Aflaţi cum să depăşiţi punctele critice în procesul de implementare.

1. Sursa web: www.charisma.ro
Dificultăți întâlnite de obicei în implementarea proiectelor ERP în producție
Compania TotalSoft este pe deplin conștientă de faptul că, începând cu implementarea soluției
software și încheind cu serviciile de mentenanță și suport tehnic, investiția într-un proiect ERP este
semnificativă. În cazul în care termenele de livrare nu se respectă sau sistemul ERP nu funcționează așa
cum ar trebui, luarea deciziilor de business, productivitatea și profitabilitatea pot fi afectate.
Companiile din sectorul producției sunt de multe ori supuse unei mari presiuni pentru a finaliza
implementarea sistemului ERP, pe baza unor programe strânse și bugete reduse, generând frecvent
abateri. Acest lucru poate duce la probleme costisitoare în timpul procesului de implementare, care pot
persista mult timp după lansare.
Potrivit experienței noastre, punctele critice pentru implementari ERP în sectorul producției sunt:
1. Software ERP necorespunzător
Datorită procesului de selecție și evaluare deficitar, se poate constata că software-ul ERP nu se
adaptează cerințelor de business. De exemplu, dacă software-ul ERP nu este conform cu
activitatea desfășurată, compania nu va putea lansa și urmări consumul de materiale cu alocări
pe comenzile de lucru.
2. Rată ridicată de fluctuație a membrilor echipei de proiect
Dacă membrii echipei de proiect suferă din cauza nivelului ridicat de stres și a volumului mare
de muncă atunci când trebuie să facă față implementării, unii dintre membrii echipei ar putea
demisiona, ceea ce se traduce în cunoașterea insuficientă a ERP –ul și transfer de abilități în
cadrul echipelor pe parcursul ciclului de viață al implementării ERP. La final, utilizatorii și
membrii echipei de proiect vor avea cunoștințe insuficiente pentru a duce la îndeplinire
sarcinile zilnice atunci când folosesc sistemul ERP.
3. Personalizarea în exces
Datorită nepotrivirilor legate de software, personalizări excesive sunt necesare în zonele
adaptării de program și raportare. Personalizarea ar putea conduce la întârzieri ale proiectului,
buget depășit sau un sistem ineficient (datorită slabei calități a personalizării, problemelor
nerezolvate ale sistemului și testare insuficientă). Adaptarea ERP-ului astfel încât să se
potrivească cu cerințele specifice procesului de producție ar putea conduce la sacrificarea „celor
mai bune practici” încorporate în sistemul ERP.

2. Sursa web: www.charisma.ro
4. Efectivitate redusă a consultantului
Unii dintre consultanți pot fi considerați ca fiind lipsiți de experiență în ceea ce privește
sistemele ERP și incapabili să ofere consultanță de nivel profesional în planificarea proiectelor
ERP. Consultanții care comunică lipsit de eficiență în timpul fazei de proiect și se rezumă doar la
a sugera soluții, fără a pune în practică abilități profesionale pentru a efectua BPR (Business
Process Reengineering – Reproiectarea Proceselor de Business) astfel încât să fie redus decalajul
dintre sistemele ERP și procesele de afaceri, sunt considerați ineficienți.
5. Infrastructură IT defectuoasă
În cazul în care top managementul are resurse financiare insuficiente alocate procesului de
implementare, consultanții și managerul de proiect vor propune o infrastructură informatică
(hardware) slabă din punct de vedere al performanței, pentru a reduce costurile implementării
ERP. Infrastructura IT deficitară va conduce, cel mai probabil, la o capacitate de procesare lentă
a sistemului ERP.
6. Transfer de cunoștințe deficitar
Consultanții lipsiți de experiență care nu sunt conștienți de specificitatea diferitelor tipuri de
producție nu vor oferi utilizatorilor un training profesional de ERP. De asemenea, în cazul în care
materialul de instruire nu este scris corect, toate informațiile vor fi găsite ca fiind prea succinte
și nefolositoare.
7. Efectivitate scăzută a managementului de proiect
În cazul în care cunoștințele ERP, capacitățile și abilitățile de management de proiect sunt
limitate, proiectul ERP va fi considerat a fi o provocare și exigent, având în vedere fapul că
implică sisteme de management, persoane (echipa de proiect, utilizatorii și consultantul extern),
precum și re-proiectarea proceselor de afaceri. Pentru managerul de proiect este importantă
gestionarea în mod eficient a consultanților, de exemplu legat de evaluarea performanței lor în
comunicare și pregătire, atunci când se realizează BPR (Business Process Reengineering) și când
se testează performanța sistemului.
8. Calitate scăzută a Business Process Reengineering (BPR) (Reproiectarea Proceselor de
Business)
Este, de asemenea, posibil ca unii dintre membrii echipei de proiect să aibă o viziune neclară
asupra necesității sau modului în care trebuie să efectueze BPR, deoarece consultanții lor le-au
oferit consiliere lipsită de profesionalism pentru a realiza BPR. Va fi dificil pentru membrii
echipei de proiect să colaboreze și să-și aducă contribuția la BPR, iar calitatea scăzută a
procesului BPR va duce la probleme de configurare incorectă a sistemului. În cazul în care

3. Sursa web: www.charisma.ro
procesele de afaceri nu sunt reproiectate cu succes pentru a se potrivi cu sistemele ERP și
echipele de proiect nu sunt gata pentru adaptarea proceselor de afaceri noi, ei nu vor avea
mentalitatea potrivită pentru implementarea și utilizarea sistemului ERP.
Mai mult decât atât, în timpul procesului de BRP, dacă consultanții nu vor realiza analiza de
mapare pentru a mapa funcționalitățile software-ului cu cerințele de business, aceasta va
conduce la o neconcordanță între ERP și procesele de business.
9. Testare de slabă calitate
O planificare prea strânsă a proiectului și cunoștințe insuficiente legate de testarea sistemelor
ERP va duce spre grabă și calitate scăzută. Rezultatul testării ERP-ului este un indicator care
relevă cât de pregătit este sistemului ERP pentru lansare („go live”) (din perspectiva examinării
capacităților de infrastructură IT, configurarea corectă a sistemului ERP, dacă oamenii - inclusiv
utilizatorii și echipa de proiect - au fost echipați cu cunoștințe suficiente și abilități iar datele au
fost de bună calitate).
10. Suport deficitar al managmentului de top
Este de așteptat ca top managementul să ofere sprijin în zonele de angajament ale proiectului
ERP, resurse financiare și umane suficiente, precum și în rezolvarea problemelor politice dacă
este necesar. Sprijinul financiar limitat va contribui la un proces de implementare ERP grăbit,
membrii echipei de proiect vor fi supra-încărcați și, pe lângă o rată mare de fluctuație de
personal, vor apărea atât probleme legate de transfer ineficient de cunoștințe, cât și probleme
politice. Un angajament insuficient va conduce la probleme politice care vor împiedica
implementarea procesului (generând un proces de reproiectare a business-ului slab, rezistență
la schimbare pe scară largă din partea utilizatorilor și un nivel scăzut de satisfacție din partea
lor).
11. Un calendar prea strâns al proiectului
În cazul în managementul de top și managerul de proiect vor dori să reducă bugetul proiectului
ERP și vor stabili un calendar al proiectului prea strâns, activitățile de punere în aplicare (de
exemplu proiectul de planificare, BPR, instruire sau testare) vor fi efectuate în grabă în scopul de
a respecta termenul limită al proiectului. Echipa de proiect și utilizatorii vor supraîncărca
sistemul.
12. Concept neclar, din perspectiva utilizatorilor, legat de natura și utilizarea sistemului
ERP
Datorită slabei calități a instruirii și instructajului insuficient oferit de top management și echipa
de proiect, utilizatorii nu vor avea o idee clară despre natura și utilizarea sistemului ERP. Astfel,
ei nu vor înțelege rațiunea pentru implementarea sistemului ERP sau procesul de implementare

4. Sursa web: www.charisma.ro
și nu vor fi pregătiți pentru punerea în aplicare, vor opune rezistență la schimbare, ceea ce va
duce la probleme politice, calitatea slabă a procesului de reconstrucție a businessului și o
rezistență la utilizarea sistemului.
13. Așteptări nerealiste ale managementului de top legate de sistemul ERP
În cazul în care managementul de vârf va considera că implementarea ERP-ului va oferi soluții
bune, fără a ține seama de complexitatea sistemului ERP, acest lucru va duce la posibile
complicații în procesul de implementare, cu riscurile asociate. Acest lucru va conferi întregii
echipe de proiect și utilizatorilor așteptări nerealiste. Această concepție greșită va duce la
planificarea superficială a proiectului, la o subestimare a bugetului și a alocării resurselor și va
conduce la eșecul implementării ERP din perspectiva managementului de proiect.