1. Augusto JAVES SANCHEZ
Lic. Administración
Maestría en Gestión Estratégica de Organizaciones
Doctorado en Administración
PROJECT MANAGEMENT
Semana: 13 - 14
28 de mayo de 2013

3. Integración Alcance
1. Planificación del alcance
2. Definición del alcance
3. Crear EDT
4. Verificación del alcance
5. Control de cambios del alcance
Tiempo
Costos
1. Planificación de recursos
2. Estimación de costos
3. Preparación del presupuesto de costos
4. Control de costos
Calidad
1. Planificación de la calidad
2. Aseguramiento de la calidad
3. Control de calidad
R.R. H.H.
1. Planificación de la organización
2. Asignación del personal
3. Desarrollo del equipo
4. Gestión del equipo
Comunicaciones
1. Planificación de las comunicaciones
2. Distribución de la información
3. Informes de rendimiento
4. Cierre administrativo
Riesgo
1. Planificación de la gestión de riesgos
2. Identificación de riesgos
3. Análisis cualitativo de riesgos
4. Análisis cuantitativo de riesgos
5. Plan de respuesta de riesgos
6. Supervisión y control de riesgos
Procura
1. Planificación de las adquisiciones
2. Planificación de la búsqueda de proveedores
3. Búsqueda de proveedores
4. Selección de proveedores
5. Administración del contrato
6. Cierre del contrato
1. Desarrollar el Acta de Constitución del
Proyecto
2. Desarrollar el Enunciado del Alcance del
Proyecto Preliminar
3. Desarrollar el Plan de Gestión del Proyecto
4. Dirigir y Gestionar la Ejecución del Proyecto
5. Supervisar y Controlar el Trabajo del Proyecto
6. Control Integrado de Cambios
7. Cerrar el Proyecto
1. Definición de actividades
2. Establecimiento de la secuencia de las
actividades
3. Estimación de recursos de las actividades
4. Estimación de la duración de las
actividades
5. Desarrollo del cronograma
6. Control del cronograma
Gestión de riesgos: Procesos

4. Adquisición de Productos del Exterior
La Gerencia de las Adquisiciones del
Proyecto comprende los procesos
requeridos para adquirir bienes y
servicios a organizaciones externas,
con el fin de alcanzar los objetivos del
proyecto.

5. La Perspectiva del Comprador
Este capítulo es discutido desde la
perspectiva del COMPRADOR en una
relación comprador-vendedor.
El vendedor (depende del área de
aplicación) puede ser llamado PROVEEDOR,
ABASTECEDOR, o SUBCONTRATISTA.

6. Respecto al Vendedor
Típicamente manejará su trabajo como un
proyecto. El comprador es su cliente y
por tanto stakeholder clave para el
vendedor. El contrato es el input clave
para muchos de sus procesos de gestión.

7. Genera como resultados el Plan de
Gestión de las Adquisiciones y los
Enunciados del Trabajo de los Contratos.
1. Planificar las Compras
y Adquisiciones

8. • Es el proceso de identificar qué necesidades del proyecto pueden
ser mejor cubiertas comprando productos o servicios al exterior.
• Se toma la decisión de comprar o no, qué, cómo, cuánto y cuándo.
• El equipo de proyecto puede recurrir a especialistas en las
disciplinas de contratación y procura e involucrarlos tempranamente
como parte del equipo.
• Este proceso de planeamiento también debería considerar a los
vendedores potenciales, particularmente si el comprador desea
ejercer algún grado de influencia o control sobre las decisiones
contractuales.
Planificar las Compras y Adquisiciones

9. CASA DE CAMPO
1.Estudio 3.Construcción2.Diseño 4.Acabados 5.Gestión
2.1
Maqueta
2.2
Planos
5.1
Planeam
5.2
Control
3.3
E/I Áreas
descanso
3.4
E/I Áreas
recreación
3.2
Afirmado
3.5
Habilitación
Otras áreas
Dorm
padres
Dorm.
hijos
Dorm.
hijas
Cancha
Frontón
Cancha
Tennis
Piscina
3.1
Cercado
Planificar las Compras y Adquisiciones

10. PROYECTO CASA DE CAMPO
Elemento
WBS
Tipo de contrato
Procedimiento de
contratación
Forma de
contacto
Cercado
terreno.
Suma alzada por
metro lineal de
cerco.
Se solicitará tres
cotizaciones.
Web, guía
telefónica.
Afirmado
terreno.
Suma alzada con
incentivo por
cumplimiento de
plazo.
Experiencia previa.
Estimación de experto
independiente.
Invitación a
especialistas.
Instalación
jacuzzis.
Suma alzada. Se solicitará tres
propuestas.
Contacto a través
de fabricante de
jacuzzi.
Planificar las Compras y Adquisiciones

11. Planificar las Compras y
Adquisiciones

12. Plan de Gestión de las Adquisiciones
 Describe cómo se gestionará los restantes procesos de
procura.
 Tipos de contratos a usar.
 Uso de estimaciones independientes como criterios de
evaluación.
 Definición de acciones que corresponden al Dpto. de Procura
y cuáles al equipo de proyecto.
 Definición de uso de documentos estandarizados.
 Cómo se manejará a los múltiples proveedores.
 Entre otros.
Planificar las Compras y Adquisiciones

13. Enunciado del Trabajo del Contrato
Statement of Work (SOW) es una descripción del ítem a
subcontratar en un grado de detalle que permita a los
vendedores prospectos determinar si tienen la capacidad de
proveerlos :
SOW (statement of work) para productos o servicios
claramente especificados.
SOO (statement of objectives) para ítems presentados
como problema a ser resuelto.
Deben ser claros, completos y concisos. Deben incluir servicios
colaterales como soporte operacional post-proyecto.
Planificar las Compras y Adquisiciones

14. Plan de Adquisiciones
• Debe describir cómo permanecerá la gestión del proceso de
adquisiciones desde la planeación hasta el cierre del contrato
Actividades:
1. Considerar las políticas, normas, regulaciones y guías para las adquisiciones y/o compras dentro de la organización
2. Revisar y analizar los riesgos de las adquisiciones y/o compras del proyecto
3. Revisar y analizar el cronograma del proyecto, considerando tiempos y recursos para la adquisiciones del proyecto
4. Analizar las premisas, supuestos y restricciones del proyecto que puedan afectar el plan de adquisiciones
Descripción Producto Cantidad Costos Condiciones de Mercado Especificaciones Técnicas
Nombre Costos Capacidad Financiera Capacidad Técnica Criterios de Evaluación
Tipo de Contrato Costos Términos y Condiciones Forma y/o formato Documentación
Elaborado por :
Información Producto
Información Proveedores Potenciales
Plan de Adquisiciones
Información Contrato
Observaciones:

15. Declaración de Trabajo
• Descripción de los elementos de las adquisiciones de
manera detallada.
Descripción
Especificaciones
técnicas
Cantidad
deseada
Niveles de
Calidad
Ubicación
Documentación de
la forma del
contrato
Reportes de
Desempeño
Periodo
Desempeño
Soporte
requerido
Entregables
Realizado por:
Declaración de Trabajo
Acerca del Producto, Servicio o Resultado
Observaciones :
Otras Especificaciones

16. Requerimientos de Cambio
• Surgen como resultado del proceso de plan de compras o
adquisiciones.
Alta ___ Media ___ Baja ___ Crítico ___ Alto ___ Medio ___ Bajo ___
Observaciones y/o recomendaciones :
Fecha
autorización
Autorizador
Fecha Implementación (en
caso de aprobación)
Trámite de autorización del requerimiento
Aprobado Rechazado Postergado
REQUERIMIENTOS DE CAMBIOS
Categoria del Cambio Nivel del Prioridad del Cambio
Fecha solicitud del cambio:
Originador del cambio:
Descripción del cambio :
Razón del cambio :
OtrasOrganización
Evaluación de los resultados del impacto del requerimiento
Costos Entregables Esfuerzo de trabajo Cronograma

17. Procurement Management Planning Checklist
Project Name:
Prepared by:
Date:
Identify types of contracts being used
Independent estimates required? Yes No
If Yes, who will prepare?
By when?
Actions that Project Management Team can take independent of Procurement
Department
Source of standardized procurement documents, if needed
How will multiple providers be managed?
How will you coordinate Procurement with the following aspects of the project?
Scheduling
Performance Reporting
Human Resources
Other

18. Statement of Work Template
Project Name:
Prepared by:
Date:
Vendor Name:
Description of Deliverables or Procurement Items (in as much detail as needed to accurately
define the proposed work):
Required Timeline and Milestone Dates:
Collateral Services Required of Vendor (e.g., performance reporting, post-project operational
support, etc.):
Cost Parameters:

19. A C E
Description of Cost
Item
Total Costs to
MAKE
Total Costs to
BUY
Notes &
Recommendations
Direct Indirect Direct Indirect
Costs Costs Costs Costs
1 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
2 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
3 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
4 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
5 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
6 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
7 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
8 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
9 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
10 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00 $0.00
Final Differential
$0.00
Cost
Item #
B
Costs to MAKE
Product or Service
D
Costs to BUY
Product or Service
TOTALS $0.00 $0.00 $0.00 $0.00$0.00 $0.00
Date:
Project Name:
Prepared by:
Análisis hacer-o-comprar

20. Gerencia de la Procura – Planeamiento de la Procura

21. 2. Planificar la
Contratación
Genera como resultados los
Documentos de la Adquisición y los
Criterios de Evaluación.

22. Es la preparación de la documentación necesaria
para el proceso de convocatoria.
Planificar la Contratación

23. PROYECTO CASA DE CAMPO
Elemento
WBS
Filtro de
evaluación
Criterio de
evaluación
Documentos
Cercado
terreno.
Garantía de rápido
cumplimiento.
Menor precio. RFQ
Afirmado
terreno.
Experiencia previa.
Referencia de
anteriores clientes
Financiamiento.
TECNICA: 70%
(experiencia,
equipamiento)
ECONOMICA: 30%
RFP
Instalación
jacuzzis.
Distribuidor autorizado
del fabricante.
Garantía de rápido
cumplimiento.
Menor precio. RFQ
Planificar la Contratación

24. Documentos de la Adquisición
 Se usan para solicitar propuestas de los vendedores potenciales.
 Los términos “oferta” o “cotización” se usan generalmente cuando la
decisión de la fuente de selección se basará en el precio.
 El término “propuesta” se usa generalmente cuando otras
consideraciones como las habilidades técnicas o el enfoque técnico
son relevantes.
 Nombre comunes:
•IFB Invitation for Bid.
•RFQ Request for Quotation.
•RFP Request for Proposal.
•IFN Invitation for Negotiation.
Planificar la Contratación

25. Técnicos Funcionales
Contractuales, legales y
reglamentarios
Condiciones
Comerciales
Fecha Entrega
Análisis requisitos de
Producto, Uso y Ley
Preparación respuesta
en formato Cliente
Trámite referencias y
pólizas de Cumplimiento
Estimación de tiempo,
recursos y esfuerzos
Estimación de
Costos
Propuesta Técnica Propuesta Económica Sustentación Propuesta
Elaborado por :
Observaciones:
Respuesta inicial del Proveedor
Documentación de Adquisiciones
Requerimientos para la Oferta
Valores Agregados
Invitación a Cotizar
Requerimientos para la Propuesta
Nombre Proveedor :
Descripción del Producto o Servicio:
Especificaciones Técnicas del Producto o Servicio:
Niveles de calidad del Producto o Servicio:

26. Habilidades y
capacidades
Disponibilidad del
Producto
Manuales
Técnicos y de
Usuario
Entendimiento de las
necesidades
Procedimientos
Administrativos
Procedimientos
Técnicos
Garantías a
Procedimientos
Técnicos
Documentación
Criterios Empresariales
Capacidad
Financiera
Tamaño y tipo del
Negocio
Referencias Propiedad intelectual
Capacidad de
Producción
Costos Operación
Observaciones :
Elaborado por:
Criterios Metodológicos
Metodologías
Otros Costos Costo TotalElemento Costos Compra
Criterios Económicos
Tipo de Solución Mantenimiento y Soporte
Criterios Técnicos
Fecha análisis de la propuesta:
Criterios de Evaluación
Nombre del Proveedor :
Descripción del producto:

27. Request for Proposal Template
Project Name:
Prepared by:
Date:
I. Introductory and Background Information:
II. Statement of Work and Description of Project:
III. Project Objectives:
IV. Schedule of Events:
For example:
Event Date
1. RFP sent to Bidders
2. Bidders' Conference
3. Evaluation of Responses
4. Award of Contract
5. Commencement of Project
6. Project Completion
7. Final Review
8. Client Acceptance and
Closure
9.
10.
V. Description of Required Response Format:
VI. Required Contractual Provisions:
VII. Evaluation Criteria:
Descriptions of criteria on which selection of vendor will be based, e.g.,
A. Purchase price
B. Understanding of client need
C. Overall or life-cycle cost
D. Technical capability
E. Management capability
F. Financial resources

28. Genera como resultados las
propuestas de los postores.
3. Solicitar Respuesta
de Vendedores

29. La convocatoria tiene por objeto obtener información (ofertas y propuestas)
de vendedores prospectos sobre cómo pueden satisfacer las necesidades
del proyecto.
La mayor parte del esfuerzo real en este proceso lo asume el proveedor
prospecto, normalmente a ningún costo para el proyecto.
Solicitar Respuesta de Vendedores

30. Lista de Proveedores Seleccionados
• Información de los proveedores que fueron invitados
para presentar propuestas o cotizaciones.
Casa Oficina Celular Casa Oficina
Correo Electrónico
Lista de Proveedores Seleccionados
Teléfono Dirección
Nombredel Proveedor Producto o Servicio HabilidadesExperiencia

31. Genera como resultados la
suscripción del contrato.
4. Selección de
Vendedores

32.  Es la recepción de cotizaciones o propuestas y la aplicación de los criterios de
evaluación para elegir al proveedor.
 A menudo se separa la sección técnica (enfoque) de la sección comercial
(precio) y se evalúan por separado.
 Además del costo o precio se puede necesitar la evaluación de muchos
factores.
 El menor precio propuesto no será el menor costo si el producto no es
entregado a tiempo.
Selección de Vendedores

33. PROYECTO
ITEM CONTRATADO
CASA DE CAMPO
AFIRMADO DE TERRENO
I. ANTECEDENTES
II. OBJETO
III. MONTO
IV. FORMA DE PAGO
V. PLAZO
VI. RESPONSABILIDADES
DEL CONTRATISTA
VII. RESPONSABILIDADES
DEL CONTRATANTE
VIII. GARANTÍAS
IX. GARANTÍAS
X. DOCUMENTOS
CONTRACTUALES
XI. PENALIDADES
XII. CAUSALES DE
RESOLUCION
XIII. NATURALEZA DEL
CONTRATO
XIV. BASE LEGAL
XV. CONTROVERSIAS
Firma contratista Firma contratante
Selección de Vendedores

34. Project Name:
Prepared by:
Date:
Evaluation Criteria and
Weight Assigned
Vendor #1
Rating
(1-5, with 5 best)
Vendor #1
Item Score
Vendor #2
Rating
(1-5, with 5 best)
Vendor #2
Item Score
Purchase price
20%
Understanding of client need
25%
Overall or life-cycle cost
15%
Technical capability
20%
Management capability
15%
Financial resources
5%
Overall Score of possible 5
(weights x ratings, totaled)
3.35 4
0.3
0.5 5 1.252
3 0.6
0.25
4 0.6 4 0.6
4 0.2 5
4 0.8
0.8
3 0.45 2
5 1 4
Sistema de puntajes

35. Genera como resultados la
correspondencia, los cambios
contractuales y los pagos.
5. Administración del
Contrato

36.  Proceso para asegurar que el rendimiento del vendedor
cumpla los requerimientos contractuales.
 La naturaleza legal de las relaciones contractuales hace
imperativo tomar conciencia de las implicancias legales de
las acciones tomadas en la administración del contrato.
 Además de la gestión de la relación contractual se debe
integrar los resultados de estos procesos con la gestión
integral del proyecto.
 Esta integración y coordinación ocurre a múltiples niveles y
es mas compleja cuando se subcontrata varios ítems y
cuando intervienen varios vendedores.
Administración del Contrato

37. Administración del Contrato

38. Procurement Change Request Template
Project Name:
Prepared by:
Date:
Person(s) Requesting Change:
Change Number:
Type of Change Requested:
Terms of contract Termination of Contract
Description of Product or
Service
Other (specify) Other (specify)
Detailed Description of Change:
Detailed Reason for Change Requested:
Effect on Project Cost:
? Projected Cost Overrun of approximately %
? Estimated Cost Reduction of approximately %
Effect on Schedule:
? Planned Project Completion Date:
? New Project Completion Date:
Additional Remarks:
Approval Project Manager Date
Approval (Other) Date

39. Contract Change Control System Checklist and Worksheet
Project Name:
Prepared by:
Date:
Determine those responsible for approving or rejecting proposed contract changes: Be
sure to provide for appropriate review of all changes.
Define any types of changes qualifying for automatic approval without review:
Define steps by which contracts may be changed, including:
Paperwork
Tracking systems
Dispute resolution procedures
Approval levels required
Describe how contract changes will be integrated with the project's integrated change
control system:
Additional Remarks:
Submitted Name/Title: Date:
Approval Name/Title: Date:

40. Contract Performance Report Template
Project Name:
Prepared by:
Date:
Status of Vendor Performance, relative to project/contract objectives:
Scope (On Scope? If not, how serious)
Schedule (On schedule? Ahead or behind by how much, etc.)
Cost (On budget? Under or over by how much, etc.)
Quality
Progress Report (What is completed, what is in process, key changes made, etc.):
Forecasting (Estimate of future project status and progress):
Other Issues or Comments:
Submitted Name/Title: Date:
Approved Name/Title: Date:

41. ¿Se completó correctamente y
satisfactoriamente el trabajo?
6. Cierre del Contrato

42. Es similar al Cierre administrativo (Sección 10.4) en el
sentido que involucra tanto verificación del producto como
cierre del proyecto. Los términos y condiciones podrían
prescribir procedimientos específicos para la Conclusión del
Contrato. El término adelantado de un contrato es un caso
especial de Conclusión del Contrato.
Cierre del Contrato