Este documento describe diferentes herramientas de filtrado y análisis de datos en Excel como filtros, filtros avanzados, formato condicional, tablas dinámicas. Los filtros permiten obtener una lista más simple eliminando filas que no cumplan ciertos criterios. El formato condicional aplica formatos a celdas basados en reglas. Las tablas dinámicas permiten resumir y ver los datos desde diferentes perspectivas moviendo encabezados.

1. Universidad Técnica de Machala
Facultad de Ciencias Químicas y la Salud
Escuela de Enfermeria
Alumna: Tania Barrezueta
Fecha: 14/07/2014
Semestre: 1er semestre paralelo C
Docente: Lic. Diana Gómez
Materia: Informática I
FILTROS
Los filtros sirven para obtener una lista más simple a partir de otra más compleja, esto se hace eliminando filas que cumplen con determinadas condiciones o criterios, por ejemplo si tenemos la siguiente tabla
Podría interesarnos saber los alumnos que tuvieron un porcentaje de asistencia del 70 % por lo tanto eliminaremos todas las filas de alumnos que no cumplan con ese criterio.
Para nuestro objetivo, introducimos la tabla en una Hoja de Excel 2007, seleccionamos cualquier celda de lista y vamos a la pestaña "Datos" en el panel "Ordenar y filtrar" donde pulsamos en el ícono señalado por la flecha (que se pone de color anaranjado)
Automáticamente aparecen dos controles en las etiquetas como se muestra

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Si oprimimos en control que muestra la flecha, aparece un menú desplegable que nos permite establecer los criterios que nos interesan.
Para nuestro objetivo nos interesa la sección recuadrada en rojo, que tiene los porcentajes de asistencia con una casilla de verificación a la izquierda, para nuestro propósito, deberemos destildar todos los porcentajes distintos al 70%
Después de aceptar obtenemos la tabla que nos interesa

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Autofiltros La funcionalidad Autofiltro ha sido mejorada en forma significativa en Excel 2007 en comparación al Excel Clásico (97-2003). Hay diferencias cuando se quiere filtrar una lista usando fechas como criterio. Ejemplo: supongamos esta lista de fechas de nacimientos Se quiere filtrar la lista para que muestre sólo los nombres de las personas nacidas entre el 01/01/1962 y el 31/12/1963 (es decir, entre los años 1962 y 1963). El diálogo del Autofiltro nos muestra las fechas disponibles ya agrupadas por años. Haciendo clic en el año podemos ver y elegir algún mes en particular.

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A su vez, haciendo un clic en el mes podremos ver los días Esto nos permite realizar con facilidad nuestra tarea de filtrar dejando visibles sólo los nacidos en los años 1962 y 1963
Filtros avanzados
En estos filtros, los criterios de filtrado pueden ser más complejos. Y también funcionan en forma diferente. Una de las diferencias entre ambos tipos de filtros se puede apreciar con la simple inspección de la siguiente imagen, que es la tabla final vista en una Hoja de Excel.
En los filtros avanzados se utilizan criterios lógicos para filtrar las filas, en este caso, se debe especificar el rango de celdas donde se ubican los mismos.

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En la cinta de opciones debemos ir a la pestaña "Datos" y luego al panel "Ordenar y filtrar" donde oprimimos el botón "Avanzadas" luego aparece el panel "Filtro avanzado"
1. Filtrar la lista sin moverla a otro lugar: se filtran los datos en el mismo lugar donde se encuentra la tabla.
2. Copiar a otro lugar: la tabla filtrada puede aparecer en un lugar especificado de la misma Hoja o en otra Hoja de cálculo.
3. Rango de la lista: automáticamente Excel coloca el rango donde esta la lista.
4. Rango de criterios: es el rango elegido por el usuario para ubicar los criterios de filtrado.
5. Copiar a: esta opción queda habilitada cuando se marca la casilla del punto 2, en cuyo caso deberemos especificar el lugar donde queremos que aparezca la tabla filtrada, para esto solo es necesario especificar donde estarán los rótulos.
6. Sólo registros únicos: en el caso de haber registros duplicados, mostrar solo uno de ellos.
Formato condicional en Excel
Es una funcionalidad de gran utilidad al momento de realizar el análisis de datos ya que se puede dar un formato especial a un grupo de celdas en base al valor de otra celda. Esto permitirá aplicar un tipo de fuente específico o un color de relleno diferente para aquellas celdas que cumplan con ciertas reglas y así poder identificarlas fácilmente en pantalla.
Ejemplos de formato condicional
Formato especial para todos los valores entre 20 y 30:

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Resaltar los valores por debajo del promedio (Para este ejemplo el promedio es 22.2).
¿Cómo se aplica el formato condicional?
Se debe seleccionar las celdas a las que se les aplicará el formato condicional y después hacer clic en el comando Formato condicional que aparece en el grupo Estilos de la ficha Inicio.
Al seleccionar alguna de las opciones del menú, el formato se aplicará para aquellas celdas que cumplan con cierta condición o regla. Un formato condicional en Excel está siempre basado en una regla que posteriormente se podrá editar si así lo deseas. Las reglas que se crean para los formatos condicionales se pueden dividir en dos grandes grupos:
 Reglas basadas en valores de celda: Estas reglas se basan en el mismo valor de la celda (Mayor que, Menor que, Igual a, Entre, etc.).
 Reglas basadas en fórmulas: Estas reglas ofrecen mayor flexibilidad porque se puede aplicar un formato especial utilizando una fórmula donde podrá aplicar una lógica más compleja.
Tablas dinámicas
Son una forma alternativa de presentar o resumir los datos de una lista, es decir, una forma de ver los datos desde puntos de vista diferentes.
El nombre Tabla Dinámica se debe a que los encabezados de fila y columna de la lista pueden cambiar de posición y también pueden ser filtrados.
Con las Tablas Dinámicas también se puede preparar los datos para ser utilizados en la confección de gráficos.
Ejemplo:

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Una empresa de exportación de máquinas agrícolas tiene la siguiente tabla en una Hoja de Excel 2007.donde figuran los datos del 1º trimestre del año.
A partir de ella se quiere crear una nueva tabla en la que se informe la cantidad de maquinarias exportadas y el detalle de cuantas se vendieron de cada una.
Para crear la tabla que responda a estas preguntas, nos ubicamos en cualquier celda de la tabla, luego vamos a la pestaña "insertar" panel "Tablas"
Pulsamos en "Tabla dinámica", al hacer esto aparece un menú en el que tenemos las opciones de "Gráfico dinámico" y "Tabla dinámica”,
A continuación aparece el panel "Crear tabla dinámica"
En este caso el rango de la tabla base (tabla de partida) queda automáticamente seleccionado, incluyendo los rótulos, también seleccionamos

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"Nueva hoja de cálculo" y pulsamos en aceptar y automáticamente se crea la Hoja4 en la que se destacan:
1. Una nueva cinta de opciones denominada "Herramienta de tabla dinámica"
2. Un panel llamado "Lista de campos de tabla dinámica" que es una novedad de Excel 2007 y que tiene un rectángulo en la parte superior, donde se ubican los campos o rótulos de la tabla de origen, también hay cuatro rectángulos, en la parte inferior, denominados " Filtro de informe", "Rótulos de columna", "Rótulos de fila" y "Valores" donde irán apareciendo los rótulos de la tabla a medida que los seleccionemos en la parte suprior en forma de botones como el que se nuestra
Los botones se pueden arrastrar de un rectángulo a otro aunque los rótulos que tienen valores numéricos, siempre aparecen en rectángulo "Valores".
Como se ve, tiene las casillas de verificación de rótulos sin marcar, es justamente seleccionar las casillas "MAQUINA" y "CANTIDAD"
Aparecen automáticamente 2 botones.
Tenemos la primera tabla con las respuestas pedidas recuadradas en rojo

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Si nos interesara saber solamente el dato de cuantas fertilizadoras y sembradoras se exportaron, junto con su total, tenemos un comando de filtrado en la parte superior y así obtenemos la siguiente tabla
Luego de aplicar el filtro.
Podemos saber el detalle de las máquinas que fueron exportadas y por cual vendedor. En este caso tendremos que seleccionar la casilla del rótulo VENDEDOR y en la nueva Hoja aparece una tabla y el panel "Lista de campos de tabla dinámica"
Se ve que en los rectángulos, aparece un nuevo botón, el botón VENDEDOR en forma simultánea a la selección de la casilla de verificación VENDEDOR.
La tabla responde a lo que queremos saber, pero le podemos dar otro aspecto arrastrando el botón VENDEDOR al rectángulo "Rótulo de columna"
Y la tabla queda así:

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En esta tabla se puede ver, por ejemplo, que Peña vendió 16 fertilizadoras y un tractor.
Sería interesante saber el número de maquinarias exportadas a que país y por cual vendedor.
Para hacerlo, verificamos la casilla "País" y filtramos MAQUINA
Y se genera la tabla
Donde se puede ver que Chuan le vendió 30 máquinas a China.
Hasta ahora nuestra tabla dinámica efectúa sumas, pero puede hacer otras operaciones tales como porcentajes, máximos, mínimo y otras más. Podemos preguntar cuál fue la máxima cantidad de maquinarias que vendió Peña. Para hacer esto nos ubicamos en una celda cualquiera de la tabla de arriba y apretando el botón derecho del mouse aparece el siguiente menú emergente.
Pulsamos en "Configuración de campo de valor", con lo que aparece el panel también llamado "Configuración de campo de valor"

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En el que si vamos a la pestaña "Resumen por" están las opciones de resumen en las que elegiremos Máx. y luego de aceptar, la tabla se transforma en
Que nos dice que la cantidad Máxima de maquinarias que vendió Peña es 9, como se ve en el recuadro rojo, en forma adicional podemos ver que esta cantidad fue vendida a Brasil (verificar con la tabla de partida o tabla base)
Este resultado se puede ver con una simple inspección de los datos, que en este caso son tres, pero cuando estos aumentan es donde se ve la utilidad del cálculo de un máximo.
Webgrafía
Http://www.allexcel.com.ar/filtros/filtros.html (filtros y filtros avanzados)
Http://jldexcelsp.blogspot.com/2010/04/autofiltro-en-excel-2007.html(autofiltros)
Http://exceltotal.com/formato-condicional-en-excel/ (formato condicional)
Http://www.allexcel.com.ar/tablas-dinamicas/tablas-dinamicas.php (tablas dinamicas)