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Fascículo


                6




1




      Constitución de
    Empresa y Registro
           de Nómina

            Semestre 2
Constitución de empresa




Constitución
 de empresa                     Semestre 2
Constitución de empresa


Tabla de contenido                                            Página

Introducción                                                     1
Conceptos previos                                                1
Logros                                                           1
Obligaciones del empleador                                       2
Seguridad Social Integral                                        2
Sistema General de Pensiones                                     3
Sistema General de Seguridad Social en Salud                     5
Sistema General de Riesgos Profesionales                         6
Afiliación y aportes a la Caja de Compensación Familiar          8
Aportes Sena                                                     9
Aportes al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar            10
Obligaciones fiscales                                            11
Retención en la fuente                                           11
Obligación de llevar libros de registros                         14
Elaboración de informes                                          14
Adopción de reglamentos                                          15
Prestaciones sociales                                            16
Prima de servicios                                               16
Calzado y vestido de labor                                       17
Auxilio de cesantías                                             18
Intereses sobre las cesantías                                    23
Otros pagos a cargo del empleador                                25
Vacaciones                                                       25
Actividad de trabajo colaborativo                                27
Resumen                                                          27
Bibliografía recomendada                                         28
Nexo                                                             29
Seguimiento al autoaprendizaje                                   30

                                                            Créditos: 2
                                 Tipo de asignatura: Teórico - Práctica.




Semestre 2
Constitución de empresa




               Copyright©2008 FUNDACIÓN UNIVERSITARIA SAN MARTÍN
                            Facultad de Universidad Abierta y a Distancia,
                            “Educación a Través de Escenarios Múltiples”
                                                            Bogotá, D.C.

                   Prohibida la reproducción total o parcial sin autorización
                                 por escrito del Presidente de la Fundación.

                       La actualización de este fascículo estuvo a cargo de
                                PEDRO ORLANDO GARZÓN CHAMORRO.
                                       Tutor Programa Contaduría Pública.
                                                         Sede Bogotá, D.C.

                                                   Revisión estilo y forma:
                                              ELIZABETH RUIZ HERRERA
                                  Directora Nacional de Material Educativo.

                                 Diseño gráfico y diagramación a cargo de
                                             SANTIAGO BECERRA SÁENZ
                                              ORLANDO DÍAZ CÁRDENAS

                                     Impreso en: GRÁFICAS SAN MARTÍN
                            Calle 61A No. 14-18 - Tels.: 2350298 - 2359825
                                           Bogotá, D.C., Marzo 5 de 2009

                                Codigo ISBN: 978-958-8327-19-8



Constitución
 de empresa                                                      Semestre 2
Constitución de empresa                                                                  1
Introducción
La obligación del Estado es la de garantizar a todos los habitantes el
derecho irrenunciable a la seguridad social, pero esta responsabilidad la
comparte con los particulares de manera que éstos se puedan beneficiar
de la prestación de los servicios en la forma que determine la ley.


Es por esta razón que no se deben desconocer los asuntos de carácter
social que involucran a las empresas, a saber: salud, pensiones y riesgos
profesionales, elementos que conforman el Sistema Integral de Seguridad
Social al cual debe afiliarse todo trabajador y que serán abordados en este
fascículo.


Recuerde que de su disciplina, perseverancia y dedicación depende el
éxito en el autoaprendizaje.


Conceptos previos
Con el fin de repasar los conceptos vistos anteriormente, desarrolle las
actividades propuestas y socialícelas con el tutor.

1. Describa los orígenes del Derecho Laboral Colombiano.
2. Desarrolle un mapa conceptual que dé cuenta de la definición del
    contrato de trabajo, sus elementos, clases, obligaciones y derechos.
3. En un esquema señale los elementos que componen la nómina.


                  Lo s
                    gro


         Al finalizar el estudio del presente fascículo, el estudiante estará en capa-
         cidad de:

          Señalar cómo está conformado el Sistema de seguridad social integral.
          Identificar los deberes y derechos que tienen el trabajador y el empleador
           frente a las entidades del sistema de seguridad social.




                                                                                             Constituciön
Fascículo No. 6
                                                                                             de empresa
Semestre 2
Constitución de empresa

                                   Obligaciones del empleador
                                   Los empleadores tienen la obligación de informar a los administradores del
                                   sistema de seguridad social, tanto en la inscripción de sus trabajadores
                                   como en las relaciones mensuales de novedades, es decir en la Planilla
La Planilla Integrada de Li-       Integrada de Liquidación de Aportes – (PILA), los salarios reales deven-
quidación de Aportes: PILA,
es la unificación de los pagos     gados por ellos para efecto del reconocimiento y pago de prestaciones.
de seguridad social y para-
fiscales en un solo documen-
to. La idea es facilitar el trá-
mite mensual de los aportan-       Seguridad Social Integral
tes, ya que evita el diligen-
ciamiento de un formulario         La Seguridad Social es entendida y aceptada como un derecho que le
para cada administradora y
un proceso de pago indivi-         asiste a toda persona de acceder a una protección básica para satisfacer
dual, para reemplazarlos por
el diligenciamiento de una         estados de necesidad. Es así como la concepción universal respecto del
planilla electrónica que se
envía vía Internet y le permite    tema ha llevado a cada nación a organizarse con el objeto de configurar
el pago integrado a través de
descuentos directos de las         variados modelos al servicio de este objetivo
cuentas de la empresa

                                   La Constitución Política de Colombia en su artículo 48 inciso 1, establece
                                   que: “la seguridad social es un servicio público de carácter obligatorio que
                                   se prestará bajo la dirección, coordinación y control del Estado, en
                                   sujeción a los principios de eficiencia, universalidad y solidaridad, en los
                                   términos que establezca la ley”.

                                   Partiendo de este artículo de la Constitución Nacional se creó la Ley 100
                                   de 1993, la cual fue reformada en algunas de sus disposiciones del
                                   sistema general de pensiones y aportes, otras disposiciones sobre los
                                   regímenes pensiónales exceptuados y especiales mediante la Ley 797 de
                                   enero 29 de 2003 mediante la cual se organiza y regula el sistema de
                                   seguridad social integral que tiene por objeto garantizar los derechos
                                   irrenunciables de la persona y la comunidad para obtener la calidad de
                                   vida acorde con la dignidad humana. Este sistema está conformado por:




                                                                                                     Fascículo No. 6
          Constitución
           de empresa          2                                                                         Semestre 2
Constitución de empresa

                         El Sistema General de Pensiones


                  El Sistema General de Seguridad Social en Salud


                   El Sistema General de Riesgos Profesionales



Teniendo en cuenta lo estipulado en la ley, todo empleador se encuentra
obligado a afiliar a sus trabajadores al sistema de seguridad social. Así
mismo, cada trabajador escoge voluntariamente la entidad que desea
para cubrir los riesgos que puedan afectar su salud o sus ingresos. La
seguridad social tiene por objeto garantizar las prestaciones económicas y
de salud a quienes tienen una relación laboral o capacidad económica
suficiente para afiliarse al sistema.


El incumplimiento de la obligación de afiliación, en primer lugar, impide a
los trabajadores beneficiarse de las prestaciones otorgadas por el sistema
de seguridad social, correspondiéndole asumirlas al empleador. Por no
inscribir el empleador a sus trabajadores en el sistema de seguridad social
integral podrá ser sancionado con multas por las entidades de vigilancia y
control del sistema.


El Sistema General de Pensiones
Tiene por objeto amparar a la población contra las contingencias derivadas
de la vejez, la invalidez y la muerte mediante el reconocimiento de
pensiones y prestaciones económicas. Garantiza a sus afiliados y a sus
beneficiarios, cuando sea el caso, las siguientes pensiones:


        Pensión de vejez
        Pensión de invalidez


Fascículo No. 6
Semestre 2                                                                    3   Constitución
                                                                                  de empresa
Constitución de empresa

                            Pensión de sobrevivientes
                            Auxilio funerario




                   Figura 6.1
                   Pensionados.

                   Imagen tomada de:
                   www.negocios.com/negocios/04-02-2009.


                   Serán afiliadas al Sistema General de Pensiones, en forma obligatoria,
                   todas aquellas personas vinculadas mediante contrato de trabajo o como
                   servidores públicos. En forma voluntaria deben afiliarse los trabajadores
                   independientes y en general, todas las personas naturales residentes en el
                   país y los colombianos domiciliados en el exterior que no tengan calidad
                   de afiliados obligatorios.


                   Durante la vigencia de la relación laboral deberán efectuarse cotizaciones
                   obligatorias a los regímenes del Sistema General de Pensiones por parte
                   de los afiliados y empleadores con base en el salario devengado. La base
                   para calcular las cotizaciones será el salario mensual; en ningún caso la
                   base de cotización podrá ser inferior al monto del salario mínimo legal
                   mensual vigente, salvo lo dispuesto para los trabajadores del servicio
                   doméstico.


                   Las cotizaciones de los trabajadores cuya remuneración se pacte bajo la
                   modalidad de salario integral se calculará sobre el 70% de dicho salario.
                   En la base de cotización no se incluye lo correspondiente al auxilio de
                   transporte. La taza de cotización para pensiones es del 16% del ingreso
                   base de cotización. Los empleadores pagarán el 75% de la cotización

                                                                                   Fascículo No. 6
Constitución
 de empresa    4                                                                       Semestre 2
Constitución de empresa

total y los trabajadores el 25% restante. Los afiliados que tengan un
ingreso mensual igual o superior a cuatro (4) salarios mínimos legales
                                                                                Fondo de Solidaridad
mensuales vigentes y hasta 16 SMLMV, tendrán a su cargo un aporte               Pensional:
                                                                                El Fondo de Solidaridad Pen-
adicional de un punto porcentual (1%) sobre su base de cotización,              sional (FSP) es una cuenta
                                                                                especial de la Nación que no
destinado al Fondo de Solidaridad Pensional, previsto por la Ley.               tiene personería jurídica, ads-
                                                                                crita al Ministerio de la Pro-
                                                                                tección Social, destinada a
Por otra parte, los afiliados al régimen de ahorro individual con solidaridad   subsidiar las cotizaciones
                                                                                para pensiones de los grupos
podrán cotizar, periódica u ocasionalmente, valores superiores a los            de población que por sus
                                                                                características y condiciones
límites mínimos establecidos como cotización obligatoria con el fin de          socioeconómicas no tienen
                                                                                acceso a los Sistemas de
incrementar los saldos de sus cuentas individuales de ahorro pensional.         Seguridad Social, así como el
                                                                                otorgamiento de subsidios
                                                                                económicos para la pro-
                                                                                tección de las personas en
El empleador es responsable del pago de su aporte y del aporte de los           estado de indigencia o de
                                                                                pobreza extrema.
trabajadores a su servicio. Para tal efecto, descontará del salario de cada
                                                                                SMLMV:
afiliado, al momento de su pago, el monto de las cotizaciones obligatorias      Salarios mínimos legales
                                                                                mensuales vigentes.
y el de las voluntarias que expresamente haya autorizado por escrito el
afiliado y trasladará estas sumas a la entidad elegida por el trabajador,
junto con las correspondientes a su aporte. El gobierno determina los
plazos para realizar estas consignaciones; pasado el plazo se debe pagar
un interés moratorio a cargo del empleador. El empleador responde por la
totalidad del aporte aún en el evento que no hubiere efectuado el
descuento al trabajador.

El Sistema General de Seguridad Social en Salud
El Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS) es la manera
como se ofrece un seguro que cubre los gastos de salud de los habitantes
del territorio nacional. Está conformado por las Entidades Promotoras de
Salud (EPS) y por las Instituciones Prestadoras de los Servicios de Salud
(IPS). Tiene por objeto crear las condiciones que posibiliten el acceso de
la población afiliada a todos los niveles de atención para cubrir las
contingencias por enfermedad general y maternidad.


Fascículo No. 6
Semestre 2                                                                      5         Constitución
                                                                                          de empresa
Constitución de empresa

                   Existen dos subsistemas de afiliación a saber:

                                                                RÉGIMEN
                                           Subsistemas de       CONTRIBUTIVO
                                              afiliación
                     Figura 6.2                                 RÉGIMEN SUBSIDIADO
                     Subsistemas de afiliación.



                   A continuación se explica cada uno de los subsistemas enunciados en la
                   figura 6.2.

                   Régimen contributivo. Está conformado por un conjunto de normas que
                   rigen la vinculación de los individuos y las familias al SGSSS, mediante el
                   pago de una cotización o un aporte económico previo financiado
                   directamente por el afiliado o en concurrencia entre éste y su empleador.

                   Régimen subsidiado. Es el conjunto de normas que rigen la vinculación
                   de los individuos y de su núcleo familiar al SGSSS, a través del pago
                   parcial o total de una unidad de pago por capacitación subsidiada con
                   recursos fiscales o de solidaridad. El monto de la cotización obligatoria
                   que se aplica a los afiliados al sistema general de seguridad social en
                   salud es el 12,5% del salario base de cotización, el cual no podrá ser
                   inferior al salario mínimo. La cotización a cargo del empleador es del 8.5%
                   y la del empleado del 4%.         La base de cotización de las personas
                   vinculadas mediante contrato de trabajo es la misma contemplada para el
                   Sistema General de Pensiones.


                   El Sistema General de Riesgos Profesionales
                   El Sistema General de Riesgos Profesionales se creó como parte del
                   Sistema de Seguridad Social Integral, establecido por la Ley 100 de 1993,
                   con el fin de prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos
                   de las enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión
                   o como consecuencia del trabajo que desarrollan.


                                                                                    Fascículo No. 6
Constitución
 de empresa    6                                                                        Semestre 2
Constitución de empresa

Todos los empleadores deben afiliarse al Sistema General de Riesgos
Profesionales y afiliar a sus trabajadores. Para determinar la tarifa de
cotización de cada empresa se tienen en cuenta: la actividad económica,
el índice de lesiones incapacitantes de cada empresa, el cumplimiento de
las políticas y la ejecución de los programas sobre salud ocupacional,
determinados por la entidad administradora de riesgos profesionales
correspondiente. Estas tarifas no son definitivas.

La clasificación de la empresa se determina por el empleador y la Entidad
Administradora de Riesgos Profesionales (ARP) al momento de la
afiliación y se hace de acuerdo con la actividad principal del empleador
dentro de la clase de riesgo que corresponda. El valor de los aportes se
obtiene de la tabla de cotizaciones mínimas y máximas de acuerdo con la
clase de riesgo. Esta tabla está dada por el gobierno nacional. La base
para calcular las cotizaciones del Sistema General de Riesgos
Profesionales, es la misma determinada para el Sistema General de
Pensiones.

El no pago oportuno de las cotizaciones al Sistema General de Riesgos
Profesionales puede acarrear sanciones legales.


                                6.1



           1. Mencione las contingencias que el Sistema de Seguridad Social integra
              en las diferentes formas de protección del bienestar material y de las
              necesidades sociales comunes de la población.
           2. Consulte los nombres de los principales fondos de pensiones,
              entidades promotoras de salud y administradoras de riesgos
              profesionales de su región. Presente un informe con el resultado de su
              indagación.
           3. ¿Cómo se realiza el proceso de afiliación a cada una de estas
              entidades? Comente.
           4. Consiga una fotocopia del formulario de afiliación de cada uno de los
              anteriores y diligéncielo. Recuerde incluir este documento en la
              carpeta de documentos para la asignatura.


Fascículo No. 6
Semestre 2                                                                             7   Constitución
                                                                                           de empresa
Constitución de empresa

                                        Afiliación y aportes a la Caja de Compensación Familiar
                                        Las cajas de compensación son personas jurídicas que cumplen funciones
                                        de seguridad social y administran todo lo relacionado con el subsidio fami-
                                        liar. Atienden el pago del subsidio familiar en dinero, en servicio o en espe-
                                        cie y ofrecen servicios en el campo de la salud, programas de nutrición y
                                        mercadeo de productos alimenticios, educación integral y continuada,
                                        capacitación y servicios de biblioteca, vivienda, crédito de fomento para
                                        industrias familiares, recreación social y mercadeo de productos.


                                        Están obligados a afiliarse todos los empleadores que ocupen uno o más
Las actividades del sector pri-         trabajadores permanentes. Los empleadores del sector primario pagan el
mario son la agricultura, la sil-
vicultura, la ganadería, la mi-         subsidio familiar por intermedio de la Caja de Crédito Agrario más cercana
nería, la avicultura o la apicul-
tura.                                   o de una caja de compensación, según les convenga.


                                        Simultáneamente, con la firma del contrato de trabajo debe diligenciarse el
                                        formulario respectivo y radicarlo en la caja para que el trabajador pueda
                                        hacer uso de sus derechos. La afiliación a la caja de compensación familiar
                                        deberá hacerse en la ciudad o localidad donde se causen los salarios.




                                                       El subsidio familiar es una prestación social pagadera en dinero,
                                                       especie y servicios a los trabajadores de medianos y menores
                                                       ingresos, en proporción al número de personas a cargo. El
                                                       subsidio familiar no está considerado como salario.

                                        El aporte a cajas de compensación equivale al cuatro por ciento (4%) del
                                        monto de la respectiva nómina mensual de salarios, es decir: pagos por
                                        sueldos básicos, salarios mínimos, comisiones, horas extras, recargos y
                                        todo lo que se pague al trabajador, cualquiera que sea su denominación,
                                        siempre que implique retribución directa de servicios. Los aportes deben
                                        consignarse en la caja de compensación a la cual se haya afiliado el

                                                                                                              Fascículo No. 6
           Constitución
            de empresa              8                                                                             Semestre 2
Constitución de empresa

empleador dentro de los diez primeros días del mes siguiente a aquél
sobre el cual se está determinando el cuatro por ciento.


Aportes al Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA)
El Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) es un establecimiento adscrito
al Ministerio de la Protección Social, sus principales funciones son: formar
a los trabajadores en diversas actividades económicas, mantener el
sistema nacional de aprendizaje para aumentar la productividad nacional y
promover la expansión y el desarrollo socioeconómico del país.


Todos los empleadores que ocupen uno o más trabajadores permanentes
están obligados a contribuir con la financiación del SENA mediante aportes
mensuales equivalentes al 2% del valor de su nómina mensual de pagos
salariales. Los aportes se pagan en la caja de compensación a la cual se
haya afiliado el empleador dentro de los primeros diez días del mes
siguiente a aquel sobre el cual se determinó el porcentaje.


Para que la administración de impuestos acepte la deducción por concep-
to de salarios en la declaración de renta, el empleador debe acreditar la
contribución oportuna del aporte al SENA mediante paz y salvo.


Los empleadores que ocupen un número de trabajadores permanentes no
inferior a 20, están obligados a cubrir cuotas de aprendices. Se exceptúan
los empleadores de la industria de la construcción ya que ellos aportan al
Fondo Nacional del Ramo. Mediante resolución, el Servicio Nacional de
Aprendizaje notifica a los empleadores sobre la determinación de la cuota
de aprendices que les corresponda, teniendo como regla que un máximo
del 5% del total de empleados ocupados se deben contratar como
aprendices. El incumplimiento de la cuota de aprendices se sanciona con
multa mensual hasta por un salario mínimo por cada aprendiz que deje de
contratar.

Fascículo No. 6
Semestre 2                                                                     9   Constitución
                                                                                   de empresa
Constitución de empresa




                    Figura 6.3
                    Logo del Servicio Nacional de Aprendizaje.

                    Imagen tomada de:
                    http://www.tupraktika.com/img//sections/SENA.jpg).



                    Aportes al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
                    El ICBF es un establecimiento público adscrito al Ministerio de Salud. Su
                    objetivo es fortalecer la familia y proteger al menor de edad. Todos los
                    empleadores sin excepción deben aportar al ICBF el 3% del valor de la
                    nómina mensual de salarios. Los aportes efectuados por los empleadores
                    son deducibles del impuesto sobre la renta, previa certificación de pago
                    expedida por el ICBF.


                    El Estado colombiano, como una medida para recaudar anticipadamente
                    un impuesto, ha recurrido a la figura de la Retención en la fuente. Esta
                    figura consiste en que cada vez que se efectúe una operación sujeta a un
                    impuesto, se retenga un valor por concepto de dicho impuesto.


                    Por regla general, la retención debe practicarla la persona que realice el
                    pago, siempre y cuando la persona retenida sea sujeto pasivo del
                    impuesto que origina la retención, y que además, el concepto por el cual
                    se va a retener, efectivamente sea un concepto sujeto a retención. Las
                    personas encargadas de practicar la retención se denominan Agentes de
                    retención y la norma señala expresamente quiénes son estos agentes,
                    siendo en las relaciones laborales el empleador el responsable de esta
                    actividad.


                                                                                         Fascículo No. 6
Constitución
 de empresa    10                                                                            Semestre 2
Constitución de empresa

Obligaciones fiscales
Retención en la fuente
Todo empleador está obligado a deducir y retener, para luego consignar
en la administración de impuestos o en los bancos autorizados una suma
de lo pagado a sus trabajadores para cancelar anticipadamente el
impuesto de renta y complementarios. A través de este mecanismo los
trabajadores no obligados a declarar renta cancelan la totalidad de los
impuestos a su cargo. Si el empleador no efectúa la retención al trabajador
es responsable en forma solidaria de la suma que debió retener. Esta
retención se realiza en el momento del pago al trabajador. Mensualmente
el empleador debe presentar y pagar las retenciones efectuadas mediante
el formulario de retenciones en la fuente.

Se debe efectuar retención en la fuente sobre los pagos gravables,
directos o indirectos realizados al trabajador en el respectivo mes. Se
entiende por éstos la totalidad de las sumas que recibe el trabajador en
dinero o en especie que sean susceptibles de producir un incremento
patrimonial. Los pagos laborales sobre los cuales no se aplica retención
son las sumas que reciben los trabajadores no para su beneficio, ni para
suplir sus necesidades, ni para enriquecer su patrimonio, sino para
desempeñar a cabalidad sus funciones (medios de transporte, elementos
de trabajo u otros semejantes).


No está sometido a retención en la fuente el reembolso de gastos por
concepto de manutención, alojamiento y transporte en que haya incurrido
el trabajador para el desempeño de sus funciones fuera de la sede de
trabajo, siempre que el trabajador entregue al pagador las facturas y
demás pruebas documentales. El veinticinco por ciento (25%) del valor
total de los pagos laborales recibidos por trabajadores se considera
exento.


Fascículo No. 6
Semestre 2                                                                    11   Constitución
                                                                                   de empresa
Constitución de empresa

                                  Los aportes a fondos de pensiones tampoco hacen parte de la base para
                                  aplicar la retención en la fuente por salarios.

                                  Existen dos procedimientos para establecer el monto de la retención en la
                                  fuente:

                                        Procedimiento 1
                                        La base de retención está constituida por la totalidad de los pagos
                                        gravables efectuados al trabajador en el respectivo mes, con excepción de
                                        la cesantía, los intereses sobre la cesantía y la prima mínima legal. Sobre
                                        esta base el valor a retener mensualmente es el indicado frente al intervalo
                                        de la tabla.


                                        Procedimiento 2
                                        La base de retención está conformada por la totalidad de los pagos
                                        gravables efectuados al trabajador, directa o indirectamente, en el
                                        respectivo mes, quincena o período gravable, con excepción de la cesantía
                                        y de los intereses sobre la cesantía. El valor a retener mensualmente es el
                                        que resulte de aplicarle a esta base el porcentaje fijo de retención semestral
                                        que le corresponda al trabajador.


                                  Los trabajadores asalariados cuyos ingresos provenientes de la relación
                                  laboral o legal reglamentaria en el año inmediatamente anterior hayan sido
                                  inferiores a la base establecida por el gobierno para cada año, podrán
                                  optar por disminuir de la base mensual de retención en la fuente el valor
                                  que el trabajador haya efectivamente pagado en el año inmediatamente
                                  anterior por los siguientes conceptos:

Corrección monetaria:
Tratándose de obligaciones           Intereses o corrección monetaria en virtud de préstamos para
dinerarias, consiste en el pro-
cedimiento mediante el cual           adquisición de vivienda.
se restablece el poder adqui-
sitivo de la moneda. Ajuste          Pagos en salud y educación del trabajador, su cónyuge y hasta dos
destinado a actualizar el po-
der adquisitivo de la moneda          hijos.
según sea el movimiento de
los índices de precios.


                                                                                                            Fascículo No. 6
          Constitución
           de empresa        12                                                                                 Semestre 2
Constitución de empresa

Los trabajadores asalariados sólo podrán solicitar como disminución de la
base de retención una de las dos alternativas propuestas.


                                 6.2



             1. En un cuadro comparativo identifique ¿cuál es la responsabilidad del
                empleador frente al Sistema de Seguridad Social Integral? y ¿cuál es
                la responsabilidad del empleado frente al Sistema de Seguridad
                Social Integral?
             2. Explique ¿qué derechos o beneficios tiene el trabajador afiliado al
                Sistema General de Seguridad Social en Salud?
             3. Busque una tabla de retenciones en la fuente sobre salarios vigente y
                anéxela a los demás documentos en su carpeta. Teniendo en cuenta
                esta tabla y la información dada, ¿cuál sería el valor a retener en la
                fuente a un trabajador cuyo salario es equivalente a cinco salarios
                mínimos mensuales vigentes?
             4. Consiga y diligencie un certificado de ingresos y retenciones para un
                trabajador que tuvo ingresos el año anterior por valor de un salario
                integral. Recuerde incluir este documento en la carpeta de
                documentos para la asignatura.

Anualmente los empleadores deben expedir para sus trabajadores una
relación detallada de los pagos hechos por todos los conceptos laborales,
el monto de las cotizaciones a la seguridad social y el valor retenido en la
fuente. Este certificado de ingresos y retenciones debe entregarse en
original y dos copias, y debe ser firmado por el trabajador después de
diligenciar los datos correspondientes al cónyuge, personas a cargo y
otras rentas. Deberá conservarlo durante cinco años desde la fecha de
expedición.

Los certificados de retención en la fuente podrán ser entregados en forma
continua impresa por computador, sin necesidad de firma autógrafa
cuando se trate de personas jurídicas. El empleador debe conservar una
copia adicional del certificado de ingresos y retenciones por lo menos
durante cinco años. Este documento sustituyó la declaración de renta en el
caso de los asalariados que no están obligados a presentarla.



Fascículo No. 6
Semestre 2                                                                               13   Constitución
                                                                                              de empresa
Constitución de empresa

                                Obligación de llevar libros de registros
                                Los empleadores que contraten cinco o más trabajadores mediante
                                contrato verbal, deben llevar un registro de ingreso de trabajadores
                                firmado por las partes y en el cual consignen la naturaleza del trabajo y el
                                sitio en donde ha de realizarse, la cuantía y forma de remuneración.
                                Igualmente, todos los empleadores deben llevar un registro especial de
                                vacaciones en el que anotarán la fecha en que ha ingresado el trabajador a
                                la empresa, la fecha en la cual ha tomado las vacaciones anuales y por
                                último, los valores recibidos como retribución por las mismas.


                                Se debe llevar un libro de registro del trabajo suplementario. En dicho libro
                                se indicarán: nombre completo del trabajador, el número de horas
                                autorizadas y la indicación de si son diurnas o nocturnas y el salario base
                                de liquidación del trabajo suplementario.


                                Elaboración de informes
                                Todo accidente de trabajo o enfermedad profesional que ocurra en una
                                empresa o actividad económica deberá ser informada por el respectivo
                                empleador a la Entidad Administradora de Riesgos Profesionales (ARP) y a
                                la Entidad Promotora de Salud (EPS) en forma simultánea, dentro de los
                                dos días hábiles siguientes de ocurrido el accidente o diagnosticada la
                                enfermedad. Los empleadores también están obligados a dar aviso del
Juez del trabajo:               accidente al juez del trabajo y al Ministerio de la Protección Social
Autoridad pública que sirve
en un tribunal de justicia y    (Dirección Técnica de Riesgos Profesionales) e informar a sus trabajadores
que se encuentra investido
de la potestad jurisdiccional   de los riesgos a que pueden verse expuestos en la ejecución de la labor
para decidir los conflictos
jurídicos que se originen       encomendada. La no presentación o extemporaneidad del informe del
directa o indirectamente del
contrato de trabajo.            accidente de trabajo por parte del empleador, dará lugar a que el
                                Ministerio de Trabajo le imponga una multa de hasta 200 salarios mínimos
                                legales mensuales. El empleador debe dar aviso, por escrito, del falleci-



                                                                                                  Fascículo No. 6
         Constitución
          de empresa       14                                                                         Semestre 2
Constitución de empresa

miento del trabajador a las entidades de seguridad social y a la caja de
compensación familiar respectiva.




Figura 6.4
Todo accidente de trabajo o enfermedad profesional que
ocurra en una empresa o actividad económica deberá ser
informada por el respectivo empleador a la Entidad
Administradora de Riesgos Profesionales (ARP) y a la
Entidad Promotora de Salud (EPS).

Imagen tomada de:
http://www.cyc-ingenieros.com/images/foto1.gif



Adopción de reglamentos
Está obligado a tener un reglamento de trabajo todo empleador que ocupe
más de 5 trabajadores de carácter permanente en empresas comerciales,
o más de 10 en empresas industriales, o más de 20 en empresas
agrícolas, ganaderas o forestales.


En el reglamento de trabajo se encuentran las normas que determinan las
condiciones a que deben sujetarse el empleador y los trabajadores en sus
relaciones laborales. Debe incorporase al contrato individual de trabajo y
su cumplimiento es obligatorio.


En el reglamento se deben incluir las disposiciones normativas referentes
a: condiciones de admisión, contratos de aprendizaje, período de prueba,
jornada de trabajo, horas extras y trabajo nocturno, descansos legales o
convenciones y vacaciones, permisos, salarios, servicios médicos, salud
ocupacional y seguridad industrial. También debe contemplar las
obligaciones y prohibiciones especiales para el empleador y los
trabajadores; la escala de faltas, los procedimientos para su comprobación
y sanciones; las prestaciones adicionales a las legales, si existen, y las
disposiciones finales de publicación y vigencia del reglamento.


Fascículo No. 6
Semestre 2                                                                   15   Constitución
                                                                                  de empresa
Constitución de empresa

                             El reglamento no puede hacer excepción de ninguno de esos temas, ni
                             contener normas distintas de las mencionadas, ni cláusulas que desme-
                             joren las condiciones del trabajador, ni reglas de orden técnico o adminis-
                             trativo relacionadas con la ejecución del trabajo. Se debe publicar en el
                             lugar de trabajo mediante la fijación de dos copias en sitios distintos,
                             acompañado de la resolución que lo aprobó.


                             Prestaciones sociales
                             Adicionalmente al salario existen unos beneficios y garantías consagradas
                             a favor de los trabajadores con el fin de cubrir riesgos inherentes al trabajo.
                             Dichos beneficios tienen su origen y causa en la relación de trabajo y son
                             una contraprestación a cargo de los empleadores. Existen prestaciones
                             creadas por la ley y prestaciones extralegales que se establecen por
                             voluntad del empleador y por pactos y convenciones colectivos.


                             Prima de servicios
Una empresa se considera
                             Están obligadas a pagar prima de servicios todas las empresas de
de carácter permanente
cuando realiza actividades
                             carácter permanente.
continuas durante un año
como mínimo.
                             La cuantía de la prima legal depende del capital de la empresa así:

                                Si la empresa tiene un capital de $200.000 o más, pagará 30 días de
                                 salario por año pagaderos en forma semestral por partes iguales y
                                 proporcionalmente por fracción igual o superior a tres meses de
                                 servicio en el respectivo semestre.
                                Si la empresa tiene un capital inferior a $200.000, pagará 15 días de
                                 salario pagaderos en forma semestral por partes iguales y propor-
                                 cionalmente por fracción igual o superior a tres meses de servicio en el
                                 respectivo semestre.




                                                                                                 Fascículo No. 6
        Constitución
         de empresa     16                                                                           Semestre 2
Constitución de empresa

En los contratos a término fijo inferiores a un año, los trabajadores tienen
derecho al pago de prima de servicios proporcional al tiempo laborado
cualquiera que éste sea. No tienen derecho a este beneficio: los
trabajadores de empresas que no tengan carácter permanente, los
trabajadores del servicio doméstico, los choferes de servicio familiar y los
trabajadores accidentales o transitorios, es decir, aquellos que realizan
labores de duración no mayor a un mes en actividades ajenas a las
normales del empleador. Tienen derecho al pago de prima los
trabajadores que han laborado más de tres meses en el respectivo
semestre calendario.

El trabajador que es despedido con justa causa pierde esta prestación.
Cuando el trabajador no ha laborado el semestre completo pero sí tres
meses o más, el pago se hace en forma proporcional aplicando una regla
de tres. El salario base para liquidación es el promedio de lo devengado en
el respectivo semestre y en todo caso, en el lapso superior a 90 días
durante tal período. En el caso de los salarios variables se puede presentar
dificultad para establecer lo realmente devengado en el respectivo
semestre, por lo cual se aconseja establecer con claridad las bases de
liquidación y efectuar un ajuste cuando ya se conozcan las cifras realmente
devengadas. El auxilio de transporte forma parte de la base para liquidar la
prima de servicios.

       FÓRMULA DE LIQUIDACIÓN DE LA PRIMA DE SERVICIOS

            SALARIO MES (*) X DÍAS TRABAJADOS SEMESTRE
           —————————————————————————
                                 360

Calzado y vestido de labor
Todos los empleadores que ocupen habitualmente uno o más trabajadores
permanentes, están obligados a entregar tres veces por año al trabajador


Fascículo No. 6
Semestre 2                                                                     17   Constitución
                                                                                    de empresa
Constitución de empresa

                    beneficiario una dotación consistente en un par de zapatos y un vestido de
                    labor adecuados al trabajo que aquél desarrolla. La ley prohibe que esta
                    prestación se pague en dinero, pero según la jurisprudencia si el contrato
                    termina sin que el empleador haya cumplido con esta obligación se acepta
                    que se pague en dinero.


                    Las dotaciones se deben entregar el 30 de abril, el 31 de agosto y el 20 de
                    diciembre. Esta prestación beneficia a los trabajadores que devenguen
                    hasta dos salarios mínimos, siempre que en la fecha de entrega de las
                    dotaciones cuenten con tres meses continuos de servicios, sin conside-
                    ración a la actividad que desarrollen.


                    El trabajador queda obligado a usar estos insumos en las labores contra-
                    tadas y en el caso en que no lo hiciere, el empleador queda eximido de
                    hacerle el suministro en el período siguiente. El empleador deberá dar
                    aviso por escrito sobre el hecho al inspector de trabajo del lugar.


                    Auxilio de cesantía
                    El auxilio de cesantía consiste en el pago, del empleador a sus trabaja-
                    dores, de un mes de salario por cada año de servicios y proporcional-
                    mente por fracciones de año. No tienen derecho a este auxilio los traba-
                    jadores de la industria puramente familiar, los accidentales y transitorios y
                    los artesanos que trabajando personalmente en su establecimiento no
                    ocupan más de cinco trabajadores permanentes extraños a su familia.

                    Pierden el derecho a este auxilio los trabajadores cuyo contrato de trabajo
                    termina por las siguientes causas:
                     Todo delito cometido contra el patrono o sus parientes dentro del segundo grado de
                     consanguinidad y primero de afinidad, o el personal directivo de la empresa.

                     Todo daño material grave causado intencionalmente a las instalaciones, maquinarias,
                     materias primas, instrumentos y demás objetos relacionados con el trabajo.

                     Cuando el trabajador revele los secretos técnicos o comerciales o dé a conocer
                     asuntos de carácter reservado, con perjuicio grave para la empresa. Fascículo No. 6
Constitución
 de empresa    18                                                                                Semestre 2
Constitución de empresa


En estos casos el empleador podrá abstenerse de efectuar el pago hasta
que la justicia decida.


La Ley 50 de 1990 modificó sustancialmente el régimen de cesantía a que
tienen derecho los trabajadores del sector privado. De acuerdo con esta
disposición, la cesantía quedó sometida a tres sistemas de liquidación
diferentes y excluyentes entre sí a saber:


 Sistema tradicional. Contemplado en el Código Sustantivo de Trabajo
   y el cual se aplica a todos aquellos trabajadores vinculados por contrato
   de trabajo antes del primero de enero de 1991 y que no se acojan al
   nuevo sistema de liquidación anual.
 Sistema de liquidación definitiva anual y manejo e inversión a través
   de los fondos de cesantías. Creado por la Ley 50 de 1990 y el cual se
   aplica, exclusivamente, a los trabajadores vinculados por contrato de
   trabajo a partir del primero de enero de 1991 y a los trabajadores
   antiguos que se acojan al nuevo sistema.
 Sistema de salario integral. En ningún caso el salario integral podrá
   ser inferior al monto de diez (10) salarios mínimos legales mensuales,
   más el factor prestacional correspondiente a la empresa que no podrá
   ser inferior al treinta por ciento (30%) de dicha cuantía.


A continuación se profundizará en cada uno de estos aspectos

Con el Sistema tradicional se tiene derecho a un mes de salario por cada
año de servicio y proporcionalmente por fracciones de año.


La liquidación de las cesantías se efectúa con carácter definitivo a la
terminación del contrato de trabajo, con carácter parcial pero definitivo, por
prestación del servicio militar por parte del trabajador y con carácter par-
cial, pero como simple anticipo, para adquirir, construir, mejorar o liberar

Fascículo No. 6
Semestre 2                                                                       19   Constitución
                                                                                      de empresa
Constitución de empresa

                    bienes raíces destinados a vivienda del trabajador. Los trabajadores
                    cobijados por el sistema tradicional podrán acogerse al nuevo sistema de
                    liquidación anual definitiva, para lo cual es suficiente que lo manifiesten por
                    escrito.

                    El salario base para liquidar el auxilio de cesantía es el último salario
                    mensual, siempre y cuando éste no haya tenido variación en los tres
                    meses anteriores. En el caso de los salarios variables se tomará como
                    base el promedio mensual de lo devengado en el último año de servicios.


                    La fórmula general para liquidar el auxilio de cesantías es:

                                SALARIO MENSUAL (*) X DÍAS TRABAJADOS
                               ———————————————————————
                                                360

                    Se prohíbe a los empleadores el pago parcial del auxilio de cesantías antes
                    de la terminación del contrato de trabajo, salvo en los casos expresamente
                    autorizados; si los efectúan, perderán las sumas pagadas.


                    La liquidación parcial de la cesantía del trabajador con fines de vivienda,
                    debe cumplir el siguiente procedimiento para que sea válido:


                    1. Solicitud del trabajador al empleador, acompañada de una prueba de
                       que la cesantía se invertirá en asuntos autorizados por la ley.
                    2. Solicitud del empleador pidiendo autorización al Ministerio de Trabajo
                       para hacer la liquidación parcial. Dicha solicitud deberá contener:
                       nombre, identificación del trabajador interesado, valor del anticipo de
                       cesantía y la afirmación del empleador de estar dispuesto a vigilar que
                       se utilice para la adquisición, construcción, mejoras o liberación de
                       bienes raíces destinados a vivienda.




                                                                                        Fascículo No. 6
Constitución
 de empresa    20                                                                           Semestre 2
Constitución de empresa

El Sistema de liquidación anual y definitiva de cesantías aplica a los
trabajadores con contrato de trabajo celebrado a partir del 1º de enero de
1991 y los que se acojan voluntariamente al nuevo sistema.


Este sistema tiene las siguientes características:

1. El 31 de diciembre de cada año el empleador debe liquidar en forma
    definitiva la cesantía de cada trabajador, por anualidad o por la fracción
    correspondiente.
2. El empleador deberá cancelar a más tardar el 31 de enero del año
    siguiente, los intereses legales del 12% anual o proporcionales por
    fracción, con respecto a la suma causada en el año o en la fracción que
    se liquida definitivamente.
3. El valor liquidado a 31 de diciembre por concepto de cesantía debe ser
    consignado antes del 15 de febrero del año siguiente en cuenta indi-
    vidual a nombre del trabajador en el fondo de cesantías que él elija. El
    empleador que incumpla el plazo señalado deberá pagar un día de
    salario por cada día de retardo.
4. Si al término de la relación laboral existieren saldos de cesantías a favor
    del trabajador que no hayan sido entregadas al fondo, el empleador los
    pagará directamente al trabajador junto con los intereses legales
    respectivos.
5. Cada trimestre el fondo de cesantías deberá abonar a cada trabajador
    afiliado la parte que le corresponde en los rendimientos obtenidos por
    el fondo durante el respectivo período.
6. Las sumas abonadas sólo podrán ser retiradas por el trabajador a la
    terminación del contrato de trabajo, o en los eventos en que se autoriza
    su liquidación y pago parcial para financiación de vivienda y para pa-
    gos por concepto de matrículas del trabajador, su cónyuge, compañera
    o compañero permanente y sus hijos en entidades de educación su-
    perior reconocidas por el Estado.

Fascículo No. 6
Semestre 2                                                                       21   Constitución
                                                                                      de empresa
Constitución de empresa

                    7. El trabajador afiliado puede transferir o trasladar el valor total del saldo
                       que tenga en su cuenta a otro fondo de la misma naturaleza, en
                       cualquier momento.


                    Cuando un trabajador quiere acogerse al nuevo régimen de cesantía no
                    pierde su antigüedad en la empresa para efectos tales como: vacaciones,
                    primas, indemnización y pensión de jubilación.

                    El empleador, una vez recibida la solicitud por escrito, deberá efectuar la
                    liquidación definitiva del auxilio de cesantía junto con sus respectivos
                    intereses, hasta la fecha señalada por el trabajador. Lo liquidado por
                    concepto de cesantía deberá ser consignado en el fondo de cesantía que
                    el trabajador elija antes del 15 de febrero del año siguiente. Los intereses
                    legales sobre cesantías se le entregan al trabajador en el mes siguiente a
                    la fecha de liquidación.


                    El Sistema de salario integral. Teniendo en cuenta lo dispuesto en la ley
                    acerca del salario integral y el nuevo régimen de cesantías, actualmente se
                    pueden presentar cuatro posibilidades:

                    1. Los trabajadores con contrato vigente antes del primero de enero de
                       1991 que devengan menos de diez salarios mínimos quedan con el
                       sistema tradicional y la opción de acogerse al sistema de liquidación
                       anual.
                    2. Los trabajadores antiguos que devengan más de diez salarios mínimos
                       quedan con el sistema tradicional, pero tienen dos opciones: acogerse
                       al nuevo sistema de liquidación anual o pactar salario integral. Estas
                       dos opciones son excluyentes ya que el salario integral implica la
                       eliminación del auxilio de cesantía.




                                                                                        Fascículo No. 6
Constitución
 de empresa    22                                                                           Semestre 2
Constitución de empresa

3. Los trabajadores nuevos (contratados a partir del primero de enero de
    1991) que devengan menos de diez salarios mínimos quedan con el
    nuevo sistema de liquidación anual.
4. Los trabajadores nuevos que devengan más de diez salarios mínimos
    quedan con el sistema especial de liquidación anual y una opción de
    pactar salario integral. Ambas situaciones son excluyentes.


Intereses sobre la cesantía
Todo empleador que esté obligado a costear las cesantías debe pagar a
sus trabajadores un interés sobre las mismas del 12% anual. Estos
intereses se deben cancelar sobre:


   La cesantía acumulada a 31 de diciembre de cada año, durante la
    vigencia del contrato.
   Los saldos de cesantía que el trabajador tenga a su favor en la fecha de
    terminación del contrato.
   En los casos de liquidación y pago parcial de cesantías.
   Sobre la cesantía acumulada a la fecha de acogerse al régimen de
    salario integral.
   En el caso de los trabajadores que se acojan al nuevo régimen de
    cesantías.


En el primer caso, durante la vigencia del contrato, los intereses se causan
y se pagan a más tardar el 31 de enero de cada año con base en el saldo
de cesantía que el trabajador tenga a su favor el 31 de diciembre del año
anterior. El valor de los intereses será el resultado de multiplicar el saldo de
cesantía por la tasa de interés del 12% anual. Si no ha laborado el año
completo, el saldo de la cesantía se multiplica por el tiempo transcurrido
en el respectivo año hasta el 31 de diciembre y este factor se multiplica por
la tasa del 12% anual y se divide por 360.


Fascículo No. 6
Semestre 2                                                                         23   Constitución
                                                                                        de empresa
Constitución de empresa

                                  CESANTÍAS X DÍAS TRABAJADOS X 0.12
                                  ————————————————————
                                                 360

                    Si durante el año se efectuaron pagos parciales de cesantía, se deberá
                    descontar del saldo acumulado a 31 de diciembre lo recibido por ese
                    concepto. Así mismo, si el trabajador se retira durante el respectivo año,
                    deberá recibir en el momento del retiro el valor de los intereses que causó
                    su cesantía, liquidados a razón de 1% por cada mes trabajado durante el
                    año y proporcionalmente por fracción, sobre la base del valor total que se
                    les pague por esta prestación.


                    Cuando se efectúa pago parcial de cesantía, también deberá pagarse al
                    beneficiario un interés sobre el tiempo transcurrido entre el 1 de enero de
                    ese año y la fecha de dicho pago, a razón del 12% anual sobre el valor
                    pagado. Se deben pagar los intereses a más tardar el mes siguiente a la
                    fecha del pago de la cesantía parcial. Por el no pago de los intereses en
                    las oportunidades señaladas, el empleador deberá pagar al trabajador una
                    sanción que consiste en el pago de una suma igual a la de los intereses,
                    por una sola vez. El empleador deberá entregar un comprobante de pago
                    en donde se indique el monto de la cesantía tomada como base para
                    liquidar el período de los intereses y el valor de los mismos.


                                                6.3




                             Indague, responda las siguientes preguntas y socialícelas con el tutor.

                            1. ¿Cuál es la base sobre la cual se deben realizar los aportes
                               parafiscales? (Sena, ICBF y Caja de Compensación Familiar).
                            2. ¿Cuál es la base que se debe tomar para liquidar los aportes al
                               sistema de seguridad social integral? (EPS, ARP y Fondo de
                               Pensiones Obligatorias)
                            3. ¿Cuáles son los porcentajes que se deben aportar por concepto de
                               parafiscales?
                            4. ¿Cuáles son los porcentajes que se deben aplicar en la apropiación
                               de prestaciones sociales con la liquidación de la nómina?

                                                                                          Fascículo No. 6
Constitución
 de empresa    24                                                                             Semestre 2
Constitución de empresa

Otros pagos a cargo del empleador
Vacaciones
Todo empleador está obligado a conceder a sus trabajadores por cada
año de servicios, quince (15) días hábiles consecutivos de vacaciones
remuneradas y proporcionalmente por fracciones superiores a 90 días. La
época de las vacaciones debe ser señalada por el empleador a más tardar
dentro del año siguiente. Deben ser concedidas oficiosamente o a petición
del trabajador, sin perjudicar el servicio y la efectividad del descanso.

El empleador debe informar al trabajador con quince días de anticipación,
la fecha en que le concederá las vacaciones. Todo empleador debe llevar
un registro especial de vacaciones en el cual anota la fecha de iniciación
del contrato de trabajo, la fecha en que se toman las vacaciones anuales y
la remuneración recibida por las mismas. Si se presenta interrupción
justificada en el disfrute de las vacaciones, el trabajador no pierde el
derecho a reanudarlas.


Cuando los trabajadores no laboran el día sábado, no se tiene en cuenta
ese día como cómputo del tiempo para el disfrute de las vacaciones. Por
su parte, cuando se labora en este día sí se tiene en cuenta en el cómputo
del tiempo para las vacaciones. En los contratos a término fijo los
trabajadores tendrán derecho al pago de vacaciones en proporción al
tiempo laborado cualquiera que éste sea.

El salario base para su remuneración está conformado por todo lo que
recibe el trabajador como remuneración de sus servicios, excepto el valor
del trabajo en tiempo extra. El valor recibido por recargos nocturnos y lo
recibido por descanso obligatorio remunerado, sí debe tenerse en cuenta
dentro del salario ordinario.




Fascículo No. 6
Semestre 2                                                                   25   Constitución
                                                                                  de empresa
Constitución de empresa




                    Figura 6.5
                    Todo empleador está obligado a conceder a
                    sus trabajadores por cada año de servicios,
                    quince (15) días hábiles consecutivos de
                    vacaciones remuneradas.

                    Imagen tomada de:
                    http://elproyectomatriz.files.wordpress.com/20
                    07/07/vacaciones.jpg


                    Por no ser una prestación social, el auxilio de transporte no se incluye en el
                    salario base para liquidación de vacaciones. Cuando el salario es variable,
                    las vacaciones deben liquidarse con el promedio de lo devengado en el
                    año inmediatamente anterior a la fecha en que se conceden.

                    Está prohibido compensar las vacaciones en dinero, sin embargo, el
                    Ministerio de Trabajo puede autorizar esa compensación para los mayores
                    de 18 años, pero únicamente hasta por la mitad, así el pago será válido si
                    se concede la otra mitad en tiempo.

                    Todo trabajador debe gozar anualmente de por lo menos seis días hábiles
                    continuos de vacaciones, los cuales no son acumulables. Los días
                    restantes de vacaciones se pueden acumular hasta por dos años y hasta
                    por cuatro años cuando se trata de trabajadores técnicos, de confianza,
                    especializados, de manejo o extranjeros.

                    Está permitido al empleador conceder vacaciones colectivas a sus
                    trabajadores. Si se conceden vacaciones colectivas antes de que el
                    trabajador complete un año de servicios, es decir en forma anticipada, se
                    debe tener en cuenta que:

                        Se remunera con el salario que esté devengando el trabajador en el
                         momento que entra a disfrutarlas.

                                                                                       Fascículo No. 6
Constitución
 de empresa    26                                                                          Semestre 2
Constitución de empresa

     Según la jurisprudencia, si el contrato de trabajo termina antes del año
      de servicios no podrá exigírsele al trabajador que reintegre el valor
      recibido. Del mismo modo, cuando el trabajador cumpla un año de
      servicio no tiene derecho a que se le otorgue un nuevo período de
      descanso.
                            FÓRMULA VACACIONES

           SALARIO MENSUAL BÁSICO X DÍAS TRABAJADOS
           —————————————————————————
                             720




    Reúnase con dos de sus compañeros y desarrollen la liquidación de una persona
    que devenga un salario equivalente a dos (2) salarios mínimos legales mensuales
    vigentes. Presenten al tutor los resultados de esta actividad.




Es importante tener en cuenta que cuando se contrata a una persona para
que desarrolle una actividad laboral, se adquieren una serie de obliga-
ciones anexas a esta contratación que van a mejorar la calidad de vida de
las personas contratadas y de sus familiares.


El Sistema de Seguridad Social Integral se creó con el fin de dar cumpli-
miento a lo contemplado en la Constitución Política de Colombia en rela-
ción con garantizar a todos los habitantes el derecho irrenunciable a la se-
guridad social, a través de la conformación de los fondos de pensiones,
Entidades Promotoras de Salud (EPS) y Administradoras de Riesgos
Profesionales (ARP). De igual manera se reglamentaron en una forma más
equitativa y clara los aportes a cada entidad, tanto por parte de los
empleadores, como por parte de los trabajadores.


Fascículo No. 6
Semestre 2                                                                            27   Constitución
                                                                                           de empresa
Constitución de empresa

                    Este sistema se complementa con los aportes que se deben realizar a las
                    entidades e instituciones que brindan protección, bienestar y seguridad al
                    ciudadano y que se conocen comúnmente como aportes parafiscales, los
                    cuales van destinados al ICBF, Sena y Caja de compensación familiar.


                    Los beneficios complementarios que obtienen los trabajadores al estar
                    afiliados a una caja de compensación familiar son importantes en el mejo-
                    ramiento de su calidad de vida y la de sus familias, mediante programas de
                    recreación, educación y subsidio familiar entre otros.


                    Existe un descuento directo del impuesto de renta a los trabajadores a
                    través del mecanismo de retención en la fuente. El recaudo se efectúa en
                    forma equitativa de acuerdo con los ingresos de cada uno, teniendo en
                    cuenta las deducciones que pueden efectuarse, tales como: gastos de
                    vivienda, salud y estudio.


                    De igual manera el empleador tiene la obligación de liquidar y pagar al
                    trabajador prestaciones sociales como: prima de servicios, cesantías e
                    intereses sobre cesantías y el calzado y vestido de labor, de conformidad
                    con los parámetros establecidos por la ley.




                    Cartilla Laboral Legis.
                    Código Sustantivo del Trabajo.
                    GÓMEZ ESCOBAR, Sehir. Legislación Laboral, Teoría y Práctica. Cuarta
                    Edición. Editorial McGraw Hill.




                                                                                    Fascículo No. 6
Constitución
 de empresa    28                                                                       Semestre 2
Constitución de empresa




Teniendo claros los conceptos que involucran los pagos por contratos
laborales, en el próximo fascículo entraremos a estudiar la parte operativa
de liquidación de una nómina mensual y su debida contabilización.




Fascículo No. 6
Semestre 2                                                                    29   Constitución
                                                                                   de empresa
Constitución de empresa




                                    Fascículo No. 6
Constitución
 de empresa    30                       Semestre 2
Constitución de empresa


                  Seguimientoal autoaprendizaje

Constitución de empresa - Fascículo 6
Nombre_________________________________________________________
Apellidos ________________________________ Fecha: _________________
Ciudad __________________________________ Semestre: _______________

Preguntas de selección múltiple con única respuesta.

1. La seguridad social tiene por objeto garantizar las prestaciones económicas y
    de salud a:

   a.   Todas las personas sin distinción de raza, credo o color.
   b.   Las personas que tienen una relación laboral.
   c.   Quienes tienen capacidad económica suficiente para afiliarse al sistema.
   d.   b) y c) son verdaderas
   e.   Todas las anteriores

2. El incumplimiento de la obligación de afiliación al sistema de seguridad social
    causa:

   a. Impedimento a los trabajadores del beneficio de las prestaciones otorgadas
       por el sistema.
   b. Asunción de las prestaciones por parte del empleador.
   c. Sanciones pecuniarias impuestas por los organismos de control.
   d. b) y c) son verdaderas
   e. Todas las anteriores

3. La base para calcular el valor de las cotizaciones al Sistema de Seguridad
   Social es:

   a. El valor del salario mensual.
   b. El valor devengado mensual
   c. El total de pagos efectuados al trabajador.
   d. a) y b) son verdaderas.

4. Los afiliados que tengan un ingreso mensual igual o superior a 4 salarios
    mínimos legales mensuales vigentes, tendrán a su cargo un aporte adicional
    de:

   a. 1,0% si es hasta 16 salarios mínimos legales.
   b. 2,0% si es superior 16 salarios mínimos legales.
   c. 2,0% si el salario está por encima de 20 salarios mínimos legales vigentes.
Fascículo No. 6
Semestre 2                                                                           31   Constitución
                                                                                          de empresa
Constitución de empresa

                       d. a) y b) son verdaderas
                       e. a) y c) son verdaderas

                    Responda las siguientes preguntas:

                    1. El Sistema integral de seguridad social está conformado por...

                    2. ¿Qué podemos descontar del salario base para efectuar retención en la fuente
                       por salarios?

                    3. ¿Qué contiene un reglamento de trabajo? y ¿qué deben hacer los empleadores
                       con él?

                    5. ¿Las vacaciones son una prestación social?, ¿por qué? (sustente su
                       respuesta).




                                                                                        Fascículo No. 6
Constitución
 de empresa    32                                                                           Semestre 2

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  • 1. Fascículo 6 1 Constitución de Empresa y Registro de Nómina Semestre 2
  • 3. Constitución de empresa Tabla de contenido Página Introducción 1 Conceptos previos 1 Logros 1 Obligaciones del empleador 2 Seguridad Social Integral 2 Sistema General de Pensiones 3 Sistema General de Seguridad Social en Salud 5 Sistema General de Riesgos Profesionales 6 Afiliación y aportes a la Caja de Compensación Familiar 8 Aportes Sena 9 Aportes al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar 10 Obligaciones fiscales 11 Retención en la fuente 11 Obligación de llevar libros de registros 14 Elaboración de informes 14 Adopción de reglamentos 15 Prestaciones sociales 16 Prima de servicios 16 Calzado y vestido de labor 17 Auxilio de cesantías 18 Intereses sobre las cesantías 23 Otros pagos a cargo del empleador 25 Vacaciones 25 Actividad de trabajo colaborativo 27 Resumen 27 Bibliografía recomendada 28 Nexo 29 Seguimiento al autoaprendizaje 30 Créditos: 2 Tipo de asignatura: Teórico - Práctica. Semestre 2
  • 4. Constitución de empresa Copyright©2008 FUNDACIÓN UNIVERSITARIA SAN MARTÍN Facultad de Universidad Abierta y a Distancia, “Educación a Través de Escenarios Múltiples” Bogotá, D.C. Prohibida la reproducción total o parcial sin autorización por escrito del Presidente de la Fundación. La actualización de este fascículo estuvo a cargo de PEDRO ORLANDO GARZÓN CHAMORRO. Tutor Programa Contaduría Pública. Sede Bogotá, D.C. Revisión estilo y forma: ELIZABETH RUIZ HERRERA Directora Nacional de Material Educativo. Diseño gráfico y diagramación a cargo de SANTIAGO BECERRA SÁENZ ORLANDO DÍAZ CÁRDENAS Impreso en: GRÁFICAS SAN MARTÍN Calle 61A No. 14-18 - Tels.: 2350298 - 2359825 Bogotá, D.C., Marzo 5 de 2009 Codigo ISBN: 978-958-8327-19-8 Constitución de empresa Semestre 2
  • 5. Constitución de empresa 1 Introducción La obligación del Estado es la de garantizar a todos los habitantes el derecho irrenunciable a la seguridad social, pero esta responsabilidad la comparte con los particulares de manera que éstos se puedan beneficiar de la prestación de los servicios en la forma que determine la ley. Es por esta razón que no se deben desconocer los asuntos de carácter social que involucran a las empresas, a saber: salud, pensiones y riesgos profesionales, elementos que conforman el Sistema Integral de Seguridad Social al cual debe afiliarse todo trabajador y que serán abordados en este fascículo. Recuerde que de su disciplina, perseverancia y dedicación depende el éxito en el autoaprendizaje. Conceptos previos Con el fin de repasar los conceptos vistos anteriormente, desarrolle las actividades propuestas y socialícelas con el tutor. 1. Describa los orígenes del Derecho Laboral Colombiano. 2. Desarrolle un mapa conceptual que dé cuenta de la definición del contrato de trabajo, sus elementos, clases, obligaciones y derechos. 3. En un esquema señale los elementos que componen la nómina. Lo s gro Al finalizar el estudio del presente fascículo, el estudiante estará en capa- cidad de:  Señalar cómo está conformado el Sistema de seguridad social integral.  Identificar los deberes y derechos que tienen el trabajador y el empleador frente a las entidades del sistema de seguridad social. Constituciön Fascículo No. 6 de empresa Semestre 2
  • 6. Constitución de empresa Obligaciones del empleador Los empleadores tienen la obligación de informar a los administradores del sistema de seguridad social, tanto en la inscripción de sus trabajadores como en las relaciones mensuales de novedades, es decir en la Planilla La Planilla Integrada de Li- Integrada de Liquidación de Aportes – (PILA), los salarios reales deven- quidación de Aportes: PILA, es la unificación de los pagos gados por ellos para efecto del reconocimiento y pago de prestaciones. de seguridad social y para- fiscales en un solo documen- to. La idea es facilitar el trá- mite mensual de los aportan- Seguridad Social Integral tes, ya que evita el diligen- ciamiento de un formulario La Seguridad Social es entendida y aceptada como un derecho que le para cada administradora y un proceso de pago indivi- asiste a toda persona de acceder a una protección básica para satisfacer dual, para reemplazarlos por el diligenciamiento de una estados de necesidad. Es así como la concepción universal respecto del planilla electrónica que se envía vía Internet y le permite tema ha llevado a cada nación a organizarse con el objeto de configurar el pago integrado a través de descuentos directos de las variados modelos al servicio de este objetivo cuentas de la empresa La Constitución Política de Colombia en su artículo 48 inciso 1, establece que: “la seguridad social es un servicio público de carácter obligatorio que se prestará bajo la dirección, coordinación y control del Estado, en sujeción a los principios de eficiencia, universalidad y solidaridad, en los términos que establezca la ley”. Partiendo de este artículo de la Constitución Nacional se creó la Ley 100 de 1993, la cual fue reformada en algunas de sus disposiciones del sistema general de pensiones y aportes, otras disposiciones sobre los regímenes pensiónales exceptuados y especiales mediante la Ley 797 de enero 29 de 2003 mediante la cual se organiza y regula el sistema de seguridad social integral que tiene por objeto garantizar los derechos irrenunciables de la persona y la comunidad para obtener la calidad de vida acorde con la dignidad humana. Este sistema está conformado por: Fascículo No. 6 Constitución de empresa 2 Semestre 2
  • 7. Constitución de empresa El Sistema General de Pensiones El Sistema General de Seguridad Social en Salud El Sistema General de Riesgos Profesionales Teniendo en cuenta lo estipulado en la ley, todo empleador se encuentra obligado a afiliar a sus trabajadores al sistema de seguridad social. Así mismo, cada trabajador escoge voluntariamente la entidad que desea para cubrir los riesgos que puedan afectar su salud o sus ingresos. La seguridad social tiene por objeto garantizar las prestaciones económicas y de salud a quienes tienen una relación laboral o capacidad económica suficiente para afiliarse al sistema. El incumplimiento de la obligación de afiliación, en primer lugar, impide a los trabajadores beneficiarse de las prestaciones otorgadas por el sistema de seguridad social, correspondiéndole asumirlas al empleador. Por no inscribir el empleador a sus trabajadores en el sistema de seguridad social integral podrá ser sancionado con multas por las entidades de vigilancia y control del sistema. El Sistema General de Pensiones Tiene por objeto amparar a la población contra las contingencias derivadas de la vejez, la invalidez y la muerte mediante el reconocimiento de pensiones y prestaciones económicas. Garantiza a sus afiliados y a sus beneficiarios, cuando sea el caso, las siguientes pensiones:  Pensión de vejez  Pensión de invalidez Fascículo No. 6 Semestre 2 3 Constitución de empresa
  • 8. Constitución de empresa  Pensión de sobrevivientes  Auxilio funerario Figura 6.1 Pensionados. Imagen tomada de: www.negocios.com/negocios/04-02-2009. Serán afiliadas al Sistema General de Pensiones, en forma obligatoria, todas aquellas personas vinculadas mediante contrato de trabajo o como servidores públicos. En forma voluntaria deben afiliarse los trabajadores independientes y en general, todas las personas naturales residentes en el país y los colombianos domiciliados en el exterior que no tengan calidad de afiliados obligatorios. Durante la vigencia de la relación laboral deberán efectuarse cotizaciones obligatorias a los regímenes del Sistema General de Pensiones por parte de los afiliados y empleadores con base en el salario devengado. La base para calcular las cotizaciones será el salario mensual; en ningún caso la base de cotización podrá ser inferior al monto del salario mínimo legal mensual vigente, salvo lo dispuesto para los trabajadores del servicio doméstico. Las cotizaciones de los trabajadores cuya remuneración se pacte bajo la modalidad de salario integral se calculará sobre el 70% de dicho salario. En la base de cotización no se incluye lo correspondiente al auxilio de transporte. La taza de cotización para pensiones es del 16% del ingreso base de cotización. Los empleadores pagarán el 75% de la cotización Fascículo No. 6 Constitución de empresa 4 Semestre 2
  • 9. Constitución de empresa total y los trabajadores el 25% restante. Los afiliados que tengan un ingreso mensual igual o superior a cuatro (4) salarios mínimos legales Fondo de Solidaridad mensuales vigentes y hasta 16 SMLMV, tendrán a su cargo un aporte Pensional: El Fondo de Solidaridad Pen- adicional de un punto porcentual (1%) sobre su base de cotización, sional (FSP) es una cuenta especial de la Nación que no destinado al Fondo de Solidaridad Pensional, previsto por la Ley. tiene personería jurídica, ads- crita al Ministerio de la Pro- tección Social, destinada a Por otra parte, los afiliados al régimen de ahorro individual con solidaridad subsidiar las cotizaciones para pensiones de los grupos podrán cotizar, periódica u ocasionalmente, valores superiores a los de población que por sus características y condiciones límites mínimos establecidos como cotización obligatoria con el fin de socioeconómicas no tienen acceso a los Sistemas de incrementar los saldos de sus cuentas individuales de ahorro pensional. Seguridad Social, así como el otorgamiento de subsidios económicos para la pro- tección de las personas en El empleador es responsable del pago de su aporte y del aporte de los estado de indigencia o de pobreza extrema. trabajadores a su servicio. Para tal efecto, descontará del salario de cada SMLMV: afiliado, al momento de su pago, el monto de las cotizaciones obligatorias Salarios mínimos legales mensuales vigentes. y el de las voluntarias que expresamente haya autorizado por escrito el afiliado y trasladará estas sumas a la entidad elegida por el trabajador, junto con las correspondientes a su aporte. El gobierno determina los plazos para realizar estas consignaciones; pasado el plazo se debe pagar un interés moratorio a cargo del empleador. El empleador responde por la totalidad del aporte aún en el evento que no hubiere efectuado el descuento al trabajador. El Sistema General de Seguridad Social en Salud El Sistema General de Seguridad Social en Salud (SGSSS) es la manera como se ofrece un seguro que cubre los gastos de salud de los habitantes del territorio nacional. Está conformado por las Entidades Promotoras de Salud (EPS) y por las Instituciones Prestadoras de los Servicios de Salud (IPS). Tiene por objeto crear las condiciones que posibiliten el acceso de la población afiliada a todos los niveles de atención para cubrir las contingencias por enfermedad general y maternidad. Fascículo No. 6 Semestre 2 5 Constitución de empresa
  • 10. Constitución de empresa Existen dos subsistemas de afiliación a saber: RÉGIMEN Subsistemas de CONTRIBUTIVO afiliación Figura 6.2 RÉGIMEN SUBSIDIADO Subsistemas de afiliación. A continuación se explica cada uno de los subsistemas enunciados en la figura 6.2. Régimen contributivo. Está conformado por un conjunto de normas que rigen la vinculación de los individuos y las familias al SGSSS, mediante el pago de una cotización o un aporte económico previo financiado directamente por el afiliado o en concurrencia entre éste y su empleador. Régimen subsidiado. Es el conjunto de normas que rigen la vinculación de los individuos y de su núcleo familiar al SGSSS, a través del pago parcial o total de una unidad de pago por capacitación subsidiada con recursos fiscales o de solidaridad. El monto de la cotización obligatoria que se aplica a los afiliados al sistema general de seguridad social en salud es el 12,5% del salario base de cotización, el cual no podrá ser inferior al salario mínimo. La cotización a cargo del empleador es del 8.5% y la del empleado del 4%. La base de cotización de las personas vinculadas mediante contrato de trabajo es la misma contemplada para el Sistema General de Pensiones. El Sistema General de Riesgos Profesionales El Sistema General de Riesgos Profesionales se creó como parte del Sistema de Seguridad Social Integral, establecido por la Ley 100 de 1993, con el fin de prevenir, proteger y atender a los trabajadores de los efectos de las enfermedades y los accidentes que puedan ocurrirles con ocasión o como consecuencia del trabajo que desarrollan. Fascículo No. 6 Constitución de empresa 6 Semestre 2
  • 11. Constitución de empresa Todos los empleadores deben afiliarse al Sistema General de Riesgos Profesionales y afiliar a sus trabajadores. Para determinar la tarifa de cotización de cada empresa se tienen en cuenta: la actividad económica, el índice de lesiones incapacitantes de cada empresa, el cumplimiento de las políticas y la ejecución de los programas sobre salud ocupacional, determinados por la entidad administradora de riesgos profesionales correspondiente. Estas tarifas no son definitivas. La clasificación de la empresa se determina por el empleador y la Entidad Administradora de Riesgos Profesionales (ARP) al momento de la afiliación y se hace de acuerdo con la actividad principal del empleador dentro de la clase de riesgo que corresponda. El valor de los aportes se obtiene de la tabla de cotizaciones mínimas y máximas de acuerdo con la clase de riesgo. Esta tabla está dada por el gobierno nacional. La base para calcular las cotizaciones del Sistema General de Riesgos Profesionales, es la misma determinada para el Sistema General de Pensiones. El no pago oportuno de las cotizaciones al Sistema General de Riesgos Profesionales puede acarrear sanciones legales. 6.1 1. Mencione las contingencias que el Sistema de Seguridad Social integra en las diferentes formas de protección del bienestar material y de las necesidades sociales comunes de la población. 2. Consulte los nombres de los principales fondos de pensiones, entidades promotoras de salud y administradoras de riesgos profesionales de su región. Presente un informe con el resultado de su indagación. 3. ¿Cómo se realiza el proceso de afiliación a cada una de estas entidades? Comente. 4. Consiga una fotocopia del formulario de afiliación de cada uno de los anteriores y diligéncielo. Recuerde incluir este documento en la carpeta de documentos para la asignatura. Fascículo No. 6 Semestre 2 7 Constitución de empresa
  • 12. Constitución de empresa Afiliación y aportes a la Caja de Compensación Familiar Las cajas de compensación son personas jurídicas que cumplen funciones de seguridad social y administran todo lo relacionado con el subsidio fami- liar. Atienden el pago del subsidio familiar en dinero, en servicio o en espe- cie y ofrecen servicios en el campo de la salud, programas de nutrición y mercadeo de productos alimenticios, educación integral y continuada, capacitación y servicios de biblioteca, vivienda, crédito de fomento para industrias familiares, recreación social y mercadeo de productos. Están obligados a afiliarse todos los empleadores que ocupen uno o más Las actividades del sector pri- trabajadores permanentes. Los empleadores del sector primario pagan el mario son la agricultura, la sil- vicultura, la ganadería, la mi- subsidio familiar por intermedio de la Caja de Crédito Agrario más cercana nería, la avicultura o la apicul- tura. o de una caja de compensación, según les convenga. Simultáneamente, con la firma del contrato de trabajo debe diligenciarse el formulario respectivo y radicarlo en la caja para que el trabajador pueda hacer uso de sus derechos. La afiliación a la caja de compensación familiar deberá hacerse en la ciudad o localidad donde se causen los salarios. El subsidio familiar es una prestación social pagadera en dinero, especie y servicios a los trabajadores de medianos y menores ingresos, en proporción al número de personas a cargo. El subsidio familiar no está considerado como salario. El aporte a cajas de compensación equivale al cuatro por ciento (4%) del monto de la respectiva nómina mensual de salarios, es decir: pagos por sueldos básicos, salarios mínimos, comisiones, horas extras, recargos y todo lo que se pague al trabajador, cualquiera que sea su denominación, siempre que implique retribución directa de servicios. Los aportes deben consignarse en la caja de compensación a la cual se haya afiliado el Fascículo No. 6 Constitución de empresa 8 Semestre 2
  • 13. Constitución de empresa empleador dentro de los diez primeros días del mes siguiente a aquél sobre el cual se está determinando el cuatro por ciento. Aportes al Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) El Servicio Nacional de Aprendizaje (SENA) es un establecimiento adscrito al Ministerio de la Protección Social, sus principales funciones son: formar a los trabajadores en diversas actividades económicas, mantener el sistema nacional de aprendizaje para aumentar la productividad nacional y promover la expansión y el desarrollo socioeconómico del país. Todos los empleadores que ocupen uno o más trabajadores permanentes están obligados a contribuir con la financiación del SENA mediante aportes mensuales equivalentes al 2% del valor de su nómina mensual de pagos salariales. Los aportes se pagan en la caja de compensación a la cual se haya afiliado el empleador dentro de los primeros diez días del mes siguiente a aquel sobre el cual se determinó el porcentaje. Para que la administración de impuestos acepte la deducción por concep- to de salarios en la declaración de renta, el empleador debe acreditar la contribución oportuna del aporte al SENA mediante paz y salvo. Los empleadores que ocupen un número de trabajadores permanentes no inferior a 20, están obligados a cubrir cuotas de aprendices. Se exceptúan los empleadores de la industria de la construcción ya que ellos aportan al Fondo Nacional del Ramo. Mediante resolución, el Servicio Nacional de Aprendizaje notifica a los empleadores sobre la determinación de la cuota de aprendices que les corresponda, teniendo como regla que un máximo del 5% del total de empleados ocupados se deben contratar como aprendices. El incumplimiento de la cuota de aprendices se sanciona con multa mensual hasta por un salario mínimo por cada aprendiz que deje de contratar. Fascículo No. 6 Semestre 2 9 Constitución de empresa
  • 14. Constitución de empresa Figura 6.3 Logo del Servicio Nacional de Aprendizaje. Imagen tomada de: http://www.tupraktika.com/img//sections/SENA.jpg). Aportes al Instituto Colombiano de Bienestar Familiar El ICBF es un establecimiento público adscrito al Ministerio de Salud. Su objetivo es fortalecer la familia y proteger al menor de edad. Todos los empleadores sin excepción deben aportar al ICBF el 3% del valor de la nómina mensual de salarios. Los aportes efectuados por los empleadores son deducibles del impuesto sobre la renta, previa certificación de pago expedida por el ICBF. El Estado colombiano, como una medida para recaudar anticipadamente un impuesto, ha recurrido a la figura de la Retención en la fuente. Esta figura consiste en que cada vez que se efectúe una operación sujeta a un impuesto, se retenga un valor por concepto de dicho impuesto. Por regla general, la retención debe practicarla la persona que realice el pago, siempre y cuando la persona retenida sea sujeto pasivo del impuesto que origina la retención, y que además, el concepto por el cual se va a retener, efectivamente sea un concepto sujeto a retención. Las personas encargadas de practicar la retención se denominan Agentes de retención y la norma señala expresamente quiénes son estos agentes, siendo en las relaciones laborales el empleador el responsable de esta actividad. Fascículo No. 6 Constitución de empresa 10 Semestre 2
  • 15. Constitución de empresa Obligaciones fiscales Retención en la fuente Todo empleador está obligado a deducir y retener, para luego consignar en la administración de impuestos o en los bancos autorizados una suma de lo pagado a sus trabajadores para cancelar anticipadamente el impuesto de renta y complementarios. A través de este mecanismo los trabajadores no obligados a declarar renta cancelan la totalidad de los impuestos a su cargo. Si el empleador no efectúa la retención al trabajador es responsable en forma solidaria de la suma que debió retener. Esta retención se realiza en el momento del pago al trabajador. Mensualmente el empleador debe presentar y pagar las retenciones efectuadas mediante el formulario de retenciones en la fuente. Se debe efectuar retención en la fuente sobre los pagos gravables, directos o indirectos realizados al trabajador en el respectivo mes. Se entiende por éstos la totalidad de las sumas que recibe el trabajador en dinero o en especie que sean susceptibles de producir un incremento patrimonial. Los pagos laborales sobre los cuales no se aplica retención son las sumas que reciben los trabajadores no para su beneficio, ni para suplir sus necesidades, ni para enriquecer su patrimonio, sino para desempeñar a cabalidad sus funciones (medios de transporte, elementos de trabajo u otros semejantes). No está sometido a retención en la fuente el reembolso de gastos por concepto de manutención, alojamiento y transporte en que haya incurrido el trabajador para el desempeño de sus funciones fuera de la sede de trabajo, siempre que el trabajador entregue al pagador las facturas y demás pruebas documentales. El veinticinco por ciento (25%) del valor total de los pagos laborales recibidos por trabajadores se considera exento. Fascículo No. 6 Semestre 2 11 Constitución de empresa
  • 16. Constitución de empresa Los aportes a fondos de pensiones tampoco hacen parte de la base para aplicar la retención en la fuente por salarios. Existen dos procedimientos para establecer el monto de la retención en la fuente: Procedimiento 1 La base de retención está constituida por la totalidad de los pagos gravables efectuados al trabajador en el respectivo mes, con excepción de la cesantía, los intereses sobre la cesantía y la prima mínima legal. Sobre esta base el valor a retener mensualmente es el indicado frente al intervalo de la tabla. Procedimiento 2 La base de retención está conformada por la totalidad de los pagos gravables efectuados al trabajador, directa o indirectamente, en el respectivo mes, quincena o período gravable, con excepción de la cesantía y de los intereses sobre la cesantía. El valor a retener mensualmente es el que resulte de aplicarle a esta base el porcentaje fijo de retención semestral que le corresponda al trabajador. Los trabajadores asalariados cuyos ingresos provenientes de la relación laboral o legal reglamentaria en el año inmediatamente anterior hayan sido inferiores a la base establecida por el gobierno para cada año, podrán optar por disminuir de la base mensual de retención en la fuente el valor que el trabajador haya efectivamente pagado en el año inmediatamente anterior por los siguientes conceptos: Corrección monetaria: Tratándose de obligaciones  Intereses o corrección monetaria en virtud de préstamos para dinerarias, consiste en el pro- cedimiento mediante el cual adquisición de vivienda. se restablece el poder adqui- sitivo de la moneda. Ajuste  Pagos en salud y educación del trabajador, su cónyuge y hasta dos destinado a actualizar el po- der adquisitivo de la moneda hijos. según sea el movimiento de los índices de precios. Fascículo No. 6 Constitución de empresa 12 Semestre 2
  • 17. Constitución de empresa Los trabajadores asalariados sólo podrán solicitar como disminución de la base de retención una de las dos alternativas propuestas. 6.2 1. En un cuadro comparativo identifique ¿cuál es la responsabilidad del empleador frente al Sistema de Seguridad Social Integral? y ¿cuál es la responsabilidad del empleado frente al Sistema de Seguridad Social Integral? 2. Explique ¿qué derechos o beneficios tiene el trabajador afiliado al Sistema General de Seguridad Social en Salud? 3. Busque una tabla de retenciones en la fuente sobre salarios vigente y anéxela a los demás documentos en su carpeta. Teniendo en cuenta esta tabla y la información dada, ¿cuál sería el valor a retener en la fuente a un trabajador cuyo salario es equivalente a cinco salarios mínimos mensuales vigentes? 4. Consiga y diligencie un certificado de ingresos y retenciones para un trabajador que tuvo ingresos el año anterior por valor de un salario integral. Recuerde incluir este documento en la carpeta de documentos para la asignatura. Anualmente los empleadores deben expedir para sus trabajadores una relación detallada de los pagos hechos por todos los conceptos laborales, el monto de las cotizaciones a la seguridad social y el valor retenido en la fuente. Este certificado de ingresos y retenciones debe entregarse en original y dos copias, y debe ser firmado por el trabajador después de diligenciar los datos correspondientes al cónyuge, personas a cargo y otras rentas. Deberá conservarlo durante cinco años desde la fecha de expedición. Los certificados de retención en la fuente podrán ser entregados en forma continua impresa por computador, sin necesidad de firma autógrafa cuando se trate de personas jurídicas. El empleador debe conservar una copia adicional del certificado de ingresos y retenciones por lo menos durante cinco años. Este documento sustituyó la declaración de renta en el caso de los asalariados que no están obligados a presentarla. Fascículo No. 6 Semestre 2 13 Constitución de empresa
  • 18. Constitución de empresa Obligación de llevar libros de registros Los empleadores que contraten cinco o más trabajadores mediante contrato verbal, deben llevar un registro de ingreso de trabajadores firmado por las partes y en el cual consignen la naturaleza del trabajo y el sitio en donde ha de realizarse, la cuantía y forma de remuneración. Igualmente, todos los empleadores deben llevar un registro especial de vacaciones en el que anotarán la fecha en que ha ingresado el trabajador a la empresa, la fecha en la cual ha tomado las vacaciones anuales y por último, los valores recibidos como retribución por las mismas. Se debe llevar un libro de registro del trabajo suplementario. En dicho libro se indicarán: nombre completo del trabajador, el número de horas autorizadas y la indicación de si son diurnas o nocturnas y el salario base de liquidación del trabajo suplementario. Elaboración de informes Todo accidente de trabajo o enfermedad profesional que ocurra en una empresa o actividad económica deberá ser informada por el respectivo empleador a la Entidad Administradora de Riesgos Profesionales (ARP) y a la Entidad Promotora de Salud (EPS) en forma simultánea, dentro de los dos días hábiles siguientes de ocurrido el accidente o diagnosticada la enfermedad. Los empleadores también están obligados a dar aviso del Juez del trabajo: accidente al juez del trabajo y al Ministerio de la Protección Social Autoridad pública que sirve en un tribunal de justicia y (Dirección Técnica de Riesgos Profesionales) e informar a sus trabajadores que se encuentra investido de la potestad jurisdiccional de los riesgos a que pueden verse expuestos en la ejecución de la labor para decidir los conflictos jurídicos que se originen encomendada. La no presentación o extemporaneidad del informe del directa o indirectamente del contrato de trabajo. accidente de trabajo por parte del empleador, dará lugar a que el Ministerio de Trabajo le imponga una multa de hasta 200 salarios mínimos legales mensuales. El empleador debe dar aviso, por escrito, del falleci- Fascículo No. 6 Constitución de empresa 14 Semestre 2
  • 19. Constitución de empresa miento del trabajador a las entidades de seguridad social y a la caja de compensación familiar respectiva. Figura 6.4 Todo accidente de trabajo o enfermedad profesional que ocurra en una empresa o actividad económica deberá ser informada por el respectivo empleador a la Entidad Administradora de Riesgos Profesionales (ARP) y a la Entidad Promotora de Salud (EPS). Imagen tomada de: http://www.cyc-ingenieros.com/images/foto1.gif Adopción de reglamentos Está obligado a tener un reglamento de trabajo todo empleador que ocupe más de 5 trabajadores de carácter permanente en empresas comerciales, o más de 10 en empresas industriales, o más de 20 en empresas agrícolas, ganaderas o forestales. En el reglamento de trabajo se encuentran las normas que determinan las condiciones a que deben sujetarse el empleador y los trabajadores en sus relaciones laborales. Debe incorporase al contrato individual de trabajo y su cumplimiento es obligatorio. En el reglamento se deben incluir las disposiciones normativas referentes a: condiciones de admisión, contratos de aprendizaje, período de prueba, jornada de trabajo, horas extras y trabajo nocturno, descansos legales o convenciones y vacaciones, permisos, salarios, servicios médicos, salud ocupacional y seguridad industrial. También debe contemplar las obligaciones y prohibiciones especiales para el empleador y los trabajadores; la escala de faltas, los procedimientos para su comprobación y sanciones; las prestaciones adicionales a las legales, si existen, y las disposiciones finales de publicación y vigencia del reglamento. Fascículo No. 6 Semestre 2 15 Constitución de empresa
  • 20. Constitución de empresa El reglamento no puede hacer excepción de ninguno de esos temas, ni contener normas distintas de las mencionadas, ni cláusulas que desme- joren las condiciones del trabajador, ni reglas de orden técnico o adminis- trativo relacionadas con la ejecución del trabajo. Se debe publicar en el lugar de trabajo mediante la fijación de dos copias en sitios distintos, acompañado de la resolución que lo aprobó. Prestaciones sociales Adicionalmente al salario existen unos beneficios y garantías consagradas a favor de los trabajadores con el fin de cubrir riesgos inherentes al trabajo. Dichos beneficios tienen su origen y causa en la relación de trabajo y son una contraprestación a cargo de los empleadores. Existen prestaciones creadas por la ley y prestaciones extralegales que se establecen por voluntad del empleador y por pactos y convenciones colectivos. Prima de servicios Una empresa se considera Están obligadas a pagar prima de servicios todas las empresas de de carácter permanente cuando realiza actividades carácter permanente. continuas durante un año como mínimo. La cuantía de la prima legal depende del capital de la empresa así:  Si la empresa tiene un capital de $200.000 o más, pagará 30 días de salario por año pagaderos en forma semestral por partes iguales y proporcionalmente por fracción igual o superior a tres meses de servicio en el respectivo semestre.  Si la empresa tiene un capital inferior a $200.000, pagará 15 días de salario pagaderos en forma semestral por partes iguales y propor- cionalmente por fracción igual o superior a tres meses de servicio en el respectivo semestre. Fascículo No. 6 Constitución de empresa 16 Semestre 2
  • 21. Constitución de empresa En los contratos a término fijo inferiores a un año, los trabajadores tienen derecho al pago de prima de servicios proporcional al tiempo laborado cualquiera que éste sea. No tienen derecho a este beneficio: los trabajadores de empresas que no tengan carácter permanente, los trabajadores del servicio doméstico, los choferes de servicio familiar y los trabajadores accidentales o transitorios, es decir, aquellos que realizan labores de duración no mayor a un mes en actividades ajenas a las normales del empleador. Tienen derecho al pago de prima los trabajadores que han laborado más de tres meses en el respectivo semestre calendario. El trabajador que es despedido con justa causa pierde esta prestación. Cuando el trabajador no ha laborado el semestre completo pero sí tres meses o más, el pago se hace en forma proporcional aplicando una regla de tres. El salario base para liquidación es el promedio de lo devengado en el respectivo semestre y en todo caso, en el lapso superior a 90 días durante tal período. En el caso de los salarios variables se puede presentar dificultad para establecer lo realmente devengado en el respectivo semestre, por lo cual se aconseja establecer con claridad las bases de liquidación y efectuar un ajuste cuando ya se conozcan las cifras realmente devengadas. El auxilio de transporte forma parte de la base para liquidar la prima de servicios. FÓRMULA DE LIQUIDACIÓN DE LA PRIMA DE SERVICIOS SALARIO MES (*) X DÍAS TRABAJADOS SEMESTRE ————————————————————————— 360 Calzado y vestido de labor Todos los empleadores que ocupen habitualmente uno o más trabajadores permanentes, están obligados a entregar tres veces por año al trabajador Fascículo No. 6 Semestre 2 17 Constitución de empresa
  • 22. Constitución de empresa beneficiario una dotación consistente en un par de zapatos y un vestido de labor adecuados al trabajo que aquél desarrolla. La ley prohibe que esta prestación se pague en dinero, pero según la jurisprudencia si el contrato termina sin que el empleador haya cumplido con esta obligación se acepta que se pague en dinero. Las dotaciones se deben entregar el 30 de abril, el 31 de agosto y el 20 de diciembre. Esta prestación beneficia a los trabajadores que devenguen hasta dos salarios mínimos, siempre que en la fecha de entrega de las dotaciones cuenten con tres meses continuos de servicios, sin conside- ración a la actividad que desarrollen. El trabajador queda obligado a usar estos insumos en las labores contra- tadas y en el caso en que no lo hiciere, el empleador queda eximido de hacerle el suministro en el período siguiente. El empleador deberá dar aviso por escrito sobre el hecho al inspector de trabajo del lugar. Auxilio de cesantía El auxilio de cesantía consiste en el pago, del empleador a sus trabaja- dores, de un mes de salario por cada año de servicios y proporcional- mente por fracciones de año. No tienen derecho a este auxilio los traba- jadores de la industria puramente familiar, los accidentales y transitorios y los artesanos que trabajando personalmente en su establecimiento no ocupan más de cinco trabajadores permanentes extraños a su familia. Pierden el derecho a este auxilio los trabajadores cuyo contrato de trabajo termina por las siguientes causas: Todo delito cometido contra el patrono o sus parientes dentro del segundo grado de consanguinidad y primero de afinidad, o el personal directivo de la empresa. Todo daño material grave causado intencionalmente a las instalaciones, maquinarias, materias primas, instrumentos y demás objetos relacionados con el trabajo. Cuando el trabajador revele los secretos técnicos o comerciales o dé a conocer asuntos de carácter reservado, con perjuicio grave para la empresa. Fascículo No. 6 Constitución de empresa 18 Semestre 2
  • 23. Constitución de empresa En estos casos el empleador podrá abstenerse de efectuar el pago hasta que la justicia decida. La Ley 50 de 1990 modificó sustancialmente el régimen de cesantía a que tienen derecho los trabajadores del sector privado. De acuerdo con esta disposición, la cesantía quedó sometida a tres sistemas de liquidación diferentes y excluyentes entre sí a saber:  Sistema tradicional. Contemplado en el Código Sustantivo de Trabajo y el cual se aplica a todos aquellos trabajadores vinculados por contrato de trabajo antes del primero de enero de 1991 y que no se acojan al nuevo sistema de liquidación anual.  Sistema de liquidación definitiva anual y manejo e inversión a través de los fondos de cesantías. Creado por la Ley 50 de 1990 y el cual se aplica, exclusivamente, a los trabajadores vinculados por contrato de trabajo a partir del primero de enero de 1991 y a los trabajadores antiguos que se acojan al nuevo sistema.  Sistema de salario integral. En ningún caso el salario integral podrá ser inferior al monto de diez (10) salarios mínimos legales mensuales, más el factor prestacional correspondiente a la empresa que no podrá ser inferior al treinta por ciento (30%) de dicha cuantía. A continuación se profundizará en cada uno de estos aspectos Con el Sistema tradicional se tiene derecho a un mes de salario por cada año de servicio y proporcionalmente por fracciones de año. La liquidación de las cesantías se efectúa con carácter definitivo a la terminación del contrato de trabajo, con carácter parcial pero definitivo, por prestación del servicio militar por parte del trabajador y con carácter par- cial, pero como simple anticipo, para adquirir, construir, mejorar o liberar Fascículo No. 6 Semestre 2 19 Constitución de empresa
  • 24. Constitución de empresa bienes raíces destinados a vivienda del trabajador. Los trabajadores cobijados por el sistema tradicional podrán acogerse al nuevo sistema de liquidación anual definitiva, para lo cual es suficiente que lo manifiesten por escrito. El salario base para liquidar el auxilio de cesantía es el último salario mensual, siempre y cuando éste no haya tenido variación en los tres meses anteriores. En el caso de los salarios variables se tomará como base el promedio mensual de lo devengado en el último año de servicios. La fórmula general para liquidar el auxilio de cesantías es: SALARIO MENSUAL (*) X DÍAS TRABAJADOS ——————————————————————— 360 Se prohíbe a los empleadores el pago parcial del auxilio de cesantías antes de la terminación del contrato de trabajo, salvo en los casos expresamente autorizados; si los efectúan, perderán las sumas pagadas. La liquidación parcial de la cesantía del trabajador con fines de vivienda, debe cumplir el siguiente procedimiento para que sea válido: 1. Solicitud del trabajador al empleador, acompañada de una prueba de que la cesantía se invertirá en asuntos autorizados por la ley. 2. Solicitud del empleador pidiendo autorización al Ministerio de Trabajo para hacer la liquidación parcial. Dicha solicitud deberá contener: nombre, identificación del trabajador interesado, valor del anticipo de cesantía y la afirmación del empleador de estar dispuesto a vigilar que se utilice para la adquisición, construcción, mejoras o liberación de bienes raíces destinados a vivienda. Fascículo No. 6 Constitución de empresa 20 Semestre 2
  • 25. Constitución de empresa El Sistema de liquidación anual y definitiva de cesantías aplica a los trabajadores con contrato de trabajo celebrado a partir del 1º de enero de 1991 y los que se acojan voluntariamente al nuevo sistema. Este sistema tiene las siguientes características: 1. El 31 de diciembre de cada año el empleador debe liquidar en forma definitiva la cesantía de cada trabajador, por anualidad o por la fracción correspondiente. 2. El empleador deberá cancelar a más tardar el 31 de enero del año siguiente, los intereses legales del 12% anual o proporcionales por fracción, con respecto a la suma causada en el año o en la fracción que se liquida definitivamente. 3. El valor liquidado a 31 de diciembre por concepto de cesantía debe ser consignado antes del 15 de febrero del año siguiente en cuenta indi- vidual a nombre del trabajador en el fondo de cesantías que él elija. El empleador que incumpla el plazo señalado deberá pagar un día de salario por cada día de retardo. 4. Si al término de la relación laboral existieren saldos de cesantías a favor del trabajador que no hayan sido entregadas al fondo, el empleador los pagará directamente al trabajador junto con los intereses legales respectivos. 5. Cada trimestre el fondo de cesantías deberá abonar a cada trabajador afiliado la parte que le corresponde en los rendimientos obtenidos por el fondo durante el respectivo período. 6. Las sumas abonadas sólo podrán ser retiradas por el trabajador a la terminación del contrato de trabajo, o en los eventos en que se autoriza su liquidación y pago parcial para financiación de vivienda y para pa- gos por concepto de matrículas del trabajador, su cónyuge, compañera o compañero permanente y sus hijos en entidades de educación su- perior reconocidas por el Estado. Fascículo No. 6 Semestre 2 21 Constitución de empresa
  • 26. Constitución de empresa 7. El trabajador afiliado puede transferir o trasladar el valor total del saldo que tenga en su cuenta a otro fondo de la misma naturaleza, en cualquier momento. Cuando un trabajador quiere acogerse al nuevo régimen de cesantía no pierde su antigüedad en la empresa para efectos tales como: vacaciones, primas, indemnización y pensión de jubilación. El empleador, una vez recibida la solicitud por escrito, deberá efectuar la liquidación definitiva del auxilio de cesantía junto con sus respectivos intereses, hasta la fecha señalada por el trabajador. Lo liquidado por concepto de cesantía deberá ser consignado en el fondo de cesantía que el trabajador elija antes del 15 de febrero del año siguiente. Los intereses legales sobre cesantías se le entregan al trabajador en el mes siguiente a la fecha de liquidación. El Sistema de salario integral. Teniendo en cuenta lo dispuesto en la ley acerca del salario integral y el nuevo régimen de cesantías, actualmente se pueden presentar cuatro posibilidades: 1. Los trabajadores con contrato vigente antes del primero de enero de 1991 que devengan menos de diez salarios mínimos quedan con el sistema tradicional y la opción de acogerse al sistema de liquidación anual. 2. Los trabajadores antiguos que devengan más de diez salarios mínimos quedan con el sistema tradicional, pero tienen dos opciones: acogerse al nuevo sistema de liquidación anual o pactar salario integral. Estas dos opciones son excluyentes ya que el salario integral implica la eliminación del auxilio de cesantía. Fascículo No. 6 Constitución de empresa 22 Semestre 2
  • 27. Constitución de empresa 3. Los trabajadores nuevos (contratados a partir del primero de enero de 1991) que devengan menos de diez salarios mínimos quedan con el nuevo sistema de liquidación anual. 4. Los trabajadores nuevos que devengan más de diez salarios mínimos quedan con el sistema especial de liquidación anual y una opción de pactar salario integral. Ambas situaciones son excluyentes. Intereses sobre la cesantía Todo empleador que esté obligado a costear las cesantías debe pagar a sus trabajadores un interés sobre las mismas del 12% anual. Estos intereses se deben cancelar sobre:  La cesantía acumulada a 31 de diciembre de cada año, durante la vigencia del contrato.  Los saldos de cesantía que el trabajador tenga a su favor en la fecha de terminación del contrato.  En los casos de liquidación y pago parcial de cesantías.  Sobre la cesantía acumulada a la fecha de acogerse al régimen de salario integral.  En el caso de los trabajadores que se acojan al nuevo régimen de cesantías. En el primer caso, durante la vigencia del contrato, los intereses se causan y se pagan a más tardar el 31 de enero de cada año con base en el saldo de cesantía que el trabajador tenga a su favor el 31 de diciembre del año anterior. El valor de los intereses será el resultado de multiplicar el saldo de cesantía por la tasa de interés del 12% anual. Si no ha laborado el año completo, el saldo de la cesantía se multiplica por el tiempo transcurrido en el respectivo año hasta el 31 de diciembre y este factor se multiplica por la tasa del 12% anual y se divide por 360. Fascículo No. 6 Semestre 2 23 Constitución de empresa
  • 28. Constitución de empresa CESANTÍAS X DÍAS TRABAJADOS X 0.12 ———————————————————— 360 Si durante el año se efectuaron pagos parciales de cesantía, se deberá descontar del saldo acumulado a 31 de diciembre lo recibido por ese concepto. Así mismo, si el trabajador se retira durante el respectivo año, deberá recibir en el momento del retiro el valor de los intereses que causó su cesantía, liquidados a razón de 1% por cada mes trabajado durante el año y proporcionalmente por fracción, sobre la base del valor total que se les pague por esta prestación. Cuando se efectúa pago parcial de cesantía, también deberá pagarse al beneficiario un interés sobre el tiempo transcurrido entre el 1 de enero de ese año y la fecha de dicho pago, a razón del 12% anual sobre el valor pagado. Se deben pagar los intereses a más tardar el mes siguiente a la fecha del pago de la cesantía parcial. Por el no pago de los intereses en las oportunidades señaladas, el empleador deberá pagar al trabajador una sanción que consiste en el pago de una suma igual a la de los intereses, por una sola vez. El empleador deberá entregar un comprobante de pago en donde se indique el monto de la cesantía tomada como base para liquidar el período de los intereses y el valor de los mismos. 6.3 Indague, responda las siguientes preguntas y socialícelas con el tutor. 1. ¿Cuál es la base sobre la cual se deben realizar los aportes parafiscales? (Sena, ICBF y Caja de Compensación Familiar). 2. ¿Cuál es la base que se debe tomar para liquidar los aportes al sistema de seguridad social integral? (EPS, ARP y Fondo de Pensiones Obligatorias) 3. ¿Cuáles son los porcentajes que se deben aportar por concepto de parafiscales? 4. ¿Cuáles son los porcentajes que se deben aplicar en la apropiación de prestaciones sociales con la liquidación de la nómina? Fascículo No. 6 Constitución de empresa 24 Semestre 2
  • 29. Constitución de empresa Otros pagos a cargo del empleador Vacaciones Todo empleador está obligado a conceder a sus trabajadores por cada año de servicios, quince (15) días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas y proporcionalmente por fracciones superiores a 90 días. La época de las vacaciones debe ser señalada por el empleador a más tardar dentro del año siguiente. Deben ser concedidas oficiosamente o a petición del trabajador, sin perjudicar el servicio y la efectividad del descanso. El empleador debe informar al trabajador con quince días de anticipación, la fecha en que le concederá las vacaciones. Todo empleador debe llevar un registro especial de vacaciones en el cual anota la fecha de iniciación del contrato de trabajo, la fecha en que se toman las vacaciones anuales y la remuneración recibida por las mismas. Si se presenta interrupción justificada en el disfrute de las vacaciones, el trabajador no pierde el derecho a reanudarlas. Cuando los trabajadores no laboran el día sábado, no se tiene en cuenta ese día como cómputo del tiempo para el disfrute de las vacaciones. Por su parte, cuando se labora en este día sí se tiene en cuenta en el cómputo del tiempo para las vacaciones. En los contratos a término fijo los trabajadores tendrán derecho al pago de vacaciones en proporción al tiempo laborado cualquiera que éste sea. El salario base para su remuneración está conformado por todo lo que recibe el trabajador como remuneración de sus servicios, excepto el valor del trabajo en tiempo extra. El valor recibido por recargos nocturnos y lo recibido por descanso obligatorio remunerado, sí debe tenerse en cuenta dentro del salario ordinario. Fascículo No. 6 Semestre 2 25 Constitución de empresa
  • 30. Constitución de empresa Figura 6.5 Todo empleador está obligado a conceder a sus trabajadores por cada año de servicios, quince (15) días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas. Imagen tomada de: http://elproyectomatriz.files.wordpress.com/20 07/07/vacaciones.jpg Por no ser una prestación social, el auxilio de transporte no se incluye en el salario base para liquidación de vacaciones. Cuando el salario es variable, las vacaciones deben liquidarse con el promedio de lo devengado en el año inmediatamente anterior a la fecha en que se conceden. Está prohibido compensar las vacaciones en dinero, sin embargo, el Ministerio de Trabajo puede autorizar esa compensación para los mayores de 18 años, pero únicamente hasta por la mitad, así el pago será válido si se concede la otra mitad en tiempo. Todo trabajador debe gozar anualmente de por lo menos seis días hábiles continuos de vacaciones, los cuales no son acumulables. Los días restantes de vacaciones se pueden acumular hasta por dos años y hasta por cuatro años cuando se trata de trabajadores técnicos, de confianza, especializados, de manejo o extranjeros. Está permitido al empleador conceder vacaciones colectivas a sus trabajadores. Si se conceden vacaciones colectivas antes de que el trabajador complete un año de servicios, es decir en forma anticipada, se debe tener en cuenta que:  Se remunera con el salario que esté devengando el trabajador en el momento que entra a disfrutarlas. Fascículo No. 6 Constitución de empresa 26 Semestre 2
  • 31. Constitución de empresa  Según la jurisprudencia, si el contrato de trabajo termina antes del año de servicios no podrá exigírsele al trabajador que reintegre el valor recibido. Del mismo modo, cuando el trabajador cumpla un año de servicio no tiene derecho a que se le otorgue un nuevo período de descanso. FÓRMULA VACACIONES SALARIO MENSUAL BÁSICO X DÍAS TRABAJADOS ————————————————————————— 720 Reúnase con dos de sus compañeros y desarrollen la liquidación de una persona que devenga un salario equivalente a dos (2) salarios mínimos legales mensuales vigentes. Presenten al tutor los resultados de esta actividad. Es importante tener en cuenta que cuando se contrata a una persona para que desarrolle una actividad laboral, se adquieren una serie de obliga- ciones anexas a esta contratación que van a mejorar la calidad de vida de las personas contratadas y de sus familiares. El Sistema de Seguridad Social Integral se creó con el fin de dar cumpli- miento a lo contemplado en la Constitución Política de Colombia en rela- ción con garantizar a todos los habitantes el derecho irrenunciable a la se- guridad social, a través de la conformación de los fondos de pensiones, Entidades Promotoras de Salud (EPS) y Administradoras de Riesgos Profesionales (ARP). De igual manera se reglamentaron en una forma más equitativa y clara los aportes a cada entidad, tanto por parte de los empleadores, como por parte de los trabajadores. Fascículo No. 6 Semestre 2 27 Constitución de empresa
  • 32. Constitución de empresa Este sistema se complementa con los aportes que se deben realizar a las entidades e instituciones que brindan protección, bienestar y seguridad al ciudadano y que se conocen comúnmente como aportes parafiscales, los cuales van destinados al ICBF, Sena y Caja de compensación familiar. Los beneficios complementarios que obtienen los trabajadores al estar afiliados a una caja de compensación familiar son importantes en el mejo- ramiento de su calidad de vida y la de sus familias, mediante programas de recreación, educación y subsidio familiar entre otros. Existe un descuento directo del impuesto de renta a los trabajadores a través del mecanismo de retención en la fuente. El recaudo se efectúa en forma equitativa de acuerdo con los ingresos de cada uno, teniendo en cuenta las deducciones que pueden efectuarse, tales como: gastos de vivienda, salud y estudio. De igual manera el empleador tiene la obligación de liquidar y pagar al trabajador prestaciones sociales como: prima de servicios, cesantías e intereses sobre cesantías y el calzado y vestido de labor, de conformidad con los parámetros establecidos por la ley. Cartilla Laboral Legis. Código Sustantivo del Trabajo. GÓMEZ ESCOBAR, Sehir. Legislación Laboral, Teoría y Práctica. Cuarta Edición. Editorial McGraw Hill. Fascículo No. 6 Constitución de empresa 28 Semestre 2
  • 33. Constitución de empresa Teniendo claros los conceptos que involucran los pagos por contratos laborales, en el próximo fascículo entraremos a estudiar la parte operativa de liquidación de una nómina mensual y su debida contabilización. Fascículo No. 6 Semestre 2 29 Constitución de empresa
  • 34. Constitución de empresa Fascículo No. 6 Constitución de empresa 30 Semestre 2
  • 35. Constitución de empresa Seguimientoal autoaprendizaje Constitución de empresa - Fascículo 6 Nombre_________________________________________________________ Apellidos ________________________________ Fecha: _________________ Ciudad __________________________________ Semestre: _______________ Preguntas de selección múltiple con única respuesta. 1. La seguridad social tiene por objeto garantizar las prestaciones económicas y de salud a: a. Todas las personas sin distinción de raza, credo o color. b. Las personas que tienen una relación laboral. c. Quienes tienen capacidad económica suficiente para afiliarse al sistema. d. b) y c) son verdaderas e. Todas las anteriores 2. El incumplimiento de la obligación de afiliación al sistema de seguridad social causa: a. Impedimento a los trabajadores del beneficio de las prestaciones otorgadas por el sistema. b. Asunción de las prestaciones por parte del empleador. c. Sanciones pecuniarias impuestas por los organismos de control. d. b) y c) son verdaderas e. Todas las anteriores 3. La base para calcular el valor de las cotizaciones al Sistema de Seguridad Social es: a. El valor del salario mensual. b. El valor devengado mensual c. El total de pagos efectuados al trabajador. d. a) y b) son verdaderas. 4. Los afiliados que tengan un ingreso mensual igual o superior a 4 salarios mínimos legales mensuales vigentes, tendrán a su cargo un aporte adicional de: a. 1,0% si es hasta 16 salarios mínimos legales. b. 2,0% si es superior 16 salarios mínimos legales. c. 2,0% si el salario está por encima de 20 salarios mínimos legales vigentes. Fascículo No. 6 Semestre 2 31 Constitución de empresa
  • 36. Constitución de empresa d. a) y b) son verdaderas e. a) y c) son verdaderas Responda las siguientes preguntas: 1. El Sistema integral de seguridad social está conformado por... 2. ¿Qué podemos descontar del salario base para efectuar retención en la fuente por salarios? 3. ¿Qué contiene un reglamento de trabajo? y ¿qué deben hacer los empleadores con él? 5. ¿Las vacaciones son una prestación social?, ¿por qué? (sustente su respuesta). Fascículo No. 6 Constitución de empresa 32 Semestre 2