Trabajo

1. ENVIO DE DOCUMENTO

2. OBJETIVOS GENERALES
1. Administración de archivo.
2. Rotulación y envió de Sobres.
3. Consecuencias y Sugerencias

3. OBJETIVOS GENERALES
1. Administración de archivo.
2. Rotulación y envió de Sobres.
3. Consecuencias y Sugerencias

4. Administración de archivo
• El envió de los documentos al Operador de Archivo, se
realiza diariamente.
• Está prohibido la revisión interna de los sobres.
El Operador de archivo, es quien detecta daños, al
momento de registrara la información

5. Administración de archivo
Custodia de documentos (cajas):
La estructura para la custodia de los sobres dentro
de la caja es la siguiente manera:
1) Tipo de Producto
2) Tipo de documento
3) Código de tienda
4) Fecha del documento
Después de ocupar la capacidad de la caja, se
registra en la Base de Datos.
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6. OBJETIVOS GENERALES
1.Administración de archivo.
2. Rotulación y envió de Sobres.
3. Consecuencias y Sugerencias

7. Rotulación
El sobre debe estar Rotulado con los
siguientes datos:
1. Fecha o rango de fechas
2. Nombre del documento y/o Producto
3. Tienda de Origen
4. Destinatario
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8. ROTULO (MANUAL O IMPRESO)
Puede ser 01 a 04 días
Solo el tipo de documento
Del 03 Ago-12 Al 05 Ago-12
que corresponde Fecha del documento
Cobranzas FOW
Al grupo que pertenece el Nombre del documento
conjunto de documentos Reprogramación y Recalendarizacion
Tipo de producto
Solo la UN, el nombre crea 303
confusiones de ordenamiento Código de
CCFF
ARCHIVO
Destinatario
Solo considerar área
de Archivo Cada separación tiene su reporte de
Observación documentos
Detalles internos del sobre
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9. ENVIO
Detalles a considerar:
• Evitar el envío mensual (masivo) de los documentos.
• Utilizar el material adecuado, sobre Manila
• Evitar utilizar sobres multiusos.
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10. DETALLE DE CARGO DE ENTREGA
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11. OBJETIVOS GENERALES
1.Administración de archivo.
2. Rotulación y envió de Sobres.
3. Consecuencias y Sugerencias

12. SUGERENCIAS
• Evitar la acumulación de documentos.
• Estar en constante comunicación con el área de
Distribución y Archivo en los recojo no efectuados.
• Seguir los procesos dados para el mejor manejo de la
información.
• La información completa es importante para atención de
reclamos de los clientes y usuarios internos.
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13. Consecuencias
• Extravío, rotura y mal estado de los documentos al no enviarlo
con el material adecuado.
• Demora en el ordenamiento de los documentos.
• Inconsistencia en lo que indica el físico con lo que indica el rotulo,
ejemplo (el sobre de recibo del 04-ago, también contiene
documento del 03-ago y 27-jul.)
• La no ubicación del documento para un caso de sustento ante el
reclamo del cliente.
• Perdidas del control al enviarse a otro usuario o no registrarlo
correctamente en el cargo de entrega.
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14. Administración de Archivo