Basisdienst Intranet - Erfahrungen aus der Konzeptentwicklung

Basisdienst Intranet
Erfahrungen aus der Konzeptentwicklung

Daniel Arber, 3. November 2009

Inhalt
2

14.9.2009
1. Organisation und Unternehmenskultur
2. Projektziele Intranet

Daniel Arber, Swisscom AG
3. Lösung für eine bessere Struktur
4. Ansatz zu mehr Dialog
5. Startseite „Mein Intranet“

Organisation und Unternehmenskultur
3

14.9.2009

Unsere Struktur
4

14.9.2009
Konzernbereiche
Swisscom
Verwaltungsrat Konzerngesellschaften
Geschäftsbereiche

Supportbereiche
CEO Swisscom*
* Mitglied der Konzernleitung

Strategie & Finanzen & Human Resources Unternehmens-
Business Controlling Konzern* kommunikation*
Development* Konzern*

Swisscom Swisscom Swisscom Fastweb
Schweiz IT Services* Beteiligungen

Swisscom Swisscom KMU Swisscom Swisscom Netz Business Human Strategie &
Privatkunden* Kleine und Mittlere Gross- & IT* Steering Resources Innovation
Unternehmen*
unternehmen* Schweiz Schweiz Schweiz

Das neue Logo:
Ein Symbol für Veränderung 5

14.9.2009

Die Prinzipien unseres Leitbilds
6

14.9.2009
• Leidenschaft für Kunden

• Herzblut für das, was ich tue

• Dialog und Zusammenarbeit

• Konzentration auf das Wesentliche

• Verantwortung für heute und morgen

Erste Ansätze zu mehr Dialog
7

Seit 2009: Interner Blog des Leiters Privatkunden

14.9.2009
Seit 2006: Swisscom Umweltblog

Seit 2008: Kundenforum und Facebook-Präsenz

Projektziele Intranet
8

Daniel Arber, Swisscom AG 14.9.2009

Ziele des Intranets: Dialog fördern
und Potenzial nutzen 9

14.9.2009
http://www.flickr.com/photos/77358807@N00/2598940516/

Intranet-Potenzial: Welchen Beitrag leistet das
Intranet zu den strategischen Zielen? 10

14.9.2009
• Mehr Übersicht (was läuft
wo?, wer weiss & kann was?)

• Mehr Effizienz dank
geringerem Suchaufwand
• Bessere Zusammenarbeit in
Projekten und Communities
• Relevantere Informationen,
z.B. mit News, die nach
Interessen abonnierbar sind
• Mehr Dialog

Vision Intranet

+
11


Die Wünsche aus der Bedürfnisanalyse sind
vielschichtig 12

14.9.2009
Must-haves

Tools & Applikationen
Collaboration 10%
Design 7% Navigation/Zugang zu
3% Informationen
40%

Dokumenten-
Management
3%

Inhalte
16%

Dialog/Web 2.0 Personalisierung/
12% Individualisierung
9%

Umfrage-Ergebnis zur Intranetstruktur
38% der Befragten bewerten die Struktur und Übersichtlichkeit des Intranets als
schlecht. 13

Umfragestatement: Das Intranet ist übersichtlich gestaltet und die Struktur nachvollziehbar.

09.07.2009
14.9.2009
Intranet Swisscom
GHQ / ITS / SCS
3.8 / 3.8 / 3.8
SC Gesamt 38% 1% 55% 6%

Intranetbefragung – Mitarbeiterbefragung
0% 20% 40% 60% 80% 100%

SCS-RES-BEX-CIT; D. Baumann c
Anteil Noten 1-3 weiss nicht Anteil Noten 4+5 Anteil Noten 6

Intranetstudie Uni Basel
SC Total / Mean / Benchmark

n = 783 3.8 / 3.7 / 4.6

Zusammenfassung der Ziele
14

Nutzerbedürfnisse erfüllen

14.9.2009
Need
Einfachere, benutzerfreundliche Struktur, Abbilden der Reorg
Bessere Suche

Schnell, kurze Ladezeiten

Strategische Ziele erreichen
Bessere Zusammenarbeit, v. a. über das eigene Team hinaus
Leichter zugängliche Informationen
Schnellere Umsetzung von Ideen, höhere Innovationsrate
Beitrag zur Effizienz

Plattformen konsolidieren
→ nächste Folie

Schrittweise Konsolidierung der Intranets
15

Stand Mai 2009 Stand November 2009 / Januar 2010

14.9.2009
Intranet SCS Intranet Swisscom Schweiz

…ex FX Intranet ex Swisscom Fixnet

Intranet CBU Intranet Swisscom Grossunternehmen

…ex MC

Intranet GHQ Intranet GHQ Intranet SBC Intranet ITS

Intranet SBC Basisdienst Intranet Rel. 1

Intranet SIM

Intranet ITS

Das Projekt „Basisdienst Intranet“
16

14.9.2009
• Konzeptionsphase Juni 2008 bis Januar 2009
• Realisierung und Content Migration März bis Oktober 2009

• 1. Phase: Intranet für Headquarters, Swisscom IT Services und Swisscom
Broadcast (ca. 4‘000 Mitarbeitende)
• Erweiterbar für Swisscom Schweiz (ca. 11‘000 Mitarbeitende) in Phase 2
• Projektpartner: Unic, Soultank, Swisscom IT Services
• Technologie: MOSS 2007

Lösung für eine bessere Struktur
17

14.9.2009

Die Intranet-Inhalte sind vom Mitarbeiter aus
gesehen unterschiedlich weit weg 18

14.9.2009
Inhalte, die Grundbedürf-
nisse der täglichen Arbeit
abdecken.

- Sitzungszimmer reservieren
- User-Support
- Dateiablagen

Inhalte aus dem Arbeits-
umfeld des Mitarbeiters

- Bereichsinfos / News
- Produkte / Kundeninformationen
Ich - Prozesse / Projekte

Bereich/Team
Inhalte, die Swisscom-
weite Gültigkeit besitzen
Unternehmen
- HR SHS
- Unternehmensstruktur
- Swisscom-Glossar

Daraus ergibt sich das Konzept für die
Hauptgefässe 19

14.9.2009
Ich

Bereich/Team

Unternehmen

Produkte & Über News &
Mein Intranet Über xy Prozesse Themen
Services Swisscom Dialog

Mitarbeiter Bereichs-Inhalte Swisscom-Inhalte
Inhalte

Umsetzung des Strukturkonzepts in der
Navigation 20

14.9.2009

Ansatz zu mehr Dialog
21


Unit-Portraits
22


Persönliches Profil
23


Persönliche Informationen im Profil
24

14.9.2009

Vernetzung im neuen Intranet
25

14.9.2009
Name in Share-
point sehen

Mitarbeiter- Unit-
Suchmaschine
profil portrait

Themenseite Kontakt Blog
finden aufnehmen finden

Bewerten &
Kommentieren

Bewerten & Kommentieren
26


Umfrage-Ergebnis zur Suchfunktion
Die Suchfunktion wird mit der Note 3.0 sehr tief bewertet. Hier besteht der
grösste Handlungsbedarf aus Sicht der Mitarbeitenden. 27

Statement 6: Wenn ich etwas mit der Suchmaschine suche, finde ich die gewünschte Information innert nützlicher Frist.

09.07.2009
14.9.2009
Intranet Swisscom
GHQ / ITS / SCS

SC Gesamt 59% 3% 36% 2% 3.0 / 2.8 / 3.1

Intranetbefragung – Mitarbeiterbefragung
SCS-RES-BEX-CIT; D. Baumann c
0% 20% 40% 60% 80% 100%
Anteil Noten 1-3 weiss nicht Anteil Noten 4+5 Anteil Noten 6

-> Optimierungsprojekt „Search“ parallel zum
Intranetprojekt durchgeführt Intranetstudie Uni Basel
SC Total / Mean / Benchmark

n = 783 3.0 / 3.4 / 4.5

Startseite „Mein Intranet“
28


Startseite „Mein Intranet“ als Drehscheibe, mit
Widgets flexibel erweiterbar 29

14.9.2009

Erfahrungen aus dem Projekt
30

14.9.2009
• Konzeptphase ist eine Form von Kommunikation und kann Akzeptanz
schaffen

• Ein kleines Kernteam hilft, rasch Entscheide herbeizuführen
• Usability und technologischer Proof-of-concept von Anfang an lohnen
sich
• Usability für CMS-Autoren gleichermassen testen wie für Endbenutzer
• Content Migration in Themenblöcken, nicht pro Seite planen; in einem
stabilen System migrieren
• Kontinuierliche Projektkommunikation
• Schulung, Editoren als Netzwerk nutzen

31

14.9.2009
Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

Kontakt
32

14.9.2009
Swisscom AG
Daniel Arber
Unternehmenskommunikation

Alte Tiefenaustrasse 6
CH-3050 Bern

Phone +41 79 292 62 23
Mail daniel.arber@swisscom.com
www.swisscom.ch

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