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La gestión documental como línea
estratégica de la administración
electrónica. La experiencia del
Ayuntamiento de Terrassa
V Jornadas técnicas de archivos en la Administración
local. Gobernanza y gestión documental
Málaga, 26-27 de abril 2012

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Presentación
1. La ciudad de Terrassa. Contexto
2. Implantación administración electrónica
3. Sistema Paradís de gestión de documentos
Ayuntamiento de Terrassa
▫ Planificación del proyecto
▫ Equipo de trabajo
▫ Cambios orgánicos
▫ Herramientas de gestión documental

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La ciudad de Terrassa. Contexto
• Número habitantes: 214.078 hab.
• Presupuesto consolidado 2012:196 M €
• Número de trabajadores: 1.800
• Número de entes descentralizados:
6 Sociedades Municipales
y un Instituto municipal
• Dos centros de Archivo municipal:
Histórico y Administrativo 24/04/2012

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Datos de contexto
Número de usuarios de la red corporativa: 1.600
(aproximadament)
Tamaño de la base de datos corporativa: 430 Gb.
Tamaño de las unidades M:/ 565 Gb
Ocupación de las unidades N:/ 1,12 Tb
Tamaño del CEM: 450 Gb

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Implantación administración electrónica
2011
• Trámites en Sede electrónica 2011: 20.756
(incremento de 44,01% respecto a 2010)
• Trámites con firma electrónica: 1.308
(incremento de 88,74% respecto a 2010)
• Trámites pagados con tarjeta en la sede: 4.160

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Administración electrónica
 Gestión expedientes electrónicos; nuevo
gestor o BPM con firma electrónica
 Portafirmas electrónico
 Gestor de documentos activos
 Gestor de documentos de archivo
(Records Manager)
 Preservación digital (archivo digital)

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Administración electrónica
Creación de
Desarrollo del herramientas comunes
Interoperabilidad
Gestor documental para la implantación de
la e-administración
Metadatos
CdC
Procesos y trámites
Tipologías
Firma elec.
Documentales
Control de
Modelo metadatos
formatos y datos
Adaptación de
la Normas
Calendario técnicas
conservación Seguridad y accesos
Manual digitalización Integración
Catalogo SSII
procedimientos

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Piezas de la e-administración
Registro de entrada
Sede Electrónica
y salida documentos
Herramientas de gestión: CdC, Calendario de conservación,
Metadatos, e -firma, manuales e instrucciones…
Aplicaciones de Unidades de
BPM web
Gestión de exp. red
Base de datos Sharepoint
Gestor documental
Storage
Archivo digital

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Inicio del proyecto
• 2007: Colaboración con el departamento de Sistemas de la
Información.
▫ Ordenanza Municipal del Gobierno y la administración
electrónica
▫ Concurso compra storage/ consultoria gestión documental
• 2008: Informe final auditoria de Gestión Documental.
▫ Visibilidad, consolidación del servicio de Archivo dentro
de la organización.
• 2009: Impulso definitivo. Dirección de Servicio de
Tecnología.
▫ Modernización Plataforma Tecnológica a todo el
Ayuntamiento.
▫ Proyecto de Gestión Documental

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Inicio del proyecto
• 2010: Adquisición de la herramienta tecnológica
(Oracle Suite ECM)
▫ Desarrollo del software de Records Management
▫ Primeras pruebas del gestor documental en el
departamento de población (Padrón habitantes):
Introducción de documentos.
• 2011: Desarrollo de la herramienta
▫ Integración con otros sistemas (BPM, RP, Bus
servicios..)
▫ Integración a la nueva arquitectura tecnológica
▫ Proyecto expedientes de RRHH

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Document
Management
Aplicaciones UCM URM Portales y MW
Web Content
Management
Bases de Datos

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Evolución del proyecto
Mayo 2010 Enero 2012

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Normativa interna
• Reglamento del Sistema Archivístico Municipal de
Terrassa [2004]
• Ordenanza reguladora del Gobierno y la
Administración Electrónica [2007]
• Manual de gestión Documental [2008]
• Cuadro de Clasificación Corporativo (aprobado)
• Plan de Archivos 2007-2011 y 2011-2015
(Plan de trabajo elaborado por el Archivo Municipal)

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Decisión política y organizativa
▫ Teniente de Alcalde y Coordinador de Área
 Política corporativa en materia de gestión documental
▫ Ley 11/2007, de accesos electrónico de los
ciudadanos a los servicios públicos
▫ Ley 56/2007, de medidas de impulsos de la sociedad
de la información
▫ Llei 29/2010, de l’ús dels mitjans electrònics en el
sector públic de Catalunya
▫ Normas Técnicas del Esquema Nacional de
Interoperabilidad

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Transversalidad del proyecto
 La gestión documental es un sistema para toda la
organización y debe resolver los requisitos de negocio y
los tecnológicos.
 Cambio organizativo y orgánico. Archivo Municipal
dentro del Servicio de tecnología e innovación
 Creación de un equipo de trabajo multidisciplinar
 Espíritu colaborativo y trabajo en equipo

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Objetivos del proyecto
A corto plazo:
• Establecer políticas y criterios de gestión documental
en toda la organización.
• Favorecer la difusión del conocimiento.
• Impulsar la reutilización de la información
• Mejorar los circuitos y al producción documental en el
Ayuntamiento
• Atender la necesidades de la e-administración y
aportar soluciones a la organización

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Objetivos del proyecto
A largo plazo:
• Implantar el gestor documental como eje
central de la administración electrónica
• Desarrollar el gestor de archivos y las políticas
de Records Management
• Preparar el archivo digital para la preservación
de los documentos electrónicos de conservación
permanente.

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Equipo de coordinación e-administración
Teniente Alcalde de Hacienda y Servicios Generales
Coordinador de Área
Alta
dirección Director de Servicios Tecnología, logística y Calidad
Jefe de proyectos tecnológicos
Jefe arquitectura de Sistemas Información
Equipo
Responsable de Innovación y procedimientos (sede electrónica)
coordinación Directora del Archivo Municipal (Gestión documental)
Responsable de protección de datos y e-administración
Informático desarrollo en gestión documental y registro
Gestores de documentos y archiveras
Informático de desarrollo aplicaciones web
Equipo
ejecución Técnico de ingeniería de procedimientos y sede electrónica
Empresas externas

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Sistema Paradís
Gestión de los documentos electrónicos de
Ayuntamiento de Terrassa:
Conjunto de políticas, normas,
aplicaciones y instrumentos de gestión
que regulen y controlen la producción de
documentos del Ayuntamiento de
Terrassa y permitan su uso, gestión y
preservación

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Sistema Paradís
El Sistema Paradís pretende preservar las
propiedades esenciales de los
documentos producidos en el interior del
sistema y será la robustez y la solidez de
los diferentes subsistemas lo que nos va a
permitir la preservación de documentos
auténticos, fiables, íntegros, usables y
accesibles.

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Fase de concepción proyecto
Trabajo de investigación
▫ Analizar las actividades y las funciones de la
organización
▫ Reconocer y evaluar los sistemas existentes
▫ Identificar las estrategias para satisfacer los
requerimientos
Concepción Elaboración Construcción Transición Producción

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Fase de elaboración
Elaboración de los instrumentos esenciales de gestión
documental (archivo):
 Cuadro de clasificación (Fileplan)
 Calendario de conservación /retención/eliminación
 Modelo de seguridad y accesos
 Modelo de metadatos
 Catalogo de tipologías documentales
 Catalogo de procedimientos
Concepción Elaboración Construcción Transición Producción

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CICL0 DE VIDA DOCUMENTAL
UCM URM ARXCHIVO
DIGITAL
1ª Fase 2ª Fase Conservación
permanente
Categoría de Categoría de
transferencia retención
Acceso restringido
Acceso grupos de Responsables de
seguridad usuarios. gestión documental
departamental
Fase Fase inactiva
activa/semiactiva
Archivo físico
Gestión de híbridos

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File Plan
Único para toda la organización
 Integrado en todas las herramientas de gestión y
producción de documentos
Está formador por:
- El Código de clasificación
- El Calendario de conservación (retention schedule)
- Permisos de acceso y seguridad

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Calendario de conservación
Aplicación de les TAAD, asociadas a los códigos
de clasificación.
Políticas de retención, muestreo y eliminación.
Aplicación de la misma regla de retención y
conservación en cualquier formato y en
cualquier de los subsistemas integrados.
La información contenida en el calendario de
conservación forma parte del file plan.

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29. 29

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Modelo de Metadatos
 Describe a tres niveles (UDS, UDC, USDC)
 Define una serie de elementos obligatorios y otros
optativos.
 Propone un mínimo de elementos (ampliable).
Define los valores de los elementos de metadatos.
Los metadatos se pueden capturar de forma automática o
de forma manual.
 La asignación automática de valores a los metadatos se
puede relacionar con la utilización de tablas de consulta o
otros instrumentos.

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Modelo de metadatos
Para qué sirve?
•Ayudar a la comprensión de los documentos.
•Asegurar la autenticidad, fiabilidad e integridad de los
documentos dentro del sistema.
•Proteger la confidencialidad de los documentos.
•Favorecer la recuperación, sostenibilidad e interoperabilidad
de los documentos a través de los sistemas que los gestionan.
•Proporcionar vínculos entre los documentos y el contexto de la
su creación y uso.

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Cuadro de seguridad y accesos
Definición de responsabilidades y
responsables!!
Asegurar el acceso o la restricción de los
usuarios a los documentos dentro del gestor
documental
Aplicar los niveles y grupos de seguridad a todos
los usuarios del sistema
Moreq2: definición de roles y funciones
Cuadro de seguridad y accesos relacionado con
Directorio Activo- Organigrama

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Modelo de seguridad
Grupos de seguridad:
conjunto donde se categorizan los documentos para
aplicar permisos = Código de clasificación
C177 Contratación de servicios = Grupo de seguridad
Código C177
Rol : Agrupación de grupos de seguridad. Se recrea a AD
( el concepto es grupo de segureidad)
UCMPadroTecnic  Acceso a los grupos de seguridad
V101, V102, C156, A128
Permisos: Escritura, lectura, modificación, eliminación

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Modelo de seguridad

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Catalogo de tipologías documentales

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Fase de construcción
 Integrar todas la herramientas de gestión
documental en el gestor.
 Integrar la mismas herramientas en los
diferentes sistemas de información y desarrollo
de aplicaciones.
 Aplicar las políticas de gestión documental en
todo el ciclo de vida de los documentos.
 Asegurar la integración de todos los sistemas y
subsistemas
Concepción Elaboración Construcción Transición Producción

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Fase de transición
• Fase de transición:
▫ Cambio del sistema de trabajo y cambio cultural
en la organización.
▫ Requiere mucha formación, paciencia, tiempo y
dialogo
▫ Imprescindible el soporte de la Dirección de la
organización
Concepción Elaboración Construcción Transición Producción

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Fase de producción
• Fase de producción: el Sistema de gestión de
documentos a pleno rendimiento en toda la
organización, en un entorno de producción
• Revisión y evaluación constante de las
soluciones y de las herramientas de gestión
• Formación de usuarios permanente: usuarios
de nueva incorporación
Concepción Elaboración Construcción Transición Producción

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¿Qué hemos aprendido?
• Trabajar en equipo: aceptando las diferencias y
compartiendo el conocimiento
• Importancia de la tecnología
• Comunicar i transmitir nuestro conocimiento
• Reforzar la posición del Archivo dentro de la
organización
• Mucha paciencia y no esperar milagros
tecnológicos
• Planificar y a organizarnos mejor
• El valor de la formación dentro la organización

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Muchas gracias por vuestra
atención
www.terrassa.cat/arxiumunicipal
Arxiu.municipal@terrassa.cat
Teresa.cardellach@terrassa.cat