Abteilungsleiter, Projektleiter und PMOs aufgepasst: Mit diesen Argumenten überzeugen Sie Ihre Entscheider vom Nutzen eines zentralen Systems für Projekt-, Ressourcen- und Portfoliomanagement . egal mit welcher Technologie!

1. v2.1
11 Argumente
mit denen Sie Ihre Entscheider vom Nutzen eines PPM-Systems überzeugen

2. Projekte,

3. Ressourcen
und

4. Portfolios
managen

5. Kann hart sein

6. Muss aber Nicht

7. Mit der richtigen Lösung

8. Für Projekt-, Ressourcen- und
Portfolio-Management.

9. So überzeugen Sie Ihre
Entscheider:

10. Das Wichtigste Im Blick.

11. Alles unter Kontrolle.

12. In jedem Bereich.

13. Wie Sie dort hin
kommen?

14. Mit den richtigen
Argumenten.

15. Weiterführende
Infos
www.ppm-paradise.com
• Webinare
• Unterlagen
• Checklisten

16. 1. Argument Bestmögliche
Entscheidungen

17.  Zentrale Datenhaltung
 Integration mit allen relevanten Systemen
 Aussagekräftiges Berichtswesen mit Dashboards
und Drill-downs
 Identifikation der Bereiche in den Entscheidungen
zu treffen sind
Bestmögliche Entscheidungen

18. Ein perfektes Zusammenspiel

19. Der Nutzen Sie verpassen keine Entscheidung
und verfügen jederzeit über die bestmögliche Entscheidungsgrundlage

20. 2. Argument Vollständiger
Portfolio-Überblick

21. Vollständiger Projektportfolio-Überblick.
 Woran wird wirklich gearbeitet
 Wer ist wie ausgelastet
 Was muss wann geliefert werden
 Übersicht von Zuständen und Zuständigkeiten
 Einblick in die „Gesundheit“ des Portfolios

22. Der Nutzen Sie haben den vollständigen Überblick
und können sich selbst über alles eigenständig informieren.

23. 3. Argument Standardisierte
Projektinitiierung

24. Standardisierte Projektinitiierung
 Zentrales, standardisiertes Erfassen von Ideen und
Projektanfragen
 Methodisches Vorgehen mit Prozessen und Workflows
 Berechtigungen und Kriterien für Genehmigungsschritte
 Sicherstellung der Planungsqualität von neuen Projekten

25. Unterscheidung von Linie und Projekt

26. Der Nutzen Sie verfügen über eine saubere
Vorbereitung für die Auswahl der Projekte.

27. 4. Argument Objektive
Investitionsentscheidung

28. Objektive Investitionsentscheidungen
 Ausrichtung des Projektportfolios an der
Unternehmensstrategie
 Berücksichtigung der verfügbaren Ressourcen und Budgets
 Klare Prioritäten zeigen allen Beteiligten, was wichtig und
dringlich ist

29. Mehr Ressourcen zum Wichtigsten

30. Der Nutzen Sie arbeiten nur an den richtigen
Projekten.

31. 5. Argument Strategische
Kapazitätsplanung

32. Strategische Kapazitätsplanung
 Tatsächliche Verfügbarkeit von Ressourcen für Projekte
 Ressourcenbedarf für laufende und neue Projekte
 Szenarien für die zeitliche Anordnung von Projekten
 Variation der Kapazitäten von Ressourcen und Skills

33. Projekte schieben / Kapazität anpassen

34. Der Nutzen Vorausschauend vermeiden Sie
Ressourcenkonflikte für die Durchführung von Projekten.

35. Weiterführende
Infos
www.ppm-paradise.com
• Webinare
• Unterlagen
• Checklisten

36. 6. Argument Vollständige
Teamplanung

37. Vollständige Teamplanung
 Teammitglieder arbeiten nicht nur in Projekten
 Alle Abwesenheiten und Tätigkeiten müssen geplante
werden
 Tatsächliche Projektverfügbarkeit jeder Person ist gefragt
 Zusammenspiel zwischen Projektleiter und Teamleiter ist
essentiell

38. Projektverfügbarkeit

39. Ressourcen – Anfrage & Zusicherung

40. Der NutzenVerlässliche Ressourcenzusagen für
Projektanfragen und Reduktion von Ressourcenkonflikten.

41. 7. Argument Optimierte
Einzelprojektsteuerung

42. Optimierte Einzelprojektsteuerung
 Projektleiter brauchen ein leistungsfähiges Werkzeug
 Das Werkzeug muss gut bedienbar sein
 Verfügbarkeit auf verschiedenen Endgeräten
 Variable Methoden für verschiedene Projektarten

43. Beispiel für PM Methoden
Alle Projekte
 Projektantrag
 Projektauftrag
 Änderungsliste
 Terminplan
 Ressourceneinsatzplan
 Ist-Zeiterfassung
 Statusbericht
Für Großprojekte zusätzlich
 Stakeholderanalyse
 Projektstrukturplan
 Änderungsantrag
 Änderungsauftrag
 Meilensteintrend
 Risikoanalyse
 Kommunikationsplan
 Funktionendiagramm
 Kostenplan
 Mittelabflussplan
 Abschlussbericht

44. Der NutzenDurch hohe Akzeptanz der Werkzeuge
schaffen Sie beste Voraussetzungen für den Projekterfolg.

45. 8. Argument Effiziente
Zusammenarbeit

46. Effiziente Zusammenarbeit
 Dokumente müssen zentral abgelegt werden
 Ablage muss strukturiert sein und Berechtigungen
unterstützen
 Verknüpfung von Dokumenten mit Vorgängen vorteilhaft
 Verbindung von Aufgaben der Teammitglieder mit
Arbeitspaketen im Projekt

47. Aufgaben- mit Projektplanung verknüpfen

48. Der NutzenSie haben weniger Reibungsverluste
und kommunizieren viel effizienter.

49. 9. Argument Transparentes
Programmmanagement

50. Transparentes Programmmanagement
 Rahmenterminplan zur Steuerung
 Synchronisation mit Information aus den Teilprojekten
 Vorgaben aus dem Rahmenterminplan in die Teilprojekte
 Übernahme oder nur Anzeige von Änderungen muss wählbar
sein

51. Beispiel Programmmanagement

52. Der Nutzen Sie verfügen über eine klare
Terminsteuerung, sowohl „top-down“ als auch „bottom-up“.

53. 10. Argument Umfassende
Systemintegration

54. Umfassende Systemintegration
 Projektrelevante Informationen existieren auch außerhalb
der PPM-Lösung, z.B. im ERP-System
 Andere Abteilungen, z.B. Controlling, benötigen regelmäßig
aktuelle Daten aus den Projekten
 Die manuelle Übertragung von Daten ist fehleranfällig und
zeitaufwändig
 Die Integration der Systeme führt zu höherer Datenqualität
und mehr Effizienz

55. Anbindung des Ressourcenpools

56. Anbindung der Projekte

57. Beispiele der Datensynchronisation

58. Der Nutzen Sie haben die Voraussetzungen für die
bestmögliche Entscheidungsgrundlage bei sehr hoher Effizienz.

59. 11. Argument Zentrale
Ist-Zeiten Erfassung

60. Zentrale Ist-Zeiten Erfassung
 Die zentrale Zeiterfassung aller Projektbeteiligten ist
wesentlich für die Projektabrechnung und Statusmeldung
 Die Zeiterfassung ist oft ein datenrechtlich heikles Thema
 Berechtigungen und die Granularität der Datenerfassung
müssen flexibel eingestellt werden können

61. Der Nutzen Sie sehen, welche Leistungen von wem
wofür erbracht wurden, und können zeitgerecht abrechnen.

62. Sie möchten mehr Tipps?

63. Weiterführende
Dokumente und
Webinare zum Thema
Ressourcen, Projekt & Portfolio
Management