1. Communicatie naar klanten:
diverse media, één verhaal.

2. 2
Wie zijn we?
Voor wie werken we?
Hoe communiceren we?
Zender Medium OntvangerBoodschap
Aangevinkt = dit of vorig jaar
opgestart
In de presentatie behandelen we enkel de kanalen
die we inzetten voor communicatie met klanten.

3. Wie zijn we?
70.000
5 1 2 3 4 5
Digitale mediatheek
1 Algemene dienst
Onderwijs- en studentenbeleid Communicatie | ICT
13.000
1.000
5
15
5
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 141 15
5
1 2 43
4

4. 3. Externen, oud-studenten,
werkveld,…
2. Studenten en medewerkers
associatie UGent
CVO
…
Wie willen we bereiken?
Niet op Arteveldehogeschool
1. Studenten en medewerkers Ahs
Doelgroep: ruim – divers – moeilijk af te bakenen
Arteveldehogeschool
5

5. Hoe communiceert de organisatie?
Hoe communiceert de mediatheek?
Leeromgeving Website Intranet
Open
Breed
6
De mediatheek communiceert
niet meer via de leeromgeving.
De mediatheek zet in op open en
brede communicatie via open
platformen.
Intranet: voor informatie die we
niet publiek mogen maken (bvb.
logingegevens e-collectie)

6. Shift happens: the wave of change
Experiment
7
Maatschappelijke veranderingen:
millenniumstudent, anders omgaan met
informatie, sociale media, digitalisering, nieuwe
rollen voor mediatheek binnen een organisatie
Veranderingen binnen de organisatie:
diensthoofd, veranderingstrajecten, verhuis
opleiding, nieuwe leeromgeving, nieuwe
website, nieuw intranet
Veranderings-
processen creëren
ruimte om te
experimenteren!

7. Media en communicatiekanalen
zijn geen doel op zich,
maar middelen om een doel te bereiken.
8

8. Wat willen we?
De mediatheek als
‘converserende dienst‘,
in dialoog met
- organisatie
- klanten
- professionele netwerk
Beleidsplan 2011-2015
Presenteren van een rijk,
coherent en doelgroepengericht
informatieaanbod op de website
en op Dinar/Sharepoint.
9

9. Klantgerichte communicatie
10

10. Wat Online publiceren van documenten. Gratis via www.calameo.com
Vervangt Documenten die op website / intranet gepubliceerd werden.
Waarvoor Publicatie van: jaarkalenders – zoekwijzers [spelmateriaal] –
brochures met mediatheekinfo
Mogelijkheden Uploaden tot 100 MB/document – onbeperkt aantal documenten –
verschillende weergaven: bladeren, scrollen, -
in- en uitzoomen – bookmarks in document – statistieken - widget

11. 11

12. 1 medewerker maakt een account aan.
Hoe hebben we het aangepakt?
1 medewerker staat in voor het omzetten naar PDF-formaat en uploaden van de
documenten.
Iedereen kan documenten aanleveren.
Ze worden bewaard en geactualiseerd op een gemeenschappelijke folder.
Updates vervangen het oorspronkelijke document. Links blijven behouden.
Integratie Links op website en op intranet.
Bereik Publiek.
7 documenten. 1.366 views.
12

13. Wat Online notaboek. Gratis via http://evernote.com/
Vervangt -
Waarvoor Delen van links naar online documenten [online lezen, kijken, luisteren]
voor professionele informatie: bvb. artikels over tablets)
voor publiek gebruik: bvb. artikels voor een bepaald vakgebied
Mogelijkheden Mappen maken per onderwerp – Map publiek maken –
Artikel uit map delen / doorsturen
Zoekfunctie (tags)
Synchronisatie (pc – tablet – smartphone)
Map delen met personen, met rechten om samen te bewerken

14. 11
4

15. 1 medewerker maakt een persoonlijk account aan.
Hoe hebben we het aangepakt?
Interessante links worden via Feedly op Evernote geplaatst, in een gedeeld
notaboek.
De links naar de notaboeken kunnen via diverse kanalen gepubliceerd of verspreid
worden.
Integratie Links op website [Weebly] en communicatie via attenderingsberichten.
Mogelijke integratie in leeromgeving.
Bereik Publiek.
12 mappen. 109 links.
14

16. Wat Gemeenschappelijke Facebookgroep.
Gratis via http://nl-nl.facebook.com/
Vervangt Bestaande Facebookpagina van één mediatheek.
Waarvoor Directe communicatie van de mediatheek: nieuws, actualiteit,
evenementen, …
Mogelijkheden Liken – Berichten sturen - Statistieken - …

17. 15

18. 1 medewerker maakt een gemeenschappelijk account voor de mediatheken
(bedrijfsaccount). Studenten worden hierbij betrokken (stageopdracht)
Hoe hebben we het aangepakt?
Een ploegje van drie medewerkers beheert de Facebookpagina.
Alle medewerkers kunnen berichten aanleveren.
Centraal berichtenbeheer. Berichten kunnen gerecycleerd worden voor:
aankondigingen op intranet, tweets, berichten in nieuwsbrieven, enz.
Integratie Links op website en intranet. Widget op website.
Link via e-mail handtekening, nieuwsbrieven, …
Bereik Publiek via Facebook.
226 likes.
Beheer via Hootsuite [gratis via www.hootsuite.com ]
16

19. Wat Versturen van korte berichten. Gratis via http://twitter.com/
Vervangt -
Waarvoor Aanvullend communicatiekanaal voor mediatheekberichten.
Mogelijkheden Liken – Retweeten

20. 23

21. We maken geen eigen Twitteraccount aan, maar we sluiten ons aan bij het
Twitteraccount van de hogeschool.
Hoe hebben we het aangepakt?
Suggesties voor berichten worden, via het communicatieteam van de mediatheek,
naar de Twitterbeheerder gestuurd.
Studenten van IBW helpen hieraan mee.
Berichten van de mediatheek krijgen een specifieke hashtag.
Integratie Widget op website.
Bereik Publiek via Twitter. 2.462 tweets. 3.312 volgers.
Beheer via Hootsuite [gratis via www.hootsuite.com ]
24

22. Wat Delen van afbeeldingen + links. Gratis via http://www.pinterest.com/
Vervangt Diverse aanwinstenlijsten van de mediatheken.
Waarvoor Attendering van aanwinsten van de mediatheek.
Attendering van onderwijsactualiteit.
Mogelijkheden Liken – Repinnen - Doorsturen

23. 17

24. 1 medewerker maakt een gemeenschappelijk account voor alle mediatheken.
Gemeenschappelijke lay-out en tekst.
Hoe hebben we het aangepakt?
Korte instructie voor alle medewerkers.
Elke mediatheek maakt eigen borden. Alle medewerkers kunnen pinnen.
In Bidoc wordt een typebestand gemaakt voor export naar Pinterest.
Actualiteit: 1 medewerker pint door links te delen via Feedly.
Integratie Links op website en intranet. Widgets op website.
Link via e-mail handtekening, nieuwsbrieven, …
Bereik Publiek, via Pinterest.
115 borden. 2.642 pins. 358 volgers.
18

25. Wat Online publiceren van filmpjes. Gratis via http://vimeo.com/
Vervangt -
Waarvoor Promotie- en instructiefilmpjes van de mediatheek.
Mogelijkheden Liken – delen

26. 19

27. 1 medewerker maakt een gemeenschappelijk account voor alle mediatheken.
Hoe hebben we het aangepakt?
Op 1 vestigingsplaats is een laptop beschikbaar met de nodige software (Camtasia)
Iedereen kan filmpjes maken / laten maken.
Integratie Links op website. Integratie in de cursus ‘Informatievaardigheden’.
[gemaakt in Captivate, i.s.m. HoGent, Ugent, HoWest en Erasmus]
Mogelijkheid tot integratie in leeromgeving.
Bereik Publiek via Vimeo. 8 filmpjes. 1.384 views.
20

28. Wat Online websites maken. Gratis via http://www.weebly.com/
Vervangt -
Waarvoor Opleidings- en vakgroepgerichte informatie voor opleidingen die
op hun campus geen mediatheek meer hebben.
Mogelijkheden Blog – statistieken – gedeeld beheer

29. 21

30. 1 medewerker maakt een gemeenschappelijk account voor alle betrokken
opleidingen.
Hoe hebben we het aangepakt?
Drie medewerkers hebben rechten om informatie toe te voegen.
Integratie Links op website en intranet.
Link via e-mail handtekening, nieuwsbrieven, attenderingsberichten, …
Bereik Publiek. 11.516 views.
22

31. 31
Overzicht 1: wat willen we
Attendering
Sociaal
Bundelen
Publiceren
Informatie delen op netwerken waar onze gebruikers
actief zijn.
Attenderen: aanwinsten, onderwijsactualiteit
Informatie bundelen in functie van een specifieke
opleiding.
Informatie publiceren als online folder / brochure.

32. 32
Overzicht 2: hoe organiseren we het?
Attendering
Sociaal Communicatieteam
Bundelen BPS-team / Opleiding
Publiceren
Gemeenschappelijke
folder
Informatiestroom wordt door een beperkt team opgevolgd
en gestuurd.
Tools inzetten om sociale media efficiënt te beheren.
Gegevens exporteren uit de catalogus.
Gegevens rechtstreeks delen vanuit een persoonlijke
RSS-tool.
Algemeen
streven naar maximaal resultaat met minimum inspanning.
- centraliseren waar nuttig
- verbreden: meerdere medewerkers betrekken waar mogelijk
- automatiseren: beheerstools inzetten waar mogelijk

33. 33
Overzicht 3: welke kanalen?
Attendering
Sociaal Communicatieteam
Bundelen BPS-team / Opleiding
Publiceren
Gemeenschappelijke
folder
Voor alle kanalen geldt: de functie primeert
op het medium.
Voor elke functie zijn verschillende
alternatieven mogelijk.
Kies in functie van je doelen.
Voordeel van ‘open’ kanalen:
- Binnen de gebruikersgroep van sociale
media krijgt je informatie een eigen
dynamiek: liken, repinnen, retweeten,
reageren, doorsturen, delen, …
- Input kan zowel vanuit de organisatie
komen (mediatheek) als van persoonlijke
netwerken van medewerkers
- Directe zichtbaarheid en permanente
update. Je hoeft enkel de link naar het
platform te communiceren.
- Interactief netwerkmodel vervangt het
oude, rechtlijnige, vaak hiërarchish
opgebouwde en sterk gestuurde
communicatiemodel.

34. 34
Overzicht 4: 2 basisplatformen
Attendering
Widget Link
Website Dinar
Sociaal Communicatieteam
Widget
Link /
Bericht
Bundelen BPS-team / Opleiding Link Link
[Widget] Link
[Link] [Link]
Publiceren
Gemeenschappelijke
folder
Belangrijk:
Alle informatie
die je aanbiedt
moet zichtbaar
/ aanklikbaar
zijn op de
basisplatformen
van de
organisatie:
website en
intranet, d.m.v.
link of widget
(=dynamisch,
permanente
update)

35. 35
Overzicht 5: versterken +++
Zet alle beschikbare communicatiekanalen in om je boodschap
te versterken, te herhalen, te verspreiden, …
Links in e-mail handtekening
Informatie opnemen in cursus ‘Informatievaardigheden’ (o.a. Vimeo-
filmpjes)
Aankondigingen op intranet.
Attenderingsberichten (via mail, naar studenten en werkveld)
Links in elektronische leeromgeving (via cursus van docenten, bvb.
Naar cursus informatievaardigheden, aanwinsten, enz.
Berichten op elektronische valven.
Nieuwsbrieven van de organisatie of van opleidingen
Mediatheekapp, o.a. met integratie sociale media.
Onvervangbaar: rechtstreeks contact!

36. 36
Overzicht
Attendering
Widget Link
Website Dinar +++
Sociaal Communicatieteam
Widget
Link /
Bericht
Bundelen BPS-team / Opleiding Link Link
[Widget] Link
[Link] [Link]
Publiceren
Gemeenschappelijke
folder

37. 37
coherent
dynamisch
gediversifieerd
relevant
interessant
aantrekkelijk
betrouwbaar
interactief
Communicatie: één verhaal
Dank!
Wij kunnen het wel willen,
maar uiteindelijk is het de gebruiker die bepaalt
of hij het communicatieaanbod
vindt…

38. 38
www.arteveldehogeschool.be