Ppt project management sesión 3
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Ppt project management sesión 3 Presentation Transcript

  • 1. PROJECT MANAGEMENTSemana: 319 de marzo de 2013 Augusto JAVES SANCHEZ Lic. Administración Maestría en Gestión Estratégica de Organizaciones Doctorado en Administración
  • 2. La Gestión de la Integración del Proyectoincluye los procesos y actividades necesariospara identificar, definir, combinar, unificar ycoordinar los diversos procesos yactividades de la dirección de proyectosdentro de los grupos de procesos de direcciónde proyectos, hasta la terminación del proyecto,la gestión exitosa de las expectativas de losinteresados y el cumplimiento de los requisitos.La gestión de la integración del proyectoimplica tomar decisiones en cuanto a laasignación de recursos, balancear objetivos yalternativas contrapuestas, y manejar lasinterdependencias entre las áreas deconocimiento de la dirección de proyectos.
  • 3. 4
  • 4. ¿ Qué es la Gestión de la Integración?
  • 5. Procesos de la Integración de Proyectos PROCESO Grupo de procesos 4.1 Desarrollar Acta de constitución del Proyecto Planificación 4.2 Desarrollar el Plan de gestión del Proyecto Planificación 4.3 Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto Ejecución 4.4 Supervisar y controlar el trabajo del proyecto Control 4.5 Realizar el Control integrado de cambios Control 4.6 Cerrar proyecto o fase. Cierre Fuente: Guía de los Fundamentos de la Dirección de Proyectos – PMBOK Versión 2008
  • 6. Procesos1. Desarrollar Acta de constitución del Proyecto: Autoriza formalmente el proyecto.2. Desarrollar el Plan para la Dirección del Proyecto Establece cómo se realizará el trabajo, documentando todo lo necesario para definir, preparar, integrar y coordinar todos los planes subsidiarios.3. Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto Ejecutar el trabajo definido en el Plan
  • 7. Procesos 4. Supervisar y controlar el trabajo del proyecto Seguimiento, revisión y regulación del progreso de los procesos requeridos para el logro de los objetivos definidos en el Plan. 5. Realizar el Control integrado de cambios Revisar las solicitudes de cambio, aprobar y controlar los cambios en los productos entregables y en los activos de proceso de la organización. 6. Cerrar el proyecto o fase Finalizar las actividades en todos los grupos de proceso de Dirección de Proyectos para cerrar formalmente el proceso o una parte del mismo.
  • 8. Resultados de la Gestión deIntegración del Proyecto 9
  • 9. DESARROLLAR EL ACTA DE CONSTITUCIÓN DEL PROYECTOTiene como objetivo primordialautorizar de manera formal elproyecto o fase, documentandorequerimientos iniciales,necesidades y expectativas delos interesados. Estaautorización generalmenteviene dada por alguien externoal proyecto como elpatrocinador, la oficina degestión de proyectos o elcomité de portafolio deproyectos. Al ser este undocumento que formalmenteinicia un proyecto, serecomienda que el gerente deproyecto participe de suelaboración, ya que de estamanera le otorga mayorautoridad para disponer de losrecursos que asignara a las 10actividades
  • 10. Factores Ambientales de la empresa Incluyen pero no se limitan a:  Cultura y estructura organizacional.  Estándares del gobierno o la industria.  Infraestructura.  Recursos humanos existentes.  Administración de personal.  Sistema de autorización de trabajo.  Condiciones del mercado.  Tolerancias al riesgo de los interesados.  Bases de datos comerciales.  Sistemas de información de gestión de proyectos. 11 11
  • 11. Factores Ambientales de la empresa Se usan para desarrollar el acta y otra documentación, y así influenciar el éxito del proyecto. Las organizaciones involucradas pueden tener políticas, procedimientos, planes, y guías. Representan el aprendizaje y el conocimiento obtenido de la ejecución de proyectos previos. Se pueden organizar de diferentes maneras dependiendo de la industria, organización, y área de aplicación. 12 12
  • 12. Activos de Procesos de la organización Incluyen pero no se limitan a:  Procesos estándar de la organización.  Normas y procedimientos internos.  Templates y modelos de gestión de proyectos utilizados:  Líneas -guía.  Criterios de evaluación.  Procedimientos de control de cambios.  Archivos de proyectos pasados  Conocimiento base y documentos relacionados  Estándares, políticas y procedimientos establecidos sobre proyectos. 13 13
  • 13. Técnica del Juicio Experto Se usa para evaluar las entradas. Se aplica a cualquier detalle técnico y de gestión. Es provisto por cualquier grupo o individuo con conocimiento o entrenamiento especializado. Puede provenir de muchas fuentes:  Otras unidades de la organización.  Consultores.  Involucrados, incluyendo clientes y auspiciadores.  Asociaciones profesionales y técnicas.  Grupos industriales. 14 14
  • 14. Elementos del Acta de Constitución del Proyecto y del Enunciado del Alcance 15 15
  • 15. PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTOEs el proceso que define, prepara, integra y coordina todos los planes subsidiarios del proyecto ( tiempo,alcance, costo, calidad etc). El plan de gestión del proyecto siempre debe tener la respuesta al cómoejecutar, monitorear y cerrar el proyecto. La característica de elaboración progresiva de un proyecto seve reflejada claramente en este documento, puesto que el plan debe ser actualizado ante cualquiercambio aprobado en el proyecto.
  • 16. DESARROLLAR EL PLAN DE GESTIÓN DEL PROYECTO “Utiliza los resultados de otros procesos de planificación paraelaborar un documento que se vausar como guía para la ejecución y control del proyecto” 17 17
  • 17. Desarrollo del Plan del Proyecto El desarrollo del plan del proyecto usa las salidas de otros procesos de planificación, incluyendo la planificación estratégica, para crear un documento consistente y coherente que pueda usarse para guiar tanto la ejecución como el control del proyecto. El alcance del trabajo del proyecto es un proceso iterativo que generalmente es realizado por el equipo de proyecto con el uso de una Estructura de Descomposición del Trabajo (WBS), permitiendo al equipo captar y luego descomponer todo el trabajo del proyecto. 18 18
  • 18. El plan del proyecto se usa para: Guiar la ejecución del proyecto. Documentar las suposiciones de planificación del proyecto. Documentar las decisiones de planificación del proyecto con respecto a las alternativas escogidas. Facilitar la comunicación entre los involucrados (stakeholders). Definir las revisiones claves de la gerencia en cuanto a contenido, magnitud y tiempo. Proveer una línea de base (baseline) para medir el progreso y control del proyecto. 19 19
  • 19. DIRIGIR Y GESTIONAR LA EJECUCIÓN DEL PROYECTOEs el proceso de llevar a cabo lo definido en el plan del proyecto de tal manera que se alcancen losobjetivos del proyecto. Los entregables son producidos e información acerca del estatus del trabajo serecolecta para ser informados a todos los interesados. Este proceso también realiza la implementaciónde cambios aprobados manifestados como acciones correctivas, acciones preventivas y reparación dedefectos
  • 20. DIRIGIR Y GESTIONAR LA EJECUCIÓN DEL PROYECTO 21
  • 21. Sistema de Gestión de Proyectos  Relaciona entregable-actividad- recurso/costo  Relaciona tres baselines:  WBS  Schedule  Presupuesto  Indica el progreso del trabajo del proyecto.  Información es valida, oportuna y auditable.  Niveles de sumarización de información.Gestión de Valor Ganado “EVM” Es el conjunto integrado de procesos, herramientas, técnicas, metodologías y recursos (p.e. Sistemas de Información) para 2222 administrar en forma completa un proyecto.
  • 22. SUPERVISAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTOEs un proceso que el Gerente de Proyecto realiza a lo largo del proyecto e incluye recolectar, medir ydistribuir la información del rendimiento del proyecto, pero a su vez explotar esta informaciónelaborando tendencias, ajustando métricas y mejorando los procesos. Es una actividad constante delequipo del proyecto determinar acciones correctivas y preventivas o replanificar algún aspecto de talmanera que solucione un problema encontrado durante el ciclo de vida del proyecto.
  • 23. SUPERVISAR Y CONTROLAR EL TRABAJO DEL PROYECTO 24
  • 24. REALIZAR EL CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS DEL PROYECTOEs el proceso donde se decide si uncambio será implementado o no, siguiendoun procedimiento que incluya la solicituddel cambio, la aprobación del cambio y elmantenimiento actualizado de ladocumentación de configuración yplanificación relacionada. Los cambios en Es recomendable que cada proyecto cuente con unun proyecto son inevitables y pueden ser comité de control de cambios que sea el responsable desolicitados por cualquier interesado aprobar o rechazar los cambios, dicho comité formadoinvolucrado en el proyecto, su factibilidad por interesados claves del proyecto deberá tener unde implementación esta basado en procedimiento de control de cambios claramenteanalizar el impacto que tendría el cambio definido que incluya la configuración tanto del producto,en la triple restricción (alcance, tiempo, de la información relacionada al cambio así como de lacosto, calidad, etc). verificación y auditoria del cambio aprobado.
  • 25. REALIZAR EL CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS 26
  • 26. CIERRE DEL PROYECTO O DE UNA FASECerrar el proyecto o la faseconsiste en asegurar yformalizar la finalización delproyecto, a tal punto que elGerente de Proyecto deberárealizar una revisión de todoslos cierres de fase anteriores,de tal forma que asegure que elproyecto esta dentro de susobjetivos definidos. Cualquierasea la razón por la cual unproyecto se haya terminado,este debe pasar por un procesode cierre formal. El cierre delproyecto es el momento dondese aplican los procedimiento depasar el producto a lasoperaciones de la empresa, asícomo de recolectar y organizarla información generada por elproyecto, generando laslecciones aprendidas queservirán para futuros proyectos 27de la organización
  • 27. Gestión de Integración del Proyecto Integración de ProcesosGestión del alcance ProyectoGestión de Exitoso calidadGestión del tiempoGestión del costoGestión deComunicac.Gestión dela procuraGestión de RRHHGestión del riesgo Iniciación Planeamiento Ejecución Control Cierre 28
  • 28. INTEGRACIÓN DE ÁREAS/ PROCESOS RIESGOS ALCANCE COMUNICACIÓN Impacto del Riesgo Expectativas de Factibilidad Ideas, Directivas, Precisión en el intercambio Requerimientos GERENCIA DE Disponibilidad RECURSOSCALIDAD INTEGRACIÓN Estándares Productividad HUMANOS Objetivos de tiempos, Servicios, Infraestructura, restricciones Materiales: Performance Objetivos de costos, restricciones CONTRATO / TIEMPO PROCURA COSTO 29
  • 29. GESTIÓN DE INTEGRACIÓN RIESGOS INTEGRACIÓN COMUNICACIÓN Impacto del Riesgo WBS Ideas, Directivas, Precisión en el intercambio Requerimientos Disponibilidad RECURSOSCALIDAD ALCANCE Estándares Productividad HUMANOS Objetivos de tiempos, Servicios, Infraestructura, restricciones Materiales: Performance Objetivos de costos, restricciones CONTRATO / TIEMPO PROCURA COSTO 30
  • 30. GESTIÓN DE INTEGRACIÓN INTEGRACIÓN ALCANCE COMUNICACIÓN Impacto del Riesgo WBS Ideas, Directivas, Precisión en el intercambio Requerimientos Disponibilidad RECURSOSCALIDAD RIESGO Estándares Productividad HUMANOS Objetivos de tiempos, Servicios, Infraestructura, restricciones Materiales: Performance Objetivos de costos, restricciones CONTRATO / TIEMPO PROCURA COSTO 31
  • 31. INTEGRACIÓN ALCANCE RIESGO WBS X X X X X X X RBS ENTRE RIESGO GABLE INTEGRACIÓN WBS-RBSWBS= Estructura de Descomposición del Trabajo o EDTRBS= Estructura de Desglose de Recursos 32
  • 32. Entradas,Herramientas - Técnicas 33
  • 33. Datos de Entrada para el Desarrollo del Plan del Proyecto 1. Otras salidas de planificación.  Todas las salidas de los procesos de planificación de las otras áreas de conocimientos son las entradas para desarrollar el plan del proyecto.  Otras salidas de planificación incluyen documentos bases, como el WBS, y documentos de consulta  Muchos proyectos también requerirán las entradas específicas de las áreas de aplicación (por ejemplo, los principales proyectos requerirán una presupuesto de flujo de caja). 34
  • 34. Datos de Entrada para el Desarrollo del Plan del Proyecto 2. Información histórica. – La información histórica disponible (por ejemplo, bases de datos para estimación, registros de rendimiento de proyectos pasados) debe haber sido revisada durante los demás procesos de planificación del proyecto. – Esta información también debe estar disponible durante el desarrollo del plan de proyectos de modo tal de ayudar a verificar los supuestos y evaluar las alternativas que se identifican como parte de este proceso. 35
  • 35. Datos de Entrada para el Desarrollo del Plan del Proyecto 3. Políticas Organizacionales. – Las organizaciones involucradas en el proyecto tienen políticas formales e informales, cuyos efectos se deben considerar. – Las políticas que comúnmente se deben considerar: • La gestión de calidad – auditorias a procesos, metas de mejoramiento continuo. • La administración de personal – pautas de contratación y de despido, revisiones de desempeño de empleados. • Controles financieros – reportes de tiempo, revisiones de gastos y desembolsos requeridos, códigos contables, disposiciones contractuales estándares. 36
  • 36. Datos de Entrada para el Desarrollo del Plan del Proyecto 4. Limitaciones. – Una limitación es una restricción que afectará el rendimiento o desempeño del proyecto. – Por ejemplo, un presupuesto previamente definido es una restricción que probablemente limite las opciones del equipo respecto del alcance, contratación de personal y el programa. – Cuando se ejecuta un proyecto por contrato, las disposiciones contractuales constituirán generalmente restricciones. 37
  • 37. Datos de Entrada para el Desarrollo del Plan del Proyecto 5. Supuestos.  Los supuestos son factores que, para propósitos de planificación, se consideran verdaderos, reales o ciertos. Afectan todos los aspectos de planificación del proyecto y son parte de la elaboración progresiva del proyecto.  Los equipos de proyectos están frecuentemente identificando, documentando y validando los supuestos, como parte de su proceso de planificación.  Los supuestos generalmente implican un grado de riesgo. 38
  • 38. Herramientas y Técnicas para el Desarrollo del Plan del Proyecto 1. Metodología de planificación del proyecto. – Es cualquier enfoque estructurado usado para guiar al equipo del proyecto durante el desarrollo del plan del proyecto, éstos pueden ser tan simple como formatos típicos o plantillas (papel o electrónico, formal o informal) o tan complejo como una serie de simulaciones requeridas. Ej. Planificación Lineal, Modelo de Transporte, Teoría de Juegos. 39
  • 39. Herramientas y Técnicas para el Desarrollo del Plan del Proyecto 2. Habilidades y Conocimiento de los StakeHolders.  Cada accionista tiene habilidades y conocimiento que pueden ser útiles en el desarrollo del plan del proyecto.  El equipo de gestión del proyecto debe crear un ambiente en el que los accionistas y/o clientes puedan hacer adecuadamente sus aportes.  Variará de acuerdo a quién contribuye, en qué contribuye y cuándo contribuye. 40
  • 40. Herramientas y Técnicas para el Desarrollo del Plan del Proyecto 3. Sistema de información de gestión del proyecto (SIGP). ◦ Un SIGP lo componen las herramientas y técnicas utilizadas para recopilar, integrar y diseminar los resultados de los procesos de gestión del proyecto. ◦ Se utiliza para respaldar todos los aspectos del proyecto desde la iniciación al cierre, y puede incluir tanto sistemas manuales como automatizados. 4. Gestión del valor ganado (Earned Value Management -EVM). ◦ Es una técnica empleada para integrar el alcance, el programa y los recursos del proyecto y para medir y reportar el rendimiento del proyecto desde la iniciación a cierre. 41
  • 41. Técnicas y Herramientas de Planificación Técnica HerramientaWBS Esquema numerado WordCPM Project (y otros)PERT Project (y otros)Gantt Project (y otros)Perfil de uso de Recursos Project (y otros)Evolución de gastos Planilla ElectrónicaValor Ganado Project, Hoja de Cálculo 42
  • 42. Resultados del Desarrollo Plan del Proyecto 43
  • 43. Resultados del Desarrollo del Plan del Proyecto1. Plan del proyecto  Documento formal y aprobado, utilizado para gerenciar la ejecución del proyecto.  El cronograma del proyecto registra las fechas planificadas para el desarrollo de las actividades y el cumplimiento de los hitos identificados en el plan del proyecto  El plan del proyecto y el cronograma debe distribuirse según como se defina en el plan de gerencia de las de comunicaciones  El plan del proyecto es un documento o colección de documentos que debe esperarse cambien con el tiempo mientras, más información del proyecto se vuelve disponible.  Las líneas base (baseline) de la medida de la performance cambian intermitentemente y sólo en repuesta a cambios aprobados en el alcance o los entregables del proyecto. 44
  • 44. Resultados del Desarrollo del Plan del Proyecto• El plan del proyecto incluye:  Documento de inicio del proyecto (Project Charter)  Una descripción del enfoque o estrategia de la gerencia del proyecto (un resumen de los planes de gerencia individuales de las otras áreas del conocimiento).  Declaración del alcance, el cual incluye los entregables y los objetivos del proyecto.  WBS, como línea base (baseline) del documento de alcance, al nivel en el cual el control se ejecutará .  Estimaciones de costo, fechas programadas de inicio y culminación (cronograma) y asignaciones de responsabilidad para cada entregable dentro del nivel del WBS en el cual el control se ejecutará. 45
  • 45. Resultados del Desarrollo del Plan del Proyecto• El plan del proyecto incluye:…..  Línea base (baseline) de medida de performance para alcance técnico, cronograma y costo, es decir, la línea base del cronograma (cronograma del proyecto) y la baseline del costo (presupuesto del proyecto desfasado en el tiempo).  Principales hitos y fechas meta para cada uno.  Personal clave o requerido y sus expectativas de costo y/o esfuerzo.  Plan de gerencia de riesgos, incluyendo: riesgos claves, restricciones y suposiciones, y respuestas y contingencias planificadas (apropiadas) para cada uno. 46
  • 46. Resultados del Desarrollo del Plan del Proyecto2. Información de Soporte. El detalle de respaldo para el plan del proyecto incluye: – Resultados de otros procesos de planificación que no están incluidos dentro del plan del proyecto. – Información o documentación adicional generada durante el desarrollo del plan del proyecto (por ejemplo, las restricciones y supuestos que no se conocían previamente). – Documentación sobre normas relevantes. – Especificaciones de la planificación anterior del desarrollo del proyecto. 47
  • 47. Proverbios del Planeamiento del Project Management1. “Una señora puede gestar y alumbrar a un bebe en nueve meses, pero nueve señoras no pueden gestar y alumbrar a un bebe en un mes”2. “El mismo trabajo bajo las mismas condiciones será estimado en forma distinta por 10 estimadores diferentes o por un solo estimador en 10 oportunidades distintas”3. “Las condiciones que rodearon una promesa se olvidan fácilmente, la promesa se recordará para siempre”.4. “Muy pocas personas en un proyecto pueden resolver problemas, y la gran mayoría de estas crea más problemas de los que puede resolver”.5. “Puedes presionar fuertemente a un equipo de proyecto a que acepte una fecha de entrega absurda, pero no puedes obligarlos a que realmente la cumplan”.6. “Puedes congelar las especificaciones que negociaste con los usuarios pero no puedes congelar sus expectativas”. 48