1. How to Communicate with others!!
التواصل كيفيةالرخرين مع!
NAME: Ahlam Mohammed Abass
Open University Malaysia
EDHRM
عباس محمد المسم:أحل م
الماليزيا المفتوحة :الجامعه الجامعه امسم
البشرية التنمية إدارة :الدرامسه مجال
3. الطبيعه من جنماذج
• 72% of your body is made up of water ,, what if we
take ordinary water like this
•ان جنعلم كما72يحدث ماذا ...ماء عن عبارة هو الجنسان جسم من %
كهذا عادي ماء ارخذجنا اذا
• And imagine with me how water looked like with the
words “Love” over it
•سيحدث؟؟ ما ..الماء هذا على ()حب كلمة تردد ارخذت اذ معاي تخيل
4. قليل؟ قبل شاهدجنه الذي الماء جنفس اجنها تصدق هل
• Thanks Dr. Masaru Emoto, a Japanese scientist, because he
believes so.
•تغير سيحدث ان اقتنع لجنه الياباجني العالم إموتو د.ماسارو جنشكر ان علينا يجب
الماء هذا في
• Imagine with me how your good word.. good Impression
..will take place with whom around you
•حولنا هم من على الجيد والجنظباع الطيبة الكلمة فعل رد معي تخيل
5. OBJECTIVES الهداف
• Raising Awareness
•الوعي رفع
• Working with Body Language
•الجسد لغة مع العمل
• Working with Differing Points of View
•مختلفة جنظر وجهات مع العمل
• Developing Listening and Responding Skills
•والستجابة الستماع مهارات تطوير
7. WHY COMMUNICATE
جنتواصل لماذا
• It leads to greater effectiveness
•الفعالية من مزيد الى يؤدي
• It gets people involved with the organization and
•المنظمة مع المتعاملين الشخاص يحصل فإجنه
- increases motivation to perform well
-جيدا لداء الدافع من يزيد
- Increases commitment to the organization
-للمنظمة التزام زيادة
8. WHY COMMUNICATE
جنتواصل لماذا
• It makes for better relationships and understanding between:
-:بين والتفاهم العلقات لتحسين
- Boss and subordinate;
-؛ رئيس ومرؤوس
- Colleagues
-الزملء
- People within the organization and outside it
-ورخارجها المنظمة دارخل الشخاص
• It helps people to understand the need for change:
•للتغير الحاجة فهم على الشخاص يساعد
9. Causes of Communication Difficulties:
الصتصال تأسباب صعوبا ت :
– Lack of information and knowledge
–والمعرفة المعلوما ت في نقص
– Not explaining priorities or goals properly
–صحيح بشكل الدهداف أو الولويا ت صتفسير عدم
– Not listening
–صتستمع ل
– Not understanding fully and fail to ask questions
–السئلة طرح في وفشل كامل غير فهم
10. Causes of Communication Difficulties:
الصتصال تأسباب صعوبا ت :
Not understanding others’ needs
–الرخرين احتياجا ت فهم عدم
– Not thinking clearly, jumping to conclusions
–الستنتاجا ت إلى والقفز ، بوضوح التفكير عدم
– Bad mood
–المزاج سوء
• Failure to explore alternative
•بديل لستكشاف فشل
11. Basic Communication Principles
الساسية الصتصال تالمبادئ
-The way we begin our message often
determines the outcome of the communication
-الصتصال ت نتائج صتحدد غالبا رسالتنا نبدأ التي الطريقة
- The way message is delivered always effects
the way message is received
-الرسالة صتلقي طريقة على ثؤثر دائما الرسالة صتسليم الطريقة
-The real communication is the message
received, not the message intended
-وليس ،بتسليمها نقوم التي الرسالة دهي الحقيقية الرسالة
.منها المقصود المعنى
12. 7Positive Principles for Cooperative Communication
مبادئاليجابي التواصل
– Soften the ‘you’s or change the into “I” to avoid sounding pushy
• Instead of : ‘You’ll have to….’, say ‘Could you….’ Or ‘Would
you be able to….’
•المر صيغة لتجنب “”أنا من بدا “”انت كلمة
•“...ان بامكانك و“دهل ” ... ان الممكن من ”انت
– Focus on the solution , not the problem
–المشكلة ليس , الحل في ركز
– Focus on the future , not the past
–الماضي في ليس , المستقبل في ركز
• Instead of “I’ve told you before not to……, say ‘From now on…….”
•“....صتفعل ل قبل من نصحتك ”لقد من بدل“....نعمل سوف وصاعدا الن من ” قل
13. 7 Positive Principles for Cooperative Communication
مبادئاليجابي التواصل
– Turn can’ts into cans
•استطيع الى استطيع ل حول
• Instead of ‘We can’t do that until next week’, say ‘We’ll be able to
do that next week’.
•“المقبل السبوع بهذا نقوم ان بامكننا ” قل “القادم السبوع حتى دهذا نفعل ان نسطيع ”ل من بدل
– Take responsibility – don’t lay blame
–,المسؤولية صتحمللإلقاءاللوم
• Instead if ‘It’s not my fault’, say ‘Here’s what I can do to fox that’
•نفعله ان يمكن ما دهذا ” قل “رخطئي ليس ”دهذا من بدل'“
– Say what do you want , not what you don’t want
–لصتريد ما صتقل ل , صتريد ماذا قل
• Instead of ‘Don’t; drive too fast’, say ‘Drive carefully’
•“بحرص ”قود قل ,“مسرعا صتقود ”ل قل
14. Manage your body language
الجسد لغة في التحكم
– Sit or stand at right angles and on the same level, and respect people’s
personal space zones
–الناس احترام ومناطق ، المستوى نفس وعلى الزوايا في الوقوف أو الجلوس
الشخصية الفضاء في
– Use open gestures and body language
–الجسد ولغة اليماءا ت استخدام
– Center your attention exclusively on the other person
–آرخر شخص على حصرا ركزالدهتمام
• Lean slightly forward to show interest; a bit further forward to apply
pressure, slightly back to reduce pressure
•لممارسة المام إلى قليل ؛ الدهتمام لهظهار المام إلى قليل العجاف
الضغط لتخفيف أرخرى مرة قليل ، الضغط
15. Manage your body language
الجسد لغة في التحكم
– Maintain appropriate eye contact while listening to encourage the
speaker; increase eye contact to apply pressure; reduce it to lower
pressure
–صتشجيع من صتزيد الستماع أثناء المناسب بالعين الصتصال على الحفاظ
رخفض على وصتخفيض ، الضغط لممارسة البصري التواصل وزيادة ,المتحدث
ضغط
– Respond appropriately by basing your responses on what the other
person has just said
–قال الرخر الشخص ما على ردودكم إسناد قبل من مناسب بشكل الستجابة
للتو
• Be relaxed and balanced to make relaxed and open communication easier
•وأيسر أسهل التواصل لجعل ومتوازن مريح كن
16. Gather Good Information with your
EARs
باذنكمعلوما تجمع
• E – explore by asking questions
•أسئلة طرح طريق عن استكشاف
• A – affirm to show you’re listening
•صتستمع انك اهظهار نؤكد
• R – reflect your understanding
•صتفهمكم صتعكس
• S – silence, listen some more
•أكثر بعض والستماع ، الصمت
17. Barriers to communication can be classified into three groups
مجموعات ثل ث الى التواصل تحول التي الحواجز تصنيف يمكن
• Barriers to reception: استقبال دون تحول التي الحواجز :
environmental stimuli
البيئية المحفزات
the receiver’s attitudes and values
والقيم المواقف في المتلقي
the receiver’s needs and expectations
وتوقعات:؛ احتياجات المتلقي
• Barriers to acceptance:
•يلي بما القبول دون تحول التي الحواجز
prejudices;
التحيزات
interpersonal conflicts between sender and receiver
والمتلقي المرسل بين الشخصية الصراعات
18. Barriers to communication
التصال عوائق
• Barriers to understanding: :
•فهم؛ دون تحول التي الحواجز
language, semantic problems;
الدالالت والمشاكل ، اللغة
the ability of the receiver to listen and receive, especially
messages which threaten his/her self –concept;
الذات مفهوم حالته تهدد التي الرسائل وخصوصا ، وتلقي للستماع المتلقي قدرة
19. Elements of Effective CommunicationElements of Effective Communication
عناصر االتصال الفعالعناصر االتصال الفعال
• Vocal Quality
•الصوت جودة
Refers to the pitch and resonance of the sounds
made with speed and volume
علو مستوى و السرعه و المزاجية الحالة الى الصوت جودة ترجع
النبرة
• Style and Presentation
•العرض وطريقة السلوب
Refers to how the three parts of voice quality –
pitch, speed and volume – blend together.
- الصوت لجودة الثلةثة الجزاء كيفية إلى يشير
20. CONVERSATION AS COMMUNICATIONCONVERSATION AS COMMUNICATION
المحادةثةالمحادةثةككاالتصالاالتصال
• To ensure an efficient and effective conversation, one
must consider these three rules:
•: الثلةثة القواعد هذه في النظر من بد ال ، المحادةثة وفعالية كفاءة لضمان
• You must make your message understandable
•مفهومة رسالتك تجعل أن يجب
• You must receive and understand the intended
message sent to you
•لك المرسله الرسالة من المقصود وتفهم تستقبل أن يجب
• You should exert some control over the flow of the
communication
•االتصاالت تدفق على السيطرة بعض ممارسة عليك يجب
• YOU MUST LEARN TO LISTEN AND SPEAK
•والتحدث االستماع تتعلم أن عليك
21. STRATEGIES AND TECHNIQUES FOR EFFECTIVE
COMMUNICATION
الفعالاالستراتيجيات والتقنيات للتواصل
• BE ASSERTIVE حازما كن
Be assertive means ‘to declare or state clearly’
' 'بوضوح تعلن أن أو حزما وسائل تكون
• HANDLE Confrontations ETHICALLY
•أخلقيا المواجه
Act professionally in a consistent and fair manner so that your
staff knows where they stand
يقفون أين من يعلم موظفيكم بحيث عادلة بطريقة تصرف
• SEEK INFORMATION المعلومات جمع
Use closed ended questions or open ended questions
مفتوحة أسئلة أو انتهت المغلقة السئلة استخدم
22. Telephone skills and effectiveness
مهارات وفعالية الهاتف
• Have an aim
• هدف لها
• Tailor your style to that of the person you are talking to
•إليه تتحدث الذي الشخص حسب كلمك طريقتك حدد
• Limit social conversation
•االجتماعية المحادةثة من الحد
• Give concise answers to questions and listen attentively
•والصنصات السئلة على مختصرة إجابات إعطاء
• Summarise points and provide necessary feedback
•اللمزمة المرتدة التغذية وتوفير ، النقاط لخص
23. WHAT IS HEARING AND LISTENING
واالستماع السمع هو ما
• Hearing is only one part of the listening process. It is a
physiological process that occurs when sound waves are
translated and processed by the central nervous system
automatically.
•يتم عندما تحدث التي الفسيولوجية عملية وهي .االستماع عملية من جزء جزءفقط
تلقائيا المركزي العصبي الجهامز قبل من ومعالجتها الصوتية الموجات تحويل
• Listening is a process in which messages that are conveyed
orally are attended to, perceived, recognised, interpreted and
stored for future use.
•المستقبل في الستخدامها وتخزن , وتفسيرها تخزينها ويتم شفويا للرسائل يتم
24. 5 Active Listening Skills
مهارات االستماع الفعال5
– Paraphrasing meanings: Translate into your own words
what the speaker has said
–المتكلم قال ما بك الخاصة الكلمات ترجمة في : المعاصني مقتبسا
– Reflecting feelings: when someone is expressing emotion
or feelings or looks emotional (upset, angry, excited),
convey your empathy and encourage the speaker to
continue
–أو مشاعر أو المشاعر عن يعبر ما شخص يقوم عندما : مشاعر يعكس مما
والتشجيع التعاطف لكم أصنقل ، (متحمس ، والغضب )بالضيق عاطفية تبدو
اللغة مواصلة على
25. 5 Active Listening Skills
الفعال التستماع مهارات
– Synthesizing: blend several ideas of the speaker
into one theme or idea.
–فكرة أو واحد موضوع في المتكلم أفكار عدة من مزيج : توليف
– .Imagining out loud: imagine what it must be like
to be in the speaker’s place
–أن يجب ما تخيل : عال بصوت فلنتخيليقالالمتكلم مكان في
26. To listen more effectively
أكثر بفاعليه للتستماع
• Attend physically – the right body language helps us to focus
on the speaker and encourages the speaker to give us more
information.
•الجسد لغة -- جسديا حضورتالتركيز على ساعدنامع
المتحدثوتشجع ،المتحدث.المعلومات من المزيد لنا يقدم
27. To listen more effectively
أكثر بفاعليه للتستماع
• Attend mentally – follow the speaker’s flow of thought, listen
to understand, not evaluate; listen first, then assess Check it
verbally – paraphrase, clarify, probe further, summarize your
understanding
•؛ تقييم وليس ، فهم إلى والتستماع ، الفكر المتحدث تدفق متابعة -- عقليا حضور
تحقيق ، وتوضيح صياغة إعادة -- لفظيا ذلك من التحقق تقييم ثم ، أول التستماع
تفهمك تلخيص من مزيد
28. Good Habits of Effective Listeners
الجيد المستمع عادات
– Looking at the speaker in order to observe body language
and pick up subtle nuances of speech
–الكلم الدقيقة الفروق والتقاط الجسد لغة مراقبة أجل من اللغة في يبحث
– Asking questions
–المطروحة التسئلة
– Giving speakers time to articulate their thoughts
–أفكارهم عن للتعبير الوقت المتكلمين إعطاء
– Letting people finish what they are saying before giving
your opinion
–اعطاءرأي اعطاء قبل يقولونه ما إنهاء الناسك
29. Important aspects of effective listening
الفعال للتستماع الجوانب أهم
• Effective listeners are well liked by people because they
satisfy the basic human need to be heard
•
أن في أتساتسية إنسانية حاجة يلبي لنه حوله لمن ومحبوب الجيد المستمعين
إليه يستمع
• Listening encourages giving ideas and encourages creativity in
communicating
•التواصل في البداع على ويشجع العطاء الفكار تشجع التستماع