Denne 3-minutters guiden gir deg 10 prosjektvettregler som hjelper deg å lykkes med it-prosjekter. Guiden er produsert av Sterias eksperter innen prosjektstyring og forklarer de 10 reglene på en grundig, men lettfattelig, måte. Vi i Steria har lang erfaring med utallige store it-prosjekter hos landets største bedrifter og vet hvor skoen bruker å trykke.

1. Tema: Prosjektledelse
è www.steria.no/guide
è Slik lykkes du med it-prosjekter_
Fra forskerhold hevdes det at mer enn 50 prosent av alle it-prosjekter skjærer seg.
På samme måte som vi har fjellvettregler, bør derfor alle som er involvert i it og ledelse
lære seg noen prosjektvettregler.
è IT-PROSJEKTER – EN RISIKOSPORT 1. Ha toppledelsen på lag
– Ensidig fokus på teknologi er en
Mange undervurderer både kompleksiteten 2. Fokuser på mennesker
garantert vei til fiasko.
og omfanget i store it-prosjekter – og 3. Sett av nok til drift og opplæring
havner derfor i uføre. Mye kan gå galt og 4. Sett klare krav og mål
gjør det desverre ofte. Rapporter fra ulike 5. Det opp prosjekter i faser
analyseselskaper, viser stygge tall når det 6. Avklar roller og ansvar 2. FOKUSER PÅ MENNESKER
gjelder feilprosenten i it-prosjekter. 7. Vit at ikke alt kan forutsees It-prosjekter omfatter alltid mer enn selve
8. Styr risikofaktorene teknologien. De omfatter også mennesker
• Ifølge Aberdeen Consultancy blir 90 9. Ikke vent med testing til slutt som er mer eller mindre samarbeidsvillige
prosent av alle it-prosjekter levert sent. 10. Følg opp krav og resultar og åpne for forandringer. Hvordan du
• En undersøkelse gjort av Gartner vsier 11. Prioriter knallhard håndterer relasjonene til disse mennes-
at it-prosjekter har en feilprosent på 12. Synliggjør resultater kene er derfor helt avgjørende for om det
mer enn 50. verktøyet teknologien er, skal fungere eller
• Giga hevder at 40 prosent av alle soft- 1. HA TOPPLEDELSEN PÅ LAG ikke. Sørg for å involvere brukere og gjerne
wareprosjekter ikke når de forretnings- Alle deler av en virksomhet henger sammen virksomhetens kunder. Det er for disse løs-
messige målene. og påvirker hverandre. Produktiviteten ningene skal fungere, ikke it-avdelingen.
bestemmes av en rekke faktorer.
STERIAS 12 PROSJEKTVETTREGLER Motstanden mot endringer kan være stor. 3. SETT AV NOK TIL DRIFT OG LÆRING
Profesjonell styring er helt avgjørende for Det nytter derfor Ikke å tro at en liten Fokuser på å lage løsninger som er enkle å
å lykkes med it-prosjekter, forteller avde- endring ett sted vil ha en betydelig inn- drifte og hvor opplæringen kan gjøres
lingsleder for prosjekt- og testledelse i virkning på produktiviteten. Du må tenke enkelt. Avklar tidlig behov for opplæring
Steria, Remi Hansen. Her deler han rund- og jobbe helhetlig. Det krever involvering, og hvem som er ansvarlige. I følge under-
håndet av sine erfaringer og gir deg sine spesielt fra toppledelsen. Bruk styrings- søkelser - gjort av velrenommerte analyse-
beste tips for å lykkes som prosjektleder. grupper. selskaper som Gartner Group, IDC og

2. Bloor - er det ikke maskin- eller program-
vareinvesteringer som spiser opp it-bud-
sjettet. Det er driften, opplæringen og ved-
likeholdet som virkelig koster.
4. SETT KLARE KRAV OG MÅL
Uklare mål og krav er en av de viktigste
årsakene til at mange it-prosjekter mislyk-
kes. Ethvert it-prosjekt bør derfor ha enty-
dige krav og mål. Bruk tid på å plukke ut
de personene som har de beste forutset-
ningene for å få på plass disse. Bruk gjerne
referansegrupper. Desto mer generelle mål
og krav er, desto vanskeligere er det å
fokusere på de oppgavene og aktivitetene JO FLERE KOKKER JO MER SØL: Vær oppmerksom på de spesielle krav som knytter seg til pro-
som kreves for vellykket gjennomføring. sjekter der flere selskaper, spesielt utenlandske, er med. I slike prosjekter må det jobbes ekstra
Målene bør også være målbare og med koordinering og formalisering av prosesser, understreker Remi Hansen i Steria
resultatorienterte. Hvis du ikke kan måle
det du ønsker å oppnå, vil du heller ikke
vite om du har oppnådd det. Beskriv målet dører kommer med uventede innspill. gevinstene. Løs disse utfordringene først.
i form av de resultater som skal oppnås Dette kan slå ut både positivt og negativt. Gå deretter løs på de andre områdene.
snarere enn i form av oppgaver som skal Dukker det opp uforutsette ting, bør priori
gjøres. Og kanskje viktigst av alt: målene 8. STYR RISIKOFAKTORENE teringene revurderes og planene eventuelt
bør ha en klar tidsfrist. Selv om du gjerne skulle ønske det, er det
ikke mulig å sikre seg 100 prosent mot
5. DEL OPP PROSJEKTER I FASER problemer. Alle endringsprosjekter inne- – Enhver prosjektleder må kunne
Nøkkelen til å gjennomføre store prosjek- bærer en risiko. Det som er viktig, er at du prioritere knallhardt.
ter er å dele dem opp i mindre faser som har en plan for hvordan håndtere uforut-
naturlig henger sammen. Ikke lag så sette ting og endringer i spesfikasjonene.
mange detaljer at du mister oversikten. Beskriv risiki og mulige effekter. Hva kan justeres. Kontroller og prioriter endringer.
Lag delmål på vei til det endelige målet. gjøres på forhånd for å redusere risikofak- Sørg for å ha oversikt over konsekvenser.
Et viktig beslutningspunkt kan for eksem- torer? Definer hva du absolutt må ha kon-
pel være et viktig delmål. Når du har troll over for å sikre et vellykket prosjekt. 12. SYNLIGGJØR GEVINSTER
etablerte mål, kan du begynne å legge Etabler allerede fra starten av rutiner for å It-spesialister har tradisjonelt vært lite
planer for hvordan og hvem som skal kontrollere de områdene du har definert flinke til å synliggjøre resultatene av sine
realisere målsetningene. som avgjørende for prosjektet, og for å it-prosjekter. Gevinstene er ikke bestandig
foreta eventuelle justeringer til planene. like åpenbare, og lar seg heller ikke
6. AVKLAR ROLLER OG ANSVAR bestandig måle. Da er det verdt å minne
Ikke fall for fristelsen til å etablere den 9. IKKE VENT MED TESTING TIL SLUTT seg selv på at ledelsen som i sin tid ga sin
teoretisk korrekte prosjektorganisasjonen. Sørg for å ha en plan for testing underveis støtte til prosjektet, gjorde det av en
Tenk gjennom hvilke oppgaver prosjektet i prosjektet. Bryt ned testingen i faser. Det grunn: for at du skulle skape resultater.
skal løse og organiser deretter. Juster er bedre å kjøre flere hyppige og mindre Synliggjør gevinster og ha en plan for
graden av administrasjon i forhold til pro- tester underveis, enn å vente med en kommunikasjon og intern markedsføring.
sjektets størrelse og kompleksitet. Det er endelig test helt mot slutten av prosjektet.
10. FØLG OPP KRAV OG RESULTATER
– Jobber du med implementering Manglende rapportering og oppfølging av
mål gjør at mange it-prosjekter mislykkes.
Kontakt_
av smarte teknsiske løsninger,
må du samtidig få organsasjonen Beskriv hva rapportene skal inneholde og
til å jobbe smartere. hvordan de skal se ut. Legg vekt på enkle
og hyppige rapporter i stedet for komplekse
og sjeldne rapporter. Etabler rutiner for
de færreste prosjekter som skal resultere i når det skal rapporteres og hvem det skal
et nytt Apollo-program. Beskriv roller og rapporteres til. Rapporteringen skal sørge
ansvar i et eget dokument. for at det ikke kommer noen overraskelser.
Det er viktig at avvik følges opp spesielt,
7. VIT AT IKKE ALT KAN FORUTSEES og at planene enkelt kan modifiseres. Remi Hansen
I en god plan er det alltid rom for modifi- avdelingsleder / test- og prosjektledelse
kasjoner underveis. Verden er i stadig 11. PRIORITER KNALLHARDT E-post: rh@steria.no / Tlf: 918 65 925
endring, og når en minst forventer det inn- I så å si alle sammenhenger er det bedre å Steria AS
treffer situasjoner en ikke kunne forutse. konsentrere seg om noen få viktige akt- Biskop Gunnerus’ gate 14A
Ikke på grunn av dårlig planlegging, men viteter og gjennomføre disse først, snarere Postboks 2, N-0051 OSLO
fordi det reelt sett var umulig å forutse. enn å bruke tid og krefter på mange små
è Gå inn på www.steria.no/guide og
Kunder oppdager plutselig noe de ikke har trivialiteter. 80/20 regelen gjelder i de få tilgang til et helt bibliotek med gratis
sett eller forstått tidligere. Nye produkter fleste sammenhenger. Konsentrer ressurser 3-minutters guider.
dukker opp. Nye konkurrenter og leveran- og tid på de områdene som gir de største
© 2009 Steria AS. Versjon: 2009-02-11 Foto: Stone, Palo Alto