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Por: JULIO CESAR DAZA LARROTA
Introducción
• La Empresa
- Qué es una empresa?
- Qué es una empresa económica?
- Los recursos de la empresa
- Por qué se crean las empresas?
- Tipos de empresas
- La estructura de la empresa
- Áreas funcionales
- Partes de la empresa
• La Administración
- Qué es la administración?
- El proceso administrativo
- La planeación
- Fortalezas, debilidades,
oportunidades, amenazas
- La organización
- La dirección
- El control
• La Empresa y Entorno
•LA EMPRESA
La palabra empresa viene de
la palabra EMPRENDER.
EMPRENDER, quiere decir comenzar a
desarrollar un plan que requiere mucha
dedicación y mucho esfuerzo.
•¿Qué es una empresa económica?
Es una combinación de RECURSOS que se
organizan en una serie de actividades para
lograr unos resultados, los cuales dependen
de la satisfacción de los clientes
Muy sencillo: una empresa es lo mismo que un negocio
y una unidad productiva empresarial es una pequeña empresa
¿Cuáles son los Recursos de la Empresa?
Recursos Humanos
Son las personas que
trabajan en ella y
buscan su desarrollo.
Son el recurso más
importante en la empresa.
Utilizan los recursos y logran
resultados
Recursos Financieros
El Dinero
Los Ahorros
El Crédito
Recursos Técnicos
Los Conocimientos técnicos
La Maquinaria
Los Equipos
Otros Recursos
Materias primas
Materiales M/cias.
El local
El Vehículo
Muebles y enseres
Los demás recursos
¿Por qué se crean las empresas?
Por muchas razones; pero la principal es que
su dueño conoce bien un oficio o lo aprende
y quiere trabajar para sí mismo
Decidí crear mi
empresa porque quiero
tener independencia y
porque prefiero
cosechar yo mismo los
frutos de mí trabajo
Tipos de Empresas
EMPRESAS INDUSTRIALES
Transforman la materia prima en
el producto que venden.
Ej: -Fábrica de esponjilla
-Fábrica de ropa
-Panadería
-Ebanistería (muebles, repisas)
-Fábrica de juguetes
-Cría y engorde Ganado
-Imprenta
-Fábrica de bolsas plásticas
-Unidad Agroindustrial
-Restaurante
EMPRESAS COMERCIALES
Compran y venden mercancía
lista para el consumo.
Ej: -Cadena Puestos de
Perros Calientes
-Ferreterías
-Misceláneas
-Tiendas
-Almacenes
(detalles artesanales para regalo)
EMPRESAS DE SERVICIOS
Venden Servicios
Ej: -Empresa de Asesoría Contable
-Trabajo Comunitario y Cultural
-Servicce Educativo
-Manejo de Correo Admtivo.
-Escuela de Manualidades
(proyección social)
-Centro de servicios
-Café Internet
-Software educativo para
niños discapacitados
HAY TRES TIPOS PRINCIPALES DE EMPRESAS
¿Cómo es la estructura de la empresa?
•Comprar materias primas
•Llevar cuentas
•Planificar el trabajo
•Manejar personal
•Fabricar el producto
•Prestar el servicio
•Hacer mantenimiento
a las máquinas
•Visitar clientes
En la empresa hay que hacer
distintos tipos de actividades
Áreas Funcionales
Estas actividades se pueden clasificar en cuatro
áreas funcionales que constituyen la estructura
de la empresa
 El Área de Producción
 El Área de Finanzas
 El Área de Personal
 El Área de Mercadeo y Ventas
EMPRESA
INDUSTRIAL
-Inventario de proveedores
-Compras de materias primas
-Diseño de productos
-Manejo de producción
-Control de calidad
-Manejo de inventarios
-Inventarios de tecnología
EMPRESA
COMERCIAL
-Inventario de proveedores
-Compra de productos
-Almacenamiento de mercancías
-Entrega de mercancías
-Empaque
-Control de calidad
EMPRESA
DE SERVICIO
-Compra de materiales e insumos
-Compra de equipos
-Prestación de servicios
-Control de calidad
A
R
E
A
P
R
O
D
U
C
C
I
O
N
-Elaboración de presupuestos
-Consecución de dinero
-Control del manejo del dinero
-Cobro de cuentas por cobrar
-Análisis de costos
-Relaciones públicas con los bancos
-Atención de las necesidades del personal
-Análisis de los puestos de trabajo
-Asignación de funciones
-Selección y vinculación de trabajadores
-Investigación del mercado
-Análisis de la competencia
-Planeación del mercado
-Políticas de ventas
F
I
A N
R A
E N
A Z
A
S
AREA
PERSONAL
AREA
MERCADEO
VENTAS
-Entrenamiento y motivación del personal
-Manejo de las comunicaciones
-Planeación y dirección de trabajo
-Publicidad
-Segmentación del mercado
-Venta de productos y servicios
-Exhibición comercial
-Evaluación post-venta
Empresa
Áreas
Las empresas son como los seres vivos,
porque tienen diferentes partes.
Pero todas las partes de la empresa
forman un solo cuerpo; por eso para
crecer y prosperar todas las partes
deben desarrollarse en perfecta armonía
• PRODUCCIÓN
• FINANZAS
• PERSONAL
• MERCADEO
La Administración
¿Qué es la administración?
Es el conjunto de decisiones que se
toman para aprovechar los recursos
de la empresa y lograr sus objetivos.
Vamos a
Comprar
Materia
prima
Voy a
contratar a
otro operario
y otro
vendedor
LA ADMINITRACIÓN ES EL ARTE
DE TOMAR BUENAS DECISIONES
PARA DIRIGIR EL DESARROLLO
DE LA EMPRESA Y SUPERAR
SUS DIFICULTADES
Señores:
Hay que reducir el desperdicio
para controlar los costos.
Hay que hacer el mantenimiento
de las máquinas
Informar a los empleados que
envíen bien las cartas
¿Qué es proceso administrativo?
Es el conjunto de actividades que
el empresario debe realizar para
manejar y desarrollar su empresa
LA PLANEACIÓN
LA ORGANIZACIÓN
LA DIRECCIÓN
EL CONTROL
PLANEACIÓN
ORGANI-
ZACIÓN
DIRECCIÓN CONTROL
EL
PROCESO
ADMINISTRATIVO
La Planeación es el fundamento del
Proceso administrativo, porque ella
determina todas sus actividades.
¿Qué
es
planeación?
Es el conjunto de
decisiones que
tomo para realizar
en el futuro.
ELFUTUROPUEDESER
“El futuro es
lo que no
ha sucedido
todavía”
DESEABLE
POSIBLE
PROBABLE
Mis deseos
Lo que igual puede
suceder o no suceder
Lo que es casi
seguro que sucederá
¿Cuáles son los elementos de una
buena planeación?
 DIAGNÓSTICO
exacto y acertado
 OBJETIVOS
bien definidos
ESTRATEGIAS
EFICACES
para lograr objetivos
CRITERIOS DE
EVALUACION
para medir el logro
de
los objetivos
El buen DIAGNÓSTICO es
el conocimiento exacto de
la realidad presente y debe
ser siempre:
- Realista quiere decir que
ve las cosas tal como son,
sin falsas ilusiones.
- Completo quiere decir que
toma en cuenta la realidad
de la empresa y la realidad
del medio que la rodea Como herramienta del
DIAGNÓSTICO en la
empresa entre otras
podemos utilizar la
muy conocida como
DOFA
Debilidades
Oportunidades
Fortalezas
Amenazas
Fortalezas, Debilidades, Oportunidades, Amenazas.
Las fortalezas son su ventajas
Las debilidades son sus inconvenientes
Las oportunidades son circunstancias
favorables que se pueden aprovechar
Las amenazas son los riesgos y
los obstáculos que se pueden presentar
 Las empresas están rodeadas
de amenazas y de oportunidades
 Las empresas también tienen
puntos fuertes y debilidades
◘ Buenos trabajadores
◘ Buena maquinaria
◘ Buena clientela
◘ Otros
◘ Poco capital de trabajo
◘ Proveedores incumplidos
◘ Otros
◘ Nuevas políticas de gobierno
◘ Nuevos proveedores que disminuyen
costos
◘ Nuevos clientes
◘ Otros
◘ Determinados cambios en las políticas
del gobierno
◘ Incendio, robo
◘ Competencia fuerte
◘ Otros
Los OBJETIVOS
Son los resultados que
me propongo alcanzar en
la empresa en un plazo
determinado y pueden
ser: a corto plazo
a mediano plazo
a largo plazo
A CORTO PLAZO, lo que me
Propongo realizar en los próximos 6 meses
A MEDIANO PLAZO, lo que me
Propongo realizar en los próximos 2 años
A LARGO PLAZO, lo
que me propongo realizar más
allá de los próximos 2 años
¡Mucha atención!
Los verdaderos OBJETIVOS siempre son
CONCRETOS quiere decir que especifiquen
lo que me propongo hacer de una manera precisa
CLAROS quiere decir que especifiquen
la manera como me propongo realizarlos
FACTIBLES quiere decir
que sea posible realizarlos
…VOY A AUMENTAR LAS VENTAS
• Voy a vender 100 camisas más
• Voy a conseguir 2 asesorías este mes
• Voy a vender 2.000 bolsas plásticas
• Voy a vender 20 cajas de vino más este mes
• Venderé las camisas en tales almacenes
• Utilizaré tales medios de publicidad
• Encargaré a tal vendedor de promoverlas
• Daré degustación del vino para promocionarlo
• Venderé 100 camisas porque la capacidad de mi
empresa no es suficiente para vender 200
• Firmaré 2 contratos de asesoría, porque mi tiempo
esta un poco limitado y no quiero incumplir
Los deseos y las buenas
intenciones nunca son
verdaderos objetivos
porque son vagos e
imprecisos
CONCRETOS
CLAROS
FACTIBLES
UBICADOS EN EL TIEMPO
MEDIBLES
UBICADOS EN EL TIEMPO, quiere decir
que se puede determinar cuándo
y en cuánto tiempo me propongo realizarlos
MEDIBLES, quiere decir
que se pueda medir
hasta qué punto se han realizado
Voy a vender las camisas en el
próximo mes
Me fue muy bien;
en la primera semana vendí
el 30% de las camisas
que me propuse vender en el mes
ES FACIL ESTABLECER
VERDADEROS OBJETIVOS
Para ello contesto las siguientes preguntas
¿Qué
voy
a
hacer?
¿Cómo
lo
voy a
hacer?
¿A quién
encargaré
de
hacerlo?
¿Dónde
lo voy
a
hacer?
¿Cuándo
y en
Cuánto
tiempo
lo voy
a hacer?
Las ESTRATEGIAS
Son las acciones
que me propongo
realizar para lograr
mis objetivos.
En la empresa hay
muchas maneras de
lograr un mismo
objetivo.
POR EJEMPLO:
Puedo vender las cien
camisas en:
• La calle de puerta en puerta
• A un almacén
• En un punto de venta mío
• A los distribuidores
Antes de elegir una
estrategia, tengo que
analizar muy bien los
beneficios e inconvenientes
de cada una, para
escoger la mejor
¡Mucha atención! La PLANEACIÓN abarca
todas las áreas de
la empresa…por eso, cuando formulo
un proyecto, defino las
estrategias para actuar en
las áreas de la empresa
Por ejemplo:
el proyecto de vender cien camisas requiere;
Comprar más
máquinas o trabajar
más tiempo en las
máquinas que tengo
Conseguir
dinero para
comprar más
materia prima
Contratar más
trabajadores o
hacer que los que
tengo trabajen
más tiempo
Conseguir dos
nuevos
distribuidores
ÁREA PRODUCCIÓN
ÁREA FINANZAS ÁREA PERSONAL
ÁREA MERCADEO
¡claro! Los planes de cada
área deben estar de acuerdo
con los de las otras áreas para
que haya armonía y lo
planeado se pueda realizar
Por ejemplo:
No puedo vender más camisas
de las que puedo producir,
ni puedo producir más
de las que puedo financiar
ADEMÁS..
LA PLANEACIÓN DEBE SER
FLEXIBLE PARA SUPERAR
LOS PROBLEMAS QUE
PUEDEN PRESENTARSE
Por ejemplo:
Si se daña una máquina hay que
disminuir el ritmo de producción,
compro menos materia prima
y modifico mi plan de acción
POR ESO: la planeación se hace y se reajusta permanentemente
de acuerdo con las circunstancias.
Los CRITERIOS DE
EVALUACIÓN
Son los criterios
que miden si cada
uno de los planes
se ha ido realizando.
POR EJEMPLO:
* Si mis planes son:
1. Incrementar la producción
en 25 camisas semanales.
2. Vender 25 camisas semanales
más a través de los nuevos
distribuidores.
* Mis criterios de evaluación son:
1. La producción semanal de
camisas.
2. Las ventas semanales de cada
uno de los distribuidores.
¡Muy fácil!
Para fijar mis criterios de evaluación,
Simplemente determino con precisión
lo que espero lograr en cada paso,
lo que he planeado realizar.
¡LO QUE
ESPERO
LOGRAR!
Es el ordenamiento de los recursos
y funciones de la empresa para
facilitar el logro de sus objetivos.
La Organización
Organizar la empresa
es ordenar
 El espacio
 El tiempo
 El trabajo
 Las personas
 El dinero
La organización del
espacio “Un lugar para cada
cosa…y
cada cosa
en su lugar.”
La Organización del tiempo
La administración del tiempo
Es la continua aplicación
del sentido común en
la búsqueda de mejores
y más sencillos medios
para hacer una labor
• 7:30 a.m. Planeación del día con
los operarios
• 8:30 a.m. Cita con proveedor
• 9:30 a.m. Cita con el banco
•11:00 a.m. Registro de las cuentas
•12:30 p.m. Almuerzo con el cliente
• 2:00 p,m. Supervisión del corte
de camisas
• 4:00 p.m. Empaque y entrega
del producto
La organización del tiempo
Requiere:
UNA AGENDA PARA
ANOTAR LOS
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TENER EN CUENTA
LAS PRIORIDADES
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ALCANZAR A HACER
TODO LO PROGRAMADO
DEDICACIÓN
EXCLUSIVA
A CADA TAREA
“Si trato de hacer dos cosas al mismo
Tiempo ,no hago ninguna de las dos”
La Organización del trabajo
Organizar el trabajo es hacer la lista de todas
las tareas que se realizan en la empresa,
agrupándolas por áreas para ordenarlas
de la manera más lógica y eficiente posible.
PRODUCCIÓN
•Comprar materias
primas.
•Hacer los inventarios.
•Cortar las prendas.
•Armar las prendas.
•Terminar las prendas.
•Empacar las prendas.
FINANZAS
•Registrar las cuentas.
•Pagar las cuentas.
•Cobrar a los clientes.
•Conseguir prestamos.
PERSONAL
•Conseguir operarios.
•Entrenar operarios.
•Dirigir el personal.
•Estimular el personal.
•Sancionar las fallas
MERCADEO
•Contratar publicidad.
•Visitar los clientes
•Tomar pedidos.
•Buscar nuevos
clientes.
En las empresas pequeñas una misma persona puede realizar tareas de diferentes
áreas, siempre y cuando organice bien su tiempo, para dedicar un tiempo
determinado a cada área. Ej: lunes y sábado; supervisión del trabajo, martes y
viernes; ventas y visitas a clientes, miércoles y jueves; contabilidad.
PARA ORGANIZAR
EL TRABAJO HAGO
LO SIGUIENTE:
1. Hago la lista de todas las tareas que se
realizan en mi empresa y las agrupo por
áreas.
2. Determino quién es la persona responsable
de realizar cada tarea o cada grupo de
tareas.
3. Analizo la relación que existe entre las
diferentes tareas y las organizo en
diferentes secuencias.
3. Escojo la secuencia más adecuada. 1-2-3-4.
LA SECUENCIA MÁS ADECUADA
PERMITE QUE LAS COSAS SE HAGAN MUY BIEN
Y EN EL MENOR TIEMPO POSIBLE.
La organización de las personas
Un cargo para cada persona
y cada persona en su cargo.
y
Para que haya una buena organización
en la empresa debe haber….
UNIDAD DE MANDO
Quiere decir que cada persona
recibe órdenes y le rinde cuentas
a una sola persona.
UNIDAD DE DIRECCIÓN
Quiere decir que todas las áreas estén
asignadas a un responsable permanente.
Gerente
Director
mercadeo
Jefe
producción
Director
contabilidad
Hay personas vinculadas a la empresa
como asesoras o firmas empresariales
Organigrama
La organización del dinero
Es la distribución de los
recursos de la empresa, para
obtener de ellos el mayor
rendimiento posible.
¡ Para aprender a organizar
el dinero, estudiaré con
mucho interés los temas de
contabilidad y costos !
Distribución de recursos para cada área
La Dirección
Es la coordinación de las actividades ejecutadas por los
trabajadores para lograr los objetivos de la empresa
La dirección consiste en guiar y coordinar a
las personas para que realicen su trabajo
con entusiasmo y responsabilidad
El buen empresario es un líder.
Líder es la persona que despierta en los
demás el deseo de imitarla o de seguirla
porque:
Es entusiasta
Tiene ideas novedosas
Hace las cosas bien
Está siempre dispuesta a aprender
Trabaja en equipo con sus colaboradores
Hay empresarios que se preocupan
únicamente por la producción sin prestar
atención a las necesidades de sus
trabajadores.
Y también hay algunos que se preocupan
tanto por las personas que descuidan las
otras áreas de la empresa.
Sin embargo para ser buen empresario
hay que atender a las personas y a las
demás áreas de la empresa con igual
esmero.
CLARO!
Los jefes duros y autoritarios son malos
empresarios porque los subalternos no los
quieren y les trabajan de mala gana… .
Pero los jefes demasiado condescendientes
también son malos porque no saben
mantener la disciplina dentro de la
empresa.
Para ejercer la dirección hay
que tener cuatro habilidades
básicas
 Habilidad para comunicarse
 Habilidad para motivar a los demás
 Habilidad para ejercer la autoridad
 Habilidad para tomar decisiones
La
Comunicación Es la transmisión de un
mensaje de la persona
que lo envía a la persona
que lo recibe a través de
un medio de
comunicación.
MEDIO
DE
COMUNICACIÓN
gestos, palabras, cartas,
afiches,
Carteleras, circulares
revistas
Persona que
envía el
mensaje
Persona
que recibe
el mensaje
Comunicación
Personal
Hay muchos medios de comunicación
porque también hay diferentes tipos
de comunicación
TIPO
MEDIOS
Comunicación
Masiva
Comunicación
Empresarial
← La radio, Internet
← La televisión
← Las revistas y los periódicos
← La conversación
← La carta
← El teléfono, Internet
← La entrevista
← Los afiches
← Las circulares
← Los memorandos
← Las carteleras
← Las reuniones
Para lograr sus objetivos
la comunicación
debe ser:
PERMANENTE
Porque la empresa es una organización muy viva que
siempre genera mensajes y noticias importantes de
comunicar
PRECISA Y
CLARA
DIRECTA
RESPETUOSA Y
SINCERA
Porque hay que ir al grano y comunicar el mensaje
exacto para que el interlocutor lo entienda sin riesgo de
confundirlo.
Porque los intermediarios pueden distorsionar el mensaje.
Porque el mal trato, la falsedad y el engaño destruyen el
buen ambiente de trabajo.
¡La habilidad para
comunicar consiste en
lograr que la otra persona
comprenda el mensaje tal
como quise
comunicárselo!
En la empresa,
Todas las personas necesitan comunicarse
MENSAJES
El jefe comunica:
Noticias e
informaciones
Instrucciones
Ideas y Sugerencias
Solicitudes
Ordenes
Palabras de estímulo
Llamadas de atención
A sus trabajadores
El trabajador comunica:
Noticias e
informaciones
Ideas y sugerencias
Solicitudes
Reclamos
A su jefe
El trabajador comunica: Noticias e informaciones
Ideas y sugerencias
Indicaciones
A sus compañeros de
trabajo
La
motivación
Es el deseo de realizar el trabajo
con esmero y buena voluntad
El buen empresario
entusiasma a sus
colaboradores y logra
que trabajen con gusto
y responsabilidad
El salario es un elemento muy
importante de la motivación, pero no es
el único, porque el ser humano tiene
también otras necesidades que no se
pueden satisfacer con dinero
Estos aspectos también
son elementos importantes
de la motivación
☺ La estabilidad en el trabajo
☺ El trato amable y respetuoso
☺ La justicia en el manejo de los
conflictos
☺ Las oportunidades de
capacitación y de progreso en
el seno de la empresa
☺ El reconocimiento y el estímulo
☺ La oportunidad de tomar parte
en la toma de decisiones y en
el manejo de la empresa
Es la capacidad de
dar órdenes y
hacerlas cumplir.
Mi capacidad para ejercer la autoridad
depende de:
 Mis conocimientos
Mis trabajadores acatarán mi autoridad si
reconocen que estoy mejor preparado que
ellos y confían en mi capacidad de guiarlos
por un camino acertado y seguro. Por eso
tengo que hacer siempre el esfuerzo de
aprender para mejorar mi nivel educativo.
 Mi buen ejemplo
Mis trabajadores reconocerán mi autoridad
si encuentran en mí cualidades dignas de
admirar. Por eso tengo que tratar de
corregir mis defectos y de cultivar en mí las
virtudes humanas…
LA VERDADERA AUTORIDAD ES
COMO UNA FUERZA QUE IMPULSA
A LOS DEMÁS A SEGUIR MIS INDICACIONES
Ó A OBEDECER MIS ORDENES
La autoridad
La toma de decisiones
Consiste en escoger una entre varias alternativas
• Dirigir es asumir la responsabilidad
de tomar decisiones para manejar la
empresa para resolver los problemas,
y para aprovechar las oportunidades.
• Las decisiones son buenas cuando
dan buenos resultados y son malas
cuando llevan al fracaso.
•Por eso, el arte de dirigir consiste
precisamente en tomar buenas
decisiones
No sortee las decisiones
que debe tomar…
… . TODAS LAS DECISIONES TIENEN
CONSECUENCIAS; POR ESO ES TAN
IMPORTANTE APRENDER A TOMARLAS
Para tomar buenas
Decisiones hago lo siguiente:
1. Identifico cuáles son las alternativas
que tengo para escoger
2. Analizo cada una de las alternativas
buscando la siguiente información:
3. Comparo las diferentes alternativas.
4. Escojo la alternativa que ofrezca
los mayores beneficios y
tenga menores riesgos.
•Cuáles son sus ventajas?
•Cuáles son sus inconvenientes?
•Cuáles son sus riesgos?
•Qué resultados puedo esperar
si la escojo?
La información completa,
exacta actualizada sobre la
empresa, sobre el medio
que la rodea y sobre la
realidad del país, es la
clave del éxito en la
toma de decisiones…
El
control
Es la comparación de los planes con
los resultados para verificar si se han
cumplido y para corregir las desviaciones
en la realización de los proyectos.
El control consiste en realizar
las siguientes actividades:
1. RETOMAR LAS METAS QUE SE HAN ESTABLECIDO
Las metas son los proyectos expresados de tal manera
que su realización se puede comparar con un punto de
referencia concreto.
Ej: La meta es reducir al 5% el desperdicio de la materia
prima utilizada. El consumo de materia prima, es el punto
de referencia con el cual comparo el desperdicio para
verificar si he logrado la meta.
2. RECOGER INFORMACIÓN SOBRE LOS RESULTADOS
La información es el conjunto de datos necesarios para
verificar el cumplimiento de las metas.
Ej: Mantener el registro actualizado del desperdicio y
del consumo de materia prima.
Resultado
Proyectado
Metas
3. COMPARAR LAS METAS CON LOS RESULTADOS
Es la comparación permanente de las metas con
las realizaciones para verificar hasta que punto
se ha logrado.
Ej: Cada semana averiguo cuánta materia prima
utilicé y cuánta desperdicie, para comparar el %
de desperdicio con la meta del 5%.
4. CORREGIR LAS DESVIACIONES
Es el análisis de las causas por las cuales no se
cumplen las metas para corregirlas inmediatamente.
Ej: El nuevo cortador no sabe colocar bien los moldes;
hay que entrenarlo para que aprenda ha hacerlo
correctamente.
Más vale prevenir que lamentar….
El mejor control es el que comienza
aplicarse
desde el comienzo del proceso
La empresa esta
en su entorno
Hasta aquí he aprendido a manejar
los recursos internos de mi empresa
Sin embargo,
mi empresa no es una isla
sino que hace parte de la
vida económica de la ciudad,
del país y del mundo.
Como buen empresario
tengo que estar informado
de lo que pasa en el mundo
empresarial al entorno del
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A admon2013-2

  • 1. Por: JULIO CESAR DAZA LARROTA
  • 2.
  • 3. Introducción • La Empresa - Qué es una empresa? - Qué es una empresa económica? - Los recursos de la empresa - Por qué se crean las empresas? - Tipos de empresas - La estructura de la empresa - Áreas funcionales - Partes de la empresa • La Administración - Qué es la administración? - El proceso administrativo - La planeación - Fortalezas, debilidades, oportunidades, amenazas - La organización - La dirección - El control • La Empresa y Entorno
  • 4. •LA EMPRESA La palabra empresa viene de la palabra EMPRENDER. EMPRENDER, quiere decir comenzar a desarrollar un plan que requiere mucha dedicación y mucho esfuerzo. •¿Qué es una empresa económica? Es una combinación de RECURSOS que se organizan en una serie de actividades para lograr unos resultados, los cuales dependen de la satisfacción de los clientes Muy sencillo: una empresa es lo mismo que un negocio y una unidad productiva empresarial es una pequeña empresa
  • 5. ¿Cuáles son los Recursos de la Empresa? Recursos Humanos Son las personas que trabajan en ella y buscan su desarrollo. Son el recurso más importante en la empresa. Utilizan los recursos y logran resultados Recursos Financieros El Dinero Los Ahorros El Crédito Recursos Técnicos Los Conocimientos técnicos La Maquinaria Los Equipos Otros Recursos Materias primas Materiales M/cias. El local El Vehículo Muebles y enseres Los demás recursos
  • 6. ¿Por qué se crean las empresas? Por muchas razones; pero la principal es que su dueño conoce bien un oficio o lo aprende y quiere trabajar para sí mismo Decidí crear mi empresa porque quiero tener independencia y porque prefiero cosechar yo mismo los frutos de mí trabajo Tipos de Empresas EMPRESAS INDUSTRIALES Transforman la materia prima en el producto que venden. Ej: -Fábrica de esponjilla -Fábrica de ropa -Panadería -Ebanistería (muebles, repisas) -Fábrica de juguetes -Cría y engorde Ganado -Imprenta -Fábrica de bolsas plásticas -Unidad Agroindustrial -Restaurante EMPRESAS COMERCIALES Compran y venden mercancía lista para el consumo. Ej: -Cadena Puestos de Perros Calientes -Ferreterías -Misceláneas -Tiendas -Almacenes (detalles artesanales para regalo) EMPRESAS DE SERVICIOS Venden Servicios Ej: -Empresa de Asesoría Contable -Trabajo Comunitario y Cultural -Servicce Educativo -Manejo de Correo Admtivo. -Escuela de Manualidades (proyección social) -Centro de servicios -Café Internet -Software educativo para niños discapacitados HAY TRES TIPOS PRINCIPALES DE EMPRESAS
  • 7. ¿Cómo es la estructura de la empresa? •Comprar materias primas •Llevar cuentas •Planificar el trabajo •Manejar personal •Fabricar el producto •Prestar el servicio •Hacer mantenimiento a las máquinas •Visitar clientes En la empresa hay que hacer distintos tipos de actividades Áreas Funcionales Estas actividades se pueden clasificar en cuatro áreas funcionales que constituyen la estructura de la empresa  El Área de Producción  El Área de Finanzas  El Área de Personal  El Área de Mercadeo y Ventas
  • 8. EMPRESA INDUSTRIAL -Inventario de proveedores -Compras de materias primas -Diseño de productos -Manejo de producción -Control de calidad -Manejo de inventarios -Inventarios de tecnología EMPRESA COMERCIAL -Inventario de proveedores -Compra de productos -Almacenamiento de mercancías -Entrega de mercancías -Empaque -Control de calidad EMPRESA DE SERVICIO -Compra de materiales e insumos -Compra de equipos -Prestación de servicios -Control de calidad A R E A P R O D U C C I O N -Elaboración de presupuestos -Consecución de dinero -Control del manejo del dinero -Cobro de cuentas por cobrar -Análisis de costos -Relaciones públicas con los bancos -Atención de las necesidades del personal -Análisis de los puestos de trabajo -Asignación de funciones -Selección y vinculación de trabajadores -Investigación del mercado -Análisis de la competencia -Planeación del mercado -Políticas de ventas F I A N R A E N A Z A S AREA PERSONAL AREA MERCADEO VENTAS -Entrenamiento y motivación del personal -Manejo de las comunicaciones -Planeación y dirección de trabajo -Publicidad -Segmentación del mercado -Venta de productos y servicios -Exhibición comercial -Evaluación post-venta Empresa Áreas
  • 9. Las empresas son como los seres vivos, porque tienen diferentes partes. Pero todas las partes de la empresa forman un solo cuerpo; por eso para crecer y prosperar todas las partes deben desarrollarse en perfecta armonía • PRODUCCIÓN • FINANZAS • PERSONAL • MERCADEO
  • 10. La Administración ¿Qué es la administración? Es el conjunto de decisiones que se toman para aprovechar los recursos de la empresa y lograr sus objetivos. Vamos a Comprar Materia prima Voy a contratar a otro operario y otro vendedor LA ADMINITRACIÓN ES EL ARTE DE TOMAR BUENAS DECISIONES PARA DIRIGIR EL DESARROLLO DE LA EMPRESA Y SUPERAR SUS DIFICULTADES Señores: Hay que reducir el desperdicio para controlar los costos. Hay que hacer el mantenimiento de las máquinas Informar a los empleados que envíen bien las cartas
  • 11. ¿Qué es proceso administrativo? Es el conjunto de actividades que el empresario debe realizar para manejar y desarrollar su empresa LA PLANEACIÓN LA ORGANIZACIÓN LA DIRECCIÓN EL CONTROL PLANEACIÓN ORGANI- ZACIÓN DIRECCIÓN CONTROL EL PROCESO ADMINISTRATIVO La Planeación es el fundamento del Proceso administrativo, porque ella determina todas sus actividades.
  • 12. ¿Qué es planeación? Es el conjunto de decisiones que tomo para realizar en el futuro. ELFUTUROPUEDESER “El futuro es lo que no ha sucedido todavía” DESEABLE POSIBLE PROBABLE Mis deseos Lo que igual puede suceder o no suceder Lo que es casi seguro que sucederá
  • 13. ¿Cuáles son los elementos de una buena planeación?  DIAGNÓSTICO exacto y acertado  OBJETIVOS bien definidos ESTRATEGIAS EFICACES para lograr objetivos CRITERIOS DE EVALUACION para medir el logro de los objetivos El buen DIAGNÓSTICO es el conocimiento exacto de la realidad presente y debe ser siempre: - Realista quiere decir que ve las cosas tal como son, sin falsas ilusiones. - Completo quiere decir que toma en cuenta la realidad de la empresa y la realidad del medio que la rodea Como herramienta del DIAGNÓSTICO en la empresa entre otras podemos utilizar la muy conocida como DOFA Debilidades Oportunidades Fortalezas Amenazas
  • 14. Fortalezas, Debilidades, Oportunidades, Amenazas. Las fortalezas son su ventajas Las debilidades son sus inconvenientes Las oportunidades son circunstancias favorables que se pueden aprovechar Las amenazas son los riesgos y los obstáculos que se pueden presentar  Las empresas están rodeadas de amenazas y de oportunidades  Las empresas también tienen puntos fuertes y debilidades ◘ Buenos trabajadores ◘ Buena maquinaria ◘ Buena clientela ◘ Otros ◘ Poco capital de trabajo ◘ Proveedores incumplidos ◘ Otros ◘ Nuevas políticas de gobierno ◘ Nuevos proveedores que disminuyen costos ◘ Nuevos clientes ◘ Otros ◘ Determinados cambios en las políticas del gobierno ◘ Incendio, robo ◘ Competencia fuerte ◘ Otros
  • 15. Los OBJETIVOS Son los resultados que me propongo alcanzar en la empresa en un plazo determinado y pueden ser: a corto plazo a mediano plazo a largo plazo A CORTO PLAZO, lo que me Propongo realizar en los próximos 6 meses A MEDIANO PLAZO, lo que me Propongo realizar en los próximos 2 años A LARGO PLAZO, lo que me propongo realizar más allá de los próximos 2 años
  • 16. ¡Mucha atención! Los verdaderos OBJETIVOS siempre son CONCRETOS quiere decir que especifiquen lo que me propongo hacer de una manera precisa CLAROS quiere decir que especifiquen la manera como me propongo realizarlos FACTIBLES quiere decir que sea posible realizarlos …VOY A AUMENTAR LAS VENTAS • Voy a vender 100 camisas más • Voy a conseguir 2 asesorías este mes • Voy a vender 2.000 bolsas plásticas • Voy a vender 20 cajas de vino más este mes • Venderé las camisas en tales almacenes • Utilizaré tales medios de publicidad • Encargaré a tal vendedor de promoverlas • Daré degustación del vino para promocionarlo • Venderé 100 camisas porque la capacidad de mi empresa no es suficiente para vender 200 • Firmaré 2 contratos de asesoría, porque mi tiempo esta un poco limitado y no quiero incumplir Los deseos y las buenas intenciones nunca son verdaderos objetivos porque son vagos e imprecisos CONCRETOS CLAROS FACTIBLES UBICADOS EN EL TIEMPO MEDIBLES
  • 17. UBICADOS EN EL TIEMPO, quiere decir que se puede determinar cuándo y en cuánto tiempo me propongo realizarlos MEDIBLES, quiere decir que se pueda medir hasta qué punto se han realizado Voy a vender las camisas en el próximo mes Me fue muy bien; en la primera semana vendí el 30% de las camisas que me propuse vender en el mes ES FACIL ESTABLECER VERDADEROS OBJETIVOS Para ello contesto las siguientes preguntas ¿Qué voy a hacer? ¿Cómo lo voy a hacer? ¿A quién encargaré de hacerlo? ¿Dónde lo voy a hacer? ¿Cuándo y en Cuánto tiempo lo voy a hacer?
  • 18. Las ESTRATEGIAS Son las acciones que me propongo realizar para lograr mis objetivos. En la empresa hay muchas maneras de lograr un mismo objetivo. POR EJEMPLO: Puedo vender las cien camisas en: • La calle de puerta en puerta • A un almacén • En un punto de venta mío • A los distribuidores Antes de elegir una estrategia, tengo que analizar muy bien los beneficios e inconvenientes de cada una, para escoger la mejor
  • 19. ¡Mucha atención! La PLANEACIÓN abarca todas las áreas de la empresa…por eso, cuando formulo un proyecto, defino las estrategias para actuar en las áreas de la empresa Por ejemplo: el proyecto de vender cien camisas requiere; Comprar más máquinas o trabajar más tiempo en las máquinas que tengo Conseguir dinero para comprar más materia prima Contratar más trabajadores o hacer que los que tengo trabajen más tiempo Conseguir dos nuevos distribuidores ÁREA PRODUCCIÓN ÁREA FINANZAS ÁREA PERSONAL ÁREA MERCADEO
  • 20. ¡claro! Los planes de cada área deben estar de acuerdo con los de las otras áreas para que haya armonía y lo planeado se pueda realizar Por ejemplo: No puedo vender más camisas de las que puedo producir, ni puedo producir más de las que puedo financiar ADEMÁS.. LA PLANEACIÓN DEBE SER FLEXIBLE PARA SUPERAR LOS PROBLEMAS QUE PUEDEN PRESENTARSE Por ejemplo: Si se daña una máquina hay que disminuir el ritmo de producción, compro menos materia prima y modifico mi plan de acción POR ESO: la planeación se hace y se reajusta permanentemente de acuerdo con las circunstancias.
  • 21. Los CRITERIOS DE EVALUACIÓN Son los criterios que miden si cada uno de los planes se ha ido realizando. POR EJEMPLO: * Si mis planes son: 1. Incrementar la producción en 25 camisas semanales. 2. Vender 25 camisas semanales más a través de los nuevos distribuidores. * Mis criterios de evaluación son: 1. La producción semanal de camisas. 2. Las ventas semanales de cada uno de los distribuidores. ¡Muy fácil! Para fijar mis criterios de evaluación, Simplemente determino con precisión lo que espero lograr en cada paso, lo que he planeado realizar. ¡LO QUE ESPERO LOGRAR!
  • 22. Es el ordenamiento de los recursos y funciones de la empresa para facilitar el logro de sus objetivos. La Organización Organizar la empresa es ordenar  El espacio  El tiempo  El trabajo  Las personas  El dinero La organización del espacio “Un lugar para cada cosa…y cada cosa en su lugar.”
  • 23. La Organización del tiempo La administración del tiempo Es la continua aplicación del sentido común en la búsqueda de mejores y más sencillos medios para hacer una labor • 7:30 a.m. Planeación del día con los operarios • 8:30 a.m. Cita con proveedor • 9:30 a.m. Cita con el banco •11:00 a.m. Registro de las cuentas •12:30 p.m. Almuerzo con el cliente • 2:00 p,m. Supervisión del corte de camisas • 4:00 p.m. Empaque y entrega del producto La organización del tiempo Requiere: UNA AGENDA PARA ANOTAR LOS COMPROMISOS TENER EN CUENTA LAS PRIORIDADES PUNTUALIDAD PARA ALCANZAR A HACER TODO LO PROGRAMADO DEDICACIÓN EXCLUSIVA A CADA TAREA “Si trato de hacer dos cosas al mismo Tiempo ,no hago ninguna de las dos”
  • 24. La Organización del trabajo Organizar el trabajo es hacer la lista de todas las tareas que se realizan en la empresa, agrupándolas por áreas para ordenarlas de la manera más lógica y eficiente posible. PRODUCCIÓN •Comprar materias primas. •Hacer los inventarios. •Cortar las prendas. •Armar las prendas. •Terminar las prendas. •Empacar las prendas. FINANZAS •Registrar las cuentas. •Pagar las cuentas. •Cobrar a los clientes. •Conseguir prestamos. PERSONAL •Conseguir operarios. •Entrenar operarios. •Dirigir el personal. •Estimular el personal. •Sancionar las fallas MERCADEO •Contratar publicidad. •Visitar los clientes •Tomar pedidos. •Buscar nuevos clientes. En las empresas pequeñas una misma persona puede realizar tareas de diferentes áreas, siempre y cuando organice bien su tiempo, para dedicar un tiempo determinado a cada área. Ej: lunes y sábado; supervisión del trabajo, martes y viernes; ventas y visitas a clientes, miércoles y jueves; contabilidad.
  • 25. PARA ORGANIZAR EL TRABAJO HAGO LO SIGUIENTE: 1. Hago la lista de todas las tareas que se realizan en mi empresa y las agrupo por áreas. 2. Determino quién es la persona responsable de realizar cada tarea o cada grupo de tareas. 3. Analizo la relación que existe entre las diferentes tareas y las organizo en diferentes secuencias. 3. Escojo la secuencia más adecuada. 1-2-3-4. LA SECUENCIA MÁS ADECUADA PERMITE QUE LAS COSAS SE HAGAN MUY BIEN Y EN EL MENOR TIEMPO POSIBLE.
  • 26. La organización de las personas Un cargo para cada persona y cada persona en su cargo. y Para que haya una buena organización en la empresa debe haber…. UNIDAD DE MANDO Quiere decir que cada persona recibe órdenes y le rinde cuentas a una sola persona. UNIDAD DE DIRECCIÓN Quiere decir que todas las áreas estén asignadas a un responsable permanente. Gerente Director mercadeo Jefe producción Director contabilidad Hay personas vinculadas a la empresa como asesoras o firmas empresariales Organigrama
  • 27. La organización del dinero Es la distribución de los recursos de la empresa, para obtener de ellos el mayor rendimiento posible. ¡ Para aprender a organizar el dinero, estudiaré con mucho interés los temas de contabilidad y costos ! Distribución de recursos para cada área
  • 28. La Dirección Es la coordinación de las actividades ejecutadas por los trabajadores para lograr los objetivos de la empresa La dirección consiste en guiar y coordinar a las personas para que realicen su trabajo con entusiasmo y responsabilidad El buen empresario es un líder. Líder es la persona que despierta en los demás el deseo de imitarla o de seguirla porque: Es entusiasta Tiene ideas novedosas Hace las cosas bien Está siempre dispuesta a aprender Trabaja en equipo con sus colaboradores
  • 29. Hay empresarios que se preocupan únicamente por la producción sin prestar atención a las necesidades de sus trabajadores. Y también hay algunos que se preocupan tanto por las personas que descuidan las otras áreas de la empresa. Sin embargo para ser buen empresario hay que atender a las personas y a las demás áreas de la empresa con igual esmero. CLARO! Los jefes duros y autoritarios son malos empresarios porque los subalternos no los quieren y les trabajan de mala gana… . Pero los jefes demasiado condescendientes también son malos porque no saben mantener la disciplina dentro de la empresa.
  • 30. Para ejercer la dirección hay que tener cuatro habilidades básicas  Habilidad para comunicarse  Habilidad para motivar a los demás  Habilidad para ejercer la autoridad  Habilidad para tomar decisiones La Comunicación Es la transmisión de un mensaje de la persona que lo envía a la persona que lo recibe a través de un medio de comunicación. MEDIO DE COMUNICACIÓN gestos, palabras, cartas, afiches, Carteleras, circulares revistas Persona que envía el mensaje Persona que recibe el mensaje
  • 31. Comunicación Personal Hay muchos medios de comunicación porque también hay diferentes tipos de comunicación TIPO MEDIOS Comunicación Masiva Comunicación Empresarial ← La radio, Internet ← La televisión ← Las revistas y los periódicos ← La conversación ← La carta ← El teléfono, Internet ← La entrevista ← Los afiches ← Las circulares ← Los memorandos ← Las carteleras ← Las reuniones
  • 32. Para lograr sus objetivos la comunicación debe ser: PERMANENTE Porque la empresa es una organización muy viva que siempre genera mensajes y noticias importantes de comunicar PRECISA Y CLARA DIRECTA RESPETUOSA Y SINCERA Porque hay que ir al grano y comunicar el mensaje exacto para que el interlocutor lo entienda sin riesgo de confundirlo. Porque los intermediarios pueden distorsionar el mensaje. Porque el mal trato, la falsedad y el engaño destruyen el buen ambiente de trabajo. ¡La habilidad para comunicar consiste en lograr que la otra persona comprenda el mensaje tal como quise comunicárselo!
  • 33. En la empresa, Todas las personas necesitan comunicarse MENSAJES El jefe comunica: Noticias e informaciones Instrucciones Ideas y Sugerencias Solicitudes Ordenes Palabras de estímulo Llamadas de atención A sus trabajadores El trabajador comunica: Noticias e informaciones Ideas y sugerencias Solicitudes Reclamos A su jefe El trabajador comunica: Noticias e informaciones Ideas y sugerencias Indicaciones A sus compañeros de trabajo
  • 34. La motivación Es el deseo de realizar el trabajo con esmero y buena voluntad El buen empresario entusiasma a sus colaboradores y logra que trabajen con gusto y responsabilidad El salario es un elemento muy importante de la motivación, pero no es el único, porque el ser humano tiene también otras necesidades que no se pueden satisfacer con dinero Estos aspectos también son elementos importantes de la motivación ☺ La estabilidad en el trabajo ☺ El trato amable y respetuoso ☺ La justicia en el manejo de los conflictos ☺ Las oportunidades de capacitación y de progreso en el seno de la empresa ☺ El reconocimiento y el estímulo ☺ La oportunidad de tomar parte en la toma de decisiones y en el manejo de la empresa
  • 35. Es la capacidad de dar órdenes y hacerlas cumplir. Mi capacidad para ejercer la autoridad depende de:  Mis conocimientos Mis trabajadores acatarán mi autoridad si reconocen que estoy mejor preparado que ellos y confían en mi capacidad de guiarlos por un camino acertado y seguro. Por eso tengo que hacer siempre el esfuerzo de aprender para mejorar mi nivel educativo.  Mi buen ejemplo Mis trabajadores reconocerán mi autoridad si encuentran en mí cualidades dignas de admirar. Por eso tengo que tratar de corregir mis defectos y de cultivar en mí las virtudes humanas… LA VERDADERA AUTORIDAD ES COMO UNA FUERZA QUE IMPULSA A LOS DEMÁS A SEGUIR MIS INDICACIONES Ó A OBEDECER MIS ORDENES La autoridad
  • 36. La toma de decisiones Consiste en escoger una entre varias alternativas • Dirigir es asumir la responsabilidad de tomar decisiones para manejar la empresa para resolver los problemas, y para aprovechar las oportunidades. • Las decisiones son buenas cuando dan buenos resultados y son malas cuando llevan al fracaso. •Por eso, el arte de dirigir consiste precisamente en tomar buenas decisiones No sortee las decisiones que debe tomar… … . TODAS LAS DECISIONES TIENEN CONSECUENCIAS; POR ESO ES TAN IMPORTANTE APRENDER A TOMARLAS
  • 37. Para tomar buenas Decisiones hago lo siguiente: 1. Identifico cuáles son las alternativas que tengo para escoger 2. Analizo cada una de las alternativas buscando la siguiente información: 3. Comparo las diferentes alternativas. 4. Escojo la alternativa que ofrezca los mayores beneficios y tenga menores riesgos. •Cuáles son sus ventajas? •Cuáles son sus inconvenientes? •Cuáles son sus riesgos? •Qué resultados puedo esperar si la escojo? La información completa, exacta actualizada sobre la empresa, sobre el medio que la rodea y sobre la realidad del país, es la clave del éxito en la toma de decisiones…
  • 38. El control Es la comparación de los planes con los resultados para verificar si se han cumplido y para corregir las desviaciones en la realización de los proyectos. El control consiste en realizar las siguientes actividades: 1. RETOMAR LAS METAS QUE SE HAN ESTABLECIDO Las metas son los proyectos expresados de tal manera que su realización se puede comparar con un punto de referencia concreto. Ej: La meta es reducir al 5% el desperdicio de la materia prima utilizada. El consumo de materia prima, es el punto de referencia con el cual comparo el desperdicio para verificar si he logrado la meta. 2. RECOGER INFORMACIÓN SOBRE LOS RESULTADOS La información es el conjunto de datos necesarios para verificar el cumplimiento de las metas. Ej: Mantener el registro actualizado del desperdicio y del consumo de materia prima. Resultado Proyectado Metas
  • 39. 3. COMPARAR LAS METAS CON LOS RESULTADOS Es la comparación permanente de las metas con las realizaciones para verificar hasta que punto se ha logrado. Ej: Cada semana averiguo cuánta materia prima utilicé y cuánta desperdicie, para comparar el % de desperdicio con la meta del 5%. 4. CORREGIR LAS DESVIACIONES Es el análisis de las causas por las cuales no se cumplen las metas para corregirlas inmediatamente. Ej: El nuevo cortador no sabe colocar bien los moldes; hay que entrenarlo para que aprenda ha hacerlo correctamente. Más vale prevenir que lamentar…. El mejor control es el que comienza aplicarse desde el comienzo del proceso
  • 40. La empresa esta en su entorno Hasta aquí he aprendido a manejar los recursos internos de mi empresa Sin embargo, mi empresa no es una isla sino que hace parte de la vida económica de la ciudad, del país y del mundo. Como buen empresario tengo que estar informado de lo que pasa en el mundo empresarial al entorno del mercado de la empresa que poseo. ¡ HMM !... Van abrir las importaciones de productos como el mío! ¡tengo que bajar los costos para poder competir