Fasciculo 7

Fascículo

7

1

Constitución de
Empresa y Registro
de Nómina

Semestre 2

Constitución de empresa

Constitución
de empresa Semestre 2


Tabla de contenido Página

Introducción 1
Logros 1
Cálculos y contabilización de la nómina 1
Liquidación de la nómina 1
Devengado 5
Deducciones 9
Apropiaciones 12
Contabilización 15
Liquidación de prestaciones sociales 19
Prima de servicios 19
Cesantías 20
Intereses sobre cesantías 22
Liquidación de vacaciones 23
Resumen 24
Bibliografía recomendada 25
Nexo 25
Seguimiento al autoaprendizaje 37

Créditos: 2
Tipo de asignatura: Teórico - Práctica.

Semestre 2


Copyright©2008 FUNDACIÓN UNIVERSITARIA SAN MARTÍN
Facultad de Universidad Abierta y a Distancia,
“Educación a Través de Escenarios Múltiples”
Bogotá, D.C.

Prohibida la reproducción total o parcial sin autorización
por escrito del Presidente de la Fundación.

La actualización de este fascículo estuvo a cargo de
PEDRO ORLANDO GARZÓN CHAMORRO.
Tutor Programa Contaduría Pública.
Sede Bogotá, D.C.

Revisión estilo y forma:
ELIZABETH RUIZ HERRERA
Directora Nacional de Material Educativo.

Diseño gráfico y diagramación a cargo de
SANTIAGO BECERRA SÁENZ
ORLANDO DÍAZ CÁRDENAS

Impreso en: GRÁFICAS SAN MARTÍN
Calle 61A No. 14-18 - Tels.: 2350298 - 2359825
Bogotá, D.C., Marzo 5 de 2009

Codigo ISBN: 978-958-8327-19-8

Constitución
de empresa Semestre 2

Constitución de empresa 1
Introducción
Cálculos y contabilización de la nómina
En este fascículo se estudiarán, mediante un caso práctico, los cálculos
matemáticos y la contabilización de una nómina mensual.

Recuerde que la perseverancia, la autonomía y la disciplina son elementos
fundamentales para tener éxito en la modalidad de Educación a Distancia.

Lo s
gro

Al finalizar el estudio del presente fascículo, el estudiante estará en capa-
cidad de:

 Reconocer y aplicar los elementos que conforman una nómina, su
liquidación y su registro.
 Calcular las diferentes obligaciones que tiene un empleador con
terceros, por sus trabajadores.
 Liquidar las prestaciones sociales y las vacaciones a los empleados.
 Elaborar los comprobantes de diario correspondientes a la nómina y
sus respectivos pagos.

Cálculos y contabilización de la nómina
Liquidación de la nómina
La nómina es el documento mediante el cual el empleador relaciona los
salarios, las deducciones, el valor neto pagado, aportes parafiscales y
provisiones de los empleados que han trabajado en un período de un mes,
de una quincena o por semana, dependiendo de la forma de pago que se
tenga establecida en la empresa.

La nómina está conformada por cinco partes a saber:
1. El encabezado, el cual comprende la identificación de la compañía y el
período de pago.
2. La identificación de los trabajadores: nombre, identificación, cargo.
3. El devengado, que corresponde al valor total de los ingresos que
obtiene un empleado en el mes o en la quincena. Este valor está

Constituciön
Fascículo No. 7
de empresa
Semestre 2


conformado por el salario básico, los recargos diurnos y nocturnos, las
horas extras, los dominicales y festivos, las comisiones, auxilio de
transporte, entre otros.
4. Las deducciones, entre las cuales se contemplan los descuentos y los
Las apropiaciones son los aportes.
valores que la empresa debe
pagar: salud y pensión en el 5. Las apropiaciones de nómina.
porcentaje que corresponde,
riesgos profesionales, apor-
tes parafiscales (Sena, Caja Frente al ítem 5, se debe tener en cuenta que se denominan apropiaciones
de compensación y el Institu-
to de bienestar familiar), las de nómina porque a diferencia del devengado que debe pagarse al
prestaciones sociales (Prima
de servicios, cesantías, finalizar el mes, las apropiaciones se pagan en los primeros días del
intereses sobre cesantías,
dotación) y las vacaciones. siguiente mes o un año después dependiendo del concepto, por lo que se
deben apropiar (provisionar) para poder contar con los recursos
suficientes a la hora de tener que pagar esos valores.

Toda nómina está conformada por las partes enunciadas, pero no en todas
las nóminas se deben pagar todos los conceptos mencionados aquí por
cuanto algunos dependen de los montos del ingreso del empleado como
es el caso del Fondo de Solidaridad Pensional y la Retención en la Fuente,
o los créditos por libranza que no todos los empleados tienen.

Por otra parte, la empresa debe tener en cuenta que no puede descontar
del sueldo del empleado valores que no estén autorizados por el mismo
trabajador, por ley o autoridad judicial competente. Cuando a un
trabajador le resulta un faltante, algunas empresas se lo descuentan del
sueldo “por la derecha”, algo que la ley de forma enfática prohíbe si no se
tiene la autorización del empleado.

El resultado de restar las deducciones al total devengado, es lo que
conocemos como el neto a pagar, es decir, lo que efectivamente recibe el
trabajador.

Fascículo No. 7
Constitución
de empresa 2 Semestre 2


En todas las empresas el departamento encargado de la elaboración y
registro de la nómina deberá tener una hoja de vida de cada uno de los
empleados en la que se registre: el nombre, fecha de nacimiento, cédula
de ciudadanía, fecha de ingreso a la compañía, periodos de vacaciones
disfrutadas, salario, incrementos salariales y fecha del incremento. Ver
figura 7.1.

Con el fin de ilustrar cada paso de liquidación de una nómina vamos a
utilizar el siguiente ejemplo:

En la empresa “El Porvenir Ltda.” tienen los siguientes empleados:

 Un bodeguero que ingresó a la compañía el 1º de julio de 20XX, con un
salario desde el 1º de Enero de 20XX de un salario mínimo.
 Una secretaria que ingresó a la compañía en febrero de 20XX y
actualmente recibe un salario equivalente a uno y medio salario mínimo
legal vigente (SMLV).
 Un asistente de contabilidad con un salario actual equivalente a dos
salarios mínimos legales vigentes, quien ingresó a la compañía el 1º de
Octubre de 19XX.
 Un vendedor con un salario básico de $800.000, más comisiones sobre
ventas del 0.5%. Ingresó a la compañía el 1º de Septiembre de 20XX.
 Un contador con un salario equivalente a cinco salarios mínimos legales
vigentes, quien ingresó el 1º de Mayo de 20XX.
 Un gerente con un salario mínimo integral quien ingresó el 1º de Mayo
de 20XX.

Fascículo No. 7
Semestre 2 3 Constitución
de empresa


HOJA DE VIDA EMPLEADOS

NOMBRE: FOTO
CODIGO :

Documentos de Identificación
Documento de Identidad: Pasaporte:
Número: Certificado Judicial: Fecha vencimiento:
Lugar: Matrícula Profesional: Fecha matrícula:
Libreta Militar: Tarjeta Profesional: Fecha tarjeta:
Clase Libreta: Otro Documento:
Distrito Militar:
Lic. Conducción:
Categoría:

Datos Personales
Fecha de Nacimiento Sexo:
País Grupo Sanguíneo:
Departamento Estatura:
Lugar de Nacimiento Estado Civil:
Nacionalidad Nivel Estudios:
Dirección:
Barrio:
Teléfono:

Seguridad
Número de Contrato Entidad Salud
Tipo de Contrato: Entidad Pensión
Fecha de Ingreso: Entidad Cesantías
Fecha de Retiro:

Historico de Sueldo
Sueldo Inicial Fecha:
Incremento Sueldo: Fecha:
Incremento Sueldo: Fecha:

Historico de Vacaciones
Descripción Fecha Inicial Fecha Final Días Legales Días Tomados Pagado

Figura 7.1.
Ejemplo de una hoja de registro de empleado.

Fascículo No. 7
Constitución


Devengado
Teniendo los datos actualizados de cada empleado, vamos a liquidar la
nómina de todo el mes de Marzo de 20XX de la empresa “El Porvenir
Ltda.”. La empresa deberá diseñar su propio formato o utilizar un formato
de los que ya existen en el comercio.

Teniendo el formato, el primer paso es listar los nombres de cada uno de
los empleados, el cargo, el número de días y el sueldo básico; en nuestro
caso vamos a omitir el número de días ya que la modalidad de pago es
mensual.

Tenga en cuenta que siempre tomaremos los meses de 30 días.

Ahora analizaremos otros conceptos por los cuales estos empleados
recibirán ingresos. Aplicando lo que aprendimos en los anteriores
fascículos, tienen derecho a un auxilio de transporte aquellos que
devengan hasta dos salarios mínimos mensuales, suponiendo que el
salario mínimo para 20XX es de $600.500. El auxilio de transporte para
2009 es de $70.500, mensuales.

Recuerde que debemos totalizar cada columna a la que agrega-
mos datos.

Las ventas de la compañía en este mes fueron de ciento veinte millones de
pesos ($120’000.000): el señor vendedor recibirá el 0.5% como comisión
de dichas ventas.

Fascículo No. 7
de empresa


Comisión por ventas = 120’000.000 x 0.5%
Comisión por ventas = 600.000

La jornada del señor bodeguero es de lunes a sábado, de 3 de la tarde a
12 de la noche con una hora de receso en la jornada. Como se aprecia, 2
horas de las laboradas corresponden a jornada nocturna.

Cada dato obtenido se deberá aproximar.

Procederemos a liquidarle al señor bodeguero el recargo nocturno que le
corresponde durante el mes de marzo:
Salario mes = 600.500
Salario día = 600.500 ÷ 30
= 20.017
Salario hora = 20.017 ÷ 8
= 2.502
Recargo por hora = 2.502 x 0,35
= 876
Días trabajados = 26
Total horas nocturnas trabajadas = 26 x 2
= 52
Total recargo nocturno = 876 x 52
= 45.552

Este nuevo valor calculado debe ubicarse en la columna de recargos.

Otra información importante que debemos registrar como conceptos
devengados son las horas extras; para nuestro ejercicio son:

 El asistente trabajó durante el mes 8 horas extras diurnas y 6 horas
extras nocturnas.
 La secretaria trabajó 12 horas extras diurnas, 8 horas extras nocturnas.
Trabajó un lunes festivo, este día además de las horas normales, trabajó
1 hora extra diurna y 2 horas extras nocturnas.

Fascículo No. 7
Constitución


Para determinar el tiempo extra de cada persona primero debemos saber
cuánto vale el salario mensual. Este dato lo dividimos por 30 (días) para
establecer el valor del día de trabajo; este valor del día lo dividimos en 8
(horas de jornada diaria) y hayamos el valor de la hora; con el valor de la
hora podemos saber el valor de la hora extra diurna, nocturna, dominical o
festiva diurna o nocturna, aplicando el porcentaje correspondiente al dato
que queremos conocer.

Teniendo el valor unitario de cada concepto, lo multiplicamos por el
número de horas trabajadas para hallar el valor total del tiempo extra de
cada persona. En relación con el ejercicio planteado:

Primero liquidaremos el tiempo extra del asistente:
Salario mes = 1’201.000
Salario día = 1’201.000 ÷ 30
= 40.033
= 5.004
Hora extra diurna = 5.004 x 1,25
= 6.255
Hora extra nocturna = 5.004 x 1,75
= 8.757
Total horas extras diurnas = 6.255 x 8
= 50.040
Total horas ext. nocturnas = 8.757 x 6
= 52.542
Total tiempo extra = Total hrs. ext. diurnas + Total hrs. ext. nocturnas
Total tiempo extra = 50.040 + 52.542
Total tiempo extra del asistente = 102.582

El tiempo extra de la secretaria es:
Salario mes = 900.750
Salario día = 900.750 ÷ 30
= 30.025
= 3.753
Hora extra diurna = 3.753 x 1,25
= 4.691
Hora extra nocturna = 2.917 x 1,75
= 6.568
Día festivo = 30.025 x 0,75
Fascículo No. 7
de empresa


= 22.519
H. ext. Festivo diurna = 3.753 x 2,0
(75% Recargo dominical+25% recargo hora extra diurna = total recargo
100%)
= 7.506
H. ext. Festivo nocturna = 3.753 x 2.50
(75% Recargo dominical+75% recargo hora extra nocturna = total recargo
150%)
= 9.383

Total horas extras diurnas = 4.691 x 12
= 56.292
Total horas ext. nocturnas = 6.568 x 8
= 52.544
Total h. ext. fest. diurnas = 7.506 x 1
= 7.506
Total h. ext. fest. nocturna = 9.383 x 2
= 18.766
Total tiempo extra = Tot. hrs. ext. diurnas + Tot. hrs. ext. nocturnas + Día
festivo + Tot. hrs. ext. fest. diurnas +Tot. hrs. ext.
fest. nocturnas.
T. tiempo ext. = 56.292 + 52.544 + 22.519 + 7.506 +18.766
Total tiempo extra y recargo dominical de la secretaria = 157.627

En este punto ya tenemos determinados los valores devengados por los
diferentes conceptos para cada empleado de la empresa El Porvenir Ltda.;
el paso a seguir es establecer el total devengado de cada uno de los
empleados y el total devengado por los empleados de la empresa. En la
figura 7.2 se observa el formato de nómina incluyendo los devengados.

DEVENGADO DESCUENTOS
TOTAL
TOTAL
No . CARGO NOMBRES AUX. DE FONDO DE RETENCION DESCUEN
COMISIO TIEMPO DEVENGA DO
SUELDO TRANS RECARGOS SALUD PENSION SOLIDARID EN LA TOS
NES EXTRA
PORTE AD FUENTE

1 Bodeguero German Torres 600.500 70.500 45.552 716.552

2 Secretaria Esperanza Perez 900.750 70.500 157.627 1.128.877

3 Asistente Carlos Pardo 1.201.000 102.582 1.303.582

4 Vendedor Ricardo Nieto 800.000 600.000 1.400.000

5 Contador Cesar Suarez 3.002.500 3.002.500

6 Gerente Pedro Vargas 7.806.500 7.806.500
TOTALES 14.311.250 141.000 600.000 45.552 260.209 15.358.011 0 0 0 0 0

Figura 7.2.
Formato nómina incluyendo los devengados.

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Constitución


Deducciones
La segunda parte de la liquidación de la nómina está compuesta por todas
las deducciones que se le deben hacer a los empleados. Legalmente el
empleador está autorizado a descontar a sus trabajadores los aportes para
salud, pensiones, retención en la fuente y embargos judiciales; con una
autorización por escrito del empleado, se le pueden descontar cuotas
voluntarias para sindicatos, fondos de empleados y cooperativas,
préstamos bancarios por libranza y otros.

En el marco de las deducciones, comenzaremos con los descuentos de
seguridad social por salud. Según lo estudiado debemos tomar como base
el total del salario de cada empleado, incluyendo el tiempo extra.
Recordemos que el auxilio de transporte no hace parte del salario, por lo
tanto no lo tenemos en cuenta como base para calcular este descuento.

Para calcular el aporte por salud en el caso de los salarios integrales, se le
debe descontar a éste un treinta por ciento y esta cifra es la base. El
procedimiento para calcular el aporte una vez se tenga calculada la base
de cada uno de los empleados, consiste en multiplicar esta cifra por el 4%
que es el aporte que debe hacer el empleado a la Entidad Promotora de
Salud a la que esté afiliado.

El segundo dato de la sección descuentos es el aporte a los Fondos de
Pensiones. Como ya se vio, este aporte al igual que el de salud es del 4%.

Debemos determinar el salario base para este cálculo, el cual se establece
tomando el total devengado de cada uno de los empleados y descontando
el auxilio de transporte para obtener la base para aplicar el porcentaje del
aporte. En el caso de los salarios integrales se les debe descontar el 30%
para la base.

Fascículo No. 7
de empresa


Teniendo las cifras que se descontarán a cada uno de los empleados por
aportes al Fondo de Pensiones, las registramos en el formato de nómina
en la columna pensión y totalizamos. La siguiente columna corresponde al
aporte que hacen los empleados que devengan más de cuatro salarios
mínimos, al fondo de solidaridad; este aporte es del 1% del salario de cada
empleado.

Teniendo los datos de los aportes de cada uno de los empleados
procedemos a transcribirlos en el formato de nómina, en la columna fondo
de solidaridad y totalizamos. (Figura 7.3)
TOTAL
Base para NETO A
No . CARGO NOMBRES % aporte FONDO DE RETENCION DESCUEN
COMISIO TIEMPO aportes PAGAR
SUELDO RECARGOS SALUD PENSION SOLIDARID EN LA TOS
NES EXTRA
AD FUENTE

1 Bodeguero German Torres 600,500 45,552 646,052 4% 25,842 25,842 51,684

2 Secretaria Esperanza Perez 900,750 157,627 1,058,377 4% 42,335 42,335 84,670

3 Asistente Carlos Pardo 1,201,000 102,582 1,303,582 4% 52,143 52,143 104,287

4 Vendedor Ricardo Nieto 800,000 600,000 1,400,000 4% 56,000 56,000 112,000

5 Contador Cesar Suarez 3,002,500 3,002,500 4% 120,100 120,100 30,025 270,225

6 Gerente Pedro Vargas 7,806,500 6,005,000 4% 240,200 240,200 60,050 540,450
TOTALES 14,311,250 600,000 45,552 260,209 536,620 536,620 90,075 0 1,163,316 0
Figura 7.3.
Nómina incluyendo descuentos por salud y pensión.

Ya calculamos los descuentos a los empleados por los aportes a la
seguridad social; nos falta otro descuento que es la Retención en la
Fuente. Para calcular este impuesto debemos consultar la tabla de
retenciones para asalariados del año gravable en curso, teniendo el salario
base de cada empleado.

Para efectos de la Retención en la Fuente por ingresos laborales, la
totalidad del salario integral se considera ingreso gravable.

Fascículo No. 7
Constitución


La estructura en los procedimientos uno y dos, con salario normal, inicia
así:

Se suma el total pagos laborales del mes:
 En dinero o en especie
 Sean o no factor salarial, vacaciones
 Viáticos permanentes
 Directos o indirectos.

Los valores anteriores ya están incluidos en el salario integral, así que la
estructura de depuración en el salario integral se inicia con:

Suma total de pagos laborales (Salario integral)
(-) Cesantías, intereses sobre cesantías y prima mínima legal de
servicios
(-) Ingresos no constitutivos de renta o ganancia ocasional
 Aportes pensionales obligatorios
 Aportes voluntarios hasta el límite legal
 Ingresos que no incrementen el patrimonio del trabajador:
reembolso gastos, pagos alimentación, salud y educación que
cumplan los requisitos.
(-) Rentas Exentas
 Indemnización por accidente de trabajo o enfermedad o que
impliquen protección a la maternidad
 Gastos de entierro del trabajador
 Gastos de representación de funcionarios oficiales
 Exención para miembros fuerzas armadas
(-) 25% (Rentas de trabajo exentas)
(-) Descuento proporcional por pagos por vivienda, salud y educación
(=) Base de retención

Fascículo No. 7
de empresa


Teniendo el valor a retener a cada empleado, según la tabla de retenciones
en la fuente para asalariados, se incorporan estos descuentos en el
formato de nómina.

Si los empleados han autorizado algún descuento para el fondo de
empleados, préstamos o tienen descuentos por embargos judiciales, se
deberán relacionar en una columna llamada otros descuentos. Teniendo
ya la información total de descuentos relacionados en el formato de
nómina, procedemos a totalizar este concepto.

Por último, hallaremos el valor a pagar de cada uno de los empleados. Así,
tomamos el total devengado, menos el total descuentos y ese valor
resultante lo colocamos en la columna neto a pagar. (Figura 7.4).

TOTAL TOTAL
NETO A
No . CARGO NOMBRES AUX. DE DEVENGA FONDO DE RETENCION DESCUEN
COMISIO TIEMPO PAGAR
SUELDO TRANS RECARGOS DO SALUD PENSION SOLIDARID EN LA TOS
NES EXTRA
PORTE AD FUENTE

1 Bodeguero German Torres 600.500 70.500 45.552 716.552 25.842 25.842 51.684 664.868

2 Secretaria Esperanza Perez 900.750 70.500 157.627 1.128.877 42.335 42.335 84.670 1.044.207

3 Asistente Carlos Pardo 1.201.000 102.582 1.303.582 52.143 52.143 104.287 1.199.295

4 Vendedor Ricardo Nieto 800.000 600.000 1.400.000 56.000 56.000 112.000 1.288.000

5 Contador Cesar Suarez 3.002.500 3.002.500 120.100 120.100 30.025 0 270.225 2.732.275

6 Gerente Pedro Vargas 7.806.500 7.806.500 240.200 240.200 60.050 725.000 1.265.450 6.541.050
TOTALES 14.311.250 141.000 600.000 45.552 260.209 15.358.011 536.620 536.620 90.075 725.000 1.888.316 13.469.695

Figura 7.4.
Formato de nómina con neto a pagar.

Apropiaciones
Hasta este punto hemos realizado la primera parte de la liquidación
matemática de la nómina; ahora procederemos a liquidar la segunda parte
en la cual involucramos los aportes y las provisiones correspondientes a
los empleadores.

Primero se calculan los aportes parafiscales que son: salud, pensión,
Administradora de Riesgos Profesionales, Caja de Compensación Familiar,

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Constitución


Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Sena. Estos aportes se deben
cancelar mensualmente. La base para calcular todos estos aportes es el
total de la columna total devengado, menos el total de la columna total
auxilio de transporte, menos el 30% de los salarios integrales.

Total devengado = 15’358.011
Total Auxilio de transporte = 141.000
30% Salario integral = 1’801.500

Base para calcular aportes = 15’358.011 - 141.000 – 1’801.500
= 13’415.511

Teniendo definida la base para calcular cada uno de los aportes
correspondientes al empleado, procedemos a calcularlos como se observa
en la tabla 7.1.

CONCEPTO BASE % APORTE
Salud 13’415.511 * 8.5% = 1’073,241
Pensión 13’415.511 * 12.0% = 1’609,961
ARP 13’415.511 * 0.522% = 70,029
Caja de compensación 13’415.511 * 4% = 325,939
ICBF 13’415.511 * 3% = 402,465
Sena 13’415.511 * 2% = 268,310
Tabla 7.1

La segunda parte corresponde al cálculo que se efectúa con el fin de
causar la porción del gasto mensual que se le adeuda a los trabajadores
por el concepto de prestaciones sociales y vacaciones . El empleador
debe efectuar estas provisiones sobre la nómina mensual.

Recordemos que los salarios integrales tienen incluidas las prestaciones
sociales, más no las vacaciones. La base para calcular prestaciones
sociales es el total devengado, sin incluir los salarios integrales. Para
nuestro ejercicio (Tabla 7.2):

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de empresa


BASE PARA PROVISIONES
Total devengado 15’358,011
Salario Integral - 7’806,500
Total base para provisiones 7’551,511
CONCEPTO BASE % PROVISIÓN
Cesantías 7’551,511 * 8.33% = 629,292
Intereses sobre la cesantía 7’551,511 * 1.00% = 75,515
Prima de servicios 7’551,511 * 8.33% = 629,292
Tabla 7.2

Recordemos que las vacaciones se liquidan únicamente con el sueldo
básico, sin incluir el auxilio de transporte, el valor de las horas extras, ni el
valor del trabajo en días de descanso obligatorio.

Para nuestro ejercicio, la base la determinamos con la sumatoria de las
columnas sueldos, comisiones y recargos como se observa en la tabla 7.3.

BASE PARA VACACIONES
Sueldos 14’311,250
Comisiones 600,000
Recargos 45,552
Total base para vacaciones 14’956,802
CONCEPTO BASE % PROVISION

Vacaciones 14’956,802 * 4.16% = 623,200
Tabla 7.3

En este punto terminamos todos los cálculos matemáticos relacionados
con la nómina mensual, para pasar al tema de la contabilización.

7.1

Elabore una tabla en donde se relacionen todos los porcentajes que
deben ser utilizados para liquidar una nómina por los diferentes con-
ceptos. Tanto para el empleador como los descuentos a los empleados.
Incluya los porcentajes del tiempo complementario. Recuerde anexar el
resultado de esta actividad a la carpeta en la que se organizan los
documentos de esta asignatura.

Fascículo No. 7
Constitución


Contabilización
La nómina como soporte contable origina dos comprobantes de diario que
son: uno, por lo devengado, deducido y pagado, y el otro, por los aportes
y prestaciones sociales. Para registrar en la contabilidad la nómina
debemos utilizar el Plan Único de Cuentas (PUC).

En el comprobante inicial involucramos la primera parte del formato de
nómina; primero registramos los gastos correspondientes a sueldos,
auxilio de transporte, horas extras, recargos nocturnos, comisiones;
después debemos registrar los descuentos que se les han efectuado a los
empleados por los diferentes conceptos; éstos son, para la empresa,
cuentas por pagar a terceros en nombre de los empleados. Por último
registramos en la contabilidad, el neto a pagar a cada empleado, utilizando
una cuenta de pasivos llamada salarios por pagar. (Figura 7.5)

EL PORVENIR LTDA.
Comprobante de diario de Nómina No. 101
Marzo de 20x9

Codigo de
Detalle Parcial Debitos Creditos
Cuenta

5105 GASTOS DE PERSONAL 15,358,011
510503 Salario Integral 7,806,500
510506 Sueldos 6,504,750 Total Devengado
510515 Horas extras y recargos 305,761
510518 Comisiones 600,000
510527 Auxilio de transporte 141,000

2365 RETENCION EN LA FUENTE 725,000 Deducido
236505 Salarios y pagos laborales 725,000

2370 RETENCIONES Y APORTES DE NOMINA 536,620 Deducido
237005 Aportes a EPS 536,620

2380 ACREEDORES VARIOS 626,696 Deducido
238030 Fondos de Cesantias y/o Pensiones 626,696

2505 SALARIOS POR PAGAR 13,469,695 Neto a Pagar
250501 German Torres 664,868
250502 Esperanza Perez 1,044,207
250503 Carlos Pardo 1,199,295
250504 Ricardo Nieto 1,288,000
250505 César Suarez 2,732,275
250506 Pedro Vargas 6,541,050

SUMAS IGUALES 15,358,011 15,358,011

Figura 7.5.
Comprobante de diario No. 101.

Fascículo No. 7
de empresa


En el segundo comprobante de diario registramos la parte inferior del
formato de nómina donde involucramos los gastos de la empresa por
conceptos parafiscales y las provisiones para prestaciones sociales y
vacaciones. (Figura 7.6).
EL PORVENIR LTDA.

Marzo de 20x9

Codigo de
Cuenta

5105 GASTOS DE PERSONAL 5,707,244
510530 Cesantías 629,292
510533 Intereses sobre cesantías 75,515
510536 Prima de servicios 629,292
510539 Vacaciones 623,200
510568 Aportes a ARP 70,029
510569 Aportes a EPS 1,073,241
510570 Aportes a fdos de pensiones 1,609,961
510572 Aportes cajas de comp. fliar 325,939
510575 Aportes ICBF 402,465
510578 SENA 268,310

2370 RETENCIONES Y APORTES DE NOMINA 2,139,984
237005 Aportes a EPS 1,073,241
237006 Aportes a ARP 70,029 Total aportes empleador
237010 Aportes al ICBF, SENA y cajas 996,714

2380 ACREEDORES VARIOS 1,609,961
238030 Fondos de Cesantias y/o Pensiones 1,609,961

2610 PARA OBLIGACIONES LABORALES 1,957,299 Total Provisiones
261005 Cesantías 629,292
261015 Vacaciones 623,200

SUMAS IGUALES 5,707,244 5,707,244

Figura 7.6.

Adicional a los registros de la liquidación y apropiaciones de la nómina se
deben realizar los registros correspondientes a los pagos. (Figura 7.7).

Fascículo No. 7
Constitución


EL PORVENIR LTDA.
Marzo de 20x9

Codigo de
Cuenta

2505 SALARIOS POR PAGAR 13.469.695
250501 German Torres 664.868
250502 Esperanza Perez 1.044.207
250503 Carlos Pardo 1.199.295
250504 Ricardo Nieto 1.288.000
250505 César Suarez 2.732.275
250506 Pedro Vargas 6.541.050

1110 BANCOS 13.469.695
111005 Banco de Bogota 13.469.695

SUMAS IGUALES 13.469.695 13.469.695

Figura 7.7.

El nuevo sistema implementado por el Gobierno Nacional, a través del
Ministerio de Protección Social, denominado Planilla Integrada de
Liquidación de Aportes (PILA), busca facilitar a los aportantes los pagos a
la Seguridad Social (pensiones, salud, riesgos profesionales), el SENA, el
ICBF y las Cajas de Compensación Familiar, ESAP, Ministerio de
Educación, a través de transferencias electrónicas.

Este sistema se pone en marcha con el objetivo de facilitar el trámite
mensual de los aportantes, ya que evita el diligenciamiento de un
formulario para cada administradora y un proceso de pago individual, para
reemplazarlos por el diligenciamiento de una planilla electrónica que le
permite el pago integrado. De esta forma se obtienen importantes ahorros
para los aportantes representados en el tiempo de los mensajeros
encargados de recoger los formularios en cada administradora y de pagar

Fascículo No. 7
de empresa


en los bancos, el tiempo de los auxiliares de nómina que diligencian
actualmente los formularios de pago y los trámites y costos de los
procesos de tesorería y contabilidad para la liquidación y registro de cada
uno de los distintos aportes: salud, pensiones, Sena, etc.

Uno de los requisitos del sistema es que no se admiten pagos parciales, es
decir, el pago debe cubrir la totalidad de los aportes a la seguridad social
integral y parafiscales, a los que esté obligado cada aportante dentro de
los plazos establecidos por el Gobierno.

El comprobante de diario que registra el pago de los aportes a la seguir-
dad social integral y parafiscales se detalla a continuación en la figura 7.8.

EL PORVENIR LTDA.
Marzo de 20x9

Codigo de
Cuenta

2370 RETENCIONES Y APORTES DE NOMINA
237005 Aportes a EPS 1,609,861
Aportes trabajadores 536,620
Aportes del empleador 1,073,241
237006 Aportes a ARP 70,029
237010 Aportes al ICBF, SENA y cajas 996,714

2380 ACREEDORES VARIOS 2,236,657
238030 Fondos de Cesantias y/o Pensiones
Aportes trabajadores 626,696
Aportes del empleador 1,609,961

2365 RETENCIÓN EN LA FUENTE 725,000
236505 Salarios y pagos laborales 725000

1110 BANCOS 5,638,261
111005 Banco de Bogota
Pago electrónico Aportes en línea 4,913,261
Cheque No. 0570 DIAN pago RetFte 725,000

SUMAS IGUALES 5,638,261 5,638,261

Figura 7.8

Fascículo No. 7
Constitución


Liquidación de prestaciones sociales
Las prestaciones sociales se deben liquidar a la terminación del contrato o
Provisión: cuenta
en una fecha determinada, de acuerdo con la Ley. La provisión debe que refleja la pérdida
de valor de utilidad o
causarse mensualmente y registrarse en la cuenta para obligaciones absorción de costos.

laborales. Al efectuar el cierre contable anual, después de realizados los
ajustes a las liquidaciones mensuales, se deben trasladar los saldos del
período a las cuentas de prestaciones sociales consolidadas, las
cesantías, primas, intereses y vacaciones.

Prima de servicios
De acuerdo con el contrato de trabajo, en los meses de junio y diciembre,
el empleador debe liquidar y pagar la prima de servicios correspondiente a
los trabajadores que tengan este derecho. Utilizaremos como ejemplo la
liquidación de la prima del primer semestre de la empresa El Porvenir;
tomando la nómina del mes de marzo y asumiendo que los otros cinco
meses del semestre fueron exactamente iguales a dicho mes. Teniendo
estos datos procederemos a liquidar y pagar la prima de servicios a las
personas que tienen derecho a este beneficio.

Inicialmente se toma el promedio mensual devengado de cada uno de los
empleados durante los seis meses; en este caso es el mismo, por lo cual el
cálculo se obtiene fácilmente dividiendo por dos y ese es el valor a pagar
por concepto de prima semestral. El empleado de salario integral no tiene
derecho a prima. Se debe efectuar un formato de liquidación de prima y
hacer firmar a cada empleado cuando reciba el pago.

La contabilización del pago de la prima al señor Torres se muestra en la
tabla 7.4:

Fascículo No. 7
de empresa


Código Cuentas Parcial Débitos Créditos

2610 PARA OBLIGACIONES
LABORALES
Germán Torres 358,276

1110 BANCOS
1110501 Banco Bogotá 358,276
Sumas Iguales 358,276 358,276
Tabla 7.4

De igual forma se deben contabilizar todos los pagos por este concepto.

Figura 7.9
De acuerdo con el contrato de trabajo, en los meses de junio y diciembre, el empleador debe liquidar y pagar la prima de
servicios a los trabajadores que tengan este derecho.

Imagen tomada de:
http://www.actualicese.com/_ig/img/fotos/prima3.jpg

Auxilio de Cesantías
Todo trabajador tiene derecho a un auxilio de cesantía equivalente a un
salario promedio mensual devengado por cada año de trabajo o
proporcionalmente a la fracción del año trabajado.

Utilizaremos un ejemplo para liquidar las cesantías de un empleado de una
empresa que comenzó a trabajar el 1 de marzo de 20X8 y a quien se le
deben liquidar las cesantías a 31 de diciembre de 20X8 y consignarlas
antes del 15 de febrero de 20X9 en el fondo de cesantías elegido por el
trabajador. El sueldo mensual devengado es $720.000.
Fascículo No. 7
Constitución


Primero se determina el número de días trabajados durante el año.
Día Mes Año
31 12 20X8 Fecha de liquidación
1 3 20X8 Fecha de Ingreso
30 9 0

Este empleado trabajó en total diez meses, es decir, trescientos días del
año, por lo tanto se le deben liquidar las cesantías teniendo en cuenta que
no trabajó el año completo.

Valor cesantía = ( 720.000 x 300 días ) / 360
= 600.000

El 31 de diciembre de 20X8, en los comprobantes de cierre de año se
debe reclasificar de la cuenta de provisión de cesantía, a la cuenta de
cesantías consolidadas, el valor que le corresponde a cada empleado por
este concepto.

La contabilización en este momento es:
Código Cuentas Débitos Créditos
2610 PARA OBLIGACIONES LABORALES
261005 Cesantías 600,000

2510 CESANTIAS CONSOLIDADAS
251010 Ley 50 600,000

Tabla 7.5

Antes del 15 de febrero de 20X9 la empresa deberá consignar en el fondo
de cesantías a nombre del trabajador los $600.000 y registrar en la
contabilidad este pago así:

Fascículo No. 7
de empresa



2510 CESANTÍAS CONSOLIDADAS
251010 Ley 50 600,000

1110 BANCOS
1110501 Banco Bogotá 600,000
Tabla 7.6

Intereses sobre cesantías
La empresa deberá cancelar intereses del 12% a los trabajadores, sobre
las cesantías causadas. Tomando el ejemplo anterior se le deben cancelar
antes del 31 de Enero de 20X9 los siguientes intereses:

Valor de las cesantías = 600.000
Meses trabajados = 10
Porcentaje de intereses = 10%
Total intereses = 600.000 x 10%
= 60.000

La contabilización de estos intereses, de igual forma que las cesantías, se
debe ajustar en el comprobante de cierre anual y reclasificar de la cuenta
de provisión a la cuenta de intereses sobre cesantías así:

2610 PARA OBLIGACIONES LABORALES

2515 INTERESES SOBRE CESANTÍAS 60,000

Tabla 7.7

El día en que se efectúe el pago de estos intereses, antes del 31 de enero
de 20X9, se debe contabilizar así:

Fascículo No. 7
Constitución


2515 INTERESES SOBRE CESANTÍAS 60,000

1110 BANCOS
1110501 Banco Bogotá 60,000

Tabla 7.8

Liquidación de vacaciones
Al realizar la liquidación de los quince días de vacaciones a que tiene
derecho cada empleado al cumplir un año de labores, se debe tener en
cuenta el número de días calendario que va a disfrutar y cancelarlos con el
último salario devengado.

Vamos a liquidarle las vacaciones al asistente de contabilidad de la
empresa El Porvenir Ltda., quien entró a la compañía el 1º de octubre de
20X7 y no ha tomado sus vacaciones; sale a disfrutarlas el 5 de mayo de
20X9 y regresa el 27 de mayo a trabajar. Es importante elaborar la
liquidación de pago de vacaciones y registrar estos datos en el libro de
vacaciones de los empleados o en la hoja de vida de éstos.

EL PORVENIR LTDA.
Liquidación de vacaciones

Lugar y fecha:
Santafé de Bogotá, Mayo 5/x9 Periodo: 01-10-x7 al 30-09-x8
Nombre: Carlos Pardo Cargo: Asistente Contabilidad

Vacaciones por disfrutar: 15 días

Fecha de iniciación de vacaciones: 05/05/20x9
Fecha regreso al trabajo: 27/05/20x9
Días Calendario disfrutados: 22 días
Ultimo salario devengado 1.201.000
Valor a pagar por 22 días de vacaciones 880.733

Recibí de conformidad

C.C. 98.753.222 de Bogotá

Figura 7.10.
Formato para pago de vacaciones.

Fascículo No. 7
de empresa


Una vez canceladas las vacaciones al empleado, se debe registrar el pago
en la contabilidad, teniendo en cuenta que este período que va a disfrutar
de vacaciones correspondía al año anterior en su totalidad. Se debe
afectar la cuenta vacaciones consolidadas.

2525 VACACIONES CONSOLIDADAS 880,733

1110 BANCOS
1110501 Banco Bogotá 880,733

Tabla 7.9

Cada año a 31 de Diciembre se deben calcular las vacaciones de cada uno
de los empleados que aún no las han disfrutado y ajustar y reclasificar las
cuentas de provisiones por vacaciones y vacaciones consolidadas.

Cuando hablamos de la nómina de una compañía debemos relacionar este
concepto con una liquidación matemática de salarios recibidos por los
empleados, unos descuentos que se le efectúan a éstos y un pago que
finalmente reciben los trabajadores a cambio de un servicio.

La nómina de una empresa es uno de los gastos más importantes, por su
costo y la complejidad en su liquidación al involucrar pagos por seguridad
social, prestaciones sociales e impuestos, dependiendo éstos del salario
de los trabajadores y de unos porcentajes establecidos por la legislación.

La liquidación matemática de la nómina genera unos registros contables,
los cuales reflejan los diferentes gastos y obligaciones que se adquieren al
tener unos empleados prestando un servicio.

Fascículo No. 7
Constitución


GÓMEZ ESCOBAR, Sehir. Legislación Laboral: Teoría y Práctica, Cuarta
Edición, Editorial McGraw-Hill.
Régimen Laboral Colombiano, Legis Editores S.A.
CORAL – GUDIÑO, Contabilidad Universitaria, tercera edición, Editorial
McGraw-Hill.

Hemos elaborado toda la liquidación de una nómina con su respectiva
contabilización; dentro de este tema de conceptos laborales tenemos por
estudiar la terminación de un contrato laboral y todas sus implicaciones
contables.

Fascículo No. 7
de empresa


Fascículo No. 7
Constitución


Seguimientoal autoaprendizaje

Constitución de empresa - Fascículo 7
Nombre_________________________________________________________
Apellidos ________________________________ Fecha: _________________
Ciudad __________________________________ Semestre: _______________

1. Liquide el tiempo extra que se le debe pagar a un trabajador cuyo salario
mensual es de dos salarios mínimos legales; trabajó en el mes 14 horas
extras diurnas, 6 horas extras nocturnas y un domingo.

2. ¿Cuánto es el total devengado por una operaria en el mes, si trabaja 16 horas
en el turno nocturno, no trabaja ni domingos ni horas extras y su sueldo es de
un salario mínimo mensual?

3. ¿Cuánto es el aporte que debe hacer un empleado al fondo de pensiones, de
solidaridad y a la EPS, si el salario mensual es de $3’180.000?

4. Una empresa tiene la siguiente nómina: un gerente con un salario mínimo
integral; una asistente de gerencia con un salario equivalente a dos y medio
salarios mínimos mensuales legales vigentes; un contador con un salario
equivalente a tres salarios mínimos vigentes; una secretaria con un salario
equivalente a dos salarios mínimos legales mensuales vigentes; un mensajero
con un salario mínimo mensual legal vigente y un bodeguero con un salario
mínimo legal. Este señor trabajó el siguiente tiempo extra: siete horas diurnas,
cuatro horas nocturnas, tres horas diurnas dominicales, cuatro horas
nocturnas dominicales, dos domingos, cuatro horas de recargo nocturno, dos
horas de recargo nocturno dominical. Elabore la liquidación de la nómina del
mes en el formato correspondiente, parafiscales, provisiones, comprobantes
de diario respectivos, incluyendo los pagos. El desarrollo de este ejercicio
debe hacerse en un formato que usted debe elaborar y en comprobantes de
diario las respectivas contabilizaciones.

Fascículo No. 7
de empresa

Fasciculo 7

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