Presentación de los conceptos básicos de gestión documental y de archivo electrónico enfocados a la solución de gestión de expedientes y documentos electrónicos de ABSIS

1. Conceptos de gestión documental
y archivo electrónico
Marzo 2012

2. Índice
1. Marco legal
2. Objetivos
3. Conceptos
4. Esquema general de la solución de ABSIS
5. Ciclo de vida del expediente electrónico
6. Gestor del archivo electrónico
7. Plataforma de custodia y preservación documental
8. Hoja de ruta implantación
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3. Marco legal

4. Marco legal
Las normas UNE-ISO 15489, UNE-ISO 23081-1, UNE-ISO 23081-2
Proporcionan estrategias y metodología para el diseño e implantación de
sistemas de gestión de documentos en las organizaciones y constituye una
referencia fundamental para la implantación de buenas prácticas y el
establecimiento de una política corporativa de gestión de los documentos.
MoReq y MoReq2– Modelo de Requisitos para la gestión de documentos
electrónicos de archivo
Esta especificación describe un Modelo de Requisitos para la gestión de
documentos electrónicos de archivo e incide especialmente en los requisitos
funcionales de la gestión de documentos electrónicos de archivo mediante un
sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA).
La especificación puede aplicarse en todas las organizaciones públicas y privadas
que deseen introducir un SGDEA o bien quieran evaluar la capacidad del que ya
poseen.
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5. Marco legal
Los archiveros han de tener competencias reconocidas para intervenir, al menos,
en los siguientes aspectos de formulación de políticas:
- el desarrollo de una política de gestión de documentos que abarque todo su
ciclo de vida
- la determinación de funciones y responsabilidades con respecto a la gestión de
documentos que han sido identificados como de conservación permanente
- el establecimiento de sanciones por la destrucción, alteración, .. de
documentos que han sido identificados como de conservación permanente.
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6. Objetivos

7. Objetivos
- Definir e implantar una política documental
- Garantizar el correcto tratamiento de todos los
expedientes/documentos administrativos electrónicos
- Establecer las medidas necesarias para garantizar la
preservación de los expedientes/documentos en su contexto de
creación, de su valor probatorio y su conservación para el
acceso futuro.
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8. Conceptos

9. Expediente
Expediente
administrativo
Conjunto ordenado de
documentos
generados o recibidos
por una entidad
en la resolución
administrativa de un
mismo asunto.
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10. Documento administrativo o de archivo
Documento administrativo
“Es un fragmento de información
registrada generada, acumulada o producida
en el desarrollo
de una actividad institucional o personal y que
comprende un contenido,
un contexto y una estructura”
(según el Comité del Consejo
Internacional de Archivos sobre Archivos Electrónicos)
Sirven de evidencia de determinados hechos,
lo que los convierte en el soporte básico para
la toma de decisiones y para la reconstrucción
histórica
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11. Clasificación documental
Fondo documental
Cuadro de
Tipologías de documentos
clasificación
documental
(series documentales)
Metadatos de preservación de las
unidades documentales
(expediente / documento)
Expedientes /
documentos
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12. Serie documental
Define el ciclo de vida de un conjunto de expediente y por tanto de todos los
documentos que forman parte de estos
Serie documental
Calendario de Calendario de disposición
transferencia de (política de preservación)
expedientes
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13. ¿ Cómo se almacena un expediente/documento de forma
clasificada?
Función 6.Solicitudes
Serie documental 6.06 Solicitudes beneficio IBI
(categoría)
001-2011-11 Expediente
Informe técnico.pdf
Solicitud.pdf
Resolución de alcaldia.ddocx Documentos
Informe jurídico.docx
Notificación resolución.dodt del expediente
El cuadro de clasificación es una estructura jerárquica con 3 niveles
uno)
Todo documento debe pertenece a un expediente (sólo a uno)
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14. ¿ Cómo se almacenan un documento sin clasificar ?
10. Correspondencia
Serie documental
por defecto
10.1 Correspondencia varia
002-2012 Carpeta donde
se almacenan
0001_Solicitud.pdf
todos los
0002_Solicitud.pdf documentos
0003_Presupuesto.docx de la entidad
sin expediente
0004_Presupuesto.docx
asignado
...
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15. Esquema general de la solución de
ABSIS

16. Esquema general de la solución de ABSIS
CONNECTOR
Transferencia al archivo Panel de
gestión
Gestión de Gestor archivo
Gestor Archivo
Expedientes
ABS-Doc
Doc
Documental Electrónico
ALFRESCO ALFRESCO
VISOR
VISOR (DM) (RM)
docs docs
Fase activa Fase inactiva
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17. Ciclo de vida del expediente electrónico

18. Ciclo de vida del expediente electrónico
Exp Reg ...
ABSDoc
(1) Guardar / Recuperar
documento + metadatos de Gestor de archivo
preservación electrónico docs
Fase
Gestor documental AlfrescoRM inactiva
(2) Transferir remesa de
AlfrescoDM (3) Transferir
expedientes
expedientes a otro
Fase
repositorio
docs activa
(3) Eliminación Plataforma de
custodia y
preservación docs
documental Fase
iArxiu, @rchiva, etc.. histórica
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19. Gestor del archivo electrónico

20. Gestor del archivo electrónico
o Función principal
• Preservación de los documentos (electrónicos y papel) y gestión del ciclo
de vida en fase inactiva (una vez finalizada su vigencia administrativa)
asegurando su integridad, fiabilidad, autenticidad y accesibilidad
o Permite
• Informatizar el cuadro de clasificación documental
• Crear el esquema de metadatos
• Definir, asignar y aplicar los calendarios de disposición
• Crear y aplicar las reglas de disposición
• Recepción/supervisión de los expedientes transferidos
• Control del histórico de transferencias recibidas
• Definir y aplicar el control de acceso a los documentos
• Definir y aplicar los calendarios de disposición (conservación/eliminación)
• Búsqueda y acceso a los expedientes/documentos
• Control de les operaciones realizadas (auditoria)
• Gestionar el registro de eliminaciones de documentos
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21. Plataforma de preservación y custodia
documental

22. Plataforma de preservación y custodia digital
o Función principal
• Preservar los documentos que son de conservación permanente o de
largo plazo, asegurando su integridad, fiabilidad, autenticidad y
accesibilidad
o Permite
• Gestión de transferencias de documentos - recepción
• Almacenaje de documentos
• Recuperación y control de acceso a los documentos almacenados
• Resellado electrónico de documentos - control validez firmas
• Migración de formatos – control obsolescencia tecnológica del formato
• Eliminación de documentos
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23. Hoja de ruta para la implantación de una
solución completa de gestión de
expedientes/documentos electrónicos

24. Hoja de ruta para implantar una solución completa de gestión
de expedientes/documentos electrónicos
1 Implantar firma 2 Implantar 3 Crear y aprobar 4 Crear y aprobar
Electrónica Generación y cuadro clasificación política documental
validación de copias documental
auténticas
DISPONIBLE DISPONIBLE NO REQUIERE DE NO REQUIERE DE
ABSIS ABSIS
• Firma /rechazo El validador debe La confección es • Listas de control de acceso
• Validación ntegrarse en la sede responsabilidad del • Definir esquema de metadatos de preservación
• Emisión / Validación de copias electrónica responsable de archivo • Normalización de los formatos de documentos
auténticas de documentos y • Estandarización de los modelos de
permitir validarlas. documentos
5 Implantar Gestor 6 Informatizar 7 Implantar Gestor 8 Integrar gestor
Documental cuadro de clasificación Archivo Electrónico de archivo electrónico
y política de gestión con plataforma de
documental custodia
PREVISIÓN 2013 PREVISIÓN MARZO PREVISIÓN 2012 (*) PREVISIÓN A PARTIR
2012 DEL 2013
AlfrescoDM En ABSDoc y en AlfrescoDM Nuevo producto ABSIS Integración con una
basado en AlfrescoRM plataforma de custodia y
preservación documental
(iArxiu, @rhiva, etc.)
(*) Solo en caso de que el único producto instalado sea Expedientes
Nota: AlfrescoDM = gestor documental // AlfrescoRM = gestor de archivo electrónico
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25. Muchas gracias por su atención
David Sánchez Medina
dsanchez@absis.es
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