1. +
Classement et analyse des
archives historiques :
notions fondamentales
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2. +
Les archives historiques (1)
Les archives historiques sont toujours le produit d’une activité
et doivent toujours être contextualisées
Constituent :
des preuves utiles à la connaissance du passé
la mémoire des institutions, des sociétés et des individus
sont conservées sans limitation de durée
leur forme et leur support sont divers : texte papier, texte
numérique, photographie argentique, photographie numérique,
sceaux, lithographie, vidéo…
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3. +
Les archives historiques (2)
Sont le résultat d’une évaluation :
De la qualité des documents : qualité des contenus (synthèse de
préférence), qualité de la forme (date, marques d’authenticité)
Qui nécessite une bonne connaissance du contexte de production
des documents
Qui peut s’appuyer sur les circulaires du Service interministériel des
Archives de France
Qui résulte d’une vision subjective de l’archiviste
Qui résulte d’une valeur historique qui peut s’acquérir dans le temps
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4. +
Histoire de la description archivistique
(1)
Instruments de recherche sont au cœur de la recherche
historique : « clé du trésor » (M. Duchein)
Dès le XIXe siècle, l’administration centrale rappelle que leur
rédaction doit être rigoureuse et appliquée :
en 1850, Michelet préconise le « formulaire ». Il rappelait déjà en
1830 que les analyses devaient prendre une forme précise et
invariable ; elles devaient être brèves.
En 1867, une instruction dit de « proportionner les analyses à
l’importance du sujet ».
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5. +
Histoire de la description archivistique
(2)
circulaire du 20 juin 1987 préconise la substitution de
l’indexation à l’analyse archivistique
Circulaire du 5 sept. 1994 rétablit l’équilibre : description et
indexation sont complémentaires – voir la circulaire
Informatisation des services d’archives dans les années 1990-
2000 conduit à la nécessaire harmonisation = ISAD (G) publiée
en 1994 – voir la norme
5
6. +
Le respect des fonds
Fonds d’archives :
ensemble de documents de toute nature, constitué de façon organique par un
producteur dans l’exercice de ses activités et en fonction de ses attributions.
Principe de respect des fonds (1841, Léon Gadebled et Natalis de Wailly) :
respect de la provenance :
les documents provenant d’un même établissement, famille, individu sont
rangés ensemble sans être mélangés à d’autres. C’est le contraire du
rangement par matière.
respect de l’intégrité du fonds :
le fonds d’archives est maintenu dans sa composition originelle : « rien n’est
enlevé (sauf autorisation), rien n’est ajouté »
respect de l’ordre originel (ou respect interne) :
c’est l’ordre donné par le producteur (≠ logique d’exploitation historique)
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8. +
Définition « archivistique »
Opération de mise en ordre intellectuel et physique d’archives
historiques, réalisée en application du principe de respect des
fonds et ayant pour objet de permettre des recherches dans les
documents ainsi classés
Il comprend :
le tri des documents et la destruction des pièces « non historiques »
l’analyse contextualisée des dossiers
la conception d’un plan de classement
Il obéit au principe de respect de fonds et aux recommandations
de la norme ISAD(G)
Il aboutit à :
la cotation et au rangement des documents
la rédaction de l’instrument de recherche
8
9. +
Etapes préalables au
classement d’un fonds
a) Attribuer une série du cadre de classement au fonds
b) Choisir l’instrument de recherche
c) s’informer sur le fonds
9
10. +
a) attribuer une série du cadre de
classement
Cadre de classement différents pour les Archives nationales,
archives départementales ou archives communales
de A à Z : séries closes accueillant des documents produits
avant 1940 (AD) ou 1983 (AN) – classement à la fois
thématique/provenance
W : série ouverte accueillant des documents produits après
1940 (AD) ou 1983 (AC) – classement continu par ordre
d’arrivée (des versements)
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11. +
b) choisir l’instrument de recherche ?
Les instruments synthétiques
Pour les sources internes au service
État des fonds
État des versements
Etat des inventaires
Pour les sources internes et externes au services
Guide de sources par thématique
Guide de recherche
Guide par service d’archives
Guide des fonds
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12. +
b) choisir l’instrument de recherche
Les instruments analytiques :
Le répertoire numérique (détaillé ou pas)
Le répertoire méthodique : sa logique est indépendante de l’ordre
des cotes
L’inventaire analytique : analyse à l’acte
Autres possibilités : inventaire-index, catalogue analytique (fons
photographique), inventaire sommaire analytique
12
13. +
c) s’informer sur le fonds (1)
Se documenter sur le producteur : connaître la nature exacte
de ses activités, son organisation interne, son ressort
géographique…
Prendre connaissance de l’ensemble du fonds : collationner les
IR précédents (ou bordereaux de versement)
S’informer auprès des autres services d’archives pour
connaître leurs expériences dans le traitement d’un fonds
similaire
13
14. +
c) s’informer sur le fonds (2)
Faire une recherche bibliographique sur les expériences de
classement :
Exemples :
Manuel d’archivistique. Paris : Imprimerie nationale, 1970
« Principes de classement et instruments de recherche au centre
d’archives de l’Ifa », par Sonia GAUBERT, dans La Gazette des
Archives, les archives privées d’architectes, n°190-191, 2000
LE GOFF, Armelle. Les archives des associations : approche
descriptive et conseils pratiques. Paris : La documentation française,
2001
HIDELSHEIMER, Françoise. Le traitement des archives
personnelles, familiales et associatives. Paris : Ed. Christiant, 1990,
94p.
« Le classement des archives des personnes et des familles » par
DUCROT, Ariane dans La Gazette des archives, 1998, n°182-183,
p.208-209
14
16. +
Les critères de la valeur patrimoniale
d’un document
la qualité de l’information :
dans sa forme : authenticité (statut d’original ou de copie), intégrité
dans son contenu : fiabilité, exploitabilité, complétude,
compréhensibilité, intérêt symbolique ou sentimental
dans sa portée juridique, administrative, technique, financière
Le contexte de production et d’utilisation des documents :
Intérêt de l’activité de l’unité d’organisation
Importance du sujet dans le contexte géographique, historique,
politique, sociologique, démographique, chronologique
rareté
Le coût de la conservation : volume, support, coût de stockage,
valeur d’achat
16
17. +
Conservation intégrale ou
échantillonnage
La conservation intégrale pour :
Les documents synthétiques relatifs à la prise de décision des instances et à la
contractualisation à fort impact
Les documents statistiques et récapitulatifs
La conservation par échantillonnage :
connaître au préalable le mode de classement original des dossiers (chronologique,
alphabétique, numérique)
méthode statistique ou numérique : conservation d’un pourcentage de dossier sur la
quantité de départ (1 sur 10, 10% d’une masse totale), destruction du reste
méthode alphabétique : conservation systématique des noms dont la lettre commence
par tel ou tel lettre, destruction du reste
méthode chronologique : conservation systématique des années dont le dernier chiffre
correspond à tel ou tel numéro, destruction du reste
méthode géographique : conservation systématique de dossiers provenant de telle ou
telle zone, destruction du reste
méthode qualitative : conservation systématique des dossiers présentant un intérêt
particulier (médiatique, sociologique…), destruction du reste
méthode basée sur l’importance matérielle : conservation des gros dossiers, destruction
des petits
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18. +
La suite
… sur le diaporama de la description archivistique
18
19. +
Le tri interne et la destruction
le tri interne :
enlever les copies en multiples exemplaires
enlever les brouillons
la destruction des dossiers :
validation par le service versant, le maire pour des archives
déposées par les communes, le propriétaire des archives pour les
fonds privés
validation du directeur des AD (contrôle scientifique et technique de
l’État)
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20. +
L’analyse et le plan de
classement
a) La collation
b) L’élaboration du plan de classement
ç) La rédaction de l’analyse archivistique
d) Le reclassement matériel
20
21. +
a) collationner les documents
Collationner = vérifier les documents et faire une première
description en respectant leur ordre originel : constituer les fiches de
description au fur et à mesure de leur analyse
1 2 3 1 Registre des procès-verbaux,
1920-26
2 Comptabilité. Liquidation des
dépenses, 1936-1940
3 Plan de construction de l’école
(1926-1928)
21
22. +
b) concevoir le plan de classement
Élaborer le plan de classement à partir des fiches de description
Outil intellectuel qui permet aux documents et dossiers de
trouver logiquement leur place les uns par rapport aux autres :
On regroupe dans une même classe des documents ayants des
caractéristiques communes selon une logique organique :
Provenance (respect des fonds)
Processus d’activité
Chronologie
Thématique
On commence par le général pour aller vers le particulier
On fait hériter aux niveaux secondaires les caractéristiques du
premier niveau de titre
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23. +
c) Rédiger des analyses archivistiques
analyse (AFNOR) : opération qui consiste à présenter sous une
forme concise et précise des données caractérisant l’information
contenue dans un document ou un ensemble de document.
l’unité d’analyse est un document autonome (pièce isolée), un dossier,
une série de dossiers ou de registre
Elle doit :
refléter complètement la réalité du/des documents,
être compréhensible par tous,
être dépourvue d’ambiguïté.
Elle consiste à :
à retirer d’un fonds/document sa « substantifique moelle »
contextualiser le document d’archives
Voir diaporama sur la description pour plus de précisions
23
24. +
d) reclasser le fonds
Classer les fiches selon le plan choisi
Si répertoire numérique :
procéder au reclassement matériel des documents et dossiers
coter les dossiers
Procéder à la rédaction de l’introduction de l’instrument de
recherche (se reporter au diaporama sur la description
archivistique
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