Communication & Public Outreach Strategy for LKPP (Draft)

Communication & Public Outreach Proggres Report

PERENCANAAN
KOMUNIKASI DAN STRATEGI PUBLIK OUTREACH
PROCUREMENT MODERNIZATION PROJECT
KOMPONEN ULP

___________________________________________________________________________

DISIAPKAN UNTUK PEMENUHAN KONDISI Entry Into Force (EIF)
GUNA MENDAPATKAN ULP PERCONTOHAN dan PUBLIK EDUKASI PM
PROGRAM
___________________________________________________________________________

prepared by:

SUPRAYOGHI, AGUSTANTO I.
Communication & Public Outreach Consultant

MILLENNIUM CHALLENGE CORPORATION

v.3.8
November19, 2012


A.PENGANTAR
Indonesia pada Bulan November tahun 2011 menandatangani kerjasama bilateral dengan
pemerintah Amerika serikat.Kerjasama bilateral ini berbentuk pemberian hibah program
compact dari Millenium Challenge Corporation (MCC) degnan nilai sebesar US$600 juta.
Berbeda dengan bantuan yang pernah ada, dana kerjasama ini penuh berbentuk grant
(hibah) yang mana bertujuan untuk meningkatkan tarap hidup masyarakat Indonesia dengan
berfokus pada pertumbuhan ekonomi yang berkelanjutan.

Ada tiga program yang akan mendapatkan alokasi dari pendanaan tersebut yaitu
Procurement Modernization Project;Community-Based Health and Nutrition to Reduce
Stunting Project, dan Green Prosperity. Dalam kaitannya dengan program, Procurement
Modernization Project yang mempunyai lima komponen pembentuk kegiatan secara
keseluruhan membutuhkan dukungan penguatan pada masing-masing komponennya. Untuk
Komponen ULP, yang menjadi payung dari keseluruhan komponen, menjadi kewajiban
penanggung jawab ULP untuk mendapatkan lokasi pelaksanaan program, sesuai dengan apa
yang telah menjadi prasyarat program. Selain memperoleh lokasi pelaksanaan program,
diharapkan stakeholder terkait dapat memperolehinformasi (publik edukasi) secara baik
tentang PM program, secara utuh sehingga timbul dukungan publik kepada PM Program.

Untuk itu direkrutlah konsultan individu yang bekerja di bidang Komunikasi dan Publik
outreach dalam rangka membantu LKPP untuk melakukan komunikasi dengan stakeholder
dan pemangku kepentingan di masing-masing entitas lokasi program dalam rangka
mengedukasi stakeholder, termasuk didalamnya meng-create, memproduksi, sekaligus
mengeksekusi kegiatan-kegiatan yang terkait dengan pendidikan publik dalam rangka
menyosialisasikan serta mendapatkan dukungan terhadap PM Program.

B. TUGAS KONSULTAN
1. Membantu LKPP unutuk mengembangkan dan melaksanakan strategi mengedukasi
stakeholders dalam PM Projects. Stakeholders terbesar termasuk didalamnya
Pemerintah Indonesia, Masyarakat Indonesia, Komunitas Bisnis termasuk didalamnya
penyedia barang, pekerjaan dan jasa sektor publik, media massa dan masyarakat kelas
menengah.

2. Membantu LKPP untuk mengidentifikasi kesempatan lebih lanjut melalui komunikasi,
events, pengumuman terbuka, mengembangkan material mentah dan memfasilitasi
dalam meng-covermedia.

3. Membantu LKPP untuk mendesain, mengorganisasi dan meng-eksekusi event yang
mendukung strategi untuk pendidikan publik.

4. Membantu LKPP untuk mendesain, mengorganisasi dan mengeksekusi alat-alat untuk
produksi komunikasi yang mendukung strategi mendidik melalui berbagai macam media
termasuk didalamnya press release, materi-materi pendukung dan komunikasi tertulis
dengan stakeholders.

5. Membantu LKPP dalam melakukan utilisasi social media platforms secara creative dan
konsep yang baik dan sesuai dengan citra program;

v.3.8
November19, 2012


6. Membantu LKPP untuk mendesain, mengorganisasi dan mengeksekusi event terkait
tanda tangan kerja sama antara LKPP dan ULP yang mendukung strategi edukasi;

7. Membantu ULP percontohan untuk mengembangkan strategi edukasi dalam
memberikan informasi kepada lokal stakeholders terkait PM Program;

8. Membantu LKPP mendesain, mengorganisasi dan mengeksekusi event terkait dengan
point kunci dengan bentuk kegiatan lainnya yang mendukung PM Program melalui MCC
Compact;

9. Tugas-tugas lain yang diberikan dan selama terkait dengan ruang lingkup penugasan.

seluruh penugasan tersebut dilaksanakan secara mandiri, selama 900 jam dengan alokasi
waktu mulai 7 September 2012 s/d 6 September 2013. Agar terstruktur, Konsultan dapat
membuat workplan yang menggabungkan kondisi terkini dan apa yang akan dilaksanakan
konsultan selama 1 tahun mendatang dan/atau selama 900 jam.

C. SITUASI TERKINI
Hasil rapat koordinasi terakhir antara Wakil Menteri PPN/Bappenas selaku ketua MWA
dengan LKPP telah menetapkan target proggres penyiapan masing-masing project di bawah
program Compact bahwa di Bulan Desember, seluruh kondite untuk EIF di semua project
harus siap.

Terkait dengan PM Program, hal mendasar yang harus dipenuhi oleh LKPP untuk bisa
dikatakan siap EIF adalah telah diperolehnya ULP percontohan (dengan asumsi sesuai
CompactGrant Aggrement,bahwa diharapkan maksimal 30 ULP dapat bergabung dengan PM
Program). Definisi dari telah diperolehnya ULP Percontohan sendiri adalah telah
dilakukannya penandatanganan MOU antara pihak LKPP dengan pemangku kepentingan di
mana ULP berada yang memformalkan kesepakatan dari organisaasi tempat ULP berada
untuk berkomitmen selama 5 (lima) tahun akan mengikuti PM Program.

Hal lain yang patut dijadikan pertimbangan adalah komponen Monitoring dan Evaluasi (
M&E) yang telah menggariskan bahwa di awal tahun pertama (dimulai EIF) ditargetkan 10
ULP sudah bergabung, dan di akhir tahun pertama 30 ULP sudah menyatakan bergabung.

Untuk itu, diperlukan strategi komunikasi yang tepat, dengan mempertimbangkan segala hal
yang dapat saja terjadi beserta langkah-langkah apa yang sekiranya perlu dilaksanakan agar
dapat terperoleh 30 ULP Percontohan yang memang siap dengan komitmennya menjadi
mitra kerja LKPP di dalam PM Program selama 5 (lima) tahun mendatang.

D. METODE DAN DESAIN PERENCANAAN KOMUNIKASI

Agar pelaksanaan pekerjaan lebih efektif, dan terkait dengan target untuk mendapatkan ULP
Percontohan, maka pendekatan yang dilaksanakan oleh Konsultan adalah dengan
menggunakan desain perencanaan komunikasi yang dibangun dari enam tahap. Desain
perencanaan komunikasi ini merupakan modifikasi dari tahap-tahap perencanaan
komunikasi yang dikembangkan oleh Food Agricultural Organization (FAO) di tahun 1989
sebagaimana dituliskan oleh Ramirez & Quarry (2004).Tahapan ini adalah sebagai berikut;

v.3.8
November19, 2012


1. Tahap Penelitian oleh Tim yang dibentuk oleh Pemerintah;Merupakan tahap dimana
dilakukan klasifikasi kelompok stakeholders, ciri-ciri stakeholders, saluran komunikasi
yang disukai, keterlibatan stakeholders dalam proses, dan hal terkait lainnya.

2. Tahap Perencanaan dengan focus pada isi dan desain pesan, seleksi media, metode dan
definisi indikator pengaruh.Identifikasi Isi, Seleksi (multi) media, desain pesan, metode
publik edukasi, definisi indikator untuk mengenal pengaruh dan hal terkait lainnya.

3. Memproduksi media. Produksi hasil naskah media, definisi langkah-langkah dalam publik
edukasi dan hal terkait lainnya.

4. Melakukan uji lapangan dan revisi. Perlunya uji lapangan terkait tahap perencanaan
yang telah ditetapkan beserta asumsi yang mendasari penetapan perencanaan; apakah
masih cukup relevan?atau harus dilakukan revisi? Dengan uji lapangan apa yang menjadi
permasalahan nantinya saat dilaksanakan replikasi implementasi hasil perencanaan
dapat dicegah dan diatasi sejak dini.

5. Pelaksanaan.Apa yang sudah dilakukandi tahap sebelumnya beserta skenario
memutuskan metode publik edukasi yang tepat, diimplementasikan secara masiv dan
kontinu dengan tentunya berpatokan pada timeline satu project cycle dikatakan selesai.

6. Monitoring evaluasi dan adaptasi. Ditahapan ini, seluruh pelaksanaan harus dapat
dimonitoring, dan hasil dari eksekusi metode edukasi yang dipilih harus dilakukan
evaluasi sehingga diharapkan nantinya dapat dilakukan adaptasi bilamana pekerjaan
serupa dilaksanakan ditempat berbeda dengan kondite yang berbeda tetapi tetap
dengan tujuan yang sama.

Keenam tahap diatas dapat diilustrasikan sebagaimana gambar berikut;

Perencanaan

Penelitian
Produksi

Uji Lapangan & Revisi
Monitoring,
Evaluasi,
Adaptasi Pelaksanaan

Gambar 1. Tahap Perencanaan Komunikasi

v.3.8
November19, 2012


E. RENCANA KERJA
Konsultan yang bekerja dibawah komponen ULP, selain mempunyai kewajiban untuk bekerja
secara individual, juga bekerja secara tim. Pola kerja yang dikembangkan guna memenuhi
seluruh penugasan yang diemban adalah menjadi supporting dari LKPP untuk menyiapkan
seluruh kebutuhan yang diperlukan dalam rangka penyiapan PM Program terutamanya
komponen ULP agar mendapatkan ULP Percontohan. Perencanaan Komunikasi yang telah
dipaparkan sebelumnya dapat dipaparkan dalam time frame besar sebagaimana tabel 1
berikut;

Tabel 1. Perencanaan Komunikasi & Estimasi Pelaksanaan

Durasi Pelaksanaan Tahapan Kerja Keterangan
Sept - Okt 2012 1. Penelitian (identifikasi
stakeholders)
2. Perencanaan (pemilihan jenis
media diseminasi dan rencana Done and Attached
kerja)
Okt - 2012 3. Produksi (Konsep Dasar)
Okt - Nov 2012 3. Produksi (template utama)
Nov 2012 3. Produksi (Establishing Konsep)
Nov - Dec 2012 4. Uji Lapangan - Revisi (1) field test must do to
5. Pelaksanaan develop the strategy to
educate and outreach of
public

(2) implement do if the
strategy revise completed
and ready to
implementation
(3) target 10 ULP
Percontohan
teridentifikasi
Dec 2012 - April 2013 5. Pelaksanaan target 10 ULP
6. Monitoring, Evaluasi, Adaptasi Percontohan tercapai, 20
ULP Percontohan
teridentifikasi
Mei - September 2013 5. Pelaksanaan
6. Monitoring, Evaluasi, Adaptasi target 30 ULP tercapai

Perencanaan komunikasi di atas kemudian disesuaikan dengan proggres yang telah dicapai
oleh konsultan yang bekerja di bawah komponen ULP, dan diperoleh Rencana Kerja sebagai
berikut;

Tabel 2. Perencanaan Komunikasi & Estimasi Pelaksanaan

v.3.8
November19, 2012


workplan Tim workplan CPO Keterangan

Prepare Material Support
and Collecting data ; materi-materi ini diperlukan untuk
1. General Presentation Docs penyeragaman materi dasar serta
2. Fact Sheet Docs kebutuhan tabulasi awal terkait data
3. Absence Data Form primer untuk memetakan stakeholder di
4. List of Business tingkat lokal;
Dissemination & Association at Prop/Kab/Kota
Presentation PM
Project to
Prop/Kab/Kota/
Institution Produce & Spread Article
1. PM Projects General materi-materi ini merupakan materi
(as many as Presentation yang diperkirakan akan menjadi materi
possible and 2. How to Following the ULP utama yang kerap mencoba menjawab
during Sept - Pilotting Selection Stages? pertanyaan dari stakeholders dalam
December 3. Why PM Project is rangka to inform dan to educate;
necessary for Indonesia
2012)

dilakukan untuk membantu Tim yang
bekerja di bawah komponen ULP agar
Support Tim assignment
seluruh penugasan dapat selesai sesuai
dengan perencanaan waktu;

Pelaksanaan Event Diseminasi di tingkat
Nasional ini dapat dilaksanakan lebih
Prepare Schedule of Event dari 1x. Ini tergantung dari kebutuhan
and TOR LKPP dan sumber pendanaan yang
dialokasikan dari pos CIF/APBN;
mencukupi atau tidak.

(1) Prepare Invitation Letter (1) Perlu disepakati siapa yang akan
National
and Get ULP Potential List mengirimkan undangan, dan PIC untuk
Dissemination
refer LKPP mengkonfirmasi para undangan.
Event
(2) Perlu disepakati siapa yang akan
(2) Sent the RAQ to fill in and diundang, yang mengundang dan
completed sebagainya

Prepare Location, Facilitator Perlu disepakati konsultan 609 (g) akan
and evaluation form bertanggung jawab disisi mana

Perlu disepakati konsultan 609 (g) akan
Execute The Event
bertanggung jawab di sisi mana

v.3.8
November19, 2012



dilakukan untuk membantu Tim yang
Workshop bekerja di bawah komponen ULP agar
Support Tim assignment
Gathering Data seluruh penugasan dapat selesai sesuai
dengan perencanaan waktu;

(1) dilakukan setelah event diseminasi
dilaksanakan di level Prop/Kab/Kota
dengan pertimbangan bahwa
Prop/Kab/Kota mempunyai kesempatan
cukup tinggi untuk menjadi ULP
Follow Up and Public Outreach to Prop/Kab/Kota Percontohan. Dasar identifikasi sudah
Selected; ada, tinggal memastikan apakah sudah
tepat atau perlu revisi.
1. Identify Potential Stakeholders at
Prop/Kab/Kota; (2) kegiatanke-dua dilaksanakan jika
teridentifikasi Prop/Kab/Kota kandidat
2. Intensive Discussion to presentate the PM kuat masih keberatan dengan
Program to Stakeholder at Prop/Kab/Kota; persyaratan MOU;

3. Request for Presentating the PM Project to (3) kegiatan ke-tiga dilaksanakan jika
Prop/Kab/Kota Parliementary and Execute; terindikasi kemungkinan prop/Kab/kota
break the commitment resiko tinggi
4. Request to Presentating the PM Project to (safeguard strategy)
Media and Stakeholders potential (Business
association members at Prop/Kab/Kota) and (4) kegiatan ke-empat dilaksanakan jika
Execute; dirasa jika ternyata apa yang dilakukan
tahapan (3) di atas masih belum dapat
5. Prepare, Manage and execute Public Meeting mendorong Prop/Kab/Kota untuk
Event at Prop/Kab/Kota; mengikuti program;

6. Prepare, Manage and execute Signing (5) kegiatan ke-lima dilaksanakan untuk
Meeting and Press Conference Publik Edukasi dimana diharapkan
proses 'dua arah' terjadi

(6) kegiatan ke-enam dilaksanakan jika
Prop/Kab/Kota sudah melayangkan
surat pernyataan komitmen dan siap
untuk menandatangani MOU.

v.3.8
November19, 2012



(1) mencari list alamat/kontak person
Potential Stakeholder terkait dengan
daftar Penyedia Jasa/Barang di
lingkungan calon ULP Percontohan.
Follow Up and Public Outreach at National Level;
Dasar identifikasi sudah ada, tinggal
memastikan apakah sudah tepat atau
1. Identify Potential Stakeholders from ULP
perlu revisi;
candidates;
(2) membuat event diskusi terbatas
2. Facilitation Intensive Discussion to presentate
dengan stakeholder yang telah
the PM Program to Potential Stakeholders,
diidentifikasi dalam rangka Publik
including NGO, Champion, Public Representative
Edukasi penginformasian PM Project;
at National Levels;
(3)dilakukan jika memang sudah ada
3. Prepare, Manage and Execute the MOU
surat pernyataan dari pemangku
Signing at National Level and Press Conference;
kepentingan tempat ULP percontohan
berada untuk siap berkomitmen dan
4. Prepare, Manage and Execute the Kick Off
menandatangani MOU;
Events for PM Projects and Press Conference;
(4) dilakukan jika memang dapat
dipastikan target minimal untuk
melakukan kick off events meeting
sudah terpenuhi.

keterangan terkait masing-masing
output;

(1) Dilaksanakan jika sudah ada ULP
Established the Information of PM Program yang menandatangani MOU;
1. Produce Article with Lesson learned take from
(2) Dilaksanakan jika memang ada
condition of ULP Selected;
budget untuk memproduksi dan
2. Produce Poster with Key Messages take from
mencetak dan mendistribusikan Poster;
ULP Selected;
3. Produce Newsletter 'PASTI - PENGADAAN
(3) Dilaksanakan jika memang sudah ada
AKUNTABEL, SISTEM MODERN, EFEKTIF DAN
website yang menyediakan space untuk
INDEPENDEN;
melakukan updating data terkait
4. Produce all materials needed for Public
program; tentang kata PASTI, dapat
Education about PM Program dibaca dibagian lain dokumen ini;

(4) Dilaksanakan sesuai dengan
permintaan dari LKPP dan jika memang
disetujui oleh PM/COR

detail dari Rencana Kerja beserta estimasi waktu pelaksanaannya dapat dilihat pada Tabel 3
berikut;

v.3.8
November19, 2012


Tabel 3. Rencana Kerja dan Estimasi Waktu Capaian

Sep Oct Nov Dec Jan Feb March Apr
No Aktifitas
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
I Diseminasi & Tahapan Marketing PM Project
1.1. Prepare all materials to support;
1.1.1. General Presentation Docs
1.1.2. Fact Sheet Docs
1.1.3. ULP Profile Form
1.2. Collecting Data to Identify Stakeholder at
Prop/Kab/Kota;
1.2.1. Collect basic data from ULP Strong candidate
1.2.2. List of Business Assoication at Prop/Kab/Kota
1.3. Rolling out PM Project Isu with article at Social
media/website;
1.3.1. Produce and Spread Article to Inform 'What is
PM Projects
1.3.2. Produce and Spread Article to Inform 'How To
Following the ULP Selection Stages
1.3.3. Produce and Spread Article to Inform 'Why
PM Projects is necessary for Indonesia

II National Dissemination Events
2.1. Prepare Schedule of Event and TOR
2.2. Prepare Invitation Letter and Get ULP Potential
List refer LKPP
2.3. Sent the RAQ to fill in and completed
2.4. Prepare Location, Facilitator and evaluation
form
2.5. Execute The Event

v.3.8
November19, 2012


No Aktifitas
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
III Workshop Gathering Data

Follow Up & Public Outreach to Prop/Kab/Kota
IV
Selected
4.1. Identify Potential Stakeholders at
Prop/Kab/Kota;
4.2. Intensive Discussion to presentate the PM
Program to Stakeholder at Prop/Kab/Kota;
4.3. Request for Presentating the PM Project to
Prop/Kab/Kota Parliementary and Execute;
4.4. Request to Presentating the PM Project to
Media and Stakeholders potential (Business
association members at Prop/Kab/Kota) and
Execute;
4.5. Prepare, Manage and execute Public Meeting
Event at Prop/Kab/Kota
4.6. Prepare, Manage and execute Signing Meeting
*)
and Press Conference

V Follow Up and Public Outreach at National Level
5.1. Identify Potential Stakeholders from ULP
candidates
5.2. Facilitation Intensive Discussion to presentate
the PM Program to Potential Stakeholders, including
NGO, Champion, Public Representative at National
Levels
5.3. Prepare, Manage and Execute the MOU Signing
at National Level and Press Conference
5.4. Prepare, Manage and Execute the National Kick
Off Events for PM Projects and Press Conference

v.3.8
November19, 2012


No Aktifitas
1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
VI Established the Information of PM Program
6.1. Produce Article with Lesson learned take from
condition of ULP Selected
6.2. Poster with Key Messages take from ULP
Selected
6.3. Produce Newsletter 'PASTI - PENGADAAN
AKUNTABEL, SISTEM MODERN, EFEKTIF DAN
INDEPENDEN
6.4. Produce all materials needed for Public
Education about PM Program

keterangan:
>assumed 1st target will reached not more than first week of March 2013
> 1st target; get 10 ULP with easy requirements and assume it is not purposive

v.3.8
November19, 2012


F. PROGGRES PELAKSANAAN PEKERJAAN

F.1.HASIL PENELITIAN
tahapan ini merupakan tahapan awal sebagaimana yang telah dijelaskan dalam bagian
metode

F.1.1. Identifikasi Stakeholder
CPO dalam melaksanakan tugasnya mempunyai goals (1) Melakukan public education terkait
PM Project dengan terlebih dahulu memetakan stakeholder yang akan di-edukasi; (1)
menyiapkan materi untuk kebutuhan komunikasi, termasuk didalamnya mengkonsolidasikan
materi dengan mengkonsep acara yang bersifat public event meeting dan press conference -
signing MOU - ditingkatan nasional, regional, ataupun lokal; dan; (3) Melakukan pendekatan
dengan K/L/D/I agar tertarik dan pada akhirnya mau untuk ikut dalam PM Projects. Mau
disini berarti telah mengeluarkan sebuah statemen terkait keinginannya untuk ikut PM
Projects dan mau menandatangani MOU dengan pihak LKPP sebagai tanda keikutsertaan
dalam PM Projects.

Goals dapat tercapai jika seluruh tahapan dalam rangka public outreach, CPO Konsultan
mampu mengklasifikasi Stakeholder secara cermat.

Untuk penugasan terkait PM Project, Stakeholder yang nantinya akan menjadi target dapat
diklasifikasikan sebagai berikut;

1. Stakeholder level A
Stakeholder di level ini adalah mereka para pemangku kepentingan yang mempunyai
hubungan langsung dengan keberadaan ULP di lembaganya. stakeholder level A adalah
mereka yang diidentifikasi sebagai orang yang akan melakukan perjanjian dengan LKPP
(pimpinan) dan berkomitmen secara langsung untuk mengikuti PM Project sesuai
dengan poin-poin kesepakatan yang ada di MOU.

Tabel 4. Klasifikasi Stakeholder level A

Level Kegiatan Stakeholder Keterangan
Kementerian Menteri, Wakil Menteri, Sesmen
DIrektur lembaga, Kepala
lembaga Negara Lembaga, Sekretaris Utama, stakeholder level A
Dirjen Terkait diharapkan mengetahui
Gubernur, Wakil Gubernur, tentang PM Program,
Pemerintah Propinsi Sekretaris Propinsi, Ka Biro terutama hal-hal yang
terkait ULP ada dalam MOU beserta
konsekuensi yang akan
Walikota/Wakil/Sekkota; menjadi kesepakatan
Pemerintah
Bupati/Wabup/Sekkab, Ka Biro antara lembaganya
Kabupaten/Kota
terkait ULP dengan LKPP untuk
mengikuti PM Program.
Rektor/Pembantu Rektor, Ka Biro
Universitas
terkait ULP

v.3.8
November19, 2012


2.Stakeholder level B
Stakeholder di level ini adalah mereka para yang mempunyai hubungan langsung
dengan keberadaan ULP tetapi tidak memiliki kewenangan memutuskan dan
melakukan perjanjian dengan LKPP mengikuti PM program. posisi stakeholder level ini
adalah menyampaikan hasil rapat kepada pimpinan yang diatasnya dan memberikan
pendapat terkait PM Program jika dilihat dari tupoksinya.

Tabel 5. Klasifikasi Stakeholder level B

Level Kegiatan Stakeholder Keterangan
Kabag Hukum, Ortala, Ka ULP,
Kementerian
Kabag Perencanaan, Ka Humas,
Kepala Bagian Keuangan, Kabag perlu diidentifikasi lebih
lembaga Negara Umum, lanjut siapa stakeholder
yang masuk di level ini
Kabag Hukum, Ortala, Ka ULP,
Pemerintah Propinsi di masing-masing level.
Sekretaris ULP, Kabag
Ini bisa dilakukan
Pemerintah Perencanaan, Ka Humas, Kepala
dengan melihat struktur
Kabupaten/Kota Bagian Keuangan
kelembagaan di K/L/D/I.
Ka Humas, Kabag Perlengkapan,
Universitas
Kabag Umum

3.Stakeholder level C
Stakeholder di level ini adalah mereka yang bertugas di ULP dan menjadi bagian dari
proses pengadaan di Indonesia. Stakeholder ini adalah para staff pengadaan, PPK, KPA,
Kelompok Kerja, Pemeriksa, Tim Teknis dan posisi terkait lainnya.

Stakeholder di level ini dapat diidentifkasi juga adalah mereka para petinggi partai,
pimpinan parlemen di daerah serta profesional ahli pengadaan yang tidak menjadi PNS.
Posisi stakeholder ini akan sangat sentral digunakan sebagaialat bantu pressure opinion
jika diperlukan dalam rangka memperoleh dukungan publik.

4.Stakeholder level D
Stakeholder di level ini adalah mereka yang akan merasakan manfaat langsung dari
dilakukannya reformasi di bidang pengadaan. Mereka ini adalah para mitra kerja,
pengusaha, serta pebisnis.Media massa masuk pula dalam stakehodler level ini. Posisi
stakeholder level D diharapkan mampu digunakan sebagaialat bantupressure opinion
jika diperlukan dalam rangka memperoleh dukungan publik.

5. Stakeholder level E
Stakeholder di level ini adalah masyarakat Indonesia yang mempunyai hak untuk
mendapatkan informasi yang jelas tentang proses pembangunan yang sedang
dilaksanakan di Indonesia, termasuk didalamnya informasi tentang PM Projects.

Lima level Stakeholder ini yang nanti akan menjadi target dari kerja CPO untuk di-edukasi
dan diperoleh dukungannya;

v.3.8
November19, 2012


F.1.2. Konsep Dasar: Penentuan IDE UTAMA kegiatan
Ide utama dalam sebuah strategi komunikasi adalah penting, karena dengan adanya IDE
UTAMA, maka seluruh hal yang nantinya akan menjadi bahan komunikasi dapat
dikembangkan secarainline.

Ide utama yang dapat dimasukkan untuk menyederhanakan bahasa pesan terkait PM Project
pernah dikemukakan oleh CPO Konsultan didalam materi paparan umum (general
presentation). IDE UTAMA yang ditawarkan untuk PM Project ini adalah

"ULPLEBIH PASTI"

detail dari IDE UTAMA ini adalah memberikan keyakinan kepada stakeholder dan para
pemangku kepentingan di setiap entitas K/L/D/I bahwa dengan mengikuti PM program, apa
yang selama ini menjadi mimpi dari stakeholder terkait atas keberadaan ULP yang
permanen, mandiri, bebas intervensi, profesional dalam bekerja dengan dukungan SDM dan
Sistem Informasi Manajemen Pengadaan (SIMP) Pasti terwujud.PASTI merupakan singkatan
yang mendiskripsikan wujud ULP setelah mengikuti PM Program. Singkatan ini bermakna;

a. PROFESIONAL
diharapkan ULP yang mengikuti PM Program akan memiliki HRD yang handal, terlatih,
dan profesional dalam bekerja.

b. AKUNTABEL
diharapkan ULP yang mengikuti PM Program akan memiliki HRD yang handal, terlatih,
dan profesional dalam bekerja.

c. SIM YANG SOLID
Pengadaan yang baik, lengkap, userable, termasuk didalamnya e-procurement dan e-
catalog yang dapat diupdate secara reguler.

d. TRACK KARIR (FUNGSIONAL) JELAS
Jenjang karir fungsional yang jelas bagi staff ULP,

e. INDEPENDENSI & BEBAS INTERVENSI
dengan dukungan pembiayaan yang pasti, maka ULP yang permanen dan independen
akan dapat terwujud..

kelima hal yang nantinya diharapkan ada di dalam ULP yang mengikuti PM project dapat
digambarkan sebagaimana Gambar berikut;

v.3.8
November19, 2012

ULP* lebih*
yang* PASTI* Communication & Public Outreach Proggres Report

Akuntable* '

@
SIM*

SIM*
yang*
'
Profesional*
ULP* SOLID*
procurement
e7

PASTI* '

Independensi* Track*
Karir*
&*Bebas* (Fungsional)*
Intervensi Jelas*
'
'

* *
14@Modernisasi*
Pengadaan*
Gambar 2. Lima Komponen dalam PM Project

lima huruf yang ada pada kata PASTI menggambarkan pula lima komponen yang menjadi
bagian dari PM Project. kelima komponen tersebut memang terbagi dalam dua jenis sub
program kegiatan, tetapi ide dasar dari hal ini adalah kebersatuan dari lima komponen ini
yang semuanya dinaungi oleh ULP.

F.1.3. Pengembangan IDE UTAMA ke dalam template Utama
ide utama di atas perlu untuk dikembangkan kedalam satu bentuk utama [template] yang
dapat digunakan secara universal di media diseminasi yang menjadi mediator penyampai
pesan.

template yang dimaksudkan ini akan menjadi semacam trademark yang mengakar, dimana
setiap orang melihat, akan langsung dapat menginterpretasikannya dan 'tahu' bahwa
produk tersebut berkaitan dengan ULP/PM Projects.

Jika memang pengembangan Ide utama ke dalam template ini harus merujuk pada
guideliness MCC terkait komunikasi, seyogyanya menggunakan guideliness terkait sebagai
acuan utama. Selama masih ada kemungkinan untuk melakukan developing konsep,
terutamanya terkait dengan tata letak, kreativitas dalam mengimplementasikan Ide Utama
ke dalam bentuk media diseminasi, maka yang perlu dijadikan pertimbangan adalah kata
PASTI yang dapat menjadi semacam first quote yang dapat digunakan pembuka dari pesan
yang akan disampaikan.

Selain itu, dikarenakan ini program dari pemerintah, maka kesan kaku, formal tidak bisa
dihilangkan. penggunaan kata yang pada akhirnya memberikan ruang multitafsir sedikit
mungkin digunakan dalam menyusun dokumen-dokumen press release dan sebagainya.

template yang dibuat akan tergantung pada jenis kegiatan yang menjadi pilihan dalam
menyebarkan informasi. Detail tentang template Utama (Main template) dan aplikasinya

v.3.8
November19, 2012


dalam produk-produk komunikasi terkait, detail akan dijelaskan dalam bagian tersendiri
laporan ini.

Agar dalam seluruh proses selling product ataumarketing terjadi keseragaman informasi,
dan melihat kebutuhan dari kegiatan; maka IDE UTAMA ini akan dikembangkan dalam tiga
jenis informasi terkait PM Projects.

tiga informasi ini berupa general presentation serta materi dasar tentang PM Projects. tiga
jenis informasi ini masing-masing mempunyai tematik;

Artikel 1: Apa itu Procurement Modernization Projects
Artikel 2 : Bagaimana Mengikuti Tahapan Pemilihan ULP Percontohan dalam PM Projects
Artikel 3 : Mengapa PM Projects penting di Indonesia

keseluruhan tulisan ini nanti akan bisa digunakan sebagai bahan utama yang dipakai dalam
kegiatan Diseminasi dan Bahan Dasar Publik Edukasi di Propinsi/Kabupaten /Kota dan juga
untuk di level Kementerian.

Seluruh bahan akan dibuat dalam bahasan Indonesia, dan diterjemahkan ke dalam Bahasa
Inggris dalam rangka pemenuhan administrasi pelaporan.

F.1.4. Kegiatan Diseminasi
1. Identifikasi Jenis-Jenis Kegiatan Diseminasi
Jenis media yang digunakan dalam melakukan diseminasi beserta penjelasannya terkait
dengan CPO dapat dijelaskan sebagai berikut;

Tabel 6. Jenis Kegiatan Diseminasi beserta Leasson learned

Jenis Media Bentuk dari Media Leasson Learned
Program Pemerintah biasanya
menggunakan Humas tingkat
(1) Humas Pusat dan Daerah Pusat (Sekretaris Kabinet),
(2) Lembagai Komunikasi ataupun Humas di lembaga
Jaringan Kelembagaan
sosial yang menjadi penanggung
(3) Lembaga Media jawab program (Humas
Bappenas, Humas LKPP,
Humas MCAI -jika ada)

v.3.8
November19, 2012


(1) Penayangan sangat
tergantung dari nilai berita,
tokoh yang menyampaikan,
hubungan PR dengan Media
massa;

(2) Untuk materi-materi
(1) Media Cetak advertorial/ILM, akan sangat
(2) Media Penyiaran Audio tergantung dari budget yang
Media Massa
Visual dimiliki, jam tayang penyiaran
(3) Media Penyiaran Audio yang dipilih, dan ukuran dari
produk yang akan
dipublikasikan (mmk untuk
media cetak, detik/spot untuk
media penyiaran) ini semua
diluar biaya produksi dari
produk yang akan
ditayangkan.
(1) Website/portal resmi dari
lembaga
[LKPP/MCAI/Bappenas] bisa
digunakan untuk penayangan
informasi tertentu yang dapat
diakses oleh publik dan
dishare;
(1) Website/Portal
(2) Penggunaan Jejaring Sosial
(2) Jejaring Sosial
dapat dioptimalkan, terutama
(3) Blog
Media Online dengan menggunakan SEO
(4) Media Center di 33
yang mampu meletakkan
Prop.& Kab/kota yang
keyword terkait di halaman
memiliki
pertama search engine;

(3) penggunaan blog akan
tergantung pada ghost writer
yang menulis, afiliasi blog
dengan situs induk dan hal
yang telah disebutkan di point
sebelumnya.
(1) Media ini efektif untuk
bisa digunakan, terutama
untuk daerah-daerah yang
(1) Wayang remote area dan
(2) Calung masyarakatnya yang buta
Media Pertunjukan
(3) Sandiwara/opera teknologi.
Rakyat
(4) Ketoprak
(5) Lenong dan sebagainya (2) Agar lebih luas
cakupannya, recording
aktifitas dengan
menggunakan metode ini

v.3.8
November19, 2012


dapat di tayangkan di media
audio-visual.

(1) dengan stakeholder yang
spesifik, penyampaian
informasi tentang PM
Projects di tahapan needs
assesment bisa dilakukan
dengan media ini;
(1) Workshop
(2) Sarasehan (2) terkomunikasikannya
Media Tatap Muka
(3) Anjangsana, dan materi yang disampaikan
sebagainya dengan media ini akan
tergantung pada SDM yang
akan menjadi
fasilitator/pembicara, peserta
[stakeholder] yang datang,
dan tindak lanjut dari
kegiatan.
(1) media-media ini adalah
pelengkap dari beberapa
pilihan media yang akan
(1) Poster digunakan sebagai alat
(2) Leaflet penyampai pesan;
(3) Booklet
Media Cetak dan Luar
(4) Pamflet (2) media-media ini
Ruang
(5) Baliho dan Spanduk membutuhkan template yang
(6) Banner, inline agar mudah diproduksi,
(7) Both mempunyai keterkaitan dan
mampu dijadikan semacam
penanda atau trademark dari
PM Projects (misalnya).

dari beragam pilihan yang ada di atas, serta mempertimbangkan pula karakteristik PM
Projects dan hasil identifikasi stakeholder, CPO konsultan mengusulkan alternatif kegiatan
beserta kebutuhan materi yang harus diproduksi/dibuat agar mampu menjembatani

2. hasilassesmentKegiatan Diseminasi yang sudah dilakukan PM Projects
Saat laporan ini dibuat, LKPP tengah melakukan tahapan kegiatan yang salah satunya adalah
melakukan diseminasi ke Propinsi/Kabupaten/Kota yang telah mengirimkan surat minat
sebagai balasan dari surat edaran yang dibuat Direktorat Pengembangan Profesi (Direktorat
yang bertanggung jawab atas komponen ULP pada PM Project).

Daerah yang telah dikunjungi tersebut diantaranya;
a. Kota Surabaya
b. Propinsi Sumatera Barat
c. Kabupaten Solok
d. Kota Solok

v.3.8
November19, 2012


e. Kabupaten Mamuju
f. Propinsi Nusa Tenggara Barat (NTB)
g. Kota Banjarmasin
h. Kabupaten Martapura

Dari lokasi yang dikunjungi, Konsultan mengikuti kunjungan ke Kota Surabaya. Dari hasil
kunjungan ke Surabaya, serta proggres terakhir site visit yang sudah dilakukan, ada
beberapa kebutuhan yang menjadi perhatian -terutama dari sisi komunikasi dan public
outreach, sebagai berikut;

a. Perlunya materi tetap dalam memberikan diseminasi terkait PM Program;
Untuk hal ini, Fact Sheet dan materi Presentasi sudah dibuat. Yang perlu dilakukan agar
kegiatan diseminasi ini memaksimalkan dua dokumen ini sebagai dokumen dasar
sumber informasi PM Program adalah;
memfinalkan agenda diseminasi
meminta LKPP untuk menetapkan Fact Sheet dan Materi Presentasi sebagai
materi wajib yang harus disampaikan oleh tim diseminasi, terutamanya dari
Direktorat Pengembangan Profesi;

Agar dapat diakses publik, dan sembari menunggu establishnya website MCAI, maka

b. Perlunya melakukan pemetaan sosial, terutama bagi daerah yang dirasa mempunyai
potensi konflik horisontal yang tinggi (antar level stakeholder);

Untuk hal ini, dapat dimohonkan dokumen-dokumen penunjang yang bisa dikumpulkan
saat tim diseminasi melakukan site visit atau dimohonkan sebelum tim diseminasi -agar
disiapkan, adalah sebagai berikut;
Kontak Person Kehumasan Propinsi/Kab/Kota
List Media dan alamat
List potensial stakeholder, alamat, telepon, kontak person dan website (jika
ada)

c. Perlunya diketahui masa jabatan kepala daerah/pemangku kepentingan yang nantinya
akan melakukan penandatangan MOu dengan LKPP jika ULP di daerahnya terpilih
menjadi ULP Percontohan;

Untuk hal ini, dapat dicantumkan dalam informasi dasar beserta data pendukung
lainnya dalam menyusun Profile ULP.Hal ini penting untuk memutuskan sejauhmana
Publik Edukasi harus dilakukan sebagai salah satu hal yang dapat menjamin
keberlangsungan program bisa berlangsung tanpa terganggu oleh Rotasi Kepemimpinan
di wilayah tersebut.Poin ini menjadi tanggung jawab konsultan.

d. Perlunya dibentuk tim diseminasi lebih dari 1 (satu) timdengan tugas (1) melakukan
sosialisasi PM Program (2) melakukan verifikasi jawaban yang diberikan pada Kuisioner
Isi Cepat (3) mengumpulkan data sekunder yang dibutuhkan untuk publik edukasi pada
stakeholder potensial/asosiasi bisnis di wilayah tersebut beserta data lainnya (kontak
person humas/media/dan sebagainya);

e. Perlunya dibuat beberapa skenario untuk melakukan Publik Edukasi kepada Stakeholder
level A sampai dengan level C di daerah agar pelaksanaan PM Project memperoleh hasil
yang diinginkan.

v.3.8
November19, 2012


Meraih kepercayaan dan dukungan publik adalah goals yang harus diperoleh saat
strategi komunikasi diimplementasikan. Dengan kondisi unik untuk masing-masing ULP,
ini akan sangat bergantung pada sense konsultan dalam memutuskan strategi terbaik
seperti apa yang dapat digunakan untuk mendapatkan 30 ULP Percontohan di K/L/D/I
yang tersebar di Indonesia. Idealnya, seluruh level stakeholder harus terinformasi secara
baik tentang manfaat PM Program jika dilaksanakan.

F.2.PERENCANAAN
F.2.1. Rekomendasi Kegiatan Diseminasi untuk PM Projects
Kegiatan Diseminasi awal merupakan kegiatan penting dan dapat dianggap sebagai fase
social marketing.Fase sosial marketing dimaksud adalah fase dimana PM Program
membutuhkan dukungan yang pasti dari publik serta pemahaman yang seragam atas nilai
manfaat dari PM Program.Kegiatan Diseminasi dapat dilakukan dimana saja, kapan saja jika
tanpa mempertimbangkan faktor peserta kegiatan.

Dengan adanya klasifikasi peserta kegiatan atau leveling stakeholder, kegiatan diseminasi
akan dapat ditindaklanjuti dengan kegiatan yang lebih konkrit dengan tujuan yang lebih
dalam.

Kebutuhan untuk melakukan formalisasi dokumen juga diperlukan dalam rangka
menyiapkan administrasi pelaporan yang dibutuhkan GOI. Ditahapan ini, beberapa hal yang
perlu disiapkan adalah diantaranya;

a. Memformalkan tim seleksi ULP; siapa saja anggotanya, tugasnya, kapan mereka mulai
bekerja, siapa koordinatornya dan sebagainya;
b. Memformalkan form-form serta dokumen yang dibutuhkan dalam rangka melakukan
prasyarat sekaligus penilaian ULP; Form ini berupa Form Kuisioner Isi Cepat, Form Profile
ULP, Panduan Penilaian ULP Percontohan; dan sebagainya;
c. Memformalkan Materi-materi yang akan disampaikan dalam rangka diseminasi dan
publik edukasi;
d. Memformalkan rencana kerja tahapan seleksi ULP setelah diseminasi dilakukan;
e. Melakukan koordinasi dengan Prop/Kab/Kota (yang dalam kegiatan diseminasi telah
dikunjungi) terkait kemungkinan ULP yang ada di wilayahnya menjadi kandidat kuat ULP
Percontohan;

Untuk PM Program, kegiatan diseminasi dapat dibagi dalam beberapa kegiatan dengan
tujuan yang berbeda, tergantung peserta yang nantinya akan diundang. Agar konsisten
dengan perekrutan konsultan, maka yang dapat dilakukan untuk PM Projects, terutamanya
untuk komponen ULP dapat direkomendasikan beberapa kegiatan seperti yang dijelaskan
padatabel 7 (tujuh).Pilihan yang digunakan sedapatnya harus mempertimbangkan faktor
ketersediaan biaya, waktu dan tempat.

v.3.8
November19, 2012


Tabel 7. Pilihan Media &Pilihan Kegiatan
Media
yang Pilihan Kegiatan Keterangan
Dipilih
1. Untuk lembaga setara Kementerian/Institusi
Non Departemen yang ada di Pusat bisa
diterbitkan Surat dari MCI-Bappenas dan/atau
LKPP ke seluruh ULP yang ada di Indonesia, di (1) Digunakan kepada
seluruh level K/L/D/I yang menerangkan tentang Stakeholder Level A dan
adanya PM Program serta meminta kepada ULP Level B;
atau para pemangku kepentingan yang ada di
K/L/D/I untuk mengirimkan surat minat jika (2) Dilakukan sebelum
memang organisasi yang dipimpinnya, terutama diperolehnya target ULP
ULP ingin mengetahui/mengikuti PM Program; percontohan dan selama
masa awal penyiapan
2. Untuk lembaga setara Kementerian/Institusi program;
Non Departemen yang ada di Pusat bisa
Jaringan memohon diterbitkannya Surat (3) Dilakukan secara
Kelembagaan Himbauan/Pemberitahuan dari Sekretaris langsung, dan bila perlu di
Kabinet terkait PM Program dan himbauan follow up sesuai dengan
kepada K/L/D/I yang memang merasa siap dan informasi dasar yang telah
mampu untuk ikut dalam PM Program segera dimiliki oleh LKPP;
mengirimkan surat minat atau menghubungi PIC
yang ada dan tertera di Surat Pemberitahuan. (4) Konsep dan bentuk surat
bisa disesuaikan dengan
3. Untuk ULP ditingkat Propinsi/Kabupaten/Kota format yang biasanya
bisa diterbitkan surat dari LKPP terkait yang digunakan di lingkungan
menerangkan tentang adanya PM Program serta pemerintahan dengan
meminta kepada ULP Propinsi atau para memberikan lampiran Fact
pemangku kepentingan terkait mengirimkan Sheet terkait PM Program
surat minat jika memang organisasi yang
dipimpinnya, terutama ULP ingin
mengetahui/mengikuti PM Program;

1. Press Conference secara reguler terkait PM
Program dan korelasi dengan isu-isu yang
memang related dengan program dan bisa
mengangkat awareness program, atau
(1) Dapat digunakan untuk
proggress atas proses seleksi ULP, dan
seluruh level stakeholder
sebagainya;
dan/atau sesuai dengan
reader profile media
2. Penayangan tulisan dengan menggunakan Ghost
penayang;
Media Cetak Writer terkait PM Program dan bagaimana
pentingnya proyek ini berlangsung untuk masa
(2) Semua contoh
depan perekonomian Indonesia;
output/kegaitan ini bisa
dilakukan di tahapan awal
3. Penayangan Advertorial yang bertujuan menjual
untuk mendapatkan ULP
PM Program serta menginformasikan PM
Percontohan
Program agar pembaca tahu, penasaran dan
pada akhirnya melakukan follow up dengan
menghubungi kontak address yang ada di tulisan
tersebut;

v.3.8
November19, 2012


Media
Dipilih
1. Build In Program secara live//recorded dengan
Narasumber dari LKPP/Bappenas dengan
memilih waktu yang tepat, stasiun televisi yang
tepat dan rating acara yang memang sesuai
dengan stakeholder yang ingin dipilih;

2. Live Program dengan model testimonial dari
pemangku kepentingan yang siap untuk
melaksanakan MOU. Point pentingnya adalah (1) Kegiatan pertama dan
memberikan apresiasi kepada mereka yang keempat dilakukan di
sudah menyatakan komitmennya untuk ikut tahapan awal untuk
program dan mau menandatangani MOU; mendapatkan ULP
Percontohan;
3. Dokumenter Profile ULP Percontohan yang siap
menandatangani MOU, lengkap dengan (2) Kegiatan no 2 dan no. 3
testimonial, dengan durasi 7-10 menit dengan Bisa dilakukan jika sudah ada
Media Audio
segmen pembukaan, content, testimonial dan entitas K/L/D/I yang
Visual
penegasan dari Direktur LKPP di akhir mengirimkan surat
dokumenter; pernyataan untuk
berkomitment dengan PM
4. Running Text secara kontinu di stasiun berita Projects, siap
swasta nasional di acara yang mempunyai rating menandatangani MOU dan
tinggi dalam rangka memberikan informasi merupakan kandidat kuat
tentang PM Program ke masyarakat luas. ULP Percontohan.

5. Penayangan Dokumenter Profile dalam setiap
acara diseminasi yang dilakukan di
daerah/nasional dan/atau acara-acara lainnya
sebagai intermezzo ataupun opening;

6. Slide show interactif dengan powerpoint/flash
berdurasi 1-2 menit yang menerangkan tentang
PM Program

1. Sekilas Info di Radio Berita jaringan Nasional
(1) narasi informasi
terkait PM Project; dengan intensitas
disiapkan dimana perkalimat
penayangan secara berulang (media plan) di jam
terdiri dari 6-10 kata;
makan siang, dan jam pulang kantor;
(2) materi wawancara sudah
2. Wawancara di Jam Makan Siang, live dengan
Media Audio disiapkan dengan metode
durasi 60 menit (nett) terkait PM Program dan
tanya - jawab dan dilengkapi
menyiapkan diri untuk sesi pertanyaan;
dengan informasi dasar atas
PM Program serta history
3. Hotline number untuk membuka ruang dialog
reformasi pengadaan di
publik dan pemberian informasi kepada
Indonesia;
masyarakat atas PM Program.

v.3.8
November19, 2012


Media
Dipilih

1. Menu tersendiri di website resmi mca-
indonesia/LKPP yang memberikan informasi
dasar tentang PM Program, termasuk
didalamnya menayangkan berita proggres PM
Program tidak hanya pada komponen ULP tetapi
pada komponen lainnya.

2. Newsletter yang dikelola tidak hanya untuk PM
Program tetapi Compact Program;

3. Newsletter yang khusus memberitahukan
tentang PM Program, capaian, profil ULP
candidat yang terpilih, lokal champion, (1) Untuk pekerjaan ini,
histogram secara proses pengadaan di Indonesia harus diperoleh kepastian
dan informasi lainnya berbasis beneficiries show terlebih dahulu pengelola
up. situs resmi MCAI untuk news
section siapa yang
4. Newsletter versi cetak yang bisa di download bertanggung jawab, apakah
dan disediakan di situs penyedia sudah ada dedicated email
dokumen/pustaka serta di situs-situs untuk group, ketersediaan
kehumasan milik pemerintah (Bappenas, LKPP, space di situs resmi MCAI,
etc); alur pra produksi sebelum
materi ditayangkan dan
Media Online
5. Menggunakan social media network untuk get sebagainya (administration
attention dari tokoh masyarakat dan opininya process must clear first
terkait PM Program; before published)

6. advertorial link ke informasi PM program di situs (2) Untuk advertorial link
berita dengan jumlah pengunjung terbanyak di bisa dengan menitipkan file
Indonesia (rating basis venus.com) siap unduh (download) di
website penyedia jasa
7. penggunaan body copy yang sama di end title layanan penitipan dokumen
email dan text terkait program PM projects semacam rapidshare dan
untuk korespondensi. Jika perlu, dibuatkan akun sebagainya.
email khusus dengan alamat unik semisal;
pmproject@lkpp.go.id.

8. membuat tulisan terkait PM projects dengan isu
yang inline secara reguler, dengan
menggunakan jasa ghost writer. Dengan
menggunakan metode Search Engine Optimized,
dimana keyword tentang pengadaan, reformasi
birokrasi dan sejenisnya nantinya diharapkan
akan dapat menaikkan rating dari halaman-
halaman yang disediakan khusus untuk
menerangkan PM Projects.

v.3.8
November19, 2012


Media
Dipilih
1. Diseminasi ke ULP di level Propinsi/Kab/Kota
dengan materi yang telah diseragamkan dan
(1) Kegiatan Diseminasi yang
schedule kegiatan yang seragam, serta
dilakukan hingga laporan ini
persyaratan yang harus dipenuhi oleh ULP agar
dibuat masih membutuhkan
tim dapat melakukan site visit;
kehadiran wakil dari LKPP
untuk menjadi narasumber
2. Workshop ke ULP di level Nasional/
utama.
Kelembagaan/Institusi yang selain memberikan
pemahaman dan penginformasian terkait PM
(2) Diperlukan pembentukan
Program, juga meminta ULP yang berminat
Media Tatap tim teknis yang bertugas
datang untuk menyiapkan data-data yang
Muka menjadi humas dari
dibutuhkan oleh tim LKPP dalam rangka
kegiatan. Hal ini diperlukan
membuat profile ULP nya.
jika memang dengan asumsi
seluruh ULP di Indonesia
3. Membuat strategi event dalam rangka
mengirimkan surat minat
mengedukasi stakeholder potensial dalam
yang meminta site visit
rangka meraih dukungan publik (public
dalam rangka pengumpulan
outreach) terhadap PM Program dan
data dasar ULP dan
memberikan ruang agar terjadi pengawasan
mengikuti program.
terhadap pelaksanaan PM Program secara
terbuka, transparan dan konsisten

1. Fact Sheet (bahasa) berisi tentang PM Program
dan hal-hal terkait sebagai informasi dasar;

2. Spanduk Acara Diseminasi;

3. Artikel tentang PM Program meliputi (1) apa PM
Program (2) bagaimana cara mengikuti (3) materi-materi ini akan
pentingnya reformasi pengadaan dan PM disiapkan templatenya dan
Program di Indonesia; diharapkan nantinya jika
Media Cetak memang disepakati dapat
dan Luar 4. seminar kit berlogo ULP Pasti/MCC/MCAI; diproduksi dengan spesifikasi
Ruang dasar/ dan atau sesuai
5. Standing banner PM Program; permintaan/budget yang
telah disetujui oleh
6. Both PM Program siap pakai untuk partisipasi LKPP/MCAI.
kegiatan nasional/pameran program;

7. Newsletter/bulletin;
8. Berita reguler di Majalah internal LKPP atau
sejenisnya

F.2.2.Rekomendasi Tahapan Selanjutnya
Saat ini LKPP-MCI dan Konsultan 609(g) tengah bekerja melakukan assesment di
beberapa lokasi yang tersebar beberapa Propinsi/Kab/Kota yang ada di Indonesia.
Assesment awal ini bertujuan untuk menyempurnakan beberapa instrumen yang
akan digunakan sebagai tools seleksi ULP Percontohan serta melakukan

v.3.8
November19, 2012


pengumpulan data dalam rangka assesment klasifikasi bentuk ULP yang ada di
masing-masing K/L/D/I.

Untuk tahapan ini, agar waktu yang ada tidak terbuang hanya untuk assesment dan
penyempurnaan tools, maka ada tiga tahapan kegiatan yang harus berjalan bersama
dengan perencanaan waktu yang pararel; (1) tahapan assesment; (2) tahapan
administrasi dan (3) tahapan pra produksi publik edukasi;

1. Untuk tahapan assesment;
toolsyang akan digunakan sudah diujikan dan sudah menjadi draft final;
data awal untuk menyusun model ULP yang ada di masing-masing K/L/D/I
sudah terkumpul;
Jika diperlukan dilakukan konsinyasi untuk reviewing dan penyusunan seluruh
hasil assesment dengan output yang siap dipresentasikan di LKPP (tim
pengarah);
presentasi hasil kepada tim pengarah guna mendapatkan masukan akhir;
melakukan penyempurnaan hasil assesment setelah mendapat
masukan/saran dari LKPP (tim pengarah), termasuk didalamnya ULP-ULP
mana saja yang sudah pasti siap untuk melakukan MOU

2. Untuk tahapan administrasi;
Hasil presentasi tools yang digunakan sudah diterima oleh tim LKPP secara
resmi (diajukan secara resmi oleh LKPP kepada Majelis Wali Amanah, dan jika
MWA sudah sepakat, dimintakan No Objection kepada MCC -jika diperlukan)
Membentuk tim penyeleksi ULP (ada SK pembentukan);

3. tahapan pra produksi materi publik edukasi;
Disepakatinya rancangan strategi publik edukasi (ada lembar pengesahan);
Disepakatinya bentuk-bentuk materi publik edukasi yang akan digunakan
dalam publik edukasi (ada lembar pengesahan);
Disepakatinya workplan dan rincian pembiayaan materi publik edukasi;
rancangan strategi publik edukasi, terutama melalui metode tatap muka
harus diujikan terlebih dahulu di (2) lokasi ULP tingkat Propinsi/Kab/Kota dan
(1) lokasi ULP tingkat nasional serta Institusi (perguruan tinggi, BUMN, dan
sejenisnya);
Hasil dari pengujian akan digunakan untuk memfinalkan strategi publik
edukasi dan menyempurnakan materi;
berkoordinasi dengan MCAI untuk mempublikasikan mekanisme tahapan
pemilihan ULP Percontohan beserta seluruh tools yang ada didalamnya di
website resmi MCAI.

v.3.8
November19, 2012


F.3.Uji Lapangan dan Revisi
F.3.1. Rekomendasi Pemilihan Lokasi Uji Lapangan
Sebagaimana dipaparkan sebelumnya, di tahapan ini konsultan akan melakukan
pengujian kegiatan publik dengan metode tatap muka (diseminasi) di (2) lokasi ULP
ditingkat Propinsi/Kab/Kota dan (1) lokasi untuk institusi atau kementerian.

Agar mendapatkan hasil yang mampu merepresentasikan bagaimana tanggapan dari
Stakeholder yang ada di daerah, Uji lapangan dilakukan dengan mempertimbangkan
tujuan utama dari PM Program, yaitu untuk melakukan reformasi di bidang
pengadaan di semua K/L/D/I yang ada. Untuk itu, uji lapangan akan dilakukan di Kota
Bandung, Propinsi Riau, dan Jakarta.

Kota Bandung dipilih karena berdasarkan beberapa kriteria;
1. Ada Institusi Pendidikan (ITB, UNPAD) yang mempunyai interest untuk mengikuti
program;
2. Kota Purwakarta, Cimahi, Sukabumi merupakan kab/kota (Kota-kota yang
diindikasikan siap untuk melaksanakan program ULP Percontohan) dapat
diundang sekalian untuk melakukan assesment dan pengumpulan profile ULP,
tetapi tetap di;
3. Stakeholder yang ada di kota Bandung cukup heterogen, terutama kalangan
pengusahanya. Diharapkan stakeholder juga dapat diundang untuk melihat
sejauh mana responsi atas program.
4. Lokasinya yang dekat dengan Jakarta dan memudahkan dalam melakukan
persiapan acara.

Propinsi Riau dipilih karena berdasarkan beberapa kriteria;
1. Kasus Korupsi banyak terjadi di wilayah Propinsi ini, terutama dilakukan oleh
oknum PNS;
2. Banyak NGO/Stakeholder, terutama dari kalangan pengusaha yang merasa
bahwa tender yang dilaksanakan di lingkungan pemerintah sarat dengan kolusi
(sudah diatur pemenangnya sebelum proses pengadaan dilaksanakan);
3. Merupakan kebalikan dari kondisi yang terjadi di Wilayah Jawa Barat.

Kota Jakarta dipilih karena berdasarkan beberapa kriteria;
1. Dapat dilakukan sekaligus untuk marketing atas PM Program kepada
kementerian/institusi yang ada di Jakarta;
2. Gubernur terpilih Jakarta merupakan gubernur pro reformasi, dimana
diharapkan beliau bisa hadir dalam kegiatan ini, untuk konfirmasi, Jokowi secara
informal sepakat dengan program ini dan mempunyai keinginan untuk
mengetahui tentang program secara details, terutama benefits bagi pemprov
Jakarta;
3. Stakeholder yang diundang dapat dari kalangan luas, dan melibatkan media
massa. Diharapkan hasil dari kegiatan dapat terpublikasi secara nasional;

v.3.8
November19, 2012


4. Kegiatan yang dilakukandapat memberikan efek domino yang baik bagi daerah-
daerah lain untuk memberikan attention dan menumbuhkan rasa minat guna
mengikuti PM Program;

Hasil dari Uji lapangan diharapkan dapat menyempurnakan materi yang telah ada
dan mengembangkan plihan-pilihan strategi yang telah disusun menjadi lebih efektif,
efisien dan berorientasi pada hasil.

F.3.2. Rekomendasi Rundown Kegiatan
Kota Bandung
Lokasi kegiatan di kota Bandung, dan dipilih ruang pertemuan dengan kapasitas 30-60 orang.
Diadakan selama satu hari dengan melibatkan seluruh level stakeholder.Metode diseminasi
dibuat dalam bentuk dua arah, dengan memberikan waktu kepada undangan untuk
berdialog terkait pentingnya PM Program dilaksanakan. Detail persiapan dan acara untuk
kegiatan Publik Edukasi di Kota Bandung dapat dilihat pada tabel berikut;

Tabel 8. Rundown Publik Edukasi Kota Bandung

Waktu Tahapan Aktifitas Keterangan
Koordinasi dengan pemerintah propinsi
terkait mekanisme undangan dan memastikan siapa yang datang
s/d H-21
kesediaan hadir ULP dari pihak LKPP/Bappenas
Propinsi/Sekprop/Gubernur
H-19 s/d H- Penyiapan Undangan, lokasi kegiatan, termasuk mengundang ITB,
17 waktu dan acara UNPAD
H-16 Pendistribusian Undangan by emails dan ditabulasi
termasuk didalamnya
Memastikan bahwa undangan ke permohonan untuk
Kab./Kota/ Institusi sudah diterima dan melengkapi kuisioner isi
confirmasi kehadiran undangan cepat dan dibawa saat
H-15 s/d H- kegiatan berlangsung;
7
memastikan stakeholder potensial yang koordinasi dilakukan oleh
diundang -representasi kalangan tim LKPP bekerja sama
pengusaha di wilayah tersebut, bisa dengan humas Propinsi Jawa
datang dalam acara Barat dibantu konsultan;
membuat bahan press release,
materi presentasi sudah,
memastikan kalangan media, NGO dapat termasuk didalamnya seminar
H-7 s/d H-5
hadir pula dalam kegiatan kit, spanduk, standing banner
dan pendukung kegiatan lainnya
sudah diproduksi dan siap edar
Memastikan seluruh kebutuhan sudah termasuk didalamnya daftar
H-1
siap. hadir
hasil isian kuisioner dikumpulkan
KEGIATAN DILAKSANAKAN
sebelum kegiatan berlangsung
H+10 Laporan Diseminasi selesai

v.3.8
November19, 2012


Propinsi Riau/Kepri
Lokasi kegiatan di dapat dilakukan di Tanjung pinang atau di Riau. Tempat kegiatan
diharapkan mampu menampung 30-60 orang.Diadakan selama satu hari dengan melibatkan
seluruh level stakeholder.

Metode diseminasi dibuat dalam bentuk dua arah, dengan memberikan waktu kepada
undangan untuk berdialog terkait pentingnya PM Program dilaksanakan. Detail persiapan
dan acara untuk kegiatan Publik Edukasi di Kota Bandung dapat dilihat pada tabel berikut;

Tabel 9. Rundown Publik Edukasi Propinsi Riau

Koordinasi dengan pemerintah
propinsi terkait mekanisme memastikan siapa yang datang dari
s/d H-21
undangan dan kesediaan hadir ULP pihak LKPP/Bappenas
Propinsi/Sekprop/Gubernur

H-20 s/d H- Penyiapan Undangan, lokasi termasuk mengundang Propinsi
16 kegiatan, waktu dan acara Kepulauan Riau/ Kota Batam
H-15 s/d H-
Pendistribusian Undangan by emails, dan ditabulasi
14

Memastikan bahwa undangan ke termasuk didalamnya permohonan
Kab./Kota/ Institusi sudah diterima untuk melengkapi kuisioner isi
dan confirmasi kehadiran undangan cepat dan dibawa saat kegiatan
berlangsung;

koordinasi dilakukan oleh tim LKPP
memastikan stakeholder bekerja sama dengan humas
H-13 s/d potensial yang diundang - Propinsi Riau dibantu konsultan;
H-6 representasi kalangan
pengusaha di wilayah tersebut, Membuat bahan press release,
bisa datang dalam acara materi presentasi sudah, termasuk
didalamnya seminar kit, spanduk,
memastikan kalangan media, standing banner dan pendukung
NGO dapat hadir pula dalam kegiatan lainnya sudah diproduksi
kegiatan dan siap edar

memuat satu tulisan tentang
menggunakan jasa ghost writer dan
H-1 kegiatan Reformasi Pengadaan di
bekerja sama dengan pihak media
Media Lokal/regional
sebelum kegiatan berlangsung

v.3.8
November19, 2012


Propinsi DKI Jakarta
Kegiatan dapat dilaksanakan di hotel berbintang 3, dengan ruangan yang menampung 30-60
orang. Diadakan selama satu hari dengan mengundang Kementerian/Lembaga yang
mempunyai ULP, Propinsi Jakarta dan Kota se Jakarta.

Metode diseminasi dibuat dalam bentuk dua arah, dengan memberikan waktu kepada
undangan untuk berdialog terkait pentingnya PM Program dilaksanakan. Detail persiapan
dan acara untuk kegiatan Publik Edukasi di DKI Jakarta dapat dilihat pada tabel berikut;

Tabel 10. Rundown Publik Edukasi DKI Jakarta

Koordinasi dengan pemerintah
propinsi terkait mekanisme memastikan siapa yang datang dari
s/d H-21
undangan dan kesediaan hadir pihak LKPP/Bappenas
Gubernur DKI Jakarta/Wakilnya
Penyiapan Undangan, lokasi
H-20 s/d H- mengundang UI, UNJ, dan lembaga-
kegiatan, waktu dan acara serta
16 lembaga non kementerian
pendistribusian undangan

termasuk didalamnya
Memastikan bahwa undangan ke permohonan untuk melengkapi
kementerian/Institusi sudah kuisioner isi cepat dan dibawa saat
diterima dan confirmasi kegiatan berlangsung;
kehadiran undangan
Kegiatan dibawah koordinasi tim
H-15 s/d memastikan kalangan NGO dan LKPP dan Konsultan;
H-7 stakeholder potensial dapat
hadir pula dalam kegiatan
membuat bahan press release, materi
mengundang wartawan untuk presentasi sudah, termasuk
datang (2 media berita internet, didalamnya seminar kit, spanduk,
5 media cetak nasional, 3 stasiun standing banner dan pendukung
televisi) kegiatan lainnya sudah diproduksi dan
siap edar
Memastikan seluruh kebutuhan
H-1 termasuk didalamnya daftar hadir
sudah siap.

sebelum kegiatan berlangsung,

Menyiapkan waktu khusus untuk
press release, terutama dari pihak
LKPP dan Gubernur DKI
Jakarta/Wakilnya serta dari pihak
MCC


v.3.8
November19, 2012


F.3.3. Rencana Alokasi Pembiayaan
Detail kebutuhan alokasi pembiayaan dari keseluruhan kegiatan tersebut adalah sebagai
berikut;

Tabel 11. Rencana Alokasi Biaya Uji Lapangan

v.3.8
November19, 2012


F.3.4. Revisi
Temuan-temuan menarik di lapangan, serta saran dan perbaikan atas penggunaan media
diseminasi sebagai Publik Edukasi akan dilakukan dan didokumentasikan dalam laporan
kegiatan.

Diharapkan, setelah seluruh Uji Lapangan ini selesai, dapat dibuat sebuah Petunjuk
Pelaksanaan dan Petunjuk Teknis (Juklak/Juknis) Komunikasi, yang nantinya dapat
dikembangkan dalam kerangka yang lebih luas (untuk MCA-Indonesia).

pelaksanaanPublik Edukasi secara lebih kecil scope-nya, yaitu di Kab./Kota./Propinsi yang
menjadi calon lokasi ULP Percontohan disarankan dilakukan dalam rangka men-sustain-kan
isu Reformasi Pengadaan di daerah. Jenis kegiatan yang diselenggarakan merupakan unik
threatment dengan mempertimbangkan masukan dari stakeholdersdaerah.

F.3.2. Rekomendasi Waktu Kegiatan
Uji lapangan diharapkan dilakukan sebelum Akhir Januari 2013. Untuk Februari - Juli 2013,
diharapkan sudah diperoleh ULP Percontohan yang siap untuk MOU.

v.3.8
November19, 2012

Communication & Public Outreach Strategy for LKPP (Draft)

Recomendados

Recomendados

Mais conteúdo relacionado

Mais procurados

Mais procurados (20)

Semelhante a Communication & Public Outreach Strategy for LKPP (Draft)

Semelhante a Communication & Public Outreach Strategy for LKPP (Draft) (20)

Mais de Agustanto Imam Suprayoghie

Mais de Agustanto Imam Suprayoghie (20)

Último

Último (20)

Communication & Public Outreach Strategy for LKPP (Draft)