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ASISTENCIA ADMINISTRATIVA – PLAN DE ARCHIVO
JUAN DANIEL GUTIÉRREZ RIVERA
Trabajo
Profesor
Rodolfo Lizarazo
SENA
USO DE HERRAMIENTAS OFIMATICAS
CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS
BOGOTA
2014

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Tabla de Contenido
INTRODUCCION................................................................................................3
1. DIAGNOSTICO ............................................................................................4
2. PLAN DE ARCHIVO PARA LA EMPRESA BOTAS KOALA ........................5
3. ESQUEMA PLAN DE ARCHIVO DE “SharePoint Server 2013 Enterprise” .7
4. CONCLUSION .............................................................................................8
5. WEBGRAFIA................................................................................................9

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INTRODUCCION
En una empresa, llevar un archivo no es sólo guardar y consultar, es todo un
proceso por medio del cual diseñamos, desarrollamos, elaboramos y
mantenemos toda la documentación al servicio de nuestros clientes; y
entiéndase por clientes no sólo nuestro mundo exterior, sino también nuestra
familia empresarial.
El servicio que damos y recibimos es fundamental para alcanzar las metas en
nuestro trabajo, pero debemos tener en cuenta que este servicio debe ser
eficiente y eficaz. La información que contienen y la forma cómo se encuentra
ordenada son un claro indicativo de la propia organización interna de la
entidad. Por lo tanto cuando no se tiene una producción de documentos
controlada y debidamente organizada, tarde que temprano comenzaran a verse
los efectos de este problema en la imagen institucional.
La solución a esta problemática es buscar el establecimiento de un sistema de
información normalizado de producción, conservación, evaluación y
recuperación. El cual puede lograrse a través de la conjugación de esfuerzos
por parte de grupos representativos de la entidad que se canalizan por
intermedio de lo que se conoce como Comité de Archivo o Administración de
documentos.
En esta evidencia daremos a conocer como la empresa BOTAS KOALA tiene
organizada su área de archivo dentro de la organización y como conserva,
evalúa y recupera archivos que ha ido deteriorándose en el largó de los
tiempos. Después de haber analizado por medio de una lista de chequeo, se le
planteara un Plan de Archivo a la empresa para que lo efectuara en su gestión
de archivo y documentación.

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1. DIAGNOSTICO
Objetivo: Por medio de una observación interna en la organización BOTAS
KOALA, se diseñó la siguiente lista de chequeo con el fin de conocer si esta
trabaja con algún tipo de Proceso de Recepción y Organización de archivos
dentro de la organización y como lo manejan.
LISTA DE CHEQUEO ORGANIZACIÓN BOTAS KOALA
N° PREGUNTA SI NO OBSERVACIONES
1 ¿Tiene actualmente utilidad de medios
tecnológicos o herramientas ofimáticas
dentro de la organización?
x Todo se trabajo por
Medio Físico.
2 ¿Tiene conocimiento del Proceso de
recepción y organización de archivos?
x
3 ¿Tiene destinada una persona que se
haga cargo de la organización de
archivos en la empresa?
x La Asistente
Administrativa
4 ¿Actualmente se les da los archivos que
ingresan al área de archivo y
correspondencia su respectiva
importancia?
x
5 ¿Se evidencia un plan de archivo dentro
de la organización?
X
Análisis: de acuerdo a la información obtenida con la siguiente lista de chequeo
se pudo evidenciar que la organización BOTAS KOALA no tiene ningún tipo de
utilización de un plan de archivos y por ende no tienen un debido proceso ya
que no no utiliza medios tecnológicos para archivar distintos documentos que
se necesitan una diferente conservación. Pero también podemos encontrar que
tiene conocimiento del proceso de recepción de archivos de datos y se le da
su debida importancia a los documentos según sea su área
.

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2. PLAN DE ARCHIVO PARA LA EMPRESA BOTAS KOALA
Para la creación de un plan de archivo vamos a emplear el programa
“SharePoint Server 2013 Enterprise” para la creación de este, se divide en
diferentes pasos y la explicación a estos son:
El plan de archivos es el documento principal de la planeación de la
administración de registros en SharePoint Server 2013. Aunque los planes de
archivos pueden variar entre las organizaciones, normalmente:
 Describen los tipos de elementos que la organización reconoce como
registros.
 Describen la categoría más amplia de registros a la que pertenecen los
elementos.
 Indican dónde se almacenan los registros.
 Describen los períodos de retención de registros.
 Definen quién es responsable de administrar los distintos tipos de
registros.
Resultados Lista de Chequeo
Si
No
SI
60 %
NO
40 %

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Después de esto vamos a la identificación de tipos de registros para determinar
que los documentos activos de la organización pueden declararse como
registros es necesaria la colaboración de administradores de registros,
abogados, responsables de cumplimiento normativo y administradores de
contenido. Tenga en cuenta que, incluso si la empresa no se encuentra en un
sector estrictamente regulado, podría estar obligada a conservar los registros
con arreglo a varias leyes generales. Además del derecho empresarial, debe
evaluar los requisitos legales específicos de la empresa.
El objetivo de este artículo solo es el de proporcionar información general
acerca de cómo determinar los registros de una organización. Lo más probable
es que su empresa ya esté llevando a cabo algún tipo de administración de
registros, que haya completado la mayoría de los roles de administración de
registros que necesite y que ya disponga de una taxonomía de registros.
Generalmente, para determinar qué son registros en su organización:
1. Debe conocer cuáles son las obligaciones legales de su empresa y sus
necesidades profesionales.
2. En un esfuerzo de colaboración entre las divisiones de la organización,
debe analizar cómo se usan los documentos activos.
3. Debe desarrollar una lista de tipos de documentos activos que deben
convertirse en registros. Por ejemplo, puede determinar que los
siguientes elementos deben conservarse como registros:
o Contratos para alquilar espacios corporativos.
o Documentos relacionados con los beneficios de los empleados.
o Documentos relacionados con la investigación y el desarrollo de
productos.
Por último vamos a la consecución del plan de archivo que consiste en
determinar qué documentos deben conservarse como registros y crear un
conjunto de categorías de registro, complete el plan de archivos; para ello,
debe proporcionar información adicional acerca de cada tipo de registro.
Indique lo siguiente:
 Cuánto tiempo debe conservarse cada tipo de registro.
 Cómo deben eliminarse los registros cuando caduque o expire el
período de retención.
 Quién es el administrador de registros principal para los registros de este
tipo.

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3. ESQUEMA PLAN DE ARCHIVO DE “SharePoint Server 2013 Enterprise”
SharePoint Products and Technologies
Record categories worksheet
Fill this worksheet by using the following article:
Prepared by: Date:
Kind of
Record
Categoría Descripción Media Retención
Periodo
Disposición Contacto

8. 4. CONCLUSION
Dada la información investigada y analizada podemos concluir que la empresa
BOTAS KOALA no practica ningún tipo de Plan de Archivos y por ende se le
sugiere que implemente un nuevo software llamado “SharePoint Server 2013
Enterprise” en la cual podrá reforzar dos aéreas importantes dentro de la
empresa como lo son el área tecnológica y el área de archivos para asi poder
tener una mejor consecución de los archivos y poder indagar mas de ellos.

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5. WEBGRAFIA
http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc261708.aspx. (s.f.). Recuperado el
2013 de 12 de 11, de http://technet.microsoft.com/es-es/library/cc261708.aspx
https://senaintro.blackboard.com/bbcswebdav/pid-56926549-dt-content-rid-
44227261_2/courses/P122121_F525360_RG11_C9405/F004-P006-
GFPI%2021%20Plan%20de%20archivos.pdf. (s.f.). Recuperado el 2013 de 12
de 11, de https://senaintro.blackboard.com/bbcswebdav/pid-56926549-dt-
content-rid-44227261_2/courses/P122121_F525360_RG11_C9405/F004-P006-
GFPI%2021%20Plan%20de%20archivos.pdf
SENA. (s.f.). https://senaintro.blackboard.com/bbcswebdav/pid-56926523-dt-
content-rid-44227223_2/courses/P122121_F525360_RG11_C9405/F004-P006-
GFPI%2020.%20Sistema%20de%20administraci%C3%B3n%20del%20archivo
.pdf. Recuperado el 22 de 11 de 2013