1. Microsoft Dynamics CRM
Marketingafdeling en verkopers Corelio Advertising
werken doelgerichter dankzij overzichtelijke klanteninformatie
Corelio Advertising wilde een nieuw CRM-systeem als ondersteuning voor de
advertentieverkoop. De marketingafdeling wou gerichter communiceren met
de doelgroepen en verkopers moesten efficiënter kunnen werken door over
www.traviata.be meer klanteninformatie te beschikken. Corelio implementeerde Microsoft
+32 2 721 88 80 Dynamics CRM samen met Traviata, specialist ter zake.
info@traviata.be
Met Microsoft Dynamics CRM verkrijgen verkopers een overzichtelijke histo-
riek van elke klant. Bij elk klantenbezoek vullen zij relevante informatie aan.
Door de integratie met andere bedrijfssoftware zullen verkopers ook in één
oogopslag zien welke omzet de klant haalt of welke advertenties hij plaatste in
publicaties van de Corelio-groep. De marketingafdeling beschikt nu over één
grote database van waaruit ze kan selecteren om marketingcampagnes uit te
voeren. Marketingacties opstarten, mailings uitsturen, zorgen voor de opvol-
ging ervan; het zal allemaal vlotter verlopen omdat alles in één pakket zit. Ook
de administratie zal toegang krijgen tot Microsoft Dynamics CRM. Orderver-
werkers zullen er hun bestellingen kunnen raadplegen. Heen en weer bellen
met verkopers om adressen of details van contactpersonen te zoeken, is niet
langer nodig.

2. Overzicht
Land: België
N et voor het ontstaan van mediagroep Corelio
tekende voorganger VUM de krijtlijnen uit voor
een nieuw CRM-systeem als ondersteuning voor de adver-
tentieverkoop. De marketingafdeling wou gerichter com-
Sector: Media municeren met de doelgroep en verkopers moesten effi-
ciënter kunnen werken door over meer klanteninformatie
Profiel te beschikken. De afdeling Passe-Partout zette op dat mo-
De multimediale en multiregionale groep Corelio bestaat
ment een gelijkaardig CRM-project op poten. Onafhankelijk
sinds september 2006. Naast uitgever van kranten, van elkaar kwamen beide bedrijven uit bij Microsoft
magazines en huis-aan-huisbladen is de mediagroep ook Dynamics CRM. Logisch dus, dat Corelio Advertising van-
actief op het internet en in audiovisuele media. Corelio is daag voor Microsoft kiest als leverancier voor haar nieuwe
CRM-toepassing.
opgesplitst in zes divisies: nieuwsmedia, advertising, prin-
ting, audiovisuele media, magazines en ventures.
“CRM moet in de eerste plaats de verkoop- en marketing-
afdeling ondersteunen van Corelio Advertising”, vertelt
Uitdaging Koen De Broeck, research & BI manager bij Corelio
De marketingafdeling binnen Corelio Advertising wou ge- Advertising. “Die bestaat uit vijf divisies die voorheen af-
richter communiceren met haar doelgroep: de adverteer- zonderlijk werkten: Corelio Connect staat in voor de interne
regie en regelt de verkoop van themareclame in de kran-
ders. Tegelijk moesten verkopers efficiënter kunnen wer-
ten van de Corelio-groep. Spotter verkoopt rubrieksreclame
ken door over meer en betere klanteninformatie te in onze kranten en huis-aan-huisbladen, Jobat verkoopt
beschikken. personeelsadvertenties, Passe-Partout verkoopt regionale
reclameruimte en Passe-Partout Regie verkoopt nationale
Oplossing reclameruimte. Die afdelingen werken momenteel met
CRM businesspartner Traviata installeerde Microsoft verschillende CRM-toepassingen, al dan niet zelf geschre-
Dynamics CRM. Verkopers vullen er alle relevante infor- ven. Enkele hadden zelfs geen CRM en hielden klantenge-
gevens bij in Access of Excel. Veel informatie zat ook ge-
matie in aan, zodat men van elke klant een totaalbeeld
woon in de mailboxen van de zowat driehonderd verkopers
krijgt dat altijd up-to-date is. Door de integratie met ande-
in het totaal. Om beter en geïntegreerd te kunnen samen-
re software ziet de verkoper er ook omzetcijfers, het aan- werken, wilden we naar één gemeenschappelijk CRM-
tal advertenties dat de klant al plaatste en meer. De mar- systeem.”
ketingafdeling kan al die informatie nuttig gebruiken om
toekomstige campagnes uit te werken. Mensen vrijmaken
Corelio zag alle mogelijke CRM-software passeren en koos
Voordelen voor Microsoft Dynamics CRM. Koen De Broeck: “Microsoft
• uitstekend verkoopsinstrument Dynamics CRM heeft zeer herkenbare schermen en biedt
wat we verwachtten. Enkele pakketten boden nog meer
• informatie is gestructureerd en centraal beschikbaar
mogelijkheden maar die hadden we niet nodig. Ze leken
• zeer gebruiksvriendelijke toepassing
ons te zwaar voor implementatie en minder gebruiksvrien-
• integratie met andere bedrijfssoftware zorgt voor delijk voor de eindgebruiker. Van de partners die we ont-
totaalbeeld van elke klant moetten, wekte Traviata meteen ons vertrouwen. Traviata
• betere interne samenwerking dankzij één gemeen- kon heel wat ervaring voorleggen doordat ze al veel imple-
mentaties achter de rug hebben bij andere grote bedrijven.
schappelijk CRM-systeem
We zijn zeer tevreden over onze samenwerking: Traviata
• CRM-systeem eenvoudig op maat aan te passen
blijkt een realistische schatting te hebben gemaakt van de
• uitvoerige klantenhistoriek maakt verkoopsgesprek tijd die de implementatie in beslag zou nemen. Nochtans
succesvoller was ons project niet eenvoudig: vijf afdelingen op elkaar
• ook handig instrument voor administratie en afstemmen, allemaal met een eigen back-office en met
verschillende CRM-toepassingen.”
management
• uitbouwen met business intelligence mogelijk

3. De interne informatica-afdeling zorgt ervoor dat het back-
officesysteem synchroniseert met Microsoft Dynamics
CRM. Hoewel zowel de VUM als Passe-Partout voor
Microsoft Dynamics CRM hadden gekozen, wou men eerst
een antwoord op de vraag of het pakket ook zou voldoen
voor een grotere organisatie als Corelio Advertising.
“Daarom hebben we in februari 2007 een blauwdruk op-
gesteld samen met Traviata”, legt Koen De Broeck uit. “We
gingen praten met de verschillende divisies, zowel verant-
woordelijken als verkopers. Wat verwachtten zij van het
nieuwe CRM-systeem en wat vonden zij belangrijk? De ant-
woorden lagen grotendeels met elkaar in lijn. Precies om-
dat we met de afzonderlijke CRM-projecten voor Passe-
Partout en VUM al ver stonden, hadden we niet zoveel werk
meer aan de tekentafel. Wel hebben we een stuk moeten
aanpassen omdat onze klanten meerdere verkopers over
de vloer krijgen, elk met een eigen product. Microsoft
Dynamics CRM werkt standaard met één verkoper per
klant, 'owner' genaamd. Ook hebben we afzonderlijke
beveiliging moeten inbouwen voor het offerteverhaal: we
willen alle informatie laten zien over alle afdelingen heen,
behalve de offertes. Het is zeer belangrijk om van bij het
begin mensen binnen het bedrijf vrij te maken voor het
project. Het tempo van Traviata lag hoog en het gebeurde
meer dan eens dat zij plots veel input nodig hadden van
ons. Dan is het goed dat je hiervoor mensen ter beschik- "We hebben nu één grote database waar
king hebt. Vier van onze mensen hebben het project bege- we centraal contacten en adressen van
leid, samen met een groep kerngebruikers die CRM verder
adverteerders kunnen beheren. Marke-
moeten ontwikkelen vanuit hun praktijkervaring.”
tingacties opstarten, mailings uitsturen,
Binnen enkele maanden zal Corelio volop werken met zorgen voor de opvolging ervan, dat zal
Microsoft Dynamics CRM. Vijftien verkopers binnen Corelio
Connect zullen ermee starten, de rest volgt later. Zo moet allemaal vlotter verlopen omdat alles in
Passe-Partout nog gegevens uit een ander CRM-systeem één pakket zit."
geautomatiseerd overbrengen naar Microsoft Dynamics
CRM.
Koen De Broeck, research & BI manager bij Corelio
Advertising
Open bedrijfscultuur
Eens Microsoft Dynamics CRM geïnstalleerd is, zullen ver- klant heeft gekregen. Zo krijgen ze een totaaloverzicht van
kopers er na een klantenbezoek allerlei informatie aan toe- de klant, wat hen helpt bij het verkoopsgesprek en om ver-
voegen: bij welke klanten zijn ze wanneer geweest, welke der actie te ondernemen. “Dat is zeer belangrijk”, zegt
resultaten heeft dat opgeleverd, wat is er gezegd, noem Koen De Broeck. “Corelio heeft overkoepelende producten
maar op. Zo bouwen ze via actiebeheer een klantenhisto- en biedt advertentiepakketten aan: klanten kunnen adver-
riek op, wat de opvolging vereenvoudigt. Verkopers zien in tenties combineren voor kranten, huis-aan-huisbladen en
Microsoft Dynamics CRM ook in één oogopslag welke om- het internet. Daarom moet je als verkoper zicht hebben op
zet de klant draait, aangezien het boekingsysteem eraan de back-officesystemen die daar allemaal aan hangen.”
gekoppeld is. Ze kunnen doorklikken om te zien welke ad-
vertenties de klant plaatste in welke publicaties van de Dankzij één gemeenschappelijke CRM-database zullen ver-
Corelio-groep. Wil een klant zijn laatste advertentie zien, kopers van de verschillende divisies van elkaar weten of ze
dan hoeft de verkoper slechts te klikken om die op te zoe- bij een bepaalde klant zijn langs geweest, zodat ze daar
ken. Vroeger moest hij hiervoor de administratie inschake- eventueel op kunnen inspelen. Corelio heeft een open be-
len. Verkopers kunnen ook bekijken welke mailings de drijfscultuur en wil alle informatie zichtbaar laten voor alle

4. verkopers: adressen, contacten, een kort verslag van een
verkoopsgesprek, de resultaten ervan, enzovoort. Alleen
Voor meer informatie offertes worden voor een deel afgeschermd. Ook al is
Corelio vandaag één groep, de divisies blijven voor een
Voor meer informatie over de beschreven producten en dien- stuk concurrenten van elkaar. Dankzij de integratie met de
sten van Microsoft, bel naar +32 (0)2 704 30 00 of bezoek mediadatabank CIM, heeft Corelio een totaalbeeld van de
http://www.microsoft.be/cases. U vindt er andere bedrijven publiciteitsuitgaven per adverteerder, inclusief de cijfers
die soortgelijke toepassingen gebruiken. van concurrenten.
Meer dan een verkoopsinstrument
Voor meer informatie over Travi@ta, bel naar
+32 2 721 88 80 of bezoek http://www.traviata.be. Ook de marketingafdeling zal genieten van de gemeen-
schappelijke CRM-database. Koen De Broeck: “We hebben
nu één grote B2B-database waar we centraal contacten en
Voor meer informatie over Corelio, bezoek
adressen kunnen beheren. Dat is natuurlijk een enorme
http://www.corelio.be.
troef want zo kunnen we uit een brede database selecte-
ren om onze marketingcampagnes uit te voeren. Marke-
tingacties opstarten, mailings uitsturen, zorgen voor de
opvolging ervan, dat zal allemaal vlotter verlopen omdat
alles in één pakket zit. Door de integratie met Microsoft
Office Outlook, kunnen we e-mails registreren in Microsoft
Dynamics CRM. Die kunnen we dan onmiddellijk koppelen
aan een offerte die we daar ook bewaren.”
Ook de administratie zal toegang krijgen tot Microsoft
Dynamics CRM. Orderverwerkers zullen er hun bestellingen
kunnen raadplegen. Heen en weer bellen met verkopers
om adressen of details van contactpersonen te zoeken,
hoeft niet langer: alles staat netjes ingevuld in Microsoft
Dynamics CRM. Het management zal de verkoop beter
kunnen opvolgen door snel zicht te krijgen op welke cam-
pagnes er zijn geweest, de resultaten ervan in kaart te
kunnen brengen en zo af te leiden welke bezoeken leiden
tot bestellingen. “Dat is een leuke extra, maar daarvoor
hebben we CRM zeker niet geïmplementeerd”, zegt Koen
Software and Services De Broeck. “Het is wel de bedoeling om later bovenop CRM
nog business intelligence te bouwen. Zo zullen we eenvou-
Servers Business Solutions
dig klantensegmentaties kunnen maken, in kaart brengen
Microsoft Dynamics CRM welke campagnes werken en welke niet, noem maar op.
Developer Tools Zo zullen we onze informatie echt gestructureerd kunnen
gebruiken. Maar dat is nog even toekomstmuziek.”
Windows Services
Desktop Applications Technologies
Partner
Traviata