Dokumen tersebut merupakan Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah yang mengatur tentang jenis, format, penyusunan, dan pengurusan berbagai jenis naskah dinas di instansi pemerintah guna menciptakan komunikasi tulis yang efektif dan efisien dalam penyelenggaraan pemerintahan.
Permenpan No 80 Tahun 2012 tentang PEDOMAN TATA NASKAH DINAS INSTANSI PEMERINTAH
1. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
PEDOMAN
TATA NASKAH DINAS
INSTANSI PEMERINTAH
KEMENTERIAN
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
TAHUN 2012
2. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI....................................................................................................... i
PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA DAN
REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA NOMOR 80 TAHUN 2012
TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS INSTANSI PEMERINTAH
LAMPIRAN PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA NOMOR 80 TAHUN 2012
TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS INSTANSI PEMERINTAH
BAB I PENDAHULUAN...................................................................................... 1
A. Latar Belakang.................................................................................
B. Maksud dan Tujuan.......................................................................
C. Sasaran........................................................................................
D. Asas..............................................................................................
E. Ruang Lingkup...............................................................................
F. Pengertian Umum..........................................................................
1
2
2
3
3
4
BAB II JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS..................................................... 5
A. Naskah Dinas Arahan...................................................................
1. Naskah Dinas Pengaturan.........................................................
a. Peraturan..............................................................................
b. Pedoman...............................................................................
c. Petunjuk Pelaksanaan...........................................................
d. Standar Operasional Prosedur...............................................
e. Surat Edaran........................................................................
2. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan).......................................
3. Naskah Dinas Penugasan..........................................................
a. Instruksi...............................................................................
b. Surat Perintah......................................................................
c. Surat Tugas..........................................................................
B. Naskah Dinas Korespondensi........................................................
1. Naskah Dinas Korespondensi Intern.........................................
a. Nota Dinas...........................................................................
b. Memorandum.......................................................................
2. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern......................................
3. Surat Undangan.......................................................................
C. Naskah Dinas Khusus...................................................................
1. Surat Perjanjian.......................................................................
a. Perjanjian Dalam Negeri.....................................................
b. Perjanjian Internasional.....................................................
2. Surat Kuasa.............................................................................
3. Berita Acara.............................................................................
4. Surat Keterangan.....................................................................
5. Surat Pengantar.......................................................................
6. Pengumuman..........................................................................
D. Laporan.......................................................................................
E. Telaahan Staf...............................................................................
4
4
4
4
10
14
14
18
22
22
26
30
33
33
33
36
40
44
50
50
50
51
56
58
60
62
65
68
70
i
3. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
F. Formulir.......................................................................................
G. Naskah Dinas Elektronik..............................................................
73
73
BAB III PENYUSUNAN NASKAH DINAS............................................................
A. Persyaratan Penyusunan.................................................................
B. Nama Instansi/Jabatan pada Kepala Naskah Dinas........................
C. Penomoran Naskah Dinas...............................................................
D. Nomor Halaman..............................................................................
E. Ketentuan Jarak Spasi....................................................................
F. Penggunaan Huruf..........................................................................
G. Lampiran.........................................................................................
H. Daftar Distribusi.............................................................................
I. Rujukan..........................................................................................
J. Ruang Tanda Tangan.......................................................................
K. Penentuan Batas/Ruang Tepi..........................................................
L. Penggunaan Bahasa........................................................................
M. Media/Sarana Naskah Dinas...........................................................
N. Susunan Surat Dinas......................................................................
O. Ketentuan Surat-Menyurat..............................................................
74
74
75
75
81
81
81
82
82
82
83
84
85
85
88
91
BAB IV PENGURUSAN NASKAH DINAS KORESPONDENSI..............................
A. Naskah Dinas Korespondensi Intern (Nota Dinas/Memorandum)...
B. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern............................................
94
94
94
BAB V PEJABAT PENANDA TANGAN NASKAH DINAS......................................
A. Penandatanganan...........................................................................
B. Untuk Perhatian (u.p.)....................................................................
C. Pelaksana Tugas (Plt.).....................................................................
D. Pelaksana Harian (Plh.)...................................................................
E. Kewenangan Penandatanganan......................................................
BAB VI PENGGUNAAN LAMBANG NEGARA DAN LOGO DALAM NASKAH
DINAS...................................................................................................
A. Penggunaan Lambang Negara.........................................................
B. Penggunaan Logo...........................................................................
C. Penggunaan Lambang Negara dan Logo dalam Kerja Sama.............
D. Pengawasan....................................................................................
103
103
104
105
106
106
109
109
113
116
116
BAB VII PERUBAHAN, PENCABUTAN, PEMBATALAN, DAN RALAT NASKAH
DINAS.................................................................................................
A. Pengertian.....................................................................................
1. Perubahan................................................................................
2. Pencabutan..............................................................................
3. Pembatalan...............................................................................
4. Ralat.........................................................................................
B. Tata Cara Perubahan, Pencabutan, Pembatalan, dan Ralat...........
117
117
117
117
117
117
117
BAB VIII PENUTUP........................................................................................... 119
ii
4. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA
NOMOR 80 TAHUN 2012
TENTANG
PEDOMAN TATA NASKAH DINAS
INSTANSI PEMERINTAH
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK INDONESIA,
Menimbang : a. bahwa dalam rangka peningkatan efisiensi dan
tertib administrasi penyelenggaraan pemerintahan
dan pembangunan serta peningkatan pelayanan
publik, telah ditetapkan Peraturan Menteri Negara
Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun
2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas;
b. bahwa Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan
Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang
Pedoman Umum Tata Naskah Dinas perlu
disesuaikan dengan peraturan perundang-undangan
dan perkembangan keadaan sehingga perlu diganti;
c. bahwa berdasarkan pertimbangan sebagaimana
dimaksud dalam huruf a dan huruf b, perlu
menetapkan Peraturan Menteri Pendayagunaan
Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi tentang
Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah;
Mengingat...
5. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-2-
Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang
Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara, serta Lagu
Kebangsaan (Lembaran Negara Republik Indonesia
Tahun 2009 Nomor 109, Tambahan Lembaran
Negara Republik Indonesia Nomor 5035)
2. Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang
Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan
(Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2011
Nomor 82, Tambahan Lembaran Negara Republik
Indonesia Nomor 5234);
3. Peraturan Presiden Nomor 47 Tahun 2009 tentang
Pembentukan dan Organisasi Kementerian Negara,
sebagaimana telah beberapa kali diubah, terakhir
dengan Peraturan Presiden Nomor 91 Tahun 2011;
4. Peraturan Presiden Nomor 24 Tahun 2010 tentang
Kedudukan, Tugas, dan Fungsi Kementerian Negara
serta Susunan Organisasi, Tugas, dan Fungsi
Eselon I Kementerian Negara sebagaimana telah
beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan
Presiden Nomor 92 Tahun 2011;
MEMUTUSKAN:
Menetapkan : PERATURAN MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR
NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI TENTANG
PEDOMAN TATA NASKAH DINAS INSTANSI
PEMERINTAH.
Pasal 1...
6. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-3-
Pasal 1
Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah adalah
sebagaimana tercantum dalam Lampiran yang
merupakan bagian tidak terpisahkan dari Peraturan
Menteri ini.
Pasal 2
Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah
sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 merupakan
acuan bagi seluruh instansi pemerintah dalam
menyelenggarakan tata naskah dinas.
Pasal 3
Tata naskah dinas yang telah ada di instansi pemerintah
secara bertahap agar disesuaikan dengan Pedoman
Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah ini paling
lambat 2 (dua) tahun sejak Peraturan Menteri ini
ditetapkan.
Pasal 4
Pada saat Peraturan Menteri ini mulai berlaku,
Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur
Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum
Tata Naskah Dinas dicabut dan dinyatakan tidak
berlaku.
Pasal 5...
7. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-4-
Pasal 5
Peraturan Menteri ini mulai berlaku pada tanggal
diundangkan.
Agar setiap orang mengetahuinya, memerintahkan
pengundangan Peraturan Menteri ini dengan
penempatannya dalam Berita Negara Republik
Indonesia.
Ditetapkan di Jakarta
pada tanggal 28 Desember 2012
MENTERI PENDAYAGUNAAN APARATUR
NEGARA DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA,
ttd
AZWAR ABUBAKAR
Diundangkan di Jakarta
pada tanggal 9 Januari 2013
MENTERI HUKUM DAN HAK ASASI MANUSIA
REPUBLIK INDONESIA,
ttd
AMIR SYAMSUDIN
BERITA NEGARA REPUBLIK INDONESIA TAHUN 2013 NOMOR 69
Salinan sesuai dengan aslinya
KEMENTERIAN PAN DAN RB
Kepala Biro Hukum dan Humas,
Gatot Sugiharto
8. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
LAMPIRAN
PERATURAN MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI REPUBLIK
INDONESIA NOMOR 80 TAHUN 2012
TENTANG PEDOMAN TATA NASKAH DINAS
INSTANSI PEMERINTAH
PEDOMAN TATA NASKAH DINAS
INSTANSI PEMERINTAH
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Ketatalaksanaan pemerintah merupakan pengaturan tentang cara
melaksanakan tugas dan fungsi dalam berbagai bidang kegiatan
pemerintahan di lingkungan instansi pemerintah. Salah satu komponen
penting dalam ketatalaksanaan pemerintah adalah administrasi umum.
Ruang lingkup administrasi umum meliputi tata naskah dinas, penamaan
lembaga, singkatan dan akronim, kearsipan, serta tata ruang perkantoran.
Tata naskah dinas sebagai salah satu unsur administrasi umum
meliputi, antara lain, pengaturan tentang jenis dan penyusunan naskah
dinas, penggunaan lambang negara, logo dan cap dinas, penggunaan
bahasa Indonesia yang baik dan benar, pengurusan naskah dinas
korespondensi, kewenangan, perubahan, pencabutan, pembatalan produk
hukum, dan ralat.
Ketentuan tentang tata naskah dinas yang berlaku untuk seluruh
instansi pemerintah telah diatur dalam Peraturan Menteri Negara
Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman
Umum Tata Naskah Dinas. Dengan adanya Undang Undang Nomor 24
Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara, serta Lagu
Kebangsaan...
9. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-2-
Kebangsaan, dan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2011 tentang
Pembentukan Peraturan Perundang-Undangan, ketentuan dalam Pedoman
Umum Tata Naskah Dinas tersebut perlu disesuaikan.
Sehubungan dengan hal tersebut, Pedoman Umum Tata Naskah Dinas
yang ditetapkan dengan Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan
Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 perlu disempurnakan.
B. Maksud dan Tujuan
1. Maksud
Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah dimaksudkan sebagai
acuan penyelenggaraan tata naskah dinas pada instansi pemerintah.
2. Tujuan
Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah bertujuan
menciptakan kelancaran komunikasi tulis yang efektif dan efisien dalam
penyelenggaraan pemerintahan.
C. Sasaran
Sasaran penetapan Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah
adalah:
1. tercapainya kesamaan pengertian dan pemahaman dalam
penyelenggaraan tata naskah dinas di seluruh instansi pemerintah;
2. terwujudnya keterpaduan penyelenggaraan tata naskah dinas dengan
unsur lainnya dalam lingkup administrasi umum;
3. terwujudnya kemudahan dan kelancaran dalam komunikasi tulis;
4. tercapainya efektivitas dan efisiensi penyelenggaraan tata naskah dinas;
5. berkurangnya tumpang-tindih dan pemborosan penyelenggaraan tata
naskah dinas.
D. Asas...
10. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-3-
D. Asas
Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah ini disusun berdasarkan
asas sebagai berikut.
1. Efektif dan Efisien
Penyelenggaraan tata naskah dinas perlu dilakukan secara efektif dan
efisien dalam penulisan, penggunaan ruang atau lembar naskah dinas,
spesifikasi informasi, serta dalam penggunaan bahasa Indonesia yang
baik, benar, dan lugas.
2. Pembakuan
Naskah dinas diproses dan disusun menurut tata cara dan bentuk yang
telah dibakukan.
3. Pertanggungjawaban
Penyelenggaraan tata naskah dinas dapat dipertanggungjawabkan dari
segi isi, format, prosedur, kewenangan, dan keabsahan.
4. Keterkaitan
Kegiatan penyelenggaraan tata naskah dinas dilakukan dalam satu
kesatuan sistem administrasi umum.
5. Kecepatan dan Ketepatan
Naskah dinas harus dapat diselesaikan secara cepat, tepat waktu, dan
tepat sasaran dalam redaksional, prosedural, dan distribusi.
6. Keamanan
Tata naskah dinas harus aman dalam penyusunan, klasifikasi,
penyampaian kepada yang berhak, pemberkasan, kearsipan, dan
distribusi.
E. Ruang Lingkup
Ruang lingkup Pedoman Tata Naskah Dinas Instansi Pemerintah
meliputi pengaturan tentang jenis dan format naskah dinas; penyusunan
naskah dinas; pengurusan naskah dinas korespondensi; pejabat penanda
tangan...
11. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-4-
tangan naskah dinas; penggunaan lambang negara dan logo dalam naskah
dinas; serta perubahan, pencabutan,pembatalan, dan ralat naskah dinas.
F. Pengertian Umum
Pengertian umum dalam pedoman ini meliputi hal-hal berikut.
1. Administrasi umum adalah rangkaian kegiatan administrasi yang
meliputi tata naskah dinas, penamaan lembaga, singkatan dan akronim,
kearsipan, serta tata ruang perkantoran.
2. Naskah dinas adalah komunikasi tulis sebagai alat komunikasi
kedinasan yang dibuat dan/atau dikeluarkan oleh pejabat yang
berwenang di lingkungan instansi pemerintah dalam rangka
penyelenggaraan tugas pemerintahan.
3. Tata naskah dinas adalah penyelenggaraan komunikasi tulis yang
meliputi pengaturan jenis, format, penyiapan, pengamanan,
pengabsahan, distribusi dan penyimpanan naskah dinas, serta media
yang digunakan dalam komunikasi kedinasan.
4. Format adalah susunan dan bentuk naskah yang menggambarkan tata
letak dan redaksional, serta penggunaan lambang negara, logo, dan cap
dinas.
5. Penanda tangan naskah dinas adalah pejabat yang menandatangani
naskah dinas sesuai dengan tugas dan tanggung jawab kedinasan pada
jabatannya.
6. Instansi pemerintah adalah kementerian, lembaga pemerintah
nonkementerian, sekretariat lembaga negara, lembaga setingkat menteri
dan lembaga lain, lembaga nonstruktural, serta pemerintah provinsi dan
kabupaten/kota.
7. Lambang Negara adalah Garuda Pancasila dengan semboyan Bhinneka
Tunggal Ika.
8. Logo adalah gambar dan/atau huruf sebagai identitas instansi
pemerintah.
BAB II...
12. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
BAB II
JENIS DAN FORMAT NASKAH DINAS
Jenis naskah dinas terdiri atas dua macam, yaitu naskah dinas arahan dan
naskah dinas korespondensi. Kedua jenis naskah dinas tersebut dijelaskan
sebagai berikut.
A. Naskah Dinas Arahan
Naskah dinas arahan merupakan naskah dinas yang memuat
kebijakan pokok atau kebijakan pelaksanaan yang harus dipedomani dan
dilaksanakan dalam penyelenggaraan tugas dan kegiatan setiap instansi
pemerintah yang berupa produk hukum yang bersifat pengaturan,
penetapan, dan penugasan.
1. Naskah Dinas Pengaturan
Naskah dinas yang bersifat pengaturan terdiri atas peraturan, pedoman,
petunjuk pelaksanaan, Standar Operasional Prosedur (SOP), dan surat
edaran.
a. Peraturan
Ketentuan lebih lanjut tentang pengertian, kewenangan, format, dan
tata cara penulisan peraturan diatur dengan peraturan perundang-
undangan.
b. Pedoman
1) Pengertian
Pedoman adalah naskah dinas yang memuat acuan yang bersifat
umum di lingkungan instansi pemerintah yang perlu dijabarkan
ke dalam petunjuk operasional dan penerapannya disesuaikan
dengan karakteristik instansi/organisasi yang bersangkutan.
2) Wewenang...
13. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-6-
2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Pedoman dibuat dalam rangka menindaklanjuti kebijakan yang
lebih tinggi dan pengabsahannya ditetapkan dengan peraturan
pejabat yang berwenang.
3) Susunan
a) Lampiran
Pedoman dicantumkan sebagai lampiran peraturan dan ditulis
di atas kertas dengan menggunakan lambang negara dan nama
jabatan pejabat negara (untuk pejabat negara) atau logo dan
nama jabatan pimpinan tertinggi instansi (untuk nonpejabat
negara) yang diletakkan secara simetris di atas, serta
dicantumkan tulisan lampiran peraturan, nomor, tentang, dan
nama pedoman dengan menggunakan huruf kapital serta
ditempatkan secara simetris.
b) Kepala
Bagian kepala pedoman terdiri dari
(1) tulisan pedoman dengan menggunakan huruf kapital dan
dicantumkan di tengah atas;
(2) rumusan judul pedoman yang ditulis secara simetris dengan
huruf kapital.
c) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh pedoman terdiri dari
(1) pendahuluan, yang berisi latar belakang, maksud dan
tujuan, sasaran, asas, ruang lingkup, danpengertian umum;
(2) materi pedoman;
(3) penutup, yang terdiri dari hal yang harus diperhatikan dan
penjabaran lebih lanjut.
d) Kaki...
14. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-7-
d) Kaki
Bagian kaki pedoman terdiri dari
(1) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis
dalam huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma;
(2) tanda tangan;
(3) nama lengkap, yang ditulis dengan huruf kapital, tanpa
mencantumkan gelar.
Format pedoman dapat dilihat pada Contoh 1A dan 1B.
CONTOH 1A...
15. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-8-
CONTOH 1A
FORMAT PEDOMAN YANG DITANDATANGANI OLEH PEJABAT NEGARA
NAMA JABATAN
………………………..
REPUBLIK INDONESIA
LAMPIRAN
PERATURAN MENTERI……………..
REPUBLIK INDONESIA
NOMOR ... TAHUN ...
TENTANG
PEDOMAN ……………………………
PEDOMAN
…………………………………
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
……………………………...…………………………………………..…………………
B. Maksud dan Tujuan
…………………………...……………………………………………..……………………
C. Sasaran
………………………………..………………………………………..……………………..
D. Asas
………………..……..….……………………………………………..……………………..
E. Ruang Lingkup
………………..……..….……………………………………………..…………………..
F. Pengertian Umum
………………..……..….……………………………………………..…………………..
BAB II
A. …………….…….…………………………………………………………………………..
B. dan seterusnya
BAB III
A. ……...………….…………………………………………………………………..
……...………….………………………………………………………………………..
B. dan seterusnya
NAMA JABATAN,
Tanda Tangan dan Cap jabatan
NAMA LENGKAP
Judul Pedoman yang
ditulis dengan huruf
kapital
Memuat latar
belakang tentang
ditetapkannya
pedoman, maksud
dan tujuan, sasaran,
asas, ruang lingkup,
dan pengertian
umum
Nama jabatan dan
nama lengkap yang
ditulis dengan huruf
kapital
Terdiri dari konsepsi
dasar/pokok-
pokok/isi pedoman
Lambang Negara
dan nama jabatan
yang telah dicetak
Penulisan Lampiran
CONTOH 1B...
16. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-9-
CONTOH 1B
FORMAT PEDOMAN YANG DITANDATANGANI OLEH NONPEJABAT NEGARA
NAMA INSTANSI
LAMPIRAN
PERATURAN KEPALA…………………
REPUBLIK INDONESIA
NOMOR ... TAHUN ...
TENTANG…………………………….
PEDOMAN ……………………………
PEDOMAN
…………………………………
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
……………………………...…………………………………………..…………………
B. Maksud dan Tujuan
…………………………...……………………………………………..……………………
C. Sasaran
………………………………..………………………………………..……………………..
D. Asas
………………..……..….……………………………………………..……………………..
E. Ruang Lingkup
………………..……..….……………………………………………..…………………..
F. Pengertian Umum
………………..……..….……………………………………………..…………………..
BAB II
A. …………….…….…………………………………………………………………………..
B. dan seterusnya
BAB III
A. ……...………….…………………………………………………………………..
B. dan seterusnya
NAMA JABATAN,
Tanda Tangan
dan Cap jabatan
NAMA LENGKAP
Judul Pedoman yang
ditulis dengan huruf
kapital
Nama jabatan dan nama
lengkap yang ditulis
dengan huruf kapital
Terdiri dari konsepsi
dasar/pokok-pokok
Logo dan nama
instansi yang telah
dicetak
Logo
Memuat latar
belakang tentang
ditetapkannya
pedoman, maksud
dan tujuan, sasaran,
asas, ruang lingkup,
dan pengertian
umum
Penulisan Lampiran
c. Petunjuk...
17. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-10-
c. Petunjuk Pelaksanaan
1) Pengertian
Petunjuk pelaksanaan adalah naskah dinas pengaturan yang
memuat cara pelaksanaan kegiatan, termasuk urutan
pelaksanaannya.
2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani
petunjuk pelaksanaan adalah pejabat pimpinan tertinggi instansi
pemerintah.
3) Susunan
a) Lampiran
Petunjuk pelaksanaan dicantumkan sebagai lampiran peraturan
dan ditulis di atas kertas dengan menggunakan lambang negara
dan nama jabatan pejabat negara (untuk pejabat negara) atau
logo dan nama jabatan pimpinan tertinggi instansi (untuk
nonpejabat negara) yang diletakkan secara simetris di atas,
serta dicantumkan tulisan lampiran peraturan, nomor, tentang,
dan nama pelaksanaan dengan menggunakan huruf kapital
serta ditempatkan secara simetris.
b) Kepala
Bagian kepala petunjuk pelaksanaan terdiri dari
(1) tulisan petunjuk pelaksanaan dengan huruf kapital,
dicantumkan di tengah atas;
(2) rumusan judul petunjuk pelaksanaan, ditulis dengan huruf
kapital dan dicantumkan secara simetris.
c) Batang...
18. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-11-
c) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh petunjuk pelaksanaan terdiri dari
(1) pendahuluan, yang memuat penjelasan umum, maksud dan
tujuan petunjuk pelaksanaan, ruang lingkup, pengertian,
dan hal lain yang dipandang perlu;
(2) batang tubuh materi petunjuk pelaksanaan, yang dengan
jelas menunjukkan urutan tindakan, pengorganisasian,
koordinasi, pengawasan dan pengendalian, serta hal lain
yang dipandang perlu untuk dilaksanakan.
d) Kaki
Bagian kaki petunjuk pelaksanaan terdiri dari
(1) nama jabatan pejabat yang menetapkan petunjuk
pelaksanaan, yang ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri
dengan tanda baca koma;
(2) tanda tangan pejabat yang menetapkan;
(3) nama lengkap pejabat yang menandatangani yang
ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.
4) Distribusi
Distribusi dilakukan dengan menggunakan daftar distribusi yang
berlaku.
Format petunjuk pelaksanaan dapat dilihat pada Contoh 2A dan 2B.
CONTOH 2A...
19. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-12-
CONTOH 2A
FORMAT PETUNJUK PELAKSANAAN YANG DITANDATANGANI OLEH
PEJABAT NEGARA
NAMA JABATAN
………………………..
REPUBLIK INDONESIA
LAMPIRAN
PERATURANMENTERI……………
REPUBLIK INDONESIA
NOMOR ... TAHUN ...
TENTANG
PETUNJUK PELAKSANAAN…………..
PETUNJUK PELAKSANAAN
…………………………………
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
………………………...…………………………………………..………………………….
B. Maksud dan Tujuan
………………………...……………………………………………..………………………….
C. Ruang Lingkup
…………………………..………………………………………..………………………….
D. Pengertian Umum
……………..……..….……………………………………………..………………………….
BAB II
PELAKSANAAN
A. …………………………………………………..………………………….
B. dan seterusnya
NAMA JABATAN,
Tanda Tangan dan Cap jabatan
NAMA LENGKAP
Judul Juklak yang
ditulis dengan
huruf kapital
Memuat alasan
tentang
ditetapkannya
petunjuk
pelaksanaan, maksud
dan tujuan, sasaran,
ruang lingkup, dan
pengertian umum
Menunjukkan urutan
tindakan,
pengorganisasian,
koordinasi ,
pengawasan
pengendalian, dsb.
Nama jabatan dan
nama lengkap yang
ditulis dengan huruf
kapital
Lambang Negara
dan nama jabatan
yang telah dicetak
Penulisan Lampiran
CONTOH 2B...
20. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-13-
CONTOH 2B
FORMAT PETUNJUK PELAKSANAAN YANG DITANDATANGANI OLEH
NONPEJABAT NEGARA
NAMA INSTANSI
LAMPIRAN
PERATURAN KEPALA…………
REPUBLIK INDONESIA
NOMOR ... TAHUN ...
TENTANG
PETUNJUK PELAKSANAAN………..
PETUNJUK PELAKSANAAN
…………………………………
BAB I
PENDAHULUAN
A.Latar Belakang
………………………...…………………………………………..………………………….
B. Maksud dan Tujuan
………………………...……………………………………………..………………………….
C. Ruang Lingkup
…………………………..………………………………………..………………………….
D. Pengertian Umum
………..……..….……………………………………………..………………………….
BAB II
PELAKSANAAN
A. …………………………………………………..………………………….
B. dan seterusnya
NAMA JABATAN,
Tanda Tangan dan Cap jabatan
NAMA LENGKAP
Judul Juklak yang
ditulis dengan
huruf kapital
Memuat alasan
tentang
ditetapkannya
petunjuk
pelaksanaan, maksud
dan tujuan, sasaran,
ruang lingkup, dan
pengertian umum
Menunjukkan urutan
tindakan,
pengorganisasian,
koordinasi ,
pengendalian, dsb.
Nama jabatan dan
nama lengkap yang
ditulis dengan huruf
kapital
Logo
Logo dan nama
instansi yang telah
dicetak
Penulisan Lampiran
d. Standar...
21. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-14-
d. Standar Operasional Prosedur
Standar Operasional Prosedur (SOP) adalah serangkaian instruksi
tertulis yang dibakukan mengenai berbagai proses penyelenggaraan
aktivitas organisasi, bagaimana, kapan harus dilakukan, di mana,
dan oleh siapa dilakukan.
SOP administrasi pemerintahan merupakan prosedur operasional
standar dari berbagai proses penyelenggaraan administrasi
pemerintahan. Ketentuan lebih lanjut tentang SOP administrasi
pemerintahan diatur dengan peraturan perundang-undangan.
e. Surat Edaran
1) Pengertian
Surat edaran adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan
tentang hal tertentu yang dianggap penting dan mendesak.
2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Kewenangan untuk menetapkan dan menandatangani surat
edaran oleh pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah dapat
dilimpahkan kepada pejabat pimpinan sekretariat instansi
pemerintah atau pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi
surat edaran.
3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala surat edaran terdiri dari
(1) kop naskah dinas, yang berisi gambar lambang negara dan
nama jabatan (untuk pejabat negara) atau logo instansi dan
nama instansi (untuk nonpejabat negara), yang ditulis
dengan huruf kapital, diletakkan secara simetris;
(2) tulisan surat edaran, yang dicantumkan di bawah lambang
negara/logo instansi, ditulis dengan huruf kapital serta
nomor surat edaran di bawahnya secara simetris,
(3) kata...
22. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-15-
(3) kata tentang, yang dicantumkan di bawah frasa surat edaran
ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(4) rumusan judul surat edaran, yang ditulis dengan huruf
kapital secara simetris di bawah kata tentang.
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat edaran terdiri dari
(1) alasan tentang perlunya dibuat surat edaran;
(2) peraturan perundang-undangan atau naskah dinas lain yang
menjadi dasar pembuatan surat edaran;
(3) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap
mendesak.
c) Kaki
Bagian kaki surat edaran terdiri dari
(1) tempat dan tanggal penetapan;
(2) nama jabatan pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan
huruf kapital, diakhiri dengan tanda baca koma;
(3) tanda tangan pejabat penanda tangan;
(4) nama lengkap pejabat penanda tangan, yang ditulis dengan
huruf kapital;
(5) cap dinas.
4) Distribusi
Surat edaran disampaikan dengan surat dinas/memorandum/nota
dinas dari pejabat yang berwenang kepada pejabat dan pihak
terkait lainnya.
Format surat edaran dapat dilihat pada Contoh 3A dan 3B.
CONTOH 3A...
23. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-16-
CONTOH 3A
FORMAT SURAT EDARAN YANG DITANDATANGANI OLEH PEJABAT NEGARA
NAMA JABATAN
………………………..
REPUBLIK INDONESIA
SURAT EDARAN
NOMOR …. TAHUN ....
TENTANG
………………………………………………………….
A. Latar Belakang
…………………………………………………………………………………………………………………………………
………….………………………
B. Maksud dan Tujuan
…………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………..……………………………………………
C. Ruang Lingkup
…………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………
D. Dasar
…………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………
E. …………………………………..……………………………………………
dan seterusnya.
Ditetapkan di ……………………
pada tanggal …………………...
NAMA JABATAN,
Tanda Tangan dan Cap jabatan
NAMA LENGKAP
Penomoran yang
berurutan dalam 1
tahun takwin
Judul Surat Edaran
yang ditulis dengan
huruf kapital
Memuat alasan
tentang perlu
diterapkannya Surat
Edaran, maksud dan
tujuan, ruang lingkup,
dasar dan seterusnya
Memuat ketentuan peraturan
perundang-undangan yang menjadi
dasar ditetapkannya Surat Edaran
Kota sesuai dengan
alamat instansi dan
tanggal
penandatanganan
Memuat pemberitahuan tentang
hal tertentu yang dianggap
mendesak
Lambang Negara dan
nama jabatan yang
telah dicetak
Nama jabatan dan
nama lengkap yang
ditulis dengan huruf
kapital
CONTOH 3B...
24. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-17-
CONTOH 3B
FORMAT SURAT EDARAN YANG DITANDATANGANI
OLEH NONPEJABAT NEGARA
NAMA INSTANSI
SURAT EDARAN
NOMOR …. TAHUN ....
TENTANG
………………………………………………………….
A. Latar Belakang
…………………………………………………………………………………………………………………………………
………….………………………
B. Maksud dan Tujuan
…………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………..……………………………………………
C. Ruang Lingkup
…………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………..
D. Dasar
…………………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………………
E. …………………………………..……………………………………………
dan seterusnya.
Ditetapkan di ……………………
pada tanggal …………………...
NAMA JABATAN,
Tanda Tangan dan Cap jabatan
NAMA LENGKAP
Penomoran yang
berurutan dalam
1 tahun takwin
Judul Surat Edaran
yang ditulis dengan
huruf kapital
Memuat alasan
tentang perlu
diterapkannya
Surat Edaran
Memuat ketentuan
peraturan perundang-
undangan yang menjadi
dasar ditetapkannya Surat
Edaran
Kota sesuai dengan alamat
instansi dan tanggal
penandatanganan
Memuat
pemberitahuan tentang
hal tertentu yang
dianggap mendesak
Logo Logo dan nama
instansi yang telah
dicetak
Nama jabatan dan
nama lengkap yang
ditulis dengan huruf
kapital
2. Naskah...
25. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-18-
2. Naskah Dinas Penetapan (Keputusan)
Jenis naskah dinas penetapan hanya ada satu macam, yaitu Keputusan,
a. Pengertian
Keputusan adalah naskah dinas yang memuat kebijakan yang bersifat
menetapkan, tidak bersifat mengatur, dan merupakan pelaksanaan
kegiatan, yang digunakan untuk:
1) menetapkan/mengubah status kepegawaian/personal/
keanggotaan/material/peristiwa;
2) menetapkan/mengubah/membubarkan suatu kepanitiaan/tim;
3) menetapkan pelimpahan wewenang.
b. Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani Keputusan
adalah pejabat yang bewenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang,
dan tanggung jawabnya.
c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala Keputusan terdiri dari:
(a) kop naskah dinas, yang berisi lambang negara dan nama
jabatan (untuk pejabat negara) atau logo dan nama instansi
(untuk nonpejabat negara), yang ditulis dengan huruf kapital
secara simetris;
(b) kata keputusan dan nama jabatan pejabat yang menetapkan,
yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(c) nomor Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital secara
simetris;
(d) kata penghubung tentang, yang ditulis dengan huruf kapital;
(e) judul Keputusan, yang ditulis dengan huruf kapital;
(f) nama jabatan pejabat yang menetapkan Keputusan, yang ditulis
dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda baca koma.
2) Konsiderans...
26. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-19-
2) Konsiderans
Bagian konsiderans Keputusan terdiri dari
(a) kata Menimbang, yaitu konsiderans yang memuat
alasan/tujuan/kepentingan/pertimbangan tentang perlu
ditetapkannya Keputusan;
(b) kata Mengingat, yaitu konsiderans yang memuat peraturan
perundang-undangan sebagai dasar pengeluaran Keputusan.
3) Diktum
Bagian diktum Keputusan terdiri dari hal berikut.
(a) Diktum dimulai dengan kata memutuskan yang ditulis dengan
huruf kapital dan diikuti kata menetapkan di tepi kiri dengan
huruf awal kapital.
(b) Substansi kebijakan yang ditetapkan dicantumkan setelah kata
menetapkan yang ditulis dengan huruf awal kapital.
(c) Untuk keperluan tertentu, Keputusan dapat dilengkapi dengan
Salinan dan Petikan sesuai dengan peraturan perundang-
undangan.
4) Batang Tubuh
Sistematika dan cara penulisan bagian batang tubuh Keputusan
sama dengan ketentuan dalam penyusunan Peraturan, tetapi
substansi Keputusan diuraikan bukan dalam pasal-pasal,
melainkan diawali dengan bilangan bertingkat/diktum Kesatu,
Kedua, Ketiga, dan seterusnya.
5) Kaki
Bagian kaki Keputusan terdiri dari
(a) tempat dan tanggal penetapan Keputusan;
(b) jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan huruf
kapital, dan diakhiri dengan tanda baca koma;
(c) tanda tangan pejabat yang menetapkan Keputusan;
(d) nama...
27. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-20-
(d) nama lengkap pejabat yang menandatangani Keputusan, yang
ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.
d. Pengabsahan
1) Pengabsahan merupakan suatu pernyataan bahwa sebelum
digandakan dan didistribusikan dengan sah, suatu Keputusan telah
dicatat dan diteliti sehingga dapat diumumkan oleh pejabat yang
bertanggung jawab di bidang hukum atau administrasi umum atau
pejabat yang ditunjuk sesuai dengan substansi Keputusan.
2) Pengabsahan dicantumkan di bawah ruang tanda tangan sebelah
kiri bawah, yang terdiri atas kata Salinan sesuai dengan aslinya,
nama jabatan, tanda tangan, nama pejabat penanda tangan, dan
dibubuhi nama jabatan dan nama lengkap ditulis dengan huruf
awal kapital.
e. Distribusi
Keputusan yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang
berkepentingan.
f. Hal yang Perlu Diperhatikan
Pengertian, kewenangan, format, dan tata cara penulisan keputusan
yang bersifat pengaturan disesuaikan dengan ketentuan peraturan
perundang-undangan.
Format Keputusan dapat dilihat pada Contoh 4.
CONTOH 4...
28. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-21-
CONTOH 4
FORMAT KEPUTUSAN YANG DITANDATANGANI OLEH NONPEJABAT NEGARA
NAMA INSTANSI
KEPUTUSAN…………………….………………
NOMOR … TAHUN ….
TENTANG
………………………………………………………….
NAMA JABATAN ……………………..
Menimbang : a. bahwa …………………………………………………………….
……………………………………………………………………..…;
b. bahwa ………………..…………………………………
……………………………………………..;
Mengingat : 1. …………………………………………………………………;
2. ………………………………………………………………………;
MEMUTUSKAN:
Menetapkan: KEPUTUSAN ………………………… TENTANG….…………………
………………………….……………….………………………………
KESATU :
…………………………………………………………………………………………………
KEDUA :
…………………………………………………………………………………………………
KETIGA :
…………………………………………………………………………………………………
Ditetapkan di ……………………
pada tanggal …….…………….
NAMA JABATAN,
Tanda Tangan dan Cap jabatan
NAMA LENGKAP
Logo dan nama
jabatan yang telah
dicetak
Judul Keputusan
ditulis dengan
huruf kapital
Memuat alasan tentang
perlu ditetapkan
Keputusan
Memuat Ketentuan
perundang-undangan
yang menjadi dasar
ditetapkannya Peraturan
Memuat subtansi
tentang kebijakan
yang ditetapkan
Kota sesuai dengan
alamat instansi
&tanggal
penandatanganan
Nama jabatan &
nama lengkap yang
ditulis dengan
huruf kapital
Logo
3. Naskah...
29. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-22-
3. Naskah Dinas Penugasan
a. Instruksi
1) Pengertian
Instruksi adalah naskah dinas yang memuat perintah atau arahan
untuk melakukan pekerjaan atau melaksanakan tugas yang
bersifat sangat penting.
2) Wewenang Penetapan dan Penandatanganan
Pejabat yang berwenang menetapkan dan menandatangani
instruksi adalah pejabat pimpinan tertinggi instansi pemerintah.
3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala instruksi terdiri dari
(1) kop naskah dinas yang berisi gambar lambang negara dan
tulisan nama jabatan (untuk pejabat negara) atau logo
instansi dan nama instansi (untuk nonpejabat negara), yang
ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(2) kata instruksi dan nama jabatan pejabat yang menetapkan,
yang ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(3) nomor instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara
simetris;
(4) kata tentang, yang ditulis dengan huruf kapital secara
simetris;
(5) judul instruksi, yang ditulis dengan huruf kapital secara
simetris;
(6) nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi, yang
ditulis dengan huruf kapital, dan diakhiri dengan tanda
baca koma secara simetris.
b) Konsiderans...
30. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-23-
b) Konsiderans
Bagian konsiderans instruksi terdiri dari
(1) kata menimbang, yang memuat latar belakang penetapan
instruksi;
(2) kata mengingat, yang memuat dasar hukum sebagai
landasan penetapan instruksi.
c) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh instruksi memuat substansi Instruksi.
d) Kaki
Bagian kaki instruksi terdiri dari
(1) tempat (kota sesuai dengan alamat instansi) dan tanggal
penetapan instruksi;
(2) nama jabatan pejabat yang menetapkan instruksi, yang
ditulis dengan huruf kapital dan diakhiri dengan tanda
koma;
(3) tanda tangan pejabat yang menetapkan instruksi;
(4) nama lengkap pejabat yang menandatangani instruksi, yang
ditulis dengan huruf kapital, tanpa mencantumkan gelar.
4) Distribusi dan Tembusan
Instruksi yang telah ditetapkan didistribusikan kepada yang
berkepentingan.
5) Hal yang Perlu Diperhatikan
a) Instruksi merupakan pelaksanaan kebijakan pokok sehingga
instruksi harus merujuk pada suatu peraturan perundang-
undangan.
b) Wewenang penetapan dan penandatanganan instruksi tidak
dapat dilimpahkan kepada pejabat lain.
Format instruksi dapat dilihat pada Contoh 5A dan 5B.
CONTOH 5A...
31. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-24-
CONTOH 5A
FORMAT INSTRUKSI YANG DITANDATANGANI OLEH PEJABAT NEGARA
NAMA JABATAN
………………………..
REPUBLIK INDONESIA
INSTRUKSI
…………………….………………
NOMOR … TAHUN ….
TENTANG
………………………………………………………….
NAMA JABATAN …………………………………..
Dalam rangka …………………….………..………..………... dengan ini memberi instruksi
Kepada : 1. Nama/Jabatan Pegawai;
2. Nama/Jabatan Pegawai;
3. Nama/Jabatan Pegawai;
4. Nama/Jabatan Pegawai;
Untuk :
KESATU: …………………………………………………………………………..
KEDUA: …………………………………………………………………………..
KETIGA: …………………………………………………………………………..
KEEMPAT: Melaksanakan instruksi ini dengan penuh tanggung jawab.
Instruksi …. ini mulai berlaku pada tanggal dikeluarkan.
Dikeluarkan di ……………………
pada tanggal …………………...
NAMA JABATAN,
Tanda Tangan dan Cap jabatan
NAMA LENGKAP
Lambang
Negara dan
nama jabatan
yang telah
dicetak
Judul Instruksi
yang ditulis
dengan huruf
kapital
Memuat alasan
tentang perlu
ditetapkan
Instruksi
Nama jabatan dan
nama lengkap yang
ditulis dengan huruf
kapital
Daftar pejabat yang
menerima Instruksi
Memuat substansi
tentang arahan yang
diinstruksikan
Kota sesuai dengan
alamat instansi dan
tanggal
penandatanganan
CONTOH 5B...
32. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-25-
CONTOH 5B
FORMAT INSTRUKSI YANG DITANDATANGANI OLEH NONPEJABAT NEGARA
NAMA INSTANSI
INSTRUKSI
…………………….………………
NOMOR … TAHUN ….
TENTANG
………………………………………………………….
NAMA JABATAN …………………………………..
Dalam rangka …………………….………..………..………... dengan ini memberi instruksi
Kepada : 1. Nama/Jabatan Pegawai;
2. Nama/Jabatan Pegawai;
3. Nama/Jabatan Pegawai;
4. Nama/Jabatan Pegawai;
Untuk :
KESATU: …………………………………………………………………………..
KEDUA: …………………………………………………………………………..
KETIGA: …………………………………………………………………………..
KEEMPAT: Melaksanakan instruksi ini dengan penuh tanggung jawab.
Instruksi …. ini mulai berlaku pada tanggal dikeluarkan.
Dikeluarkan di ……………………
pada tanggal …………………...
NAMA JABATAN,
Tanda Tangan dan Cap jabatan
NAMA LENGKAP
Judul Instruksi
yang ditulis
dengan huruf
kapital
Memuat alasan
tentang perlu
ditetapkan
Instruksi
Nama jabatan dan
nama lengkap yang
ditulis dengan huruf
kapital
Daftar pejabat yang
menerima Instruksi
Memuat substansi
tentang arahan yang
diinstruksikan
Kota sesuai dengan
alamat instansi dan
tanggal
penandatanganan
Logo
Logo dan nama
jabatan yang telah
dicetak
b. Surat...
33. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-26-
b. Surat Perintah
1) Pengertian
Surat perintah adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang
berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya
yang berisi perintah untuk melaksanakan pekerjaan tertentu.
2) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan
Surat perintah dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat
yang bewenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan
tanggung jawabnya.
3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala surat perintah terdiri dari
(1) kop naskah dinas, yang berisi lambang negara dan nama
jabatan (untuk pejabat negara) atau logo dan nama instansi
(untuk nonpejabat negara), yang ditulis dengan huruf awal
kapital secara simetris;
(2) kata surat perintah, yang ditulis dengan huruf kapital secara
simetris;
(3) nomor, yang berada di bawah tulisan surat perintah.
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat perintah terdiri dari hal berikut.
(1) Konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar:
pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat perintah;
dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan
ditetapkannya surat perintah tersebut.
(2) Diktum dimulai dengan frasa memberi perintah, yang ditulis
dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris, diikuti
kata kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang
mendapat perintah. Di bawah kata kepada ditulis kata untuk
disertai perintah-perintah yang harus dilaksanakan.
c) Kaki...
34. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-27-
c) Kaki
Bagian kaki surat perintah terdiri dari
(1) tempat dan tanggal surat perintah;
(2) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis
dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya, dan
diakhiri dengan tanda baca koma;
(3) tanda tangan pejabat yang menugasi;
(4) nama lengkap pejabat yang menandatangani surat perintah,
yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal
unsurnya;
(5) cap dinas.
4) Distribusi dan Tembusan
a) Surat perintah disampaikan kepada pihak yang mendapat
perintah.
b) Tembusan surat perintah disampaikan kepada pejabat/instansi
yang terkait.
5) Hal yang Perlu Diperhatikan
a) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar.
b) Jika perintah merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang
ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom
nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan.
c) Surat perintah tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat
selesai dilaksanakan.
Format surat perintah dapat dilihat pada Contoh 6A dan 6B.
CONTOH 6A...
35. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-28-
CONTOH 6A
FORMAT SURAT PERINTAH YANG DITANDATANGANI OLEH PEJABAT
NEGARA
NAMA JABATAN
………………………..
REPUBLIK INDONESIA
SURAT PERINTAH
NOMOR …/../../..
……………………………
Menimbang : a. bahwa …………………………………………………………….…;
b. bahwa ……………………………………………………………..…;
Dasar : 1. …………………………………………………………………………;
2. …………………………………………………………………………;
Memberi Perintah
Kepada : 1. …………………………………………………………………………;
2. …………………………………………………………………………;
3. …………………………………………………………………………;
4. dan seterusnya.
Untuk : 1. …………………………………………………………………………;
2. …………………………………………………………………………;
3. …………………………………………………………………………;
4. dan seterusnya.
Nama Tempat, Tanggal
Nama Jabatan,
Tanda Tangan dan Cap Instansi
Nama Lengkap
Tembusan:
1. ....
2. .…
CONTOH 6B
Nama jabatan dan
nama lengkap yang
ditulis dengan
huruf awal kapital
Nama Jabatan
yang
menandatangani
Lambang
Negara dan
nama jabatan
yang telah
dicetak
Daftar Pejabat
yang menerima
perintah
Kota sesuai alamat
instansi dan tanggal
penandatanganan
Memuat Substansi
arahan yang
diperintahkan
Memuat
Peraturan/ dasar
ditetapkan Surat
Perintah
CONTOH 6B...
36. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-29-
FORMAT SURAT PERINTAH YANG DITANDATANGANI OLEH NONPEJABAT
NEGARA
NAMA INSTANSI
SURAT PERINTAH
NOMOR …/../../..
……………………………
Menimbang : a. bahwa …………………………………………………………….…;
b. bahwa ……………………………………………………………..…;
Dasar : 1. …………………………………………………………………………;
2. …………………………………………………………………………;
Memberi Perintah
Kepada : 1. …………………………………………………………………………;
2. …………………………………………………………………………;
3. …………………………………………………………………………;
4. dan seterusnya.
Untuk : 1. …………………………………………………………………………;
2. …………………………………………………………………………;
3. …………………………………………………………………………;
4. dan seterusnya.
Nama Tempat, Tanggal
Nama Jabatan,
Tanda Tangan dan Cap Instansi
Nama Lengkap
Tembusan:
1. ....
2. .…
c. Surat Tugas
Logo dan nama
instansi yang telah
dicetak
Logo
Nama Jabatan
yang
menandatangani
Daftar Pejabat
yang menerima
perintah
Memuat Substansi
arahan yang
diperintahkan
Nama jabatan dan
nama lengkap yang
ditulis dengan
huruf awal kapital
Memuat
Peraturan/ dasar
ditetapkan Surat
Perintah
Kota sesuai alamat
instansi dan tanggal
penandatanganan
c.Surat...
37. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-30-
1) Pengertian
Surat tugas adalah naskah dinas dari atasan atau pejabat yang
berwenang yang ditujukan kepada bawahan atau pegawai lainnya
yang berisi penugasan untuk melaksanakan pekerjaan sesuai
dengan tugas dan fungsi.
2) Wewenang Pembuatan dan Penandatangan
Surat tugas dibuat dan ditandatangani oleh atasan atau pejabat
yang bewenang berdasarkan lingkup tugas, wewenang, dan
tanggung jawabnya.
3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala Surat Tugas terdiri dari
(1) kop naskah dinas, yang berisi lambang negara dan nama
jabatan (untuk pejabat negara) atau logo dan nama instansi
(untuk nonpejabat negara), yang ditulis dengan huruf awal
kapital secara simetris;
(2) kata surat tugas, yang ditulis dengan huruf kapital secara
simetris;
(3) nomor, yang berada di bawah tulisan surat tugas.
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat tugas terdiri dari hal berikut.
(1) Konsiderans meliputi pertimbangan dan/atau dasar:
pertimbangan memuat alasan ditetapkannya surat tugas;
dasar memuat ketentuan yang dijadikan landasan
ditetapkannya surat tugas tersebut.
(2) Diktum dimulai dengan frasa memberi tugas, yang ditulis
dengan huruf kapital dicantumkan secara simetris, diikuti
kata kepada di tepi kiri serta nama dan jabatan pegawai yang
mendapat tugas. Di bawah kata kepada ditulis kata untuk
disertai tugas-tugas yang harus dilaksanakan.
mendapat...
38. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-31-
c) Kaki
Bagian kaki surat tugas terdiri dari
(1) tempat dan tanggal surat tugas;
(2) nama jabatan pejabat yang menandatangani, yang ditulis
dengan huruf awal kapital pada setiap awal unsurnya, dan
diakhiri dengan tanda baca koma;
(3) tanda tangan pejabat yang menugasi;
(4) nama lengkap pejabat yang menandatangani surat tugas,
yang ditulis dengan huruf awal kapital pada setiap awal
unsurnya;
(5) cap dinas.
4) Distribusi dan Tembusan
a) Surat Tugas disampaikan kepada yang mendapat tugas.
b) Tembusan surat tugas disampaikan kepada pejabat/instansi
yang terkait.
5) Hal yang Perlu Diperhatikan
a) Bagian konsiderans memuat pertimbangan atau dasar.
b) Jika tugas merupakan tugas kolektif, daftar pegawai yang
ditugasi dimasukkan ke dalam lampiran yang terdiri dari kolom
nomor urut, nama, pangkat, NIP, jabatan, dan keterangan.
c) Surat tugas tidak berlaku lagi setelah tugas yang termuat selesai
dilaksanakan.
Format surat tugas dapat dilihat pada Contoh 7.
CONTOH 7...
39. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-32-
CONTOH 7 FORMAT SURAT TUGAS
NAMA INSTANSI
SURAT TUGAS
NOMOR …/../../2012
……………………..
Menimbang : a. bahwa …………………………………………………………….…
b. bahwa ……………………………………………………………..…
Dasar : 1. ………………………………………………………………………;
2. ………………………………………………………………………;
Memberi Tugas
Kepada : 1. ………………………………………………………………………;
2. ………………………………………………………………………;
3. ………………………………………………………………………;
4. dan seterusnya.
Untuk : 1. ………………………………………………………………………;
2. ………………………………………………………………………;
3. ………………………………………………………………………;
4. dan seterusnya.
Nama Tempat, Tanggal
Nama Jabatan,
Tanda Tangan dan Cap Instansi
Nama Lengkap
Tembusan:
1. ....
2. .…
Logo dan nama
instansi yang telah
dicetak
Penomoran yang
berurutan dalam
satu tahun takwin
Memuat
Peraturan/ dasar
ditetapkan Surat
Tugas
Daftar Pejabat
yang menerima
tugas
Nama jabatan dan
nama lengkap yang
ditulis dengan
huruf awal kapital
Kota sesuai alamat
instansi dan tanggal
penandatanganan
Logo
Nama Jabatan
yang
menandatangani
Memuat Substansi
arahan yang
ditugaskan
B. Naskah...
40. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-33-
B. Naskah Dinas Korespondensi
1. Naskah Dinas Korespondensi Intern
a. Nota Dinas
1) Pengertian
Nota dinas adalah naskah dinas intern yang dibuat oleh pejabat
dalam melaksanakan tugas guna menyampaikan laporan,
pemberitahuan, pernyataan, permintaan, atau penyampaian
kepada pejabat lain. Nota dinas memuat hal yang bersifat rutin,
berupa catatan ringkas yang tidak memerlukan penjelasan yang
panjang, dapat langsung dijawab dengan disposisi oleh pejabat
yang dituju.
2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Nota dinas dibuat oleh pejabat dalam satu lingkungan satuan
organisasi sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung
jawabnya.
3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala nota dinas terdiri dari
(1) kop naskah dinas, yang berisi nama instansi/satuan
organisasi ditulis secara simetris di tengah atas;
(2) kata nota dinas, ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(3) kata nomor, ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
(4) singkatan Yth., ditulis dengan huruf awal kapital, diikuti
dengan tanda baca titik;
(5) kata dari, ditulis dengan huruf awal kapital;
(6) kata hal, ditulis dengan huruf awal kapital;
(7) kata tanggal, ditulis dengan huruf awal kapital.
b) Batang...
41. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-34-
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh nota dinas terdiri dari alinea pembuka, isi,
dan penutup ditulis secara singkat, padat, dan jelas.
c) Kaki
Bagian kaki nota dinas terdiri dari tanda tangan, nama pejabat,
dan tembusan (jika perlu).
4) Hal yang Perlu Diperhatikan
a) Nota dinas tidak dibubuhi cap dinas.
b) Tembusan nota dinas berlaku di lingkungan intern instansi.
c) Penomoran nota dinas dilakukan dengan mencantumkan nomor
nota dinas, kode jabatan penanda tangan, kode klasifikasi arsip,
bulan, dan tahun.
Format Nota Dinas dapat dilihat pada Contoh 8.
CONTOH 8...
42. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-35-
CONTOH 8 FORMAT NOTA DINAS
NAMA INSTANSI
……..…………………
NOTA DINAS
NOMOR …/…./……./……..
Yth : ………………………….…
Dari : ………………………….…
Hal : ………………………….…
Tanggal : ………………………..…
……………………………………………………………………………………..
……………………………………………………..………………………………………
……………………………………………………..………………………………………
……………………………………………………………………………………..
……………………………………………………..………………………………………
……………………………………………………………………………………..
……………………………………………………..………………………………………
Tanda Tangan
Nama Lengkap
Tembusan:
1. ………………….
2. ………………….
3. ………………….
Nama lengkap yang
ditulis dengan
huruf awal kapital,
tidak dibubuhi cap
dinas
Penomoran
yang berurutan
dalam satu
tahun takwin
Memuat laporan,
pemberitahuan,
pernyataan, atau
permintaan yang
sifatnya rutin,
berupa catatan
ringkas
b. Memorandum...
43. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-36-
b. Memorandum
1) Pengertian
Memorandum adalah naskah dinas intern yang bersifat
mengingatkan suatu masalah, menyampaikan arahan, peringatan,
saran, dan pendapat kedinasan.
2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Memorandum dibuat oleh pejabat dalam lingkungan instansi/unit
kerja sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab.
3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala memorandum terdiri dari
(1) kop naskah dinas, yang berisi nama instansi/satuan
organisasi ditulis secara simetris di tengah atas; kecuali
memorandum yang ditandatangani oleh Menteri/pejabat
negara, kop naskah dinas menggunakan lambang negara;
(2) kata memorandum, ditulis di tengah dengan huruf kapital;
(3) kata nomor, ditulis di bawah kata memorandum dengan
huruf kapital;
(4) singkatan Yth., ditulis dengan huruf awal kapital;
(5) kata dari, ditulis dengan huruf awal kapital;
(6) kata hal, yang ditulis dengan huruf awal kapital;
(7) kata tanggal, yang ditulis dengan huruf awal kapital.
b) Batang Tubuh
Batang tubuh memorandum terdiri dari alinea pembuka, alinea
isi, dan alinea penutup yang singkat, padat, dan jelas. Bagian
kaki memorandum terdiri dari tanda tangan dan nama pejabat
serta tembusan jika diperlukan.
c) Kaki...
44. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-37-
c) Kaki
Bagian kaki memorandum terdiri dari tanda tangan dan nama
pejabat serta tembusan jika diperlukan.
4) Hal yang Perlu Diperhatikan
a) Memorandum tidak dibubuhi cap dinas;
b) Tembusan memorandum berlaku di lingkungan intern instansi;
c) Penomoran memorandum dilakukan dengan mencantumkan
nomor memorandum, kode jabatan penanda tangan, kode
klasifikasi arsip, bulan, dan tahun.
Format memorandum dapat dilihat pada Contoh 9A dan 9B.
CONTOH 9A...
45. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-38-
CONTOH 9A
FORMAT MEMORANDUM YANG DITANDATANGANI OLEH PEJABAT NEGARA
NAMA JABATAN
………………………..
REPUBLIK INDONESIA
MEMORANDUM
NOMOR …/........./……../………….
Yth. : ………………………….…
Dari : ………………………….…
Hal : ………………………….…
Tanggal: ………………………..…
……………………………………………………………………………………..
……………………………………………………..………………………………………
……………………………………………………..………………………………………
……………………………………………………………………………………..
……………………………………………………..………………………………………
……………………………………………………………………………………..
……………………………………………………..………………………………………
Tanda Tangan
Nama Lengkap
Tembusan:
1. ………………….
2. ………………….
Lambang
Negara dan
nama jabatan
yang telah
dicetak
Penomoran yang
berurutan dalam
satu tahun takwin
Nama jabatan dan
nama lengkap
yang ditulis
dengan huruf
awal kapital tidak
dibubuhi cap dinas
Memuat materi yang
bersifat mengingatkan
suatu masalah atau
menyampaikan
saran/pendapat
kedinasan
CONTOH 9B...
46. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-39-
CONTOH 9B
FORMAT MEMORANDUM YANG DITANDATANGANI OLEH NONPEJABAT
NEGARA
NAMA INSTANSI
……..…………………
MEMORANDUM
NOMOR …/../……../………….
Yth. : ………………………….…
Dari : ………………………….…
Hal : ………………………….…
Tanggal: ………………………..…
……………………………………………………………………………………..
……………………………………………………..………………………………………
……………………………………………………..………………………………………
……………………………………………………………………………………..
……………………………………………………..………………………………………
……………………………………………………………………………………..
……………………………………………………..………………………………………
Tanda Tangan
Nama Lengkap
Tembusan:
1. ………………….
2. ………………….
Nama Instansi
Penomoran yang
berurutan dalam
satu tahun takwin
Nama jabatan dan
nama lengkap
yang ditulis
dengan huruf
awal kapital tidak
dibubuhi cap dinas
Memuat materi yang
bersifat mengingatkan
suatu masalah atau
menyampaikan
saran/pendapat
kedinasan
2. Naskah...
47. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-40-
2. Naskah Dinas Korespondensi Ekstern
Jenis naskah dinas korespondensi ekstern hanya ada satu macam, yaitu
surat dinas.
a. Pengertian
Surat dinas adalah naskah dinas pelaksanaan tugas pejabat dalam
menyampaikan informasi kedinasan berupa pemberitahuan,
pernyataan, permintaan, penyampaian naskah dinas atau barang,
atau hal kedinasan lainnya kepada pihak lain di luar
instansi/organisasi yang bersangkutan.
b. Wewenang Penandatanganan
Surat dinas ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi,
wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala surat dinas terdiri dari
a) kop surat dinas, yang berisi lambang negara dan nama jabatan
(untuk pejabat negara) atau logo dan nama instansi
(untuk nonpejabat negara) secara simetris;
b) nomor, sifat, lampiran, dan hal, diketik dengan huruf awal
kapital di sebelah kiri di bawah kop surat dinas;
c) tempat dan tanggal pembuatan surat, diketik di sebelah kanan
atas sejajar/sebaris dengan nomor;
d) kata Yth., ditulis di bawah hal, diikuti dengan nama jabatan
yang dikirimi surat;
e) alamat surat, ditulis di bawah Yth.
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat dinas terdiri dari alinea pembuka, isi,
dan penutup.
3) Kaki...
48. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-41-
3) Kaki
Bagian kaki surat dinas terdiri dari
a) nama jabatan, ditulis dengan huruf awal kapital, diakhiri tanda
baca koma;
b) tanda tangan pejabat;
c) nama lengkap pejabat/penanda tangan, ditulis dengan huruf
awal kapital;
d) stempel/cap dinas, yang digunakan sesuai dengan ketentuan;
e) tembusan, yang memuat nama jabatan pejabat penerima (jika
ada)
d. Distribusi
Surat dinas disampaikan kepada penerima yang berhak.
e. Hal yang Perlu Diperhatikan
1) Kop surat dinas hanya digunakan pada halaman pertama surat
dinas;
2) Jika surat dinas disertai lampiran, pada kolom Lampiran
dicantumkan jumlahnya;
3) Hal berisi pokok surat sesingkat mungkin yang ditulis dengan
huruf awal kapital pada setiap unsurnya, tanpa diakhiri tanda
baca.
Format Surat Dinas dapat dilihat pada Contoh 10.
CONTOH 10A...
49. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-42-
CONTOH 10A
FORMAT SURAT DINAS YANG DITANDATANGANI OLEH PEJABAT NEGARA
NAMA JABATAN
………………………..
REPUBLIK INDONESIA
Nomor : ../../../../… Tempat, (Tgl.,Bln.,Thn)
Sifat :
Lampiran :
Hal :
Yth. ………………………….…
…….………………………….…
………….…………………….…
………………………………(Alinea Pembuka)..……………………………..
……………………………………………………..………………………………………
……………………………………………………..………………………………………
………………………………(Alinea Isi)………………………………………..
……………………………………………………..………………………………………
……………………………………………………..………………………………………
………………………………(Alinea Penutup)………………………………..
……………………………………………………..………………………………………
……………………………………………………..………………………………………
Nama Jabatan,
(Tanda Tangan dan Cap Jabatan)
Nama Lengkap
Tembusan:
1. ………………….
2. ………………….
3. ………………….
Kop surat yang
berupa lambang
negara dan
nama jabatan
yang telah
dicetak
Tempat dan
tanggal
pembuatan
surat
Alamat tujuan
yang ditulis di
bagian kiri
Nama jabatan
dan nama
lengkap yang
ditulis dengan
huruf awal
capital
CONTOH 10B...
50. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-43-
CONTOH 10B FORMAT SURAT DINAS YANG DITANDATANGANI OLEH
NONPEJABAT NEGARA
NAMA INSTANSI
……………………………………………………………….
JALAN ……………………..…………………………………………
TELEPON ………………...FAKSIMILE………………
Nomor : ../../../../… (Tgl.,Bln.,Thn)
Sifat :
Lampiran :
Hal :
Yth. ………………………….…
…….………………………….…
………….…………………….…
………………………………(Alinea Pembuka)..……………………………..
……………………………………………………..………………………………………
……………………………………………………..………………………………………
………………………………(Alinea Isi)………………………………………..
……………………………………………………..………………………………………
……………………………………………………..………………………………………
………………………………(Alinea Penutup)………………………………..
……………………………………………………..………………………………………
……………………………………………………..………………………………………
Nama Jabatan,
(Tanda Tangan dan Cap Instansi)
Nama Lengkap
Tembusan:
1. ………………….
2. ………………….
3. ………………….
Kop surat yang
berupa logo, nama
instansi dan alamat
lengkap yang telah
dicetak
tanggal
pembuatan
surat
Alamat tujuan
yang ditulis di
bagian kiri
Nama jabatan
dan nama
lengkap yang
ditulis dengan
huruf awal
capital
Logo
3. Surat...
51. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-44-
3. Surat Undangan
a. Pengertian
Surat undangan adalah surat dinas yang memuat undangan kepada
pejabat/pegawai yang tersebut pada alamat tujuan untuk menghadiri
suatu acara kedinasan tertentu, seperti rapat, upacara, dan
pertemuan.
b. Kewenangan
Surat undangan ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas,
fungsi, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala surat undangan terdiri dari
a) kop surat undangan, yang berisi lambang negara dan nama
jabatan (untuk pejabat negara) atau logo dan nama instansi
(untuk nonpejabat negara);
b) nomor, sifat, lampiran, dan hal, diketik di sebelah kiri di bawah
kop surat undangan;
c) tempat dan tanggal pembuatan surat, diketik di sebelah kanan
atas sejajar/sebaris dengan nomor;
d) kata Yth., ditulis di bawah hal, yang diikuti dengan nama
jabatan, dan alamat yang dikirimi surat (jika diperlukan).
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat undangan terdiri dari
a) alinea pembuka;
b) isi undangan, yang meliputi hari, tanggal, waktu, tempat, dan
acara;
c) alinea penutup.
3) Kaki...
52. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-45-
3) Kaki
Bagian kaki surat undangan terdiri dari nama jabatan ditulis
dengan huruf awal kapital, tanda tangan, dan nama pejabat ditulis
dengan huruf awal kapital.
d. Hal yang Perlu Diperhatikan
1) Format surat undangan sama dengan format surat dinas; yang
membedakan adalah bahwa pihak yang dikirimi surat pada surat
undangan dapat ditulis pada lampiran;
2) Surat undangan untuk keperluan tertentu dapat berbentuk kartu.
Format surat undangan dapat dilihat pada Contoh 11.
CONTOH 11A...
53. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-46-
CONTOH 11A
FORMAT SURAT UNDANGAN YANG DITANDATANGANI OLEH PEJABAT
NEGARA
NAMA JABATAN
………………………..
REPUBLIK INDONESIA
Nomor : ../../../../… Tempat, (Tgl.,Bln.,Thn)
Sifat :
Lampiran :
Hal :
Yth. ………………………….…
…….………………………….…
………….…………………….…
………………………………(Alinea Pembuka dan isi)..…………………..
……………………………………………………..………………………………………
pada hari, tanggal: ………………………………
waktu : pukul………………………
tempat : ………………………………
acara : ……………………………………………………………..
………………………………(Alinea Penutup)………………………………..
……………………………………………………..………………………………………
……………………………………………………..………………………………………
Nama Jabatan,
(Tanda Tangan dan Cap Instansi)
Nama Lengkap
Tembusan:
1. ………………….
2. ………………….
3. ………………….
nama instansi
dan alamat
lengkap yang
telah dicetak
Tempat dan
tanggal
pembuatan surat
Alamat tujuan yang
ditulis di bagian kiri,
dan jumlahnya cukup
banyak, dapat dibuat
pada daftar lampiran
Nama jabatan
dan nama
lengkap yang
ditulis dengan
huruf awal
kapital
CONTOH 11B...
54. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-47-
CONTOH 11B
FORMAT SURAT UNDANGAN YANG DITANDATANGANI OLEH NONPEJABAT
NEGARA
NAMA INSTANSI
……………………………………………………………….
JALAN ……………………..…………………………………………
TELEPON ………………...FAKSIMILE………………
Nomor : ../../../../… (Tgl.,Bln.,Thn)
Sifat :
Lampiran :
Hal :
Yth. ………………………….…
…….………………………….…
………….…………………….…
………………………………(Alinea Pembuka dan isi)..…………………..
……………………………………………………..………………………………………
pada hari, tanggal: ………………………………
waktu : pukul………………………
tempat : ………………………………
acara : ……………………………………………………………..
………………………………(Alinea Penutup)………………………………..
……………………………………………………..………………………………………
……………………………………………………..………………………………………
Nama Jabatan,
(Tanda Tangan dan Cap Instansi)
Nama Lengkap
Tembusan:
1. ………………….
2. ………………….
3. ………………….
nama instansi
dan alamat
lengkap yang
telah dicetak
tanggal
pembuatan surat
Alamat tujuan yang
ditulis di bagian kiri,
dan jumlahnya cukup
banyak, dapat dibuat
pada daftar lampiran
Nama jabatan
dan nama
lengkap yang
ditulis dengan
huruf awal
kapital
Logo
CONTOH 11C...
55. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-48-
CONTOH 11C
FORMAT LAMPIRAN SURAT UNDANGAN
Lampiran Surat:……..
Nomor : …/…/…/……
Tanggal: ……………..
DAFTAR PEJABAT/PEGAWAI YANG DIUNDANG
1. ..……………………………………………..………………………………………
2. ..……………………………………………..………………………………………
3. ..……………………………………………..………………………………………
4. ..……………………………………………..………………………………………
5. ..……………………………………………..………………………………………
6. ..……………………………………………..………………………………………
7. ..……………………………………………..………………………………………
8. ..……………………………………………..………………………………………
9. ..……………………………………………..………………………………………
10. .……………………………………………..………………………………………
Nama Jabatan,
(Tanda Tangan dan Cap Instansi)
Nama Lengkap
CONTOH 11D...
56. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-49-
CONTOH 11D
FORMAT KARTU UNDANGAN
NAMA JABATAN
………………………..
REPUBLIK INDONESIA
Mengharapkan dengan hormat kehadiran Bapak/Ibu/Saudara
pada acara
…………………………………………………………………..
…………………………………………………………….
……………………………………………………
hari …………/ (tanggal) ………, pukul ………….WIB
bertempat di ……………………
Harap hadir 30 menit sebelum Pakaian :
Acara dimulai dan undangan Laki-laki : ………………
dibawa Perempuan: ………………
Konfirmasi: TNI/Polri : ………………
………………………….
C. Naskah...
57. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-50-
C. Naskah Dinas Khusus
1. Surat Perjanjian
Surat perjanjian adalah naskah dinas yang berisi kesepakatan bersama
tentang objek yang mengikat antarkedua belah pihak atau lebih untuk
melaksanakan tindakan atau perbuatan hukum yang disepakati
bersama.
a. Perjanjian Dalam Negeri
1) Pengertian
Kerja sama perjanjian dalam negeri antarinstansi baik di pusat
maupun daerah dibuat dalam bentuk kesepahaman bersama atau
perjanjian kerja sama.
2) Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Perjanjian yang dilakukan antarinstansi pemerintah di dalam
negeri, baik di pusat maupun di daerah dibuat dan
ditandatangani oleh pejabat sesuai dengan tugas, fungsi,
wewenang, dan tanggung jawabnya.
3) Susunan
a) Kepala
Bagian kepala surat perjanjian kerja sama dalam negeri terdiri
dari
(1) lambang negara (untuk pejabat negara) diletakkan secara
simetris, atau logo (untuk nonpejabat negara) yang
diletakkan di sebelah kanan dan kiri atas, disesuaikan
dengan penyebutan nama instansi;
(2) nama instansi;
(3) judul perjanjian; dan
(4) nomor.
b) Batang...
58. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-51-
b) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat perjanjian kerja sama memuat
perjanjian, yang dituangkan dalam bentuk pasal-pasal.
c) Kaki
Bagian kaki surat perjanjian kerja sama terdiri dari nama
penanda tangan para pihak yang mengadakan perjanjian dan
para saksi (jika dipandang perlu), dibubuhi meterai sesuai
dengan ketentuan peraturan perundang-undangan.
b. Perjanjian Internasional
Proses pembuatan perjanjian internasional telah diatur sesuai dengan
ketentuan peraturan perundang-undangan.
Format Perjanjian Dalam Negeri dapat dilihat pada Contoh 12A dan
12B.
CONTOH 12A...
59. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-52-
CONTOH 12A
FORMAT PERJANJIAN ANTARINSTANSI DALAM NEGERI
PERJANJIAN KERJASAMA
ANTARA
……………………………………
DAN
……………………………………
TENTANG
………………………….…………………
NOMOR…………………
NOMOR…………………
Pada hari ini, ……… tanggal …..., bulan ……, tahun …….. bertempat di …… yang
bertanda tangan di bawah ini
1. ……………… : ………………….selanjutnya disebut sebagai Pihak I
2. ……………… : ………………….selanjutnya disebut sebagai Pihak II
bersepakat unutk melakukan kerja sama dalam bidang ………………..yang diatur
dalam ketentuan sebagai berikut:
Pasal 1
………………………………………………………………..……………………………...
…………………………………………………………….
Pasal 2
RUANG LINGKUP KERJA SAMA
………………………………………………………………..……………………………...
…………………………………………………………….
Pasal 3
PELAKSANAN KEGIATAN
………………………………………………………………..……………………………...
…………………………………………………………….
Pasal 4
PEMBIAYAAN
………………………………………………………………..……………………………...
…………………………………………………………….
Judul
perjanjian
(nama naskah
dinas, para
pihak, objek
perjanjian)
Memuat
materi
perjanjian,
yang ditulis
dalam bentuk
pasal-pasal
Memuat identitas
pihak yang
mengadakan dan
menandatangani
perjanjian
Penomoran
yang berurutan
dalam satu
tahun takwin
Pasal 5...
60. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-53-
Pasal 5
PENYELESAIAN PERSELISIHAN
……………………………………………………………………………………….……………………
….……………………………………………………………………………………….………………….
……………………………………………………………………………………….……………………
….………………………………
Pasal 6
LAIN-LAIN
(1) Apabila terjadi haL-hal yang di luar kekuasaan kedua belah pihak atau force majeure,
dapat dipertimbangkan kemungkinan perubahan tempat dan waktu pelaksanaan tugas
pekerjaan dengan persetujuan kedua belah pihak.
(2) Yang termasuk force Majeure adalah:
a. bencana alam;
b. tindakan pemerintah di bidang fiskal dan moneter;
c. keadaan keamanan yang tidak mengizinkan.
(3) Segala perubahan dan/atau pembatalan terhadap piagam kerja sama ini akan diatur
bersama kemudian oleh Pihak Pertama dan Pihak Kedua.
Pasal 7
PENUTUP
……………………………………………………………………………………….……………………
….……………………………………………………………………………………….…………………
…….
Nama Institusi Nama Institusi
Nama Jabatan Nama Jabatan
Tanda Tangan Tanda tangan
Nama Nama
CONTOH 12B...
61. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-54-
CONTOH 12B FORMAT PERJANJIAN KERJA SAMA PEMERINTAH LINGKUP
NASIONAL
KERJA SAMA ANTARA
(Kementerian/Lembaga dan Pemda)
DAN
(Kementerian/Lembaga dan Pemda)
TENTANG
(Program) ………………………………………....
NOMOR ……………………..
NOMOR ……………………..
(Kementerian/Lembaga dan Pemda) dan (Kementerian/Lembaga dan Pemda)
…………………………………………………………………….
Kedua belah pihak sepakat untuk mangadakan kerja sama dalam rangka (Program)
…………….. dengan ketentuan sebagai berikut.
Pasal 1
TUJUAN KERJA SAMA
………………………………………………………………………………………………………….
Pasal 2
RUANG LINGKUP KERJASAMA
………………………………………………………………………………………………………….
Pasal 3
PELAKSANAAN KEGIATAN
………………………………………………………………………………………………………….
Pasal 4
PEMBIAYAAN
………………………………………………………………………………………………………….
Judul
perjanjian
(nama naskah
dinas, para
pihak, objek
perjanjian)
Penomoran
yang berurutan
dalam satu
tahun takwin
Pasal 5...
62. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-55-
Pasal 5
PENYELESAIAN PERSELISIHAN
………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………….
Pasal 6
LAIN-LAIN
(1) Apabila terjadi hal-hal yang di luar kekuasaan kedua belah pihak atau force majeure,
dapat dipertimbangkan kemungkinan perubahan tempat dan waktu pelaksanaan tagas
pekerjaan dengan porsetujuan kedua betah pihak.
(2) Yang termasuk force majeure adalah
a. bencana alam;
b. tindakan pemerintah di bidang fiskal dan moneter;
c. keadaan keamanan yang tidak mengizinkan.
(3) Segala perubahan dan/atau pembatalan terhadap piagam kerja sama ini akan diatur
bersama kemudian oleh pihak pertama dan pihak kedua.
Pasal 7
PENUTUP
………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………………….
Nama Institusi Nama Institusi
Nama Jabatan, Nama Jabatan,
Tanda Tangan Tanda Tangan
Nama Nama
2. Surat...
63. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-56-
2. Surat Kuasa
a. Pengertian
Surat kuasa adalah naskah dinas yang berisi pemberian wewenang
kepada badan hukum/kelompok orang/perseorangan atau pihak lain
dengan atas namanya untuk melakukan suatu tindakan tertentu
dalam rangka kedinasan.
b. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala surat kuasa terdiri dari
a) kop naskah dinas yang berisi logo dan nama instansi, yang
diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital;
b) judul surat kuasa;
c) nomor surat kuasa.
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat kuasa memuat materi yang
dikuasakan.
3) Kaki
Bagian kaki surat kuasa memuat keterangan tempat, tanggal,
bulan, dan tahun pembuatan serta nama dan tanda tangan para
pihak yang berkepentingan, dan dibubuhi materai.
Format surat kuasa dapat dilihat pada Contoh 13.
CONTOH 13...
64. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-57-
CONTOH 13 FORMAT SURAT KUASA
NAMA INSTANSI
……………………………………………………………….
JALAN ……………………..…………………………………………
TELEPON ………………...FAKSIMILE………………
SURAT KUASA
NOMOR …/…/…/…/…
Yang bertanda tangan di bawah ini,
nama : .……………………………
NIP : .……………………………
jabatan : ………………………….…
alamat : ………………………….…
memberi kuasa kepada
nama : .……………………………
NIP : .……………………………
jabatan : ………………………….…
alamat : ………………………….…
untuk …………………………………………………………….…………………….…
……………………………………………………..………………………………………
Surat kuasa ini dibuat untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.
Jakarta, ……………………..
Penerima Kuasa, Pemberi Kuasa,
Tanda Tangan Materai dan Tanda Tangan
Nama Lengkap Nama Lengkap
Penomoran
yang berurutan
dalam satu
tahun takwim
memuat
identitas yang
memberikan
kuasa
Kota sesuai dengan
alamat Instansi dan
tanggal
penandatanganan
Memuat
pernyataan tentang
pemberian
wewenang kepada
pihak lain untuk
melakukan sesuatu
tindakan tertentu
Logo
memuat
identitas yang
menerima
kuasa
3. Berita...
65. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-58-
3. Berita Acara
a. Pengertian
Berita acara adalah naskah dinas yang berisi uraian tentang proses
pelaksanaan suatu kegiatan yang harus ditandatangani oleh para
pihak dan para saksi apabila diperlukan.
b. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala berita acara terdiri dari
a) kop naskah dinas, yang berisi logo dan nama instansi
diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital;
b) judul berita acara;
c) nomor berita acara.
2) Batang tubuh
Bagian batang tubuh berita acara terdiri dari
a) tulisan hari, tanggal, dan tahun, serta nama dan jabatan para
pihak yang membuat berita acara;
b) substansi berita acara.
3) Kaki
Bagian kaki berita acara memuat tempat pelaksanaan
penandatanganan nama jabatan/pejabat dan tanda tangan para
pihak dan para saksi apabila diperlukan.
Format berita acara dapat dilihat pada Contoh 14.
CONTOH 14...
66. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-59-
CONTOH 14 FORMAT BERITA ACARA
NAMA INSTANSI
……………………………………………………………….
JALAN ……………………..…………………………………………
TELEPON ………………...FAKSIMILE………………
BERITA ACARA
NOMOR …/…/…/…/…
Pada hari ini, ……tanggal ………, bulan ………, tahun …….., kami masing-masing:
1. …………(nama pejabat) …… (NIP dan jabatan), selanjutnya disebut PIHAK PERTAMA.
dan
2. ……(pihak lain) …………………………….., selanjutnya disebut PIHAK KEDUA, telah
melaksanakan
1. ………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………….
2. dan seterusnya.
Berita acara ini dibuat dengan sesungguhnya berdasarkan …………
…………………………………….
Dibuat di ……………………..
PIHAK KEDUA, PIHAK PERTAMA,
Tanda Tangan Tanda Tangan
Nama Lengkap Nama Lengkap
Mengetahui/Mengesahkan
Nama Jabatan,
Tanda tangan,
Nama Lengkap
Penomoran
yang berurutan
dalam satu
tahun takwim
memuat
identitas para
pihak yang
melaksanakan
kegiatan
Kota seusai
dengan alamat
instansi
Memuat
kegiatan yang
dilaksanakan
Tanda tangan
para pihak dan
para saksi
Logo
4. Surat...
67. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-60-
4. Surat Keterangan
a. Pengertian
Surat keterangan adalah naskah dinas yang berisi informasi hal atau
seseorang untuk kepentingan kedinasan.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Surat keterangan dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai
dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala surat keterangan terdiri dari
a) kop surat keterangan, yang berisi logo dan nama instansi
diletakkan secara simetris dan ditulis dengan huruf kapital;
b) judul surat keterangan;
c) nomor surat keterangan.
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat keterangan memuat pejabat yang
menerangkan dan pegawai yang diterangkan serta maksud
dan tujuan diterbitkannya surat keterangan.
3) Kaki
Bagian kaki surat keterangan memuat keterangan tempat, tanggal,
bulan, tahun, nama jabatan, tanda tangan, dan nama pejabat yang
membuat surat keterangan tersebut. Posisi bagian kaki terletak
pada bagian kanan bawah.
Format surat keterangan dapat dilihat pada Contoh 15.
CONTOH 15...
68. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-61-
CONTOH 15 FORMAT SURAT KETERANGAN
NAMA INSTANSI
……………………………………………………………….
JALAN ……………………..…………………………………………
TELEPON ………………...FAKSIMILE………………
SURAT KETERANGAN
NOMOR …/…/…/…/…
Yang bertanda tangan di bawah ini,
nama : .……………………………
NIP : .……………………………
jabatan : ………………………….…
dengan ini menerangkan bahwa
nama : .……………………………
NIP : .……………………………
pangkat/golongan : .……………………………
jabatan : ………………………….…
…………………………………………………………………….…………………….…
…………………………………………………………………….…………………….…
…………………………………………………………………….…………………….…
…………………………………………………………….…………………….…
…………………………………………………………………….…………………….…
………………………………………….…………………….…
Jakarta, ……………………..
Pejabat Pembuat Keterangan,
Tanda Tangan dan Cap Instansi
Nama Lengkap
5. Surat Pengantar
logo dan nama
instansi yang telah
dicetak
Penomoran
yang berurutan
dalam satu
tahun takwim
Kota seusai dengan
alamat instansi dan
tanggal
penandatanganan
Memuat
informasi
mengenai suatu
hal atau
seseorang untuk
kepentingan
kedinasan
memuat
identitas yang
memberikan
keterangan
memuat
identitas yang
diberi
keterangan
Logo
5. Surat...
69. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-62-
a. Pengertian
Surat pengantar adalah naskah dinas yang digunakan untuk
mengantar/menyampaikan barang atau naskah.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Surat pengantar dibuat dan ditandatangani oleh pejabat sesuai
dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya.
c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala surat pengantar terdiri dari
a) kop naskah dinas;
b) nomor;
c) tanggal;
d) nama jabatan/alamat yang dituju;
e) tulisan surat pengantar yang diletakkan secara simetris.
2) Batang Tubuh
Bagian batang tubuh surat pengantar dalam bentuk kolom terdiri
dari
a) nomor urut;
b) jenis yang dikirim;
c) banyaknya naskah/barang;
d) keterangan.
3) Kaki
Bagian kaki surat pengantar terdiri dari
a) pengirim yang berada di sebelah kanan, yang meliputi
(1) nama jabatan pembuat pengantar;
(2) tanda tangan;
(3) nama dan NIP;
(4) stempel jabatan/instansi.
b) penerima yang berada di sebelah kiri, yang meliputi
b) penerima...
70. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-63-
(1) nama jabatan penerima;
(2) tanda tangan;
(3) nama dan NIP;
(4) cap instansi instansi;
(5) nomor telepon/faksimile;
(6) tanggal penerimaan.
d. Hal yang Perlu Diperhatikan
Surat pengantar dikirim dalam dua rangkap: lembar pertama
untuk penerima dan lembar kedua untuk pengirim.
e. Penomoran
Penomoran surat pengantar sama dengan penomoran surat dinas.
Format surat pengantar dapat dilihat pada Contoh 16.
CONTOH 16...
71. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-64-
CONTOH 16 FORMAT SURAT PENGANTAR
NAMA INSTANSI
……………………………………………………………….
JALAN ……………………..…………………………………………
TELEPON ………………...FAKSIMILE………………
(Tgl, Bln, Thn) ….
Yth.……………
…………………
..…………….…
SURAT PENGANTAR
NOMOR …/…/…/…/…
No. Naskah Dinas yang Dikirimkan Banyaknya Keterangan
Diterima tanggal………………..
Penerima Pengirim
Nama jabatan, Nama jabatan,
Tanda Tangan Tanda Tangan dan Cap Instansi
Nama Lengkap Nama Lengkap
NIP ……………… NIP ………………
No. Telepon ……………….
Nama dan alamat
instansi yang telah
dicetak
Tanggal
pembuatan
surat
Nama Jabatan dan
nama lengkap yang
ditulis dalam huruf
awal kapital
Logo
6. Pengumuman...
72. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-65-
6. Pengumuman
a. Pengertian
Pengumuman adalah naskah dinas yang memuat pemberitahuan yang
ditujukan kepada semua pejabat/pegawai dalam instansi atau
perseorangan dan golongan di dalam atau di luar instansi.
b. Wewenang Pembuatan dan Penandatanganan
Pengumuman dibuat dan ditandatangani oleh pejabat yang
mengumumkan atau pejabat lain yang ditunjuk.
c. Susunan
1) Kepala
Bagian kepala pengumuman terdiri dari
a) kop naskah dinas yang memuat logo dan nama instansi, yang
ditulis dengan huruf kapital secara simetris;
b) tulisan pengumuman dicantumkan di bawah logo instansi, yang
ditulis dengan huruf kapital secara simetris dan nomor
pengumuman dicantumkan di bawahnya;
c) kata tentang, yang dicantumkan di bawah pengumuman ditulis
dengan huruf kapital secara simetris;
d) rumusan judul pengumuman, yang ditulis dengan huruf kapital
secara simetris di bawah tentang.
2) Batang Tubuh
Batang tubuh pengumuman hendaknya memuat
a) alasan tentang perlunya dibuat pengumuman;
b) peraturan yang menjadi dasar pembuatan pengumuman:
c) pemberitahuan tentang hal tertentu yang dianggap mendesak.
3) Kaki
Bagian kaki pengumuman terdiri dari
a) tempat dan tanggal penetapan;
b) nama...
73. MENTERI
PENDAYAGUNAAN APARATUR NEGARA
DAN REFORMASI BIROKRASI
REPUBLIK INDONESIA
-66-
b) nama jabatan pejabat yang menetapkan, yang ditulis dengan
huruf awal kapital, diakhiri dengan tanda baca koma;
c) tanda tangan pejabat yang menetapkan;
d) nama lengkap yang menandatangani, yang ditulis dengan huruf
awal kapital;
e) cap dinas
d. Hal yang Perlu Diperhatikan
1) Pengumuman tidak memuat alamat, kecuali yang ditujukan
kepada kelompok/golongan tertentu.
2) Pengumuman bersifat menyampaikan informasi, tidak memuat
tata cara pelaksanaan teknis suatu peraturan.
Format pengumuman dapat dilihat pada Contoh 17.
CONTOH 17...