1. Profesjonell styring av Pasientreisers
prosjektportefølje
Roy Smelien, Pasientreiser og Ingvil Mjøen, Steria
13/06/2012

2. Helseforetakenes senter for pasientreiser ANS
Bidra til å sikre løsninger for pasienter og pårørende på pasientreiseområdet.
Løsningene skal være gode, likeverdige, brukervennlige og effektive.
Oppgavene ble tidligere utført av NAV Systemeier NISSY og PRO
Pasientreiser ANS Nasjonalt kompetansesenter:
• Opprettet 11. mai 2009 • Juridisk bistand
• Full drift fra 1. desember 2009 • Opplæring
• Eid av de 4 helseregionene • Informasjonsmateriell og skjemaer
• Nasjonalt selskap lokalisert i Skien • Telefonsystem 05515
• 70 ansatte per 1. mars 2012 • www.pasientreiser.no
Samarbeider med RHF-ene og 18 lokale
pasientreisekontor.

3. Omfang i 2011
• 3,8 millioner reiser med rekvisisjon
• 5,6 millioner reiser uten rekvisisjon
• 800.000 innsendte refusjonskrav for reiser uten rekvisisjon
• Rundt 2,2 milliarder kroner brukes årlig på pasientreiser med og uten rekvisisjon
• 2,5 millioner telefonhenvendelser på 05515

4. Symptomene i Pasientreiser ANS
HVOR BLIR DET AV IDEENE?
 Hvordan fanger vi ideer
 Hvordan omsettes disse til gjennomføring
 Hvordan kan vi få ideene til å bli enda bedre
HVA FÅR VI UT AV PROSJEKTENE?
 Hvordan beregner vi potensiale i en idé (business case)
 Hvordan prioriteres prosjekter
 Hvordan igangsettes prosjekter
 Hvordan følges prosjektene opp
 Hvordan følger vi opp gevinstene

5. Hva ønsket vi å oppnå
Porteføljestyring
Sørge for at de riktige prosjektene igangsettes – gjøre de riktige tingene
 Sikre riktig prioritering av ressurser og kostnader
 Sikre forankring i strategi og mål
 Sikre like premisser og lik gjennomføringsevne av prioriterte prosjekter
Prosjektstyring
Sørge for riktig styring av prosjekter – gjøre tingene riktig
 Planlegge gjennomføring
 Ta eierskap og styre
 Følge opp og sikre gevinster

6. Porteføljestyring skal bidra til profesjonell
håndtering av ideer og prosjektgjennomføring
Rammeverk for hvordan vi skal styre prosjektporteføljen vår og bedre
beslutningsgrunnlag for prioritering
Hensikten med porteføljestyring er å:
 Igangsette de riktige prosjektene
 Sikre riktig sammensetning av prosjekter (utvelgelse og prioritering)
 Forbedre ressursutnyttelsen
 Oppnå forventede gevinster

7. Balansering av prosjektporteføljen med målbare
verdier
 Maksimere verdi
 Måle verdien av prosjektene / programmene opp mot hverandre
 Målekriterier: kost – nytte, gevinst
 Balanse i porteføljen
 Det må være en balanse i porteføljen, og begrepet balanse må defineres
 Målekriterier: risiko, tidsperspektiv, gjennomførbarhet
 Forankring i strategi
 Porteføljen må understøtte virksomhetens overordnede målsetninger og strategi
 Målekriterier: formålet må støtte virksomhetens strategi
 Rett antall prosjekter
 Sikre balansert allokering av ressurser
 Målekriterier: ressursinnsats vs. gevinst (kost – nytte)

8. Gjennomføring av prosjekt – bruk av Steria
Fase 1 – Kartlegge behov og metoder
Fase 2 – Utarbeide metodikk og veileder for Pasientreiser
Fase 3 – Innføre porteføljestyring i organisasjonen

9. Vår tilnærming til oppdraget
 Fokus på praktisk anvendelse og effektmål
 Metodikken skal bygge på beste praksis,
men være tilpasset Pasientreisers behov og
virkelighet
 Metodikken og styringsmodellen må
forankres i ledelsen og organisasjonen, for å
sikre eierskap og forpliktelse
 Metodikken og styringsmodellen skal enkelt
kunne omsettes i praksis
9

10. Systematisk metode og gjennomføring
Fase 2
Fase 1 Fase 3
Utarbeide metodikk
Forprosjekt Innføring
og styringsmodell
Aktiviteter Aktiviteter Aktiviteter
• Kartlegge relevante • Kartlegge brukerbehov • Operasjonalisere roller
metoder, verktøy og • Tilpasse metodikk og • Opplæring og
styringsmodeller verktøy kommunikasjon
• Foreta interessent- • Teste metodikk og • Kartlegge og
analyse verktøy (pilotcase) dokumentere ideer og
• Lage mandat for fase 2 • Skrive brukerveileder pågående prosjekter
• Utarbeide styrings- • Andre aktiviteter iht
modell, inkl. roller plan
• Lage innføringsplan og
mandat for fase 3
Leveranser Leveranser Leveranser
• Metodekartlegging • Metodikk og verktøy • Porteføljestyring
• Interessentanalyse • Brukerveileder innført
• Mandat fase 2 • Styringsmodell • Ideer og prosjekter
• Innføringsplan dokumentert
• Mandat fase 3
13/06/2012 10

11. Suksessfaktor: Prosjektorganisasjon med god
forankring i ledelsen og organisasjonen
Prosjekteier
Øystein Næss,
økonomisjef
Prosjektleder Prosjektstøtte
Roy Smelien, Ingvil Mjøen,
Senior rådgiver Steria
Prosjektgruppe
Repr. for hver avdeling
13/06/2012 11

12. Porteføljestyring: Riktig prioritering og koordinert
styring av prosjekter
Prosjektportefølje
Målbilde
2 2 2 2
0 0 0 0
Idé Idé Behov Prosess
1 1 1 1
1
Prosjekt 1 2 3 4
Prosjekt 2
Teknologi
Prioritere ut fra Prosjekt 6
Prosjekt 4
kriterier og Prosjekt 3
vekting
Organisasjon
Prosjekt 5
Regelverk Strategi Kompetanse

13. Prosess for porteføljestyring
 Porteføljeeier har ansvaret for følgende hovedaktiviteter:
2. Prioritere 3. Styre og
1. Initiere ideer og 4. Følge opp
og balansere optimalisere
innhente behov gevinster
porteføljen porteføljen
13.06.2012 13

14. Prosess for idé- og prosjektutvikling
Involvering, forankring, eierskap
Forberede brukere på overlevering / endringer
For hvert steg:
• Definerte aktiviteter
• Definerte leveranser
• Beslutningspunkt

15. Roller i porteføljestyring
Prosesseier Bestiller
Idéhaver
Beslutnings-
taker
Pasient
Gevinst- Idéutvikler
ansvarlige
Konseptutvikler
Leverandører
Prosjektleder
15

16. Noen viktige diskusjoner og avklaringer
 Hvilke ideer og prosjekter skal inngå i
porteføljestyring?
 Hvilke kriterier skal gjelde for utvelgelse av ideer
og prosjekter?
 Hvilke aktører skal kunne inneha de ulike rollene?
 Hvordan skal styringen ivaretas?
 Beslutningsnivåer: Hvem bestemmer hva?
 Hvordan sikrer vi at aktørene bruker metodikken?
13/06/2012 16

17. Implementeringen
Sterke internt fokus
 God forankring
 Bred involvering
 Bottom – up
Utfordringene
 Ressurser
 Hva skal inn i porteføljestyringen?
 Kriteriene
 Forankringsbehov
 Omfang og behov for involvering
 Finansiering
 Ressursstyringen
 Enkeltpersoner
 Strategi

18. Kriterier for prioritering av prosjektet og ideer

19. Styringsmodell: Tydelige roller og samhandling

20. Beslutninger på ulike nivåer

21. Resultatene
Omforent veileder og metodikk lett tilgjengelig
 Enighet om brukerveiledning metodikk og gjennomføring
 Ideer - businesscase
 Gjennomføring - prosjektstyring
 Oppfølging - porteføljestyring
 Intern organisering og samarbeid
 Porteføljerådet i drift
 Alle kjenner til porteføljestyringen og er involvert
 Kartlegging av pågående prosjekter og ideer

22. Veien videre
 Prioritere ideer og prosjekter
 Sette i gang utarbeidelse av flere business case
 Tilpasse teori og praksis
 Sette fokus på strategi