du service, etc.
- de l'établissement (=pétale)
11

12. Formation QuestionPoint
Onglets (change en fonction du menu) :
- réinitialiser son mot de passe
- Paramétrer son compte QP
(Nom, mail, Time out)
12

13. Administrer son pétale
Administration
13

14. Onglets Administration :
- créer un nouveau compte
sur votre pétale
- réinitialiser/envoyer les mots
de passe des bibliothécaires
inscrits sur le pétale
- paramétrer le pétale
(mail du pétale, etc.)
- paramétrer le formulaire mail
- paramétrer le questionnaire
- changer l'annonce de la page
d'accueil
14

15. Créer un nouveau compte ubib :
- indiquer le Prénom, nom
- Entrer l'adresse mail
- Entrer le pseudonyme sous la forme
Prénom Nom, ubib.fr (le pseudo apparaît durant
la séance de chat)
Privilèges de compte :
- Profil : Afficher le profil sauf responsable de pétale Modifier le profil
- Service de référence : Personnel de référence sauf responsable
de pétale Administrateur pour la référence
- BdC locale : Ajouter/soumettre sauf responsable de
pétale Modifier/supprimer
- BdC globale : Consulter sauf responsable de pétale Ajouter/Soumettre15

16. Afficher, modifier et supprimer les comptes
à partir de l'onglet
Afficher/mettre à jour les comptes
16

17. Renvoyer le mot de passe par courriel :
sélectionner la personne dans l'un des
trois menus déroulants
et cliquer sur le bouton correspondant au menu :
Code d'utilisateur / Nom / Adresse électronique
Les 3 menus correspondent à des tris différents,
les 3 boutons envoient le même mail.
17

18. Restaurer le mot de passe par courriel :
sélectionner la personne dans l'un des
trois menus déroulants
et cliquer sur le bouton correspondant au menu :
Code d'utilisateur / Nom / Adresse électronique
Le mot de passe est effacé et un
nouveau (mail du participant) est envoyé par mail
18

19. Paramétrer l'adresse mail du pétale :
- envoi d'une réponse
- format du mail
- adresse personnalisée
19

20. Recevoir un avis sur la liste lorsqu'une question
est postée sur le pétale
20

21. Rédiger une annonce qui apparaîtra sous Annonce
de l'établissement sur la page
d'accueil (Mon QuestionPoint)
21

22. Administrer son pétale
Service
de référence
22

23. L'onglet Questions regroupe toutes les questions
du pétale. Les sous-onglets affichent les questions
selon leur statut :
Actives : Questions du pétale avec le statut Nouveau, En attente ou Traité
Nouvelle : Questions du pétale avec le statut Nouveau
En attente : Questions du pétale avec le statut En attente
Acheminée (Referred questions) : Question du pétale qui implique un autre
pétale ou un expert du domaine et avec le statut Nouveau, En attente
ou Traité. Cette liste est généralement utilisée par les pétales qui utilisent
le service par mail. Ils s'en servent pour gérer les question
acheminées par un autre pétale ou un expert du domaine.
Traité : Questions du pétale avec le statut Traité
Fermé : Questions du pétale avec le statut Fermé
Liste complète : Questions du pétale avec le statut Nouveau,
En attente, Traité et Fermé
23

24. Pour l'onglet Mes questions même fonctionnement
que l'onglet Questions. S'applique aux questions
assignées spécifiquement au répondant.
24

25. Ajouter « manuellement »
une nouvelle question
dans le pétale
25

26. Ajouter les coordonnées d'experts (ou Partenaires de
courriel). Ils pourront être sollicités pour la rédaction
d'une réponse ou un complément d'information.
Le carnet d'adresses est disponible dans l'interface
Questions ou Mes Questions lors de la rédaction d'une
réponse (Acheminer à / Partenaire de courriel)
26

27. Ajouter un script (message automatique) disponible
pour l'ensemble du pétale : message de bienvenue,
formule de politesse, etc.
27

28. Ajouter une URL disponible pour l'ensemble
du pétale (adresse des OPAC, des sites web,
de ressources électroniques, etc.)
28

29. Chercher une question dans les
Questions archivées
29

30. Rechercher les question d'un répondant
particulier dans les questions archivées
30

31. Formation QuestionPoint
Répondre à une
question par mail
31

32. Répondre à une question par mail
Du côté de
l'usager
32

33. L'usager sélectionne un pétale et
pose sa question via le formulaire
33

34. Une fois la question soumise, QuestionPoint
affiche un écran de confirmation
34

35. L'usager reçoit le mail de confirmation
sous cette forme.
35

36. Répondre à une question par mail
Du côté de
l'administrateur
de pétale
36

37. La question apparaît dans l'onglet
Questions/Nouvelles questions.
Le ? indique qu'elle n'est pas
assignée (mention – Non assignée – )
37

38. La question est envoyée sur la liste
de diffusion du pétale
38

39. Cliquer sur l'intitulé de la question
pour l'ouvrir
Info 1 sur la question :
Statut, assignation,
date de réception (pour
Info 2 sur la question : contrôle qualité)
Université, sources
consultées, etc.
39

40. Assigner la question
Sélectionner un nom
dans le menu déroulant
et cliquer sur la flèche
40

41. L'avis d'assignation est envoyée par mail
41

42. Répondre à une question par mail
Du côté du
répondant
42

43. La question apparaît dans l'onglet
Mes questions avec la mention
de l'assignation
43

44. Modifier le mail de l'usager
Ajouter des codes (visible uniquement sur QP)
Ajouter un note à la question (visible uniquement sur QP)
Refuser l'assignation de la question
Rédiger et envoyer une réponse, une demande de précision, un message
44

45. Modifier le mail de l'usager
si celui-ci contient une erreur
(fréquent)
45

46. Ajouter des codes (4 maximum)
pour décrire le contenu et/ou
le traitement de la question
46

47. Ajouter une note à la question.
Elle n'apparaîtra que sur QP.
Destinée aux autres bibliothécaires
du pétale.
47

48. La note apparaît dans
l'historique de la question
48

49. Envoyer : une réponse à la question,
une demande de précision, un
message à l'usager
Enregistrer le brouillon :
très important car risque de perte
de la réponse à cause du time-out
Ajouter des scripts à la réponse :
les vôtres, ceux du pétale,
ceux du service
49

50. Demande de précision :
Rédiger le texte dans la fenêtre
puis cliquer sur
Demande de précision
50

51. Votre message apparaît
dans l'historique
de la question.
Le statut de la question
passe de Nouveau à
En attente
51

52. L'usager reçoit un mail
avec la demande de
précision et peut y
répondre par un retour de
mail
52

53. La réponse de l'usager apparaît
dans l'historique de la question
53

54. Envoyer un message fonctionne
comme Demande de précision :
Rédiger le message et cliquer
sur Envoyer un message.
Le message est envoyé
par mail. Il s'affiche dans
l'historique de la question.
Le statut de la question n'est
pas modifié.
54

55. Demander de l'aide à une
personne extérieure à QP :
cliquer sur le menu déroulant
Acheminer à et sélectionner
Partenaire de courriel puis cliquer
sur la flèche
55

56. Choisir un partenaire dans le menu déroulant
et cliquer sur la flèche pour entrer le mail
correspondant.
Entrer le texte du
mail à envoyer
56

57. Le mail
sera accompagné
de l'historique de
la question
57

58. Le statut indique l'acheminement
à un partenaire de courriel
58

59. Une fois tous les éléments
recueillis, rédiger la réponse
et cliquer sur
Envoyer la réponse
59

60. Le statut de la question
passe de Nouveau ou
En attente
à Traitée
Les codes descriptifs ajoutés
apparaissent dans la zone d'info
de la question
La réponse apparaît dans
l'historique de la question
60

61. Une fois la question
traitée, penser à
la fermer.
Cliquer sur le
menu déroulant
Le statut passe à Fermée. Mettre dans
La question apparaîtra dans la Choisir Fermer
liste des question fermées Cliquer sur la flèche
Il n'y a plus de questions
assignées non traitées
pour ce répondant
61

62. Formation QuestionPoint
Assurer une
session de chat
62

63. Assurer une session de chat
Du côté de
l'usager
via le qwidget
63

64. L'usager pose sa question
via le qwidget sur le site
ubib.fr
64

65. Une fois la première
question posée, l'usager
accède à différentes
fonctionnalités
65

66. En cliquant sur l'enveloppe,
l'usager peut entrer son mail
afin d'obtenir la transcription
intégrale du chat
(à conseiller durant la session).
Fonctionnalité proposée à la
fermeture de la session
66

67. En cliquant sur l'icône de
fenêtrage, le qwidget devient
une fenêtre redimensionnable,
repositionnable et
indépendante
de la page web
67

68. Assurer une session de chat
Du côté de
l'usager
via le chat interactif
68

69. L'usager pose sa question
via le chat interactif
et entre, s'il le souhaite,
son nom et son mail
69

70. L'usager suivra la
conversation sur la
cadre gauche
En cliquant sur Préférences,
l'usager peut paramétrer le chat
70

71. L'usager peut paramétrer le
chat : signal sonore, couleur
et taille des polices.
71

72. Assurer une session de chat
Du côté du
répondant
72

73. Accéder au chat par le menu
déroulant ou le menu gauche
73

74. Cocher la file d'attente RUOA
puis cliquer sur Enregistrer
74

75. Paramétrer
l'interface de chat
Gérer les
sessions de chat
L'interface de chat s'ouvre
dans une nouvelle fenêtre
du navigateur
Voir les
bibliothécaires
Le time-out de votre session
connectés
QP est désactivé tant que
la fenêtre de chat est ouverte
75

76. Paramétrer l'interface de chat et les alertes
visuelles et sonores
Rechercher dans les questions archivées
76

77. Voir les répondants actuellement
connectés sur l'onglet Bibliothécaires
77

78. 1) Cliquer sur MI
(Messagerie
Échanger avec un collègue de chat
Instantanée)
2) Sélectionner votre
interlocuteur
3) Discuter par Chat
4) une fois la discussion
terminée, cliquer sur
Fermer session de MI
78

79. Lorsqu'un usager ouvre une session de chat,
un signal sonore retentit et un pop-up
s'ouvre dans la fenêtre de chat
79

80. Les nouvelles sessions en attente
de réponse apparaissent dans
l'onglet Nouvelles
Cliquer sur la session pour
y répondre
La colonne Heure indique la durée
de la session en seconde.
80

81. Informations techniques
sur la session sélectionnée :
site de connexion, navigateur
utilisé, etc.
81

82. L'usager reçoit un message
lorsqu'un bibliothécaire
s'est connecté à sa session
82

83. Insérer des messages
automatiques à partir de
l'onglet Scripts.
Sélectionner le message,
cliquer sur la flèche
puis sur Envoyer
83

84. Insérer des URL
automatiquement à partir
de l'onglet Scripts.
Sélectionner l'URL,
puis sur Envoyer
84

85. Dans le chat interactif,
l'envoi d'une URL
affiche le site
dans le cadre de droite
On parle de Pushing
85

86. Ajouter une note à
usage interne à
partir de l'onglet Notes
(invisible pour l'usager).
86

87. TRES IMPORTANT
Au moment de fermer la session,
renseigner le code de traitement
et les codes descriptifs.
Cliquer sur Sélectionner traitement
puis sur le code et sur Ajouter
87

88. Effet des codes de traitement dans QP
Suivi par la bibliothèque de l'utilisateur : Le statut de la question pour la
bibliothèque de l'utilisateur est Nouveau. La question n'est pas assignée. Si le Suivi
partagé de suivi est activé pour le groupe, la question est également ajouté à la liste
des Suivis partagés. La question n'est pas ajouté la liste des question de la
bibliothèque du bibliothécaire.
Suivi par moi-même : La question est assignée au bibliothécaire-chatteur, même
s'il ou elle n'est pas de la bibliothèque de l'usager. Le statut de la question est
Nouveau pour la bibliothèque du bibliothécaire. Le statut est En attente pour la
bibliothèque de l'usager si ce n'est pas la même que celle du bibliothécaire. La
question n'est pas ajoutée dans la liste des Suivis partagés si l'option est activée.
Traité : statut de la question est Traité pour la bibliothèque de l'usager et du
bibliothécaire si ce n'est pas la même. La question est assignée au bibliothécaire-
chatteur.
Test : Idem que Traité
Appel perdu : statut de la question est Fermé pour la bibliothèque de l'usager et du
bibliothécaire si ce n'est pas le même. La question est assignée au bibliothécaire- 88
chatteur.

89. Cliquer sur Ajouter description
puis sur le ou les codes à entrer
et sur Ajouter.
89

90. Possibilité d'ajouter une
note à l'utilisateur qui
apparaîtra dans le
transcript de la session.
90

91. A la fermeture de la session,
l'usager se voit proposer
le questionnaire de
satisfaction
91

92. Questionnaire de satisfaction
92

93. S'il a renseigné son mail
l'usager reçoit le transcript
intégral de la session
de chat avec la note ajoutée
lors de la fermeture
de la session
93

94. Des questions ?
nicolas.alarcon@univ-angers.fr
Merci de votre attention.
Diaporama
certifié
sans bandeau jaune
94