West-Vlaamse Provinciale Cultuurdatabanken: geen hiërarchie maar een netwerk

1
West-Vlaamse Provinciale Cultuurdatabanken
geen hiërarchie maar een netwerk
Stefaan Froyman (projectmanager PBS)
Livia Snauwaert (depotconsulent registratie –
projectmanager Erfgoedinzicht)
Dienst Cultuur

2
Overzicht
1. Aanbod
2. Vraag
3. Verandering
4. Uitdaging
5. Slot

3
1. Aanbod
- Provinciaal Archiefnetwerk Probat
- Beeldbank West-Vlaanderen
- Erfgoedinzicht
- Provinciaal Bibliotheeksysteem
- Provinciale Bibliotheek Tolhuis
- Provinciaal Depotbeleid

4
Provinciaal Archiefnetwerk Probat

5
Infosessie provinciale cultuurdatabanken
10 juni 2013
Kortrijk
Wat
• Naamgeving: PROvinciaal Beheerprogramma
voor ArchiefToepassingen = PROBAT
• Essentie: Provinciaal Archiefnetwerk
• centrale databank
• Website: www.west-vlaanderen.be/probat
• Aanbod: backoffice voor archief-
inventaris en archief- en documentenbeheer

6
10 juni 2013
Kortrijk
Doelgroep
• archivarissen van lokale openbare
besturen in West-Vlaanderen
• heemkundige kringen, mits begeleiding
van de lokale archivaris

7
10 juni 2013
Kortrijk
Bereik

8
10 juni 2013
Kortrijk
Backoffice (1)
• Module Archiefbeheer:
• bruiklenen
• restauraties
• overdrachten
• aanwinsten
• vernietigingen

9
10 juni 2013
Kortrijk
Backoffice (2)
• Module Inventarisatie:
• archieven
• deelarchieven
• reeksen
• deelreeksen
• bestanddelen
• nadere toegangen
• akten
• bouwvergunningen
• milieuvergunningen
• …

10
10 juni 2013
Kortrijk
Backoffice (3)
• Module Inventarisatie:
• stukken
• afficheverzameling
• audio-verzameling
• filmverzameling
• fotoverzameling
• gedrukte collecties
• gelegenheidsdrukwerk
• handbibliotheek
• kaart- en planverzameling
• voorwerpenverzameling

11
10 juni 2013
Kortrijk
Backoffice (4)
• Module
Leeszaalinschrijving:
• bezoekers
• bezoeken
• onderzoeken

12
10 juni 2013
Kortrijk

13
10 juni 2013
Kortrijk

14
10 juni 2013
Kortrijk

15
10 juni 2013
Kortrijk

16
10 juni 2013
Kortrijk

17
10 juni 2013
Kortrijk

18
10 juni 2013
Kortrijk

19
10 juni 2013
Kortrijk

20
10 juni 2013
Kortrijk
Toekomst
• Frontoffice
• aanvraagformulier voor reservatie
archiefdocumenten
• …
• Backoffice
• bijkomende nadere archieftoegangen
• aanvraagformulier interne bruiklenen
• …

21
10 juni 2013
Kortrijk
Partner, standaarden en sturing
• Ontwikkeld door LCP nv
• Standaarden ISAD(G) en ISAAR (CPF)
• Wijzigingen vooraf te bespreken in de
gebruikersgroep

22
10 juni 2013
Kortrijk
Aansluiten (1)
• Gratis
• Criteria:
• archiefdienst openbaar en toegankelijk:
openingsuren en leeszaalfaciliteiten
• minimum halftijds archivaris
• oprichtingsbesluit lokale openbare
archiefdienst

23
10 juni 2013
Kortrijk
Aansluiten (2)
• Overeenkomst omtrent het gebruik van
Probat
• Gebruikersgroep Probat

24
10 juni 2013
Kortrijk
Meer info
Provinciale Archiefdienst
Gistelsesteenweg 528
8200 Sint-Andries
www.west-vlaanderen.be/probat
Contact
isabelle.verheire@west-vlaanderen.be
050 40 72 72

Wat (1)
 Start 2006
 Eerste concept: Beeldmateriaal uit de collectie
Westflandrica online toegankelijk maken
 Westflandrica: Erfgoedcollectie verzameld door
het provinciebestuur sinds de jaren 1960; inhoud:
boeken, kranten, tijdschriften, alsook
archiefbestanden en iconografische deelcollecties.
In zijn geheel een rijke informatiebron over West-
Vlaanderen, de West-Vlaamse gemeenten
en haar bekende en minder bekende inwoners.
De Haan

27
10 juni 2013
Kortrijk
Wat (2)
 Van bekendmaking naar belangstelling
 Van belangstelling naar nieuw concept
 Van nieuw concept naar partnerschap
Resultaat: rijke databank met
provinciale en lokale beeldcollecties
Beernem
Oostkamp

28
10 juni 2013
Kortrijk
Doelgroep
West-Vlaamse gemeenten die historisch
beeldmateriaal over West-Vlaanderen digitaal
willen bewaren, beheren en bekendmaken
Knokke
Lissewege

30
10 juni 2013
Kortrijk
Doel (1)
de missie
Toegankelijk maken provinciale collecties
Schaalvergroting provinciale cultuurdatabanken
Ondersteunende rol voor lokale erfgoedpartners
Complementariteit met bestaande erfgoeddatabanken
West-Vlaams Digitaal Erfgoedplatform
voor beeldmateriaal

31
10 juni 2013
Kortrijk
Doel (2)
Kennispartner iconografisch erfgoed
Aanspreekpunt voor de partners en advies/hulp bij
 Selecteren
 Scannen
 Beschrijven van beelden
 Bekendmaken

32
10 juni 2013
Kortrijk
Databank
Gebruiksvriendelijk invoerformulier

33
10 juni 2013
Kortrijk
Aantrekkelijke publiekswebsite
Eenvoudig
reacties
plaatsen
Beeld
vergroten, verklein
en, delen op
sociale media…
Contextinformatie
over het beeld

34
10 juni 2013
Kortrijk
Toepassingen
Mobiele applicaties

35
10 juni 2013
Kortrijk
Widget

36
10 juni 2013
Kortrijk
Zoekmogelijkheden
 Vrij zoeken
 Trefwoordenstructuur
 Thema’s
Bouwwerken
Bibliotheken
Topografi
e
Cartografie
Gebeurtenissen

37
10 juni 2013
Kortrijk
• Ondersteund door Picturae
• Software Memorix Maior
• Standaard Dublin Core
• Ontsluitingsmiddelen Art & Architecture-
thesaurus
• GIS

38
10 juni 2013
Kortrijk
Aansluiten
Gratis
Hoe?
1. verkennend gesprek over collectie en
gebruik beeldbank
2. overeenkomst
3. gescande beelden bezorgen aan bibliotheek
4. partner ontvangt login voor eigen collectie
5. beschrijving met hulp van
de bibliotheek

39
10 juni 2013
Kortrijk
Meer info
Provinciale Bibliotheek Tolhuis
Jan Van Eyckplein 1
8000 Brugge
www.beeldbankwest-vlaanderen.be
Contact
bibadm@west-vlaanderen.be
050 40 74 61

41
10 juni 2013
Kortrijk
Wat
Erfgoedinzicht =
erfgoeddatabank
erfgoedwebsite erfgoedinzicht.be
LANCERING 17 juni 2013

42
10 juni 2013
Kortrijk
Doelgroep
Focus op objectencollecties en de
bijbehorende documentatie
van zowel:
 professionele erfgoedbeheerders zoals
musea, erfgoedbibliotheken…
 vrijwillige erfgoedhouders zoals
kerkbesturen, heemkringen, scholen…

44
10 juni 2013
Kortrijk
Doel (1)
Regierol regionale depotwerking
Samenwerking bevorderen tussen erfgoedbeheerders
inzake:
 behoud en beheer
 collectieplanning
 publiekswerking
Instrumenten:
 overlegplatform depotwerking
 Erfgoedinzicht
 …

45
10 juni 2013
Kortrijk
Doel (2)
Eenvormige collectieregistratie
 Registratiestandaarden:
 COMETA
 MovE-invulboek
 Art & Architecture Thesaurus (AAT)
 Cultureel Erfgoed Standaarden Toolbox (CEST)
 Erfgoedstats analysetool
 Depotconsulent registratie
 Thematische thesauruswerkgroepen

46
10 juni 2013
Kortrijk
website
zoekindex
registratie- en
collectiebeheersysteem
veilige
opslag en
beheer van
erfgoedgerelateerde
bestanden
erfgoeddatabank

47
10 juni 2013
Kortrijk
toegankelijkheid
valorisatie
betrokkenheid

48
10 juni 2013
Kortrijk
Toegankelijkheid

49
10 juni 2013
Kortrijk
Toegankelijkheid

50
10 juni 2013
Kortrijk
Toegankelijkheid

51
10 juni 2013
Kortrijk
Toegankelijkheid

52
10 juni 2013
Kortrijk
Toegankelijkheid

53
10 juni 2013
Kortrijk
Toegankelijkheid

54
10 juni 2013
Kortrijk
Valorisatie

55
10 juni 2013
Kortrijk
Valorisatie

56
10 juni 2013
Kortrijk
Betrokkenheid

57
10 juni 2013
Kortrijk
Betrokkenheid

58
10 juni 2013
Kortrijk
Betrokkenheid

59
10 juni 2013
Kortrijk
Betrokkenheid

60
10 juni 2013
Kortrijk
• Ondersteund door Picturae
• Software Adlib
• Eenvormige collectieregistratie met
registratiestandaarden:
 COMETA
 MovE-invulboek
 Art & Architecture Thesaurus (AAT)
 Cultureel Erfgoed Standaarden Toolbox (CEST)
 Erfgoedstats analysetool
 Depotconsulent registratie
 Thematische thesauruswerkgroepen

61
10 juni 2013
Kortrijk
Aansluiten
 Toelatingsvoorwaarden
 Gratis, inclusief:
 1 gebruikerstoegang voor registratiesoftware
 onderhoud erfgoeddatabank en -website
 hosting (20Gb opslagruimte voor erfgoedgerelateerde
bestanden)
 support (technische ondersteuning)
 vorming registratie en -software
 Overeenkomst Erfgoedinzicht

62
10 juni 2013
Kortrijk
Meer info
Provinciehuis Boeverbos
Koning Leopold III-laan 41
8200 Sint-Andries
www.erfgoedinzicht.be
Contact
livia.snauwaert@west-vlaanderen.be
050 40 34 18

63
Provinciaal Bibliotheeksysteem

64
10 juni 2013
Kortrijk
Wat (1)
• Provinciaal Bibliotheeksysteem = PBS
• Essentie: Catalogus West-Vlaamse openbare
bibliotheken
• centrale databank
• Webcatalogus: http://west-
vlaanderen.bibliotheek.be/

65
10 juni 2013
Kortrijk
Wat (2)
• 49 van de 64 bibliotheken
• 78 % v.d. West-Vlamingen
• Investering: € 2.273.085
Werking: € 1.630.433
Totaal: € 3.903.518
• Heel wat ontwikkelde
expertise
• 3 applicatiebeheerders
• 1 netwerkcatalograaf
• Centrale helpdesk

66
10 juni 2013
Kortrijk
Wat (3)
• Statistiekenmodule V-Insight
• Vubis 3.5 met nieuwe tijdschriftenmodule
• Webcatalogus
• Koppelingen aan zelfuitleen-
systemen
• Speciale collecties
• Studiedag spelotheken

67
10 juni 2013
Kortrijk
Doelgroep
Openbare bibliotheken Provincie West-Vlaanderen
Doelstellingen:
• Innoverend en kostenefficiënte samenwerking
• Bibliotheken ontlasten van ICT-investeringen
• Verbeterde publieke dienstverlening
2004: Start voorbereiding PBS
2006: Start integraties

69
10 juni 2013
Kortrijk
Demo Catalogus

70
10 juni 2013
Kortrijk

71
10 juni 2013
Kortrijk

72
10 juni 2013
Kortrijk

73
10 juni 2013
Kortrijk

74
10 juni 2013
Kortrijk

75
10 juni 2013
Kortrijk
• Ondersteund door Cevi
• Software Vubis Smart / Aquabrowser
• Eenvormige collectieregistratie met
Open Vlacc regelgeving
 Stuurgroep PBS

76
10 juni 2013
Kortrijk
Aansluiten
 Provincie betaalt conversie en hosting en zorgt
voor kosteloze vorming en ondersteuning, lokaal
bestuur betaalt onderhoudskost
 Overeenkomst Openbare Bibliotheek + addenda
speciale collecties
 Toelatingsvoorwaarden speciale collecties
1. Formele samenwerking met bibliotheek of Provincie via
overeenkomst
2. De collectie moet documentair, gratis raadpleegbaar en
zichtbaar zijn in de catalogus
3. Invoer in Vubis en volgens Open Vlacc regelgeving door
geschoolde catalografen
4. Bibliotheek staat in voor de kwaliteit van de invoer
5. Collectie wordt onderdeel binnen de bibliotheek

77
10 juni 2013
Kortrijk
Meer info
Provinciehuis Boeverbos
Koning Leopold III-laan 41
8200 Sint-Andries
http://west-vlaanderen.bibliotheek.be
Contact
Stefaan.froyman@west-vlaanderen.be
050 40 35 61

78
2. Vraag
Lokaal Bestuur x
- Administratief archief onderdeel
Probat
- Openbare Bibliotheek aangesloten
bij Provinciaal Bibliotheeksysteem
- Inventarisatie van lokale situatie

79
2. Vraag
Lokaal archief en
documentatiecentrum
Aantal: ca. 80.000 stuks, ca.
55.000 beschrijvingen, ca.
32.000 scans van ca. 22.000
objecten (45Gb opslagruimte)
Database: Access met volledige
export naar Excel
Resolutie en
kwaliteit:wisselend!

80
2. Vraag
Kunstpatrimonium
Aantal: ca. 2.000
stukken, allemaal beschreven
en digitaal gefotografeerd
(genummerd volgens
inventarisnummer)
Database: Excel

81
2. Vraag
Specifieke historische boekencollectie
Materialen: ca. 1.200 boeken
(recent en historisch)
Database: Excel

82
2. Vraag
Maritieme collectie van voormalig
maritiem museum
Aantal: ca. 1.500
boeken, onbekend aantal
objecten (reeds 400
geregistreerd door vrijwilliger
Stadsarchief)
Database: Filemaker Pro
Advanced / export in Excel
beschikbaar

83
2. Vraag
Out of scope
- Specifiek lokaal privémuseum
- Inboedels parochiekerken op
grondgebied
- Collectie van specifiek
kenniscentrum mbt lokale materie
- Handbibliotheken binnen de
gemeente

85
10 juni 2013
Kortrijk
3. Verandering:
Opstart Digitale Cel Cultuur
• Noodzaak
• Inhoudelijke overlapping van collecties
• Afstemmen terminologie
• Wat is archief, wat is erfgoed, maar ook
specifieker, wat is een folder / brochure
• Organisatorische benadering (expertises)
• Kansen
• Contracten (SLA)
• ITIL-based service management
• Gezamenlijke helpdesk
• Afstemmen
• Gezamenlijke ontsluiting en openheid

86
10 juni 2013
Kortrijk
3. Verandering:
• Aanpak
• Positionering tegenover lokale en regionale
initiatieven
• Communicatie van initiatieven via 3 infodagen
• Inventarisatie van behoeftes (stapsgewijs)
• Integratie
• Keuze is maatwerk
• Toelatingsvoorwaarden als basis
• Advies
• Goedkeuring
• Begeleiding

87
10 juni 2013
Kortrijk
3. Verandering:
• Aanpassing naar projectorganisatie
• 2013-2014 opstartfase
• Inzet van de databanken
• Gebruik meten
• Koppeling van de databanken
• GIS, POI-laag,…
• Serviceplatform culturele kaart
• Aanpassing naar matrixorganisatie

88
10 juni 2013
Kortrijk
3. Verandering
• Knelpunten uit Rapport
“Waardeer samenwerking” van de Raad voor
Nederlandse Taal en Letteren / 2013
1. Spanningsveld tussen projectmatige aanpak
en structurele behoeften
2. Institutionele belangen vertragen digitale
innovatie
3. Waardecreatie is onvoldoende onderbouwd
4. Herschikking van rollen en
verantwoordelijkheden door digitalisering
• Scheidslijn tussen wat erfgoed is en wat erfgoed zal
worden
• Scheidslijn tussen gebruiker en beheerder
• Scheidslijn tussen publiek en privaat

89
10 juni 2013
Kortrijk
3. Verandering:
Nood aan integratie en netwerk

90
West-Vlaamse Provinciale Cultuurdatabanken
geen hiërarchie maar een netwerk

91
10 juni 2013
Kortrijk
4. Uitdagingen
• Digitale Duurzaamheid
• Open Data
• Unified Resource Management
• Koppelingen
• Audiovisueel erfgoed
Illustratie; de drie lagen van licenties (via
www.creativecommons.nl - CC-BY)

92
10 juni 2013
Kortrijk
5. Slot
• Gezamenlijke, integrale aanpak bij
inventarisatie, digitalisering en ontsluiting van
archief, erfgoed en bibliotheken
• Archieven, erfgoedinstellingen en bibliotheken worden
naast fysiek ook een digitaal baken in dit turbulent
digitaal tijdperk met volgende kenmerken:
• Betrouwbaarheid
• Toegankelijkheid
• Duurzaamheid
• Aanpak vormt accelerator om naast aanbodgericht
ook vraaggericht te kunnen werken
• Provincie als bovenlokaal initiatiefnemer met
afstemming op lokaal, regionaal en Vlaams niveau

93
Foldermap met overzicht initiatieven
beschikbaar op stand WINOB

West-Vlaamse Provinciale Cultuurdatabanken: geen hiërarchie maar een netwerk

Recomendados

Recomendados

Mais conteúdo relacionado

Mais procurados

Mais procurados (20)

Destaque

Destaque (8)

Semelhante a West-Vlaamse Provinciale Cultuurdatabanken: geen hiërarchie maar een netwerk

Semelhante a West-Vlaamse Provinciale Cultuurdatabanken: geen hiërarchie maar een netwerk (20)

Mais de Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw (VVBAD)

Mais de Vlaamse Vereniging voor Bibliotheek, Archief & Documentatie vzw (VVBAD) (20)

West-Vlaamse Provinciale Cultuurdatabanken: geen hiërarchie maar een netwerk