Manual de Cadastro Online 2015

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Manual para o uso do sistema de cadastro online nos postos do programa Acessa SP.

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Manual de Cadastro Online 2015

  1. 1. 1 Manual de Uso do Sistema de Cadastro Online FIT 029 Versão 00 28/08/2014
  2. 2. 2 Copia não controlada Para uso em Capacitação Verifque a versão mais recente do documento em http://monitores.acessasp.sp.gov.br/
  3. 3. Olá monitor(a), O Sistema de Cadastro Online garante maior controle dos dados e mais agilidade na geração de relatórios de desempenho dos postos (número de cadastros, acessos, serviços e impressões), dispensando o(a) monitor(a) do trabalho de desenvolver relatórios semanais feitos de forma manual e outros controles. Este manual é um material de referência e consulta rápida, para esclarecimento de dúvidas referentes ao uso do Sistema. Convidamos você a colaborar com sugestões para deixá-lo sempre atualizado! Envie seus apontamentos na lista de discussão do Programa. Boa Leitura ;) 3
  4. 4. Índice: Sistema de Cadastro Online.............................................................................................................................5 Como acessar o cadastro?...........................................................................................................6 Menus e funcionalidades do sistema.............................................................................................7 Pesquisar usuário...................................................................................................................... 8 Editar dados do cadastro............................................................................................................9 Registrar atendimento...............................................................................................................10 Cadastrar usuário.....................................................................................................................14 Preenchimento de números de documentos........... ......................................................................15 Meus dados.............................................................................................................................. 17 Perguntas mais freqüentes.........................................................................................................20 4
  5. 5. Sistema de Cadastro Online O Sistema de Cadastro e Pesquisa do Acessa São Paulo permite à coordenação, monitores, usuários e à sociedade em geral conferir os números de pessoas cadastradas e a quantidade de atendimentos gerados nos postos. A transparência dessas informações é fundamental para que qualquer cidadão possa comparar nossos números aos de outros programas de inclusão digital, realizar pesquisas de desempenho dos postos em determinadas regiões, identificar o perfil de nossos usuários e até mesmo, compreender a complexidade e o investimento do governo do Estado nessa política de combate à exclusão. 5
  6. 6. Como acessar o cadastro? O endereço do Sistema de Cadastro Online é: http://www.sistema.acessasp.sp.gov.br . O LOGIN e SENHA para acesso ao sistema de cadastro são os seus dados pessoais, portanto, intransferíveis. Nada de repassá-los a outros monitores, certo? O seu cadastro no sistema pode acontecer de duas formas: presencialmente, durante a capacitação no Módulo I ou, caso não seja possível a sua presença, através de contato com a coordenação do Programa. 6
  7. 7. Com LOGIN e SENHA informados, você será direcionado à área de uso exclusivo dos monitores do Programa Acessa São Paulo. Menus e funcionalidades do sistema Na parte superior da tela você encontrará as seguintes funcionalidades:  Pesquisar Usuário  Cadastrar Usuário  Meus Dados  Sair 7
  8. 8. Pesquisar usuário Pesquisar usuários cadastrados no sistema é bastante simples: basta você digitar o nome ou o número do RG informado (ou os dois) e clicar em Pesquisar. Caso você tenha informado algum dado incorreto, basta clicar no botão Limpar. 8 Dica: Caso o usuário não seja encontrado pelo número do RG, digite seu nome completo.
  9. 9. Editar dados do cadastro Caso necessite atualizar alguma das informações cadastrais – como endereço – basta clicar no botão Editar. 9
  10. 10. Para confirmar, clique o botão Salvar Informações. O sistema retornará confirmando a atualização. Registrar atendimento Os registros de atendimento serão gerados a partir do momento em que você monitor(a), selecionar uma das duas opções que identifica a ação do usuário no posto:  Atendimento (acesso livre)  Impressão Assim, os dados de desempenho de cada posto são gerados automaticamente, o que dispensa os monitores de enviar qualquer tipo de relatório semanal de atendimento para os gestores do Programa. 10
  11. 11. Como funciona? Por exemplo: quando o usuário chega ao posto, você deve perguntar a ele qual será o tipo de ação que realizará: - Acesso: o usuário irá navegar na internet (pesquisas, e-mails, comunidades virtuais, serviços de e-gov) ou usar algum dos aplicativos do Acessa Livre. - Impressão: o usuário se dirigiu ao posto para imprimir um documento específico (currículo, trabalho escolar ou comprovante de inscrição em concurso público, por exemplo). 11 IMPORTANTE: CADA AÇÃO CARACTERIZA UM ATENDIMENTO! Só é possível escolher uma ação por vez, ou seja, caso o usuário tenha vindo ao posto para gerar uma segunda via de conta de água, significa que ele fará duas ações: o acesso e a impressão. Sendo assim, o monitor deverá, obrigatoriamente, registrar dois atendimentos para o usuário: um atendimento do tipo “acesso” e outro do tipo “impressão”.
  12. 12.  Como fazer o registro dos atendimentos? Exemplo 1: Usuário chega ao posto para navegar na internet. 1) Pesquise e selecione o usuário. 2) Clique o ícone computador e em seguida, o botão OK. 3) O sistema retornará com a mensagem que o atendimento foi gerado com sucesso. 12
  13. 13. Exemplo 2: Usuário chegou para criar e imprimir seu currículo. 1) Pesquise e selecione o usuário. 2) Clique o ícone computador e em seguida, o botão OK. Após a finalização do currículo, o usuário irá imprimir o documento. 3) Realize nova pesquisa pelo nome do usuário. 4) Selecione o ícone Impressora e clique em OK. 5) Indique o número de páginas impressas – de 01 a 03 páginas. 6) O sistema retornará com a mensagem que o atendimento foi gerado com sucesso. 13
  14. 14. Cadastrar usuário Existem alguns campos de preenchimento obrigatório, identificados por um asterisco em vermelho. Caso você não os preencha, o sistema não permitirá que conclua o registro antes de digitar as informações necessárias. O sistema identificará os campos que precisam ser completados com a mensagem “Valor inválido”: É importante que você digite as informações corretamente, atentando-se para o preenchimento dos números dos documentos e grafia correta dos nomes. Clique em “Salvar informações” e terá um novo usuário cadastrado. 14 IMPORTANTE: O nome do usuário deve ser registrado exatamente como está em seu RG, respeitando letras maiúsculas ou minúsculas.
  15. 15. Preenchimento dos números dos documentos Só será permitido o cadastro de usuários que possuam um documento oficial com foto, contendo o número do RG (exceto estrangeiros). É importante que você monitores orientem os usuários, que não tenham o documento, a como providenciá-lo em suas cidades (locais, horários de funcionamento, documentos necessários). 15
  16. 16. Acompanhe os exemplos abaixo. Estrangeiro 1) Preencha o número do passaporte no campo RG. 2) No campo Outras Informações, relate que este é o número de outro documento. Menor de idade 1) No campo RG, você poderá inserir o número do RG escolar do estudante. 2) No campo Outras Informações, informe que se trata do número do RG Escolar. 16 Os números do RG devem ser preenchidos SEM ponto (.) e traço (-).
  17. 17. Meus dados É importante manter seus dados sempre atualizados. Isso facilita e torna muito mais rápido o contato entre a equipe de coordenação do Acessa SP e vocês monitores. Os campos devem ser preenchidos com o máximo de informações possíveis. Informe dados como e-mail particular e horário de trabalho no posto. Ao final, clique o botão Salvar Informações. 17
  18. 18.  Alterando senha Quando for solicitado à coordenação do Programa um novo login e senha, o(a) monitor(a) receberá uma senha inicial em seu e- mail pessoal. Esta senha deverá ser trocada logo após o primeiro acesso ao Sistema de Cadastro Online. Para isto, basta clicar em “Alterar minha senha”. Crie uma senha que será rapidamente lembrada por você: Não esqueça de clicar em “Salvar Informações”. 18
  19. 19.  Sair Sempre que for se ausentar do pc do monitor, clique em Sair para encerrar o uso do sistema. 19
  20. 20. Perguntas mais frequentes 1) O usuário possui RG, mas não está com ele no momento do cadastro. Posso aceitar outro documento? Para se cadastrar, o usuário pode apresentar outro documento de identificação com foto, desde que possua o número de RG (Carteirinha do Estudante, Carteira Profissional, CNH etc). Quando o usuário não tiver RG, incentive e oriente-o a como providenciar o documento. 2) O Sistema de Cadastro não permite que eu suspenda ou identifique um usuário suspenso. Como devo agir? Os monitores que enfrentarem problemas com usuários (desacato, não cumprimento das regras do Programa, agressão) devem reportar o caso, por e-mail, a equipe de gestores. Caberá aos gestores a decisão de suspensão. Sendo assim, é importante que você seja o mais claro possível no relato da ocorrência. 3) Algumas vezes atendemos pessoas que chegam ao posto para realizar um serviço específico (como impressão de um documento de governo eletrônico). Elas não usarão as máquinas e por isso, não as cadastramos. Posso continuar com essa prática? Não. Todas as pessoas que precisarem utilizar os serviços do Acessa, independentemente de qual seja, terá que ser cadastrado como usuário do Programa. E o usuário deverá sempre ser orientado a fazer o serviço sozinho. Dessa forma cumprimos nosso trabalho de facilitar o acesso aos serviços de governo. 4) Se o usuário acessar mais de uma vez ao dia, é preciso registrar todos os atendimentos? A cada novo atendimento, deve-se registrar no sistema. Cada vez que a pessoa for utilizar o computador é preciso pesquisar pelo cadastro e clicar a opção Acesso. 20
  21. 21. 5) Caso a pessoa não esteja com o RG, é possível cadastrar com a carteira de motorista? Sim, é possível fazer o cadastro desde que o usuário apresente outro documento com foto que contenha o número do RG (carteira de motorista, carteira de trabalho etc). 6) Percebi que na carteira de motorista não consta o dígito final do RG e às vezes não encontro o usuário pesquisado. Como devo proceder? As carteiras de motorista emitidas após 2004 já informam o dígito do RG. Caso a carteira de motorista seja anterior a 2004, o usuário deve informar o último dígito e o monitor deve conferir o documento pela foto. 7) Como fazer para corrigir o n° do RG ou outro dado digitado incorretamente? Os dados dos cadastros podem ser atualizados sempre que necessário. Basta clicar o botão Editar e corrigir o RG do usuário. Finalize a operação clicando no botão Salvar informações. 8) Tenho pesquisado nomes de usuários e muitas vezes não encontro. O que estou fazendo errado? Para pesquisar pelo nome, é necessário digitar o nome completo do usuário. O sistema de busca funciona da esquerda para a direita e, sendo assim, não basta apenas informar sobrenome, pois o cadastro não retornará nenhuma informação. Para pesquisas mais eficientes, digite o nome completo do usuário. Verifique se a acentuação dos nomes está correta também, pois a pesquisa leva isso em conta. Se o cadastro foi feito como "João da Silva", não adianta pesquisar por "Joao da Silva", pois não vai encontrar. Lembramos que a busca pelo nome pode demorar mais tempo que a busca pelo número do RG, pois exige mais desempenho dos servidores. 21
  22. 22. Histórico de Revisões Revisão Data Conteúdo da revisão 00 28/08/2014 22

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