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carbonífero, promovendo o
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 Agilidade na localização dos documentos;
 Controle de usuários;
 Segurança quanto a permanência do documento;
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OBRIGADA PELA ATENÇÃO!
vanessa.biff@satc.edu.br
www.cedric.com.br
(48) 3431-7519
A Experiência do CEDRIC na gestão documental do CTCL
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*Trabalho apresentado no XVI Congresso Brasileiro de Biblioteconomia e Documentação realizado em 21 a 24 de julho de 2015.

Apresenta um relato das atividades desenvolvidas pelo Centro de Documentação e Rede de Informação do Carvão (CEDRIC) na área de gestão documental, demonstrando os resultados obtidos com as práticas adotadas no Centro Tecnológico de Carvão Limpo (CTCL), visando, desta maneira, contribuir para a melhoria da gestão e serviços de centros de documentação e bibliotecas especializadas.



Vanessa Biff

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A Experiência do CEDRIC na gestão documental do CTCL

  1. 1. A EXPERIÊNCIA DO CEDRIC NA GESTÃO DOCUMENTAL DO CENTRO TECNOLÓGICO DE CARVÃO LIMPO Vanessa Levati Biff & Giovana Dalpont São Paulo (SP), 22 de julho de 2015
  2. 2. Repositório de informação sobre a atividade carbonífera e meio ambiente, contando com acervo bibliográfico, cartográfico, iconográfico, multimídia e arquivístico. CEDRIC Centro de Documentação e Rede de Informação do Carvão
  3. 3. SATC Associação Beneficente da Indústria Carbonífera de Santa Catarina Criciúma/SC
  4. 4. CEDRIC Associação Beneficente da Indústria Carbonífera de Santa Catarina SATC Sindicato da Indústria de Extração do Carvão de Santa Catarina SIECESC REDE CARVÃO Fundação de Apoio a Pesquisa Científica e Tecnologia do Estado de Santa Catarina FAPESC
  5. 5. 2004 2010 2013 2007
  6. 6. Conduz pesquisas e apoia o setor carbonífero, promovendo o desenvolvimento tecnológico e a inovação científica. Integra o Parque Tecnológico da SATC. CTCL Centro Tecnológico de Carvão Limpo
  7. 7. Núcleo de Pesquisa - Meio Ambiente - Geologia e Mineração - Conversão - Segurança CTCL Centro Tecnológico de Carvão Limpo
  8. 8. Problemas  Extravio de documentos;  Inúmeras cópias do mesmo material;  Várias pastas de arquivo com o mesmo assunto;  Falta de agilidade na localização dos documentos;  Desconhecimento de retiradas.
  9. 9. Objetivos  Estabelecer uma padronização arquivistica;  Ordenar o fluxo de documentos;  Determinar métodos de acondicionamento arquivístico;  Definir acessibilidade na recuperação dos documentos.
  10. 10. Requisitos para padronização arquivística segundo o CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos) Padronização Arquivística Plano de Classificação Norma de Descrição Arquivística Tabela de Temporalidade
  11. 11. Padronização Arquivística Plano de Classificação Norma de Descrição Arquivística Tabela de Temporalidade CLASSE Subclasse Função Subfunção Função Subclasse Subclasse INSTITUCIONAL ATIVIDADES
  12. 12. Padronização Arquivística Plano de Classificação Norma de Descrição Arquivística Tabela de Temporalidade 000 Administração Geral 100 SATCEDU 200 SATCTEC 300 (vago) 400 (vago) 500 (vago) 600 (vago) 700 (vago) 800 (vago) 900 Assuntos Diversos CLASSES PRINCIPAIS
  13. 13. Padronização Arquivística Plano de Classificação Norma de Descrição Arquivística Tabela de Temporalidade 000 Administração Geral 100 SATCEDU 200 SATCTEC .... 900 Assuntos Diversos SUBCLASSES 110 EDUTEC 120 FACULDADE 130 EXTENSÃO 210 CTCL 220 INCUBADORA 230 LCSATC SUBCLASSES
  14. 14. 211 CEDRIC 212 MEIO AMBIENTE 213 MINERAÇÃO/GEOLOGIA 214 CONVERSÃO 215 SEGURANÇA Padronização Arquivística Plano de Classificação Norma de Descrição Arquivística Tabela de Temporalidade 200 SATCTEC FUNÇÕES 210 CTCL
  15. 15. 211 CEDRIC 212 MEIO AMBIENTE 213 MINERAÇÃO/GEOLOGIA 214 CONVERSÃO 215 SEGURANÇA Padronização Arquivística Plano de Classificação Norma de Descrição Arquivística Tabela de Temporalidade 200 SATCTEC SUB FUNÇÕES 210 CTCL 212.01 PROJETOS 212.02 MONITORAMENTO DE BOCA DE MINAS 212.03 MONITORAMENTO DE SOLO 213.04 MONITORAMENTO DO MEIO BIÓTICO 213.05 MONITORAMENTO DOS RECURSOS HÍDRICOS
  16. 16. Padronização Arquivística Plano de Classificação Norma de Descrição Arquivística Tabela de Temporalidade ISAD (Norma Internacional de Descrição Arquivística) NOBRADE (Norma Brasileira de Descrição Arquivística)
  17. 17. Padronização Arquivística Plano de Classificação Norma de Descrição Arquivística Tabela de Temporalidade 1 Área de identificação 2 Área de contextualização 3 Área de conteúdo e estrutura 4 Área de condições de acesso e uso 5 Área de fontes relacionadas 6 Área de Notas 7 Área de controle da descrição 8 Área de pontos de acesso e indexação de assuntos Áreas de descrição NOBRADE
  18. 18. Padronização Arquivística Plano de Classificação Norma de Descrição Arquivística Tabela de Temporalidade Áreas de Descrição Elementos e Campos de Descrição 1. Área de identificação 1.1 Código de Referência 1.2 Título 1.3 Data(s) 1.4 Nível de Descrição 1.5 Dimensão e suporte
  19. 19. Padronização Arquivística Plano de Classificação Norma de Descrição Arquivística Tabela de Temporalidade 1.1 Código de referência 1.2 Título 1.3 Data 1.4 Nível de descrição 1.5 Dimensão e suporte 2.1 Nome dos produtores 4.1 Condições de acesso Elementos obrigatórios
  20. 20. Padronização Arquivística Plano de Classificação Norma de Descrição Arquivística Tabela de Temporalidade A NOBRADE não preceitua formatos de dados em sistemas de descrição automatizados ou manuais.
  21. 21. Padronização Arquivística Plano de Classificação Norma de Descrição Arquivística Tabela de Temporalidade NOBRADE X MARC 21
  22. 22. Padronização Arquivística Plano de Classificação Norma de Descrição Arquivística Tabela de Temporalidade Em processo. Comissão Permanente de Avaliação de Coleções (CPAC).
  23. 23. Fluxo de documentos Registro Pré- Classificação Processamento técnico Acondicionamento Empréstimo e ConsultaEntrada Documentos Recebidos Documentos Enviados SETOR DE PROTOCOLO (SECRETARIA) SETOR DE ARQUIVO (CEDRIC)
  24. 24. Protocolo (Secretaria) • Receber os documentos; • Cadastrar dados no sistema de protocolo: Numero progressivo, data de recebimento, código do assunto, Remetente (Procedência), Destinatário, Tipologia documental, Assunto Breve (caso necessário) • Encaminhar as correspondências aos destinatários (interno e externo) Se for externo retirar cópia do material para arquivamento • Encaminhar ao setor de arquivo com o protocolo de entrega de documentação dando baixa no sistema de protocolo. Arquivo (CEDRIC) • Receber os documentos pelo setor de Protocolo; • Avaliar os documentos a serem arquivados; • Separar documentos para análise da CPAC; • Realizar a catalogação e indexação dos documentos; • Higienizar e acondicionar os documentos; • Auxiliar na recuperação da informação, empréstimo e consulta. Fase Corrente Fase Intermediária e Permanente.
  25. 25. Acondicionamento
  26. 26. Recuperação da informação
  27. 27.  Agilidade na localização dos documentos;  Controle de usuários;  Segurança quanto a permanência do documento;  Serviço de consultoria na área de arquivos. Conclusões
  28. 28. OBRIGADA PELA ATENÇÃO! vanessa.biff@satc.edu.br www.cedric.com.br (48) 3431-7519

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