Risuja ja ruusuja - käytännön kokemuksia ensimmäisten aidosti sosiaalisten intranetien yhteisömanageroinnista

1. Risuja ja ruusuja
- käytännön kokemuksia ensimmäisten aidosti sosiaalisten intranetien
yhteisömanageroinnista
KAROLIINA HARJANNE, @kaerolyinn
www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy
1

2. Karoliina Harjanne (@kaerolyinn)?
crowdsourcing,
work
start-ups, traveling, working hands-on,
psychology, social media, meeting new people,
blogs, music, social
technology, marketing, writing,
gamification, entrepreneurship,
innovations, painting, concepting, sports,
classical literature,
leadership
www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy
2

3. Sulava?
Tietotyö
Tehostaminen
Joustavuus
Säästö
Pilvipalvelut
Office 365
Intune
Lync
Azure
Microsoft ympäristöt
SharePoint
CRM
Office
Windows Phone
Windows 8
Strategiat
Tiekartta
Sosiaalinen teknologia
Pelillistäminen
Joukkoistaminen
Yhteisöllinen intranet
Asiakaskokemus digiympäristössä
Sulava
Sulava on tietotyön
tuottavuuden
parantamiseen
erikoistunut
konsultointiyhtiö
Jatkuva kehitys
Mittaaminen

4. Päivän starat:
Kuusakoski on asiakaslähtöinen
kierrätysliike-toiminnan edelläkävijä,
ympäristöstä huolehtiva
kierrätyspalveluratkaisujen tuottaja
ja kansainvälinen osaaja.
Oy Samlink Ab on suomalainen
tietojärjestelmien ratkaisu- ja
palvelutoimittaja sekä
taloushallinnon palveluja tarjoava ityritys
www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy
Työeläkevakuuttajat TELA on
lakisääteistä työeläketurvaa
hoitavien työeläkevakuuttajien
etujärjestö.
4

5. www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy
5

6. www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy
6

7. www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy
7

8. Miten työkalun käyttö lähti liikkeelle?
•
•
•
•
•
•
Ensin pieni pilottiryhmä
Käyttöönotto oli ”super nopea”
Aiemmin käytössä oli ollut
samantyyppinen SameTime,
joten käyttö oli melko helppo
oppia
Ensimmäisellä kerralla Lync piti
avata itse, joten jotkut eivät
tämän takia ole vielä koskaan
käyttäneet Lynciä
Suurin hankaluun kuulokkeiden
ja mikrofonin käytössä
•
•
•
•
•
•
•
Jyväskylän tytäryhtiössä Yammer
epävirallisesti käyttöön
Haluttiin koko yrityksen käyttöön
turvallisella yritysversiolla
Aloitettiin käytännössä puhtaalta
pöydältä
Luotiin vahingossa ”hype” aloittamalla
pienellä pilottiryhmällä
Pieni epävirallinen community
managereiden ryhmä
”Henkisesti helppoa”
Aika moni oli aiemmin tsätännyt jollain
joten käyttö oli tuttua.
Myös porukka, joka aktiivisesti käytti,
laittoi sinne blondivitsejä itsestään
eivätkä kirjoittaneet kirjakieltä (esim.
viestintä).
”Kun kutsuttiin
jyväskyläläiset, niin ei
ehditty edes ohjeita
lähettää Yammerin
luomisen jälkeen kun
kymmenet käyttäjät
löysivät palvelun.
Yammeriin tuli 60
käyttäjää sadasta - 2
tunnissa!”
www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy
•
•
•
•
Pilottiryhmä innostui heti
Intran ensiesittelyn yhteydessä
esiteltiin uutissyöte lyhyesti
Muutamat nappasivat
uutissyötteen käyttöön heti
ilman mitään koulutusta
Alussa innostuttiin siitä, että
vihdoin on kanava kertoa omasta
työstä
8

9. Mihin käytätte työkalua?
1. ”Laihialla perämetsissä
Chattailu
2. Asioiden tarkistaminen
asiakaspalvelun henkilö tuli
3.silmät loistaen kertomaan,
Palaverit
4. IT-tuki
5. miten loistava juttu tämä
Asiakaspalvelu
Lync on. Heillä on 4 –
6. Toimarin vuosikatsaushengen
aiemmin vain lähellä istuneet
asiakaspalvelu, joilla on nyt
päässeet osallistumaan, nyt
taustalla koko ajan
kaikki kuulevat reaaliajassa
7. ryhmächatti, jossa pystyy
Uusien tuotteiden koulutus ja
Q&A
kysymään neuvoa toinen
toiselta.”
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Kysymykset ja vastaukset,
oikeaan suuntaan auttaminen
Joukkoistamista ”tosi paljon”
Tärkeiden sisäisien tapahtumien
ja uutisten markkinointiin
Tilaisuudet-ryhmä, siellä ulkoisia
ja sisäisiä kiinnostavia
tapahtumia ja ihmiset myös
livetwiittaa niistä
Toimipistekohtaista uutisointia
Kirjavinkkejä
Kirppari
www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy
1.
2.
3.
4.
5.
Kiinnostavista tapaamisista ja
muista meneillään olevista
asioista kertominen
Pyynnöt tehdä jotain &
kuittaukset
Muutoksista informoiminen
Ulkopuolisista uutisista
raportoiminen
Valittaminen 
9

10. Ovatko kaikki omaksuneet työkalun käytön?
•
•
•
•
400 aktiivista käyttäjää
kuukausittain 740 lisensoidusta
käyttäjästä
Käytetään eniten chattailuun, ei
ehkä edes tiedetä ääni- /
videopuheluista
• ”Joululomalta kirjautunyt
458 / 503 ihmistä palatessa
• avasin Yammerin ennen
Viikossa 164 viestiä
• Yhteensä 3000 viestiä
• sähköpostiä, koska sieltä
40 ryhmää
• näki nopeasti mikä on
192 ollut aktiivisena
loppiaisviikolla
pinnalla.”
www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy
•
•
•
Vähintään ¾ seuraa aktiivisesti
Muutama innokas käyttää
paljon
Muutama ei ole uskaltanut
käyttää vielä ollenkaan
Taantumista ollut havaittavissa
alkuinnostuksen jälkeen
Mobiilikäytön hankaluus
rajoittaa, myös
organisaatiomuutos sotki
käyttöä
10

11. Käyttääkö johto työkalua?
•
•
•
Ei tarkkaa tietoa, mutta PohjoisEuroopan vetäjä on ottanut
Lyncin aktiiviseen käyttöön.
Riippuu henkilöstä mutta ei iästä
Monelle johtajalle ongelma on se
”Joku osasto haastoi joulun
aika.
alla muut ovat käyneet
• Kaikki johtajatlaittamaan
Yammerissa päähän on
tonttulakin ja valtaosa joulua
laittanut edes yhden tai 2
edeltävinä päivinä.
kommenttia. Muutkin viittaavat
Yammerissasiellä oleviin kuvia
aktiivisesti alkoi levitä
keskusteluihin.
myös lukuisista tonttulakki
• päässä olevista on hyvin
Yammerin käyttö johtajista.”
linjasssa sen kanssa miten kukin
johtaja muutenkin viestii
www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy
•
Toimitusjohtaja käyttää
erityisesti johtoryhmän rajatun
joukon syötettä ja seuraa
aktiivisesti miten organisaatiolla
menee ja mistä keskustellaan.
11

12. Mitä hyötyä työkalusta on ollut?
•
•
•
•
•
Äänipuhelut talon ulkopuolelle
Palaverin järjestäminen etänä
helpompaa
Näytön jakaminen helppoa,
aiemmin piti matkustaa
Heinolaan jos halusi täyttää
Exceliä yhdessä
Mobiililaitteella käyttö
Chattiin voi osallistua myös
pelkällä selaimella miltä tahansa
päätelaitteelta
•
•
•
•
Vastausten löytyminen
kysymyksiin paljon nopeampaa
Osallistamista on tullut paljon
enemmän
Laajoista keskusteluista on
aiemmin jouduttu luistamaan
kun ei ole ollut aikaa kerätä
ihmisiä yhteen.
Tekee ihmisiä tutummaksi yli
organisaatiorajojen.
www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy
•
Sisäisen sähköpostin määrä on
”Vaikka informaatiota
vähentynyt paljon
•
Pyynnöt tehdä jotain ovat
saattaa olla saman verran
siirtyneet kokonaan
kuin ennenkin, se tuntuu
uutissyötteeseen
•
Linkitetään paljon mitä muualla
vähemmän
tapahtuu – tätä ei ole aiemmin
kuormittavalta.”
tapahtunut ollenkaan
12

13. Mitä haasteita työkalun käytössä on ollut?
•
•
•
•
•
Tilatiedon muuttaminen
unohtuu
Ihmiset lähestyy Lyncin kautta eikiireisillä asioilla ja keskeyttää
turhaan
Saattaa olla kerralla 14 chattia
auki
Pitäisi osata vaihtaa tilatietoa ja
ymmärtää mikä on kiireellistä,
mikä ei
•
•
Käyttö on niin helppoa, että
sisäinen viestinsä saa olla
poliisina, jotta tiedot laitetaan
Yammerin lisäksi myös johonkin
pysyvämpään paikkaan.
•
•
•
•
•
•
www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy
Osa tärkeistäkin asioista saattaa
mennä ohi
Pysyvää tietoa kirjoitetaan
uutissyötteeseen, vaikka se
kuuluisi jonnekin muualle
Ei hahmoteta mikä kuuluu
mihinkin, päällekkäisyys
Turhat (?) kuittaukset ja
kiitokset
Helppous vääristää
Jotkut kirjoittaa liian pitkästi
Muut kanavat jääneet
vajaakäyttöön
Aktiivisuuden ylläpito
13

14. Vinkkejä työkalun käyttöönottoon
•
•
•
•
Alussa kannattaa värvätä
pilottiryhmäläisiä kaikista
lokaatioista työkalun
promoamiseen
Jos aiemmin ollut käytössä
vastaava työkalu, kannattaa
kartoittaa yksityiskohtaisesti
mitkä toiminnallisuudet muuttuu
(paremmaksi)
Asennuksen yhteydessä
automaattinen avautuminen
Lynciin pystyy oikeasti
kutsumaan ulkopuolisia! Tämän
kommunikoiminen.
”Oli yksi hankala aihe, josta
Ei korvaa muita kanavia esim.
ohjattiin keskustelemaan
johtamisessa
Yammerissa, mutta tuli niin
• Ei kannata perustaa keskustelua
vaikeita kysymyksiä että oltiin
jos ei ehdi osallistua tai osaa /
hiljaa. Ihmiset ärtyivät
uskalla vastata kysymyksiinja
•miettivät, että onko tässä jotain
Yammerilla ja yhteisöllisyydellä
on suuri valta, Yammer jonka
salattavaa. Johdossa,antaa
yhteisön vallalle kanavan
keski-ikä korkea, tämä voima tuli
•yllätyksenä. Vähänmahdollistamat
Jotkut Yammerin mietittiinkin,
muutokset saattaisivat tapahtua
että onko tämä Yammer oikea
muutenkin, mutta Yammer
väline meille. Keskustelu on
nopeuttaa niiden tapahtumista
kuitenkin olemassa ilmankin
valtavasti
Yammeriakin.”
•
www.sulava.com | www.facebook.com/sulavaoy
•
•
Pohdittava etukäteen mitä
välinettä käytetään mihinkin ja
opetetaan se muillekin.
Ihmiset haluaa toimia oikein –
kun tiedetään miten tulee
toimia, yleensä myös toimitaan
niin.
14