Séminaire sdsi pluralis 2013 07 28 v 05.1

Séminaire Schéma directeur du SI
par P. JACQUOT 29/07/2013 | Version 5.0

© VOIRIN Consultants Séminaire SDSI 2
Objectifs
 Identifier les fondamentaux d’un schéma directeur
(objectifs, enjeux, cibles, méthode, étapes et
pratiques actuelles)
 Acquérir la pratique de réalisation d’un schéma
directeur à travers deux cas pratiques

Sommaire
Première journée
1. Le système d’information et sa place dans les organisations
2. Que peut-on attendre d’un schéma directeur ? Quels enjeux ?
3. Quel est le positionnement du schéma directeur ?
4. Quelles méthodes pour élaborer son schéma directeur ? Quel périmètre ?
5. Quelles sont les cibles du SDSI ?
6. Les étapes du processus de construction du schéma directeur
7. Les tendances fonctionnelles et techniques constatées différentes dans les différentes
organisations
8. Comment réussir son schéma directeur ?
9. Comment réduire les délais et les coûts de réalisation d’un SDSI ?
10. Atelier sur l’alignement orientations stratégiques des organisations avec les orientations IT
11. Le focus sur le portefeuille des projets

Sommaire
Deuxième journée
 Rappels des concepts et de la démarche (1h)
 Atelier - étude de cas sur la réalisation d’un Schéma
directeur (3h)
 Atelier- travail sur la priorisation des projets (1h30)
 Focus sur la gouvernance et les outils du schéma
directeur (1h)
 Prérequis et facteurs-clés de la réussite du SDSI

1. Le système d’information et sa place dans les organisations

Introduction
Le système d’information et sa place dans les organisations
La situation actuelle
 Une évolution permanente des activités métiers
 Un écosystème externe de plus en plus mouvant
 La nécessité d’améliorer l’efficacité et l’efficience
 Un SI d’information qui peut tendre à se complexifier
 Des technologies sans cesse renouvelées
 Une exigence de réactivité et d’agilité
 Une recherche de réduction des coûts
Les conséquences
 Un besoin de faire évoluer et de sécuriser les processus avec les outils informatiques
 Une transformation réciproque des organisations et des systèmes d’information
 Une interaction permanente entre les acteurs du SI, les technologies, la stratégie de
l’entreprises ou de la collectivité, l’organisation du travail, les normes, les valeurs, et les
connaissances, etc
 La nécessité de mieux contrôler le SI pour répondre aux attentes des métiers et aligner
les stratégies dans le moyen et long terme
 Une priorisation nécessaire des projets suggérés par la maîtrise d’ouvrage

L'évolution des préoccupations informatiques et les pressions actuelles
de l'écosystème
L’informatique considérée
plus comme un poste de
dépenses qu’un levier
d’amélioration
S.I.
Evolution permanente des
technologies et du besoin
d’alignement avec les exigences
des métiers
Complexité du SI dû à l’empilage
des couches technologiques et
au périmètre fonctionnel
Demande grandissante des clients dans le
domaine de l’automatisation des procédures et
des besoins en pilotage
Engagement variable des
métiers dans la définition des
besoins et la mise en œuvre
des solutions
Prise de conscience
variable par les métiers de
l’impact de la mise en
œuvre des solutions dans
les processus de gestion
cible
Défaillance ou peu d’engagement dans la
gouvernance du SI au niveau de la direction
générale
De plus en plus de demandes
dans l’urgence
Restriction ou
stabilisation des budgets
Préoccupations de la DSI
Ecosystème des métiers
Pression de l’écosystème
Externe (clients, partenaires)

Tendances du SI dans le futur
Mobilité
Ouverture du SI vers les
clients et partenaires
Collaboratif et partage
d’informations interne
Accès à tous
au SI
Boutique
d’applications
Multiplication des
applications
Traitement de tous les
types de données
Communautés
et réseaux sociaux
Archivage et recherche
Dématérialisation des
échanges
Nouveaux
Usages

Tendances du SI dans le futur
Gouvernance
par les métiers
Externalisation
Sécurisation et
continuité de
service
Simplification
urbanisation
Agilité
Optimisation
de l’existant
Contrôle
des coûts
Mutualisation
Qualité de
service
accrue
Conduite de projet
formalisée
Nouveaux
services

2. Que peut-on attendre d’un schéma directeur ?
Quels enjeux?

Définition du schéma directeur
Définition 1 : Ensemble de documents ayant pour objet de
fixer à long terme les orientations fondamentales du
système d’information d’une organisation
Définition 2 : En cohérence avec la stratégie générale de
l'entreprise, après un bilan de l'existant et des opportunités
de l'état de l'art, le schéma directeur doit toujours avoir pour
objectif d'orienter les politiques du systèmes d'information.
Il peut avec profit s'appuyer sur une logique de cartographie
informatique de l'entreprise, voire d'urbanisme. Il doit
toujours déboucher sur un phasage des plans d'action et
sur un budget.

Pourquoi un schéma directeur ?
• Construire un SI en phase avec les orientations de l’organisation
Pour que le SI s’intègre dans la stratégie globale de l’organisation
• Planifier pluri-annuellement les actions de développement du SI
Pour permettre une vision à moyen terme des actions à mettre en œuvre et des
moyens nécessaires à mobiliser
• Garantir la cohérence d’ensemble du SI
Pour s’assurer que les différents projets forment un tout cohérent et efficient
• Définir les axes stratégiques d’évolution du SI
Pour choisir des axes de développement qui définissent la philosophie du SI
• Fédérer les choix de manière participative
Pour mener une démarche incluant les agents et les «clients» pour s’assurer de
l’adhésion de chacun
Objectifs

La dynamique du SDSI
Directions
Métiers
Clients
externes
Gestion
des
priorités
Applications
Projets
Ressources
humaines
Ressources
matériel-logiciel
Budget
Planning
Services
Système
d'information
Demandes
Services
Gouvernance
des SI

Les Strates du SI
Pilotage
Front Office
Back Office
Support
Indicateurs – tableaux de bord
Fonctions tournées vers le client ou le citoyen
Fonctions tournées vers les métiers support de l’organisation
Fonctions tournées vers le support transversal de l’organisation

Les enjeux du SDSI
• Répondre aux besoins des directions et services
• Répondre aux besoins des usagers et clients
• Répondre aux besoins des partenaires
• Mettre en place les structures opérationnelles d’exécution
(DSI et directions-services utilisateurs)
• Maîtriser et optimiser les coûts d’acquisition et de
fonctionnement
• Mettre en place les structures de pilotage du SDSI
• Mobiliser les ressources financières et humaines
• Accompagner le changement (hommes & organisation)
• Veiller à la cohérence du système d’information et à la
maîtrise de son développement
Enjeux

Les enjeux métiers et les enjeux du SI / administrations

Les enjeux métiers et les enjeux du SI / entreprises
Enjeux métiers
Le schéma directeur des SI
devra s’attacher à dégager les
enjeux et les axes d’évolution
du SI à partir des enjeux et
besoins métiers et des
opportunités offertes
par les TIC
Améliorer l’efficience des
activités et des processus
Enjeux SI
S’orienter vers des croissances
externes
Développer les actions
commerciales
Mieux piloter les activités
Passer d’une fonction
informatique à une fonction
système d’information
Développer l’externalisation et
la sous-traitance
Urbaniser le SI
Ouvrir le SI vers les clients et
les partenaires

Les enjeux du SDSI
Outre le fait de prendre en compte les projets
et leur valeur ajoutée, il ne faut pas perdre de
vue que la démarche SDSI constitue un
moment favorable pour de se poser des
questions sur la valeur d’usage des
applications et des moyens déjà mis en
œuvre.

Points d’attention du SDSI
Donner une orientation
stratégique au futur
Système d’Information
 Planification des projets mis en
œuvre
 Planification des budgets relatifs
aux projets
 Organisation des ressources
humaines et informatiques
 Actions transversales à mener
(évolution des logiciels
existants, conduite du
changement, tableaux de bord,
etc.)
Définir
Mettre en
place
Organiser
Répondre aux
besoins
• Périmètre technique et
fonctionnel
• Axes de progrès
• Organisation des ressources
• Structure de pilotage
• Structure opérationnelle
• Ressources financières
• Ressources humaines
• Achats & marchés
• Enjeux juridiques
• Directions
• Utilisateurs
• Administrés/clients

Les objectifs du SDSI (exemple)
Favoriser et développer toute action ayant un
impact direct sur l’amélioration
du service au citoyen ou du client
Développer des e-services à destination
des usagers et partenaires
Satisfaire les attentes des directions en détecter
et qualifiant de nouveaux besoins applicatifs
Appliquer les principes de gouvernance
Optimiser les outils existants souvent pas assez
exploités
Développer des usages au travers des outils
collaboratifs pour favoriser la circulation de
l’information
Développer au sein du service une approche
client
Définir des indicateurs de pilotage
Alignement stratégique avec la politique publique menée
par la collectivité territoriale ou l’entreprise
Définir des budgets (PPI)
en investissement & fonctionnement
dans une perspective budgétaire réaliste
Convaincre et mobiliser les agents la collectivité
territoriale ou l’entreprise pour exploiter au mieux
les outils qui seront mis en place

L’urbanisation du SI
Urbaniser, c’est disposer d’un système plus
apte à servir la stratégie de la collectivité et à
satisfaire son besoin métier.
Urbaniser c’est anticiper les changements et
déterminer la trajectoire permettant d’aller de
l’ancien au nouveau système d’information

3. Quel est le positionnement du schéma directeur ?

Positionnement du schéma directeur informatique
Stratégie
métiers
Stratégie SI
Tactique SI
Opérationnel SI
Le SI n’est pas seulement un poste de dépenses, il est avant tout un
levier pour améliorer le fonctionnement des organisations
Stratégie
de l’entreprise

4. Quelles méthodes pour élaborer son schéma directeur ?
Quel périmètre ?

Quelle méthodologie ?
• Un lancement préparé
• Des interviews individuelles ou de groupe – des groupes de
travail sur des thématiques transversales précises (mobilité,
collaboration, dématérialisation des échanges, archivage,
optimisation, qualité de services, etc)
• Des réunions point de contrôle d’avancement
• Un PAQ fil rouge du SDSI PAQ?
• Des instances de pilotage et de projet
• Un plan de communication

Quels préalables au démarrage d’un SDSI ?
• Mobiliser les ressources
• Préparer et organiser les entretiens (interviews et
groupes)
• Définir les modalités d’exécution avec le prestataire
(PAQ)
• Planifier les étapes et les réunions de validation
• Préparer le plan de communication à tous les niveaux

Les 3 périmètres
• Intégrant les besoins métiers (social, élections, associations, etc)
• Intégrant les besoins transversaux
• Intégrant les besoins support de gestion (comptabilité, analytique GRH,
patrimoine, etc)
• Intégrant les besoins support de gestion bureautique (messagerie,
agenda, GED, travail collaboratif)
• Intégrant les besoins d’information (sites web)
• Intégrant les infrastructures LAN et WAN
• Intégrant les infrastructures Serveurs et systèmes d’exploitation
• Intégrant la sécurité
• Intégrant les bases de données
• Intégrant les infrastructures Serveurs et systèmes d’exploitation
• Intégrant les infrastructures téléphonie
• Intégrant les postes de travail et unité d’impression
• Intégrant le management des ressources informatiques internes
et des prestataires (infogérants, SSII, etc)
• Intégrant la méthodologique
• Intégrant le reporting et la gouvernance
Technique
Fonctionnel
Organisationnel

Le périmètre fonctionnel (illustration collectivité)
Gestion de la
Logistique
Ressources humaines
Gestion financière
et pilotage
Animation culture
et sport
Développement urbain Services au public
Informations
au public (web)
Sécurité
et santé publique
Affaires sociales
Education, Enfance,
Collèges et
Juridique
et marchés publics
Gestion
du patrimoine
Gestion technique
(bâtiments, éclairage – espaces verts,
routes, collèges, lycées, etc)
SIG ……
Travail
collaboratif
Gestion et outils
des élus

Le périmètre fonctionnel (illustration entreprise)
Gestion financière
et pilotage
Gestion
des ressources humaines
Paie
Gestion de la production Gestion des achats Gestion du SAV
MessagerieIntranetGED
Gestion commerciale CRM
Gestion de la
Logistique
Sites web …Gestion collaborativeArchivage

Le périmètre technique
Architecture
Serveurs
Postes Clients
& Helpdesk
Messagerie
& téléphonie
Réseau
(Lan – Wan)
SécuritéInfrastructures
3. Politique antivirale
5. Sé éphysique
2. Patch Management
3. Politique antivirale3. Politique antivirale
5. Sééphysique5. Sécurité physique
1. Politique de sauvegarde
4. Gestion des risques

Le périmètre organisationnel de la DSI
Gouvernance
et reporting
Management
collaborateurs DSI
Organisation et répartition
des missions
Méthodologie
et gestion de projets
Disponibilité et réactivité
des collaborateurs DSI
Compétences
des collaborateurs DSI
Gestion
des budgets
Politique d’achat
Documentation

Les axes du SDSI
Inventaire des
fonctions existantes
Définir les priorités
Construction du cadre
cible de l’urbanisation
Etude d’impact sur
l’organisation et le SI
Définition de la
cartographie cible
 Applications - Infrastructures - Réseau - Référentiels de données
 Flux entre les différentes briques
 En fonction des axes stratégiques de l’organisation
 Pour servir de référentiel à la construction de la cartographie cible
 Mise à jour des composantes du SI
 Révision des processus métiers
 Description des briques et des liens les unissant
Axes Contenu Acteurs
 DSI
 Collaborateurs SI
 DSI
 Directeurs métiers
 DSI
 DSI
 DSI

Les points d’attention
Améliorer ou proposer une nouvelle organisation de la DSI
Objectifs
/Métiers
Objectifs
/Direction SI
Identifier et qualifier les besoins en fonction de leur valeur ajoutée
et des apports dans la nouvelle organisation
Trouver les solutions et les alternatives les plus appropriées
(/fonctionnalités, /valeur ajoutée / organisationnelles/urbanisation/usages)
Programmer les allocations de ressources et de crédits
avec un nouveau plan de charge de type PPI
Préparer la conduite du changement
Renforcer la gouvernance par le pilotage
Assurer un état des lieux complet du système d’informations
Proposer des structures et des outils (tableaux de bord) pour suivre
l’état d’avancement du déploiement du SDSI et l’évaluer
Définir les outils, les tendances technologiques et les méthodologies
du service pour mieux contrôler son activité et l’évolution du SI

Les objectifs sous-jacents du SDSI
Le SDSI est le moment favorable pour bien définir
l’urbanisation du système d’information, mettre en
évidence les interactions entre les différents composants
afin de les rendre plus intégrés et plus performants.
C’est aussi l’instant pour définir son référentiel des
données et le travail à accomplir pour assurer sa fiabilité
et les procédures de mise à jour.

5. Quelles sont les cibles du SDSI ?

A quoi doit répondre le SDSI ?
Le SDSI offre l’occasion de rendre plus lisible le Système
d’information au niveau de la direction générale par une mise
en évidence :
 De ses apports et du souci de sa disponibilité
 Des coûts
 Des moyens mis ou à mettre en œuvre
 De ses interactions
 Des priorités
 Etc

A quoi doit répondre le SDSI ?
• Des élus, des directions, des services et des agents
• Des usagers
• Des partenaires
Répondre
aux besoins
Maîtriser & Optimiser
les coûts
Mettre en place
des structures
Mobiliser et
Accompagner
Assurer
la cohérence
• Coûts d’acquisition et de fonctionnement
• Structures opérationnelles (DSI et directions-services utilisateurs)
• Structures de pilotage du SDSI
• Mobiliser les ressources financières et humaines
• Accompagner le changement (hommes & organisation)
• Veiller à la cohérence du système d’information et la maîtrise de son
développement

Les cibles du SDSI
 Les Actionnaires  (pilotage)
 Les Elus  (pilotage et e-administration)
 La DG  (pilotage)
 Les directions  (pilotage, gestion opérationnelle, back office, front
office, support)
 Les Personnels et Agents  (gestion opérationnelle, back office,
front office, support)
 Les Clients et Administrés (information, e-services, démocratie
participative et interactivité)
 Les partenaires (échanges d’informations, espace collaboratif et
e-services)

6. Les étapes du processus de construction
du schéma directeur

Les points abordés
• Quelles étapes ?
• Quels livrables pour quelle étape ?
• Quelle organisation et quels acteurs ?
• Quel planning ?
• Quelles ressources ?

Quelles étapes ?
• Préparation de la mission en définissant l’organisation du projet et
en prenant connaissance du contexte.
 Analyse de l’existant sur le plan fonctionnel, technique et
organisationnel ainsi que les besoins couverts et non couverts.
 Proposition d’axes d’évolution sous la forme de plusieurs scénarios
globaux et choix d’un scénario.
 Approfondissement du scénario retenu, définition des projets à
mener et formalisation du SDSI.

Quelles étapes (suite) ?
Points-clés
 Convaincre
 Mobiliser
 Communiquer
 Organiser
 Planifier

Illustrations (suite) (peu clair)
 Contenu des entretiens préalables
 Organisation de la communication
 Implication des différents acteurs pendant et après le SDSI
 Planification et pilotage de la mission
 Importance du séminaire de lancement

 Recenser l’existant
 Recenser les besoins
 Synthétiser les besoins
 Comparer
 Evaluer le service rendu
Points-clés
Points d’attention sur
les services au public
et partenaires
Envisager
éventuellement un
benchmark

 Analyse de l’existant – comment l’aborder ?
 Intérêt d’un benchmark
 Nécessité de valider de façon intermédiaire les résultats

Points-clés
 Définir les scénarios d’évolution
 Définir les cibles fonctionnelles et techniques
 Définir la liste des projets fonctionnels et techniques
 Définir la liste des actions-clés

 Construction des scénarios
 Choix du scénario et préparation des cibles
 Préparation du portefeuille de projets et des actions
d’accompagnement
 Importance de l’engagement du Comité de Pilotage

Phase 4 : Formalisation du SDSI4
Points-clés
 Choisir le scénario
 Choisir la cible fonctionnelle et technique
 Choisir les projets fonctionnels et techniques
 Choisir les actions-clés
 Préparer le suivi du SDSI

 Validation du scénario et des moyens à mettre en œuvre
 Nécessité des actions d’accompagnement
 Nécessité d’un document de communication multi-cibles
 Préparation du suivi du SDSI

Une étape à laquelle il faut penser ….
 Des réunions de suivi des projets doivent se tenir régulièrement
 Des arbitrages doivent être prononcés
 De réorientations peuvent être faites
 De nouveaux projets non prévus peuvent s’intercaler dans le plan de déploiement
 Des budgets révisés
Suivi du SDSI5
Ne pas oublier qu’après son adoption l’exécution du SDSI doit
aussi être suivi durant 4 à 5 années.
Des instances de gouvernance doivent être créées

Les livrables associés à chaque étape
Etapes Livrables
 Conducteur réunion lancement
 PAQ
 Planning
 Questionnaire enquête
 Synthèse enquêtes + benchmark
 Synthèse étape 2
 Projets fonctionnels
 Projets techniques
 Projets d’organisation
 Fiches Projet et Fiches Action
 Rapport final et scénario choisi
Cartographie
 Plaquette de communication
 Synthèse étape 3 (+ scénarios)

Les principaux livrables associés à chaque étape
Livrables Utilité
Phase 1 - Réunion de lancement +
Compte rendu
Permet de cadrer le projet, de définir les acteurs, de planifier le projet
Phase 2 - Questionnaire d’enquête des
besoins
Envoyé une semaine avant l’interview. Sert de base de travail à l’
identification des besoins
Phase 2 - Synthèse des enquêtes Synthétise les besoins exprimés par nature (fonctionnel-technique) et par
activité – présente le benchmark
Phase 2 – Synthèse Etape 2 Rapport identifiant l’existant, les constats positifs et les axes
d’améliorations
Phase 3 – Rapport de synthèse Phase 3
+ liste des chantiers fonctionnels,
techniques et organisationnels
Rapport précisant les axes d’améliorations, les moyens pour y arriver
(ressources, budget, solutions et les contraintes selon les scénarios
Liste des chantiers (objet, budget, ressources, date cible, contraintes, etc)
Plan d’actions à mener
Phase 4 – Rapport final Scénario retenu et amendé
Liste des chantiers retenus et planifiés + fiches projet
Plan d’actions à mener et méthodes de suivi du SDSI
Phase 4 – Cartographie Cartographie applicative de l’existant et des projets
Phase 4 – Plaquette de communication Document de synthèse du SDSI à destination des élus, directeurs et
agents de la collectivité

Focus sur le rapport final
• L’analyse critique de l’existant
• Le point sur le dernier SDSI
• Les grandes orientations du système d’information : fonctionnelles,
techniques et organisationnelles
• Les projets fonctionnels et techniques (objet, objectifs, valeur ajoutée, budget,
planning, contraintes de mise en œuvre, degré de priorité)
• Les moyens à mettre en œuvre (organisation, compétences et les méthodes à
appliquer)
• Les actions transversales à prévoir (formation, conduite du changement,
sensibilisation, adoption d’un référentiel, gouvernance du SI et du SDSI, etc)
• Le plan de financement sur 3 à 5 ans
• Les règles de gouvernance (suivi de l’exécution du SDSI)
• Les facteurs-clés de la réussite (implication direction générale, etc)
Il décrit :

Qui doit participer au projet ?
• Le DGS  définit la stratégie de la collectivité
• Un ou des élus  donne(nt) les orientations politiques
• Les directeurs et chefs de services  expriment des besoins opérationnels et stratégiques
• Les utilisateurs-clés ou agents au contact du public  expriment des besoins opérationnels
• Le DSI  exprime des besoins stratégiques et techniques
• Les responsables de service ou de domaine de la DSI  expriment des besoins
techniques et des ressources
• Des partenaires  expriment des besoins fonctionnels

Quelle structure de projet pour exécuter le SI ?
Composition
Directeur Général des Services
2 Directeurs Généraux Adjoints
Directeur de la D.S.I.
Chef de projet Ville
Responsable de mission
Composition
Directeur Général adjoint
Comité de direction D.S.I.
Chef de projet
Directeur des Finances
Direction opérationnel
Responsable de mission
Composition
Chef de projet
Adjoint au responsable de mission
Comité de Pilotage Comité Opérationnel
Comité restreint

Quels rôles au sein des instances ?
 Décide du choix des prestataires à
retenir pour les présentations
 Valide le choix du prestataire
 Valide le planning de déploiement des
différentes fonctions et le plan qualité
projet
 Participe aux orientations et arbitre les
options (organisation, affectation de
ressources, engagement des dépenses)
lors de la phase d’étude
 Valide les études & développements
internes
 Participe aux présentations des logiciels
 Prépare les décisions du Comité de
Pilotage
 Participe à la phase de choix
 Participe à la préparation du projet de
déploiement
 Participe à la validation du dossier de
paramétrage
 Participe à la définition des actions de
communication
 Redéfinit et valide les nouveaux processus
Comité de Pilotage Comité Opérationnel

Quel planning ?
1 semaine
Délai
2 semainesà
4 semaines 10 semainesà
Phase 1 : Cadrage et planification1
Phase 2 : Audit de l’existant
Phase 3 : Scénarios3
Phase 4 : Formalisation du SDSI4
2

Quelles ressources (charges)?
Nature de la ressource Charge
en jours
Commentaires
Directeur de projet 3 à 6 jours Surtout en réunion de
Comité de pilotage
Directeur ou chefs de services 1 à 3 jours Lors des interviews ou
groupe de travail
Chef de projet utilisateur SDSI 20 à 40 jours En réunion, en interview ou
groupe de travail
Chef de projet informatique SDSI 10 à 20 jours En réunion, en interview ou
groupe de travail
DSI 3 à 8 jours Pour les validations
Responsable de domaine de la DSI 1 à 2 jours Entretien
Utilisateur-clés 0,5 à 2 jours Selon importance du
domaine

7. Les tendances fonctionnelles et techniques constatées dans
les différentes organisations

Les tendances et chantiers /collectivités
• Optimiser l’usage des outils existants (RH, GF, EC, etc)
• Mettre en place de nouveaux outils de gestion (patrimoine,
courrier, recrutement, commandes internes, recettes, etc)
• Mettre en œuvre des tableaux de bord
• Développer le service public en ligne (bornes interactives,
service de proximité, mise en ligne de formulaires, espaces
publics numériques, webtélé, accès wifi, etc)
• Favoriser aux handicapés l’accès au système d’information
Améliorer la gestion interne et le service à l’administré

Les tendances et chantiers / entreprises
• Optimiser l’usage des outils existants (RH, GF, EC, etc)
• Mettre en place de nouveaux outils de gestion (CRM, gestion
commerciale, )
• Mettre en œuvre des tableaux de bord et infocentre
• Développer le service client en ligne (gestion te suivi des
commandes, offres de services web, etc)
• Favoriser aux partenaires l’accès au système d’information
Améliorer la gestion interne et les services aux clients

Les tendances et chantiers
• Améliorer le partage d’informations (intranet – extranet - ENT) et la
transmission externe avec l’état et des partenaires (Edi)
• Créer des infocentres décisionnels
• Créer des bases de données interlocuteurs
• Développer la dématérialisation (ex : gestion courriers/notes réflexion
sur l’archivage légal et opérationnel, délibérations ....)
• Améliorer le partage d’informations (ex : photothèque) et la
transmission interne (circuits de l’information et intranet, bornes
numériques-agents)
• Améliorer l’interaction du SIG ou gestion des process avec le système
de gestion
• Faciliter les rencontres, réduire les temps et frais de transport
(téléconférence, webconférence)
Améliorer le partage de l’information et sa transmission

Les tendances et chantiers (suite)
• Améliorer l’assistance aux utilisateurs, le confort de travail
et l’accès aux agents ne possédant pas de postes de
travail
• Accompagner le changement des procédures
• Mener une réflexion sur les missions, l’évolution des
compétences et les charges de la DSI, la disponibilité et
la sécurité du SI
Mieux s’organiser au sein de la DSI pour améliorer le service rendu

Les tendances et chantiers (suite)
• Déployer et usage généralisé les logiciels libres
• Consolider l’infrastructure informatique et téléphonique
• Développer la stratégie Xnet (intranet – extranet)
• Faire évoluer l’infrastructure de manière cohérente afin
de produire des services à valeur ajoutée
• Virtualisation, nomadisme, sécurisation et disponibilité SI
Mettre un socle technologique cohérent pour assurer un déploiement pérenne

8. Comment réussir son SDSI ? Comment suivre l’exécution du
SDSI ? – Quel sera le rôle du DSI ? – Les principes de
gouvernance

Comment réussir l’exécution de son SDSI ?
• Mettre en place des structures de gouvernance
• Intégrer la MOA dans la conduite des projets
• Mettre en place des outils de pilotage des projets
• Communiquer sur l’avancement du SDSI
• Réviser le SDSI annuellement

Mettre en place des structures de gouvernance
Rôle
• Etablir les priorités
• Vérifier l’avancement général
• Lancer ou arrêter les projets
Rôle
• Contrôler l’avancement des projets
des Pôles ou Directions et leur
coordination au sein de son Pôle
ou direction
• Coordonner les actions et les
mobiliser les ressources
• Rendre compte au CMSI
Comité de Management
du Système d’information
CMSI
1 réunion tous les 6 mois
Comité de
Coordination
COCOR
3 à 4 réunions/an

Mettre en place des structures de gouvernance (suite)
 DSI
 Responsables
d’activité
Comité
Informatique
1 réunion
hebdomadaire
RôlesIl est composé :
Documents à fournir
 Ordre du jour
 Plan d’actions mis
à jour
 Portefeuille des
projets mis à jour
 Indicateurs mis à
jour une fois par
mois
 Décision et arbitrage
 Echange et partage
d’informations
 Prépare les réunions du CMSI
et COCOR
 Interface avec la Direction
Générale et les autres entités
de la collectivité
Au besoin des réunions de synchronisation par activité peuvent être
organisées de façon hebdomadaire

Intégrer la MOA dans les projets
• Développer la responsabilisation de la MOA
• Professionnaliser la MOA à la conduite des projets
informatiques
• Gérer la conduite du changement
• Communiquer
• Impliquer la direction

Mettre en place des indicateurs de pilotage du SDSI
Objet du projet
Date
cible
Tendance
Respect
délai
Respect
budget
Définition et généralisation d’outils de gestion de projets.
Elaboration de revues de projets pour améliorer le pilotage
Mi-2008
J K L
SUIVI
DES BUDGETS
SECURITE
DISPONIBILITE DU SI
HELPDESK APPLICATIF
& BUREAUTIQUE
VOLUMES D’ACTIVITE
DU SI
PROJETS
APPLICATIFS
 Indicateurs signifiant le taux de disponibilité du SI et le niveau
de sécurité
 Indicateurs signifiant pour chaque projet, son état d’avancement,
le respect du délai, des budgets et de la cible et les difficultés
rencontrées
 Indicateurs signifiant l’état de consommation des budgets
d’investissement et de fonctionnement
 Indicateurs signifiant le nombre d’appels et le taux de réponse
 Indicateurs signifiant les volumes et leur évolution (stockage,
messages échangés, nombre d’imprimantes, de PC, etc)

Communiquer sur l’exécution du SDSI
Publier tous les 4 ou 6 mois
un édito sur la progression du SDSI
Point sur le
calendrier
d’avancement
Focus
sur les
projets
principaux
ou critiques
Point sur
l’organisation
du SDSI
Focus
sur les
objectifs
d’un projet
lancé
Focus
sur un
projet en
mode
opérationnel
Axes retenus
dans le SDSI
Instances
du SDSI
Publier un document de synthèse à l’intention des élus et des actionnaires
 Enjeux et axes du SDSI
 Projets – Planning et budgets associés
 Actions de fond à mener
 Ressources identifiées
 Réflexions à mener

Réviser le Schéma directeur au moins annuellement
Le schéma directeur ne doit pas rester figé après son
élaboration.
De nouveaux projets dictés par les circonstances peuvent
apparaître, des projets prévus stoppés ou simplement
arrêtés. Les budgets sont susceptibles aussi d’évoluer. Des
actions d’accompagnement supplémentaires peuvent être
décidés.
L’instance de gouvernance du SDSI doit se réunir au moins
deux fois par an pour décider de nouvelles orientations et
compléter la feuille de route des années qui suivent.

Quel rôle du DSI dans l’exécution du SDSI ?
A l’exception des projets techniques et des projets
fonctionnels transversaux, il n’est pas le propriétaire ou le
responsable des projets. Mais il doit :
 Veiller à la cohérence de leur mise en œuvre
 Apporter des conseils dans la conduite des projets
 Apport son soutien à travers la mise à disposition d’un chef
de projet IT (CPI) lié au chef de projet Métier (CPU)
 Suivre les budgets
 Contrôler et piloter les prestataires
 Préparer les reportings pour l’instance de suivi du SDSI
 Synchroniser les actions d’interdépendance

Prérequis et facteurs-clés de la réussite
 Associer la direction générale à la démarche qui ne doit pas être
le fait de la direction des systèmes d’information
 Faire prendre conscience aux directions métiers du rôle
important qu’elles ont à jouer sur le SI
 Associer dans une démarche participative tous les
agents/personnels concernés par le SI
 Communiquer sur l’utilité et le respect du SDSI
 Ne pas dépasser 3 à 5 mois la période de réalisation du SDSI
 Prévoir les instances de suivi du SI et du SDSI
 Mettre en place les outils de pilotage du SDSI et du SI
La vie du SDSI doit être co-animée
par les directions métiers avec le soutien de la DSI

9. Comment réduire les délais et les coûts de réalisation d’un SDSI ?

Comment réduire les délais ?
• Préciser les grandes orientations politiques de la collectivité
• Préparer la cartographie des applications
• Préparer la cartographie de l’infrastructures
• Préparer la liste des chantiers fonctionnels et techniques
• Planifier toutes les étapes du SDSI
• Préparer des questionnaires
• Utiliser la messagerie pour la gestion des agendas
• Mobiliser les ressources avant la notification et prévoir leurs charges dans
l’espace de déroulement du SDSI
Préparer un maximum d’éléments pour réduire la phase d’analyse de l’existant
Planifier un maximum d’actions pour mobiliser à l’avance
Faire valider les rapports finaux par la direction générale et le groupe projet

Comment réduire les coûts ?
• Définir le plus en amont possible les orientations
de la collectivité ou de l’entreprise
• Formaliser le plus en amont possible les éléments
sur l’existant et les projets
• Participer aux phases d’analyse des besoins pour
bien s’imprégner du SDSI
• Choisir un AMO ? ayant une bonne expérience des
collectivités ou entreprises de votre nature et de
votre taille

Comment préparer l’Appel d’offres SDSI ?
• Méthodologie (interviews individuelles, groupe)
• Qualité, expériences et compétences de l’équipe
• Références dans le domaine d’activité
• Plan qualité projet
Points-clés de l’offre

Composition de l’AO
• Orientations politiques et contexte de la collectivité
• Contexte et existant informatique (applications et infrastructures, organisation
informatique)
• Amélioration attendues
 Objectifs du SDSI
 Etapes du projet
 Planning du SDSI
 Ressources internes à consacrer
 Organisation mise en place
 Livrables attendues
 Contraintes à respecter

Critères de choix du prestataire
• Références du prestataire et du responsable de mission
• Qualité des livrables
• Méthodologie de la phase d’analyse des besoins
• Durée de la prestation
• Prix

10. Atelier 1 sur l’alignement orientations stratégiques des
organisations avec les orientations IT

Atelier n°1 – Orientations stratégiques
Durée : 1h

11. Le focus sur le portefeuille des projets

Focus sur le portefeuille projets
Quels objectifs ?
 Identifier les projets fonctionnels, techniques et organisationnels liés directement au SDSI
 Identifier les critères sur lesquels vont se baser leur priorisation
 Prioriser les projets
 Constituer des scénarios d’évolution
 Les ordonnancer en fonction du scénario choisi
 Les suivre de manière opérationnelle afin de vérifier leur état d’avancement
Qu’est ce qu’un projet
Un projet est une chose ou un ensemble de choses que l'on se propose de faire en un temps
donné, mettant en œuvre des ressources humaines et matérielles faisant l'objet d'une
budgétisation, et aboutissant à un ensemble de livrables. Dans le cadre du système
d’information, le projet peut déboucher sur une solution fonctionnelle (application) ou solution
technique voire la combinaison des deux. Un projet peut englober un ensemble d’actions
dépendantes pour aboutir à la mise en œuvre d’un nouveau processus ou des résultats
immatériels.

Focus sur le portefeuille projets
Quelles informations pour identifier les projets ?
 Programme d’appartenance et propriétaire du projet
 Caractéristiques et descriptif du projet
 Critères de priorisation (ROI, importance, niveau de difficulté, budget, délai, ressources,
dépendance, etc)
 Chef de projet pressenti
 Date ou période de démarrage
 Etc
Comment prioriser les projets ?
 Se fixer sur une notation arithmétique et sur des critères acceptés
 Réunir les bons interlocuteurs capables de les prioriser
Comment suivre l’avancement des projets ?
 Faire des revues périodiques
 Si les projets sont nombreux, adopter un outil de gestion de projet où le chef de projet
renseignera régulièrement les indicateurs

Conclusion
12 grandes Tendances du SI
 Optimisation logiciels existants
 Pilotage (dont Infocentre)
 Développement de la dématérialisation
 Développement de l’e-administration
 Développement de l’esprit collaboratif
et du partage des connaissances
 Ouverture du SI vers l’extérieur
 Avènement du nomadisme
 Introduction de la gouvernance du SI
 Optimisation des dépenses et mutualisation
 Conduite du changement
 Analyse de la valeur
 Evolution des infrastructures (urbanisation,
VOIP, virtualisation, disponibilité SI, etc)
1. Lancement
2. Analyse besoins
3. Recommandations
4. Formalisation
4 étapes 5 Objectifs4 Facteurs-clés réussite
Répondre aux besoins
Optimiser les coûts
Mettre en place la gouvernance
et maîtriser le développement
Mobiliser des ressources
Préparer le changement
 Impliquer la DG
 Planifier les étapes
 Mobiliser des ressources
 Communiquer

Journée 2

Rappels des concepts et de la démarche
• Le SI et sa place dans les organisations
• Les objectifs du SDSI
• Les enjeux liés au SDSI
• Les cibles du SDSI
 Les étapes du processus SDSI
 Les conditions à réunir
 Le portefeuille des projets et sa priorisation

Atelier n°2 – Priorisation des projets
Durée : 1h30
 Constituer les groupes
 Définir ce que peut être un projet ?
 Quels sont les composantes d’un portefeuille de projets ?
 Sur quels critères peut-on se baser pour prioriser les
projets IT ?
 Présenter le résultat de vos réflexions de votre groupe
en 20 min

Atelier n°3 – Réalisation d’u n SDSI
 Données du cas pratique :
• Entreprise française de 4.000 personnes dont 1.700 en France - Siège et DSI à
Paris
• 10 Usines dans le monde (3 en France, 3 en Europe, 1 en Tunisie, 1 en Chine, 1 en
Inde)
• 30 filiales dans le monde dont 15 en Europe
• 4 lignes de produits industriels manufacturés dont la moitié sont configurés en
fonction des besoins du client. En 2012, les lignes étaient vendues par 3 réseaux.
En 2013, une action pour fusionner les réseaux
• Un projet de croissance externe sur les 4 années à venir avec un taux de
croissance de 20%
• 80% des produits sont vendus par des revendeurs. Les matériels importants
configurés sont vendus la plupart du temps directement par les filiales

Atelier n°3 – Réalisation d’u n SDSI
 Contexte SI :
• Un ERP acquis en 2002 entièrement personnalisé + 4 ERP (SAP B-one, Sage, etc) récupérés
lors des acquisitions (Chine, Espagne, Inde). L’ERP actuel n’est plus maintenu par l’éditeur qui a
proposé et s’est vu accepté la nouvelle version.
• Des spécifiques développés en fonction des usines (CRM, configurateur, qualité, facturation selon les
pays, gestion d’entrepôt) avec une habitude installée d’avoir une partie de sur-mesure
• Une DSI de 75 personnes dont 20 personnes réparties sur les usines importantes (Espagne, Chine,
Tunisie), le reste en France au siège. Une bonne maturité de la DSI dans la connaissance des métiers.
Mais à ce jour, une gestion de projet non homogène avec 30% de profils analystes tournés vers le
développement et des développeurs.
• Une volonté forte de la direction générale d’utiliser le SI comme un levier pour le business
• Une volonté de contrôler le SI des autres usines et filiales mais en laissant une autonomie minimum
• Une bonne maturité de la maîtrise d’ouvrage sur les sites français. Moins dans les autres pays.
• Des projets de changement du système RH (gestion des RH mais sans la paie qui restera locale) pour
l’année 2013
• Des projets de mise à disposition d'outils transversaux (portail intranet, GED, archivage, etc) pour les
deux années à venir
• Une tendance à externaliser dans les 4 années les infrastructures pour ne conserver que l’expertise
• Une volonté de mettre en place des hubs de distribution en Europe, en Inde et en Chine
• Une décision de mise en place d’un PMO a été décidé en début d’année
• Un budget annuel représentant 2,5% du CA qui devrait être ramené à 2% sur les 4 années à venir

Atelier N°3 – Réalisation d’u n SDSI
• Constituer les équipes
• Faire le planning de la mission et constituer les instances de pilotage
du SDSI
• Définir les orientations business et les contraintes du SI
• Présenter les grandes orientations du SDSI
• Fournir des éléments budgétaires liés au SDSI
• Déterminer les facteurs-clés de sa réussite
• Présenter le résultat de vos réflexions de votre groupe en 20 min
Durée : 3h00

Swot du SI actuel
Interne
Forces Faiblesses
Un système d’information et une fonction SI donnant globalement
satisfaction et des technologies répondant au besoin.
Une équipe informatique compétente et motivée.
Une stratégie de système d’information centralisée, progressive,
adaptée et intégrant la dimension internationale.
Un SI maîtrisé par l’entreprise et sa DSI. Une source à la fois
d’autonomie et de réactivité / flexibilité.
Un réseau d’expert SI dans les métiers partie prenante dans la mise
en œuvre du SI. Une atmosphère favorable au changement.
Coût du système d’information.
Un système d’information hétérogène, complexe et des fonctionnalités
déployées de manière différente selon les pays (ERP, CRM, …).
Une complexité de consolidation d’ensemble sur les aspects financiers
et tableaux de bord stratégiques.
Des ERP (Baan, Opera, …) et certaines applications (CIMSA, …) en
fin de vie technologique.
Un manque d’intégration impliquant des ressaisies.
Des maîtrises d’ouvrage à améliorer (CP / Back office du fait de
l’hétérogénéité des outils)
Certains métiers peu enclins à utiliser les nouvelles technologies de
l’information pour innover.
Des outils déployés mais pas toujours utilisés (CRM, …)
Certains secteurs ITD en manque de ressources.
Externe
Opportunités Menaces
Une nouvelle organisation offrant de nombreuses opportunités, une
volonté de simplifier et d’homogénéiser.
Davantage d’alignement entre la stratégie de système d’information et
les métiers.
Accroître l’utilisation des potentiels du système d’information à travers
l’uniformisation des outils à l’échelle du groupe.
Des business processus non définis (surtout sur le volet international).
Des projets de forte ampleur sur une échelle temps restreinte pouvant
être facteur de perturbations.

Les projets avec les objectifs et le planning prévisionnel
Décisionnel BI
Gestion des
documents
Extranet
Integration
 Continuer à intégrer les agences et filiales dans réseau
 Evolution vers le cloud computing
 Garantir le niveau de sécurité, le taux disponibilité et les temps de
réponses attendus
Infrastructure
 Optimiser et maîtriser le catalogue applicatif
 Proposer un poste de travail virtuel
 Unifier les processus support dans tous les pays
 Capitaliser les connaissances
 Améliorer les processus de partage des documents
 Prendre en compte l'archivage et le versionning
 Réduire les coûts et l'infobésité
 Généraliser le décisionnel à tous les processus-clés et
 Le faire évoluer en liaison avec les composants du SI
 L'adapter aux besoins des utilisateurs
 Adosser le décisionnel sur un datawarehouse complet
 Urbaniser le SI au travers d’un bus d’intégration,
 Faire évoluer la modélisation de processus au travers un l de
BPM
Construire et étendre
progressivement le BI à
l’horizon 2013/2018
Définir une stratégie en 2013
puis déployer à partir de 2014
jusqu'à 2010
Déployer à partir de 2013
jusqu'en 2016
Migrer progressivement vers le
cloud de 2015 à 2020
Migrer progressivement vers le
poste virtuel de 2015 à 2020
Poste de travail
Sécurité du SI
 Suivi des demandes
 Accéder aux documents techniques
 Sécuriser et maîtriser les échanges d’infos avec l’extérieur
Optimiser l'usage de Livelink
sur l'horizon 2013/2020
 Mettre en œuvre une politique de sécurité
 Communiquer sur les bonnes pratiques et les règles de sécurité
Améliorer et auditer la sécurité
de 2013 à 2020

Séminaire sdsi pluralis 2013 07 28 v 05.1

Recomendados

Recomendados

Mais conteúdo relacionado

Mais procurados

Mais procurados (20)

Destaque

Destaque (20)

Semelhante a Séminaire sdsi pluralis 2013 07 28 v 05.1

Semelhante a Séminaire sdsi pluralis 2013 07 28 v 05.1 (20)

Mais de VOIRIN Consultants

Mais de VOIRIN Consultants (8)

Séminaire sdsi pluralis 2013 07 28 v 05.1

Notas do Editor