1. Xavier Capa Ramos

2. QUE SON LAS RELACIONES?
Es común que informaciones de una tabla estén asociadas
con informaciones de otras tablas. Es a través de la relación
que el Access consigue, a partir de informaciones en una
tabla, obtener informaciones registradas en la otra tabla.
Existen 3 tipos:
Relaciones uno a uno. Relaciones uno a varios.
Relaciones varios a varios.

3. Relaciones uno a uno
 La relación uno a uno ocurre cuando un registro
de la tabla A posee como máximo un registro
asociado en la tabla B y un registro de la tabla B
posee como máximo un registro asociado en la
tabla A.
 Esta relación está presente en el número de
gerente/número de empleado, entre el PADRÓN
DE DEPARTAMENTOS y el PADRÓN DE
EMPLEADOS. Para cada número de gerente
identificamos apenas un registro en el PADRÓN
DE EMPLEADOS y cada funcionario es
eventualmente gerente de apenas un
departamento.

4. Relaciones uno a varios
 La relación uno a varios ocurre cuando un registro de la
tabla A puede tener mas de un registro asociado en la
tabla B, mientras que, un registro de la tabla B posee
como máximo un registro asociado en la tabla A.
 Esta relación está presente en la sigla del departamento
entre el PADRÓN DE DEPARTAMENTO y el PADRÓN
DE EMPLEADOS. Para cada sigla del PADRÓN DE
DEPARTAMENTOS identificamos varios registros con
esta sigla en el PADRÓN DE EMPLEADOS, mientras
que, para cada sigla en el PADRÓN DE EMPLEADOS
identificamos como máximo un registro en el PADRÓN
DE DEPARTAMENTOS.
 También debe quedar claro que, en principio, podemos
tener departamentos sin funcionarios y funcionarios que
momentáneamente no están asignados a ningún
departamento

5. Relaciones varios a varios
 La relación varios a varios ocurre cuando un registro de la tabla A puede tener mas de un
registro asociado en la tabla B y, análogamente, un registro en la tabla B puede tener
mas de un registro asociado en la tabla A.
 Los cargos ocupados por un empleado a lo largo del tiempo constituyen una relación de
esta naturaleza. Cada empleado ocupó varios cargos y un cargo fue ocupado por
diversos empleados. En esta relación queda inmediatamente aparente que al par
empleado/cargo probablemente estarán asociadas otras informaciones, por ejemplo, la
fecha en que el empleado asumió el cargo en cuestión.
 Relaciones de este tipo varios a varios no pueden ser especificadas directamente en
Access. Es necesario la creación de una tabla intermediaria que en nuestro caso podría
tener el nombre: cargos ocupados. Cada registro en esta tabla sería compuesto de tres
campos: Número de empleado, Código del cargo y Fecha de admisión a este cargo.
Como se observa, se creó una relación uno a varios entre el PADRÓN DE EMPLEADOS
y el PADRÓN DE CARGOS OCUPADOS y, análogamente, otra relación uno a mucho
entre el PADRÓN DE CARGOS Y SALARIOS y el PADRÓN DE CARGOS OCUPADOS.
Por lo tanto una relación varios a varios es convertida en dos relaciones una a varios
cuando hubiera informaciones asociadas a los pares relacionados.

6. Creación de relaciones
 En Access podemos crear relaciones localizadas, utilizadas
en una consulta especifica, o relaciones globales que
posiblemente tendrán un uso más general. Relaciones de uso
localizado serán vistas mas adelante en el capítulo referente a
consultas.
 Las Relaciones de uso general son útiles porque pueden ser
usadas automáticamente en nuevas consultas, facilitan la
generación de subformularios y subinformes y permiten un
cierto grado de protección en operaciones de actualización al
imponerse la integridad referencial para las relaciones como
será visto mas adelante.
 La creación y edición de relaciones es hecha en la ventana
Relaciones como muestra la figura 2.1. En esta ventana se
muestra el diagrama de relaciones entre las tablas. Para cada
tabla son mostrados sus campos y líneas de asociación con
campos de otras tablas. Estas líneas representan las
relaciones.

7. Como exhibir la ventana
Relaciones
 Para exhibir la ventana Relaciones, se pica en el botón Relaciones de la barra de
herramientas de la ventana Base de Datos. En respuesta aparece la ventana
acompañada de la ventana de diálogo Mostrar tabla. Si el diálogo no aparece, basta
cliquear el botón Mostrar tabla en la barra de herramientas. En el caso fueron
adicionadas tres tablas anteriormente construidas. Las tablas adicionales pueden ser
arrastradas y redimensionadas hasta que queden visualmente legibles.
 Para crear una relación entre el PADRÓN DE DEPARTAMENTOS y el PADRÓN DE
EMPLEADOS, picar sobre el campo Sigla del departamento en la tabla PADRÓN DE
DEPARTAMENTOS y se arrastra asta el campo Sigla del departamento en la tabla
PADRÓN DE EMPLEADOS. En respuesta surge la ventana de diálogo de relaciones
(figura 2.3.) Para que sean provistas mas especificaciones sobre la ligazón en
cuestión. En el caso que se desee alterar posteriormente estas especificaciones basta
dar un doble clic sobre la línea de unión, esto hace aparecer la ventana de diálogo
relaciones.
 En el caso que se desee Exigir la integridad referencial para imposibilitar el
empadronamiento de empleados en departamentos inexistentes en el PADRÓN DE
DEPARTAMENTOS. Al activar esta opción pasa a ser necesario especificar también
cual es el tipo de relación El tipo uno a varios ya aparece seleccionado porque es el
padrón del Access. Además de eso, es necesario indicar si desea guardar el layout de
esta ventana. Conviene guardarlo si una nueva distribución de las tablas fuera
visualmente mas adecuada. Se debe observar que el diseño de las relaciones indica si
él es del tipo uno a varios (algoritmo 1 y símbolo de infinito 8) o un a uno (algoritmo 1).
Los bordes más gruesos de la línea de unión indican que la integridad referencial fue
impuesta por la relación.

8. Borrado de relaciones
 Para borrar una relación basta seleccionar la línea de unión y
accionar la tecla DEL.
 Para borrar una tabla basta seleccionarla y accionar también la
tecla DEL.
 Es importante recordar que la eliminación de una tabla no
borra la relación. Si la ventana relaciones fue cerrada y
accionada de nuevo, entonces la tabla borrada es mostrada
nuevamente con todas sus relaciones. Por lo tanto, para borrar
una relación es necesario seleccionar la relación explícitamente
y accionar DEL, enseguida se borra la tabla.
 Se puede borrar todo el contenido de la ventana Relaciones.
Para eso, basta en el menú Edición accionar Borrar diseño.
Pero esto no borra las relaciones registradas Internamente.
Enseguida se puede adicionar una tabla y utilizar el botón de la
barra de herramientas. Mostrar todas relaciones directas para
exhibir apenas las relaciones directamente asociadas a la
tabla. Para exhibir todo, accione el botón Mostrar todas las
relaciones.