"Digital Workplace in Deutschland Chancen und Herausforderungen neuer Arbeitsplatzkonzepte" Handout des Vortrages auf dem YAVEON Kundentag 2014 von Dr. Andreas Stiehler, Principal Analyst bei PAC

1. © PAC
Digital Workplace in Deutschland
Chancen und Herausforderungen neuer
Arbeitsplatzkonzepte
Andreas Stiehler, Principal Analyst, PAC
2014

2. © PAC
Agenda
2014Digital Workplace in Deutschland2
Rückständig oder innovativ?
Wie Wissensarbeit Unternehmen verändert
1 Welche Rolle spielen Austausch und Vernetzung?
Prozessintegration
4 Welche Rolle spielt die Prozessintegration für den Digital Workplace?
Status quo in deutschen Unternehmen
2
Anforderungen an den Digital Workplace
3 Usability, Flexibilität, Individualität, Sicherheit, Kosten, etc.

3. © PAC
Die Ausgangslage

4. © PAC
Massiver Wandel des wirtschaftlichen
Umfelds in den vergangenen 15 Jahren
Industrie-
gesellschaft
Wissens- und
Dienstleistungs-
gesellschaft
2014Digital Workplace in Deutschland4
„Wissensarbeiter und Unternehmen im Spannungsfeld“,
PAC-Studie i. A. der Hays AG, www.wissensarbeiter-studie.de

5. © PAC
Die Bedeutung der Wissensarbeit
nimmt spürbar zu
● Komplexität steigt:
Projektarbeit
anstelle von
vordefinierten
Abläufen
● Steigender Bedarf
an Wissens- und
Kreativitäts-
arbeitern
● Steigender
Kommunikations-
und Abstimmungs-
bedarf: Meetings,
E-Mails, Telefonate
2014Digital Workplace in Deutschland5
Führung, Organisation und Infrastruktur müssen auf den Prüfstand!
Dr. Ulrich Schasse, Niedersächsisches Institut für
Wirtschaftsforschung: Bedeutung der wissens-
intensiven Dienstleistungen für Wachstum von
Wertschöpfung und Beschäftigung; Vortrag v.
16. September 2009; www.bmwi.de.

6. © PAC
Wissensarbeit ändert die Art und Weise,
wie Unternehmen produzieren
2014Digital Workplace in Deutschland6
Optimierung: Prozesse straffen,
Kopfmonopole abbauen und Wissen
explizieren bzw. kodifizieren.
Mitarbeiter sind „austauschbar“.
Wissensarbeiter sind Individuen mit
individuellen Bedürfnissen.
Wissen personalisieren, Wissensfluss
unterstützen und Wissensarbeiter
individuell unterstützen.
Wissen liegt exklusiv bei den
Führungskräften und steckt in den
Prozessen.
Wissen ist verteilt in den Köpfen der
Wissensarbeiter und fließt über
Netzwerke.
Arbeit ist an Ort und Zeit gebunden.
Wissensarbeit findet losgelöst von Ort
und Zeit statt.
Strategische Ressourcen: Anlagen
und Prozesse
Wissen wird zur wichtigsten
strategischen Ressource.

7. © PAC
Wissensmanagement hat wenig mit Datenbanken,
aber viel mit Austausch und Vernetzung zu tun!
2014Digital Workplace in Deutschland7
Der Begriff „Wissensdatenbanken“
verbietet sich aus meiner Sicht
geradezu, wenn man über
Wissensmanagement spricht.
Datenbanken sind relational strukturiert –
Wissen lässt sich nicht in dieser Form
strukturieren. Eine Verbesserung der
Wissensarbeit lässt sich somit nur
erreichen, wenn der Experte, also der
Wissensträger, angemessen integriert wird
und wenn dafür gesorgt wird, dass Wissen
fließen – also ausgetauscht und in den
Prozessablauf eingebracht – werden
kann.
Prof. Dr.-Ing. Oliver Gronau,
Lehrstuhl für Wirtschaftsinformatik und
Electronic Government,
Universität Potsdam

8. © PAC
Austausch und Vernetzung beeinflussen das
Geschäftsergebnis!
Kostenfaktor
• Zeit für E-Mails, Meetings,
Abstimmungen, Rückfragen
etc.
Wettbewerbsfaktor
• Quelle für Innovationen
• Basis für Reaktions-
geschwindigkeit,
Kundenservice
2014Digital Workplace in Deutschland8

9. © PAC
Zwischen Anspruch und Wirklichkeit klafft eine
große Lücke!
Austausch und
Vernetzung werden
immer relevanter im
Tagesgeschäft, …
…aber durch
herkömmliche Fach-
oder Prozess-
anwendungen nur
unzureichend
unterstützt.
2014Digital Workplace in Deutschland9

10. © PAC
Wir leben in der Wissensgesellschaft, aber
arbeiten wie im Industriezeitalter
2014Digital Workplace in Deutschland10
Die Vernetzung ist Privatsache der
Mitarbeiter
Starre, zentrale und hierarchische
Prozesse
Standardarbeitsplätze, die Use
Cases nur suboptimal
unterstützen
Die Folgen sind spürbar: Überlastete Mitarbeiter, sinkende
Produktivität, nachlassende Innovationskraft

11. © PAC
Status quo in deutschen Unternehmen

12. © PAC
Allen ist klar: Wissensarbeitsplätze müssen ins
Zentrum von Optimierungsbemühungen rücken!
2014Digital Workplace in Deutschland12
• Bei 85 % der deutschen Unternehmen steht eine Modernisierung der
ITK-Arbeitsplätze auf der Agenda.
• Knapp jeder zweite ITK-Verantwortliche ordnet der Workplace-
Modernisierung eine hohe Priorität zu.
Studie „Future Workplace in Deutschland 2013: Strategien, Ziele, Handlungsbedarf“
Kostenloser Download unter: www.pac-online.com

13. © PAC
39
42
40
36
22
11
Workplace−Modernisierung ist notwendig, ...
... um produktivere Formen der
Zusammenarbeit zu unterstützen.
... um bei Kundenservice und Vertrieb
wettbewerbsfähig zu bleiben.
... um talentierte Mitarbeiter zu
gewinnen bzw. an uns zu binden.
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0 20 40 60 80
Anteile (gewichtet) in Prozent aller Unternehmen, n = 241
Trifft voll und ganz zu Trifft eher zu
Inwiefern stimmen Sie folgenden Aussagen zu?
©PAC2013
Ein produktivere Zusammenarbeit, aber auch
besserer Kundenservice sind dabei zentrale
Ziele!
2014Digital Workplace in Deutschland13
Interessant: Bei ca.
zwei Drittel der Unter-
nehmen wird die WP-
Modernisierung auch
durch steigende Anfor-
derungen in Vertrieb
und Kundenservice
motiviert.
Drei Viertel der
Befragten halten die
WP-Modernisierung
für notwendig, um
produktivere
Formen der
Zusammenarbeit
zu unterstützen.

14. © PAC
Aber: Die Modernisierung der ITK-
Arbeitsplätze steckt meist noch in den Kinderschuhen
2014Digital Workplace in Deutschland14
• Nur 8 % der deutschen Unternehmen haben ihre Workplace-
Modernisierung bereits abgeschlossen.
• 26 % befinden sich in der Umsetzung.
• 42 % planen oder diskutieren noch.
• 23 % haben sich noch gar nicht damit beschäftigt.

15. © PAC
Während die Anforderungen steigen,
stagnieren die Budgets
2014Digital Workplace in Deutschland15
• Mehr als 60 % der ITK-Verantwortlichen rechnen mit stagnierenden oder
sogar fallenden Budgets für Ausstattung und Betrieb der ITK-Arbeitsplätze.
• Der Kostendruck bleibt bestehen!

16. © PAC
Anforderungen an den Digital Workplace

17. © PAC
Wer Workplaces modernisieren will,
muss verschiedene Themen adressieren!
2014Digital Workplace in Deutschland17
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16
4
Höheres Maß an Sicherheit
und Compliance
Bessere Bedienbarkeit von
Arbeitsplatzanwendungen
Bessere Austausch− und
Vernetzungsmöglichkeiten
Senkung der Kosten für
Ausstattung und Betrieb
Flexibilisierung der Kosten−
/ Lizenzmodelle
Integration & Unterstützung
mobiler Szenarien
Flexible Anpassung an individuelle
Anforderungen der Mitarbeiter
Unterstützung einer
BYOD−Strategie
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0 20 40 60 80
Anteile (gewichtet) in Prozent aller Unternehmen, n = 241
Sehr wichtig Überwiegend wichtig
Wie wichtig sind aus Sicht Ihres Unternehmens
die folgenden Ziele der Workplace−Modernisierung
©PAC2013
Security
Usability
Vernetzung
BYOD
Kostensenkung
Flexibilisierung
Mobility
Individualisierung

18. © PAC
Usability: Consumerization in allen Bereichen
● Endgeräte: vom Unternehmens-Smartphone zum „mobilen Begleiter“ in Beruf & Freizeit
● Anwendungen: von monolithischer Software zu modularen, individuellen „Apps“
● Usability: von grafischen Interfaces zu „Touch, Sound and Move“
● Serviceprozesse: von zentralisierten Rollouts zu Self-Service-Prozessen
2014Digital Workplace in Deutschland18

19. © PAC
Usability heißt insbesondere:
2014Digital Workplace in Deutschland19
Die individuellen Anforderungen der Mitarbeiter in ihrer
jeweiligen Rolle müssen bei der Gestaltung der
Arbeitsumgebung in den Fokus rücken!

20. © PAC
Vernetzung: Zusammenarbeit findet immer
öfter in virtuellen Communities statt
2014Digital Workplace in Deutschland20
● Wenn nicht unterstützt oder gar verboten, dann eben an der IT vorbei
● Freemium-Modelle greifen
"
"

21. © PAC
Mobility: Unternehmen werden derzeit von einer
regelrechten Welle überrollt
2014Digital Workplace in Deutschland21

22. © PAC
Flexibilisierung:
“Work is not a place you go to, it’s a thing you do…”
2014Digital Workplace in Deutschland22
Im Home Office Beim Kunden Auf dem CampusAuf Reisen
• Den klassischen Büroarbeitsplatz gibt es nicht mehr. Die Bedeutung alternativer
Arbeitsplatzkonzepte nimmt weiter zu.
• In mehr als 50 % der deutschen Unternehmen arbeiten Mitarbeiter im Home
Office, und mehr als 20 % der Mitarbeiter nutzen Arbeitsplatzanwendungen auf
Smartphones oder Tablets – Tendenz steigend!

23. © PAC
Individualisierung?
Bislang zumeist Fehlanzeige!
2014Digital Workplace in Deutschland23
60 % aller Unternehmen setzen auf eine einheitliche Standardausstattung!
Kreativ? Innovativ?

24. © PAC
Mitarbeiter gestalten ihre eigenen,
individuellen mobilen Arbeitsplätze
2014Digital Workplace in Deutschland24

25. © PAC
Sicherheit und Kostensenkung:
Der Anwendungs- und Endgerätedschungel birgt
erhebliche Sicherheitsrisiken und treibt die Kosten
2014Digital Workplace in Deutschland25
• Die Risiken werden gesehen.
• Aber: Mehr als 60 % aller Firmen haben bislang keine Workplace- (bzw.
Mobility-)Strategie. Sie entscheiden über Investitionen in ITK-Arbeits-
plätze eher ad hoc als langfristig strategisch.

26. © PAC
Prozessintegration und Digital Workplace

27. © PAC
Geschäftsprozesse müssen ganzheitlich
unterstützt werden
2014Digital Workplace in Deutschland27
Auftragsbearbeitung
Finance & Accounting
Kundendienst
Vertrieb
Lager und Logistik
Beschaffung
ERP-,CRM-oderSCM-Systeme
Controlling
Geschäftsanwendungen
Große Fortschritte, aber:
Herkömmliche Methoden der
Prozessautomatisierung und
-integration kommen immer
dann an ihr Limit, wenn
menschliche Interaktion
ins Spiel kommt.

28. © PAC
Ganzheitliche Unterstützung von
Geschäftsprozessen
2014Digital Workplace in Deutschland28
Web & Video
Conferencing
Instant Messaging &
Präsenz
(Social)
CollaborationUCC-Lösungen
Telefonie
Zusammenarbeit
E-Mail/Groupware
Große Fortschritte, aber:
UCC-Lösungen erhöhen den
Komfort, ein echter Business-
nutzen ist aber schlecht dar-
stellbar.

29. © PAC
Ganzheitliche Unterstützung von
Geschäftsprozessen
2014Digital Workplace in Deutschland29
Gesamt-
heitliche
Lösungen
sind
gefragt
Auftragsbearbeitung
Finance & Accounting
Kundendienst
Vertrieb
Lager und Logistik
Beschaffung
ERP-,CRM-oderSCM-Systeme
Controlling
Geschäftsanwendungen
Web & Video
Conferencing
Instant Messaging &
Präsenz
(Social)
CollaborationUCC-Lösungen
Telefonie
Zusammenarbeit
E-Mail/Groupware

30. © PAC
Gesamtheitliche Lösungen erfordern
eine zusätzliche Integrationsschicht (Portal)
• Optimal zugeschnitten auf Rolle und Bedarf der Mitarbeiter
• Herkömmliche Anwendungen laufen im Hintergrund
User Interface
• Individuell anpassbar an den Bedarf des Unternehmens –
Unabhängigkeit von klassischen Prozessanwendungen
Business(prozess)-Logik
• Sammlung, Aufbereitung und Analyse aller (strukturierten und
unstrukturierten) Informationen in einer einheitlichen Datenbasis.
Daten und BI
2014Digital Workplace in Deutschland30

31. © PAC
Die Vorteile liegen auf der Hand…
Entlastung der
Mitarbeiter
• Keine Verwaltung eines
Anwendungsdschungels
• Keine umständliche
Informationsrecherche
Schnellere und agilere
Prozesse
• Durchgehende Optimierung und
Automatisierung
• Differenzierung durch
individuelle und flexible
Prozessgestaltung
Sicherheit und
Compliance
• Weniger Fehler durch
Vermeidung von Medienbrüchen
2014Digital Workplace in Deutschland31

32. © PAC
...und zahlen direkt auf die Ziele der
Workplace-Modernisierung ein
Gesamtheitliche
Prozess-
integration
Usability
Sicherheit
KostenIndividualität
Flexibilität
2014Digital Workplace in Deutschland32
Produktivere Formen
der Zusammenarbeit
Wettbewerbsfähigkeit
bei Vertrieb & Service
Mitarbeitergewinnung
& -bindung
Effiziente & agile
Prozesse

33. © PAC
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13
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33
15
8
11
9
3
4
Nahtlose Integration der Anwendungen
für Kommunikation und Zusammenarbeit
mit Geschäftsanwendungen
Nahtlose Integration von Anwendungen
für Kommunikation und Zusammenarbeit
und sozialer Interaktion
Social Software
Integration öffentlicher sozialer
Netzwerkdienste wie XING, LinkedIn ...
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....................................................................
....................................................................
0 20 40 60 80 100
Anteile (gewichtet) in Prozent aller Unternehmen, n = 241
Großer Investitionsbedarf
Mittlerer Investitionsbedarf
Kein Bedarf, da Thema schon adressiert
Welchen Investitionsbedarf hat Ihr Unternehmen
hinsichtlich Anwendungsintegration und
sozialer Vernetzung?
©PAC2013
Die Anwender sehen die Vorteile:
Jedes zweite Unternehmen hält Investitionen
in die Prozessintegration für angezeigt!
2014Digital Workplace in Deutschland33

34. © PAC
Wer adressiert diesen Markt, wer wird sich
durchsetzen?
Anforderungen:
I. Integrationskompetenz
● ERP & UCC & ECM etc.
● Portaltechnologien
II. Kunden- und Prozesswissen
● Individuelle Anpassungen an den
Bedarf der Kunden
● Best Practices
2014Digital Workplace in Deutschland34
Potenzielle Anbieter:
I. Produktanbieter
● Spezialisten: ERP/UCC/DMS
● Generalisten (MS)
II. Integrationsspezialisten
● Spezialisten: UCC/Geschäfts-
anwendungen
● Generalisten
Generalisten mit Integrationskompetenz wie YAVEON haben gute
Chancen, sich in diesem Markt erfolgreich zu behaupten!

35. © PAC
Zusammenfassung und Fazit

36. © PAC
Kernaussagen
2014Digital Workplace in Deutschland36
Wissensarbeit verändert die Unternehmen,
Austausch und Vernetzung sind geschäftskritisch!1
Die Workplace-Modernisierung setzt durchgängig
integrierte Geschäftsprozesse voraus, inklusive
Austausch und Vernetzung.
4
Die meisten deutschen Unternehmen sind für diesen
Wandel heute nicht gerüstet!2
Usability, Flexibilität und Individualität sind Imperative
für den Digital Workplace.3

37. © PAC
Fazit
● Austausch und Vernetzung sind geschäftskritisch und
müssen als strategische Themen angesiedelt werden!
● …sind integrale Bestandteile von Geschäftsprozessen
und müssen als solche bei der Prozessoptimierung
abgebildet werden.
● Der Bedarf der Mitarbeiter in ihren Rollen muss in den
Fokus der Optimierungsmaßnahmen gerückt werden.
● Workplace-Modernisierung benötigt Generalisten:
Integrierte Strategien und Lösungen sind gefragt, inkl.
Mobility, ERP, UCC, ECM, BI, BPM.
● Trennung von IT und TK muss aufgehoben werden –
eine Integration von Echtzeitkommunikations-
anwendungen ist angezeigt.
2014Digital Workplace in Deutschland37
Der „Arbeitsplatz der Zukunft “ birgt große Chancen sowohl für die
Unternehmen als auch für Berater und Technologieanbieter,
erfordert aber auch ein Umdenken.

38. © PAC
PAC liefert fokussierte und objektive Antworten auf die
Wachstumsherausforderungen der Akteure im Markt für
Informations- und Kommunikationstechnologie (ITK) –
von der Strategie bis zur Umsetzung.
Pierre Audoin Consultants wurde 1976 gegründet und
ist ein unabhängiges Marktanalyse- und Beratungs-
unternehmen für den Software- und ITK-Services-
Markt. Wir unterstützen ITK-Anbieter mit quantitativen
und qualitativen Marktanalysen sowie strategischer und
operativer Beratung. CIOs und Finanzinvestoren
beraten wir bei der Bewertung von ITK-Anbietern und
-Lösungen und begleiten sie bei ihren Investitions-
entscheidungen. Öffentliche Organisationen und Ver-
bände bauen auf unsere Analysen und Empfehlungen
als Grundlage für die Gestaltung ihrer ITK-Politik.
Weitere Informationen unter www.pac-online.com/de
PACs News: www.pac-online.com/blog
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Über uns"
2014
Dr. Andreas Stiehler
Principal Analyst
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Fotografien von Marc Wathieu,
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