1. COLLECTIES CONSISTENT IN KAART BRENGEN David CoppoolseStafmedewerker ontsluiting en digitaliseringVlaamse Erfgoedbibliotheek Informatie aan Zee | 2011-09-15

2. IN DEZE PRESENTATIE Waarom Cometa? Waarom beschrijven op collectieniveau? Hoe ziet Cometa eruit? Hoe begin je aan het beschrijven van (deel)collecties? BoekencollectieErfgoedbibliotheek Hendrik Conscience – Antwerpen © Vlaamse Erfgoedbibliotheek – Fotografie: Stefan Tavernier 2011-09-15 | 2

3. WAAROM Cometa? 2011-09-15 | 3

4. EEN BEETJE GESCHIEDENIS | 1 2009 In kaart brengen en omgevingsanalyse Opdracht van veel (overkoepelende) erfgoedorganisaties Nood aan afstemming rond Inventariseren van collecties Op (deel)collectieniveau In de Vlaamse cultureel-erfgoedsector Behoefte aan Laagdrempelige informatie Concrete tools 2011-09-15 | 4

5. Een beetje geschiedenis | 2 2010 Werkgroep ‘Collecties’ (binnen Prisma-traject) ADVN, Archiefbank Vlaanderen, CAG, CRKC, Erfgoedcel Leuven, Erfgoedcel Waasland, FARO, KADOC, PACKED, Resonant, Vlaamse Erfgoedbibliotheek, VVBAD Afstemmen aanpak, methoden, modellen Onderzoek huidige praktijk en internationale modellen Technische subwerkgroep FARO, PACKED, Vlaamse Erfgoedbibliotheek Gemeenschappelijk model voorstellen 2011-09-15 | 5

6. Een beetje geschiedenis | 3 2011 Operationalisering van het model FARO, PACKED, Vlaamse Erfgoedbibliotheek Documenteren model Introductie in de cultureel-erfgoedsector ‘Cometa’ (= Collectiemetadata) 2011-09-15 | 6

7. WAT IS COMETA? Een model voor het maken van beschrijvingen op collectieniveau Vertrekpunt, geen doel op zich Inhoudelijk model, geen technische standaard Een campagne Een brochure Een online informatiedossier Vormingsmomenten 2011-09-15 | 7

8. Doel van Cometa Promoten van beschrijven van collecties in de cultueel-erfgoedsector Op een gestandaardiseerde manier Publiek Alle soorten organisaties Professionals en amateurs Houvast bieden bij in kaart brengen collecties Gegevensmodel Werkwijze Tools 2011-09-15 | 8

9. UITGANGSPUNTEN VAN HET MODEL Efficiëntie Eenvormigheid bevorderen Hergebruik voor verschillende toepassingen Uitwisseling met andere organisaties Standaardisering Uitwisseling data via bestaande standaarden Voor tenminste de basisset Op basis van RSLP CollectionDescription Brede toepasbaarheid Moet óók kunnen voorzien in specifieke behoeften 2011-09-15 | 9

10. WAAROM COLLECTIE-BESCHRIJVINGEN MAKEN? 2011-09-15 | 10

11. WAT IS EEN COLLECTIE? Gestructureerd geheel Van erfgoedobjecten of -data Waartussen een aanwijsbaar verband bestaat Thema Herkomst ° Materiaaltype Soort objecten … Mogelijk hybride Digitaal en fysiek, originelen en kopieën ° Archiefbestand  ‘deelcollectie’ van de collectie van de bewaarinstelling 2011-09-15 | 11

12. 2011-09-15 | 12 ONDERVERDELING COLLECTIES Collectie  Deelcollecties Altijd hiërarchisch Gerelateerde collecties = Gedeelde herkomstgeschiedenis ≠ Thematische of materiële overeenkomsten Deelcollecties van een fictieve erfgoedinstelling

13. WAAROM COLLECTIES BESCHRIJVEN? Beschrijven individuele objecten Niet altijd haalbaar Geeft geen informatie over groepen objecten en hun onderlinge relaties Geeft niet altijd het gewenste overzicht nodig voor beheer van en beleid rond collecties Collectiebeschrijvingen Informatie over (deel)collectie als geheel Omschrijving, materiaaltypes, trefwoorden, herkomst, collectiebeleid, bewaarplaats, etc. 2011-09-15 | 13

14. Collectiebeleid en -Beheer | 1 Weten wat er in huis is Inventarissen van individuele objecten zijn overweldigend Verband tussen objecten en onderdelen van de collectie wordt duidelijker Gebrek aan interne organisatie van de collectie komt aan het licht © Heemkunde Vlaanderen 2011-09-15 | 14

15. Collectiebeleid en -beheer | 2 Ontwikkelen van specifiek beleid voor deelcollecties Prioriteiten stellen tussen deelcollecties Sterktes valoriseren, zwaktes ondervangen Kerncollectie identificeren Acquisitiebeleid hierop aanpassen Samenwerkingsmogelijkheden identificeren Onderlinge afspraken rond collectiebeleid en andere vormen van samenwerking Ontwikkelen van een sectorbeleid 2011-09-15 | 15

16. VINDBAARHEID Collecties zonder objectbeschrijvingen ontsluiten Ontdekbaarheid van (deel)collecties verhogen Zoeken van bepaalde types collecties (versus bepaalde types objecten) Atypische collecties vinden Overkoepelend collectieregister wordt mogelijk Zoeken naar collecties over instellingen heen 2011-09-15 | 16

17. CONTEXTUALISERING Samenhang, belang, relevantie van groep objecten duidelijk maken Koppeling van objectbeschrijvingen via collectiebeschrijvingen ‘Toon info over de collectie waarin dit object zich bevindt’ ‘Toon (andere) objecten uit de collectie’ Samenhang tussen (deel)collecties duidelijk maken 2011-09-15 | 17

18. Hoe ziet Cometa eruit? 2011-09-15 | 18

19. Gebruiksniveaus Staalkaart Gegevens die mogelijk interessant zijn in collectiebeschrijvingen Gemeenschappelijk model Gestandaardiseerde elementen Uitwisseling en hergebruik van informatie Hulpmiddel voor aggregatie Uitwisseling van data Gebaseerd op RSLP CollectionDescription Correspondentie met ISAD(G) en EAD 2011-09-15 | 19 Toenemende standaardisering

20. De trappen van het model Detailniveau Uitwisselbaarheid Veel detailMinder uitwisselbaar Weinig detailMeer uitwisselbaar 2011-09-15 | 20

21. De trappen van het model Detailniveau Uitwisselbaarheid Veel detailMinder uitwisselbaar Weinig detailMeer uitwisselbaar 2011-09-15 | 21

22. BASIS, PLUS, EXTRA Cometa Basis Minimale gegevensset Publieke ontsluiting van erfgoedcollecties Maximale uitwisselbaarheid Via internationale standaarden Cometa Plus Uitgebreide gegevensset Beheersfuncties en beleidsontwikkeling Uitwisselbaar binnen Vlaanderen 2011-09-15 | 22

23. BASIS, PLUS, EXTRA Cometa Extra Aanvullende gegevens Instellings- of subsectorspecifiek Geen of beperkte uitwisseling Onderlinge afspraken noodzakelijk Collectie langspeelplaten, BibliothecaWasiana vzw – Sint-Niklaas © Vlaamse Erfgoedbibliotheek – Fotografie: Stefan Tavernier 2011-09-15 | 23

24. SECTIES 1. Algemeen 2. Agenten 3. Relaties 4. Inhoud 5. Collectiebeleid 6. Ontsluiting 7. Rechten 8. Behoud en beheer Collectie Ernest Closson (1870-1950)Conservatorium Brussel - Erasmushogeschool© Vlaamse Erfgoedbibliotheek - Fotografie: Stefan Tavernier 2011-09-15 | 24

25. 2011-09-15 | 25 ELEMENTEN | SECTIE 1-2

26. 2011-09-15 | 26 ELEMENTEN | SECTIE 3-4

27. 2011-09-15 | 27 ELEMENTEN | SECTIE 6-7

28. GEGEVENS PER MATERIAALTYPE 2011-09-15 | 28 Cometa Basis: Omvang Cometa Plus: Ontsluiting, Digitalisering, Behoud Voorbeeld voor een audiovisuele collectie

29. Hoe begin je aan het beschrijven van (deel)collecties? 2011-09-15 | 29

30. 1. Maak een plan Objectieven Mensen en middelen Doelpubliek Breed publiek? Onderzoekers? Erfgoedbeheerders? Beleidsmakers? Detailniveau Volledigheid Herbruikbaarheid Diepgang  Tijdsinvestering Actualiteitswaarde  Nu of later? 2011-09-15 | 30

31. 2. Kies een model Gebruik Cometa Welke elementen gebruik je? Welke voeg je toe? (= Cometa Extra) Gebruik standaardterminologie Zie CEST en DEN voor bronnen Documenteer je schema Wat wel / niet / toegevoegd? Interpretatiemarge 2011-09-15 | 31

32. 3. Regel opslag en terbeschikkingstelling Gestructureerd formaat Spreadsheet, databank Ga online indien mogelijk Toegangsrechten CollectiveAccess Integreer met andere gegevens en systemen Objectregistratie 2011-09-15 | 32 Dossiers, BibliothecaWasiana vzw – Sint-Niklaas © Vlaamse Erfgoedbibliotheek – Fotografie: Stefan Tavernier

33. Collective Access Webtoepassing voor ontsluiten en beheren van collecties Open source-software www.collectiveaccess.org Installatieprofielen FARO geschikt voor Cometa www.cometamodel.be Integratie van collectie- en objectregistratie 2011-09-15 | 33 Schermafdruk CollectiveAccessProvidenceCatalogiseer- en databeheermodule

34. 4. Verzamel de gegevens Systematische aanpak Welke instellingen? Welke (deel)collecties? Via een formulier Sjabloon op www.cometamodel.be Hergebruik bestaande gegevens Uit de eigen instelling(en) Uit bestaande collectieregisters Strategie voor actualisering Peildatum 2011-09-15 | 34

35. VOORBEELD SJABLOON ENQUÊTE 2011-09-15 | 35

36. HERGEBRUIK GEGEVENS Vlaamse Collectieregisters Archiefbank Vlaanderen www.archiefbank.be Collectiewijzer Erfgoedbibliotheken Vlaamse Erfgoedbibliotheek collecties.vlaamse-erfgoedbibliotheek.be Muziekbank Vlaanderen Resonant www.muziekbankvlaanderen.be 2011-09-15 | 36

37. Online informatiedossier | 1 www.cometamodel.be Inleidende brochure Waarom zou je op collectieniveau beschrijven? Wat is een (deel)collectie? Wat is Cometa? Hoe begin je aan het beschijven van (deel)collecties? Details van de elementen van het model Duidelijke omschrijving Bijkomende standaarden (bijv. terminologiebronnen) 2011-09-15 | 37

38. Online informatiedossier | 2 www.cometamodel.be Sjablonen Vragenlijst (ODT + DOC) Spreadsheet (ODS + XLS) Correspondentietabel met internationale standaarden (EAD, RSLP-DC, ISAD(G), DC) Info over gebruik van CollectiveAccess Links en achtergrondinformatie Contactgegevens Vragen Feedback 2011-09-15 | 38

39. Vragen? Meer info op www.cometamodel.be

40. PAK JE BROCHURE MEE

41. COLOFON Auteur: David Coppoolse, Vlaamse Erfgoedbibliotheek Versie 1.0 – 2011-09-07 Dit document wordt ter beschikking gesteld onder CreativeCommons-licentie ‘Naamsvermelding-NietCom­mercieel-GelijkDelen 2.0 België (CC BY-NC-SA 2.0)’ <http://creativecommons.org/licenses/by-nc-sa/2.0/be/deed.nl> met als bijkomende bepaling dat de afbeeldingen met een copyrightvermelding niet voor afgeleide werken of andere doeleinden mogen worden gebruikt zonder voorafgaande toestemming van de rechthebbenden. 2011-09-15 | 41