Пример от практиката за създаване на система за отчетност на дълготрайни активи с помощта на софтуера за управление на проекти и организиране на бизнеса Team Aspects -> www.teamaspects.com

1. Copyright © 2010-2012 Бизнес Аспекти 1
Проект за създаване на система за отчетност на ДА
ПРЕДИЗВИКАТЕЛСТВОТО
Изготвяне на план за организацията, управлението и отчитането на ДА
Фирма ABC е средно предприятие с основен предмет на дейност извършване на товарни
превози и услуги със строителна механизация. Поради големия брой дълготрайни активи (камиони,
машини и т.н.) и затруднения контрол върху проследяването им, изпълнителният директор на
фирмата възлага на финансовия директор да изготви план за организацията, управлението и
отчитането на ДА в дружеството.
РЕШЕНИЕТО
Разработване и изпълнение на проекта в Team Aspects
Тъй като във фирма ABC е внедрен и функционира уеб базираният софтуер за управление на
проекти Team Aspects, изпълнителният директор възлага тази задача със създаването на нов проект с
код „FA“ и заглавие „Създаване на система за отчетност на ДА“ (вж. Фиг. 1).
Фиг. 1
Проект за създаване на система за отчетност на ДА

2. Copyright © 2010-2012 Бизнес Аспекти 2
Основните данни за проекта при създаването му включват задължителните полета
(маркирани в жълто), както и описанието на проекта:
 Възложител - Стефан Петров (изпълнителен директор)
 Изпълнител - Симеон Христов (финансов директор)
 Начална и крайна дата на проекта
 Приоритет спрямо останалите проекти
 Статус на проекта
 Описание
В случая проектът не е обвързан с партньор, доставчик или клиент, затова и полетата за
контрагент и лице за контакт са празни.
На този етап няма включени други участници, но възложителят и изпълнителят могат да
добавят такива на всеки един етап от изпълнението на проекта, като възложат на всеки от тях роля в
изпълнението на проекта, например: Мениджър на проект, Разработчик, Супервайзър и т.н.
Няма избрана „Група на проект“, тъй като така е преценил възложителят. В други случаи би
могли да съществуват групи проекти като например „Финансови проекти“, „Продажби“,
„Административни дейности“ и т.н.
Възложителят е оставил празни и полетата „Предвидени часове“ и „Предвидена цена“, които
могат да бъдат попълнени и по-късно, при желание.
От своя страна, финансовият директор Симеон Христов разгръща така създадения в Team
Aspects проект за разработването на система за отчетност на ДА като към него добавя главни
дейности като: Обхват, План и Фази на изпълнение (Фаза 1, Фаза 2 и Фаза 3).
Освен това, Симеон включва като участници екипа си от финансисти, с които ще разработва и
внедрява системата за отчетност на ДА във фирмата, като им задава предварително роли в проекта (в
случая Developer или Разработчик) и съответни права на редакция. Кой и в какво качество участва в
проект може да се види в долния десен панел от Детайли на проекта, където се намира секцията
„Участници“. (вж. Фиг. 2)
Проект за създаване на система за отчетност на ДА

3. Copyright © 2010-2012 Бизнес Аспекти 3
Фиг. 2
Повече информация за участниците в проекта може да се получи от модул „Човешки ресурси“
в Team Aspects, където е включено както визуално представяне на организацията на длъжностите във
фирмата (извадка от нея вж. Фиг. 3), така и подробна информация за всеки един служител при
кликване върху неговото име.
Фиг. 3
Проект за създаване на система за отчетност на ДА

4. Copyright © 2010-2012 Бизнес Аспекти 4
Той и неговите колеги добавят цялата прилежаща на проекта документация под формата на
прикачени файлове по отделните дейности, а Team Aspects ги обобщава в един винаги актуален
списък, достъпен за целия екип. Всички файлове, както и съобщенията разменени между
участниците в рамките на проекта, могат да се видят на едно място най-долу на екрана „Детайли на
проекта“. (вж. Фиг. 2)
В хода на разработването на Системата, Симеон допълнително „разбива“ проекта на
дейности, наречени „фази“, всяка от които съдържа поддейности, като например „Инвентарни
номера“, „Капитализиране на разходи“ и съответни техни поддейности като „Оперативка с членовете
на екипа“, „Очаквания на УС“, „Политика за капитализиране“, „Списък със закупените активи“ и т.н.
Всяка от тях възлага на човек от своя екип, със съответните срокове и приоритетност на задачата. (вж.
Фиг. 4)
Фиг. 4
Всяка от изброените дейности и поддейности съдържа сходни на проекта реквизити, като по-
детайлна информация за нея, участниците в нея, историята на статуса й, може да бъде получена от
екрана „Детайли на дейността“ (вж. Фиг. 5).
Проект за създаване на система за отчетност на ДА

5. Copyright © 2010-2012 Бизнес Аспекти 5
Фиг. 5
Имайки опит с Гантови диаграми в своята работа, Симеон би могъл да избере да организира
времево проекта и последователността на дейностите в него, като същевременно ги разпредели на
съответните членове от екипа и от функцията „Гант чарт“ в Team Aspects. (вж. Фиг. 6) Освен това, тази
визуализация на проекта му позволява безпроблемно да проследява процеса на работа по всяка
задача и да има актуална представа за състоянието на проекта във всеки един момент. Със същата
възможност разполага и изпълнителният директор Стефан Петров, който в качеството му на
възложител по проекта, има достъп до цялата информация в хода на неговото изпълнение.
Фиг. 6
Проект за създаване на система за отчетност на ДА

6. Copyright © 2010-2012 Бизнес Аспекти 6
Ако желаят да следят промените по проекта с повече детайли в реално време, Стефан и
Симеон, както и всички останали участници, могат да правят това (доколкото имат съответните права
за достъп) чрез функцията „Новини“ по проекта (вж. Фиг. 7).
Фиг. 7
РЕЗУЛТАТЪТ
По-лесна и ефективна организация и проследимост на изпълнението
В случай, че Симеон се беше заел с изпълнението на възложената му задача без помощта на
система за управление на проекти като Team Aspects, той би се сблъскал с традиционни
организационни проблеми, свързани с:
 Цялостна организация на документацията по проекта на едно място
 Осигуряване на достъп на всички членове на екипа до актуална информация
 Обединяване на каналите за комуникация между членовете на екипа с цел избягване
на дублиране или изгубване на информация
 Визуално и времево организиране на проекта
 Приоритизиране на задачите
 Персонализиране на отговорностите по изпълнението на всяка задача
 Управление на сроковете за изпълнение на проекта
 Документиране (история на промените) на отделните задачи при изпълняването им.
Благодарение на Team Aspects обаче, Симеон организира процеса по Създаване на система за
отчетност на ДА под формата на проект с дейности и поддейности, което му дава възможност за по-
добра организация и проследимост на работата.
Проект за създаване на система за отчетност на ДА