White paper - Fattori di successo nella implementazione dei sistemi ERP

1. Fattori di successo
nella implementazione dei Sistemi ERP

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Negli ultimi 20 anni tutte le PMI hanno messo in funzione un
Sistema ERP.
In moltissimi casi questa esperienza ha messo in luce due
fenomeni:
Il sistema è stato implementato in modo non
sistematico e talvolta disordinato.
Questo fatto ha determinato lo sviluppo di piccoli
progetti che si sono susseguiti in un’ottica
puramente incrementale e senza un piano
preordinato.
L’assenza di un progetto complessivo e la
superficialità con cui si è affrontato il problema ha
spesso procurato disagi economici per le continue
REVISIONI ed INTEGRAZIONI messe in atto nel
tentativo di sopperire alle carenze che via via si
manifestavano.
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a. i costi aziendali sono sensibilmente cresciuti.
b. le informazioni, disperse in una molteplicità
di archivi, non si sono quasi mai rivelate
sufficientemente attendibili, tempestive e
fruibili per garantire un effettivo
miglioramento competitivo.
Nella maggior parte dei casi è successo che:

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Il contesto competitivo rivela quanto sia importante saper
sfruttare i VANTAGGI offerti dalla INFORMATION
TECHNOLOGY
Nuovi modelli organizzativi improntati
all’efficienza ed alla razionalizzazione
delle risorse aziendali.
Produzione e sfruttamento delle
informazioni a supporto delle decisioni
In questo scenario moltissime Imprese si troveranno a
dover affrontare la riprogettazione dei sistemi informativi
avendone focalizzato la valenza strategica.

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La revisione dei Sistemi Informativi Aziendali non potrà più
trascurare l’applicazione delle corrette metodologie e la messa in
gioco delle competenze adeguate:
Implementazione
Definizione requisiti
Progettazione
Come non è pensabile costruire una casa senza un progetto
dettagliato, non è concepibile implementare un sistema ERP
senza una definizione minuziosa dei requisiti funzionali.

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Garanzie di successo
Metodologie
La prima garanzia di successo è rappresentata dall’applicazione di una
serie di protocolli appartenenti alle collaudate tecniche di project
management i cui obiettivi sono:
Creare un piano realistico e fattibile aderente alle aspettative del committente
Monitorare e controllare gli effettivi progressi nei confronti di quanto
pianificato
Bilanciare obiettivi, qualità, sforzo, tempi, budget e rischi in ogni momento
Pianificare e gestire le Risorse necessarie
Comunicare con Sponsor e Committente

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Garanzie di successo
Progettazione top-down
La principale causa delle criticità del passato è dovuta ad eccessiva
leggerezza nella definizione dei fabbisogni informativi di più alto livello:
la fretta di andare «on line» ha spesso fatto trascurare l’analisi delle
esigenze informative a supporto delle decisioni di gestione.
Privilegiando l’attenzione sui processi operativi di base non è stata posta
adeguata attenzione alla organizzazione e raccolta dei dati che
assumono rilevanza nell’ambito, ad esempio, della pianificazione e
controllo.
E’ quindi molto importante sviluppare il progetto partendo dal ‘’tetto’’
per garantire che la struttura sottostante venga costruita in grado di
‘’reggere’’ cioè garantire la disponibilità delle informazioni analitiche per il
controllo della gestione da parte del Management.

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Garanzie di successo
Requisiti del progetto
Quando l’IMPIANTO ERP rappresenta un fattore chiave per la
competitività è determinante INVESTIRE nella progettazione per dotare il
Sistema dei requisiti funzionali e informativi adeguati allo scopo.
Per questo è quasi sempre opportuno mettere in gioco competenze
consulenziali idonee al reale raggiungimento degli obiettivi:
Interpretazione e condivisione fabbisogni
Rilascio specifiche funzionali.
Supporto staff tecnico.
Committente Specialisti IT
Business Consultant

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Garanzie di successo
Le Risorse Umane
Le Persone fanno la differenza.
Ormai è chiaro a tutti quanto il successo di un’azienda sia legato al valore
delle persone che vi lavorano.
Allo stesso modo il processo di informatizzazione è influenzato dal
coinvolgimento e dall’impegno delle Persone che vi partecipano.
Un progetto tanto complesso rappresenta una partita impegnativa a cui è
chiamata una squadra completa in cui devono essere ricoperti tutti i ruoli
richiesti.
Sponsor K-Player
System Administrator
Utenti

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Garanzie di successo
Ruoli chiave
Sponsor K-Player
System Administrator
Utenti
E’ frequente lo scarso coinvolgimento nel progetto da parte della Direzione .
Questa eventualità è sicuramente dannosa soprattutto quando diventa necessario
svolgere un’azione di trascinamento dei vari Enti aziendali per stimolare le persone
ad affrontare un processo di cambiamento abbastanza faticoso.
L’impegno a cui tutta l’Azienda è sottoposta richiede spirito di sacrificio,
entusiasmo ad apprendere nuove metodologie di lavoro, disponibilità a sostenere
un processo di CRESCITA PROFESSIONALE.
In questi casi è condizionante la capacità di un Rappresentante di spicco della
Direzione a diventare lo “sponsor” del progetto destinato a rappresentare una
svolta nella storia dell’Azienda : egli deve credere nel progetto comprendendone
il significato strategico per farsi poi PROMOTORE e LEADER nella sua
realizzazione.

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Garanzie di successo
Ruoli chiave
È la figura che conosce i fabbisogni informativi e procedurali delle varie aree
aziendali.
Si identifica nel Direttore Generale o nell’ Imprenditore in funzione della
dimensione aziendale.
Partecipa e collabora attivamente con i Consulenti nella fase di progettazione
essendo, da un lato consapevole delle finalità del sistema informativo, dall’altro
conoscitore delle necessità operative dell’impresa.
Nelle organizzazioni più complesse è coadiuvato dai Responsabili di Area
(Direttori/Responsabili della varie aree aziendali che svolgono il coordinamento
degli Impiegati delle singole aree.)
I Responsabili di Area collaborano con il K-Player nella definizione delle procedure
e partecipano attivamente alla fase di progettazione.
Sponsor K-Player
System Administrator
Utenti

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Investire nel progetto definendo minuziosamente
i requisiti
Coinvolgere Risorse Professionali adeguate
Garantire il pieno coinvolgimento della Direzione
Attuare Project Management
In sintesi

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