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LKFR2015 - Metrics manifesto

Notes de l'éditeur

  1. Mission refonte des indicateurs de pilotage Quelle est la dernière décision que vous avez prise sur la base de ces indicateurs. A quoi vous servent-ils ? Les managers qui ne savent pas comment mesurer ce qu’ils veulent finissent par vouloir ce qu’il peuvent mesurer. Je rajoute : encore faut-il qu’ils sachent ce qu’ils veulent. « Managers who don't know how to measure what they want settle for wanting what they can measure » Russel Ackoff (Management f-Laws)
  2. Workout : Chapitre Metrics
  3. Un grand nombre d'indicateurs peut produire un sentiment de bien-être car beaucoup de choses se passent (Regardez, nous sommes occupés!). Toute la question est Pourquoi mesurer? Finalement, très peu d’indicateurs sont utilisés pour le pilotage réel de l’organisation. Je mesure pour mesurer ce qui est une action sans valeur et chronophage. « Managers who don't know how to measure what they want settle for wanting what they can measure » Russel Ackoff (Management f-Laws)
  4. Nous devons donc définir des buts. Définition d’un indicateur : un indicateur est une information choisie, associée à un critère, destinée à en observer les évolutions à intervalle défini. Il doit être SMART: Spécifique: relatif à une donnée compréhensible et définie, Mesurable: état de l’avancement, atteinte de l’objectif… Ambitieux: Un but doit nécessiter un effort pour être atteint. Réaliste: Cependant, il ne doit pas non plus être irréaliste et irréalisable sous peine de désengager vos collaborateurs Temporel: Tout objectif doit être limité dans le temps. Par exemple, mon but ne va pas être de maigrir mais de perdre 0,5 kg par semaine: S=perdre du poids, M=nombre de kilos ou grammes, A= perdre 0,5 kg par semaine demande un effort pour surveiller l’alimentation et la remise au sport, R= si je fais attention, je peux y arriver, T= semaine.
  5. Quand vous êtes malade, le médecin se contente-t-il de mesurer votre température pour vous préconiser un traitement? Alors pourquoi piloter une organisation en ne mesurant qu’une fois un paramètre? Comme le médecin a besoin de plusieurs mesures pour déterminer votre état de santé, le dirigeant ne doit pas se contenter d'un seul indicateur (comme le sacrosaint chiffre d'affaires) pour déterminer la situation véritable de son entreprise. Au mieux les mesures sont imparfaites car elles ne sont qu’un substitut de la réalité.
  6. Les informations restent utiles à condition de ne pas faire de conclusions trop hâtives à partir de résultats incomplets. Il faut comprendre qu'il y a un écart entre ce qui est mesurable et ce qui est souhaitable d'être mesuré. Aussi, Google propose un panel d'indicateurs parmi lesquels les employés viennent piocher pour mesurer leurs résultats par rapport à leurs objectifs.   Le travail de responsable consiste alors à trouver la meilleure combinaison possible d'indicateurs afin d'obtenir un cliché à un instant t le plus proche possible de la situation réelle. Construire une stratégie sur un système de mesure imparfait peut être encore plus dangereux que d'ignorer sciemment une information.
  7. Une entreprise sans objectif clair se contente de suivre les mêmes indicateurs que ses concurrents, pour permettre une comparaison. C’est ce qu’Eric RIES appelle les indicateurs de « vanité » dans son livre Lean Start-up. Les entreprises ont l’impression être performantes.
  8. Un indicateur ne sert pas si aucun des collaborateurs de l’organisation ne s’engage à s’améliorer. C’est l’un des principes de l’Agilité, du Lean et du Kanban est l’amélioration continue. Ce principe implique un engagement des collaborateurs par rapport à l’objectif. C’est pourquoi il faut approfondir et ne pas se contenter de dire « tout va bien, nous avons beaucoup de travail ! ». Les indicateurs doivent nous donner des informations par rapport à notre progression vers notre objectif.
  9. Quels sont les indicateurs de votre organisation? (il devrait y avoir un grand nombre d’indicateur concernant les clients) Aujourd'hui beaucoup d'organisations se centrent uniquement sur la satisfaction des clients. Or ce qui est bon pour une partie (ici les clients) n'est pas forcément bon pour une autre (les employés). Pourquoi?
  10. L'entreprise est un système complexe dont chaque membre est interdépendant. Aussi, les résultats de chaque entité ne doivent pas être évalués par rapport à ses propres objectifs mais aussi par rapport aux besoins de l'ensemble des parties prenantes. Le rôle du manager est alors de définir les indicateurs permettant de construire une organisation dont le but est de satisfaire à part égale chaque partie prenante.
  11. Les gens associent souvent la mesure à la recherche et à la science. Effectivement, l'observation est un élément essentiel des méthodes scientifiques mesure = activité intrinsèquement neutre ? physique quantique => observer influe sur le résultat. Par exemple, réaliser un contrôle qualité en fin de ligne de production peut créer chez les opérateurs un sentiment de sécurité (si le produit n'est pas bon, il ne sera pas livré...) engendrant alors des comportements plus risqués et par la suite une qualité de travail plus faible. Ce phénomène est appelé compensation des risques (science de la complexité). Ainsi, l'observateur influence le système et le système influence l'observateur, d'où un manque d'objectivité.
  12. Faire preuve de bon sens, recouper les données et de se méfier des chiffres exposés en les rapprochant d'évènements dans le but d'obtenir une analyse rationnelle de la situation. On range les indicateurs dans 3 catégories : - performance : action est déjà finie (on observe le résultat) => KPI (ex : CA annuel) - pilotage : l’action est en cours. On suit un évolution, on peut encore agir pour influer sur le résultat final (ex : nb de factures client impayées en cours) - éclairage : donne une vision de l’écosystème extérieur à l’organisation (ex : vision sur le stock d’un site voisin pour Conforama) L’objectif est d’avoir un mix d’indicateurs au sein de ces catégories.
  13. Le management par les objectifs de Peter Drucker a pour but d'aider les managers à définir le but de leur organisation, de fixer des objectifs pour leur propre travail et de mesurer les progrès effectués par rapport à leurs objectifs. Malheureusement, cette méthodologie a été souvent mal comprise et mal mise en œuvre. Ainsi, les dirigeants fixent des objectifs pour les autres, mettent une pression pour faire le travail que l'on mesure mal afin d'atteindre les objectifs qui ont été mal communiqués. L'exemple d’un opérateur de call-centrer : le manager demande aux opérateurs de la plateforme d'appels de réduire la durée d'appel à dix minutes. Chaque opérateur subit une pression de sa hiérarchie pour diminuer les durées d'appel. Or le but de son poste est d'apporter de l'aide aux utilisateurs qui veulent que leur problème soit résolu. L'opérateur va vite et subit la colère de l'utilisateur. La question à se poser alors est la suivante : Vaut-il mieux suivre un indicateur sur le durée d'appel ou sur le nombre de problèmes résolus ? Sachant que dans ce cas, le but n’est pas clair (cf principe 1). En effet la direction souhaite peut-être réduire les coûts avant d’améliorer la satisfaction client. SI l’opérateur n’a pas cette information, il ne peut pas adhérer à l’objectif qui lui est fixé.   Cette perversion de la méthode a pour résultat de détruire l'organisation et de démotiver les collaborateurs.
  14. Les cibles peuvent donc être dangereuses car aucune cible n'est parfaite. C'est pourquoi, il est préférable, car plus motivant pour les collaborateurs, de ne pas déterminer une cible précise mais plutôt une plage de valeurs ou des limites de tolérances. Par exemple, pour le calcul de l’OTD (On Time Delivery), il est préférable de fixer une marge comprise entre d-3 et d+2 plutôt que de prendre uniquement en compte les livraisons à date d.
  15. Lorsque les indicateurs et les objectifs sont définis par la hiérarchie, les mesures seront toujours considérées comme des outils de contrôle entraînant un jeu de pouvoir, de peur et de politique par les collaborateurs. Aussi, si un manager définit les indicateurs pour ses collaborateurs, alors, de façon intentionnelle ou non, il impacte négativement leurs performances individuelles et la performance globale. Jurgen Appelo répond aux décideurs qui veulent définir les meilleurs indicateurs pour leur équipe par cette phrase : « Avant d'essayer de mesurer la performance d'autrui, commencez par expliquer comment vous mesurez votre propre performance. »
  16. Les indicateurs ne doivent pas être utilisés comme un moyen de juger la performance des employés. Ils doivent être disponibles pour aider les gens à s'améliorer (cf principe 3 : amélioration continue). L'exemple de Google est intéressant : chaque collaborateur définit pour lui-même ses principaux objectifs et cibles par rapport à la stratégie globale de l'entreprise (OKRs) = Engagements chez Astrakhan.
  17. Les récompenses peuvent brièvement motiver les personnes, mais elles démotiveront encore plus ceux qui ne sont pas récompensés en créant un sentiment d'injustice et d'inégalité.   L'exemple le plus connu est de nommer un « employé du mois ». Cette récompense implique également que vous classez le reste des collaborateurs comme « perdant du mois ».   Le danger de ces pratiques est non pas de motiver les gens à s'améliorer mais bien à gagner des récompenses. L'objectif réel de la mesure est alors perdue de vue et les décisions prises seront conditionnées par la récompense et non par la valeur ajoutée apportée à l'entreprise. Pompier ?
  18. Les facteurs de motivations intrinsèques sont plus forts que les facteurs de motivations extrinsèques. Pour motiver vos collaborateurs, il est préférable de manager le système pour créer un environnement propice aux 10 facteurs intrinsèques de motivation de Jurgen Appelo : Chez Astrakhan, nous avons décidé de supprimer le variable individuel Moving Motivators : CHAMPFROGS= Curiosity, Honor, Acceptance, Mastery, Power, Freedom, Relatedness, Order, Goal, Status. Compétence, Accepté dans un groupe, Curiosité, Fierté, sorte d’Idéalisme ou Excellence, Liberté de choix, Stabilité, Influence, Environnemnt Social et Amical, Statut
  19. Nous avons vu dans le principe précédant qu'un système de mesure explicitement construit pour manipuler le comportement des gens (par la mise en place d'un système parallèle de récompenses) est une invitation ouverte à tous les collaborateurs d'utiliser ce même système pour leur propre avantage. Les collaborateurs vont tout faire pour que les indicateurs soient au vert (c’est le phénomène de la pastéque). Au final, la stratégie est construite sur des fondations peu solides.
  20. La transparence et des valeurs partagées peuvent réduire ce désir de déjouer le système. Tout le monde doit être conscient de l'intégrité d'autrui et de ses bonnes intentions. Comme le dit Jean-François Zobrist, fondateur et directeur de la fonderie picarde FAVI, tout est bon dans l'homme.   Cette vision de l'organisation implique que chacun a le droit de connaître l'ensemble des chiffres, des règles, des cibles et des objectifs. Ainsi, chez FAVI, tous les résultats sont partagés et la seule prime est le partage en parts égales de 8% du résultat net de l'entreprise. Entreprise libérée + lien avec Alexandre Gérard qui aura parlé le matin
  21. Beaucoup de dirigeants demandent un compte rendu des informations sous forme de chiffres dans un tableur Excel. La relation est alors déshumanisée : la pénibilité du travail ou la satisfaction d'avoir clôturé un projet devient simplement une statistique. Ainsi, ils se coupent de la réalité du terrain et des sentiments d’accomplissement. Autre erreur : penser que tous les indicateurs qui sont affichés sont compris par tout le monde: qui comprend des indicateurs comme le taux de fréquence ou le taux de gravité d’un accident de travail?
  22. Le management visuel est alors un bon outil pour comprendre les résultats (graphiques, codes couleur...). Les informations doivent être communiquées au plus près des collaborateurs et de leurs postes de travail (machine à café par exemple). Les mesures sont encore plus utiles lorsqu'elles peuvent être perçues sur le terrain. Dans le management visuel, les chiffres ne sont pas forcément nécessaires. Les graphiques, les croquis et les couleurs peuvent communiquer plus de sens qu'un simple chiffre. Un exemple: plutôt que d’afficher que le montant des impayés s’élève à 35 000€, je préfère montrer que ce montant représente une audi A4. A votre avis, réagissez-vous plus à entendre que vous avez perdu 35000€ ou que vous avez perdu une audi A4?
  23. Beaucoup d’organisations mesurent uniquement des KPIs (Key Performance Indicator). La mesure est simple car elle fait l’état des lieux d’une action donnée. Dans ce cas, le pilotage de l’entreprise est réactif. Or piloter que par la réactivité est aussi dangereux que le pilotage à vue, d’autant plus si la fréquence de ces KPIs est étendue (entre 1 et 3 mois). Effet tunnel Perf, pilotage, éclairage
  24. Les communautés LEAN et Agile ont appris qu'il fait sens de mesurer les choses le plus souvent possible. Ex : Lean Startup : hypothèse => action => mesure => décision   Exemple : Un cuisinier n'a pas besoin de goûter au plat en préparation chaque seconde (= indicateur avancé) mais il a besoin de goûter le plat avant de le servir aux clients (= indicateur retardé).   L'indicateur avancé permet de définir une tendance (indicateur d’éclairage) tandis que l'indicateur retardé permet d'avoir une donnée réelle et finie de la situation (indicateur de performance). + Automatisation => moins couteuse
  25. Aujourd'hui, le monde est en changement perpétuel. Pour y répondre, nos travaux et nos métiers changent à leur tour. Est-il normal que nos indicateurs, qui doivent être adaptés à la stratégie de développement de l’organisation, restent identiques? Pourquoi ne pas faire évoluer nos indicateurs ?
  26. Les indicateurs sont des outils de diagnostic. Lorsque la mesure de l'indicateur n'apporte pas de valeur à la stratégie de l'organisation, il est temps d'en changer.   Personne ne doit hésiter à essayer de nouvelles mesures et d'expérimenter de nouveaux indicateurs. Ce changement permet aussi de couvrir d'autres points de vue et de découvrir de nouvelles inconnues.
  27. Pour mettre en place des indicateurs efficaces et agiles, nous devons également changer notre culture par rapport aux métriques.
  28. Nous pouvons construire des indicateurs agiles et efficaces. Suivre une méthode de construction d'un indicateur permet de vérifier sa validité, sa pertinence, sa faisabilité et par conséquent sa légitimité. Le processus suit les 7 étapes suivantes.
  29. Définir le champ de mesure revient à déterminer le cadre et les limites dans lesquelles va s’appliquer la mesure : - soit d’une action que l’on a décidée de mener, - soit d’un domaine que l’on veut surveiller en particulier. Le choix est fonction de critères propres à l'utilisateur des indicateurs. Les champs possibles sont donc multiples et variables, ils vont être différents d’un sujet à un autre.   Il est donc important à ce point de s'assurer de la possibilité d'engager des actions futures : - avec l'accord de la hiérarchie, - la motivation des intéressés, - l'obtention des moyens nécessaires en temps voulu.
  30. Définition du but que l'on cherche à atteindre dans ce champ. C'est le choix des objectifs (SMART). A ce stade de la réflexion, les objectifs n'ont pas besoin d'être quantifiés avant de passer à l'étape suivante, l'identification des variables.   Ces objectifs sont fonction de la situation que traverse l'entreprise à un moment donné. La stratégie ne sera pas la même dans une situation de croissance ou dans une situation de crise. Il s’agira donc de construire le modèle de performance qui permettra de délivrer les résultats attendus.  
  31. Il s’agit de décomposer, de décortiquer les gestes qui, selon vous, permettront d’atteindre les objectifs stratégiques que vous avez identifiés à l’étape précédente. Sur quoi on va pouvoir agir. Les variables peuvent être nombreuses. Il est nécessaire de faire un tri selon la pertinence et l'accessibilité de la variable. Variables Paramètres mesurables pour ces variables
  32. Variables Paramètres mesurables pour ces variables Une variable est une combinaison de plusieurs paramètres mesurables. Ils peuvent être nombreux et il est nécessaire de faire un tri selon l'importance du paramètre ou son accessibilité. Cf : principe 11 : mesurer tôt et souvent
  33. Une fois les paramètres sélectionnés, on construit des indicateurs avec des données quantifiables, que l'on peut combiner pour les comparer ou obtenir des ratios.   Danger : suivre trop d'indicateurs. En réalité, on finit par ne plus rien suivre => limiter le nombres d'indicateurs dans le tableaux de bords (10 max).   Le suivi des indicateurs se fera sur des durées prédéterminées (par jour, par semaine, par mois, etc.). Il faudra ensuite comparer sur ces durées pour voir l’évolution des chiffres et être capable de décider des actions nécessaires si besoin.
  34. On fait des tests.
  35. On s’assure par rapport aux données remontées par nos indicateurs : - qu’on est bien capables d’analyser et d'agir - de la cohérence avec la stratégie.
  36. Le dernier indicateur n’apporte finalement pas de valeur sur l’objectif souhaité (dégager de la marge), le premier est suffisant.
  37. On dispose finalement d'un ensemble d'indicateurs pertinents. Pour en faire un véritable outil de communication et de décision, il est nécessaire de les organiser dans une présentation offrant une bonne visualisation des résultats (rappel du principe 10). C'est la dernière étape, et idéalement ce tableau doit être construit et alimenté de manière automatisé en le branchant sur le SI. (Il doit être daté, et peut présenter les différents indicateurs sous forme de graphiques.)