Tema 5. Trabajando con funciones

Tema 5: Trabajando con funciones
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Índice
TRABAJANDO CON FUNCIONES ......................................................................................................... 2
1. ADMINISTRADOR DE NOMBRES......................................................................................................... 2
1.1. Asignar nombre a un rango................................................................................................... 2
1.2. Crear nombres desde la selección........................................................................................ 3
1.3. Editar un nombre................................................................................................................... 4
1.4. Eliminar un nombre ............................................................................................................... 4
1.5. Filtrar nombres ...................................................................................................................... 4
1.6. Utilizar nombres..................................................................................................................... 5
2. ADMINISTRAR HOJAS ....................................................................................................................... 5
2.1. Nueva hoja ............................................................................................................................ 5
2.2. Cambiar nombre a la hoja ..................................................................................................... 6
2.3. Eliminar hoja.......................................................................................................................... 6
2.4. Mover / Copiar hoja ............................................................................................................... 6
3. FUNCIONES DE USO FRECUENTE ...................................................................................................... 7

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Trabajando con funciones
En este capítulo se describe cómo trabajar con diferentes funciones de Excel y el modo de
simplificar las referencias con la utilización del administrador de nombres.
1. Administrador de nombres
Excel le permite asignar un nombre a un rango de celdas, con ámbito de uso en la hoja o en el
libro donde se encuentra ese rango.
Ese nombre puede utilizarle en aquellas fórmulas que precisan un argumento de esas
características, en el modo de referencia absoluta.
El empleo de nombres en los cálculos ayuda a entender mejor el cálculo que se realiza en las
fórmulas, cuando ha pasado ya un tiempo desde que se realizó y no requiere de un
conocimiento previo de la estructura del diseño de la hoja de cálculo.
Para el proceso de asignar nombres, editarles, eliminarles… dispone de una herramienta en
Excel 2007 que es el Administrador de nombres, que encontrará en la ficha Fórmulas
1.1. Asignar nombre a un rango
Seleccione el rango de celdas al que desea asignar nombre y pulse sobre la herramienta
Asignar nombre a un rango  Definir nombre
Por defecto, aparecerá en Nombre, el texto de la celda inmediata superior. Puede escribir otro
nombre y cambiar las celdas a las que Hace referencia si no fuese correcto.
Desde el administrador de nombres, pulse el botón Nuevo… para que le muestre el cuadro de
diálogo visto anteriormente.

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1.2. Crear nombres desde la selección
Puede asignar nombres a rangos de fila y de columna, utilizando para ello los textos de las
columnas y filas colindantes a esos datos.
En el ejemplo se pueden obtener 8 nombres, 5 corresponderían a los servicios y tres a los
diferentes costes.
Seleccione las celdas y utilice la herramienta Crear desde la selección que encontrará en el
grupo anterior
Indique de qué fila/s y/o columna/s deberá tomar los rótulos de los nombres.

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1.3. Editar un nombre
Desde el cuadro de diálogo del Administrador de nombres, seleccione el nombre a cambiar y
pulse el botón Editar
Puede cambiar el nombre del rango o ampliar/reducir el rango de celdas al que hace referencia.
El ámbito no se puede cambiar.
Cuando cambie el nombre asignado a un rango de celdas, o cambie la extensión del rango, las
fórmulas donde lo utilizaba se actualizarán, empleando el nuevo nombre con sus cambios.
1.4. Eliminar un nombre
Desde el cuadro de diálogo del Administrador de nombres, seleccione el nombre y pulse el botón
Eliminar.
Al eliminar un nombre, todas las fórmulas donde lo empleó darán como resultado error.
1.5. Filtrar nombres
Desde el cuadro de diálogo del Administrador de nombres, puede visualizar todos los nombres
definidos con ámbito en la hoja de trabajo o en el libro, con errores y sin errores…
Utilice el botón Filtro para realizar estas operaciones

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1.6. Utilizar nombres
Un nombre definido, puede utilizarle para seleccionar rápidamente el rango de celdas que tiene
asignado. Si el cursor está en una celda cualquiera y no se encuentra en el modo edición, utilice
la lista de nombres que contiene el desplegable de la barra de fórmulas
El principal uso de los nombres es dentro de las fórmulas, sustituyendo
al rango de celdas al que hace referencia. Para introducir un nombre,
cuando se encuentra escribiendo una fórmula, utilice la herramienta
que encontrará en la ficha Fórmulas, en el
grupo Nombres definidos y le mostrará el listado con todos los nombres
definidos con ámbito en la hoja de cálculo en la que se encuentra.
2. Administrar hojas
En Excel se utilizan diferentes hojas en un libro, es por ello que se precisa conocer tareas
correspondientes a su administración como son: crear nuevas hojas, eliminarlas, moverlas,
copiarlas, cambiarlas el nombre…
2.1. Nueva hoja
Pinche sobre la etiqueta que se encuentra hacia la derecha al final de las hojas del libro
El comando de la cinta lo encontrará en Inicio  Celdas  Insertar  Insertar hoja.
Si lo que quiere es que le muestre la lista de plantillas para elegir un modelo para la nueva hoja,
pulse el botón derecho del ratón, sobre la etiqueta de una de las hojas del libro y en menú
contextual seleccione Insertar…

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2.2. Cambiar nombre a la hoja
Con el ratón, doble clic sobre la etiqueta de la hoja a la que desea cambiar el nombre. Quedará
sombreado el nombre actual. Escriba el nuevo nombre y pulse INTRO.
El comando de la cinta lo encontrará en Inicio  Celdas  Formato  Cambiar el nombre a
la hoja. También en el menú contextual, de las etiquetas de hoja Cambiar nombre…
2.3. Eliminar hoja
El comando de la cinta lo encontrará en Inicio  Celdas  Eliminar  Eliminar hoja.
También en el menú contextual, de las etiquetas de hoja Eliminar. Sólo si la hoja tiene datos le
pide confirmación. En cualquier caso es una acción permanente, y no podrá deshacer.
2.4. Mover / Copiar hoja
En el menú contextual seleccione Mover o copiar.
Seleccione el libro donde quiera mover o copiar la hoja, (debe estar abierto para que aparezca
en la lista Al libro).
Indique la posición en la que se colocará la hoja en ese libro seleccionado en Antes de la hoja.
Para copiar y no mover, debe marcar la casilla de verificación Crear una copia.
Otro modo de mover es arrastrar la etiqueta de la hoja que desea mover a otra posición, en la
barra de etiquetas del libro.
Otro modo de copiar e arrastrar la etiqueta de hoja que desea copiar a otra posición de la barra
de etiquetas del libro, pero manteniendo la tecla CONTROL pulsada durante ese proceso.

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3. Funciones de uso frecuente
A continuación se muestran más funciones de uso frecuente en Excel,
HOY
Devuelve la fecha actual del sistema. No requiere argumentos
=HOY ()
DÍA
Devuelve un número entre 1 y 31, correspondiente al día del mes de la fecha dada
=DÍA (fecha)
MES
Devuelve un número entre 1 y 12, correspondiente al mes de la fecha dada
=MES (fecha)
AÑO
Devuelve un número de cuatro cifras, correspondiente al año de la fecha dada
=AÑO (fecha)

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SIFECHA
Devuelve el tiempo transcurrido entre dos fechas dadas, en la unidad que establezca (años ‘Y’,
meses ‘M’ o días ‘D’). Esta función no está disponible en el asistente de funciones.
=SIFECHA (fecha1;fecha2;unidad de tiempo)
La edad de ingreso es la diferencia en años entre la fecha de nacimiento y la fecha de ingreso.
CONTARA
Cuenta en un rango, el número de celdas no vacías, por lo que las celdas con texto, vacías o
con valor de error sí se cuentan con esta función
=CONTARA (rango de celdas)
CONTAR.BLANCO
Cuenta en un rango, el número de celdas vacías.
=CONTAR.BLANCO (rango de celdas)

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CONTAR.SI
Cuenta en un rango, el número de celdas que cumplen un criterio.
=CONTAR.SI (rango de celdas;criterio)
CONTAR.SI.CONJUNTO
Cuenta en un rango, el número de celdas que cumplen varios criterios.
=CONTAR.SI.CONJUNTO (rango1 de celdas;criterio1; rango2 de celdas;criterio2;…)

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SUMAR.SI
Suma valores en un rango, correspondientes a las filas en las que se cumple un criterio.
=SUMAR.SI (rango de celdas;criterio;rango de celdas a sumar)
En el ejemplo siguiente, se trata de sumar el coste de tratamiento de los pacientes del servicio
de GINECOLOGÍA (GIN).
Puesto que el criterio es el servicio GIN, el rango de celdas, es el rango donde se encuentran
todos los servicios y el rango de celdas a sumar es el rango con todos los costes de tratamiento.
La fórmula que se observa incompleta en la figura es
=SUMAR.SI(B3:B11;”=GIN”;D3:D11)
El resultado es la suma de los costes del tratamiento de los dos pacientes que hay en ese
servicio (540 y 600)
SUMAR.SI.CONJUNTO
Suma valores en un rango, correspondientes a las filas en las que se cumplen varios criterios.
=SUMAR.SI.CONJUNTO (rango de celdas a sumar;rango1 de celdas;criterio1; rango2 de
celdas;criterio2…;)
=SUMAR.SI.CONJUNTO(D3:D11;C3:C11;"=V";B3:B11;"=CAR")

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