Este documento fornece orientações sobre o uso adequado de e-mail e internet no ambiente corporativo, abordando tópicos como etiqueta na redação de e-mails, anexos, uso de internet no trabalho e dicas de segurança.

1. Programa CIEE de Educação a Distância
E-MAIL E INTERNET: USO ADEQUADO NO AMBIENTE CORPORATIVO
Seja bem-vindo(a) ao curso ”E-mail e Internet: uso Adequado no Ambiente
Corporativo”.
Seu objetivo é apresentar algumas “etiquetas” importantes na utilização do e-mail e
da Internet, principalmente no ambiente corporativo.
Se ao realizar o curso, sentir a necessidade de conhecer mais sobre o Outlook
Express (aplicativo desenvolvido pela Microsoft para recepção e envio de
mensagens eletrônicas), basta “baixar” o material complementar na área de
“download” no próprio ambiente de Educação a Distância.
Neste curso falaremos de alguns assuntos úteis para sua vida pessoal, profissional e
acadêmica, porém todas as informações apresentadas no decorrer do curso terão
foco no ambiente corporativo.
É comum, hoje em dia, nos comunicarmos através de e-mail e utilizarmos a Internet
para pesquisar, estudar, escutar música, ver vídeos etc.
Porém essas excelentes ferramentas estão sendo mal utilizadas por muitas
pessoas, principalmente no ambiente corporativo.
Iniciaremos o curso apresentando a utilização inteligente do e-mail no ambiente
corporativo.
Primeiramente reflita: qual imagem você tiraria de alguém que lhe enviasse um e-
mail com erros gramaticais, que não se preocupasse com a estética da mensagem e
utilizasse palavras inapropriadas?
No mínimo negativa, certo? Pois bem, para evitar constrangimentos é fundamental
se atentar a alguns elementos importantes que veremos no decorrer do curso.
Da mesma forma que existem regras para redação de cartas, telegramas,
memorandos etc, com o e-mail não é diferente.
Um e-mail deve ser escrito de maneira inteligente, formando uma visão positiva em
relação a sua pessoa.
Ao enviar suas mensagens, os campos: Para, Cc, Cco, Assunto e Área de
Mensagem estarão disponíveis para preenchimento.
1

2. Programa CIEE de Educação a Distância
O campo Para é o local onde indicará o e-mail da pessoa que receberá a
mensagem. Se desejar enviar a mesma mensagem para mais de uma pessoa,
informe os e-mails e entre eles coloque ponto-e-vírgula.
Os campos Cc e Cco são utilizados para enviar uma cópia da mensagem para uma
ou mais pessoas que precisam estar cientes sobre aquele assunto.
Os e-mails das pessoas indicadas no campo Cc (Cópia Carbono) aparecem visíveis
para todas as outras pessoas copiadas na mensagem, diferentemente do campo
Cco (Cópia Carbono Oculta) que aparece invisível.
Assunto ou Subject: local onde se deve especificar o assunto ou tema da
mensagem.
Não é um item obrigatório, mas é tão importante quando o título de uma redação.
Colocar o assunto facilita na organização e seleção das mensagens a serem lidas,
conquistando ou não a atenção da pessoa que receberá a mensagem.
Assegure-se que ele esteja claro e descreva exatamente as informações que
compõe sua mensagem, neste caso, por exemplo, ao invés de escrever somente
“Reunião”, escreva “Providências para reunião de hoje”.
Dica: em vez de tentar resumir o conteúdo no título, primeiro escreva a mensagem,
leia-a e depois elabore o assunto. Identifique o assunto com até 50 caracteres.
2

3. Programa CIEE de Educação a Distância
Conforme mencionado, as informações apresentadas nesse curso são focadas no
ambiente corporativo, portanto lembre-se que a formalidade é o tom do e-mail
profissional.
Ao redigir seus e-mails tenha em mente quatro elementos fundamentais.
Clique sobre cada um deles:
1º: tenha bom senso!
Esse é o primeiro passo para utilização do e-mail no ambiente de trabalho, ter
discernimento do que pode e o do que não pode ser enviado é fundamental, para
isso, basta responder a pergunta: esse conteúdo será importante para o meu
trabalho e para a pessoa que irá recebê-lo?
2º: utilize corretamente a gramática.
O e-mail é mais que um telegrama e menos que uma carta, mas deve ser escrito
seguindo todas as exigências ortográficas e gramaticais.
3º: não transforme seu e-mail comercial em pessoal.
Para seu e-mail comercial direcione somente mensagens relacionadas à empresa,
mensagens de outras ordens devem ser encaminhadas ao seu e-mail pessoal.
4º: seja objetivo!
Procure ser claro, objetivo e sucinto ao digitar a mensagem. E-mails muitos longos
cansam e muito curtos podem não ser claros e objetivos.
É fundamental se atentar para três elementos que irão compor sua mensagem:
SAUDAÇÃO INICIAL:
• cumprimente a(s) pessoa(s) que receberá(ão) a mensagem no início do e-mail;
• a saudação inicial deve ser composta pelo(s) nome(s) da(s) pessoa(s).
CORPO DA MENSAGEM:
• seja breve em sua mensagem, colocando apenas aquilo que realmente é
interessante;
• não use cores e fontes diferenciadas nos e-mails. Esses recursos tiram a
seriedade do texto e você corre o risco de cair no puro e simples mau gosto;
• produza textos de fácil leitura e adequado ao público-alvo;
• sempre revise os e-mails em relação aos erros de português e, principalmente,
de digitação. Eles podem causar sérios danos a sua imagem profissional;
• nunca use “smiles” ou “emoticons” para mensagens profissionais, tais como:
:-I :->;
• separe os parágrafos com linhas em branco;
• não utilize gírias e “internetês” em suas mensagens, tais como: vc – você; hj –
hoje; naum – não; qq – qualquer; kd – cadê; né – neh;
3

4. Programa CIEE de Educação a Distância
• não utilize todas as letras maiúsculas, essa atitude indica que a pessoa está
gritando;
• utilize recursos de formatação como o negrito ou itálico para destacar um texto;
• aborde apenas um assunto por mensagem.
FINALIZAÇÃO:
• despeça-se com cordialidade, exemplos: atenciosamente, cordialmente, à
disposição etc;
• inclua sua assinatura, porém se atente a algumas informações:
- a assinatura deve conter dados sobre você: nome completo, empresa, área,
cargo, telefone. Avalie as informações realmente necessárias;
- ela deve ser sucinta para que não deixe o e-mail poluído. Use no máximo 4
linhas;
- todo e-mail deve ser assinado!
- evite assinaturas longas, grafismos rebuscados e desenhos.
Exemplo de mensagem de e-mail.
Itens a serem considerados na mensagem:
- o assunto apontou exatamente a informação apresentada no e-mail;
- o e-mail foi dividido em três partes, saudação inicial, corpo da mensagem e
finalização;
- a informação foi objetiva e completa;
- a mensagem apresentou formalidade apropriada;
- os parágrafos foram separados por linhas em branco para facilitar a leitura;
- as informações importantes foram destacadas em negrito;
- utilizou-se somente uma fonte e cor da mensagem;
Sabemos que é possível anexar variados tipos de arquivos em nossas mensagens
como: fotos, documentos, apresentações em PowerPoint, músicas ou até mesmo
vídeos, porém devemos nos atentar a alguns pontos:
- envie anexos somente quando necessário;
4

5. Programa CIEE de Educação a Distância
- atente-se ao tamanho do arquivo. Se for do tamanho de 1MB ou maior, pergunte
ao destinatário se ele deseja ou pode receber o arquivo desse tamanho. Como
alternativa você poderá compactá-lo antes de enviar a mensagem.
Você sabe por qual motivo as pessoas começaram a adotar o internetês?
Antigamente os computadores não possuíam programas gráficos com tantos
recursos como hoje, não eram aceitos caracteres como: acento, letra maiúscula etc.,
desta forma, o hábito de digitar tornou-se automático, não dávamos a devida
atenção à ortografia e gramática das mensagens e, além disso, o problema se
agravou com a abreviação das palavras ao máximo para ganhar tempo e praticidade
na digitação.
Por que não devemos utilizar o internetês em nossos contatos?
Em alguns casos a pessoa que receberá a mensagem precisará de um intérprete,
pois muitas informações abreviadas dificultam o entendimento, principalmente para
quem não está familiarizado com esse tipo de comunicação.
Lembre-se que na empresa a formalidade está em jogo, portanto escreva da mesma
forma como se estivesse escrevendo à mão, utilizando corretamente as normas da
língua portuguesa.
Agora que já aprendemos a enviar mensagens eletrônicas, vamos aprender a
respondê-las corretamente:
- não altere a identificação do assunto, isso poderá dificultar a comunicação entre
as pessoas.
- redija a resposta acrescentando seus comentários SEMPRE no início do texto.
- utilize expressões como PSC (para seu conhecimento) ou PSI (para sua
informação) para enviar e-mails apenas informativos.
Quando encaminhar suas mensagens, atente-se para algumas informações:
- limpe a mensagem antes de encaminhar, isso inclui o corpo da mensagem e o
campo assunto, evitando que outras pessoas recebam mensagens desta forma:
Fwd:fwd:fwd:fwd:fwd:fwd:fwd:fwd:fwd: Evento de confraternização
- limpe também as marcas de citação inseridas na maioria dos e-mails
encaminhados, são aqueles caracteres do tipo ">" ou outro qualquer, usados
para identificar texto que você recebeu e está citando, exemplo:
> > >Materiais disponíveis para evento:
>>>>
> > > >Notebook
> > > >Brindes
> > > >Material de propaganda
> > > >Pastas institucionais
Não custa nada limpar a mensagem, e é uma medida de bom estilo!
Um outro assunto muito comentado quando falamos de e-mail são os famosos vírus.
É muito comum ouvirmos a expressão: meu computador está com vírus!
5

6. Programa CIEE de Educação a Distância
O que muita gente não sabe é que os anexos recebidos por e-mail são um dos
grandes causadores dessa contaminação.
Justamente por isso, ao receber uma mensagem de e-mail com anexo(s) só abra se
tiver certeza da sua procedência ou antes de abri-lo o submeta a uma análise com o
programa de antivírus do computador.
Curiosidade: o simples fato de enviar e receber mensagens não contamina o seu
computador. Para que isso aconteça é necessário “abrir” o arquivo anexado.
Se você não tiver certeza da procedência da mensagem, não abra o anexo, apenas
a exclua.
Muitas vezes recebemos piadas, apresentações em PowerPoint e vídeos em nosso
e-mail corporativo.
Primeiramente o e-mail corporativo deve ser usado restritamente às atividades
relacionadas à empresa e com certeza essas mensagens não possuem qualquer
tipo de associação com ela, portanto NÃO devemos:
repassar correntes, abaixo-assinados ou apresentações em PowerPoint;
promover spam, ou seja, o envio de mensagens para dezenas de pessoas, listas
ou grupos, não importando o assunto ou o interesse das pessoas destinatárias
das mensagens.
clicar em links enviados por e-mail a não ser que você saiba a procedência.
DICAS:
não abuse de Urgente ou Alta Prioridade, pois acabarão não priorizando nada e
você perderá a credibilidade. Se sua mensagem for realmente importante, use o
telefone ou envie um e-mail normal e reforce a importância de sua mensagem
pelo telefone ou pessoalmente.
demorar demais para responder um e-mail é considerado uma grande falta de
educação ou, pelo menos, de interesse. A maioria das pessoas agüenta 24 horas
sem irritação. Com 48 horas já surge sensação de abandono.
evite mensagens demasiadamente curtas ou demasiadamente longas.
crie filtros para separar as mensagens por pastas, desta forma você evita de se
confundir e responder o e-mail de uma lista em outra.
em hipótese alguma use respostas automáticas.
se precisar enviar uma página da Internet, sempre envie o link da página, nunca
copie e cole no corpo do e-mail, pois aparecerá desconfigurado.
Não use o e-mail quando:
- você puder dar alguns poucos passos e conversar com a pessoa que
supostamente receberia a mensagem.
- o assunto for complexo, confidencial ou delicado.
- você se sentir furioso, ofendido ou ameaçado.
- estiver em dúvida sobre quem é o responsável pela ação. Uma mensagem mal
endereçada pode causar aborrecimentos.
- puder resolver rapidamente pelo telefone.
6

7. Programa CIEE de Educação a Distância
Outro momento onde precisamos ter bom senso é ao utilizar a INTERNET.
O acesso à Internet é possível na maioria das empresas, porém por política de
segurança alguns sites são bloqueados, justamente para evitar acessos não
autorizados.
Independente de qualquer bloqueio precisamos nos questionar sobre a real
necessidade de acessar determinados sites no horário de expediente.
Toda empresa possui normas e regimentos internos que precisam ser seguidos.
Existem empresas que não permitem a realização de downloads, pois dependendo
do item instalado, da rede interna e do tipo de conexão com a Internet isso pode
significar uma perda considerável de velocidade na rede.
Tenha em mente as seguintes informações:
- os downloads só devem ser executados se forem interessantes para o negócio
da empresa;
- as políticas de segurança devem ser levadas a sério;
- nunca instale em sua máquina programas “piratas”, pois a empresa pode ser
fiscalizada e sofrer com penalizações.
Ao utilizar a Internet evite:
- acessar sites ou e-mails pessoais no horário de trabalho;
- acessar salas de bate-papo;
- entrar em sites de jogos;
- realizar downloads;
- acessar qualquer site que não esteja direta ou indiretamente relacionado à
empresa ou sua atividade.
Parabéns! O curso “E-mail e Internet: uso adequado no ambiente corporativo” foi
finalizado.
7

8. Programa CIEE de Educação a Distância
Referências Bibliográficas
CASTRO, Maria Alice Soares. 1997. Netiqueta: Guia de Boas Maneiras na
Internet; São Paulo: Novatec Editora, ICMC USP. Disponível:http://www.icmc.usp.br/
manuals/BigDummy/netiqueta.html (01/09/2008).
BALSINELLI, Paula. Dez regras de ouro na Internet. IG. Disponível: http://delas.ig.
com.br/materias/248001-248500/248234/248234_1.html (04/09/2008).
MEDEIROS, João Bosco. Correspondência – Técnicas de Comunicação Criativa;
17 ed. São Paulo: Atlas, 2004.
PLUGIA CONTROLS. 2008. Guia de segurança e etiqueta em e-mail.
Disponível:http://www.pcontrols.ch/netiquette.htm (28/08/2008).
SIQUEIRA, Jairo. 2008. Netiqueta: 10 dicas para usar o e-mail com elegância e
eficácia, NOSSA VIA. Disponível: http://www.nossavia.com.br/negocios-e-
finanças/administracao/netiqueta-10-dicas-para-usar-o-e-mailcom-elegancia-e-eficac
ia (05/09/2008).
TERRA. Netiqueta: mande e-mail como um lorde. Disponível: http://www.terra.co
m.br/macmania/macmania/beaba/beaba_netiqueta.htm (04/09/2008)
ZINE INATITUDE. 2008. Dicas de como enviar e-mail – Netiqueta. Disponível:http
://inatitude.wordpress.com/2008/01/09/dicas-de-como-enviar-e-mails-netiqueta/ (28/
08/2008)
8